VdM-Bericht: Belegungszahlen manuell verwalten

Bei einigen Unterrichtsangeboten können manchmal die vielen einzelnen Teilnehmer nicht namentlich erfasst werden. Dies kann z. B. bei kostenfreien Chören, dem 1. Jahr im JeKits-Unterricht und/oder Untrricht in Kindertagesstätten vorkommen. Hier werden selten die Teilnehmer separat Ihrer Schule gemeldet.

Da der VdM-Bericht auch diese Teilnehmer berücksichtigen möchte, sind diese dennoch einzugeben. Mit iMikel können Sie die Belegungszahlen hierzu ganz einfach unter Unterrichtsverwaltung > Veranstaltungen > Statistik manuell verwalten.

Aktivieren Sie hierzu zunächst die Option Werte manuell verwalten.

Die Eingabe der Statistikdaten erfolgt über das Plus.

In jeder Statistikzeile kann neben dem Gültigkeitszeitraum (von - bis) die Anzahl der Teilnehmer, männlich, weiblich und der Jahrgang eingetragen werden.

Es ist auch möglich, mehrere Zeilen einzutragen, wenn z. B. Kinder aus verschiedenen Jahrgängen eine Gruppe belegen.

Manuelle Schüler aus Vorveranstaltung berücksichtigen

Stellen wir uns vor, bei Ihnen gibt es ein kostenloses Angebot. Sie erfassen die Teilnehmer über Unterrichtsverwaltung > Veranstaltungen > Statistik > Werte manuell verwalten. Im Anschluss dieser Veranstaltung nehmen einige Teilnehmer am Folgeunterricht teil. Dieses Angebot ist kostenpflichtig, weshalb Sie die Teilnehmer namentlich erfassen möchten.

Nun ergibt sich die Situation, dass die Teilnehmer sowohl als tatsächliche Schüler im zweiten Jahr, als auch durch manuelle Vorgaben im ersten Jahr im VdM-Bericht erscheinen würden. iMikel kann nicht wissen, dass ein gerade neu erfasster Teilnehmer im zweiten Jahr bereits als Zahl in den manuellen Vorgaben vorheriger Veranstaltungen enthalten war.

Hierfür bietet iMikel Ihnen eine tolle Lösung an: Sie können in der zweiten Veranstaltung unter Teilnehmer:innen ankreuzen, dass die Teilnehmer bereits aus Vorveranstaltungen innerhalb des Berichtsjahres stammen.

Durch diese Option wird sichergestellt, dass diese Teilnehmer im Berichtsjahr nicht erneut und somit doppelt gezählt werden.

Schüler auch in Folgeveranstaltung manuell verwalten

Stellen wir uns vor, Sie möchten die Teilnehmer einer Folgeveranstaltung ebenfalls manuell verwalten. Die Teilnehmer im zweiten Jahr haben bereits den Unterricht im ersten Jahr besucht und sollen im VdM-Bericht nicht doppelt gezählt werden. In beiden Veranstaltungen werden demnach die Werte manuell verwaltet.

Im Kurs für das erste Jahr haben Sie hierfür unter Unterrichtsverwaltung > Veranstaltungen > Statisik die Option Werte manuell verwalten angekreuzt. Ergänzend hierzu aktivieren Sie im Kurs für das zweite Jahr die Option Teilnehmer stammen aus Veranstaltungen mit manueller Statistik innerhalb des Berichtsjahres.

Hierdurch weiß iMikel, dass diese Teilnehmer nicht doppelt gezählt werden dürfen, da Sie bereits durch ihre Teilnahme am ersten Kurs angerechnet wurden.

Zu- und Abgänge in manuellen Veranstaltungen

Es kann z. B. in JeKits-Unterrichtsangeboten vorkommen, dass in den manuell verwalteten Veranstaltungen Teilnehmer hinzukommen oder andere vorzeitig abgemeldet werden. Da es sich nur um fiktive Personen bzw. Zahlenwerte handelt, kann iMikel nicht erkennen, ob jemand in einem anderen Kurs bereits enthalten war. iMikel braucht also folgende Informationen:

• Hat der hinzukommende Teilnehmer evtl. bereits in einem anderen Kurs innerhalb des Berichtsjahres teilgenommen?
• Über welchen Zeitraum soll diese zusätzliche Person in einer Veranstaltung gezählt werden?

Zugang in manueller Veranstaltung

Im folgenden Beispiel kommt zu einer bereits bestehenden Gruppe ein weiterer Teilnehmer hinzu, welcher zuvor nicht in der anderen Veranstaltung teilgenommen hat.

Unter Unterrichtsverwaltung > Veranstaltungen > Statisik wird über das Plus eine weitere Zeile hinzugefügt. In der zusätzlichen Zeile kann für dieses Beispiel eingetragen werden, dass eine Teilnehmerin zwei Wochen nach Beginn bis zum Ende der Veranstaltung dazugekommen ist. Bei dieser ist die Option Teilnehmer stammen aus Veranstaltungen mit manueller Statistik innerhalb des Berichtsjahres nicht aktiviert.

Aus dieser Vorgabe erkennt iMikel:

1. Die Teilnehmer, welche bereits im Unterricht vorhanden waren, sind einmalig zu zählen.
2. Die eine Teilnehmerin ist zusätzlich zu zählen.

Abgang aus manueller Veranstaltung

Wird ein Teilnehmer frühzeitig aus der Veranstaltung abgemeldet, wird für dieses Beispiel unter Unterrichtsverwaltung > Veranstaltungen > Statisik eine weitere Zeile hinzugefügt: Das Startdatum ist das Datum des Austritts, das Enddatum entspricht dem der Veranstaltung, die Anzahl beträgt -1 und die Option Teilnehmer stammen aus Veranstaltungen mit manueller Statistik innerhalb des Berichtsjahres ist nicht aktiviert.

Bei der Eingabe dieses Abgangs ist nicht relevant, ob der Teilnehmer bereits aus Vorveranstaltungen stammt, da die Gesamtanzahl der im Berichtsjahr beteiligten Teilnehmer entscheidend ist und diese durch den Wegfall des Schülers während des Berichtsjahres nicht reduziert wird.