iMikel: Unterrichtsausfälle verwalten
Mit iMikel können Sie beliebig viele Unterrichtsausfälle verwalten und automatisch Rückerstattungen berechnen lassen. Die Erfassung von Abwesenheiten kann direkt in iMikel oder über Ihre Lehrkräfte in der App erfolgen.
In dieser Anleitung zeigen wir Ihnen, wie Sie die Grundlagen für die automatische Berechnung von Unterrichtsausfällen definieren, dafür die Abwesenheitskategorien festlegen und diese für Ihre App verfügbar machen. Außerdem lernen Sie, wie Sie Abwesenheiten in iMikel eintragen können.
Unterrichtsausfälle konfigurieren
Die Grundeinstellungen zur Berechnung von Ausfällen legen Sie sowohl in der Fächer- als auch in der Personalverwaltung fest. Aber alles der Reihe nach.
Fächerverwaltung: Ausfallquotient und -perioden definieren
Öffnen Sie zunächst die Fächerverwaltung.
Wechseln Sie in der Fächerverwaltung in den Bereich „Tarife“.
In den Tarifen können Sie den Ausfallquotienten hinterlegen. Dieser gibt an, welcher Anteil der Unterrichtsgebühren dem Teilnehmer bei Unterrichtsausfall erstattet wird. Diese Vorgabe ist pro Tarif individuell definierbar. So können Sie beispielsweise den Wert 0,25 eintragen, damit je ausgefallenem Termin in diesem Tarif ein Viertel der Unterrichtsgebühr erstattet wird.
Zusätzlich können Sie die Ausfallperioden definieren.
Diese können sich auf das Schul- oder Kalenderjahr beziehen - oder auf einen anderen in Ihrer Schule üblichen Zeitraum. Legen Sie außerdem die Anzahl der Termine fest, welche innerhalb dieser Ausfallperiode nicht erstattet werden sollen. Tragen Sie beispielsweise eine Zwei ein, erfolgt die Erstattung ab dem dritten Ausfall. Zusätzlich ist es möglich, auch komplexe Formeln einzugeben, wenn Sie ganz besondere Ausfall- und Erstattungsregelungen an Ihrer Schule haben.
Damit sind die Vorbereitungen in der Fächerverwaltung abgeschlossen.
Personalverwaltung: Ausfallkategorien festlegen
Wechseln Sie nun in die Personalverwaltung, um die Ausfallkategorien festzulegen. Dazu öffnen Sie die Einstellungen.
Wählen Sie die Einstellungen zu „Abwesenheiten“ aus.
Über das grüne Plus in der Kopfleiste können Sie neue Ausfallskategorien anlegen.
Sie können je Kategorie individuell einstellen, welcher der Ausfallgründe auch von Lehrkräften in der App verwendet werden darf.
Darüber hinaus können Sie festlegen, wie die einzelnen Kategorien auf Schülerseite in der App dargestellt werden. Sie können somit festlegen, dass beispielsweise bei Eltern in der App der Ausfall „Lehrkraft krank“ neutral als „fällt aus“ dargestellt wird. Dies vermeidet Rückschlüsse auf personenbezogene Gründe.
Außerdem können Sie bestimmen, welche Ausfälle bei der Berechnung von Honoraren berücksichtigt, welche bei Rückerstattungen einbezogen und welche sofort erstattet werden, ohne die Einstellungen Ihrer Ausfallperioden zu berücksichtigen.
Ebenso können Sie zu einer Ausfallkategorie einen Quotienten eintragen, der abweichend von Ihren Tarifvorgaben gilt. Somit können Sie beispielsweise vorgeben, dass Corona bedingte Ausfälle anders behandelt werden.
Schon sind Ihre Ausfallkategorien und deren Auswirkung auf die Gebührenerstattung definiert.
Unterrichtsausfälle erfassen
Ihre Lehrkräfte können in der App Unterrichtsausfälle entsprechend Ihrer Einstellungen eintragen. Als Verwaltung können Sie in iMikel Abwesenheiten erfassen. Diese können Sie sowohl in der Personal-, als auch in der Unterrichtsverwaltung eingeben. Aber alles der Reihe nach!
Abwesenheiten in der Personalverwaltung eintragen
Erkrankt beispielsweise eine Lehrkraft für eine Woche, genügt es, dies in der Personalverwaltung einzugeben. Im Bereich „An-/Abwesenheiten“ unter „Abwesenheiten“ können Sie über das grüne Plus Abwesenheiten erfassen.
Im nächsten Schritt können Sie genau eintragen, wann und warum eine Lehrkraft Ihren Unterricht nicht ausführen kann. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit „OK“.
Ihr Eintrag wurde gespeichert und ist zunächst noch nicht gebührenrelevant. Erst nach Übertragung dieses Ausfallzeitraumes an die Unterrichtsverwaltung wird die Erstattungsberechnung angestoßen.
Somit haben Sie die freie Wahl, ob Sie die Abwesenheiten Ihrer Lehrkräfte sammeln und erst am Ende des Schuljahres übergeben oder ob Sie diese sofort übertragen möchten.
iMikel ermittelt automatisch sämtliche durch Ausfall betroffene Unterrichtstermine, berücksichtigt hierbei Feiertage und Ferien sowie Ihre Vorgaben in der Ausfallperiode und Ihren Tarifen. Das Ergebnis sehen Sie in der Unterrichtsverwaltung beim Teilnehmer im Bereich „Abrechnung“ unter „Ausfall“.
So wird dort beispielsweise entsprechend Ihrer Vorgaben detailliert dargestellt, dass die ersten zwei ausgefallenen Termine nicht erstattet werden, sondern erst ab dem dritten Ausfall eine Erstattung erfolgt.
Bei der automatischen Berechnung der Erstattungsbeträge durch Unterrichtsausfälle berücksichtigt iMikel sämtliche Ermäßigungen und Zuschläge – sogar nachträglich eingetragene stoßen die automatische Neuberechnung an! Somit können Sie sicher sein, dass der Erstattungsbetrag immer korrekt berechnet und bei Bedarf automatisch aktualisiert wird.
Ausfälle in der Unterrichtsverwaltung eingeben
Alternativ zur Eingabe in der Personalverwaltung können Sie Ausfälle auch in der Unterrichtsverwaltung eintragen. Dabei bietet iMikel Ihnen die Möglichkeit, Ausfälle je Belegung oder je Veranstaltung einzugeben.
Abwesenheit eines Teilnehmers
Teilt Ihnen zum Beispiel ein Teilnehmer mit, dass er in der kommenden Woche nicht zum Unterricht erscheinen kann, geben Sie diesen Ausfall direkt bei der Unterrichtsbelegung im Bereich „Abrechnung“ ein. Im Reiter „Ausfall“ können Sie über das grüne Plus die Abwesenheit hinterlegen.
Dieser Ausfall bezieht sich nur auf diesen Teilnehmer und wird automatisch auch bei der Lehrkraft in der App angezeigt.
Ausfall der Veranstaltung
Fällt der Unterricht für eine gesamte Gruppe aus, können Sie dies in der Veranstaltung in der Terminliste über das Feld „Ausfall“ erfassen.
Hier eingetragene Abwesenheiten werden von iMikel für sämtliche Teilnehmer dieser Veranstaltung bei der Berechnung von Erstattungsbeträgen berücksichtigt. Auch dieser Ausfall wird automatisch Ihrer Lehrkraft in der App angezeigt.
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