Los geht´s mit iMikel!
In diesem Text erhalten Sie einen schnellen Überblick über den Aufbau des Programmes und über die Zusammenhänge der verschiedenen Module von iMikel.
Zu vielen Themen, die in diesem Text genannt werden, stehen Ihnen weitere Texte und Videos zur Verfügung, welche Sie jederzeit über unsere Website und unseren YouTube-Kanal einsehen können.
Folgend stellen wir Ihnen die einzelnen Module kurz vor und erklären einige wiederkehrende Symbole, mit welchen Sie in iMikel arbeiten können. Außerdem erhalten Sie einen Einblick in den Aufbau der Module und wir zeigen, wie einfach Sie zwischen den Modulen wechseln können. Außerdem zeigen wir hilfreiche Filterfunktionen, mit denen Sie die Anzeige anpassen können, und geben Ihnen Tipps zur Dateneingabe.
Hauptmenü und Module
Nachdem Sie sich in iMikel angemeldet haben, öffnet sich das Startfenster. Darin sehen Sie auf der linken Seite eine Übersicht der verschiedenen Module. Im Folgenden stellen wir Ihnen diese jeweils kurz vor.
Konten
Im Modul „Kontenverwaltung“ erhält jeder Ihrer Zahlungspflichtigen ein Kundenkonto. Hier verwalten Sie die Zuordnung von SEPA-Mandaten, die Kontoauszüge und Abrechnungsdaten sowie Rechnungen beziehungsweise Gebührenbescheide. Zudem können Sie Zahlungseingänge verbuchen und offene Posten einsehen.
Buchhaltung
In der Buchhaltung können Sie Rechnungs- und Mahnläufe sowie Auswertungen durchführen und Daten einsehen, welche Sie über eine Schnittstelle zum Beispiel an das SAP-System Ihrer Stadtkasse oder per SEPA an Ihre Bank übergeben haben.
Unterricht
Im Modul „Unterricht“ verwalten Sie Ihre Kurse, Workshops, Unterrichtstermine sowie Belegungen und können die daraus resultierenden Gebühren einsehen. Auch können Sie hier Ihre Warteliste und neue Daten, welche über die Online-Anmeldung eingegangen sind, verarbeiten.
Fächer
In der Fächerverwaltung legen Sie Ihre Unterrichtsangebote fest und verknüpfen diese mit Tarifen und Rabattvorgaben für die automatische Berechnung von Gebühren, Ermäßigungen und Zuschlägen, welche Sie in beliebiger Vielzahl und Bedingungen festlegen können.
Veranstaltungsorte
Im Modul „Veranstaltungsorte“ tragen Sie jedes Gebäude samt Räumen ein, in welchen Ihr Unterricht, Ihre Kurse, Ihre Workshops und sonstige Veranstaltungen stattfinden. Zudem finden Sie dort übersichtliche Raumbelegungspläne und können so die Auslastung Ihrer Räumlichkeiten einsehen.
Areale
Im Modul „Areale“ können Sie das Einzugsgebiet Ihrer Schule aufteilen und für spätere statistische Auswertungen einsetzen. Manche Schulen unterteilen ihr Gebiet in Bezirke, Stadtteile oder Regionen – in iMikel verwenden wir dafür den globalen Begriff „Areale“. Sie können beliebig viele Areale anlegen und die Stammdaten Ihrer Zahlungspflichtigen, Teilnehmer, Lehrkräfte sowie Ihren Unterrichtsorten diesen zuweisen.
Adressen
In der zentralen Adressverwaltung werden die Stammdaten sämtlicher Lehrkräfte, Teilnehmer und Zahlungspflichtigen sowie auch Ihrer Veranstaltungsorte einmalig gespeichert. Jedes Modul greift auf diese zentrale Stammdatenverwaltung zu, wodurch jede Person in beliebig vielen Rollen eingesetzt werden kann, so zum Beispiel gleichzeitig als Teilnehmer, Zahlungspflichtiger und Lehrkraft. Somit ist sichergestellt, dass Sie in allen Bereichen des Programms immer aktuelle Adressdaten und Kontaktinformationen vorliegen haben.
Lehrkräfte/Personal
In der Personalverwaltung hinterlegen Sie Ihre Lehrkräfte und weiteres Personal mit sämtlichen Informationen. Hier werden auch die Verträge oder Abwesenheiten verwaltet.
Honorare
In der als Zusatzmodul erhältlichen Honorarverwaltung können Sie die Honorare Ihrer Lehrkräfte beispielsweise je Termin oder nach Vergütungsstufen automatisch berechnen lassen und die Honorare verwalten. Hierbei stehen Ihnen je Kreditor frei definierbare Vorgaben zur Verfügung.
Inventar/Instrumente
Im optionalen Modul „Inventar/Instrumente“ können Sie Ihr Inventar, Ihre Leihinstrumente und Reparaturen verwalten sowie Leihverträge erstellen und automatisch berechnete Leihgebühren einsehen.
Bibliothek
In dem optionalen Modul „Bibliothek“ können Sie sämtliche Medien wie zum Beispiel Noten und CD verwalten und Komponisten, Autoren, Textdichter, Verlage sowie viele weitere Informationen dazu hinterlegen.
Projektplanung
In der als Zusatzmodul erhältlichen Projektplanung verwalten Sie Schulprojekte wie beispielsweise Konzerte. Sie können sämtliche Termine wie den Aufbau, die Generalprobe, den Abbau oder sonstige dazugehörigen Tätigkeiten organisieren.
Korrespondenzen
In der optionalen Korrespondenzverwaltung können Sie zum Beispiel für Serienbriefe direkt in iMikel beliebig viele Briefpapiere sowie Textvorlagen anlegen. Somit können Sie beispielsweise Ihre Anmeldebestätigungen oder Elterninformationen ohne externe Programme, wie zum Beispiel Microsoft Office, erstellen, drucken, als PDF exportieren und sogar in iMikel archivieren. Alle erstellten Korrespondenzen werden hierbei mit der dazugehörigen Person verknüpft und sind jederzeit in iMikel aufrufbar.
Zusätzliche Dokumente können Sie ebenfalls ganz einfach in iMikel archivieren: Über das optionale Scan-Modul können Sie Dokumente per Drag & Drop einfügen, wobei die Dokumente ebenfalls automatisch mit den Stammdaten verknüpft werden.
Benutzerverwaltung
In der Benutzerverwaltung werden sämtliche iMikel-Anwender Ihrer Schule angelegt. Hier werden die Zugriffsrechte für die einzelnen Module über Benutzergruppen definiert sowie Passwörter oder Signaturen verwaltet.
Statistik
In dem optionalen Statistik-und Kosten-Leistungs-Rechnungs-Modul können Sie beliebig viele Auswertungen für frei definierbare Zeiträume festlegen und diese automatisiert durch Ihren iMikel-Server berechnen lassen. Zudem stehen Ihnen Visualisierungen sowie diverse weitere Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung.
VdM-Bericht
Im Modul „VdM-Bericht“ können Sie unbegrenzt viele VdM-Berichte erstellen und automatisiert für frei definierbare Zeiträume verwalten. Zum Beispiel können Sie für den Verband eine Auswertung des Kalenderjahres erstellen oder für andere Empfänger ein Semester oder auch einen Stichtag auswerten. Der Bericht kann über eine Schnittstelle direkt an den Verband übergeben werden.
Cockpit
Zusätzlich zu diesen einzelnen Modulen enthält iMikel modulübergreifende Funktionen, welche über das Cockpit im Startfenster aufgerufen werden können.
So zum Beispiel der Kalender, welcher in jedem Modul zur Verfügung steht.
In jedem Modul können Sie modulbezogene Einstellungen vornehmen. Über das Startfenster können Sie ganz einfach auf sämtliche Einstellungen von iMikel zugreifen.
Dort können Sie sogar über eine Stichwortsuche bestimmte Einstellungen aufrufen.
Die einzelnen Module können Sie auf Ihrem Bildschirm beliebig nebeneinander positionieren und somit zeitgleich in mehreren Modulen des Programms aktiv arbeiten.
Wiederkehrende Symbole
In iMikel stehen Ihnen in jedem Modul dieselben Symbole zur Verfügung, welche wir Ihnen an dieser Stelle vorstellen.
Plus
Über das grüne Plus können Sie neue Daten eingeben oder vorhandene Daten ergänzen.
Stift
Über den Stift können Sie bestehende Daten bearbeiten.
Lupe
Über die Lupe können Sie in sämtlichen Feldern suchen.
Geben Sie beispielsweise in der Unterrichtsverwaltung als Fach „Klavier“ ein.
Anschließend werden Ihnen sämtliche Klavierbelegungen aufgerufen, in diesem Beispiel insgesamt 156.
Sie geben also einfach Ihre Suchbegriffe über die Lupe ein und erhalten sofort das gewünschte Ergebnis. Somit erspart iMikel es Ihnen, lange in Listen zu scrollen, bis Sie bestimmte Einträge gefunden haben.
„Nur aktive anzeigen“ und „Aktiv ab“
Über Optionen in der Fußleiste können Sie festlegen, dass Sie grundsätzlich bei Suchabfragen zum Beispiel nur aktive Klavierbelegungen aufrufen möchten.
Ist der Haken gesetzt bei „nur aktive anzeigen“, werden nur die Schüler aufgerufen, welche aktuell am Klavierunterricht teilnehmen.
Ist zusätzlich die Option „aktiv ab“ aktiviert, werden zusätzlich zu den aktuellen Klavierbelegungen auch die zukünftigen aufgerufen.
iMikel merkt sich die von Ihnen gewünschten Einstellungen und wendet diese bei jeder zukünftigen Suche an.
Zusätzlich zu diesen Suchoptionen können Sie auch über die Tastenkombination „Strg + F“ eine Suche durchführen. Als Besonderheit wird hierbei immer im gesamten Datenbestand gesucht.
Somit können Sie ganz spontan entscheiden, ob Sie auch ehemalige Teilnehmer über „Strg + F“ suchen oder ob Sie über die Lupe nur im aktiven Bestand arbeiten möchten.
Position und Pfeile
Bei Bedarf können Sie mit den Pfeilen durch die gefundenen Einträge blättern.
Dabei sehen Sie oben rechts jederzeit, an welcher Position sie sich aktuell befinden.
Die Einträge können Sie sich auch in einer Übersicht anzeigen lassen.
Diese Übersicht wird separat geöffnet, sodass Sie diese immer parallel zur Einzelansicht auf Ihrem Bildschirm betrachten können.
Kreisel
Über „Alle aufrufen“ können Sie zur Gesamtauswahl Ihrer Einträge zurückkehren.
Auch diese Taste berücksichtigt, ob Sie in der Fußleiste die Optionen „nur aktive anzeigen“ und „aktiv ab“ eingestellt haben.
Weitere Symbole
Zusätzlich zu diesen Funktionen stehen Ihnen viele weitere Symbole zur Verfügung, über welche Sie drucken, Briefe, SMS oder Mails verschicken, Nachrichten über die optionale App versenden und Rechnungen erzeugen können.
Zahnräder
In jedem Modul befinden sich zudem Zahnräder. Darüber können Sie verschiedene Grundeinstellungen für dieses Modul von iMikel vornehmen.
Druckwahl
Als weitere Funktion steht Ihnen in allen Modulen die Druckwahl zur Verfügung.
Diese enthält verschiedene Listen, Adressetiketten und viele weitere Möglichkeiten zur Datenausgabe.
Aufbau
In jedem Modul stehen Ihnen verschiedene Teilbereiche zur Verfügung. Die Unterrichtsverwaltung unterteilt sich beispielsweise in die Bereiche „Veranstaltungen“ und „Belegungen“.
Jedes Unterrichtsangebot nennen wir „Veranstaltung“ – egal, ob es sich dabei um Einzelunterricht, Ensembles oder Gruppen-Workshops handelt.
Jeder Veranstaltung können Sie beliebig viele Teilnehmer zuordnen. Diese werden als Belegung zur Veranstaltung hinterlegt.
Zeitraum
iMikel erkennt automatisch Mehrfachbelegungen oder Geschwister innerhalb einer Familie und berechnet selbstständig die entsprechenden Ermäßigungen und Zuschläge. Diese automatisch berechneten Gebühren können Sie unter „Abrechnung“ einsehen. Hier sehen Sie zum Beispiel die Gebühren der vergangenen Jahre.
Über den Zeitraum können Sie die Anzeige beliebig eingrenzen. So können Sie beispielsweise die Ansicht auf das aktuelle Quartal begrenzen.
Diese Einstellung können Sie jederzeit an- und wieder ausschalten, damit Sie bei Bedarf auch auf ältere Daten zugreifen können.
Wechsel zwischen den Modulen
Zwischen den Modulen können Sie ganz einfach wechseln.
In diesem Beispiel sehen Sie die Unterrichtsverwaltung im Bereich „Belegungen“, es sind wieder die 156 Klavierbelegungen als Beispiel aufgerufen.
Aus der Unterrichtsverwaltung können Sie jederzeit mit nur einem Klick beispielsweise in die Kontenverwaltung wechseln.
Somit rufen Sie den Zahlungspflichtigen der angezeigten Belegung auf.
Sie können auch in die Adressverwaltung wechseln.
Somit lassen sie sich den Teilnehmer anzeigen.
Halten Sie dabei die ALT-Taste Ihrer Tastatur gedrückt, werden alle Zahlungspflichtigen der zuvor aufgerufenen Belegungen in der Kontenverwaltung geöffnet bzw. sämtliche Teilnehmer in der Adressverwaltung aufgerufen.
Dateneingabe
Für gewöhnlich bereiten wir einige Benutzer und Beispielfächer für Sie vor oder haben sogar Ihre Unterrichtsdaten über eine Migration aus Ihrem Vorprogramm übernommen. Dennoch möchten wir Ihnen zum Verständnis an dieser Stelle die Reihenfolge präsentieren, in welcher Daten am sinnvollsten in iMikel eingegeben werden.
- Benutzer anlegen und Zugriffsrechte vergeben
Damit Ihr Verwaltungspersonal in iMikel arbeiten kann, werden Benutzer angelegt und die gewünschten Zugriffsrechte eingestellt. - Fächer anlegen
Mithilfe der Informationen zu den Gebühren und Rabattbedingungen der einzelnen Fächer kann iMikel automatisch die Unterrichtsgebühren berechnen und aktualisieren. Definieren Sie dazu als erstes die Rabattgruppen, anschließend die Tarife und zuletzt Ihre Fächer. - Lehrkräfte anlegen
Geben Sie als nächstes Ihre Lehrkräfte ein und hinterlegen Sie deren Verträge. - Unterrichtsorte und Räume anlegen
Tragen Sie Ihre Gebäude ein und definieren Sie die zur Verfügung stehenden Unterrichtsräume. - Belegungen anlegen
Geben Sie die einzelnen Belegungen ein, welche Teilnehmer, Zahlungspflichtige und Unterrichtstermine enthalten.
Hinweis bezüglich „Gendern“: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter. Die verkürzte Sprachform hat nur redaktionelle Gründe und beinhaltet keine Wertung.