iMikel: Die Scan-Verwaltung & Drop-Zone
iMikel bietet Ihnen viele Möglichkeiten, papierlos in Ihrem Büro zu arbeiten: Sie können E-Mails und SMS direkt über iMikel versenden oder auch Dateien und Dokumente wie zum Beispiel Rechnungen über die App bereitstellen; Ihre Lehrkräfte können in der App eine digitale Anwesenheitsliste führen und Nachrichten mit der Verwaltung, Eltern sowie ihren Schülern austauschen.
Das Scan-Modul
iMikel-Anwender mit aktivierter Lizenz für die Scan-Verwaltung können bereits seit langer Zeit beliebig eingescannte Dokumente – wie zum Beispiel ein unterschriebenes SEPA-Mandat oder eine Anmeldebestätigung – automatisch in iMikel importieren lassen und den Stammdaten in der Adressverwaltung manuell zuordnen. Somit können sowohl ein- als auch ausgehende Dokumente in iMikel archiviert werden. Wie einfach das geht und welche Möglichkeiten Ihnen die ergänzende Drop-Zone bietet, erklären wir in dieser Anleitung!
Einrichtung
Zunächst kann der Pfad für Ihre eingescannten Dokumente hinterlegt werden. Dazu werden im Startfenster die Einstellungen geöffnet.
In den Einstellungen wird der Punkt „Pfade“ ausgewählt.
Unter „Scan-Verwaltung“ kann dann festgelegt werden, wo Ihre eingehenden Dokumente abgelegt werden. Hierzu legen Sie (beziehungsweise Ihre EDV-Abteilung) am besten einen Netzwerkordner an.
Außerdem stellt Ihre EDV Ihren Scanner so ein, dass er automatisch die Scans als pdf-Dateien speichert und diese in dem Netzwerkordner ablegt. Der Clou dabei: Sobald Sie nun ein Dokument einscannen, wird dieses automatisch an iMikel übertragen.
Gescannte Dokumente einsehen
Sobald ein Dokument eingescannt wurde, erscheint beim erneuten Öffnen des iMikel-Startfensters ein Kamerasymbol im Cockpit.
Klicken Sie hierauf, gelangen Sie automatisch in den Scan-Bereich der Korrespondenzverwaltung. Dort sehen Sie eine Vorschau des Dokuments und können Informationen dazu eingeben. So können Sie beispielsweise eine Bezeichnung (1) eintragen und eine Zuordnung (2) vornehmen. Speichern Sie das Dokument (3) oder brechen Sie den Vorgang ab (4).
Die neue Drop-Zone
Als Erweiterung zum Scan-Modul steht Ihnen die Drop-Zone zur Verfügung. Wie zuvor geschildert, mussten bisher über das Scan-Modul importierte Dokumente manuell den betroffenen Personen zugeordnet werden.
Über die Drop-Zone ist es möglich, Dokumente gezielt einem Datensatz zuzuordnen. Dabei wird es automatisch sowohl mit den Stammdaten als auch mit der entsprechenden Belegung, dem Leihinstrument oder Leihvertrag verknüpft.
Hinweis: Für die Verwendung der Drop-Zone ist in der Benutzerverwaltung im Bereich „Korrespondenzen“ das neue Zugriffsrecht „Drop-Zone“ zu aktivieren und eine Lizenz für die Scan-Verwaltung erforderlich.
Die Drop-Zone befindet sich in allen Modulen in der linken unteren Ecke. Hier sehen Sie beispielsweise die Unterrichtsverwaltung. Ziehen Sie das gewünschte Dokument einfach in die Drop-Zone hinein.
Das Dokument wird automatisch den zuvor angezeigten Personen zugeordnet. Sie können über das grün hinterlegte Plus weitere Personen hinzufügen oder die Zuordnung zu Personen mit Klick auf das rot hinterlegte Kreuz entfernen. Sie können beliebig viele Zuordnungen hinterlegen.
In der Unterrichtsverwaltung wird Ihnen über einen kleinen Punkt angezeigt, dass zu dieser Belegung ein Dokument archiviert wurde. Mit einem Klick können Sie in die Korrespondenzverwaltung wechseln.
Dokumente, welche über die Drop-Zone hinzugefügt wurden, werden in iMikel automatisch in der Korrespondenzverwaltung unter „Dokumente“ im Archiv gespeichert. Dort sehen Sie, welche Personen diesem Dokument zugeordnet wurden und können eine Wiedervorlage einrichten beziehungsweise diese als erledigt kennzeichnen.
Hinweis bezüglich „Gendern“: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter. Die verkürzte Sprachform hat nur redaktionelle Gründe und beinhaltet keine Wertung.