iMikel: Online-Anmeldungen verarbeiten

Mit iMikel können Sie ganz einfach Ihre Online-Anmeldung einrichten. Nach der Einrichtung werden Anmeldungen über Ihr Online-Formular eingehen. Wie schnell Sie diese in iMikel einlesen und verarbeiten können, zeigen wir folgend.

Online-Anmeldungen einlesen

Online-Anmeldungen können Sie mit nur einem Klick über das Startfenster einlesen.

Alternativ können Sie Online-Anmeldungen einlesen in der Unterrichtsverwaltung über die FileMaker-Menüleiste unter Datensätze > Online-An-/Abmeldungen einlesen.

Ebenso können Sie Online-Anmeldungen direkt über den Anmeldeassistenten einlesen.

Die Neuanmeldungen werden Ihnen anschließend aufgelistet. Der Eingangsassistent für Online-An- und Abmeldungen zeigt im Kopfbereich die Anzahl der An- und Abmeldungen an. Die Anzeige wird automatisch aktualisiert, sobald der Dialog geöffnet wird.

Die Ansicht können Sie nach Belieben ändern. Die zuletzt verwendete Ansicht wird automatisch in Ihrem Benutzerprofil gespeichert.

Beim Verarbeiten der Online-Anmeldung wird, falls nötig, ein Kassenzeichen erzeugt. Dies kann der Fall sein, wenn z. B. ein SEPA-Mandat erteilt wurde und laut Konfiguration das Kassenzeichen Teil der SEPA-Mandatsreferenz ist. Bei neuen SEPA-Mandaten, die über die Online-Anmeldung eingelesen werden, werden automatisch Ort und Datum der Unterschrift eingetragen, wenn in den Einstellungen der Adressverwaltung bestätigt als Zielstatus für neue Online-Mandate vorgegeben ist.

iMikel erkennt automatisch, ob die Personen bereits im Programm vorhanden sind. Über Sterne wird Ihnen angezeigt, wie eindeutig die Personen identifiziert werden konnten.

Sie haben nun folgende Möglichkeiten: Sie können eine bekannte Person in iMikel aufrufen, oder eine unbekannte Person manuell zuordnen und die Angaben aus der Online-Anmeldung bearbeiten. Aber alles der Reihe nach!

Automatische Datenerkennung und -anzeige

Die Verarbeitung der Online-Anmeldung enthält viele Algorithmen zur Erkennung und Anzeige von Daten. Hierbei werden diverse Hierarchien durchlaufen und die Ergebnisse mit Sternen versehen. Für die Anzeige der Sterne gilt Folgendes.

• Fünf Sterne: Nachname + Vorname + Straße + Hausnummer + Postleitzahl erkannt
• Vier Sterne: Nachname + Vorname + Straße + Hausnummer erkannt
• Drei Sterne: Nachname + Vorname + Straße erkannt
• Zwei Sterne: Nachname + Vorname + Straße über phonetische Suche gefunden
• Ein Stern: Teile von Nachname + Vorname + Straße über phonetische Suche gefunden.

Grober Abgleich der Daten

Haben die ersten Suchen (fünf bis zwei Sterne) keine passenden Stammdaten gefunden, werden im nächsten Schritt automatisch diverse Kombinationen von evtl. vorhandenen Ähnlichkeiten geprüft:

a) Phonetik Nachname + Vorname b) Phonetik Vorname im selben Haus c) Phonetik Nachname im selben Haus d) Hälfte von Nachname + Vorname (also Michaela Henninger findet auch Michael Hennings) e) Phonetische Hälfte von Nachname + Vorname (also Michaela Henninger findet auch Michael Hennings)

Nur, wenn eine vorherige Suche erfolglos war, wird diese immer gröber wiederholt. Hat iMikel nach den ersten sehr detaillierten Suchen die angemeldete Person nicht erkannt, sucht iMikel im gröberen Stil, ob es eine Person mit selbem Vornamen im Haus, eine ähnliche Person im Haus, eine ähnliche Person unter neuer Adresse etc. gibt. In jeder Suchabfrage wird vermerkt, ob mehr als ein Datensatz gefunden wurden.

Ist dies der Fall, wird der Hinweis Mehrfachtreffer gefunden angezeigt. Wird auf diesen geklickt oder wird die entsprechende Funktion über den Stift ausgewählt, wird die gewohnte Personenübersicht angezeigt, welche die Ähnlichkeiten grün hervorhebt. Mit diesen vielen Funktionen ist die Verarbeitung der Online-Anmeldungen sehr komfortabel und iMikel unterstützt Sie bei der Erkennung der Personen.

Person anzeigen

Sie können sich eine bekannte Person in der Adressverwaltung anzeigen lassen.

Person manuell zuordnen

Eine unbekannte Person können Sie manuell zuordnen. Klicken Sie hierzu zunächst auf den Stift.

Haben Sie auf den Stift geklickt, können Sie auf manuelle Zuordnung klicken.

Angaben bearbeiten

Sie können auch die Daten aus der Online-Anmeldung bearbeiten.

Ähnliche Personen anzeigen

Der Eingangsassistent von Online-Anmeldungen zeigt einen Hinweis auf Personen mit ähnlichen Namen an, wenn die angemeldete Person nicht erkannt werden konnte. Die Taste Ähnliche Personen anzeigen wird immer dann angezeigt, wenn eine angemeldete Person nicht eindeutig erkannt wurde und mehrere evtl. ähnliche Personen im Bestand vorhanden sind. Hierbei werden auch diverse phonetische Suchen durchgeführt.

Beispiele: Hierdurch können eine Christina und Kristina oder ein Thomas und Tomas und auch Meyer oder Maier erkannt werden.

Sollten zu einer Person mehrere Konten und Kassenzeichen vorhanden sein, wird dies als Hinweis mit der Möglichkeit zur Auswahl des gewünschten Zielkontos dargestellt. Bei der automatischen Ermittlung des idealen Kontos und Kassenzeichens berücksichtigt iMikel folgende Parameter:

• Konten, welche auf nicht mehr verwenden gesetzt wurden, werden ausgeschlossen.
• Konten mit vorhandener identischer IBAN werden bevorzugt verwendet.
• Konten, die bereits in anderen Belegungen für denselben Teilnehmer im Einsatz sind, werden bevorzugt verwendet.
• Konten, welche sowohl zu IBAN und Teilnehmer passen, werden bevorzugt verwendet.

Online-Anmeldungen verarbeiten

Sobald Sie die Neuanmeldungen eingelesen haben, können Sie diese ins Programm übernehmen. Hierbei können Sie Anmeldungen für eine Sammelübernahme markieren. Anschließend brauchen Sie nur noch auf Sammelübernahme zu klicken.

Alternativ können Sie eine Online-Anmeldung auch direkt über eine Einzelübernahme verarbeiten.

Nachdem Sie die Online-Anmeldung übernommen haben, können Sie diese mithilfe des Anmeldeassistenten verarbeiten und speichern.

Die Online-Anmeldung ist nun in der Unterrichtsverwaltung angelegt, wird als solche gekennzeichnet und kann zu Ihrem Unterricht eingeteilt werden.

Anmeldungen aus der Online-Anmeldung werden standardmäßig im Status blau angezeigt. Dieser Status verhält sich genauso wie der Status grün (Warteliste). Somit haben Sie die Möglichkeit, zu unterscheiden, welche Anmeldungen aus dem Online-Formular stammen und welche Schüler sich auf herkömmlichen Wege (Brief, Telefon etc) angemeldet haben. Ebenso lässt sich dies statistisch auswerten.

Online-Anmeldungen löschen

Sollten Anmeldungen dabei sein, die Sie nicht in iMikel übernehmen möchten (z. B. Fake-Anmeldungen), können Sie diese entfernen. Klicken Sie dazu einfach im Eingangsassistenten auf die Mülltonne.

Hinweis bezüglich „Gendern“: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter. Die verkürzte Sprachform hat nur redaktionelle Gründe und beinhaltet keine Wertung.