iMikel: Sondererstattungen eingeben (z. B. wegen Corona-Ausfällen)

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iMikel: Sondererstattungen eingeben (z. B. wegen Corona-Ausfällen)

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Viele Schulen möchten aufgrund der Unterrichtsabsagen zum Beispiel durch den Corona-Virus eine Sonderermäßigung einrichten und die Unterrichtsgebühren hiermit „auf Null setzen“. In iMikel ist dies in wenigen Schritten umgesetzt: Über eine neu eingerichtete Rabattkategorie kann beispielsweise ein Covid-19-Rabatt angelegt und automatisch für die gewünschten Fächer berechnet werden.

Rabattkategorie definieren

Zur Einrichtung der Rabattkategorie öffnen Sie zunächst die Fächerverwaltung.

startfenster_faecherverwaltung

Wechseln Sie in der Fächerverwaltung in den Bereich „Tarife“.

faecherverwaltung_tarife

Öffnen Sie anschließend die Rabattkategorien.

tarife_rabattkategorien

In den Rabattkategorien können Sie über das Plus eine neue Kategorie eingeben.

rabattkategorien_hinzufuegen

In diesem Beispiel haben wir die neue Kategorie „Covid-19“ genannt. Sie können zusätzlich zu dem Kürzel die entsprechenden Spalten eingeben, in welchen Sie diesen Rabatt später auf der Rechnung ausgewiesen haben möchten.

rabattkategorien_neue_kategorie

Anschließend können Sie den Bereich „Rabattkategorien“ schließen.

rabattkategorien_schliessen

Rabattgruppe erstellen

Im nächsten Schritt können Sie den Bereich „Rabattgruppen“ öffnen.

tarife_rabattgruppen

Schauen Sie dort nach, welche Prioritäten Sie bisher benutzt haben. Über die Prioritäten wird in iMikel festgelegt, in welcher Reihenfolge die Rabatte voneinander abgezogen werden.

rabattgruppen_prioritaeten

Im Fall des Covid-19-Rabattes möchten wir festlegen, dass dieser ganz am Ende abgezogen wird. Über die Plus-Taste erstellen wir dazu eine neue Rabattgruppe.

rabattgruppen_hinzufuegen

Die Rabattgruppe nennen wir „Covid-19“ und geben zusätzlich zur Bezeichnung „Covid-19“ als Priorität eine Zehn vor.

rabattgruppen_bezeichnung_prioritaet

Somit stellen wir für den Rabatt sicher, dass dieser erst am Ende der Gebührenberechnung – ganz als letztes – berechnet wird.

Wenn Sie an Ihrer Schule eine Mindestgebühr definiert haben, verwenden Sie die Option „Mindestgebühr ignorieren“. Hierdurch wird die Berechnung einer Mindestgebühr umgangen.

rabattgruppen_mindestgebuehr_ignorieren

Über das Plus bei den Stufen definieren wir für einen Monat eine Vorgabe von minus 100 Prozent.

rabattgruppen_stufe

Selbstverständlich können Sie auch statt 100 nur 50 Prozent erstatten, wenn Sie zum Beispiel nur die Hälfte der Monatsgebühr erstatten möchten. Somit haben wir eine Rabattgruppe mit dem Namen „Covid-19“ angelegt, welche wir gleich im Anschluss den gewünschten Unterrichtstarifen zuordnen.

Rabattgruppe den Tarifen zuordnen

Hierzu wechseln Sie in den Bereich „Tarife“.

rabattgruppen_tarife

Sie können über die Plus-Taste die Covid-19-Rabattgruppe den gewünschten Tarifen zuordnen.

tarife_rabattgruppe_hinzufuegen

Kleiner Tipp: lassen Sie das Enddatum an dieser Stelle offen. Somit können Sie später innerhalb der Rabattgruppe die Vorgabe von minus 100 Prozent beliebig zeitlich erweitern und müssen nicht die Zuordnung zum Tarif ebenfalls anpassen.

tarife_rabattgruppe_enddatum

Über die Pfeiltasten können Sie die weiteren Tarife aufrufen und auch diesen die Covid-19-Rabattgruppe zuordnen.

Tarife_aufrufen

Neuberechnung anstoßen

Als nächsten Schritt sorgen Sie nur noch dafür, dass alle Gebühren mit den neuen Vorgaben einmal durchgerechnet werden. Öffnen Sie hierzu die Buchhaltung.

startfenster_buchhaltung

Anschließend können Sie die Einstellungen der Buchhaltung öffnen.

buchhaltung_einstellungen

In den Einstellungen wählen Sie den Punkt „Zeiträume“ aus.

buchhaltung_einstellungen_zeitraeume

In den Einstellungen zu den Zeiträumen klicken Sie auf „Markierung zur Neuberechnung setzen“.

buchhaltung_markierung_zur_neuberechnung_setzen

Im Anschluss werden alle Gebühren automatisch durch Ihren iMikel-Server neu berechnet und dabei der Covid-19-Rabatt berücksichtigt.

In diesem Beispiel sehen Sie das Ergebnis der Gebührenberechnung. Entsprechend unserer Vorgaben wird der Rabatt nach Abzug der Geschwisterermäßigung abgezogen und die Gebühr durch den Covid-19-Rabatt „auf Null gesetzt“.

unterrichtsverwaltung_abrechnung

Durch die Verwendung dieses separaten Rabattes stehen Ihnen später in iMikel alle bekannten Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung, Sie sind jederzeit auskunftsfähig und können die entgangenen Gebühren exakt beziffern.

Hinweis bezüglich „Gendern“: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter. Die verkürzte Sprachform hat nur redaktionelle Gründe und beinhaltet keine Wertung.
Letzte Änderung am 17.10.2024