iMikel: Sondererstattungen eingeben (z. B. wegen Corona-Ausfällen)
Viele Schulen möchten aufgrund der Unterrichtsabsagen zum Beispiel durch den Corona-Virus eine Sonderermäßigung einrichten und die Unterrichtsgebühren hiermit „auf Null setzen“. In iMikel ist dies in wenigen Schritten umgesetzt: Über eine neu eingerichtete Rabattkategorie kann beispielsweise ein Covid-19-Rabatt angelegt und automatisch für die gewünschten Fächer berechnet werden.
Rabattkategorie definieren
Zur Einrichtung der Rabattkategorie öffnen Sie zunächst die Fächerverwaltung.
Wechseln Sie in der Fächerverwaltung in den Bereich „Tarife“.
Öffnen Sie anschließend die Rabattkategorien.
In den Rabattkategorien können Sie über das Plus eine neue Kategorie eingeben.
In diesem Beispiel haben wir die neue Kategorie „Covid-19“ genannt. Sie können zusätzlich zu dem Kürzel die entsprechenden Spalten eingeben, in welchen Sie diesen Rabatt später auf der Rechnung ausgewiesen haben möchten.
Anschließend können Sie den Bereich „Rabattkategorien“ schließen.
Rabattgruppe erstellen
Im nächsten Schritt können Sie den Bereich „Rabattgruppen“ öffnen.
Schauen Sie dort nach, welche Prioritäten Sie bisher benutzt haben. Über die Prioritäten wird in iMikel festgelegt, in welcher Reihenfolge die Rabatte voneinander abgezogen werden.
Im Fall des Covid-19-Rabattes möchten wir festlegen, dass dieser ganz am Ende abgezogen wird. Über die Plus-Taste erstellen wir dazu eine neue Rabattgruppe.
Die Rabattgruppe nennen wir „Covid-19“ und geben zusätzlich zur Bezeichnung „Covid-19“ als Priorität eine Zehn vor.
Somit stellen wir für den Rabatt sicher, dass dieser erst am Ende der Gebührenberechnung – ganz als letztes – berechnet wird.
Wenn Sie an Ihrer Schule eine Mindestgebühr definiert haben, verwenden Sie die Option „Mindestgebühr ignorieren“. Hierdurch wird die Berechnung einer Mindestgebühr umgangen.
Über das Plus bei den Stufen definieren wir für einen Monat eine Vorgabe von minus 100 Prozent.
Selbstverständlich können Sie auch statt 100 nur 50 Prozent erstatten, wenn Sie zum Beispiel nur die Hälfte der Monatsgebühr erstatten möchten. Somit haben wir eine Rabattgruppe mit dem Namen „Covid-19“ angelegt, welche wir gleich im Anschluss den gewünschten Unterrichtstarifen zuordnen.
Rabattgruppe den Tarifen zuordnen
Hierzu wechseln Sie in den Bereich „Tarife“.
Sie können über die Plus-Taste die Covid-19-Rabattgruppe den gewünschten Tarifen zuordnen.
Kleiner Tipp: lassen Sie das Enddatum an dieser Stelle offen. Somit können Sie später innerhalb der Rabattgruppe die Vorgabe von minus 100 Prozent beliebig zeitlich erweitern und müssen nicht die Zuordnung zum Tarif ebenfalls anpassen.
Über die Pfeiltasten können Sie die weiteren Tarife aufrufen und auch diesen die Covid-19-Rabattgruppe zuordnen.
Tarife_aufrufen
Neuberechnung anstoßen
Als nächsten Schritt sorgen Sie nur noch dafür, dass alle Gebühren mit den neuen Vorgaben einmal durchgerechnet werden. Öffnen Sie hierzu die Buchhaltung.
Anschließend können Sie die Einstellungen der Buchhaltung öffnen.
In den Einstellungen wählen Sie den Punkt „Zeiträume“ aus.
In den Einstellungen zu den Zeiträumen klicken Sie auf „Markierung zur Neuberechnung setzen“.
Im Anschluss werden alle Gebühren automatisch durch Ihren iMikel-Server neu berechnet und dabei der Covid-19-Rabatt berücksichtigt.
In diesem Beispiel sehen Sie das Ergebnis der Gebührenberechnung. Entsprechend unserer Vorgaben wird der Rabatt nach Abzug der Geschwisterermäßigung abgezogen und die Gebühr durch den Covid-19-Rabatt „auf Null gesetzt“.
Durch die Verwendung dieses separaten Rabattes stehen Ihnen später in iMikel alle bekannten Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung, Sie sind jederzeit auskunftsfähig und können die entgangenen Gebühren exakt beziffern.
Hinweis bezüglich „Gendern“: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter. Die verkürzte Sprachform hat nur redaktionelle Gründe und beinhaltet keine Wertung.