Wie iMikel Beträge fällig stellt

Zu Ihrem Schulalltag gehört es, dass Gebühren für den Unterricht anfallen und Sie deswegen Rechnungen erstellen. iMikel berechnet die Gebühren gemäß Ihren Tarifeinstellungen automatisch. Sobald Sie die Rechnungen erzeugen, werden die Beträge fällig gestellt; iMikel erkennt also automatisch, wann abzubuchen ist.

Sie fragen sich, woher iMikel weiß, wann welche Beträge fällig sind? Dies wird über die Zahlweisen gesteuert! Schauen wir uns am Beispiel einer sehr musikalischen Familie an, wie dies funktioniert.

Berechnete Beträge

In der Kontenverwaltung sehen Sie unter Abrechnung > Monate, welche Beträge je Monat berechnet wurden.

Sie können mit Klick auf den Pfeil eine Detailansicht öffnen.

Hier ist ersichtlich, wie sich der Betrag zusammensetzt. Solange Sie noch keine Rechnung erstellt haben, ist noch keine Fälligkeit eingetragen. Sind nach der letzten Rechnungserstellung noch Buchungen dazu gekommen, weisen diese ebenfalls noch keine Fälligkeit auf.

Sobald Sie eine Rechnung erzeugen, bekommen alle Buchungen eine Fälligkeit zugewiesen, bei denen diese noch fehlt. Schauen wir uns an, welche Fälligkeit dies für unser Beispiel sein wird und warum.

Fälligkeit in der Zahlweise

In den iMikel-Grundeinstellungen hinterlegen wir bei der Datenübernahme Ihre Zahlweisen. Öffnen können Sie diese, indem Sie zunächst im Startfenster auf Einstellungen klicken.

Wählen Sie anschließend „Zahlweisen/Fälligkeiten“ aus.

Anschließend können Sie sehen, für welchen Zeitraum welche Fälligkeit vorgesehen ist. So werden z. B. Beträge aus dem November am ersten Dezember fälliggestellt.

Hierbei berücksichtigt iMikel die Frist in Tagen, welche für Sollzu- und -abgänge definiert wurde. Diese Frist gibt vor, wie viele Tage zwischen der Rechnungserstellung und dem geplanten Fälligkeitsdatum der Beträge mindestens liegen müssen.

Anwendungsbeispiel: Sie erstellen eine Rechnung, welche den Beträgen des Dezember die Fälligkeit 1. Januar zuweisen soll. Erstellen Sie die Rechnung am 15. Dezember, liegt die geplante Fälligkeit 1. Januar noch mindestens 14 Tage (die hinterlegte „Frist in Tagen“) in der Zukunft. Den Beträgen des Dezember kann deshalb die Fälligkeit 1. Januar zugewiesen werden. Wird die Rechnung erst am 20. November erstellt, ist die Frist von 14 Tagen überschritten und die Beträge werden zum 01. Februar fällig gestellt. Somit hat Ihr Kunde genügend Zeit, auf Ihre Rechnung zu reagieren.

Einmal eingerichtet, stellt iMikel vollständig autonom sicher, dass jeder Betrag eine Fälligkeit erhält. Sie können sogar Ihre Buchungen direkt an die Kasse oder Bank weitergeben - iMikel verfügt über viele verschiedene Schnittstellen. Gerne richten wir die für Sie passende ein.

Zahlweisen und Fälligkeiten verwalten

Mikel-Service: Bei der Verwaltung von Zahlweisen und Fälligkeiten sind wir Ihnen sehr gerne behilflich. Bei der Datenübernahme für Neukunden kümmern wir uns bereits um die Ersteinrichtung. Falls Sie Änderungswünsche haben, kommen Sie gern auf uns zu.

Verwaltet werden Zahlweisen unter Einstellungen > Zahlweisen/Fälligkeiten. Hier werden die Zahlungstermine der Gebühren definiert.

Als Fälligkeit wird der Zeitpunkt bezeichnet, an dem die Kontoinhaber die Gebühren entrichten müssen. Es kann z. B. eingestellt werden, dass die in den einzelnen Monaten anfallenden Gebühren immer zum Ersten des Monats fällig werden. Dieses Fälligkeitsdatum steht dann auf den Rechnungen. Ein derartiger Fälligkeitsrhythmus wird als Zahlweise bezeichnet. In den Grundeinstellungen können beliebig viele Zahlweisen und Fälligkeiten definiert und eine Zahlweise als Standard verwendet werden.

Sind bei den einzelnen Zahlweisen keine Fälligkeiten eingestellt, können keine Rechnungen erstellt werden. Es sollten also z. B. zum Jahreswechsel die neuen Fälligkeitstermine erstellt werden. Anschließend können die Zahlweisen in der Kontenverwaltung individuell den Kontoinhabern zugewiesen werden. Zudem können in der Inventar- und Instrumentenverwaltung sowie in der Fächerverwaltung für jeden Tarif eine eigene, abweichende Zahlweise hinterlegt werden - unabhängig von der im Konto hinterlegten Zahlweise.

Beispiel: Es kann z. B. in der Fächerverwaltung bei einem Ensembletarif die Zahlweise/Fälligkeit auf halbjährlich und in der Inventarverwaltung bei einem Tarif auf quartalsweise gestellt werden. Es kann auf diesem Wege der Gebühr einer einzelnen Unterrichtsbelegung eine abweichende Fälligkeit zugewiesen werden als die übrigen Buchungen auf dem zugehörigen Konto.

Sind unterschiedliche Zahlweisen hinterlegt und bei der Zuweisung der Fälligkeiten zu berücksichtigen, so wird das Programm diese in der folgenden Reihenfolge prüfen:

1. Standard-Zahlweise/-Fälligkeit über die Vorgabe in den Grundeinstellungen.
2. Individuelle Zahlweise/Fälligkeit eines Zahlungspflichtigen in der Kontenverwaltung.
3. Individuelle Zahlweise/Fälligkeit eines Tarifs in der Fächer- oder Inventarverwaltung.

Zahlweise hinzufügen

Eine neue Zahlweise kann über das Plus hinzugefügt werden.

Eine bestehende Zahlweise kann über das X entfernt werden, sofern diese nicht einem Konto oder Tarif zugewiesen wurde. Anschließend werden die Fälligkeitstermine eingegeben, an denen sich die Erstellung der Rechnungen zukünftig zu orientieren hat. Hierfür wird der erste Fälligkeitstermin inklusive Zeitraum und beiden Fristen in Tagen eingetragen.

Anstatt nun jede weitere Fälligkeit manuell einzutragen, kann iMikels Hilfe genutzt werden: Hierzu wird bei Automatisch fortsetzen bis zum das gewünschte Datum eingegeben!

Abschließend wird auf Starten geklickt und iMikel trägt automatisch die fehlenden Fälligkeitstermine ein.

Bei der Erstellung von Fälligkeiten sind diese stets bis zum Ende ganzer Schuljahre zu ergänzen. Grundsätzlich werden von iMikel alle Zahlweisen berücksichtigt, die eingegeben wurden. Sobald für Kontoinhaber eine Rechnung erstellt wird, weist iMikel allen Buchungen im Rechnungszeitraum die nächstmögliche Fälligkeit zu.

Beispiel: Bei einer vierteljährlichen Zahlweise wird eine Jahresrechnung am 02.05. erstellt. Auf dieser werden Buchungen von April bis Juni auf den 30.06. fällig gestellt. Die Buchungen zwischen Juli und September werden fällig gestellt auf den 30.09.

Wurden mehrere Zahlweisen definiert, wird die Zahlweise wirksam, welche dem Rechnungsdatum am nächsten liegt. Immer dann, wenn die ursprünglich geplante Fälligkeit nicht mehr erreicht werden kann, wird geprüft, ob es eine andere Zahlweise gibt, bei der eine Fälligkeit noch vor der nächstmöglichen Fälligkeit in der ursprünglichen Zahlweise liegt.

Beispiel: Kann die Fälligkeit 01.05. nicht mehr erreicht werden, würde das Programm den 01.06. zuweisen. Gibt es eine weitere Zahlweise mit der Fälligkeit 15.05, so wird diese Fälligkeit zugewiesen, da diese früher zu erreichen ist als der 01.06.

Falls dieses Verhalten nicht gewünscht ist, kann dieses durch das Eingeben eines Datums in dem Feld Nachträge fällig zum unterbunden werden. iMikel verwendet dann für diesen Zeitraum die in dieses Feld eingetragene Fälligkeit und ignoriert die anderen Zahlweisen. Als Frist in Tagen wird der Zeitraum verstanden, der zwischen der Rechnungserstellung und der Fälligkeit der Gebühren liegt. Diese Frist sollte innerhalb einer Zahlweise immer gleich sein.

Beispiel: Wird für die Fälligkeit 15.06. eine Frist von 14 Tagen angebenem, werden Beträge mit einem Buchungsdatum bis zum 01.06. am 15.06. fällig gestellt. Buchungen nach dem 01.06. haben die Frist von 14 Tagen überschritten und werden deshalb automatisch zum nächsten Fälligkeitstermin fällig gestellt.

Sollen nachträgliche Gebühren sofort fällig werden (mit der Ursprungsfälligkeit verrechnet) und nicht erst zur nächstmöglichen Fälligkeit, ist als Frist in Tagen eine Zahl mit Minuszeichen einzusetzen (z. B. -1000). Eine Frist von -1000 bedeutet, dass die jeweilige Fälligkeit auch noch 1000 Tage nach ihrem Verstreichen angesprochen werden darf.

Beispiel: Tragen Sie am 15.09. eine gebührenpflichtige Belegung ein, die bereits am 01.08. begonnen hat, ist der nächste Fälligkeitstermin bei einer Frist von fünf Tagen der 01.10. Am 01.10. werden die Gebühren für den Zeitraum vom 01.08. bis 01.10. fällig, mit -1000 bereits zum 01.09.

In der nachfolgenden Tabelle sind beispielhaft die von iMikel ermittelten Fälligkeitstermine bei verschiedenen Fristen aufgeführt.

Sollzugänge und Sollabgänge

Die monatlich zu entrichtende Gebühr, die Unterrichtsteilnehmer zu bezahlen haben, wird als Sollzugang bezeichnet. Wenn Kontoinhaber die Teilnahme an einer Veranstaltung bezahlt haben, sie aber schließlich nicht erscheinen können, überweist die Musikschule ihnen das Geld zurück. Es entsteht ein sogenannter Sollabgang. Auf die hier eingetragenen Zahlweisen und Fälligkeiten der Sollzu- und Sollabgänge greift die Buchhaltung bei der Erstellung der Rechnungen zurück.

Sollabgänge können anders verrechnet werden als Sollzugänge: So kann z. B. in iMikel definiert werden, dass Überzahlungen sofort fällig werden, reguläre Gebühren jedoch erst zum ersten Tag des Monats. Diese Zahlweisen können während des Wirtschaftsjahres geändert werden. iMikel berücksichtigt diese neuen Fälligkeiten automatisch für alle zum Zeitpunkt der Anpassung noch nicht fällig gestellten Buchungen.

Neue / eigene Fälligkeit eingeben

Die Standard-Zahlweise ist für alle Kontoinhaber gültig, sofern bei ihnen in der Kontoverwaltung keine abweichende Zahlweise (unter Bank/Termine) eingegeben ist. Die Zahlweisen mit den definierten Fälligkeitsterminen können auch umgangen werden, indem der Haken gesetzt wird bei Neue/eigene Fälligkeit.

Dann wird das heutige Datum als Ausgangsdatum (bzw. alternativ das in iMikel eingestellte Datum) gewählt und die Frist in Tagen addiert.

Beispiel: Wenn Sie am 15.08. bei einer monatlichen Zahlweise und einer Frist von fünf Tagen eine Rechnung erstellen, dann ist die nächste Fälligkeit der 01.09. Wenn Sie die Ankreuzbox Neue/eigene Fälligkeit gewählt haben, wird der Betrag nicht zum 01.09. fällig, sondern zum 20.08. (15.08. + 5 Tage = 20.08).

Mit Klick auf den Pfeil neben der Bezeichnung können alle Kontoinhaber aufgerufen werden, die nach dieser Zahlweise die Gebühren zu entrichten haben.

Es werden in der Kontoverwaltung alle Zahlungspflichtigen aufgelistet, bei denen diese Zahlweise explizit zugeordnet ist.