Auswertungen verwalten

Im Statistikmodul können Sie zu einem Bericht beliebig viele Auswertungen erstellen. Wie einfach Sie Auswertungen verwalten können, zeigt Ihnen dieses Kapitel.

Auswertung erstellen

Eine Auswertung können Sie erzeugen, indem Sie unter Auswertungen auf das Plus klicken.

Die Auswertung erhält automatisch die Bezeichnung meine neue Statistik. Die Bezeichnung können Sie jederzeit anpassen.

Unter Einstellungen können Sie dann zunächst eine Quelle für Ihre neue Auswertung festlegen (z. B. Unterrichtsverwaltung - Belegungen).

Abhängig davon, welche Quelle Sie ausgewählt haben, wird iMikel Ihnen nach der Auswahl unterschiedliche Unterteilungen anbieten. Diese erscheinen rechts daneben in einem weiteren Auswahlmenü. Wählen Sie dort aus, wonach die zu berechnenden Ergebnisse zu unterteilen sind. Wählen Sie als Quelle beispielsweise Unterrichtsverwaltung - Belegungen und als Unterteilung Unterrichtsart.

Darstellungsinformation: Unterteilungen mit Schrägstrich in der Bezeichnung zeigen Ihnen an, dass die Ergebnisse in mehreren Ebenen unterteilt werden.

Sie können auch auf eine weitere Unterteilung verzichten; in diesem Fall lassen Sie die Vorauswahl ohne aktiv.

Anwendungsbeispiele:

• Für die Quelle Unterrichtsverwaltung - Belegungen ohne Unterteilung wird Ihnen die Berechnung automatisch die Gesamtzahl der Belegungen je Zeitraum und Zeitraumunterteilung präsentieren.
• Für die Quelle Unterrichtsverwaltung - Belegungen mit der Unterteilung Fach, wird Ihnen in der Berechnung die Anzahl der Belegungen je Fach dargestellt.

Unterhalb der auszuwählenden Quelle können zwei Optionen durch das Setzen eines Hakens aktiviert werden.

Die Option Auswertung zum Stichtag je Zeitraum/Turnus-Beginn bewirkt, dass die Berechnung zum ersten Tag des ausgewählten Zeitraums erfolgen wird.

Anwendungsbeispiel: Sie hinterlegen als Zeitraum ein komplettes Kalenderjahr. Bei der Berechnung wird nur der Stand zum 01. Januar berücksichtigt.

Die Option Ergebnisse außerhalb des vorgegebenen Zeitraums löschen prüft bei einer Neuberechnung, ob diese Auswertung bereits zu einem früheren Zeitpunkt mit einem anderen Zeitraum oder zu einem anderen Stichtag berechnet wurde. Ist dies der Fall, so werden die damals berechneten Ergebnisse gelöscht. Ist diese Option nicht aktiviert, so bleiben die zuvor berechneten Ergebnisse gespeichert und weiterhin über den Karteireiter Ergebnis einsehbar.

Anwendungsbeispiel: Sie nutzen dieselbe Auswertung für eine regelmäßige monatliche Statistik, möchten jedoch nicht mehr die Ergebnisse des Vormonates präsentiert bekommen.

Sie haben die Möglichkeit, im unteren Bereich der Vorgaben die Auswertung auf bestimmte Suchbegriffe einzugrenzen. Wählen Sie hierzu zunächst ein Suchfeld aus.

Legen Sie anschließend den Suchbegriff fest.

Anwendungsbeispiel: Wählen Sie als Suchfeld Fach aus und geben Sie dann als Suchbegriff Violine ein. In einer Auswertung, welche die Anzahl der Belegungen berechnet, werden dann nur noch die Belegungen berücksichtigt, deren Fachbezeichnung den Begriff Violine enthält.

Die bei Suchfeld angebotenen Möglichkeiten sind abhängig davon, welche Quelle im oberen Bereich der Vorgaben ausgewählt wurde. Die erwähnte Möglichkeit, das Ergebnis auf ein bestimmtes Fach einzugrenzen, wird Ihnen beispielsweise angeboten, wenn Sie als Quelle Unterrichtsverwaltung - Belegungen eingestellt haben. Haben Sie hingegen Buchhaltung - Zahlungseingänge ausgewählt, lassen sich die Ergebnisse nicht auf ein bestimmtes Fach eingrenzen. Stattdessen bietet Ihnen iMikel nun im Suchfeld andere, zur Quelle passende Auswahlmöglichkeiten an.

Sie können den Suchbegriff auch dafür verwenden, um gezielt Bereiche aus dem Ergebnis Ihrer statistischen Auswertung auszuschließen. Geben Sie dazu vor den Suchbegriff ein kleiner als- und ein größer als-Symbol direkt hintereinander ein ("<>").

Anwendungsbeispiel: Geben Sie für das Suchfeld Fach den Suchbegriff <> Violine ein, so wird iMikel beim Ergebnis der Auswertung alle Fächer ausschließen, die in ihrem Namen den Begriff Violine tragen.

Möchten Sie mehrere Suchbegriffe eingeben, so trennen Sie diese durch ein Semikolon. Sie können so die Suche auf mehrere Begriffe eingrenzen oder auch mehrere Begriffe ausschließen.

Unterhalb der Felder für Suchfeld und -begriff können Sie die Ergebnisse auch nach einer Formel eingrenzen. Dann bekommen Sie zum Beispiel nur die Werte angezeigt, die einen Mindestwert erreichen. Dafür tragen Sie die entsprechende Formel in das Feld ein. Rechts daneben haben Sie die Möglichkeit, die berechneten Werte automatisch umrechnen zu lassen.

Anwendungsbeispiel: Erstellen Sie eine Auswertung auf Basis der Quelle Unterrichtsverwaltung - Termindaten (Minuten), so wird das berechnete Ergebnis in Minuten dargestellt. Wünschen Sie eine Darstellung in Unterrichtseinheiten à 45 Minuten, so können Sie an dieser Stelle durch die Eingabe von /45 erwirken, dass das Ergebnis durch 45 geteilt dargestellt wird.

Gebühren und Buchungen auswerten

Möchten Sie eine Auswertung erstellen, deren Ergebnis Ihnen in Geldbeträgen dargestellt wird, können Sie unter Statistik > Auswertungen > Einstellungen einen Betrachtungszeitpunkt definieren. Sie können entweder die berechneten oder die fällig gestellten Beträge betrachten.

Der Monat, für den eine Gebühr berechnet wurde, hat nicht zwangsläufig dem Monat zu entsprechen, in dem diese Gebühr fällig gestellt wurde, also vom Kunden zu bezahlen ist. Je nachdem, welche Vorgaben von Ihnen vorgenommen wurden (Einstellungen der Zahlweisen), werden nachträgliche Änderungen der Gebühr eines Monats entweder mit der Ursprungsfälligkeit oder aber mit der nächstmöglichen Fälligkeit verrechnet.

Anwendungsbeispiel: Eine Lehrkraft teilt Ihnen im Januar mit, dass ein Schüler bereits seit Dezember des Vorjahres am Unterricht teilnimmt. Nach der Gebührenberechnung erstellen Sie eine Rechnung. Der Zahlungspflichtige des Kindes hat die nachgeforderten Gebühren des Dezembers zusammen mit der Januargebühr im Januar zu bezahlen.

Eine Auswertung der Unterrichtsgebühren des vergangenen Jahres (einschließlich Dezember) würde die Gebühren, die für diesen Schüler für den Dezember berechnet wurden, dann entweder berücksichtigen oder nicht. Sie können wie folgt vorgehen.

• Erstellen Sie eine Auswertung für das vergangene Jahr mit der Option Zeitpunkt der Leistungserbringung, so berücksichtigt iMikel die Gebühren, die für das vergangene Jahr berechnet wurden - unabhängig davon, wann diese fällig gestellt wurden. Eine solche Auswertung würde die Dezembergebühren in der Gesamtsumme berücksichtigen.

• Erstellen Sie eine Auswertung für das vergangene Jahr mit der Option Zeitpunkt der Fälligkeit, so berücksichtigt iMikel die Gebühren, die im vergangenen Jahr fällig wurden. Da die Dezembergebühren erst im Folgemonat Januar fällig werden (der vom Zeitraum der Auswertung nicht umschlossen wird), sind diese Gebühren nicht in der Gesamtsumme dabei. Die Dezembergebühren würden dann erst bei einer Auswertung des laufenden Jahres berücksichtigt.

Vergleichen Sie nur Ergebnisse miteinander, welche sich auf den gleichen Betrachtungszeitpunkt beziehen. Ansonsten kann es passieren, dass Gebühren in mehr als einer Periode berücksichtigt werden.

Auswertung nach Altersstufen

Die Belegungen lassen sich nach Altersstufen unterteilt darstellen. Dazu wählen Sie unter Statistik > Auswertungen > Einstellungen als Quelle Unterrichtsverwaltung - Belegungen und als Unterteilung Teilnehmer Altersstufen aus.

Die Alterstufen, die hier verwendet werden, können Sie frei vorgegeben.

Auswertung berechnen

Eine einzelne Auswertung können Sie ganz leicht berechnen lassen. Klicken Sie hierzu unter Statistik > Auswertungen auf Neu berechnen.

Berechnungsinformation: Je nachdem, wie aufwändig Ihre Auswertung gestaltet wurde und wie lang der zu berechnende Zeitraum eingestellt ist, kann die Berechnung einer Auswertung auch mehrere Minuten beanspruchen. Dies ist auch abhängig davon, über welche Leistung der bei Ihnen eingesetzte Server und Ihr Arbeitsrechner verfügen.

Nutzen Sie iMikel in einer Netzwerkversion, so wird automatisch für die Berechnung der Auswertung ein CronJob angelegt und Ihr Server startet die Berechnung. Unten zeigt Ihnen iMikel dann den aktuellen Stand der Berechnung durch den Server an.

Während die Berechnung erfolgt, können Sie weiter in iMikel arbeiten. Sobald die Berechnung abgeschlossen ist, wechselt die Anzeige und es wird Ihnen angezeigt, wann die letzte Berechnung dieser Auswertung erfolgt ist - inklusive der dafür benötigten Zeit.

Nutzen Sie iMikel in einer Einzelplatzversion, so erfolgt die Berechnung auf Ihrem Arbeitsrechner. In diesem Fall können Sie erst dann weiter in iMikel arbeiten, wenn die Berechnung abgeschlossen ist. Wenn gewünscht, können Sie auch in einer Netzwerkversion die Berechnung auf Ihrem Arbeitsrechner direkt starten. Halten Sie dafür die Alt-Taste gedrückt, während Sie auf Neu berechnen klicken.

Mehrere Auswertungen vergleichen

Sie können verschiedene Auswertungen innerhalb eines Berichtes miteinander vergleichen. Erstellen Sie hierzu unter Statistik > Auswertungen mindestens zwei Auswertungen mit der gleichen Unterteilung. Lassen Sie dann beide Auswertungen neu berechnen.

Öffnen Sie anschließend eine der Auswertungen. Wählen Sie als Kontext die Auswertung aus, zu der Sie die aufgerufene in Kontext setzen möchten.

Sobald bei Kontext eine andere Auswertung ausgewählt wurde, startet direkt die Berechnung/der Vergleich.

Anwendungsbeispiel: Erstellen Sie zwei Auswertungen für das vergangene Schuljahr - Unterrichtsverwaltung - Neuzugänge mit der Unterteilung Instrument und Unterrichtsverwaltung - Abgänge mit der Unterteilung Instrument. In der Auswertung für die Zugänge wählen Sie über den Karteireiter Ergebnis als Kontext die Auswertung der Abgänge aus. Nach der Neuberechnung zeigt Ihnen iMikel die Anzahl der Zugänge (Schüler, die erstmalig die Musikschule besuchen) im Verhältnis zu den Abgängen (Schüler, welche die Schule verlassen haben) an. Die weitere Unterteilung je Instrument erlaubt dann eine Beurteilung der Fluktuation der Belegungen je Instrument.

Auswertung duplizieren oder löschen

Unter Statistik > Auswertungen können Sie auf den Stift bei der Bezeichnung klicken.

Über Duplizieren erstellt iMikel innerhalb des Berichtes, in dem Sie sich gerade befinden, eine Kopie der gerade aufgerufenen Auswertung.

Diese Funktion können Sie nutzen, wenn Sie innerhalb eines Berichtes mehrere Auswertungen erzeugen möchten, die sich nur in Details unterscheiden.

Anwendungsbeispiel: Möchten Sie in einem Bericht mehrere Auswertungen erstellen, deren Ergebnis jeweils auf ein Fach eingegrenzt wird, so können Sie nach dem Erstellen der ersten Auswertung diese beliebig duplizieren. In den Duplikaten passen Sie dann jeweils die Bezeichnung und den gewünschten Suchbegriff an.

Über Löschen können Sie die aufgerufene Auswertung inklusive der für diese Auswertung berechneten Ergebnisse löschen.

Hinweis bezüglich „Gendern“: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter. Die verkürzte Sprachform hat nur redaktionelle Gründe und beinhaltet keine Wertung.