SEPA-Mandate beenden nach 36 Monaten ohne Verwendung

zurück zur Wiki-Übersicht

Einleitung

Ein SEPA-Lastschriftmandat ist grundsätzlich unbefristet gültig. Wird ein SEPA-Mandat jedoch mehr als 36 Monate lang nicht in Anspruch genommen, so verfällt es. Mit jedem neuen Lastschrifteinzug erneuert sich diese Frist um weitere 36 Monate.

In iMikel können Sie SEPA-Mandate 36 Monate nach der letzten Verwendung beenden. Grundsätzlich gibt es hierbei jedoch zu bedenken, ob iMikel grundsätzlich überhaupt wissen kann, wann ein SEPA-Mandat durch die Stadtkasse zuletzt verwendet wurde. Diese Information ist von der Struktur und den Inhalten der in Ihrem Hause eingesetzten Kassenschnittstellen und evtl. vorhandenen Rückmeldungen über eine Rückschnittstelle durch die Stadtkasse abhängig.

Zur Verwendung der in iMikel vorhandenen Funktionen zur Pflege und Beendigung von SEPA-Mandaten lesen Sie bitte die folgenden Seiten und klären Sie bei Bedarf offene Fragen mit Ihrer Stadtkasse oder dem iMikel-Support.

Sie erstellen SEPA-Dateien aus iMikel?

Sofern Sie mit iMikel SEPA-Dateien erstellen, welche Sie direkt an Ihre Bank weitergeben, weiß iMikel exakt, welches SEPA-Mandat zu welcher Fälligkeit zuletzt verwendet wurde, da sämtliche Abbuchungen direkt aus iMikel ausgelöst wurden. Sie können die im Anschluss beschriebene Funktionalität zur Beendigung von Mandaten somit ohne weitere Bedenken einsetzen.

Sie setzen eine Kassenschnittstelle ein?

Wenn Sie eine Kassenschnittstelle einsetzen, ist zu klären, ob die Verwaltung der SEPA-Mandate grundsätzlich in iMikel oder auf Seite der Stadtkasse stattfindet.

a) Es gibt iMikel-Installationen, bei denen SEPA-Mandate ausschließlich in iMikel gepflegt und über eine Kassenschnittstelle an die Stadtkasse übertragen werden.

b) Es gibt iMikel-Installationen, bei denen SEPA-Mandate zwar führend in iMikel eingetragen, diese aber nicht über eine Schnittstelle, sondern auf anderem (“organisatorischen”) Weg der Stadtkasse mitgeteilt und dort ebenfalls gepflegt werden.

c) Es gibt iMikel-Installationen, bei denen SEPA-Mandate ausschließlich in der Stadtkasse verwaltet und nur “informativ” zusätzlich auch in iMikel gepflegt werden.

d) Es gibt iMikel-Installationen, bei denen SEPA-Mandate ausschließlich in der Stadtkasse verwaltet und über eine Rückschnittstelle nach iMikel übertragen werden.

e) Es gibt iMikel-Installationen, bei denen SEPA-Mandate ausschließlich in der Stadtkasse verwaltet werden und iMikel keine Informationen zu diesem Mandaten erhält.

Im Falle der Verwaltung von SEPA-Mandaten ausschließlich durch die Stadtkasse sollte die Beendigung der SEPA-Mandate auch nur durch die Stadtkasse erfolgen und wenn möglich über eine Rückschnittstelle an iMikel gemeldet werden.

In anderen Fällen klären Sie bitte vor weiteren Schritten, welche “organisatorische” Struktur bei Ihnen vorliegt. Nur in dem Fall, dass SEPA-Mandate führend in iMikel verwaltet werden, sind die folgend beschriebenen Funktionen für Sie relevant.

Hinweis: Sollten Sie Interesse an einer Rückschnittstelle für SEPA-Mandate haben, setzen Sie sich bitte mit dem iMikel-Support in Verbindung.

Beenden nicht verwendeter SEPA-Mandate nach einer Frist von 36 Monaten

Sie können SEPA-Mandate in iMikel nach Ablauf einer 36-Monate Frist manuell oder automatisiert beenden.

Öffnen Sie zunächst in der Adressverwaltung über das Menü > “Fenster” den Eintrag > “SEPA-Mandate”. Sie sehen anschließend eine Übersicht aller aktuellen, noch nicht beendeten SEPA-Mandate. Neben der Angabe der ersten und bisher letzten Verwendung des SEPA-Mandates sehen Sie die Taste “Beenden”. Diese Taste wird in zwei Farben dargestellt:

Rot: Das SEPA-Mandat ist über 36 Monate alt und seit mehr als 36 Monaten nicht verwendet worden. Es sollte somit beendet werden. Ein Klick auf die rote Beenden-Taste setzt den Status des SEPA-Mandates auf “Abgelaufen” und beendet das SEPA-Mandat zu gestern, so dass es ab heute nicht mehr verwendet wird.

Grau: Das SEPA-Mandat ist noch nicht durch die 36-Monate Frist betroffen. Trotzdem kann das SEPA-Mandat bei Bedarf über diese Taste mit einem Ende-Datum versehen werden. Ein Klick auf die graue Beenden-Taste beendet das SEPA-Mandat zu gestern, so dass es ab heute nicht mehr verwendet wird.

Die Beenden-Taste wird automatisch ausgeblendet, sobald das Mandat nicht mehr gültig, storniert, abgelaufen etc. ist.

Über die Taste “nach 36-Monate-Frist auf abgelaufen setzen” im Fußteil der Übersicht können Sie alle in der aktuellen Übersicht angezeigten und mit der roten Beenden-Taste gekennzeichneten Mandate auf “Abgelaufen” setzen und beenden.

Über die Option “Als CronJob am Server ausführen” können Sie diese Funktion automatisieren. Hierdurch werden in den täglichen CronJobs auf Ihrem Server die täglich neu betroffenen SEPA-Mandate automatisiert auf “Abgelaufen” gesetzt und beendet.

Jede Änderung eines SEPA-Mandates löst eine Mitteilung an die Stadtkasse über die Kassenschnittstelle aus, wenn das SEPA-Mandat zuvor über die Kassenschnittstelle aktiviert wurde.

Bitte bedenken Sie:

Sollten sie zum ersten Mal eine Vielzahl von SEPA-Mandaten beenden, kann dies eine große Anzahl von Änderungsmitteilungen in der Stadtkassenschnittstelle auslösen. Sollten Sie sich nicht sicher sein, ob auf Seite der Stadtkasse eine Verarbeitung möglich ist, können Sie die Beendigung von Mandaten zunächst für eine geringe Anzahl von Mandaten testen.
Sie können hierzu über die Ausschließen-Taste einen teil der Mandate ausschließen und nur für eine geringe Anzahl von SEPA-Mandaten mit einem Klick auf die Taste “Nach 36 Monate Frist auf abgelaufen setzen” die Beendigung durchführen. Oder Sie beenden eine geringen Anzahl von SEPA-Mandaten über die rote Beenden-Taste.