Der Verwendungsnachweis

Über die FileMaker-Menüleiste können Sie unter Fenster > Verwendungsnachweise Verwendungsnachweise öffnen und erstellen.

Die Funktion berechnet die Jahreswochenstunden der Verträge sowie des Unterrichts und ermittelt den Durchschnitt (Jahreswochenstunde). Daneben berechnet die Funktion die Summe aller wirklich vorhandenen Termine, also statt des Durchschnitts die exakten Summen inkl. Berücksichtigung der Ferien und Feiertage. Die Funktion berechnet somit nicht die 39-Wochen-Regel des VdM-Berichtes, sondern die exakt erteilten Stunden innerhalb des definierbaren beliebigen Zeitfensters (Schuljahr, Kalenderjahr, Quartal etc).

Es können für verschiedene Kalender- oder Schuljahre beliebig viele Auswertungspakete erstellt werden, welche jeweils einen beliebigen Auswertungszeitraum haben können. Je Auswertung kann eine Bemerkung eingetragen werden.

Über die Plus-Taste kann eine neue Auswertung erstellt und der gewünschte Zeitraum festgelegt werden, für welchen ein Verwendungsnachweis zu berechnen ist.

Der Zeitraum wird zur Vereinfachung zunächst mit dem aktuellen Kalenderjahr gefüllt, kann aber bei Bedarf angepasst werden. Sobald die Eingabe bestätigt wird, wird für alle Lehrkräfte, die in diesem Zeitraum einen Status haben, ein Eintrag im Verwendungsnachweis erzeugt und der Server beginnt mit der Berechnung.

Bei einer Einzelplatzversion von iMikel kann das Erstellen des Verwendungsnachweises länger dauern, da dieser lokal berechnet wird.

Ausgerechnet werden auf der linken Seite die Jahreswochenstunden, tagesgenau ermittelt aus Verträgen, Unterricht etc. Hat eine Lehrkraft z. B. in einem Jahr von Januar bis März einen Vertrag über zehn Stunden und anschließend einen Vertrag über 30 Stunden, berechnet iMikel 1.1.2021 bis 31.3.2021 = 90 Tage und 1.4.2021 bis 31.12.2021 = 275 Tage, also ((90 _ 10) + (275 _ 30)) / 365 und gibt als Vertrag 25,07 Jwstd. an.

Da die Berechnung tagesgenau erfolgt, ist es möglich, Verträge und Unterricht mitten im Monat zu ändern, zu erweitern oder zu beenden. Auch Ummeldungen im Unterricht oder zweiwöchentliche Vertretungen oder Teamteaching werden exakt eingerechnet.

Die Basis unter Anrechnung sind die in der Unterrichtsverwaltung unter Veranstaltungen > Lehrkraft angegebenen Zeiten in den Feldern Dauer, Zusatz und Faktoren. Auch dort erfolgt eine tagesgenaue Umrechnung in Jahreswochenstunden.

Neben den nach o. g. Methode berechneten Jahreswochenstunden werden auch die tatsächlich erteilten Unterrichtstermine inkl. Berücksichtigung der Ferien angezeigt. Dort wird die Anzahl der Termine und die Gesamtdauer (der Termine) dargestellt.

Der rechte Teil zeigt also nicht den Durchschnitt (Jahreswochenstunde), sondern die exakte Summe aller geleisteten Termine. Dabei wird auch berücksichtigt, dass eine Lehrkraft z. B. eine einmalige Vertretung eines Kollegen übernommen hat.

Dauer der Unterrichtstermine

In der Spalte Unterrichtstermine > Dauer wird die Dauer berücksichtigt, die in der Unterrichtsverwaltung unter Veranstaltungen > Termin eingetragen ist. Wenn der Unterricht also von 10:00 bis 10:45 Uhr stattfindet, sind dies 45 Minuten. Diese werden mit der Anzahl der erteilten Termine multipliziert. Dies entspricht also der exakt vor Schüler erteilten Zeit unter Berücksichtigung von Ferien etc.

Dauer (Anrechnung)

In der Spalte Unterrichtstermine > Anrechnung > Dauer & Zusatz wird die Dauer mit Zusatz (inkl. Faktoren) berücksichtigt, die in der Unterrichtsverwaltung unter Veranstaltungen > Lehrkraft eingetragen ist, und mit der Anzahl der erteilten Termine multipliziert. Dies entspricht also der exakt für alle Termine den Lehrkräften anzurechnenden Zeit inkl. der dort hinterlegten Zusatzzeiten und Faktoren unter Berücksichtigung von Ferien etc.

Verwendungsnachweis verarbeiten

Ist ein neuer Verwendungsnachweis angelegt und erstmalig vom Server durchgerechnet, so wird dieser immer automatisch vom Server über die Deputate-CronJobs aktualisiert, sobald in der Unterrichtsverwaltung ein Schüler verändert wird. Ein einmal erzeugter Verwendungsnachweis ist somit immer aktuell. Während der Server eine Lehrkraft aktualisiert, wird im Verwendungsnachweis immer ein kleines Warndreieck neben der Lehrkraft angezeigt. Dieses wird ausgeblendet, sobald eine Berechnung abgeschlossen ist.

Über die FileMaker-Menüleiste öffnen Sie die Zusammenfassung der Verwendungsnachweise. Details je Lehrkraft können Sie einsehen, indem Sie auf den Pfeil klicken.

Im Fußteil zeigt die Übersicht die entsprechenden Summen an. Es sind somit die Summe aller Jahreswochenstunden, die Gesamtsumme aller erteilten Unterrichtstermine inkl. Berücksichtigung der Ferien etc. zu sehen.

Über die Tasten im Kopfteil kann die Übersicht gedruckt oder z. B. auch als Excel-Datei exportiert werden.

Über einen Klick auf die Werte in den Feldern Dauer, Zusatz, Termine Anzahl etc. kann direkt in die Unterrichtsverwaltung gesprungen und die zu Grunde liegenden Veranstaltungen aufgerufen werden.

Jeder Verwendungsnachweis wird in einem separaten Fenster geöffnet. Somit kann die Übersicht direkt neben die Personal- oder Unterrichtsverwaltung gelegt werden.

Aus redaktionellen Gründen wird nur der Begriff Personalverwaltung verwendet (statt Lehrkräfte-/Personalverwaltung).

Hinweis bezüglich „Gendern“: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter. Die verkürzte Sprachform hat nur redaktionelle Gründe und beinhaltet keine Wertung.