Einstellungen

In der Personalverwaltung stehen Ihnen einige Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung.

Redaktionelle Information: Es wird nur der Begriff Personalverwaltung verwendet (statt Lehrkräfte-/Personalverwaltung).

Folgend stellen wir Ihnen die verschiedenen Einstellungen vor.

Deputate

Unter Personal > Einstellungen > Deputate automatische Deputatsberechnung ist in iMikel individuell konfigurierbar.

Berechnungszeitraum

Sie können unter Personal > Einstellungen > Deputate sowohl den Zeitraum, für welchen das Deputat zu berechnen ist, als auch viele weitere Parameter festlegen. Der Zeitraum ist unabhängig von Ihrem Haushalts- oder Schuljahr sowie sonstigen Zeiträumen für Rechnungsläufe oder die Gebührenberechnung. Somit ermöglicht iMikel es Ihnen, bereits jetzt zukünftige Deputate berechnen zu lassen.

Unterricht ab diesem Status anrechnen

Sie können unter Personal > Einstellungen > Deputate auch festlegen, ab welchem Status der Unterricht im Deputat Ihrer Lehrkräfte berücksichtigt wird. So zum Beispiel ab dem grauen Status, wobei nur gebührenrelevante Veranstaltungen berücksichtigt werden – oder bereits ab dem gelben Status, also einschließlich der Veranstaltungen, welche sich aktuell noch in der Einteilungsphase befinden.

Anzahl der Minuten pro Unterrichtseinheit

Zudem können Sie unter Personal > Einstellungen > Deputate eingeben, wie viele Minuten Sie als Unterrichtseinheit betrachten. Dieser Wert ist beliebig definierbar. In unserem Beispiel haben wir festgelegt, dass eine Unterrichtseinheit 45 Minuten entspricht.

Darstellungsform Deputate

Es gibt zwei verschiedene Darstellungsformen der Deputate. Tragen Sie unter Personal > Einstellungen > Deutate eine 1 oder eine 2 ein, um eine der beiden Darstellungen zu aktivieren.

• Beispiel zu 1: 8,5
• Beispiel zu 2: 8h 30m

Faktoren in Deputatsberechnung berücksichtigen

In der Unterrichtsverwaltung können die Dauer des Unterrichts und die des Zusatzes mit Faktoren multipliziert werden. Wenn diese Faktoren in die Deputatsberechnung aufzunehmen sind, aktivieren Sie unter Personal > Einstellungen > Deputate diese Option.

Anteil Gruppenunterricht zeitgewichtet berechnen

Aktivieren Sie unter Personal > Einstellungen > Deputate diese Option, wenn das Verhältnis aus Einzelunterricht und Gruppenunterricht pro Lehrkraft auf der Unterrichtslänge in Min. basiert und nicht auf der Anzahl der Unterrichtseinheiten.

Verträge auf Areale buchen

Aktivieren Sie unter Personal > Einstellungen > Deputate diese Option, wenn Sie grundsätzlich die Möglichkeit haben möchten, das mit der Lehrkraft vereinbarte Vertragssoll auf verschiedene Areale planmäßig verteilen zu können.

Diese Arealzuteilung können Sie unter Verträge > Deputat vornehmen. Ist diese Option aktiviert, wird in der Auslastungsübersicht neben der Lehrkraft ein Ausrufezeichen angezeigt, wenn die Lehrkraft überbucht ist. Über die Sortiertaste in der Kopfzeile der Auslastungsübersicht können die überbuchten Lehrkräfte an den Anfang der Liste sortiert werden.

Anrechnungsdauer mit der Anzahl von Terminen multiplizieren

Aktivieren Sie unter Personal > Einstellungen > Deputate diese Option, wenn Sie möchten, dass die Dauer des Unterrichtes mit den tatsächlich stattgefundenen Terminen multipliziert wird. iMikel berechnet dann die reale Dauer des gegebenen Unterrichtes und es erfolgt keine Pauschalberechnung in Jahreswochenstunden.

Ferien und Abwesenheiten in Deputat (Kalenderwochendarstellung) berücksichtigen

Sie können unter Personal > Einstellungen > Deputate auch optional aktivieren, dass Ferien und Abwesenheiten im Deputat berücksichtigt werden.

Abwesenheiten reduzieren Soll (sonst Abrechnung als Ist)

In Kombination mit der zuerst genannten Option können Sie festlegen, ob die Abwesenheiten das Soll reduzieren oder als Ist abgerechnet werden.

Saldo in Deputaten auf angezeigten Zeitraum beschränken

In der Personalverwaltung können Sie unter Personal > Einstellungen > Deputate die angezeigten monatlichen Deputate auf einen Zeitraum eingrenzen. Über das Aktivieren dieser Option wird definiert, dass sich die Summe der Deputate aus der Summe der angezeigten Werte zusammensetzt.

Saldo auf die hier angegebene Anzahl Monate umrechnen

Sie haben unter Personal > Einstellungen > Deputate die Möglichkeit, die Anzahl der Monate einzugeben, auf welche die Summe des angezeigten Saldos optional verteilt wird. Es wird Ihnen dann in der Ansicht des Deputat die Summe als Durchschnittswert angezeigt.

Umrechnungsfaktor

Der Saldo des Deputats kann über einen Faktor umgerechnet werden. Tragen Sie unter Personal > Einstellungen > Deputate den gewünschten Faktor ein.

Ersetzungen

Unter Personal > Einstellungen > Deputate kann eine Ersetzungstabelle definiert werden. Darüber können Sie festlegen, dass z. B. das Ist im Monat August auf Basis des Monats September berechnet werden soll. Die Ersetzung ist dabei für Soll und/oder Ist definierbar.

Über diese Funktion haben Sie z. B. die Möglichkeit festzulegen, dass im Monat August der Unterricht aus dem Monat September angerechnet wird, weil z. B. viele Kurse erst im September nach den Sommerferien beginnen und Sie ein Minus im August verhindern möchten.

Arbeitszeitkonto

Sie haben auch die Möglichkeit, Arbeitszeitkonten zu verwenden.

Hierbei stehen Ihnen verschiedene Modelle zur Verfügung:

• Alle Arbeitszeiten
• Nur Zusatzzeiten
• Ferienüberhang

Folgend stellen wir die Modelle einzeln vor.

Alle Arbeitszeiten

Das Arbeitskonto-Modell Alle Arbeitszeiten arbeitet parallel zum Deputat. Mitarbeiter erfassen ihre vollständigen Arbeitszeiten. Diese werden nicht im Deputat angerechnet.

Nur Zusatzzeiten

Beim Arbeitskonto-Modell Nur Zusatzzeiten werden ausschließlich Zusatztätigkeiten erfasst und zusätzlich zu den vorhandenen Unterrichtsdaten im Deputat angerechnet. Ein Soll-Ist-Abgleich wird im Deputat ausgewiesen.

Ferienüberhang

Das Arbeitskonto-Modell Ferienüberhang basiert auf dem Hamelner Modell: Hierbei wird der Ferienüberhang einer vollbeschäftigten Lehrkraft als Pool in Form von Unterrichtsstunden und Zeitstunden (für Veranstaltungstätigkeiten) vorgegeben. Bei teilbeschäftigten Lehrkräften wird diese Vorgabe automatisch entsprechend des Vertragsanteils umgerechnet. Zu diesem Pool wird ein evtl. vorhandenes Saldo aus dem Deputat addiert. Hierdurch werden z. B. bereits zu viel geleistete Unterrichtsstunden angerechnet und vom Ferienüberhang-Pool abgezogen.

Deputatseinstellungen speichern

Haben Sie sämtliche Einstellungen unter Personal > Einstellungen > Deputate Ihren Anforderungen angepasst, klicken Sie auf „Deputate aktualisieren“, wodurch die Berechnung auf Ihrem Server startet.

Status

Jede Lehrkraft muss einen Status haben, damit er in iMikel in der Unterrichtsverwaltung verfügbar ist. Diesen Status vergeben Sie in der Personalverwaltung unter Verträge > Status. Die Status definieren Sie in den Einstellungen der Personalverwaltung.

Klicken Sie in der Kopfleiste auf das Plus, können Sie einen neuen Status hinzufügen.

Vergeben Sie einen Status! Jede Lehrkraft muss einen Status erhalten, damit die Person in der Unterrichtsverwaltung als Lehrkraft ausgewählt werden kann. Über die Suchlupe werden in der Personalverwaltung nur die Personen aufgerufen, die über einen Status verfügen. Diese Personen sind als aktiv zu bezeichnen. Die Suchfunktion in der Personalverwaltung beschränkt sich auf die Suche nach aktiven Personen.

Je Statusvorgabe kann bei Bedarf auch angehakt werden, ob Lehrkräfte mit diesem Status als freie Mitarbeiter im Berichtsbogen gezählt werden. Auch kann bei Bedarf je Statusvorgabe eingestellt werden, ob Ferien/Abwesenheiten einen Einfluss auf das Deputat haben.

Kategorien (Verträge und Tätigkeiten)

Unter Personal > Einstellungen > Kategorien (Verträge und Tätigkeiten) definieren Sie jegliche Vertragskategorien, die Sie für die Erstellung von Verträgen benötigen. Sie können z. B. eine Bezeichnung, Kurzform sowie Beschreibung eingeben.

Unterrichtsbezogene Anrechnungszeit (VdM)

Außerdem können Sie unter Personal > Einstellungen > Kategorien (Verträge und Tätigkeiten) festlegen, dass Ist-Buchungen als unterrichtsbezogen im VdM-Bericht angerechnet wird. Dies kann beispielsweise die Leitung eines Ensembles betreffen.

Anteilige Berechnung zulassen

Ist der Haken bei Personal > Einstellungen > Kategorien (Verträge und Tätigkeiten) > Anteilige Berechnung zulassen nicht gesetzt, wird immer der volle Monat bei der Deputatsberechnung berücksichtigt, auch wenn eine Lehrkraft erst am 15. des Monats beginnt. Aktivieren Sie diese Option, wenn die Berechnung anteilig erfolgen soll.

Als Rüstzeit multiplizieren

Unter Personal > Einstellungen > Kategorien (Verträge und Tätigkeiten) kann die Raumrüstzeit in der Berechnung berücksichtigt werden.

Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

1. Legen Sie eine neue Kategorie an und aktivieren Sie die Option als Rüstzeit multiplizieren.
2. Legen Sie unter Personal > Beschäftigung > Zusatzdeputate einen neuen Eintrag dieser Kategorie an. Tragen Sie die gewünschte Dauer der Rüstzeit ein, z. B. fünf Minuten.
3. Pro verwendeten Raum wird der betreffenden Lehrkraft die angegebene Rüstzeit als IST-Buchung gutgeschrieben. Diese Anrechnung erfolgt automatisch.

Sie können auch aktivieren, dass Fahrtzeiten bei einem Ortswechsel berücksichtigt werden.

Vertragsstatus

Jedem Vertrag können Sie einen der unter Personal > Einstellungen > Vertragsstatus definierten Bezeichnungen als Vertragsstatus vergeben.

Die Einträge werden im entsprechenden Einblendmenü bei der Eingabe von Verträgen angeboten. Das Besondere an dem Vertragsstatus ist, dass Sie diese mit individuellen Farben kennzeichnen können. Klicken Sie einfach auf das Feld Farbe bzw. Hintergrundfarbe und wählen eine passende Kombination aus.

Vergütungsarten

Unter Personal > Einstellungen > Vergütungsarten können Sie Vergütungsarten generieren, die für die Erstellung der VdM-Statistik relevant sind.

Sie können dabei beliebige Bezeichnungen und Beschreibungen formulieren. Jeder Vergütungsart ordnen Sie eine VdM-Bezeichnung aus dem Einblendmenü des Feldes VdM-Zuteilung zu. In der VdM-Statistik werden u. a. pro VdM-Kategorie die Anzahl entsprechender Verträge bestimmt. In der Personalverwaltung müssen Sie deshalb jedem Lehrkraftvertrag die korrekte Vergütungsart zuordnen, wenn diese in die VdM-Statistik aufzunehmen ist.

Abwesenheiten

Um die Abwesenheit von Lehrkräften einheitlichen Kategorien zuzuordnen, können Sie unter Personal > Einstellungen > Abwesenheiten Kategorien beliebig viele Abwesenheitskategorien definieren.

Diese Kategorien wählen Sie aus, wenn Sie die Abwesenheit einer Lehrkraft dokumentieren. Über Neu können Sie eine neue Kategorie zu erstellen.

Geben Sie eine Bezeichnung sowie eine Kurzform ein.

In iMikelGo/App verfügbar

Sofern iMikelGo/die App bei Ihnen im Einsatz ist, können Sie unter Personal > Einstellungen > Abwesenheiten Kategorien über die Option in iMikelGo/App verfügbar festlegen, welche Kategorien für die iMikelGo-/App-Anwender zur Verfügung stehen sollen.

Unterricht nicht möglich (auch bei Zweitlehrkraft/Teamteaching)

Über die Option Unterricht nicht möglich (auch bei Zweitlehrkraft/Teamteaching) können Sie unter Personal > Einstellungen > Abwesenheiten Kategorien je Abwesenheitskategorie festlegen, dass ein Ausfall auch dann erzeugt werden soll, wenn nur eine der beteiligten Lehrkräfte diese Abwesenheitskategorie meldet.

Zeitraum nicht vergüten

Wenn eine Honorarkraft z. B. infolge einer Konzertreise abwesend ist, wählen Sie unter Personal > Einstellungen > Abwesenheiten Kategorien ggf. die Option Zeitraum nicht vergüten. Damit wird der Lehrkraft der Zeitraum, in dem die Unterrichtstermine aufgrund der Konzertreise ausfallen, nicht vergütet.

Ausfälle bei Rückerstattungen einbeziehen

Aktivieren Sie unter Personal > Einstellungen > Abwesenheiten Kategorien die Option Ausfälle bei Rückerstattungen einbeziehen, wenn Sie möchten, dass Ausfälle mit dieser Kategorie bei Ihrer Regelung bezüglich der Rückerstattung berücksichtigt werden.

Ausfälle sofort erstatten

Wenn Sie in den Einstellungen der Fächerverwaltung unter Tarife > Ausfallperioden einen Wert größer als Null eingegeben haben, können Sie unter Personal > Einstellungen > Abwesenheiten Kategorien"außerdem einen Haken bei Ausfälle sofort erstatten setzen. Dann werden Ausfälle mit dieser Kategorie unabhängig von den Ausfallperioden sofort erstattet.

Quotient

Tragen Sie unter Personal > Einstellungen > Abwesenheiten Kategorien einen Quotienten ein, um festzulegen, wie viel pro Ausfall erstattet wird. Tragen Sie beispielsweise 0,3 ein, um ein Drittel der Monatsgebühr pro Ausfall erstatten zu lassen.

Wertigkeit

Über die Wertigkeit kann unter Personal > Einstellungen > Abwesenheiten Kategorien definiert werden, ob z. B. die Kategorie Lehrkraft krank einen bereits vorhandenen Eintrag mit der Kategorie Schüler fehlt entschuldigt überschreibt. Dabei gilt: Je höher die eingetragene Zahl, desto höherwertiger ist die Kategorie. Zudem kann über die Wertigkeit definiert werden, wie eine bestimmte Kategorie behandelt wird, wenn in der Unterrichtsveranstaltung eine Vertretungslehrkraft hinterlegt ist.

Öffentliche Darstellung

Unter Öffentliche Darstellung lässt sich unter Personal > Einstellungen > Abwesenheiten Kategorien bei Bedarf eine abweichende Bezeichnung der Kategorie definieren.

Sofern Sie die Musikschul-App einsetzen, können Sie je Abwesenheitskategorie festlegen, wie diese in der App angezeigt wird.

Sofern das iMikel-Terminal bei Ihnen im Einsatz ist, kann je Ausfallkategorie ein Hinweis im Terminal als Standardvorgabe definiert werden. Diese Standardvorgabe wird bei einer Abwesenheit nur dann im Terminal dargestellt, wenn bei der Erfassung einer Abwesenheit durch die Schule kein eigener Text eingegeben wurde.

Da der Hinweistext je Abwesenheitskategorie frei definierbar ist, können Sie z. B. festlegen, dass Lehrkraft krank als fällt aus! und die Abwesenheit Höhere Gewalt immer mit bitte in Raum 5 melden im Raum-Terminal dargestellt wird.

Des Weiteren kann die Darstellung auf Rechnungen je Ausfallkategorie festgelegt werden. Somit können Sie für zukünftig erstellte Rechnungen individuell vorgeben, welcher Ausfallgrund je Kategorie dargestellt werden soll, sollte die eigentliche Bezeichnung aus Datenschutzgründen nicht möglich sein.

Optionale Zusatzfelder

Sie können unter Personal > Einstellungen > Abwesenheiten Kategorien optionale Zusatzfelder je Abwesenheitskategorie aktivieren, welche dann bei der Eingabe der Abwesenheit angezeigt werden.

Die zwei optionalen Felder können einzeln aktiviert werden. Hierüber können Sie ein voraussichtliches Ende der Abwesenheit und/oder das Datum der Gesundmeldung hinterlegen.

Stellen-Pools

Stellen-Pools dienen zur Aufteilung einer Stelle auf verschiedene Bereiche (z. B. Stadtteile). Unter Personal > Einstellungen > Stellen-Pools haben Sie die Möglichkeit, beliebig viele Stellen-Pools über das Plus zu definieren.