Deputate verwalten

Ein wichtiger Baustein in der Personalverwaltung ist die Berechnung von Deputaten als Bilanz der vereinbarten und der erteilten Unterrichtseinheiten. Es werden dabei monatlich oder wöchentlich die erteilten Unterrichtsstunden addiert und den vertraglichen Vereinbarungen gegenübergestellt.

Aus redaktionellen Gründen wird nur der Begriff Personalverwaltung verwendet (statt Lehrkräfte-/Personalverwaltung).

Differenzen geben Auskunft darüber, ob die Lehrkraft zu viel oder zu wenig unterrichtet. Als Basis dienen die Eingaben zur Unterrichtsdauer der Veranstaltungen in der Unterrichtsverwaltung sowie die Eingaben bei den Lehrkraftverträgen. Die Deputate werden innerhalb des Berechnungszeitraums ermittelt, den Sie in den Einstellungen definieren können. Das Ergebnis Ihrer Eingaben sehen Sie unter „Deputate“.

In der Personalverwaltung werden in der Deputatsansicht Kennzahlen und Belegungsfaktoren zum Einzel- und Gruppenunterricht angezeigt. Diese Kennzahlen werden auch über einen Tooltip erläutert.

TN = Teilnehmer

EU = Einzelunterricht

GU = Gruppenunterricht

Sie können wählen, ob Sie sich die Deputate pro Monat (siehe Abbildung) oder pro Kalenderwoche ansehen möchten. Dies können Sie ganz einfach über die Tasten Monat und Woche umschalten.

Wenn Sie sich die Deputate pro Monat bzw. Kalenderwoche erstmalig ansehen möchten, sind diese zunächst neu zu berechnen. Klicken Sie dazu auf aktualisieren, damit die CronJobs das Deputat auf die neue Ansichtsform aktualisieren. Eine Wochenansicht ist nur sinnvoll ist, wenn auch auf der Ist-Seite in Wochen gedacht wird. Dies bedeutet z. B, dass eine Ummeldung nicht zum Monatsanfang/-ende stattfinden darf, sondern zum Wochenende/-beginn.

Die Deputatsansicht der Personalverwaltung enthält auch eine Detail-Funktion, über welche Sie in der Deputatsanzeige die zugrunde liegenden Unterrichtsfächer und Zusatzdeputat-Bemerkungen einblenden lassen können. Zur Aktivierung der Anzeige genügt es, in der Deputatsansicht auf die Taste Details zu klicken. Über diese können Sie die Darstellung ein- und ausschalten.

Voraussetzung zur Aktivierung dieser Anzeige ist die einmalige Neuberechnung aller Deputate. Klicken Sie hierzu in den Einstellungen der Personalverwaltung auf Deputate > Deputate aktualisieren (oben rechts). Nachdem alle Deputate neu berechnet wurden, können Details ein- und ausgeblendet werden.

Des Weiteren kann über die Taste Filter die Ansicht auf bestimmte Stellen-Pools eingegrenzt werden.

„Soll“ und „Ist“

In einem übersichtlichen Soll-Ist-Vergleich erhalten Sie eine Übersicht über das Deputat einer Lehrkraft. Auf der Soll-Seite sehen Sie die Summe der zuvor eingetragenen Verträge. Im Ist-Bereich werden die zuvor erfasste Fachbereichsleitung sowie zusätzlich die Stunden, welche aus der Unterrichtsverwaltung stammen, angezeigt.

In der Deputatsübersicht ist die gewählte Zeiteinheit (Kalenderwoche, Monat) in der ersten Spalte zu sehen. In der Kategorie werden die Kurzbezeichnungen der Verträge aufgelistet, denen die erteilten Unterrichtsstunden in der Unterrichtsverwaltung zugeordnet wurden (Feld Vertrag im Bereich Lehrkraft). Die zu gebenden Stunden sind im Feld Soll aufgeführt.

Die angegebenen Werte sind Dezimalwerte. Wenn die Anzahl der Minuten pro Unterrichtseinheit 45 beträgt (Einstellungen) und bei einer Lehrkraft die Veranstaltung 45 Minuten dauert, beträgt die Anzahl Unterrichtseinheiten der 1. Wird in der Unterrichtsverwaltung unter Veranstaltung die angerechnete Unterrichtsdauer mit 60 Min. angegeben, beträgt der Ist-Wert in der Deputatsberechnung 1,33.

Sie fragen sich, wie sich diese Zahlen berechnen und wie Sie diese nachvollziehen können? Dies ist schnell erklärt! Klicken Sie auf den angezeigten Wert, wird die Unterrichtsverwaltung in einem separaten Fenster geöffnet und automatisch sämtliche Veranstaltungen aufgerufen, welche der Berechnung dieses Wertes zugrunde liegen.

Als Grundlage gelten die Zeiten, welche Sie individuell je Unterricht festlegen können. Die Anrechnungszeit der Lehrkraft kann unabhängig von der Unterrichtszeit des Teilnehmers sein.

Dem Unterricht können Sie auch einen Faktor zuordnen. In unserem Beispiel wird dieser Unterricht mit dem Faktor 1,5 im Deputat angerechnet.

Die regulären Unterrichtszeiten werden Ihnen unter „Dauer“ angezeigt.

Zusätze berechnen

Sie können in der Unterrichtsverwaltung einen Zusatz in Minuten sowie einen weiteren Berechnungsfaktor eingeben, um z. B. nachträgliche Aufgaben wie Aufräumen zu vergüten. Dieser wird in die Deputatsberechnung einbezogen, wenn die Option Einstellungen ausgewählt ist. Zusätzliche Unterrichtszeiten, welche eine Lehrkraft beispielsweise für Regiezeiten erhält, werden unter „Zusatz“ angezeigt. Auch diese Werte können Sie anklicken.

Dann werden in der Unterrichtsverwaltung sämtliche Veranstaltungen aufgerufen, bei welchen Zusatzzeiten hinterlegt sind.

Mithilfe dieses Features können Sie ganz leicht recherchieren, falls Ihnen die Ist-Summe merkwürdig erscheint. Blättern Sie über die Pfeiltasten in der Kopfleiste einfach durch die Veranstaltungen, überprüfen Sie dabei Ihre Eingaben und passen Sie diese bei Bedarf an.

Automatische Berechnung der Deputate

Sobald Sie eine Änderung an den Unterrichtsdaten durchführen, wird die automatische Aktualisierung des Deputats durch Ihren Server angestoßen. In der Deputatsübersicht in der Personalverwaltung zeigt Ihnen das Warndreieck an, dass Änderungen vorliegen und eine Aktualisierung kurz bevorsteht.

Aktualisierungen finden automatisch im Hintergrund auf Ihrem iMikel-Server statt; die Deputate werden stetig über die CronJobs aktuell gehalten. Das Warndreieck wird automatisch entfernt, sobald der Server die Deputate aktualisiert hat.

Gruppenunterricht anrechnen

Prinzipiell ist es so, dass jedes Fach mit mehr als einem Teilnehmer als Gruppenunterricht gewertet wird. Wenn Sie jedoch in Ausnahmefällen bestimmte Fächer nicht in die Berechnung des Anteils als Gruppenunterricht einfließen lassen möchten, können Sie die entsprechenden Fächer in der Fächerverwaltung kennzeichnen.

Nach Aktivierung dieser Option fließt in der Personalverwaltung der entsprechende Unterricht in die Berechnung des Gruppenunterrichts ein. Andernfalls bleibt er dabei unberücksichtigt.

Wenn vertraglich vereinbart wurde, dass die Lehrkraft einen Mindestanteil Gruppenunterricht zu erfüllen hat - unabhängig von der Bezugseinheit Min. oder Anzahl - wird dieser Anteil in Prozent in das entsprechende Feld bei der Eingabe des Vertrags eingefügt.

In der Deputatsberechnung wird dieser Wert mit dem der tatsächlich erteilten Gruppenunterrichtsstunden verglichen. Wenn der Anteil des erteilten Gruppenunterrichts kleiner ist als der vertraglich vereinbarte Anteil, wird der entsprechende Zeitraum mit einem roten Ausrufungszeichen versehen. Andernfalls erscheint kein Hinweis. Auf diese Weise können Sie kontrollieren, ob und wann die Lehrkraft den vereinbarten Anteil Gruppenunterricht unterschritten hat.

Summe der Deputate

In der Fußzeile wird die Summe des Deputats pro Monat bzw. Woche angezeigt. Wenn Sie in den Einstellungen die Option Saldo in Deputaten auf angezeigten Zeitraum beschränken gewählt haben, entspricht dieser Wert der Summe aus den in derselben Spalte aufgelisteten Unterrichtsstunden. Wenn Sie den betrachteten Zeitraum unten links verändern, ändern sich folgerichtig auch die angezeigten Monate bzw. Kalenderwochen sowie die Bilanz der Deputate.

Wenn Sie die Bilanz seit Beginn der Unterrichtstätigkeit angezeigt bekommen möchten, entfernen Sie in der Ankreuzbox Saldo in Deputaten auf angezeigten Zeitraum beschränken das Häkchen. Der Wert für das gesamte Deputat in der Fußzeile (Registerkarte Deputate) entspricht dann nicht mehr der Summe der darüber gelisteten Stunden, sondern bezieht sich auf alle berechneten Deputate.

Deputate drucken

Über den Drucker in der Kopfleiste können Sie Deputate drucken. Wählen Sie anschließend, ob Sie für jede Lehrkraft ein neues Blatt haben möchten (1) oder ob Sie eine fortlaufende Darstellung in Listenform haben möchten (2).

Beim Druck von Deputaten werden nur die Personen ausgegeben, die innerhalb des gewählten Zeitraumes gearbeitet haben und deren Deputate berechnet wurden. Des Weiteren bezieht sich das Drucken der Deputate auf die aufgerufenen Datensätze. Für den Einzeldruck für eine Lehrkraft ist demnach vorher auch nur diese Lehrkraft aufzurufen.

Deputatsentwicklung als Diagramm

Sie können sich die Entwicklung der erteilten und gegebenen Unterrichtsstunden auch grafisch in gestapelten Säulendiagrammen anzeigen lassen. Öffnen Sie hierzu unter Verträge den Bereich Chart. Klicken Sie auf Diagramm zeichnen und es werden die Diagramme erstellt.

Mit diesem Befehl können Sie zudem jederzeit das Diagramm aktualisieren. Die Diagramme beziehen sich immer auf den unten eingestellten Zeitraum. Das Diagramm zeigt zum einen den Ist-Verlauf an. Dort ist die Verteilung der tatsächlich gegebenen Stunden ersichtlich. Zum anderen wird der Saldo-Verlauf angezeigt. Diesem kann entnommen werden, in welchem Bereich die Lehrkraft zu wenig oder zu viel gearbeitet hat.

Halten Sie den Mauszeiger ein paar Sekunden über eine Säule, um den Wert zu erhalten.

Hinweis bezüglich „Gendern“: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter. Die verkürzte Sprachform hat nur redaktionelle Gründe und beinhaltet keine Wertung.