Platzhalter verwenden

In iMikel haben Sie die Möglichkeit, ganz komfortabel Platzhalter zu verwenden. Diese sorgen dafür, dass die Informationen z. B. in einer Textvorlage passend zu einer Person angezeigt werden. Die Platzhalter dienen - ähnlich wie die Felder in Serienbriefen von Microsoft Word - z. B. der Personalisierung von Standardtexten. Die Schreibweise ist einheitlich <<[PLATZHALTER]>>.

Anwendungsbeispiel: Sie möchten einen Standardbrief an Herrn Musterhausen schicken. Hierfür können Sie in der Vorlage den Platzhalter <<Briefanrede>> verwenden. Bei der Erstellung des Schreibens wird der Platzhalter automatisch durch die Anrede Sehr geehrter Herr Musterhausen ausgetauscht.

Platzhalter in Vorlagen einsetzen

In der Korrespondenzverwaltung können Sie bei der Bearbeitung einer Vorlage auf Platzhalter klicken.

Es werden Ihnen anschließend alle in diesem Modul verfügbaren Platzhalter angezeigt. Die Übersicht der verfügbaren Platzhalter wird automatisch aktualisiert, wenn eine Vorlage einem anderen Modul zugeordnet ist.

Finden Sie einen Platzhalter nicht auf Anhieb, verwenden Sie das Schnellsuchfeld in der Kopfleiste.

Positionieren Sie den Cursor in der Textvorlage an der Stelle, an welcher der Platzhalter einzusetzen ist. Klicken Sie anschließend auf den gewünschten Platzhalter in der Auswahlliste.

Daraufhin wird der Platzhalter in die Textvorlage eingefügt.

Unterschrift in Vorlagen einsetzen

In der Benutzerverwaltung von iMikel ist es unter Benutzer > Briefkopf Angaben > Unterschrift möglich, für jeden Benutzer eine eigene Unterschrift einzufügen. Über die Platzhalter #Signatur# (Unterschrift) und #SignaturPos# (Unterschrift positionierbar) ist es möglich, diese Unterschrift in eine Textvorlage einzusetzen. Über den Platzhalter #Signatur# wird die Unterschrift anschließend im Druck auf der linken Seite dargestellt. Die Unterschrift ist dann über diesen Platzhalter nicht weiter positionierbar.

Der Platzhalter #SignaturPos# sorgt hingegen für eine am Text ausgerichtete Position der Unterschrift. Dieser kann anstelle vom Platzhalter #Signatur# verwendet werden. Die Positionierung der Unterschrift über den Platzhalter #SignaturPos# berücksichtigt den linksbündigen Einzug des vorherigen Textes und auch Tabulatoren, über welche die Unterschrift z. B. weiter zur Mitte verschoben werden kann.

Benutzerspezifische Platzhalter verwenden

In iMikel gibt es Platzhalter, die entsprechend des angemeldeten Benutzers gefüllt werden. Damit kann z. B. in der Fußzeile belegt werden, wer den Text geschrieben hat oder wer als Ansprechpartner für Rückmeldungen zur Verfügung steht.

Mehrere Kontakte in einer Vorlage auflisten

In iMikel können Sie für jede Person mehrere Kontaktmöglichkeiten angeben. Diese können Sie auch als Platzhalter in den Textvorlagen ausgeben.

Angenommen, Sie haben für einen Unterrichtsteilnehmer drei Kontaktmöglichkeiten vorliegen, dann können Sie diese in den Vorlagen mit Platzhaltern nacheinander ausgeben:

• <<Teilnehmer.KontaktArt>> <<Teilnehmer.Kontakt>> (<<Teilnehmer.KontaktBemerkung>>)
• <<Teilnehmer.KontaktArt2>> <<Teilnehmer.Kontakt2>> (<<Teilnehmer.KontaktBemerkung2>>)
• <<Teilnehmer.KontaktArt3>> <<Teilnehmer.Kontakt3>> (<<Teilnehmer.KontaktBemerkung3>>)

Das Ergebnis sähe dann z. B. so aus:

• Tel: 0441 88 29 30 (nur wochentags)
• Handy: 0175 12 34 567 (nicht abends)
• E-Mail: teilnehmer@domain.de (nur in dringenden Fällen)

Zudem gibt es Platzhalter, welche nur Kontakte eines bestimmten Typs darstellen. Der Platzhalter <<AlleKontakteMailBemerkung>> stellt mehrere vorhandene Mail-Adressen einer Person z. B. wie folgt dar: E-Mail: mustermann@gmx.de (bei Fragen zu Terminen), musterfrau@gmx.de (nur im Notfall verwenden)

Der Platzhalter <<AlleKontakteKontaktartBemerkung>> stellt die vorhandenen Kontakte einer Person z. B. wie folgt dar: Tel: 0441 88 29 30, Handy: 0177 12 34 567 (nur nachmittags).

Alle diese Platzhalter stehen Ihnen z. B. auch für Erziehungsberechtigte und Zahlungspflichtige zur Verfügung.

Freitexte verwenden

Es kann vorkommen, dass Sie als Ergänzung Ihres Serienbriefs eine weitere individuelle Information übermitteln möchten, ohne die Textvorlage zu ändern. Verwenden Sie zu diesem Zweck an geeigneter Stelle in der Vorlage einen Freitext. In iMikel stehen Ihnen insgesamt 20 Freitexte zur Verfügung.

Klicken Sie bei der Bearbeitung einer Vorlage in der Korrespondenzverwaltung unter Platzhalter auf Freitexte. Sie haben die Möglichkeit, jedem Freitext eine eigene Bezeichnung zu geben.

Klicken Sie auf den Pfeil, wird der Freitext in eine Textvorlage eingefügt. Sobald Sie diese Textvorlage verwenden, werden Sie zunächst aufgefordert, den Freitext zu füllen.

Besonderheit bei Platzhaltern für Erziehungsberechtigte

Sie haben in iMikel die Möglichkeit, einem Schüler einen Erziehungsberechtigten zuzuordnen, wenn dieser vom Zahlungspflichtigen abweicht. Für den Erziehungsberechtigten sind eigene Platzhalter verfügbar, falls Sie diesen direkt anschreiben möchten, z. B. <<Erziehungsberechtigter.Briefanrede>>.

Die Besonderheit bei diesen Platzhaltern ist, dass dieser ebenso funktioniert, wenn kein Erziehungsberechtigter zugeordnet ist. Es werden dann automatisch die Informationen des Zahlungspflichtigen genommen. Somit brauchen Sie sich keine Gedanken darüber zu machen, wem ein Erziehungsberechtigter zugeordnet ist und wem nicht. Es werden automatisch die korrekten Informationen verwendet.

Vorlagen als Platzhalter verwenden

Sie können auch Texte aus anderen Textvorlagen in eine Textvorlage integrieren. Sie haben zum Beispiel einen Text mit Ihren Geschäftsbedingungen oder z. B. mit Veranstaltungshinweisen und möchten diese Texte in andere Textvorlagen (z. B. Anmeldebestätigungen) integrieren, ohne diese Texte mehrfach einzufügen und an mehreren Stellen zu pflegen. Dazu können Sie eine Textvorlage in andere Vorlagen einfügen.

Erstellen Sie dazu in den Korrespondenzen unter Vorlagen z. B. eine neue Textvorlage mit dem Namen AGB. Fügen Sie in diese Textvorlage Ihre allgemeinen Geschäftsbedingungen als normalen Text ein und speichern Sie diese. Anschließend öffnen Sie die andere Vorlage (z. B. eine Anmeldebestätigung), in welche Sie die AGB einfügen möchten. Wählen Sie hierzu den Platzhalter Text aus anderer Vorlage aus.

Der Platzhalter erscheint im Text zunächst wie auf dem Screenshot unten erkennbar.

Nun tragen Sie anstelle des Textes NameDerTextvorlageHierEintragen den Namen der gewünschten einzufügenden Textvorlage ein.

Sobald Sie eine Anmeldebestätigung drucken, werden an Stelle dieses Platzhalters Ihre Geschäftsbedingungen erscheinen. Dadurch haben Sie nur noch eine Vorlage mit Ihren Geschäftsbedingungen und können diese in beliebig vielen Korrespondenzen einbinden. Ändern sich Ihre Geschäftsbedingungen, passen Sie nur diese eine Vorlage an und alle neuen Korrespondenzen werden automatisch aktualisiert.

Außerdem können Sie aufwändige Formularteile (Bereiche mit Ankreuzfeldern, Unterschriftbereichen etc) einmalig pflegen. Textvorlagen können modulübergreifend integriert werden. Eine Textvorlage mit dem Namen AGB kann z. B. in der Adressverwaltung hinterlegt werden und auch in Korrespondenzen der Kontenverwaltung eingebunden werden.

Platzhalter zu manuell verwalteten Belegungszahlen

In den Textvorlagen der Unterrichtsverwaltung stehen unter anderem einige Platzhalter zur Verfügung, über welche Sie eine Liste der manuell verwalteten Belegungszahlen übersichtlich darstellen können:

• <<Veranstaltung.AnzahlFreiePlaetze>>
• <<Veranstaltung.AnzahlTeilnehmer>>
• <<Veranstaltung.AnzahlTeilnehmerFörderfähig>>
• <<Veranstaltung.AnzahlTeilnehmerMax>>
• <<Veranstaltung.AnzahlTeilnehmerMin>>

Platzhalter zu Veranstaltungsorten

In den Textvorlagen der Unterrichtsverwaltung und des Moduls Veranstaltungsorte stehen unter anderem Platzhalter für alle Kontakte (Telefon, Handy, Mail etc) eines Veranstaltungsortes zur Verfügung.

Platzhalter für Statusausgabe

Das Korrespondenzenmodul enthält auch Platzhalter, mit denen Sie in einer Textvorlage die Bezeichnung des Etiketts (blau, grün, gelb, rot und grau) ausgeben können.

• <<Belegung.Etikett>>
• <<Veranstaltung.Etikett>>

Unter Unterrichtsverwaltung > Einstellungen > Etiketten können Sie die Bezeichnung je Farbe definieren.

Platzhalter zu Gebühren(änderungen)

In den Textvorlagen der Unterrichtsverwaltung stehen u. a. Platzhalter zur Anzeige der Gebühr zur Verfügung. Die Gebühr zum Stand des Eintrittsdatums kann über Platzhalter dargestellt werden. Somit ist es z. B. möglich, die folgende Formulierung in einer Anmeldebestätigung einzufügen: Der Unterricht beginnt zum 01.01.2025. Die Gebühr beträgt € 100,00.

Es ist ebenfalls möglich, auf aktuell geänderte oder zukünftige Gebühren hinzuweisen. Auch hierfür stehen Platzhalter zur Verfügung. Diese können unabhängig vom Eintrittsdatum die heutige Gebühr und auch eine zukünftig folgende Gebührenänderung darstellen. Über die Platzhalter <<Belegung.Gebuehr.Zukuenftig>> und <<Belegung.Gebuehr.Zukuenftig.AbDatum>> ist es z. B. möglich, die folgende Formulierung zu definieren: Hiermit teilen wir Ihnen mit, dass sich die Gebühr ab dem 01.08.2025 auf € 120,00 ändert.