Brief versenden

In iMikel können Sie beliebig viele Briefpapiere und Textvorlagen erstellen, ganz flexibel nach Daten suchen und über gespeicherte Suchabfragen wiederkehrende Suchvorgänge vereinfachen. Sie können außerdem in jedem Modul für Ihre aufgerufenen Datensätze Nachrichten wie Einladungen, Bestätigungen oder Ankündigungen per Brief, E-Mail, SMS und sogar über die App versenden. Außerdem ist der Versand auch als Serienbrief, Serien-Mail und Serien-SMS möglich und Sie können ein Protokoll der versendeten Korrespondenzen einsehen. Möchten Sie einen Brief an eine Person erstellen, rufen Sie die Person in einem beliebigen Modul auf und klicken Sie anschließend in der Kopfzeile auf den Briefumschlag.

Sie erhalten eine Übersicht aller Textvorlagen. Sie können optional mit Klick auf Briefkopfangaben: Standard einen anderen, alternativen Briefkopf auswählen.

Mit einem Klick auf die Bezeichnung wählen Sie die gewünschte Vorlage aus.

Sie gelangen in die Voransicht. Den Brief können Sie nun ausdrucken oder als PDF-Datei speichern, wenn Sie zum Beispiel die Druckaufträge an das städtische Druckzentrum weitergeben möchten. Außerdem können Sie die Mail-Version des Briefes versenden, sofern Sie eine in den Textvorlagen angelegt haben.

Brief als E-Mail verschicken

Alternativ zum Druck haben Sie auch die Möglichkeit, Briefe z. B. als E-Mail zu verschicken. Klicken Sie hierzu einfach in der Voransicht des Briefes auf E-Mail-Version.

Brief als PDF speichern

Neben der Möglichkeit des Druckens gibt es zusätzlich die Option, Briefe als PDF-Datei zu speichern. Klicken Sie hierzu einfach in der Voransicht des Briefes auf PDF erzeugen.

Anschließend können Sie einige Einstellungen definieren, welche folgend erklärt werden.

Pfad definieren

Tragen Sie ein, wo die PDF-Datei zu speichern ist.

Anwendungsbeispiel: Speichern Sie die Datei in einem dafür vorgesehenen Ordner auf Ihrem Computer.

Kuvertierungsaufbereitung

Die Kuvertierungsaufbereitung bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten, einen Serienbrief auf den Druck und die Kuvertierung vorzubereiten.

Über das Format können Sie festlegen, welche Art von Strich-Codes auf den Briefen gedruckt wird.

Durch die Strich-Codes ist eine maschinelle Verarbeitung der Korrespondenzen möglich.

Anwenderinformation: Ihre Druckerei hat hierzu die in iMikel zur Verfügung stehenden Strich-Code-Verfahren zu unterstützen. Möchten Sie diese Funktion nutzen, setzen Sie sich bitte vorab mit uns in Verbindung.

Des Weiteren können Sie festlegen, wie viele Seiten maximal in einer PDF enthalten sein dürfen. Ist dieser Wert erreicht, wird eine weitere PDF-Datei erstellt.

Zusätzlich zur Kuvertierungsaufbereitung können Sie den Duplex-Druck aktivieren.

Duplex-Druck

Auch ohne Strich-Codes für Kuvertiermaschinen können Sie die Option Duplex-Druck bei der PDF-Ausgabe von Rechnungen und Korrespondenzen verwenden.

Enthält ein PDF, das Sie drucken möchten, mehrere Briefe, können Sie so im Duplex-Verfahren (Vor- und Rückseite ) drucken. Die PDF wird hierfür so aufbereitet, dass zwischen den Briefen automatisch eine Leerseite eingefügt wird, wenn der Brief einer Person eine ungerade Anzahl an Seiten aufweist. Hierdurch wird auch sichergestellt, dass z. B. ein an Rechnungen angehängtes SEPA-Mandat immer auf einem separaten Blatt und nicht auf der Rückseite der Rechnung in die PDF gespeichert wird.

Empfänger:in als Dateiname

Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie möchten, dass der Empfänger als Dateiname für die erstellte PDF-Datei zu verwenden ist.

Nach Anzahl Seiten unterteilen

Zudem kann über die Option Nach Anzahl Seiten unterteilen festgelegt werden, dass die erstellten PDF-Dateien anhand der Seitenzahl aufgeteilt werden.

iMikel erstellt dafür automatisch im angegeben Pfad Unterordner mit entsprechenden Bezeichnungen und berücksichtigt hierbei auch die die automatisch ergänzten Zusatzseiten.