Korrespondenz-Archiv

In iMikel können Sie beliebig viele Briefpapiere und Textvorlagen erstellen, ganz flexibel nach Daten suchen und über gespeicherte Suchabfragen wiederkehrende Suchvorgänge vereinfachen. Sie können außerdem in jedem Modul für Ihre aufgerufenen Datensätze Nachrichten wie Einladungen, Bestätigungen oder Ankündigungen per Brief, E-Mail, SMS und sogar über die App versenden. Außerdem ist der Versand auch als Serienbrief, Serien-Mail und Serien-SMS möglich und Sie können sämtliche versendete Korrespondenzen im Archiv einsehen (inkl. Ergebnisprotokoll).

Links werden Ihnen erstellte und versendete Korrespondenzen angezeigt. Ein Miniaturbild zeigt hierbei eine Vorschau.

Wählen Sie eine Korrespondenz aus der Liste aus, so wird diese mittig vollständig dargestellt. Klicken Sie z. B. in eine lange E-Mail, betreten sie hiermit das Textfeld und können durch den Text scrollen. Rechts neben der Großansicht erhalten Sie Informationen zu der ausgewählten Korrespondenz. So wird u. a. angezeigt, welcher Anwender sie wann erstellt hat, wie die Bezeichnung lautet und welchem Modul und auch Personen sie zugewiesen ist.

Die Bezeichnung können Sie mit Klick auf den Stift verändern.

Es wird auch angezeigt, welche Textvorlage für diese Korrespondenz eingesetzt wurde.

Sie können die dargestellte(n) Korrespondenz(en) drucken und exportieren.

Außerdem können Sie durch die Liste blättern und sämtliche Korrespondenzen aufrufen.

Zudem können Sie nach verschiedensten Kriterien suchen. Archivierte Dokumente können nicht mehr bearbeitet werden.

Archiv durchsuchen

Möchten Sie z. B. Korrespondenzen mit bestimmten Angaben ausfindig machen, so können Sie im Korrespondenzarchiv zunächst auf Suchen klicken.

Geben Sie anschließend z. B. den Adressaten oder Begriffe ein, die in den gesuchten Korrespondenzen vorkommen.

Anwendungsbeispiel: Sie sind auf der Suche nach einer Anmeldebestätigung, die an Hans Mustermann gesendet wurde. Tragen Sie den Namen als Empfänger ein und als Textvorlage Anmeldebestätigung. Aufgerufen werden dann alle Korrespondenzen, die diesen Suchkriterien entsprechen. Sie können auch nur Teile des Namens suchen. Hierdurch kann sich die Ergebnismenge vergrößern.

Sie können mit jeweils einem Klick sogar das heutige Datum und ihren eigenen Benutzer als Suchbegriffe eintragen.

Mit Klick auf Kriterium ausschließen, Datensätze suchen (eingrenzen), Datensätze suchen (erweitern) oder Suchen können Sie die Suche starten.

Ihre Suche können Sie auch um eine weitere Abfrage ergänzen.

Haben Sie mehrere Suchabfragen definiert, können Sie über die Pfeile vor- und zurückblättern.

Sie können die Suche jederzeit abbrechen.

Korrespondenzbezogene Notizen

Sie können im Korrespondenzarchiv zu jeder Korrespondenz Dokument beliebig viele Notizen erstellen, die sich z. B. auf den Bearbeitungszustand des Vorgangs beziehen. Klicken Sie hierzu auf den Notizzettel.

Sobald eine Notiz hinterlegt wurde, wird der Notizzettel größer dargestellt.

Korrespondenz zur Wiedervorlage markieren

Sie können im Korrespondenzarchiv Ihre erstellten Korrespondenzen zur Wiedervorlage markieren.

Wählen Sie das gewünschte Datum und bestätigen Sie mit ändern. Ist das Datum erreicht, kann jeder Anwender die Wiedervorlage als erledigt kennzeichnen.

Hierbei kann ein Kommentar zum Vorgang hinterlegt werden. Anschließend wird in der Korrespondenz automatisch eingetragen, welcher Anwender zu welchem Zeitpunkt eine Korrespondenz als erledigt gekennzeichnet hat.

Kennzeichnet ein Anwender eine Korrespondenz als erledigt, die er selbst erstellt hat, wird das Wiedervorlagedatum automatisch entfernt. Kennzeichnet ein anderer Anwender eine Korrespondenz als erledigt, bleibt das Wiedervorlagedatum für den ursprünglichen Verfasser der Korrespondenz erhalten.

Korrespondenzen mit Bezug öffnen

In nahezu allen Moudlen können Sie mit Klick auf Korrespondenzen die Korrespondenzverwaltung mit Bezug öffnen.

Es wird dann jeglicher Schriftwechsel der entsprechenden Person(en) angezeigt.

Zugriff auf archivierte Korrespondenz beschränken

Über Nur verfügbar für diese Benutzer können Sie im Korrespondenzarchiv je Korrespondenz Benutzer(rollen) definieren, die Zugriff darauf haben.

Wählen Sie die gewünschten Personen/Rollen aus und bestätigen Sie mit OK.