Mahnwesen

Wenn Zahlungspflichtige die Gebühren nicht bezahlen und mit ihren Zahlungen in den Rückstand geraten, können Sie mit iMikel bequem Mahnungen erstellen und ausdrucken. Zu diesem Zweck sind drei Module innerhalb von iMikel in die Funktionalität des Mahnwesens eingebunden:

• In der Korrespondenzverwaltung erstellen Sie für die einzelnen Mahnstufen Textvorlagen, mit deren Hilfe die entsprechenden Zahlungspflichtigen schriftlich auf ihre Säumigkeit hingewiesen werden. Mit Platzhaltern können Sie die Mahnschreiben personalisieren.
• In der Buchhaltung definieren Sie die Vorgaben für die Erstellung der Mahnläufe (Mahngebühren, Mahnstufen) und führen die Mahnläufe dann bezogen auf einen Stichtag durch.
• In der Kontenverwaltung werden die Mahngebühren mit der aktuellen Fälligkeit in Rechnung gestellt. Zusätzlich sind dort die Mahnstufen hinterlegt.

Mahnlauf vorbereiten

In der Buchhaltung können Sie unter Mahnläufe eine Mahnlaufvorschau öffnen, indem Sie auf Mahnungen > neue Vorschau (1) oder auf das Plus (2) klicken.

Anschließend können Sie einige Optionen für den Mahnlauf festlegen. Hier definieren Sie z. B. den Stichtag, bis zu dem alle fälligen Beträge zu berücksichtigen sind. Vor diesem Termin wird für alle fälligen Beträge jeweils ein Mahnschreiben erstellt und eine Mahnstufe vergeben.

Zudem lässt sich der Mahnlauf durch mehrere Kriterien eingrenzen. Sie können den Mahnlauf auf bestimmte Mahnstufen, Areale oder Mandanten eingrenzen. Kreuzen Sie einfach die gewünschten Vorgaben an.

Auch können Sie angeben, dass nur ein bestimmter Zuständigkeitsbereich (Buchstabenbereich) gemahnt wird.

Des Weiteren kann ein Mindestrückstand definiert werden, um Mahnungen bei einem Saldo von z. B. nur 5,00 Euro zu vermeiden.

Hierbei kann definiert werden, ob diese Vorgabe bezogen auf das Gesamtsaldo oder je Fälligkeit zu betrachten ist. Sie haben als Mindestrückstand z. B. minus 2,00 Euro angegeben. Ein Kunde hat zu mehreren Fälligkeiten jeweils einige Cent zu wenig gezahlt. In der Summe sind irgendwann die 2,00 Euro Rückstand überschritten.

• Ist die Option bezogen auf das Gesamtsaldo (Summe der jeweils offenen Fälligkeiten) aktiviert, bedeutet dies, dass die Summe aller Rückstände die Vorgabe von 2,00 Euro überschreitet und iMikel listet alle einzelnen offenen Fälligkeiten zur Mahnung auf.

• Ist die Option nicht aktiviert, bedeutet dies, dass der jeweilige Rückstand von einigen Cent die Vorgabe von 2,00 Euro nicht überschreitet und iMikel die offenen Cent-Beträge ignoriert.

Weitere Einstellungen lassen sich über die Zahnräder in der linken oberen Ecke öffnen.

Sie können festlegen, mit welcher Mahnstufe dieser Mahnlaufe zu beginnen hat.

Außerdem können Sie die Mahnstufen einstellen und die zugehörigen Mahnschreibenvorlagen zuordnen. Auch können Sie hier die beim Erreichen einer Mahnstufe zu berechnenden Mahngebühren vorgeben und einstellen, ob eine nicht beglichene Fälligkeit beim ersten Anmahnen in die Mahnstufe 0 (Zahlungserinnerung) oder gleich in Mahnstufe 1 bewegt werden soll.

Zudem können Sie Kostenstelle, Teilleistung und Einnahmeart vorgeben. Mit Klick auf OK speichern Sie diese Einstellungen.

Anschließend können Sie die Mahnlaufvorschau starten, indem Sie auf OK klicken.

Die Mahnlaufvorschau bietet Ihnen die Möglichkeit, einzelne Fälle über das Durchfahrt-verboten-Symbol vor dem Mahnlauf aus der Auswahl zu entfernen.

Mahnlauf starten

Den Mahnlauf können Sie starten, indem Sie auf Mahnlauf durchführen klicken.

Es wird für jeden Betrag, der vor dem Stichtag fällig ist, ein Mahnschreiben erstellt und eine Mahnstufe vergeben. In der Kontenverwaltung wird die jeweilige Mahnstufe bei dem säumigen Kontoinhaber beim entsprechenden Betrag unter Abrechnung > Kontoauszug aufgeführt. Soweit der Betrag noch nicht beglichen und damit die Forderung noch offen ist, erhöht sich mit jedem Mahnlauf die Mahnstufe und die Mahngebühr.

Übersicht erstellter Mahnläufe

Eine Übersicht der bisher erstellten Mahnläufe können Sie in der Buchhaltung mit Klick auf Mahnläufe aufrufen.

Über den Pfeil lässt sich dann jeweils eine Übersicht aller Fälligkeiten aufrufen, die in diesem Mahnlauf enthalten waren.

Über das Blatt mit der Lupe auf der rechten Seite können Sie das dazugehörige Mahnschreiben einer Person aufrufen und ggf. erneut drucken.

Halten Sie beim Klicken auf dieses Symbol zusätzlich die alt-Taste gedrückt, werden alle Mahnschreiben dieses Mahnlaufs aufgerufen, sodass Sie diese auch ggf. erneut drucken können.

Kombi-Platzhalter im Mahnschreiben

Der Platzhalter Kombi.Mahnstufenliste kann in den Textvorlagen für die erste, zweite und dritte Mahnung eingesetzt werden. Dieser Platzhalter listet alle innerhalb eines Mahnlaufes zum Konto gefundenen Mahnstufen mit Fälligkeitsdatum etc. auf. Zudem bewirkt dieser Platzhalter, dass in diesem Vorgang nur diese eine Mahnung/Korrespondenz erzeugt wird und weitere für das Konto unterdrückt werden.

Der Platzhalter fügt automatisch auch die benötigten Überschriften und Tabulatoren in die Korrespondenzen ein. Verwenden Sie den Kombi-Platzhalter in Ihren Mahnschreiben, wird für jede Person jeweils ein Symbol zum Aufrufen des Mahnschreibens angezeigt, da alle angemahnten Fälligkeiten zusammen in diesem Schreiben stehen. Der Kombi-Platzhalter bietet die Möglichkeit, mehrere noch aktive angemahnte Fälligkeiten gemeinsam auf einem Schreiben aufzuführen. Sind bisher mehrere Fälligkeiten eines Zahlungspflichtigen separat angemahnt worden und haben diese verschiedene Mahnstufen, druckt iMikel für jede dieser Fälligkeiten eine separate Mahnung/Korrespondenz.

Mahnsperre vergeben

Soll ein Kontoinhaber keine Mahnschreiben erhalten, richten Sie in diesem Konto eine Mahnsperre ein. Suchen Sie hierzu in der Kontenverwaltung das Konto, bei welchem Sie eine Mahnsperre einrichten möchten. Klicken Sie dann unter Bank/Termine > Zahlungstyp auf das Plus.

Anschließend können Sie einen zusätzlichen Zahlungstyp zuordnen. Wählen Sie die Bezeichnung Mahnsperre aus.

Speichern Sie Ihre Eingabe mit OK.

Hinweis bezüglich „Gendern“: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter. Die verkürzte Sprachform hat nur redaktionelle Gründe und beinhaltet keine Wertung.