Kassenzeichen verwalten

Kassenzeichen sind fortlaufende Seriennummern, deren Formatierung Sie beliebig vorgeben können. Jedes Konto eines Zahlungspflichtigen erhält ein eindeutiges Kassenzeichen, bevor die erste Rechnung erstellt werden kann. Kassenzeichen erzeugen können Sie in den Einstellungen der Kontenverwaltung. Hier werden sämtliche Kassenzeichen sowie die zugeordneten Konten aufgelistet.

Hat ein Zahlungspflichtiger noch kein Kassenzeichen, erhält er automatisch eines, sobald Sie in der Unterrichtsverwaltung einen neuen Teilnehmer über den Anmeldeassistenten einem gebührenpflichtigen Unterricht - Status grau - zuteilen. Damit kann die Gebührenberechnung und die Erstellung der Rechnungen erfolgen.

Anwender-Tipp: Wird eine Belegung in einem anderen Status gespeichert, ist sie noch nicht gebührenrelevant. Dem Zahlungspflichtigen wird somit nicht automatisch ein Kassenzeichen zugewiesen. Ein Kassenzeichen können Sie in diesem Fall aber manuell vergeben.

Kassenzeichen manuell vergeben

Kassenzeichen können Sie unter Konten > Konten > Kassenzeichen manuell vergeben. Klicken Sie hierzu zunächst auf den Stift.

Wählen Sie anschließend Kassenzeichen > Neu aus.

Verwalten Sie nur einen Mandanten und damit nur einen Kassenzeichenkreis, erhält der Zahlungspflichtige automatisch ein neues Kassenzeichen. Haben Sie zwei oder mehrere Mandanten, können Sie anschließend den gewünschten Mandanten auswählen. Klicken Sie hierzu auf den Pfeil.

Der Zahlungspflichtige erhält dann ein Kassenzeichen aus dem Kassenzeichenkreis des ausgewählten Mandanten.

Kassenzeichen auswechseln

Sie können bei einem Konto, welches bereits ein Kassenzeichen hat, dieses gegen ein anderes auswechseln. Haben Sie beispielsweise bei der Vergabe des Kassenzeichens den falschen Mandanten ausgewählt, können Sie dies unter Konten > Konten > Kassenzeichen korrigieren. Klicken Sie hierzu zunächst auf den Stift.

Wählen Sie anschließend Kassenzeichen > auswechseln aus.

Kassenzeichen per Schnellsuche finden

Sie können auch nach dem Kassenzeichen suchen, sofern es Ihnen bekannt ist. Dabei genügt es, in der Schnellsuche der Kontenverwaltung nur einen Teil des Kassenzeichens einzugeben.

Sie bekommen dann alle Zahlungspflichtigen angezeigt, die ein Konto/Kassenzeichen haben, in welchem diese Zahlenfolge vorkommt.

Anwendungsbeispiel: Das Kassenzeichen des Kunden lautet 1.5.200.100003.2. Sie geben 032 in die Suche ein und finden somit auch 1.5.200.100203.2 oder 1.5.200.100403.2.