Eingangsbuchungen verwalten

Eingehende Beträge werden unter Konten > Abrechnung > Eingang verwaltet.

Sofern Sie die Lastschriftanordnungen an Ihre Bank mit Hilfe einer SEPA-Datei übergeben, werden hier automatisch die angeordneten Beträge pro Konto aufgeführt.

Wenn Ihre Version von iMikel über eine Rückschnittstelle mit Ihrem Kassensystem verbunden ist, welche die Zahlungen meldet, sehen Sie diese ebenfalls an dieser Stelle.

Der Eingang ist leer, solange Sie noch keine Datenübertragung per SEPA-Datei gestartet bzw. Bankkontoeingänge nicht manuell eingegeben haben.

Zahlungseingänge eingeben

Sie arbeiten mit einer SEPA-Schnittstelle, aber einige Ihrer Kunden sind Selbstzahler? Sie erhalten also einen Konotauszug von Ihrer Bank und möchten die Zahlung in iMikel hinterlegen? Kein Problem!

Zahlungseingänge von Kunden, die Ihnen kein SEPA-Mandat erteilt haben, können Sie ganz leicht manuell unter Konten > Abrechnung > Eingang eingeben. Klicken Sie hierzu zunächst auf das Plus.

Anschließend können Sie im Buchungsassistenten Schritt für Schritt Ihre Zahlungseingänge eintragen. Als Kontoinhaber ist automatisch die Person/Firma ausgewählt, über welche Sie den Buchungsassistenten geöffnet haben.

Da es z. B. sein kann, dass der Partner des Zahlungspflichtigen oder die Großmutter des Kindes die Überweisung getätigt hat, können Sie optional oben nach Name, Kassenzeichen oder Rechnungsnummer suchen. Wurde z. B. die Rechnungsnummer im Betreff der Überweisung angegeben, können Sie die Buchung der anderen Person eindeutig zuordnen.

Für den Kontoinhaber wird auch das aktuelle Saldo angezeigt.

Optional können Sie für Ihre Schule mehrere Bankkonten in iMikel hinterlegen. Das zuletzt verwendete Bankkonto ist unter Konto vorausgewählt.

Die Bankkonten, die Sie hier verwenden können, können Sie in den Einstellungen der Buchhaltung (Buchhaltung > Einstellungen > Banlverbindungen) hinterlegen.

Auch der zuletzt verwendete Text wird angezeigt. Diesen können Sie optional verändern.

Jeder hier eingetragene Text wird gespeichert und kann bei zukünftigen Buchungen verwendet werden. Damit Sie eine übersichtliche Liste an Auswahlmöglichkeiten erhalten, empfehlen wir, nur allgemeine Angaben einzutragen: z. B. sind manuell, Überweisung, Eingang" oder Rücklastschrift sinnvoll, die Bezeichnung „Rücklastschrift 05/22“ hingegen nicht, weil das Datum bereits in den dafür vorgesehenen Felder eingetragen ist.

Unter Auszugnr. steht die zuletzt eingegebene Auszugnummer und bei Auszugsdatum das zuletzt eingegebene Datum. Sie können diese optional anpassen.

Die Auszugsnummer kann z. B. die Nummer sein, die auf dem Auszug Ihrer Bank steht.

Das Datum, an welchem die Zahlung laut Auszug Ihrer Bank eingegangen ist, ist unter Kontoeingang einzutragen.

Die Eingaben können Sie übernehmen, indem Sie anschließend unter Buchungen/Bank/Datum auf Akonto buchen klicken.

Der Betrag wird dann automatisch in das ausgewählte Konto eingebucht; iMikel verrechnet hierbei den Betrag automatisch mit offenen Fälligkeiten. Jede Buchung erhält auch eine Primanota zur Kennzeichnung.

Nachdem Sie auf Akonto buchen geklickt haben, bleibt der Buchungsassistent geöffnet, damit Sie weitere Eingänge einbuchen können. Sie können also nacheinander die aktuellen Zahlungseingänge eingeben, indem Sie zunächst nach Name, Kassenzeichen und/oder Rechnungsnummer suchen. Anschließend können Sie wie oben beschrieben den Zahlungseingang einbuchen. Unter Buchungen/Konto sind alle bisherigen Zahlungseingänge des aktuell aufgerufenen Kontos aufgelistet.

Der automatische Buchungsassistent

Neben der manuellen Eingabe von Zahlungseingängen steht Ihnen der automatische Buchungsassistent zur Verfügung. Hierbei wird ein elektronischer Kontoauszug Ihrer Bank in iMikel übertragen. Sie können den automatischen Buchungsasisstenten öffnen, indem Sie unter Buchhaltung > Übertragungen > Kassenschnittstelle auf neue Daten einlesen klicken.

Anschließend können Sie die Eingänge prüfen und übernehmen.

Zahlungseingänge stornieren

Stellen Sie z. B. fest, dass Sie eine Buchung unter Konten > Abrechnung > Eingang einer falschen Person zugeordnet haben, können Sie den Zahlungseingang stornieren. Klicken Sie hierzu zunächst auf den Stift.

Klicken Sie dann auf stornieren.

Die stornierten Zahlungseingänge werden angezeigt, wenn unten die Taste Stornos einblenden aktiv ist.

Sie können anschließend die Buchung beim korrekten Konto eingeben.

Eingangsbuchungen bearbeiten

Einen gebuchten Zahlungseingang können Sie unter Konten > Abrechnung > Eingang bedingt bearbeiten. Klicken Sie zunächst auf den Stift.

Klicken Sie anschließend auf Bearbeiten.

Anschließend können Sie das Konto, den Buchungstext sowie die Auszugsnummer anpassen und speichern.

Eingangsbuchungen erneut verwenden

Stellen Sie z. B. wie oben beschrieben fest, dass Sie eine Buchung einem falschen Konto zugewiesen haben, können Sie auch wie folgt vorgehen: Klicken Sie beim falschen Konto unter Abrechnung > Eingang auf den Stift.

Klicken Sie anschließend auf erneut verwenden.

Sie können dann im Buchungsassistenten das richtige Konto auswählen und den Betrag Akonto buchen. Danach brauchen Sie im falschen Konto nur noch die Buchung zu stornieren.

Eingangsbuchungen umbuchen

Einen Zahlungseingang können Sie auch direkt auf ein anderes Konto umbuchen. Klicken Sie hierzu zunächst unter Konten > Abrechnung > Eingang auf den Stift.

Klicken Sie anschließend auf umbuchen.

Dann können Sie das neue Konto eingeben und speichern.

Anschließend zeigt eine Tilde an, dass Sie diesen Betrag umgebucht haben.

Klicken Sie auf die Tilde, reduzieren sich die aufgerufenen Datensätze auf die betroffenen zwei Konten.

Offene Posten im Buchungsassistenten

Einen Betrag können Sie auch manuell mit offenen Posten verrechnen.

Da iMikel dies unter Buchungen/Bank/Datum nach Klick auf Akonto buchen jedoch selbstständig übernimmt, empfehlen wir, von der manuellen Verrechnung abzusehen. Außerdem wissen Sie wahrscheinlich nicht, für welchen offenen Posten genau dieser Betrag überwiesen wurde. Sie können sich den Aufwand demnach ersparen.

Im Bereich Offene Posten im Buchungsassistenten werden alle noch nicht beglichenen Positionen (Soll) und Zahlungseingänge (Ist) für das aktuell aufgerufene Konto aufgeführt.

Das Saldo ist in der Fußzeile abgebildet. Sie können Zahlungseingänge direkt mit offenen Posten (Spalte Soll) verrechnen. Wenn ein Betrag fällig ist, können Sie einen Zahlungseingang in derselben Höhe eingeben. Klicken Sie auf verrechnen in der Zeile mit der passenden Fälligkeit, wird der Zahlungseingang direkt mit dieser Forderung verrechnet.

Damit wird der offene Posten abgegolten und aus der Liste der offenen Posten automatisch entfernt. Sollte der Zahlungseingang größer als der offene Posten sein, bleibt ein Restbetrag übrig. Sie können den Restbetrag nun weiteren offenen Posten zuordnen, bis der Restbetrag gleich oder kleiner 0 ist.

Der Kontierungsassistent

Eingangsbuchungen können Sie nachträglich über den Kontierungsassistenten mit offenen Posten verrechnen und ändern. Rufen Sie sich hierzu die Eingangsbuchungen unter Konten > Abrechnung > Eingang auf. Klicken Sie hier auf den Stift.

Wählen Sie anschließend Kontierungsassistent aus.

Der Kontierungsassistent zeigt auf der linken Seite die Zahlungseingänge an. Beim Öffnen wird die ausgewählte Eingangsbuchung durch die Taste Auswahl dargestellt.

Auf der rechten Seite sehen Sie alle dazugehörigen Fälligkeiten sowie alle Fälligkeiten, mit denen eine Verrechnung möglich ist. Sofern eine Eingangsbuchung einen Rest aufweist, können Sie diesen über die Taste Verrechnen auf eine oder mehrere Fälligkeiten buchen. Über das X auf der rechten Seite kann eine Kontierung rückgängig gemacht werden.

Die Kontierung wird dann ebenso wieder als Rest gutgeschrieben. Sie können einen Ist-Wert anklicken.

Hierdurch wird dieser Betrag markiert und dann alle Zahlungseingänge hervorgehoben, welche an dieser Ist-Buchung beteiligt sind. Über den Kreisel lassen sich erneut alle Eingangsbuchungen und Fälligkeiten aufrufen.

Die angezeigten Eingangsbuchungen können zudem über den Zeitraum in der Fußleiste gefiltert werden.

Hinweis bezüglich „Gendern“: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter. Die verkürzte Sprachform hat nur redaktionelle Gründe und beinhaltet keine Wertung.