iMikel: Jahresumbruch durchführen

Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie den Jahresumbruch mit iMikel durchführen. Den Jahresumbruch können Sie zu dem Zeitpunkt durchführen, der zu Ihrem Rechnungszeitraum passt, also zum Beispiel zum Ende Ihres Schuljahres im Sommer oder zum Ende des Kalenderjahres.

Tipp: Einstellungssuche im Startfenster

Für Prozesse, bei denen in mehreren Bereichen von iMikel Einstellungen vorgenommen werden, bietet es sich an, über das Startfenster diese Einstellungen zu suchen.

Dies bietet den Vorteil, dass Sie beispielsweise bei der Suche nach Jahresumbruch eine übersichtliche Liste erhalten, wo Einstellungen für die Durchführung des Jahresumbruchs vorzunehmen sind.

1. Das alte Schul-/Halbjahr abschließen

Es bietet sich an, zu Beginn des Jahresumbruchs das alte Jahr abzuschließen, damit keine Nachberechnungen auf Ihren neuen Rechnungen erscheinen.

Vergewissern Sie sich, dass das vergangene Jahr abgeschlossen ist; dass also alle Gebühren berechnet und Rechnungen erstellt sind sowie die Kassen- bzw. SEPA-Datei erstellt wurden.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um dies zu überprüfen (Wichtig: Führen Sie diese Schritte noch mit den aktuell eingestellten Zeiträumen durch):

1. Führen Sie für eventuell neu berechnete Daten eine Ergebnisprüfung durch (Startfenster > Meine Funktionen > Ergebnisprüfung/Rettungsringe suchen).

2. Führen Sie für eventuell neu berechnete Daten einen Rechnungslauf durch (Startfenster > Meine Funktionen > Rechnungslauf).

3. Erzeugen Sie eine Kassen- oder SEPA-Datei (Startfenster > Meine Funktionen > SEPA-Datei Lastschriften bzw. Kassenschnittstelle Export).

Wenn Sie bei einem dieser Schritte die Meldung erhalten, dass keine Änderungen vorhanden sind oder für den eingegebenen Zeitraum keine Daten vorhanden sind, führen Sie die weiteren Schritte trotzdem aus.

Hinweis: Sollten in Ihrem Startfenster die oben genannten Befehle nicht erscheinen, klicken Sie auf die Zahnräder neben Meine Funktionen und fügen diese mit jeweils einem Klick hinzu. Wenn Sie nicht über die erforderlichen Rechte hierfür verfügen, klären Sie dies bitte mit dem zuständigen Ansprechpartner.

2. Die Zeiträume auf das neue Schul-/Halbjahr umstellen

In den Einstellungen der Buchhaltung (Startfenster > Buchhaltung > Einstellungen > Zeiträume) sind die Zeiträume zur Berechnung, Rechnungserstellung und Kassenübertragung definiert.

Zeitraum Gebührenberechnung

Stellen Sie den Zeitraum für die Gebührenberechnung auf das kommende Jahr um (zum Beispiel von 01.08.2020 bis 31.07.2021 auf 01.08.2021 bis 31.07.2022). Achten Sie darauf, dass der eingestellte Zeitraum stets volle Ausfallperioden umschließt. Die Ausfallperioden können Sie in den Einstellungen der Fächerverwaltung einsehen.

Wenn Sie weiterhin einen Teil der Vergangenheit mitberechnen möchten, können Sie das Beginndatum der Berechnung auch auf dem alten Datum lassen.

Beachten Sie hierbei: Je länger der eingestellte Zeitraum ist, desto länger benötigt iMikel, um alle Konten zu berechnen.

Abschließend klicken Sie neben dem Zeitraum auf die Schaltfläche Markierung zur Neuberechnung setzen. Dieser Vorgang kann einen Moment dauern. iMikel zeigt Ihnen an, dass die Markierung in Arbeit ist.

Nach Abschluss der Markierung erscheint ebenfalls ein Hinweis von iMikel.

Nutzen Sie eine Einzelplatzversion von iMikel, ist die Aktualisierung der Gebühren über das Startfenster anschließend manuell zu starten.

In der Netzwerkversion von iMikel startet der Server automatisch mit der Berechnung, nachdem die Markierung zur Neuberechnung abgeschlossen wurde.

Dieser Vorgang kann je nach Anzahl der Konten mehrere Stunden beanspruchen.

Zeitraum Rechnungserstellung

Stellen Sie den Zeitraum für die Rechnungserstellung auf das kommende Jahr um (zum Beispiel von 01.08.2020 bis 31.07.2021 auf 01.08.2021 bis 31.07.2022).

Beachten Sie, dass dieser Zeitraum das ganze Jahr eingestellt bleiben muss und nicht verändert werden darf.

Im Startfenster unter Meine Funktionen können Sie den Stand der Kontenberechnung einsehen.

Sobald die Berechnung der Gebühren abgeschlossen ist, können Sie den Rechnungslauf für das nächste Jahr starten. Dieser Vorgang kann einige Zeit beanspruchen. Der Fortschritt wird Ihnen über einen Balken dargestellt.

Den fertigen Rechnungslauf finden Sie dann unter Startfenster > Buchhaltung > Rechnungsläufe.

Hier können Sie auch den Ausdruck des Rechnungslaufes starten (Symbol Drucker) oder den Rechnungslauf versenden bzw. anderen Personen bereitstellen. Wie das geht, erfahren Sie in unserem ausführlichen iMikel-Handbuch.

Zeitraum Kassenübertragung (für die SEPA-Datei)

Der Zeitraum der Kassenübertragung hängt von Ihrer Übertragungsvariante ab. Wenn Sie bisher das ganze Jahr übergeben haben, stellen Sie auch hier den Zeitraum auf das neue Jahr um.

Wenn Sie die Übertragung monatsweise machen, stellen Sie das Datum nur einen Monat weiter.

Zeitraum Deputatsberechnung

Auch der Zeitraum zur Deputatsberechnung ist umzustellen. Wechseln Sie dazu in die Einstellungen der Lehrerverwaltung (Startfenster > Lehrer/Personal > Einstellungen > Deputate). Stellen Sie hier das angezeigte Beginndatum um ein Jahr weiter.

Wenn Sie das vergangene Jahr in der Deputatsberechnung weiterhin mitberechnen möchten, reicht es, wenn Sie das Enddatum verändern.

Klicken Sie auf Deputate aktualisieren.

Beachten Sie: Je länger der eingegebene Zeitraum, desto länger dauert die automatische Berechnung der Deputate durch den Server.

3. Ferien und Feiertage aktualisieren

Prüfen Sie, ob bereits alle Ferien und Feiertage für Ihr nächstes Schuljahr hinterlegt sind. Unter Startfenster > Einstellungen > Ferien und Feiertage können Sie, sofern erforderlich, die Ferien und Feiertage nachtragen und anschließend durch Klick auf die Schaltfläche „Aktualisieren“ die Termine in der Unterrichtsverwaltung entsprechend auf aktuellen Stand bringen.

Ergänzende Hinweise

Erfahrungsgemäß sind die häufigsten Fehlerquellen folgende:

1. Die Ausfallperioden stimmen nicht mit dem Zeitraum zur Gebührenberechnung überein (siehe oben).
2. Es sind keine Fälligkeiten hinterlegt. Diese tragen Sie unter Startfenster > Einstellungen > Zahlweise ein. Sind keine Fälligkeiten hinterlegt, weist iMikel Sie bei der Rechnungserstellung darauf hin.

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