Einstellungen

Folgend werden sämtliche Einstellungen vorgestellt, welche Ihnen in der Inventar-/Instrumentenverwaltung zur Verfügung stehen.

Allgemeine Einstellungen

Unter den allgemeinen Einstellungen können Sie einen für die Leihgebühr geltenden Mehrwertsteuer-Satz hinterlegen.

Kategorien

Jedes Instrument kann einer bestimmten Kategorie zugeordnet werden, welche Sie unter dieser Einstellung verwalten können.

Über das Plus können Sie beliebig viele Kategorien eingeben und mit einer Kurzform versehen.

Tarife

An dieser Stelle legen Sie die Mietgebühren für die Leihinstrumente oder Inventargegenstände fest. Sie können dabei beliebig viele Tarife anlegen. Einen neuen Tarif können Sie anlegen, indem Sie zunächst auf das Plus in der Kopfleiste klicken.

Geben Sie dem Tarif eine Bezeichnung und eine Kurzform. Wählen Sie optional eine individuelle Zahlweise und einen Mehrwertsteuersatz aus.

Die Felder Kostenstelle, PSP-Element"und Sachkonto haben Sie nur zu füllen, wenn dies Ihre Kassenschnittstelle erfordert. Wenn nicht über den Admin-Bereich geändert, heißen diese Felder standardmäßig Kostenstelle, Teilleistung und Einnahmeart.

Sie können weitere Informationen im Feld Beschreibung weiter unten hinterlegen.

Unter Abrechnung klicken Sie auf das Plus, damit Sie für den Tarif eine Gebühr definieren können.

Den Zeitraum der Gültigkeit grenzen Sie über die Felder von und bis ein. Wenn Sie das Feld bis leer lassen, ist die Gebühr dauerhaft gültig. Geben Sie den Betrag an.

Über das Feld nach Anzahl Monaten haben Sie die Möglichkeit, Gebührenvorgaben zu definieren, die sich nach der Ausleihzeit richten. Sie können beispielsweise festlegen, dass das Ausleihen eines Instrumenten nach einem Jahr teurer wird, indem Sie eine zusätzliche Gebührenvorgabe erstellen, die erst nach zwölf Monaten gültig wird. Ab dem 13. Monat berechnet iMikel dann automatisch die höhere Gebühr.

Die Leihgebühr kann, wie die Teilnahme am Unterricht, sozialermäßigungsberechtigt sein. In dem Fall wird die Leihgebühr in der Gebührenberechnung um den gleichen Anteil gesenkt wie die für die Unterrichtsteilnahme. Aktivieren Sie diese Option, falls dies für eine Gebühr gewünscht ist.

Falls Sie möchten, dass auch der Verleih kostenloser Instrumente (wenn es sich dabei um die einzige Position auf der Rechnung handelt) zum Ausdruck einer Rechnung führt, setzen Sie den Haken bei der Option Nullrechnungen erstellen.

Die angezeigten Gebührenvorgaben beziehen sich immer auf den aktuell ausgewählten Tarif. Klicken Sie einfach einen anderen Tarif an, um dessen Vorgaben einzusehen.

Dynamische Berechnung von Leihgebühren anhand von Formeln

Um Ihnen noch mehr Flexibilität bieten zu können, können Sie in den Tarifen zu den Leihgebühren Formeln hinterlegen. Nach diesen Formeln wird bei Bedarf für jedes Inventar eine individuelle Leihgebühr berechnet. So können Sie grundsätzlich zwei Prozent des Versicherungswertes als Leihgebühr einnehmen oder Sie differenzieren zwischen internen und externen Nutzern.

Da die Formel direkt bei dem Tarifeinstellungen hinterlegt wird, ist auch der Gültigkeitszeitraum für die Formel wirksam. Es kann also jederzeit bei einer Gebührenänderung eine neue Formel ab einem neuen Datum hinterlegt werden. Eine Formel können Sie über einen Klick auf das Stift-Symbol im Feld Formel hinterlegen. Folgend ein paar Beispiele und die entsprechenden Formeln für diese Funktion.

Mögliche Variablen

Zur Verwendung für die Formeln stehen die folgenden Variablen zur Verfügung:

• $BetragTarif
• $BetragIntern
• $BetragExtern
• $KategorieId
• $KaufpreisBrutto
• $KaufpreisNetto
• $NutzerAlter (ab iMikel v24.9.1)
• $Versicherungswert

Zwei Prozent des Kaufpreises

Diese Formel berechnet die Leihgebühr zu zwei Prozent des im Inventar eingetragenen Brutto-Kaufpreises, wenn dies mehr als die im Tarif vorgegebene Mindestgebühr ergibt:

Case (
  $KategorieId = 15 AND (($KaufpreisBrutto * 0,02) > $BetragTarif);
  $KaufpreisBrutto * 0,02;
  $BetragTarif
)

Zwei Prozent des Versicherungswertes

Diese Formel berechnet die Leihgebühr zu zwei Prozent des im Vertrag eingetragenen Versicherungswerts (Zeitwert), wenn dies mehr als die im Tarif vorgegebene Mindestgebühr ergibt:

Case (
  $KategorieId = 15 AND (($Versicherungswert * 0,02) > $BetragTarif);
  $Versicherungswert * 0,02;
  $BetragTarif
)

Nutzung des Feldes „Leihgebühr intern“ beim Instrument

Diese Formel verwendet als Leihgebühr die Vorgabe im Feld Leihgebühr intern des jeweiligen Instrumentes:

Case ( $KategorieId = 15; $BetragIntern )

Nutzung des Feldes „Leihgebühr extern“ beim Instrument

Diese Formel verwendet als Leihgebühr die Vorgabe im Feld Leihgebühr extern des jeweiligen Instrumentes:

Case ( $KategorieId = 15; $BetragExtern )

Gestaffelte Leihgebühr nach Kaufpreis

Diese Formel berechnet als Leihgebühr gestaffelt in vier Stufen je nach Kaufpreis des Instrumentes:

Case (
  $KategorieId = 15 AND $KaufpreisBrutto > 3000; 25;
  $KategorieId = 15 AND $KaufpreisBrutto > 2000; 20;
  $KategorieId = 15 AND $KaufpreisBrutto > 1000; 15;
  $KategorieId = 15 AND $KaufpreisBrutto > 500; 10;
  $BetragTarif
)

Rabatte

An dieser Stelle werden Ihnen sämtliche Rabatt- und Zuschlagskategorien aus der Fächerverwaltung aufgelistet.

Sollten Sie einige dieser Kategorien auch in der Inventarverwaltung verwenden wollen, setzen Sie bei diesen ein Häkchen bei In Rabatt-Dialogen anzeigen.

Hinweis bezüglich „Gendern“: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter. Die verkürzte Sprachform hat nur redaktionelle Gründe und beinhaltet keine Wertung.