Fahrtkosten berechnen

Das Honorarmodul kann automatisch Entfernungen zwischen Wohnort einer Honorarkraft und den verschiedenen Unterrichtsorten berechnen und hierüber automatisch Fahrtkosten berechnen. Die Berechnung von Entfernungen wird über den freien Dienst OpenStreetMap abgefragt. Neue Fahrtrouten werden während der Erstellung einer Honorarabrechnung automatisch ermittelt, sobald eine Honorarkraft z. B. umgezogen ist oder einen neuen Unterrichtsort erhält. Alle durch das Honorarmodul ermittelten Routen finden Sie im Honorarmodul und auch in der Adressverwaltung über die FileMaker-Menüleiste unter Fenster > Entfernungen.

An dieser Stelle können einzelne Routen aktualisiert werden.

Sie können einzelne Routen auch nicht vergüten und nicht ausweisen lassen.

Zudem kann eine Route auch im Browser über OpenStreetMap aufgerufen werden.

iMikel lernt hierdurch alle benötigten Fahrtrouten und verwendet diese später bei der Honorarberechnung. Hierbei berücksichtigt iMikel auch Unterrichtsverlegungen, -ausfälle und Feiertage. Somit kann iMikel in jeder Honorarabrechnung die erforderlichen Fahrten anhand des Stundenplanes einer Lehrkraft exakt berechnen. Für jede Lehrkraft kann ein individueller Betrag je Kilometer oder auch auf Basis der Dauer der Fahrtzeit definiert werden.

Vorgabe für die Berechnung hinterlegen

Eine allgemeingültige Vorgabe zur Fahrtkostenberechnung können Sie in den Einstellungen der Honorarverwaltung unter Kategorien (sonstige Buchungen) hinterlegen. Zur Verfügung stehen Variablen zur Berechnung der Entfernungen in Kilometern oder Minuten und auch für den individuellen Betrag je Kreditor.

Beispiele:

• Die Formel $EntfernungKilometer * $Betrag multipliziert die Fahrtstrecke in Kilometern mit dem beim Kreditor individuell vorgegebenen Betrag.
• Die Formel $EntfernungDauer * $Betrag multipliziert die Fahrtdauer in Minuten mit dem beim Kreditor individuell vorgegebenen Betrag.

Individuelle Vorgabe beim Kreditor

Für jeden Kreditor kann ein individueller Betrag inkl. Gültigkeitszeitraum definiert werden. Unter Honorare > Kreditoren können Sie diese sonstigen Buchungen eintragen.

Alle benötigten Fahrtrouten berechnen

Pro Strecke können Sie einmal den von GoogleMaps vorgeschlagenen Wert (Kilometer oder Dauer) händisch übertragen. Dies muss nur einmal erfolgen, denn iMikel merkt sich die Strecke; diese muss also nicht erneut berechnet werden. Bestimmte Touren (z. B. von einer Schule nach Hause) können aus der Vergütung ausgeschlossen werden, indem eine Null eingetragen wird.

Alle Entfernungen können in der Adressverwaltung über die FileMaker-Menüleiste unter Fenster > Entfernungen angesehen, angepasst und erweitert werden. Alle berücksichtigen Fahrten werden in der Honorarabrechnung unter Entfernungen dargestellt.

Fahrtkosten mit Hilfe einer Formel berechnen

In den Einstellungen der Honorarverwaltung kann eine Formel zur dynamischen Berechnung von Fahrtkosten eingetragen werden. Es können für die einzelnen Kategorien Formeln hinterlegt werden, nach welchen iMikel die beim Kreditor hinterlegten Beträge umrechnet. Im folgenden Beispiel wurde vorgegeben, dass in der Kategorie Fahrtkosten der beim Kreditor hinterlegte Betrag mit der Anzahl der Unterrichtstage multipliziert wird.

In den Vorgaben des Kreditors können beliebige Zusatzhonorare hinterlegt werden. Für Fahrtkosten wird ein Euro-Betrag vorgegeben. Dies ist die Grundlage, welche später mit der Anzahl der Unterrichtstage multipliziert wird. Im Bemerkungsfeld unter Honorare > Kreditoren > Sonstige Buchungen wurde hierzu der Platzhalter $TermineMitDatum hinterlegt. Dieser wird später durch die entsprechenden Unterrichtstermine ersetzt.

Der Platzhalter $TermineMitDatum ergibt eine Liste in der Form

• 5 x Montag (3. 10. 17. 24. 31.)
• 4 x Dienstag (4. 11. 18. 25.)
• 4 x Mittwoch (5. 12. 19. 26.)
• 4 x Donnerstag (6. 13. 20. 27.)
• 4 x Freitag (7. 14. 21. 28.)

Der Platzhalter $Termine ergibt eine Liste in der Form

• 5 x Montag
• 4 x Dienstag
• 4 x Mittwoch
• 4 x Donnerstag
• 4 x Freitag

Bei der Berechnung einer Honorarabrechnung erkennt iMikel automatisch die vorgegebenen Formeln und Platzhalter und erstellt eine Abrechnung in der gewünschten Form und den gewünschten umgerechneten Werten.