Die Veranstaltungsorteverwaltung

Die Veranstaltungsorteverwaltung

iMikel bietet Ihnen in der Veranstaltungsorteverwaltung die Möglichkeit, bequem und übersichtlich beliebig viele Veranstaltungs- bzw. Unterrichtsorte und damit verbunden beliebig viele Veranstaltungs- und Unterrichtsräume zu verwalten. Raumbelegungspläne geben Ihnen einen Überblick über die Unterrichtsraumnutzung.

Hauptfunktionen der Veranstaltungsorteverwaltung

  • Integration der Veranstaltungsorteverwaltung in iMikel: Die Besonderheit an iMikel ist, dass die Veranstaltungsorteverwaltung auf die Eingaben in der Adressverwaltung zurückgreift. Auf diese Weise kann z. B. eine Adresse als Veranstaltungsort verwaltet werden, ohne dass sie explizit in beiden Modulen einzugeben ist. Sie können so auch den Wohnort eines Lehrers zum Veranstaltungsort erklären.

  • Komfortable Verwaltung von Veranstaltungsorten: iMikel ermöglicht Ihnen, jederzeit die Nutzung verschiedener Veranstaltungsorte bequem zu überblicken und sich Raumbelegungspläne anzusehen. Zusätzlich können Sie z. B. Informationen zur Raumqualität und zum Inventar hinterlegen, sodass Sie zentral Stundenpläne erarbeiten und Raumnutzungen planen können.

  • Der Raumfinder: Wenn Sie nicht wissen, wo eine Veranstaltung stattfinden könnte, können Sie den Raumfinder nutzen. Er listet Ihnen zuverlässig alle Räume auf, die Ihren Vorgaben entsprechen.

Gebäude verwalten

In diesem Kapitel lernen Sie, wie Gebäude verwaltet werden können. Es wird u. a. erläutert, wie Veranstaltungsorte eingegeben, bearbeitet und gelöscht werden und wie sie diese austauschen können.

Einen Veranstaltungsort eingeben

Einen neuen Veranstaltungsort können Sie ganz einfach eingeben. Wechseln Sie dazu in die Veranstaltungsorteverwaltung in den Bereich Gebäude.

Klicken Sie in der Kopfleiste auf das grüne Plus. Es öffnet sich eine Suchmaske. In dieser Suchmaske können Sie nach bestimmten Namen, Straßen, Postleitzahlen, Firmen oder Schulen suchen. Der Sinn dieser Suchmaske liegt darin, dass Sie auch private Adressen als Veranstaltungsort auswählen können.

Wenn Sie die Suchkriterien eingegeben haben, betätigen Sie die Enter-Taste Ihrer Tastatur und es werden die Suchergebnisse aufgelistet.

Klicken Sie die gewünschte Person oder Firma an. Die Daten werden in die Veranstaltungsorteverwaltung übernommen.

Wenn Sie den gewünschten Veranstaltungsort nicht finden konnten, können Sie ihn über das grüne Plus in der Kopfzeile der Suchmaske neu erfassen.

Einen Veranstaltungsort bearbeiten

Wenn Sie im Nachhinein die Stammdaten des Veranstaltungsorts bearbeiten möchten, klicken Sie auf das Stift-Symbol neben dem Feld Bezeichnung. Hierüber können Sie das Einblendmenü öffnen und aus diesem den Befehl bearbeiten, neue Adresse oder neuer Kontakt auswählen.

Es öffnet sich ein Fenster, in welchem Sie die Stammdaten ändern können. Die Eingaben übernehmen Sie mit Klick auf Speichern.

Einen bestehenden Veranstaltungsort löschen

Einen bestehenden Veranstaltungsort können Sie nur löschen, wenn dem Ort keine Räume mehr zugeordnet sind. Löschen Sie daher erst alle Räume, und dann den Unterrichtsort, indem Sie auf das Stift-Symbol neben dem Feld Bezeichnung klicken. Darüber können Sie das Einblendmenü öffnen und den Befehl löschen wählen.

Ein Unterrichtsraum kann erst gelöscht werden, wenn diesem Raum keine Belegungen mehr zugeordnet sind. iMikel ist Ihnen dabei behilflich: Wenn Sie einen Raum mit Unterrichtsbelegungen löschen möchten, werden Sie aufgefordert, diese Belegungen in einen anderen Raum zu verschieben.

Löschen Sie einen Unterrichtsort und/oder Raum nur, wenn dieser doppelt oder definitiv falsch ist. Wenn der Unterrichtsort nur nicht mehr genutzt wird und Sie ihn löschen, wird er auch rückwirkend aus allen alten Belegungen entfernt.

Einen Veranstaltungsort austauschen

Sie können auch einen Veranstaltungsort ganz einfach auswechseln, ohne die zugehörigen Veranstaltungen einzeln korrigieren zu müssen.

Klicken Sie auf das Stift-Symbol neben dem Feld Bezeichnung. Es öffnet sich das Einblendmenü und Sie können den Befehl auswechseln auswählen. Es öffnet sich ein Fenster, in welchem Sie den neuen Stammdatensatz suchen können.

Geben Sie z. B. den Nachnamen oder die Firma ein. Betätigen Sie mit der Enter-Taste Ihrer Tastatur.

Wenn Sie die neue Adresse gefunden haben, klicken Sie diese an. Das Fenster schließt sich und die neue Adresse ist übernommen. Alle zugehörigen Veranstaltungen sind dann automatisch dem neuen Veranstaltungsort zugeordnet.

Weitere Informationen zu Gebäuden

Unter dem Reiter Gebäude sind im unteren Bereich der Maske weitere Registerkarten vorhanden, welche im Folgenden erläutert werden.

Räume

Unter dieser Registerkarte werden alle Räume aufgelistet, die zu diesem Gebäude gehören. Über das kleine grüne Plus innerhalb dieser Registerkarte haben Sie die Möglichkeit, einen weiteren Raum für dieses Gebäude zu erstellen.

Kontakte

Wenn bei der ausgewählten Adresse (z. B. bei einer Privatperson) Kontakte vorliegen, werden diese in der Registerkarte Kontakt aufgeführt.

Ansprechpartner

In der Registerkarte Ansprechpartner können Sie Personen angeben, die z. B. für den Veranstaltungsort verantwortlich sind.

Klicken Sie dazu auf das kleine grüne Plus innerhalb der Registerkarte. Es öffnet sich ein Suchfenster. Geben Sie z. B. den Nachnamen und den Vornamen ein. Betätigen Sie mit der Enter-Taste Ihrer Tastatur.

Wenn Sie die Person gefunden haben, wählen Sie diese über die Pfeiltaste aus. Das Fenster schließt sich und es erscheint in der Registerkarte eine neue Zeile mit dem Namen des Ansprechpartners.

Wenn Sie die gewünschte Person nicht gefunden haben, können Sie diese über das grüne Plus in der Kopfzeile des Suchfensters neu eingeben.

Geben Sie anschließend ggf. die Funktion an.

Im Feld von steht standardmäßig das heutige Datum. Sie können es bei Bedarf anpassen. Wenn Sie das Feld bis leer lassen, fungiert die Person dauerhaft als Ansprechpartner.

Über die Pfeiltaste gelangen Sie zum Stammdatensatz der Person in der Adressverwaltung.

Sie können die Zuordnung des Ansprechpartners über das rote X entfernen.

Hinweis

In der Registerkarte Hinweis können Sie weitere Informationen hinterlegen. Dazu werden Ihnen zwei Textfelder angeboten. Der untere Hinweis erscheint zusätzlich im Ausdruck der Raumbelegungspläne.

iMikelGo-Terminal

Sofern das iMikelGo-Terminal bei Ihnen im Einsatz ist, können Sie an dieser Stelle einen Hinweis definieren, welcher für den vorgegeben Zeitraum angezeigt wird. Des Weiteren können Sie über die Ansicht Einstellungen die Grundeinstellungen für die Anzeige des Terminals vorgeben.

Das iMikelGo-Terminal ist separat erhältlich.

Webbuilder

An dieser Stelle können Sie über das Setzen des Hakens bei veröffentlichen festlegen, dass dieser Veranstaltungsort über den iMikel-Webbuilder auf Ihrer Internetseite angezeigt wird.

Der Webbuilder ist separat erhältlich.

Schulklassen

An dieser Stelle werden die Schulklassen angezeigt, welche über die Bearbeitung der Stammdaten diesem Veranstaltungsort zugeordnet wurden.

Eigene Felder

An dieser Stelle können Sie eigene Felder definieren.

Verwalten von Unterrichtsräumen

In diesem Kapitel zeigen wir Ihnen unter anderem, wie Unterrichtsräume eingegeben und gelöscht werden können.

Veranstaltungsräume eingeben

Sie können zu jedem Veranstaltungsort beliebig viele Veranstaltungsräume eingeben.

Klicken Sie dazu in der Veranstaltungsorteverwaltung unterhalb der Kopfleiste auf den Reiter Gebäude.

Suchen Sie zunächst nach dem Veranstaltungsort, zu dem Sie Räume hinzufügen möchten. Klicken Sie dafür auf die Lupe und geben z. B. die Bezeichnung oder Teile der Adresse an.

Betätigen Sie mit der Enter-Taste Ihrer Tastatur.

Sie sehen in der Registerkarte Veranstaltungsräume eine Auflistung der bisher zu diesem Veranstaltungsort eingetragenen Räume. Wenn noch keine Räume eingegeben wurden, ist dieser Bereich leer.

Klicken Sie auf das kleine grüne Plus innerhalb der Registerkarte, können Sie einen weiteren Raum erstellen.
Geben Sie die Bezeichnung des Raumes und gegebenenfalls eine Beschreibung ein.

Wenn Sie weitere Eingaben zu diesem Unterrichtsraum eingeben möchten, klicken Sie neben dem Raum auf den orangefarbenen Pfeil. Sie gelangen in die Detailansicht des Raumes. Sie wechseln damit automatisch in die Registerkarte Räume.

Sie können dort zu jedem Unterrichtsraum weitere Informationen, z. B. die Größe in Quadratmetern (als Zahl), max. Personenzahl (als Zahl), Etage (als Zahl), die maximale Lautstärke, behindertengerecht usw. erfassen. Welche Werte Sie im Feld maximale Lautstärke verwenden, (laut, leise, schrill, piano, forte) bleibt Ihnen frei überlassen.

Die Begriffe, die Sie auswählen, stehen im Einblendmenü dieses Feldes allen Datensätzen zur Verfügung.

Zudem stehen Ihnen auch das Feld Beschreibung und die Karteireiter Hinweis und Bemerkung zur Verfügung. Bei Bedarf können Sie dort weitere Informationen zu einem Raum hinterlegen.

Einen Unterrichtsraum löschen

Einen Unterrichtsraum können Sie auch ganz einfach löschen. Klicken Sie dazu im Modul Veranstaltungsorte auf den Reiter Räume. Suchen Sie den Raum über die Suchlupe heraus.

Klicken Sie auf das Stiftsymbol im Feld Bezeichnung. Sie können darüber das Einblendmenü öffnen und unter dem Punkt Raum den Befehl löschen aus wählen.

iMikel_Veranstaltungsorte_Raeume_loeschen.png

Falls der Raum in Verwendung ist, werden Sie darauf hingewiesen. Sie haben die Möglichkeit, die vorhandenen Zuordnungen dieses Raumes mit einem anderen Raum zu tauschen.

Verfügbarkeiten und Reservierungen eingeben

Sie können für jeden Unterrichtsraum definieren, von wann bis wann an welchem Wochentag ein Raum verwendet werden darf. Die Aula einer Schule z. B. wird wahrscheinlich nicht schon morgens um 8:00 Uhr für Schlagzeugunterricht zur Verfügung stehen.

Daher können Sie an dieser Stelle definieren, dass die Aula erst ab 14.00 Uhr und nur bis 18.00 Uhr verwendet werden darf. In der Belegungsübersicht (Reiter Belegungen) wird Ihnen der Verfügbarkeitszeitraum eines Raumes je Tag farbig hervorgehoben. Somit können Sie sehen, wann Sie einen Raum verwenden dürfen.

Suchen Sie dazu den Raum, dessen Verfügbarkeiten Sie definieren möchten, indem Sie im Bereich Räume auf die Lupe klicken.

Geben Sie den Veranstaltungsort im Feld Bezeichnung oder im Feld Name (wenn es sich z. B. um Privaträume handelt) ein sowie den Raum.

Betätigen Sie mit der Enter-Taste Ihrer Tastatur.

Wenn Sie den Raum gefunden haben, geben Sie in der Registerkarte Verfügbarkeiten/Reservierungen die Zeiträume pro Wochentag ein, in der Sie den Raum nutzen können. Klicken Sie dafür auf das kleine grüne Plus innerhalb der Registerkarte.

Wenn bei gedrückter alt-Taste auf das Plus geklickt wird, damit neue Verfügbarkeiten zum Raum angelegt werden, erzeugt iMikel für jeden Wochentag eine heute beginnende Standardverfügbarkeit, die folgend editiert werden kann.

veranstaltungsorte_raeume_verfuegbarkeiten.png

Geben Sie anschließend den Zeitraum ein, in welchem diese Verfügbarkeit gilt (Felder von, bis). Wenn Sie das Feld bis leer lassen, ist die Verfügbarkeit dauerhaft gültig.

Geben Sie die Uhrzeit ein (Zeitraum) und bei Bedarf einen Hinweis.

Somit können Sie z. B. eingeben, dass die Aula vom 01. Januar bis zum 30. Juni nur von 14.00 Uhr bis 18.00 Uhr benutzt werden kann, aber ab dem 01. Juli schon ab 12.00 Uhr bis 18.00 Uhr.

Sie können pro Wochentag auch mehrere Zeiträume definieren. Es ist also möglich, einen Eintrag anzulegen, in welchem ein Raum an jedem Montag von 10.00 Uhr bis 12.00 Uhr benutzt werden kann und über das grüne Plus einen weiteren Datensatz, in welchem derselbe Raum zusätzlich noch von 20.00 Uhr bis 23.00 Uhr an jedem Montag benutzt werden kann.

Wenn Sie eine Reservierung eingeben möchten, führen Sie die gleichen Schritte durch und setzen Sie den Haken bei Reservierung. Über das gelbe Kreisel-Symbol können Sie der Reservierung eine Person zuordnen.

Wenn Sie im Bereich der Lehrerverwaltung unter Zuordnungen > Reservierungen eine Raumreservierung bei einer Lehrkraft eingeben, erscheint diese automatisch auch unter Verfügbarkeiten/Reservierungen in den Veranstaltungsorten.

Kategorien bei Veranstaltungsräumen eingeben

Sie können jeden Raum verschiedenen Kategorien zuordnen. So können Sie z. B. definieren, dass es sich um einen Schlagzeugraum, Klavierraum oder einen Gitarrenraum handelt. Sie können aber auch hinterlegen, dass es ein Besprechungsraum oder ein Raum der Verwaltung ist.

Klicken Sie dafür auf die Registerkarte Kategorien unter dem Reiter Räume. Dort können Sie durch Klick auf den Stift die Kategorien für diesen Raum bearbeiten. Wenn noch keine Kategorien hinterlegt sind, werden beim ersten Klick auf den Stift die aktuellen Belegungen in iMikel durchsucht und die entsprechenden Kategorien hinterlegt.

Aus der Liste auf der rechten Seite können Sie nun weitere Kategorien auswählen oder über das grüne Plus in der Kopfleiste neue hinzufügen.

Inventarzuordnung

In der Registerkarte Inventar sehen Sie Inventar, dass Ihnen in dem Veranstaltungsraum zur Verfügung steht.

Die Inventarverwaltung und die Veranstaltungsorteverwaltung sind direkt miteinander verbunden. Jedes Inventar, das Sie in der Inventarverwaltung einem Veranstaltungsort bzw. -raum zuordnen, kann in der Veranstaltungsorteverwaltung angezeigt werden. Änderungen können Sie dort nicht durchführen.

Wechseln Sie dafür in die Inventarverwaltung.

Raumbelegungen

Sie können sich die Raumbelegungen in einer übersichtlichen Darstellung anzeigen lassen, wie Sie in diesem Kapitel nachlesen können.

Raumbelegungen anzeigen

iMikel bietet Ihnen eine interaktive Ansicht der Raumbelegungen. Rufen Sie sich dazu unter dem Reiter Gebäude den gewünschten Veranstaltungsort auf und wechseln Sie anschließend in den Reiter Belegungen. Es werden auf der linken Seite alle Räume des Veranstaltungsortes aufgelistet.

Der aktuell aufgerufene Raum ist blau markiert. Sie können einen anderen Raum auswählen, indem Sie auf den Raumnamen klicken. Unter der Auflistung der Räume werden Ihnen weitere Informationen zum Raum angezeigt, sofern hinterlegt.

Auf der rechten Seite werden die Verfügbarkeiten und Veranstaltungen in einer interaktiven Ansicht dargestellt.

iMikel_Veranstaltungsorte_Belegungen.png

Die Raumbelegungsansicht im Detail

Die Ansicht der Belegungen zeigt die kommenden sieben Tage ab dem heutigen Datum in dem gewählten Raum an. Wenn Sie auf ein nachfolgendes Datum innerhalb der folgenden sechs Tage klicken, startet die Abbildung mit diesem Tag.

Sie sehen in der Belegungsansicht die Beginn- und Endzeiten einer Raumbelegung pro Tag. Des Weiteren sehen Sie links farbig hervorgehoben den Status der Belegung. Somit können Sie z. B. erkennen, ob eine Belegung fest im Bestand ist (grau) oder ob sich eine Belegung zunächst nur im Planungszustand befindet (gelb, rot).

Wenn Sie die Maus über eine Unterrichtsbelegung bewegen und diese Belegung nicht anklicken, wird Ihnen über einen Tooltip angezeigt, welcher Lehrer welches Fach unterrichtet. Außerdem bekommen Sie z. B. angezeigt, ob dies eine eventuell verlegte Belegung ist, die eigentlich für einen anderen Termin vorgesehen war.

Zeitliche Überlappungen von Terminen werden Ihnen über Warndreiecke und intensiver gefärbte Flächen gekennzeichnet.

Wenn Sie auf eine Belegung klicken, wird die Unterrichtsverwaltung geöffnet und dort die entsprechende Veranstaltung aufgerufen.

In der Fußleiste können Sie die Uhrzeit einstellen, ab der die Veranstaltungen aufzulisten sind. Das Intervall zwischen den Uhrzeiten geben Sie in Minuten im Feld Rastergröße an.

Wenn Sie in der ersten Spalte, die ja bereits das Beginndatum darstellt, auf das Datum klicken, öffnet sich ein Kalender, mit dem Sie ein beliebiges anderes Datum, Jahr oder anderen Monat auswählen können.

Wenn Sie nun auf einen Wochentag klicken, wird der Kalender ausschließlich auf diesen Wochentag reduziert, und Sie sehen z. B. die kommenden sieben Montage direkt hintereinander in der Ansicht.

Unterhalb der Datumsangabe werden Ihnen Feiertage und Ferientage rot unterstrichen dargestellt.

Einzeltermine eingeben

Einzeltermine können Sie ganz einfach eingeben. Suchen Sie dazu den gewünschten Tag und klicken Sie in die Zeile der Uhrzeit, zu welcher der Einzeltermin stattzufinden hat. Es öffnet sich die Eingabe- und Bearbeitungsmaske, die Ihnen aus der Unterrichtsverwaltung schon bekannt ist.

Geben Sie das Datum, den Tag und die Uhrzeit ein. Die Dauer errechnet iMikel automatisch. Alternativ können Sie die Dauer (in Min) eingeben; das Ende der Veranstaltung berechnet iMikel automatisch. Im Feld Bemerkungen können Sie weitere Informationen zur Veranstaltung hinterlegen.

Wenn Sie auf Speichern klicken, wird die Termineingabe abgeschlossen.

Alternativ können Sie das Erstellen eines Einzeltermins auch über das grüne Plus in der Kopfleiste vornehmen.

Raumfinder

Das Besondere an der Veranstaltungsorteverwaltung ist, dass Sie nicht nur einen Überblick, welcher Raum wie belegt ist, erhalten können, sondern dass Sie auch ein oder mehrere der verbleibenden freien Räume nach bestimmten Kriterien suchen können.

Auf diese Weise finden Sie schnell und zuverlässig nicht belegte Räume.

Den Raumfinder können Sie im Veranstaltungsortemodul über den Reiter Raumfinder aufrufen.

Über die Vorgaben können Sie eingeben, von bis wann und zu welcher Uhrzeit der oder die gesuchten Räume verfügbar sind. Über die Anzahl an Personen können Sie die Anzahl an Teilnehmern eingeben, für die Sie einen Raum benötigen.

Es werden die entsprechenden Räume, auf welche die Kriterien zutreffen, aufgelistet. Zusätzliche Angaben zur maximalen Anzahl an Personen, der maximal zulässigen Lautstärke, der Raumgröße, Etage und ob der Raum behindertengerecht ist, werden ebenfalls aufgeführt.

Auf diese Weise erhalten Sie einen Überblick über die Räume, die Ihnen für bestimmte Veranstaltungen zur Verfügung stehen. Über die Pfeiltaste gelangen Sie zu den Belegungsplänen der einzelnen Räume.

Im neuen Kalender von iMikel können Sie übrigens sehr übersichtlich Ihre Ressourcen einsehen und bei Bedarf Termine verschieben.

Schulklassen

An dieser Stelle werden die Veranstaltungsorte inkl. der Schulklassen angezeigt, welche über die Bearbeitung der Stammdaten zugeordnet und erstellt wurden.

Zudem werden Ihnen unter der Registerkarte Teilnehmer die Personen angezeigt, die sich in der aufgerufenen Schulklasse befinden.

Über das Kreiselsymbol in der Kopfleiste können Sie alle Schulklasse aufrufen und über die Pfeiltasten können Sie durch diese Schulklassen blättern.

„Eigene Felder“

An dieser Stelle können Sie eigene Felder definieren.

Der Kalender

Über das Kalender-Symbol können Sie zum Beispiel im Startfenster, in der Personalverwaltung, in den Veranstaltungsorten oder auch in der Unterrichtsverwaltung den Kalender öffnen. Über diesen erhalten Sie eine übersichtliche Ansicht von freien sowie belegten Räumlichkeiten, können die Auslastung Ihrer Lehrkräfte prüfen und ganz schnell Termine verschieben.

kalendersymbol.png

Dabei berücksichtigt iMikel automatisch, in welchem Bereich Sie das Symbol angeklickt haben und öffnet den Kalender mit passendem Bezug.

Im diesem Kapitel stellen wir den Aufbau des Kalenders vor und erklären die einzelnen Funktionen.

Darstellung

Im Kalender können Sie zwischen verschiedenen Darstellungsmöglichkeiten wählen, worüber Sie die Ansicht Ihres Kalenders Ihrem Bedarf anpassen können. Zur Verfügung stehen der Darstellungstyp, das Raster, die Uhrzeit zum Tagesbeginn sowie ein kleiner Kalender zur Datumsauswahl.

imikel_kalender_darstellung.png

Im folgenden werden diese Darstellungsoptionen kurz vorgestellt.

Typ

Es stehen Ihnen viele verschiedene Darstellungstypen zur Verfügung.

kalender_darstellungsmodi.png

Raster

Über das Raster können Sie einstellen, wie detailliert Ihre Ansicht in Minuten unterteilt angezeigt wird. Zur Verfügung stehen Ihnen folgende Möglichkeiten.

  • 05 Minuten
  • 10 Minuten
  • 15 Minuten
  • 20 Minuten
  • 30 Minuten
  • 45 Minuten
  • 60 Minuten

Beginn

In dem Feld Beginn können Sie eine beliebige Uhrzeit eintragen, zu welcher Ihr Schultag beginnt.

Kalender

Sie können auch mit nur einem Klick den heutigen oder morgigen Tag anzeigen lassen, ein bestimmtes Datum aufrufen oder über den kleinen Kalender ein Datum auswählen.

Darstellungstypen im Detail

Die verschiedenen Darstellungstypen bieten Ihnen viele Möglichkeiten, zum Beispiel Stundenpläne einzusehen und Termine zu verschieben. Im Folgenden stellen wir Ihnen die unterschiedlichen Typen vor.

Lehrkräfte

Im Stundenplan einer Lehrkraft können Sie auf nur einen Blick beispielsweise Doppelbelegungen ausfindig machen. Eine Lehrkraft können Sie im Kalender betrachten, indem Sie auf den Namen der Person klicken.

Lehrkräfte/Personal

Es werden Ihnen alle Lehrkräfte in einer Liste angezeigt. Über den orange hinterlegten Pfeil können Sie sich die einzelnen Personen in der Personalverwaltung anzeigen lassen.

Räume

Über diesen Darstellungstyp können Sie sich die Auslastung der einzelnen Räume anzeigen lassen. Zu jedem Veranstaltungsort werden Ihnen die vorhandenen Räume angezeigt. Überschneidungen und Raumreservierungen sind in dieser Ansicht deutlich erkennbar.

Einen Ort oder Raum können Sie im Kalender ansehen, indem Sie auf die Bezeichnung klicken.

imikel_kalender_raumbelegungsplan.png

Veranstaltungsorte

Veranstaltungsorte können Sie diese jeweils über den orange hinterlegten Pfeil in der Veranstaltungsorteverwaltung aufrufen, über das orange hinterlegte Plus weitere Orte hinzufügen oder über das rot hinterlegte X Orte aus der Übersicht löschen.

Veranstaltungsräume

Auch die Räume können Sie über den orange hinterlegten Pfeil in der Veranstaltungsorteverwaltung aufrufen.

Ressourcen

Der Darstellungsmodus Ressourcen kombiniert die Lehrkraft- und Raumansicht und bietet Ihnen somit einen Überblick sämtlicher zur Verfügung stehenden Veranstaltungsmöglichkeiten. Sie können einzelne Veranstaltungsorte im Kalender ein- oder ausblenden, indem Sie auf das Symbol neben der Ortsbezeichnung klicken.

imikel_kalender_ressourcen.png

Nur freie

In der Ressourcenansicht können Sie sich explizit nur freie Orte anzeigen lassen - stellen Sie dazu einfach die gewünschte Zeit ein. Auch können Sie dabei definieren, ob nur barrierefreie Räumlichkeiten angezeigt werden.

imikel_kalender_ressourcen_raumsuche.png

Kategorien

Über das orange hinterlegte Plus können Sie Kategorien hinzufügen. Kategorien können Instrumente oder Fächer sein, welche Sie in der Veranstaltungsorteverwaltung unter Räume > Kategorien definieren können.

Veranstaltungsorte

Außerdem werden Ihnen die Veranstaltungsorte angezeigt. Diese können Sie über den orange hinterlegten Pfeil in der Veranstaltungsorteverwaltung aufrufen, mit Klick auf die Bezeichnung im Kalender anzeigen oder über das rot hinterlegte X aus der Übersichtsliste löschen.

Über das orange hinterlegte Plus können Sie weitere Orte hinzufügen. Über das Auge können Sie Veranstaltungsorte mit einem Klick temporär ausblenden. Halten Sie beim Klick darauf die ALT-Taste gedrückt, wird jeder Ort außer dem angeklickten ausgeblendet. Diese Ansicht können Sie bei Bedarf jederzeit umkehren.

Kalender drucken & duplizieren

Über die Symbole in der Kopfleiste können Sie den aktuell angezeigten Kalender ausdrucken oder duplizieren. iMikel ermöglicht es Ihnen durch die letztgenannte Funktion, parallel in verschiedenen Ansichten zu arbeiten.

Termine verschieben

Im Kalender können Sie sogar Termine einmalig oder dauerhaft verlegen.

Standardmäßig ist bei einer Terminverschiebung der Haken bei einmalig gesetzt. Dieser kann jederzeit entfernt werden, wodurch die Terminänderung dauerhaft gültig ist.

Einmalige Terminänderung

Eine einmalige Änderung ist beispielsweise vonnöten, wenn die Heizung in einem Raum zu reparieren ist. Klicken Sie dazu zunächst auf den Termin Ihrer Wahl. Im nächsten Schritt sehen Sie eine Übersicht sämtlicher relevanter Informationen.

Über den orange hinterlegten Pfeil können Sie bei Bedarf zum Beispiel die Lehrkraft in der Personalverwaltung, den Termin in der Unterrichtsverwaltung oder den Ort in der Veranstaltungsorteverwaltung aufrufen. Geben Sie die Daten des neuen Termins ein.

imikel_kalender_einmalige_terminaenderung.png

Sie können auch einen Termin mit gedrückter Maustaste direkt im Kalender verschieben. Dann werden automatisch die neuen Daten eingetragen und können von Ihnen bei Bedarf angepasst werden.

Dauerhafte Terminänderung

Sie können einen Termin dauerhaft verlegen, indem Sie den entsprechenden Haken setzen. Speichern Sie Ihre Änderungen über die entsprechender Taste. Eine dauerhafte Änderung des Termins gilt ab dem eingestellten Tag.

imikel_kalender_dauerhafte_terminaenderung.png

Verfügbarkeiten, Reservierungen und Status

Im Kalender können Sie sogar auf einen Blick erkennen, zu welchen Zeiten eine Lehrkraft verfügbar ist, ob Reservierungen zu einem Raum vorliegen und in welchem Status sind die Belegungen befinden.

Verfügbarkeiten

Wie zuvor beschrieben, können Sie die Verfügbarkeit einer Lehrkraft unter Personalverwaltung > Personal > Verfügbarkeiten eintragen. Im Kalender wird Ihnen anschließend angezeigt, wann eine Lehrkraft zur Verfügung steht. Auch der Hinweis, welcher bei einer Verfügbarkeit hinterlegt wurde, ist im Kalender zu sehen.

So können Sie beispielsweise angeben, dass diese Lehrkraft nur an einem bestimmten Standort unterrichtet.

Reservierungen

Wie zuvor beschrieben können Sie auch Reservierungen eingeben, welche anschließend im Kalender angezeigt werden. So können Sie beispielsweise einen Raum für einen Erste-Hilfe-Kurs reservieren.

Status

Der Status einer Belegung (grau = gebührenrelevanter Bestand usw.) ist ebenfalls im Kalender ersichtlich. Somit sehen Sie sofort, wenn ein Termin beispielsweise noch in Planung ist (z. B. im Status Rot).