Die Unterrichtsverwaltung

Die Unterrichtsverwaltung bietet Ihnen viele Möglichkeiten, sowohl Ihre regelmäßigen Unterrichtsangebote, wie z. B. Klaviereinzelunterricht, als auch Blockveranstaltungen wie Workshops, Projekte und sonstige einmalige Veranstaltungen zu verwalten.

Unter dem Bergriff Veranstaltung werden daher in diesem Kapitel alle Angebote der Schule zusammengefasst, d. h. einmalige eintägige Events ebenso wie mehrtägige Blockveranstaltungen und regelmäßiger Einzel- bzw. Gruppenunterricht. An jeder Veranstaltung nehmen ein oder mehrere Personen teil.

Nimmt eine Person an einer Veranstaltung teil, wird dies als Belegung bezeichnet. Somit kann eine Veranstaltung, wie auch eine Person, eine oder mehrere Belegungen haben.

Hinweis bezüglich Gendern: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter. Die verkürzte Sprachform hat nur redaktionelle Gründe und beinhaltet keine Wertung.

Hauptfunktionen der Unterrichtsverwaltung

• Enge Verknüpfung von Veranstaltungen und Belegungen: Mit iMikel sind die Veranstaltungen und Belegungen strukturell eng verknüpft, sodass Sie mit geringem Aufwand Ordnung in Unterrichts- und Belegungslisten bekommen.

• Wartelistenverwaltung: Einen Schwerpunkt legt iMikel auf die Verwaltung von Wartelisten, auf denen Interessenten gelistet werden, denen nach Anmeldung zu einer Veranstaltung zunächst kein Unterrichtsplatz zugewiesen werden konnte und die später eingeteilt werden.

• Der Anmeldeassistent: Der Anmeldeassistent ist die zentrale Steuerungseinheit, die Ihnen mit wenigen Mausklicks die komfortable Zuordnung von Personen und Veranstaltungen ermöglicht.

• Korrespondenzen mit Teilnehmern und Lehrkräften: Lehrkräfte und Teilnehmer können Sie von der Veranstaltung unterrichten. In iMikel können Sie Textvorlagen hinterlegen und im Serienbriefverfahren z. B. allen Teilnehmern und Erziehungsberechtigten eine personalisierte Anmeldebestätigung zukommen lassen.

• Honorar- und Deputatsberechnung: Jede stattfindende Veranstaltung ist für Teilnehmer und Lehrkraft gebühren- bzw. abrechnungsrelevant. In iMikel können Sie durch die Verknüpfung mit der Honorar- und Personalverwaltung die leistungsbezogene Vergütung und das noch ausstehende Unterrichtsdeputat berechnen lassen. Die Kosten für die Teilnehmer werden ebenfalls dokumentiert.

Die Statusfarben (Etiketten)

iMikel bietet Ihnen die Möglichkeit, für jede Veranstaltung und jede Unterrichtsbelegung einen Status zu definieren und so z. B. Personen auf einer Warteliste oder Teilnehmer zu verwalten. Über den Status können Sie z. B. festlegen, dass eine Veranstaltung zunächst nur geplant ist oder dass eine Unterrichtsbelegung nur auf die Warteliste gesetzt wird.

Später können Sie diesen Status jederzeit in eine gebührenpflichtige Unterrichtsbelegung ändern. Somit können Sie selbst entscheiden, wann z. B. eine Belegung von der Warteliste in den festen Bestand übernommen werden soll.

iMikel bietet Ihnen fünf Statuswerte bzw. Etiketten an. Die Statusfunktion wird Ihnen in dem jeweiligen Verwaltungsbereich, rechts oben unter der Kopfleiste, angezeigt.

Im Folgenden wird Ihnen dargestellt, wie Sie die Statusfarben bei Belegungen einsetzen können.

Blau

Wenn Sie die Online-Anmeldung einsetzen, werden Belegungen, welche über diese eingegangen sind, automatisch von iMikel über das blaue Etikett kenntlich gemacht, solange keine Einteilung erfolgt ist.

Grün

Das grüne Etikett markiert Einträge von der Warteliste. Hier sind Wunschdaten vermerkt und es erfolgt weder eine Gebührenberechnung noch eine Anrechnung im Deputat.

Gelb

Den gelben Status können Sie beispielsweise verwenden, um Einteilungen zu planen. So ist es möglich, die Belegung einer Veranstaltung zuzuordnen. Hierbei sind die Wunschdaten sichtbar und es erfolgt weder eine Gebührenberechnung noch eine Anrechnung im Deputat.

Die Deputatsanrechnung ist in den Einstellungen der Unterrichtsverwaltung optional für den gelben Status aktivierbar.

Rot

Mithilfe des roten Etiketts können Sie beispielsweise anzeigen, dass diese Belegung eingeteilt wird. Dabei erfolgt die feste Veranstaltungszuordnung, aber noch keine Gebührenberechnung.

Die Deputatsanrechnung ist in den Einstellungen der Unterrichtsverwaltung optional für den roten Status aktivierbar.

Grau

Ist eine Belegung mit dem grauen Status gekennzeichnet, befindet sie sich im gebührenrelevanten Bestand. Sie ist demnach fest einer Veranstaltung zugeordnet, die Gebühren werden berechnet und das Deputat angerechnet.

Belegungen verwalten (Teilnehmer)

In diesem Kapitel lernen Sie, wie Sie Ihre Belegungen verwalten können. Dazu zählt u. a. die Eingabe des Teilnehmers sowie des Zahlungspflichtigen und die Zuteilung zum Unterricht.

Erstellen eines Wartelisteneintrags

Gehen Sie wie folgt vor, um einen Wartelisteneintrag zu erstellen:

Wechseln Sie in die Unterrichtsverwaltung und klicken Sie in der Kopfzeile auf das grüne Plus. Es öffnet sich der Anmeldeassistent.

Wählen Sie, falls noch nicht geschehen, oben rechts den Status Grün aus, um in den Anmeldeassistenten für die Warteliste zu wechseln.

Die Daten des Interessenten

Über den Stift neben dem Feld Name des Teilnehmers können Sie auswählen, ob Sie einen neuen Teilnehmer (der bisher im System noch nicht bekannt ist) eingeben wollen oder ob Sie über suchen einen bereits bekannten Teilnehmer in iMikel suchen möchten.

Mit einem Klick auf neu öffnet sich das Fenster für die Eingabe der Stammdaten einer Person (Neuerfassung).

Mit einem Klick auf Suchen öffnet sich ein Suchfenster, in welches Sie verschiedene Suchkriterien eingeben können. Geben Sie beispielsweise den Vornamen sowie Nachnamen ein und starten Sie die Suche. Klicken Sie auf die Zeile der gefundenen Person, um diese auszuwählen.

Sie können auch direkt den Namen eingeben und iMikel zeigt auf Basis der Eingabe am rechten Rand dazu passend das Ergebnis einer (phonetischen) Live-Suche, aus welcher Sie eine bereits hinterlegte Person übernehmen können.

Sollten Sie die gewünschte Person nicht finden, haben Sie die Möglichkeit, in dem Suchfenster auf das grüne Plus in der Kopfleiste zu klicken, um diese mit ihren Stammdaten neu einzugeben.

Die Daten der Warteliste

Auf der rechten Seite befinden sich die Wartelistendaten. Das Datum der Anmeldung ist mit dem heutigen Datum schon vorausgefüllt. Bei Bedarf können Sie dieses ändern.

Tragen Sie bei Beginn das Datum ein, ab wann der Interessent mit dem Unterricht beginnen möchte.

In das kleine Feld Priorität können Sie eine Priorität eingeben, nach welcher Sie später sortieren können. Wenn ein Interessent z. B. bevorzugt zu behandeln ist, tragen Sie hier eine 1 oder ein A ein. In das größere Feld daneben können Sie weitere Erläuterungen zur eingetragenen Priorität eingeben.

Geben Sie in das Feld Wunschfach das Wunschfach des Interessenten ein. Wenn Sie ein Wunschfach eingegeben haben, erscheint ein weiteres Feld zum Eingeben eines weiteren Wunschfaches, falls der Interessent Alternativen angegeben hat.

Sie können in dieses Feld klicken, damit eine Liste der hinterlegten Instrumente aufgerufen wird, oder Sie können rechts auf den kleinen Haken klicken, damit alternativ die Liste der gespeicherten Fächer angezeigt wird, - und entsprechend daraus wählen.

Im Feld Instrument können Sie das Instrument des Interessenten eingeben (sofern bekannt). Das Instrument muss an dieser Stelle nur dann hinterlegt werden, wenn es sich nicht bereits durch das eingetragene Wunschfach ergibt. Wenn als Wunschfach zum Beispiel Big Band eingetragen wurde, können Sie hier Trompete vermerken.

Wenn der Interessent eine Wunschlehrkraft angegeben hat, können Sie diesen im Feld Wunschlehrkraft eingeben oder auswählen. Auch bei der Wunschlehrkraft können Sie in dem weiteren Feld zusätzliche Wunschlehrkräfte eingeben.

Tragen Sie, sofern angegeben, den Wunschtag ein und den Zeitraum, in dem der Interessent Zeit hat. Bei Bedarf können Sie auch schon einen Turnus vorgeben (z. B. 14-tägig).

In die Felder Wunschort und Wunschareal können Sie, wenn bereits bekannt, die örtlichen Wünsche des Interessenten hinterlegen. Auch in diesen Feldern haben Sie die Möglichkeit, nach Eingabe des ersten Ortes weitere zu hinterlegen.

Die Emoticons

Sie können mit Hilfe von Emoticons auf der Warteliste hinterlegen, ob ein Interessent seinen Unterricht in einem Fach, bei einer Lehrkraft, an einem Ort, zu einem Termin oder in einem Areal gerne oder nicht gerne hätte. Ein ausgefüllter Wartelisteneintrag könnte im Anmeldeassistenten wie folgt aussehen.

Die Symbole können Sie setzen, wenn Sie an den linken Rand des jeweiligen Feldes klicken.

Durch wiederholten Klick ändern Sie die Symbole wie folgt:

• Klick erzeugt das Herz (= gerne).
• Klick erzeugt den traurigen Emoticon (= nicht gerne).
• Klick löscht die Zuordnung wieder.

Diese Zuordnungen bekommen Sie auch auf Listen und Übersichten angezeigt.

Wenn Sie alle vorhandenen Informationen hinterlegt haben, können Sie Ihre Eingaben über den grünen Haken in der Kopfzeile speichern.

Wartelistenposition

In der Unterrichtsverwaltung wird über den Unterrichtsdaten bei Einträgen der Warteliste und Vermittlung eine Taste zur Anzeige der Wartelistenposition und zusätzlich bei allen Einträgen eine Taste zum Aufruf der AdHoc-Auswertung angezeigt.

Die Taste zur Anzeige der Wartelistenposition wird zusätzlich auch in der Wartelistenübersicht angezeigt. Somit kann die Auswertung der Positionen einer Person auch direkt aus der Übersicht geöffnet werden.

Einteilen von der Warteliste

In iMikel gibt es drei verschiedene Status-Möglichkeiten zur Einteilung von Personen von der Warteliste.

Sie brauchen nicht jeden Status zu verwenden. Sie können Interessenten von der Warteliste (grün) auch direkt auf rot oder grau setzen.

Um den Status eines Interessenten von grün auf entweder gelb, rot oder grau zu verändern, gehen Sie wie folgt vor:

Rufen Sie die Wartelistenbelegung in der Unterrichtsverwaltung auf.

Klicken Sie auf der rechten Seite neben dem Feld Bemerkung auf den Stift und wählen Sie aus dem Einblendmenü einteilen.

Neben dem Anmeldedatum wird die Anzahl der Wartelisteneinträge und Online-Anmeldungen dieser Person angezeigt. Hierdurch haben Sie z. B. eine schnelle Übersicht, falls eine Person mehrere aktuelle Wartelisteneinträge haben sollte.

Über die Glühbirne kann in einem separaten Fenster eine Übersicht dieser Wartelisteneinträge und Online-Anmeldungen dieser Person aufgerufen werden. Hier kann schnell erkannt werden, dass zu einer Person z. B. mehrere Wartelisteneinträge oder Online-Anmeldungen in verschiedenen Arealen oder zu demselben Wunschfach vorliegen.

Direkt aus dieser Übersicht kann ein Eintrag bei Bedarf auf nicht mehr verwenden gesetzt oder auch eingeteilt werden. Als weitere Information werden in dieser Übersicht auch ältere Wartelisteneinträge dargestellt, welche in der Vergangenheit evtl. bereits auf nicht mehr verwenden gesetzt wurden.

Diese können bei Bedarf an dieser Stelle reaktiviert werden.

Es öffnet sich der Assistent zum Einteilen von Wartelisteneinträgen. Der ausgewählte Teilnehmer wird auf der linken Seite in der aktuellen Auswahl angezeigt.

Ist bereits eine Veranstaltung zugeordnet, wird diese automatisch in den Assistenten übernommen.

Weiter unten sind im Einteilungsassistenten alle weiteren Wartelisteneinträge ersichtlich. Sie können diese in die aktuelle Auswahl mit einem Klick für eine gleichzeitige Einteilung hochholen. Des Weiteren können Sie die bisherigen Rabatte einer Person anzeigen lassen, indem Sie auf die Glühbirne bei einem dieser Wartelisteneinträge klicken.

Einteilung für eine neue Veranstaltung

Klicken Sie im Einteilungsassistenten auf der rechten Seite bei den Unterrichtsdaten neben dem Feld Fach auf den Stift und wählen Sie neu.

Es wird eine neue Veranstaltung für diese Person angelegt. Geben Sie ein Eintrittsdatum ein und vervollständigen Sie die weiteren Unterrichtsdaten (Fach, Lehrkraft, Tag, Uhrzeit etc).

Klicken Sie anschließend die Farbe entsprechend des gewünschten Status für die Veranstaltung an (gelb, rot, grau).

Die Einteilung wird abgeschlossen, sobald Sie in der Kopfleiste auf Speichern klicken.

Sie können auf Speichern + Brief klicken, wenn Sie direkt eine Einteilungsbestätigung versenden möchten.

Einteilung zu einer bestehenden Veranstaltung

Wenn Sie die Person von der Warteliste zu einem bereits bestehenden Kurs einteilen möchten, klicken Sie auf Veranstaltung > suchen statt auf Veranstaltung > neu.

Anschließend öffnet sich ein Suchfenster, in welches Sie verschiedene Suchkriterien eingeben können. Geben Sie beispielsweise die Lehrkraft sowie das Fach ein und starten Sie die Suche. Klicken Sie auf die Zeile der gefundenen Veranstaltung, um diese auszuwählen.

Die Informationen der Veranstaltung erscheinen im Einteilungsassistenten. Geben Sie ein Eintrittsdatum für die Belegung ein.

Klicken Sie anschließend die Farbe entsprechend des gewünschten Status für die Belegung an (gelb, rot, grau). Die Anmeldung/en schließen sie ab, indem Sie in der Kopfleiste auf Speichern klicken.

Sie können auf Speichern + Brief klicken, wenn Sie direkt eine Anmeldebestätigung versenden möchten.

Eine Statusänderung vornehmen

Halten Sie für eine Statusänderung bei der betroffenen Belegung oder Veranstaltung die ALT-Taste Ihrer Tastatur gedrückt und klicken Sie dabei auf den gewünschten Status.

Wenn sich die Statusänderung auf alle aufgerufenen Datensätze zu beziehen hat, halten Sie zusätzlich zur ALT-Taste die Shift-Taste gedrückt.

Die Statusänderung lässt sich beliebig in alle Richtungen vornehmen. Beispielsweise können Sie eine Belegung von gelb auf rot ändern und danach von rot auf grau. Ebenso ist es möglich, einen Statuswechsel von gelb direkt auf grau vorzunehmen. Auch ist ein Statuswechsel rückwärts möglich, z. B. von rot zurück auf gelb.

Wird eine Unterrichtsbelegung bei einer Absage einer Person aus dem Status gelb, rot oder grau wieder zurück auf die Warteliste (grün) gesetzt, werden die Felder Eintritt und Austritt automatisch geleert.

Wenn eine Belegung aus dem Status grün (Warteliste) per ALT-Klick in den Bestand überführt werden soll, sind danach noch einige Felder nachzufüllen. Beispiel: Das Fach ist noch nicht bekannt, bislang war nur das Wunschfach hinterlegt. Deshalb in diesen Fällen besser über einteilen gehen.

Personen anmelden

Folgend wird erklärt, wie Sie Personen zum Unterricht anmelden können.

Personen eingeben

Eine neue Person mit einer neuen Belegung können Sie ganz einfach eingeben.

Wechseln Sie dazu in die Unterrichtsverwaltung und klicken Sie in der Kopfzeile auf das grüne Plus. Es öffnet sich der Anmeldeassistent.

Achten Sie darauf, dass der von Ihnen gewünschte Status für die Belegung in der rechten oberen Ecke korrekt ausgewählt ist (grün, gelb, rot, grau).

Über den Stift neben dem Feld Name des Teilnehmers können Sie auswählen, ob Sie einen neuen Teilnehmer (der bisher im System noch nicht bekannt ist) eingeben wollen oder ob Sie über Suchen einen bereits bekannten Teilnehmer in iMikel suchen möchten.

Mit einem Klick auf neu öffnet sich das Fenster für die Eingabe der Stammdaten einer Person (Neuerfassung).

Im Kopfbereich befindet sich ein Schnellsuchfeld, in welchem ein Suchbegriff eingetragen werden kann.

Alternativ öffnet sich mit einem Klick auf Suchen ein Suchfenster, in welches Sie verschiedene Suchkriterien eingeben können. Geben Sie beispielsweise den Vornamen sowie Nachnamen ein und starten Sie die Suche.

Dieser wird anschließend zur Suche in den Feldern Firma, Name, Straße, Postleitzahl, Ort, Ortsteil Kontakt und Kontaktbemerkung verwendet.

Klicken Sie auf die Zeile der gefundenen Person, um diese auszuwählen.

Sollten Sie den gewünschten Schüler nicht finden, haben Sie die Möglichkeit in dem Suchfenster auf das grüne Plus in der Kopfleiste zu klicken, um diesen mit seinen Stammdaten neu einzugeben.

Eingabe des Zahlungspflichtigen

Sie können dem Teilnehmer einen Zahlungspflichtigen zuzuordnen, indem Sie im Anmeldeassistenten neben dem Feld Name des Zahlungspflichtigen auf den Stift klicken. Wählen Sie auch dort aus, ob Sie den Zahlungspflichtigen neu eingeben oder ob Sie ihn über Suchen in iMikel suchen möchten.

Auch beim Zahlungspflichtigen können Sie die Suche über das Suchfeld in der Kopfleiste vornehmen. Wenn Sie z. B. eine Neuanmeldung eingeben möchten und Sie suchen nach einem Zahlungspflichtigen, von welchem Ihnen nur das Kassenzeichen bekannt ist, können Sie in dem Schnellsuchfeld auch dieses Kassenzeichen eintragen.

Dabei genügt es, wenn Sie nur einen Teil des Kassenzeichens eingeben. Wenn das Kassenzeichen des Kunden z. B. 1.01.003456 lautet, genügt es, einfach nur 3456 einzutragen, und Sie bekommen alle Zahlungspflichtigen angezeigt, die ein Konto/Kassenzeichen haben, in welchem diese Zahlenfolge vorkommt.

Wenn ein Teilnehmer gleichzeitig auch Zahlungspflichtiger ist, brauchen Sie ihn nicht neu einzugeben. Klicken Sie im Menü des Stiftes beim Zahlungspflichtigen einfach auf dito (oder auf den blauen Pfeil) und der Teilnehmer wird automatisch als Zahlungspflichtiger angelegt.

Schnellsuche im Anmeldeassistenten

Der Anmeldeassistent in iMikel bietet eine komfortable Schnellsuche, mit der Sie noch schneller die gewünschte Person finden.

Hierzu genügt es, im Anmeldeassistenten im Feld Name nach der Person zu suchen. Anschließend wird die Schnellsuche auf der rechten Seite des Assistenten eingeblendet. Diese Schnellsuche zeigt bei allen gefundenen Personen auch das Geburtsdatum an.

Über einen Tooltip kann zudem das Alter eingeblendet werden. Direkt aus der Suchmaske kann auch über die Plus-Taste eine Neueingabe erfolgen. Die neu erfasste Person wird nach der Eingabe automatisch in den Anmeldeassistenten übernommen.

Des Weiteren bietet Ihnen iMikel an dieser Stelle die Möglichkeit, bestimmte Personen/Firmen als Favoriten zu markieren. Dies ist beispielsweise von Vorteil, wenn Sie immer mal wieder Teilnehmer eingeben müssen, die z. B. von einem Verein bezahlt werden.

Diesen Verein können Sie dann als Favorit definieren und brauchen nach diesem in Zukunft nicht mehr zu suchen.

Eingabe der Unterrichtsdaten für eine neue Veranstaltung

Nachdem der Teilnehmer und der Zahlungspflichtige eingegeben sind, ist es erforderlich, eine neue Veranstaltung mit den Unterrichtsdaten einzugeben.

Klicken Sie dazu bei den Unterrichtsdaten neben dem Feld Fach auf den Stift und wählen Sie neu.

Es wird eine neue Veranstaltung für diesen Teilnehmer angelegt. Geben Sie danach ein Eintrittsdatum ein und vervollständigen Sie die weiteren Unterrichtsdaten (Fach, Lehrkraft, Tag, Uhrzeit etc).

Uhrzeiten können im Anmeldeassistenten wie folgt eingetragen werden: Aus 153 wird 15:30, aus 1545 wird 15:45 und aus 15 wird 15:00. Die Eingabe ist zudem auch mit Trennzeichen möglich und wird automatisch an das Uhrzeitformat angepasst: Aus 15,30 wird 15:30

Zuordnung zu einer bestehenden Veranstaltung

Wenn Sie den Teilnehmer zu einem bereits bestehenden Kurs eintragen möchten, klicken Sie auf Veranstaltung > suchen statt `Veranstaltung > neu.

Anschließend öffnet sich ein Suchfenster, in welches Sie verschiedene Suchkriterien eingeben können. Geben Sie beispielsweise die Lehrkraft sowie das Fach ein und starten Sie die Suche. Klicken Sie auf die Zeile der gefundenen Veranstaltung, um diese auszuwählen.

Die Informationen der Veranstaltung erscheinen anschließend im Anmeldeassistenten. Geben Sie ein Eintrittsdatum für die Belegung ein.

Optional: Weitere Anmeldung(en)

Sie können mit dem Anmeldeassistenten in iMikel auch mehrere Anmeldungen eingeben und zum Schluss alle mit einem Klick speichern. Über das grüne Plus in der Kopfleiste des Anmeldeassistenten können Sie einen neuen Datensatz für eine Anmeldung erstellen.

In der Kopfleiste erscheinen anschließend Pfeiltasten und der Hinweis 2 von 2 (Datensätze).

Über das rote X lässt sich der Vorgang der Anmeldung wieder abbrechen.

Anmeldung abschließen

Sie können die Abmeldung(en) abschließen, indem Sie in der Kopfleiste auf Speichern klicken.

Sie können auf Speichern + Brief klicken und anschließend eine Anmeldebestätigung versenden.

Belegt ein Teilnehmer zeitgleich mehrmals dasselbe Unterrichtsfach, wird dies auf einer Rechnung nachvollziehbar gruppiert dargestellt.

Einen Teilnehmer ummelden

Sie können eine Person von einem Kurs in einen anderen ummelden. Rufen Sie dazu den Teilnehmer in der Unterrichtsverwaltung auf.

Klicken Sie bei der Belegung, die Sie ummelden möchten, neben dem Feld Fach auf den Stift und wählen Sie aus dem Menü ummelden aus.

Es öffnet sich der Assistent zum Ummelden von Belegungen. Geben Sie ein Austrittsdatum für den bisherigen Unterricht ein.

iMikel erkennt, ob es sich bei der umzumeldenden Belegung um die letzte verbliebene in der Veranstaltung handelt und setzt dann den Haken bei Veranstaltung beenden automatisch. Bei Bedarf können Sie diesen Haken entfernen, wenn Sie planen, im einem späteren Arbeitsschritt wieder neue Belegungen zu dieser Veranstaltung anzumelden.

Sie können das neue Fach, in das der Teilnehmer umgemeldet wird, eingeben oder danach suchen. Klicken Sie dazu wieder neben dem Feld Fach auf den Stift und wählen Sie aus dem Menü entweder Suchen, neu oder neu (wie bisher) aus.

Den Vorgang können Sie mit Klick auf eine der beiden grünen Schaltflächen in der Kopfleiste abschließen. Wie auch im Anmeldeassistenten können Sie über Speichern mit dem Briefsymbol die Daten speichern und anschließend eine Bestätigung drucken.

Bei jeder Ummeldung wird bei der vorherigen Belegung eine rote Tilde angezeigt.

Dies ist der Hinweis darauf, dass es zu dieser Belegung eine Ummeldung gibt. Klicken Sie auf diese Tilde, um die Belegung anzuzeigen, welche aus der Ummeldung resultiert. So kann jede Ummeldung schnell und einfach nachvollzogen werden.

Mehrere Teilnehmer gleichzeitig bearbeiten

Sie haben die Möglichkeit, mehrere Teilnehmer gleichzeitig zu bearbeiten. Beispielsweise können Sie so mehrere Teilnehmer aus einer Gruppe in eine andere Gruppe ummelden.

Wählen Sie dazu bei einem Teilnehmer dieser Gruppe den Befehl ummelden aus. Es öffnet sich der Anmeldeassistent.

Die restlichen Belegungen dieser Gruppe werden im unteren Bereich aufgelistet. Sie können diese ganz einfach mit jeweils einem Klick in die aktuelle Auswahl für die Bearbeitung nach oben holen.

Durch alt-Klick auf eine der Belegungen im Bereich der weiteren Einträge können Sie alle Belegungen gemeinsam in die aktive Auswahl bewegen. Umgekehrt können Sie mit alt-Klick auf eine der Belegungen in der aktiven Auswahl alle wieder in den Bereich weitere Einträge bewegen.

Die gleichzeitige Bearbeitung mehrerer Teilnehmer funktioniert sowohl mit den Befehl ummelden als auch mit allen Befehlen, welche im Ummeldeassistenten zur Verfügung stehen.

Einen Teilnehmer abmelden

Das Abmelden eines Teilnehmers ist in iMikel schnell und einfach erledigt. Rufen Sie zunächst den Teilnehmer in der Unterrichtsverwaltung auf. Klicken Sie anschließend in das Feld Austritt und geben Sie das Austrittsdatum ein.

Den Vorgang können Sie mit Klick auf Speichern abschließen.

Über Speichern mit dem Briefsymbol können Sie die Daten speichern und anschließend eine Bestätigung drucken.

Unterricht in der Belegung korrigieren

Wenn Sie feststellen, dass eine Belegung einer falschen Gruppenveranstaltung zugeordnet wurde, ist die Belegung zu korrigieren.

Beispiel: Ein Teilnehmer der Veranstaltung Violine 2er Gruppe 30 min am Donnerstag 17:00 Uhr ist fälschlicherweise der Veranstaltung Violine 2er Gruppe 30 min am Freitag 17:00 zugeordnet worden. Beide Veranstaltungen bleiben bestehen, aber die Belegung ist zu korrigieren.

Gehen Sie zum Korrigieren folgendermaßen vor:

Klicken Sie bei der Belegung, die Sie korrigieren möchten, neben dem Feld Fach auf den Stift und wählen Sie aus dem Einblendmenü korrigieren.

Es öffnet sich der Assistent zum Korrigieren von Belegungen. Geben Sie jetzt auf der rechten Seite den korrekten Unterricht ein.

Den Vorgang können Sie mit Klick auf eine der beiden grünen Schaltflächen in der Kopfleiste abschließen.

Unterschied zwischen Korrektur und Ummeldung: Wenn Sie eine Belegung korrigieren möchten, gehen Sie davon aus, dass die bislang eingegebenen Daten falsch sind und zu aktualisieren sind. Bitte unterscheiden Sie diesen Fall von dem, bei dem einige oder alle Teilnehmer einer Veranstaltung abgemeldet und zu einer neuen Veranstaltung angemeldet werden sollen.

Dies entspricht einer Ummeldung. Bei dem Befehl korrigieren werden die Gebühren rückwirkend aktualisiert!

Einen Teilnehmer auswechseln

Haben Sie während der Eingabe einer Unterrichtsbelegung versehentlich einen falschen Teilnehmer eingetragen, können Sie diesen nachträglich durch eine andere Person austauschen.

Beispiel: In der Veranstaltung Violine EU 45 Min ist Max Musterhausen als Teilnehmer eingetragen. Tatsächlich ist jedoch seine Schwester Martina Musterhausen die Teilnehmerin. Der Zahlungspflichtige ist bei beiden Personen der Vater.

Gehen Sie zum Auswechseln folgendermaßen vor:

Klicken Sie bei dem Teilnehmer, den Sie auswechseln möchten, neben dem Feld Name auf den Stift und wählen Sie aus dem Einblendmenü auswechseln aus.

Es öffnet sich anschließend ein Suchfenster, in welchem Sie nach der korrekten Person suchen und diese auswählen können.

Sollten Sie die gesuchte Person nicht finden, da diese in der Adressverwaltung nicht hinterlegt ist, können Sie die Person über das grüne Plus in der Kopfleiste neu anlegen.

Eine Belegung löschen

Wenn die Belegung fehlerhaft eingetragen ist oder sie nicht stattgefunden hat, können Sie diese löschen.

Klicken Sie dazu bei der Belegung, die Sie löschen möchten, neben dem Feld Fach auf den Stift und wählen Sie aus dem Einblendmenü Belegung löschen aus.

Die Belegung wird nicht komplett gelöscht; stattdessen werden das Ein- und Austrittsdatum auf den 01.01.1900 gesetzt. Mit der nächsten Gebührenberechnung werden berechnete Gebühren automatisch auf Null gesetzt.

Dadurch, dass die Belegung nicht komplett gelöscht wird, können Sie später nachvollziehen, für welche Belegung zeitweilig Gebühren erhoben wurden und haben immer die Möglichkeit, versehentliche Löschungen zu reaktivieren.

Einen Erziehungsberechtigten zuordnen

Sollte der zugeordnete Zahlungspflichtige nicht der Erziehungsberechtigte sein, haben Sie dennoch die Möglichkeit, diesen zu definieren. Schalten Sie dazu die Ansicht des Zahlungspflichtigen auf die Ansicht des Erziehungsberechtigten um, indem Sie auf den hellgrauen Punkt unter den Informationen klicken (Seitensteuerelement).

Wählen Sie dann aus dem Einblendmenü, welches über das Stiftsymbol erreichbar ist, den Befehl zuordnen aus.

Stammdaten bearbeiten

Die Stammdaten eines Teilnehmers können Sie direkt in der Unterrichtsverwaltung ändern.

Dazu ist lediglich eine Belegung des Teilnehmers in der Unterrichtsverwaltung aufzurufen. Klicken Sie bei dem Teilnehmer, den Sie bearbeiten möchten, neben dem Feld Name auf den Stift und wählen Sie aus dem Einblendmenü bearbeiten, neue Adresse oder neuer Kontakt aus.

Die Möglichkeit zum Ändern der Stammdaten haben Sie ebenso bei dem Zahlungspflichtigen und Erziehungsberechtigten unter dem Teilnehmer.

Vita des Teilnehmers anzeigen

Die Vita eines Teilnehmers können Sie sich mit Klick auf den orange hinterlegten Pfeil im Bereich Teilnehmer anzeigen lassen.

Die Vita zeigt Ihnen zunächst eine Auflistung aller aktuellen und zukünftigen Belegungen des Teilnehmers an.

Im Bereich Belegungsverlauf werden Ihnen alle Belegungen angezeigt, die der Teilnehmer durchlaufen hat. Dabei wird farblich zwischen Stamm- und Tochterbelegungen unterschieden. Stammbelegungen sind solche, zu denen der Teilnehmer direkt angemeldet wurde; hierbei handelt es sich also nicht um Ummeldungen.

Im Gegensatz dazu entstehen Tochterbelegungen stets durch eine Ummeldung. Der Belegungsbeginn in Tochterbelegungen wird immer automatisch aus der Stammbelegung übernommen.

Stammbelegungen sind dabei dunkelgrau unterlegt, die weiterführenden Tochterbelegungen werden links mithilfe eines abgeknickten Pfeils gekennzeichnet.

Die Unterrichtsausfälle in Stamm- und Tochterbelegungen können sich addieren und evtl. eine Gebührenerstattung (z. B. bei Unterrichtsausfällen wegen Krankheit der Lehrkraft) zur Folge haben.

Die Ansicht vorherige listet alle vorherigen Belegungen des Teilnehmers auf.

Des Weiteren gibt es einen Bereich Veranstaltungen-/Lehrkraftverlauf, welcher sich ebenso auf aktuelle/zukünftige und vorherige aufgeteilt. In diesem Bereich wird Ihnen detailliert aufgelistet, welche Lehrkräfte den Teilnehmer in welchen Fächern unterrichtet haben bzw. noch unterrichten.

Die Vita können Sie bei Bedarf als Teilnehmervita im Sinne eines Zeugnisses mit den Platzhaltern <<Teilnehmer.Vita01>> bzw. <<Teilnehmer.Vita02>> ausdrucken.

Stammbelegungen, zu denen der tn direkt angemeldet wurde, hierbei handelt es sich nicht um Ummeldungen. Im Gegensatz dazu entstehen Tocherbeleungen stets durch eine Ummeldung.
Belegungsbeginn bleibt gleich, Tochterbelegung hat dies dann auch von der Stammbelegung

Vita des Zahlungspflichtigen anzeigen

Sie können sich die Vita eines Zahlungspflichtigen anzeigen lassen, indem Sie im Bereich Zahlungspflichtiger auf den orange hinterlegten Pfeil klicken.

Es wird Ihnen eine Auflistung der Belegungen angezeigt, die aktuell von diesem Zahlungspflichtigen bezahlt werden.

Weiter unten befindet sich eine Auflistung aller Belegungen, die in der Vergangenheit von diesem Zahlungspflichtigen bezahlt wurden.

Weitere Informationen zu einer Belegung

Im Bereich Belegungen gibt es noch weitere Registerkarten, die im Folgenden erläutert werden.

Kontakte

Unter diesem Punkt werden Ihnen alle Kontakte des Teilnehmers, des Zahlungspflichtigen sowie auch des Erziehungsberechtigten angezeigt.

Über die Glühbirne rechts unten lässt sich eine Kontaktübersicht öffnen, die alle Kontakte bezüglich dieser Belegung anzeigt.

App

In diesem Bereich werden Ihnen die für eine Person erstellten Zugangskennungen zu Ihrer App (sofern bei Ihnen im Einsatz) angezeigt. Je Kennung wird angezeigt, ob diese bereits mit einem Konto in der App verbunden oder aktuell noch nicht durch den Kunden gescannt wurde. Folgende Anzeigen sind hier möglich:

• Neu/Offen: Die Kennung wurde erstellt, ist aber bisher noch nicht gescannt/verbunden worden.
• Aktiviert: Die Kennung wurde gescannt/verbunden, die Daten der Person können in der App angezeigt werden.
• Beendet: Die Kennung wurde mit einem Enddatum versehen und wird nicht mehr zur Synchronisation verwendet.
• Gelöscht: Die Kennung wurde gelöscht.

Über die Pfeiltasten neben der Kennung oder einem zugeordneten Konto können Sie die Verwaltung der Einmalkennungen oder App-Konten öffnen.

Diesbezüglich steht Ihnen zusätzlich im Menü Filter das Untermenü App zur Verfügung. Dieses bietet Ihnen einige Filtermöglichkeiten, mit welchen Sie die aufgerufenen Datensätze z. B. auf registrierte, unregistrierte oder offene Registrierungen eingrenzen können.

Sie haben über diese Filter schnell die Möglichkeit herauszufinden, welche Kunden bereits registriert sind oder z. B. noch keine Zugangskennung erhalten haben.

Bemerkungen

An dieser Stelle lassen sich Bemerkungen für verschiedene Bereiche hinterlegen. Dabei wird unterschieden zwischen Bemerkungen, welche mit iMikelGo/der Musikschul-App synchronisiert werden, und internen Bemerkungsfeldern.

Bemerkungen (iMikelGo/App)

In der Unterrichtsverwaltung stehen diverse Bemerkungsfelder zur Verfügung, welche mit iMikelGo bzw. der Musikschul-App synchronisiert werden:

• Bemerkung zur Belegung
• Bemerkung zum Teilnehmer
• Bemerkung zum Termin (bezogen auf einen Teilnehmer)
• Bemerkung zum Termin (bezogen auf alle Teilnehmer)

Über Startfenster > Cockpit > Go > Einstellungen > iMikelGo-/App-Lizenzen können diese Bemerkungen für den Zugriff der Lehrkräfte über iMikelGo und die App freigeschaltet werden.

Sind die entsprechenden Zugriffsrechte aktiviert, können Lehrkräfte die Bemerkungen in iMikelGo und der App sehen und bei Bedarf auch bearbeiten. Alle Änderungen werden hierbei synchronisiert.

Je Belegung steht das Bemerkungsfeld Hinweis auf App & AWL zur Verfügung, über welches Sie Hinweise für die Lehrkraft zu einer Unterrichtsbelegung erfassen können. Diese Hinweise werden auf Anwesenheitslisten und in der App dargestellt.

Dieses Feld steht auch bei der Neueingabe einer Unterrichtsbelegung im Anmeldeassistenten zur Verfügung.

Bemerkungen (intern)

Zusätzlich zu den synchronisierten Feldern stehen auch ausschließlich interne Bemerkungen zur Verfügung. Diese werden separat in der Unterrichtsverwaltung im Bereich Belegungen unter Bemerkungen (intern) angezeigt.

Bemerkungen, welche aus der Online-Anmeldung eingelesen werden, werden in einer internen Bemerkung gespeichert.

Historie

In der Registerkarte Historie werden Informationen hinterlegt, die Sie entweder manuell unter Angabe eines Datums eingeben können oder die automatisch angelegt werden, wenn Sie beispielsweise mit einem Barcodescanner Wartelistenabfragen bearbeiten.

Vorspiele

An dieser Stelle lassen sich Informationen bezüglich Vorspielen hinterlegen, die dieser Schüler in diesem Fach geleistet hat.

Die Kategorieren dazu lassen sich in den Einstellungen der Unterrichtsverwaltung definieren.

VdM-Zuordnung

Unter diesem Punkt haben Sie die Möglichkeit, für die aufgerufene Belegung eine Zuordnung zu einem Kooperationspartner zu erstellen, damit dies im VdM-Bericht entsprechend dargestellt wird.

Diese Zuordnung sollte grundsätzlich auf Basis der Veranstaltung vorgenommen werden. Nur wenn es von der Veranstaltung abweicht, kann hier zur einzelnen Belegung eine Zuordnung vorgenommen werden.

Eigene Felder

An dieser Stelle können Sie eigene Felder definieren.

Markierung zur Erlaubnis zur Fotografie setzen

Sie können ganz einfach verwalten, ob eine Erlaubnis zum Fotografieren vorliegt. Dazu genügt ein Klick auf das Kamera-Symbol bei der jeweiligen Person. Das Kamera-Symbol ist in der Unterrichts- sowie Adressverwaltung vorhanden.

Das Kamera-Symbol hat standardmäßig den Status grau (neutral). Mit einem Klick auf dieses können Sie den Status auf grün schalten (Fotografieren erlaubt). Mit einem weiteren Klick wird der Status auf rot (Fotografieren nicht erlaubt) geschaltet.

Sie können über das Augen-Symbol in der Adressverwaltung nachsehen, welche Änderungen es bei der aufgerufenen Person gab. Auch das Umschalten des Kamera-Symbols wird protokolliert.

Der Status grün und rot erscheint außerdem auch auf den Anwesenheitslisten und Teilnehmerlisten, damit die Lehrkraft direkt einen Überblick hat, wer fotografiert werden darf.

Das Recht dafür in der Benutzerverwaltung befindet sich unter Adressverwaltung > Fotoerlaubnis.

Verwaltung der Abrechnung/Zahlungspflichtigen

In der Unterrichtsverwaltung finden Sie unter dem Reiter Abrechnung alle abrechnungsrelevanten Informationen zu der aufgerufenen Belegung.

Mittig werden die Informationen zum Zahlungspflichtigen angezeigt. Wenn sich der Zahlungspflichtige zwischenzeitlich geändert hat, sehen Sie einen Verlauf und es ist über die Beginn- und Endfelder ersichtlich, für welchen Zeitraum jemand als Zahlungspflichtiger für diese Belegung zugeordnet war.

Ändern des Zahlungspflichtigen

Für eine Belegung können Sie ganz leicht den Zahlungspflichtigen ändern:

Rufen Sie sich die entsprechende Belegung auf und klicken Sie auf den Reiter Abrechnung. Beenden Sie anschließend den aktuell zugeordneten Zahlungspflichtigen, indem Sie bei dem Feld bis das Datum eintragen, bis zu welchem dieser aktiv war.

Über das Hinzufügen-Symbol gelangen Sie zum nächsten Schritt der Zuordnung eines neuen Zahlungspflichtigen.

Es öffnet sich zunächst ein Suchfenster. Suchen Sie nach dem Zahlungspflichtigen, z. B. über das Kassenzeichen oder den Namen. Sobald Sie den gewünschten Zahlungspflichtigen gefunden haben, können Sie diesen mit Klick auf den orange hinterlegten Pfeil auswählen.

Das Beginndatum wird automatisch anhand des vorherigen Enddatums angepasst.

Korrigieren eines Zahlungspflichtigen

Wenn Sie feststellen, dass ein Zahlungspflichtiger einer falschen Belegung zugeordnet wurde, ist der Zahlungspflichtige zu korrigieren. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

Rufen Sie sich die entsprechende Belegung auf und klicken Sie auf den Reiter Abrechnung. Klicken Sie bei dem aktuell zugeordneten Zahlungspflichtigen auf das gelbe Kreisel-Symbol.

Es öffnet sich ein Suchfenster. Suchen Sie nach dem korrekten Zahlungspflichtigen, z. B. über das Kassenzeichen oder den Namen. Sobald Sie den gewünschten Zahlungspflichtigen gefunden haben, können Sie diesen mit Klick auf den orange hinterlegten Pfeil auswählen.

Der vorherige Zahlungspflichtige wurde jetzt gegen den neu ausgewählten Zahlungspflichtigen ausgetauscht.

Anteilige Aufteilung bei mehreren Zahlungspflichtigen

Sie können einer Belegung mehrere Zahlungspflichtige zuordnen, sodass die monatliche Gebühr auf diese aufgeteilt wird. Die Aufteilung können Sie beliebig definieren. Beispielsweise ist es möglich, den Vater, die Oma und einen Musikverein als gleichzeitige Zahlungspflichtige für eine Belegung zuzuordnen, wobei der Musikverein 50 Prozent und der Vater sowie die Oma jeweils 25 Prozent der Gebühr zahlen. Diese Konstellation sähe in iMikel wie folgt aus.

Über das grüne Plus lassen sich beliebig viele Zahlungspflichtige zuordnen. Die Anteile lassen sich über das Feld Anteil/Monat definieren.

Weitere Informationen zur Abrechnung

Unter der Zuordnung des Zahlungspflichtigen gibt es noch weitere Informationen bezüglich der Abrechnung. Diese werden im Folgenden erläutert.

Beträge

Dort werden die einzelnen berechneten Beträge für die verschiedenen Monate aufgelistet. Ein Klick auf die Monatsbezeichnung öffnet eine Detailansicht. Über das Listen-Symbol wird eine Buchungsliste angezeigt, in welcher alle Buchungen der Belegungen des Zahlungspflichtigen aufgelistet sind.

In dieser Liste können Sie über das Pinsel-Symbol in der Kopfleiste alle Null-Beträge ausblenden.

Summen

Dort werden die Summen der einzelnen berechneten Beträge für die verschiedenen Monate aufgelistet.

Rabatt

An dieser Stelle sind die für die Belegung manuell eingetragenen Rabatte ersichtlich. Sie können über das grüne Plus weitere Rabatte hinzufügen.

Wenn Sie beim Klick auf die Plus-Taste zusätzlich die ALT-Taste gedrückt halten, können Sie für die gesamten aufgerufenen Datensätze einen Rabatt eingeben. Zur Sicherheit wird Ihnen in dem Rabattdialog angezeigt, dass Ihre Änderung für alle aufgerufenen Datensätze durchgeführt wird.
Stellen Sie sicher, dass Sie auch wirklich die gewünschten Datensätze aufgerufen haben, bevor Sie diese Funktion verwenden.

Klicken Sie auf einen der bestehenden Rabatteinträge, wird dieser markiert. Klicken Sie anschließend auf die Plus-Taste, werden die Angaben Beginndatum, Enddatum, Ausgleichskonto, Wert und auch der Text im Feld Grundlage aus dem zuvor markierten Rabatt übernommen.
Bei gelöschten Rabatten (01.10.1900) wird das Beginn- und Enddatum nicht übernommen.

Beachten Sie bei der Vergabe von Rabatten, dass sich die Zuschläge oder Ermäßigungen nur auf diese Belegung beziehen. Beachten Sie zusätzlich, dass Rabatte nur bei den Belegungen in Kraft treten, in denen ein entsprechender Rabatt möglich ist.

Ausfall

Dort werden alle Unterrichtsausfälle im Detail angezeigt. Über das Stift-Symbol lassen sich manuell hinzugefügte Ausfälle editieren und über das grüne Plus haben Sie die Möglichkeit, weitere Ausfälle manuell hinzuzufügen. Halten Sie bei Klick auf das grüne Plus die ALT-Taste gedrückt, haben Sie bei der Eingabe des Ausfalls die Möglichkeit, einen Ausfallzeitraum zu definieren.

Zudem werden dann die Ausfälle für alle aufgerufenen Belegungen Ausfälle erzeugt. Über das Listen-Symbol links neben dem grünen Plus lässt sich eine Auflistung aller Termine und Ausfälle öffnen.

In diesen Fällen wird neben dem Ausfall ein orangefarbenes Hand-Symbol dargestellt. Dies dient als Hinweis auf eine manuelle, von der Regel abweichende Änderung. Durch einen Klick auf das orangefarbene Hand-Symbol im Ausfall bearbeiten-Dialog kann die manuelle Betrachtung wieder deaktiviert werden.

Der Ausfall wird anschließend wieder nach den normalen Regelungen berücksichtigt.

Im Menü Datensätze > Export finden Sie die Option Ausfälle. Hierüber können die Ausfälle der aufgerufenen Unterrichtsbelegungen als Excel-Datei exportiert und für Auswertungen zur Verfügung gestellt werden. Der Export beinhaltet alle Ausfälle bezogen auf die aktuell aufgerufenen Belegungen und den in der Fußleiste eingestellten Zeitraum.

Für den Export ist mindestens ein Leserecht für Unterrichtsausfälle erforderlich.
Der Export enthält neben Lehrkraft, Fach und Teilnehmer die Angaben Datum, Kategorie (z. B. Corona-Ausfall), Bemerkung, Zähler, Erstattungsmerkmal, Betrag und Quotient.

An-/Abwesenheiten (iMikelGo/App)

In diesem Bereich werden alle Unterrichtstermine der Belegung und die jeweiligen Rückmeldungen der Lehrkraft aus iMikelGo/App dargestellt. Alle erteilten Termine werden grün und alle ausgefallenen Termine werden rot dargestellt.

Zudem wird auch angezeigt, ob der Unterricht online stattgefunden hat. Zusätzlich stehen Ihnen an dieser Stelle Filter zur Eingrenzung der Anzeige auf folgende Fälle zur Verfügung:

• nur nicht gemeldete anzeigen
• nur gemeldete anzeigen
• nur nicht finalisierte anzeigen

Des Weiteren kann die Verwaltung hier über ein Klick auf das Schloss-Symbol Termine als finalisiert markieren oder diese entfernen.

Über ein Symbol kann eine Übersicht der App-Rückmeldungen einer Lehrkraft aufgerufen werden.

In der Kopfleiste wird der Anzeigezeitraum dargestellt. Über Pfeiltasten kann in den Vormonat oder Folgemonat geblättert werden.

Terminübersicht: Tastaturkürzel

Die Anzeige lässt sich sogar über Tastaturkürzel bedienen:

• STRG + SHIFT + Pfeiltaste rechts = Nächster Monat
• STRG + SHIFT + Pfeiltaste links = Vorheriger Monat
• STRG + A = Alle aufrufen (falls zuvor nur eine bestimmte Veranstaltung angezeigt wurde)
• STRG + P = Druckausgabe

Bemerkungen zum Teilnehmer im Termin

Unter Unterrichtsverwaltung > Abrechnung > An-/Abwesenheiten (iMikelGo/App) können über das Stift-Symbol auch Bemerkungen durch die Verwaltung bearbeitet werden. Somit haben Sie die Möglichkeit, einer Lehrkraft direkt zu einem Teilnehmer im Termin einen Hinweis einzutragen und an iMikelGo/die App zu übertragen.

Die Druckwahl der Unterrichtsverwaltung enthält zusätzlich einen Ausdruck der An-/Abwesenheiten (iMikelGo/App). Der Ausdruck erfolgt sortiert nach Tag/Uhrzeit und gruppiert nach den jeweiligen Veranstaltungen. Die Filter aus der Unterrichtsverwaltung werden im Ausdruck ebenfalls berücksichtigt.

Unterrichtsdaten eines Monats (Übersicht)

In der Unterrichtsverwaltung steht im Bereich An-/Abwesenheiten (iMikelGo/App) die Funktion zur Darstellung der Unterrichtsdaten eines Monats inkl. Rückmeldungen aus der App als Anwesenheitsliste zur Verfügung. Hierüber können Sie die Termine einer Veranstaltung oder die Übersicht aller Termine einer Lehrkraft anzeigen lassen.

Die Übersicht zeigt den Erteilt-Status, Verlegungen, Ausfälle und auch den Finalisierungsstatus aller Termine eines Monats an. Zudem steht eine Druckfunktion zur Verfügung.

Weitere Informationen finden Sie in unserem Blog unter der Adresse:
https://musikschulverwaltung.de/blog/

Buchungen

Unter diesem Punkt sind die für diese Belegung erstellten manuellen Buchungen sichtbar. Über das grüne Plus lassen sich beliebig viele weitere manuelle Buchungen hinzufügen. Das Erstellen von manuellen Buchungen in der Unterrichtsverwaltung funktioniert genauso wie in der Kontenverwaltung.

Ähnlich wie bei den Rabatten ist es möglich, mit gedrückter alt-Taste für alle aufgerufenen Belegungen gemeinsam eine Buchung zu erzeugen.

Tarif

Dort haben Sie die Möglichkeit, einen vom Fach abweichenden Tarif zuzuweisen. Kicken Sie dazu auf das grüne Plus. Sie können dabei aus Ihren schon vorhandenen Tarifen wählen. Diese Ausnahme gilt nur für diese eine Belegung.

Veranstaltungen verwalten

In iMikel werden Kurse, Unterrichte, Projekte etc. als Veranstaltungen bezeichnet. Für eine Veranstaltung sind zu definieren:

• Beginn und ggf. Ende der Veranstaltung
• Fach
• Lehrer
• Termin
• Ort

Jede Veranstaltung hat einen oder mehrere Teilnehmer. Jeder Teilnehmer wird als Belegung bezeichnet.

Jeder Veranstaltung sind daher eine oder mehrere Belegungen zuzuordnen.

Der Bereich Veranstaltungen enthält ein zusätzliches Kommentarfeld, in welchem Sie zu einer Veranstaltung interne Kommentare hinterlegen können (z. B. nur Fortgeschrittene, Kurs storniert, Kurs abgesagt). Ein Eintrag in diesem Feld wird ausschließlich iMikel-intern verwendet und auch im Veranstaltung-Suchdialog der An- oder Ummeldeassistenten angezeigt. Dieser Kommentar erscheint z. B. nicht in der App oder iMikelGo.

Eine neue (leere) Veranstaltung eingeben

Eine neue Veranstaltung können Sie ganz einfach erstellen:

Sie können im Bereich Veranstaltungen auf das Stift-Symbol klicken, woraufhin sich ein Menü öffnet. Klicken Sie anschließend auf den Befehl Veranstaltung > Neu. Alternativ können Sie auch auf das grüne Plus in der Kopfleiste klicken.

Es öffnet sich anschließend ein Fenster, in welchem Sie nach einem Fach suchen können. Wählen Sie das gewünschte Fach für die Veranstaltung aus. Tragen Sie danach noch ein Beginndatum ein.

Sie haben jetzt eine leere Veranstaltung erstellt, welcher ein oder mehrere Schüler zuzuordnen sind. Klicken Sie dazu auf das grüne Plus im Reiter Übersicht.

Es öffnet sich der Anmeldeassistent und die vorhandenen Veranstaltungsdaten werden automatisch gefüllt. Anschließend können Sie einen oder mehrere Teilnehmer zuordnen.

Eine Terminänderung eingeben

Eine Terminänderung können Sie ganz einfach eingeben:

Rufen Sie die betroffene Veranstaltung in der Unterrichtsverwaltung auf. Klicken Sie anschließend bei der aktuellen Terminvorgabe auf das Stift-Symbol.

Es öffnet sich das Fenster zum Bearbeiten der Terminvorgabe. Geben Sie in das Feld bis das Datum ein, bis zu welchem die Terminvorgabe gültig ist.

Mit Klick auf Speichern + neu können Sie eine neue Terminvorgabe erstellen.

Im Folgetermin wird der Tag und die Uhrzeit zunächst übernommen. Diese Angaben können dann bei Bedarf angepasst werden. Dies ist sehr hilfreich, wenn sich z. B. nur der Tag ändert und die Uhrzeit beibehalten wird.

Wird in der App durch eine Teamteaching-Lehrkraft ein Unterrichtstermin verschoben, wird diese Belegung automatisch bei den weiteren beteiligten Lehrkräften in der App dargestellt.

Eine Terminvorgabe einfügen

In der Unterrichtsverwaltung steht eine Funktion zum Einfügen einer Terminvorgabe zur Verfügung. Diese Funktion ist sehr hilfreich, wenn Sie nach der Einführung der Musikschul-App noch rückwirkende Terminänderungen durchführen möchten, ohne dabei bereits vorhandene App-Rückmeldungen Ihrer Lehrkräfte zu verändern.

Die Funktion ist in folgendem Beispiel erläutert:

Stellen Sie sich vor, Sie haben in einem Unterricht, der bereits seit mehreren Jahren läuft, in der Terminvorgabe eingetragen, dass dieser Unterricht seit 2019 immer montags um 10:00 Uhr stattfindet. Im Laufe der Jahre 2019 bis 2021 wurden für diesen Unterricht bereits diverse Unterrichtsausfälle berechnet.

Zusätzlich hat die Lehrkraft mit Einführung der Musikschul-App für die aktuellen Termine in 2023 Erteilt-Rückmeldungen eingegeben und finalisiert. Nun stellt sich im Nachhinein heraus, dass rückwirkend für das Jahr 2022 die Terminvorgabe geändert werden müsste.

Hier beginnt die Herausforderung: Da die vorhandene Terminvorgabe bereits seit 2019 gültig ist und als einzige Vorgabe in der Veranstaltung hinterlegt war, kann diese jetzt nicht mehr verändert werden, weil ansonsten entweder die aktuellen Rückmeldungen der Lehrkraft oder die damaligen Ausfälle beeinflusst werden würden.

Aus diesem Grund wird in dieser Situation eine Möglichkeit benötigt, welche die vorhandene Terminvorgabe in den Teil 2019-2021 zuzüglich einer neuen Vorgabe ab 2023 aufspaltet und zusätzlich eine weitere Vorgabe für das Jahr 2022 dazwischen einfügt - ohne hierbei Ausfälle der Vergangenheit oder die App-Rückmeldungen aus 2023 zu beeinflussen.

Genau dies ist mit der neuen Funktion möglich. Die neue Taste Terminvorgabe einfügen wird automatisch dann angezeigt, wenn Sie in der Unterrichtsverwaltung im Bereich Veranstaltungen bei einer Terminvorgabe auf den Stift klicken und in dem Eingabedialog der Hinweis angezeigt wird, dass bereits finalisierte Eingaben aus/für iMikelGo/App vorliegen. Bei Kunden ohne Musikschul-App ist diese Funktion nicht relevant und nicht verfügbar.

Terminvorgaben löschen

Solange keine Rückmeldungen der Lehrkraft auf iMikelGo/der App vorliegen, können Terminvorgaben in der Unterrichtsverwaltung innerhalb einer Veranstaltung gelöscht werden. Des Weiteren ist es möglich, zum Beispiel den Turnus einer Terminvorgabe rückwirkend von wöchentlich auf 14-tägig zu ändern, solange die vergangenen Termine nicht bereits über iMikelGo oder die App bestätigt wurden.

Verwalten der Lehrkraftvorgabe

Sie können ganz einfach einen Lehrkraftwechsel eingeben und abweichendes Honorar für bestimmte Veranstaltungen definieren oder Instrumente der Lehrkraft zuordnen.

Einen Lehrkraftwechsel eingeben

Einen Lehrerwechsel können Sie ganz einfach eingeben:

Rufen Sie die betroffene Veranstaltung in der Unterrichtsverwaltung auf. Klicken Sie anschließend bei der aktuellen Lehrkraftvorgabe auf das Stift-Symbol.

Es öffnet sich das Fenster zum Bearbeiten der Lehrkraftvorgabe. Geben Sie in das Feld bis das Datum ein, bis zu welchem die Lehrkraft gültig ist.

Mit Klick auf Speichern + neu können Sie eine neue Lehrkraft zuweisen.

Ein Honorar für eine bestimmte Veranstaltung definieren

Ein festes Honorar für eine Veranstaltung können Sie ganz einfach definieren:

Rufen Sie die betroffene Veranstaltung in der Unterrichtsverwaltung auf. Klicken Sie anschließend bei der Lehrkraftvorgabe auf den Reiter Honorar und klicken Sie dann auf das Stift-Symbol.

Geben Sie Ihre Honorarvorgabe ein und bestätigen Sie mit Speichern.

Ein Lehrkraftinstrument zu einer Veranstaltung zuordnen

Sie haben die Möglichkeit, einer Lehrkraft ein Instrument zuzuordnen, welches sie in einer bestimmten Veranstaltung unterrichtet. Dies ist z. B. bei Band-Unterricht sinnvoll, bei welchem mehrere Lehrkräfte unterrichten.

Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

Rufen Sie die betroffene Veranstaltung in der Unterrichtsverwaltung auf. Klicken Sie anschließend bei der Lehrkraftvorgabe auf den Reiter Instrument und klicken Sie dann auf das Stift-Symbol.

Geben Sie das Instrument ein und bestätigen Sie mit Speichern.

Korrigieren des zugeordneten Faches

Haben Sie für eine Veranstaltung ein falsches Unterrichtsfach gewählt, können Sie dies mit wenig Aufwand wieder korrigieren.

Das Korrigieren eines Faches bei einer Veranstaltung überschreibt das bisherige Fach und korrigiert somit auch rückwirkend die Unterrichtsgebühr! Bitte verwenden Sie diese Funktion nur, wenn Sie falsch eingetragene Daten korrigieren und nicht, wenn Sie z. B. einen Teilnehmer ummelden möchten.

Rufen Sie sich für eine Korrektur zunächst die betroffene Veranstaltung in der Unterrichtsverwaltung auf (Reiter Veranstaltungen).

Mit Klick auf Klicken auf das Stift-Symbol im Feld Fach können Sie ein Menü öffnen. Wählen Sie aus diesem den Befehl Fach > Korrigieren.

Es öffnet sich eine Suchmaske, in welcher Sie nach dem korrekten Fach suchen können. Sobald Sie dieses gefunden haben, klicken Sie das Fach an. Die Korrektur ist damit abgeschlossen.

Beim Korrigieren eines Unterrichtsfaches werden die Parameter Dauer, DauerZusatz, Faktor und FaktorZusatz sowie Stellen-Pool aus dem neuen Fach übernommen, wenn die bisherigen Angaben bei der Lehrkraft mit den Vorgaben des bisherigen Faches übereinstimmen.

Weichen die bisherigen Angaben bei der Lehrkraft von den Vorgaben des bisherigen Faches ab (z. B. ist bei der Lehrkraft eine individuelle Vorbereitungszeit als Zusatz eingetragen, die nicht grundsätzlich in der Fächerverwaltung definiert ist), so bleibt diese individuelle Angabe auch nach dem Korrigieren des Faches in der Veranstaltung enthalten.

Eine Veranstaltung beenden

Eine Veranstaltung können Sie ganz einfach beenden:

Rufen Sie dazu die betroffene Veranstaltung in der Unterrichtsverwaltung auf. Klicken Sie anschließend in das Feld Ende.

Geben Sie das Enddatum der Veranstaltung ein und bestätigen Sie mit Speichern.

Die Veranstaltung ist jetzt beendet. Zudem beendet iMikel anschließend auch alle aktiven Termin- und Lehrervorgaben. Des Weiteren werden alle noch aktiven Schüler zum angegebenen Enddatum abgemeldet.

Veranstaltungen duplizieren

Im Bereich Veranstaltungen steht eine Duplizieren-Funktion zur Verfügung. Über diese können Sie eine Veranstaltung inkl. aller Angaben (Fach, Bezeichnung, Beschreibung, Terminangaben, Lehrkräfte, VdM-Zuordnungen etc) duplizieren.

Über einen Dialog können Sie für die neue Veranstaltung ein neues Etikett und bei Bedarf auch einen neuen Zeitraum festlegen. Hierbei gelten die folgenden Regeln:

1. Wird der Zeitraum für die neue Veranstaltung im Dialog nicht angepasst, werden sämtliche Terminvorgaben, Lehrkräfte etc. auch in die neue Veranstaltung übernommen.

2. Wird der Zeitraum für die neue Veranstaltung im Dialog geändert, so werden ausschließlich die zuletzt aktiven Terminvorgaben, Lehrkräfte etc. übernommen. Somit ist sichergestellt, dass keine früheren Lehrkräfte oder alten Termine einer Veranstaltung auch für den neuen Zeitraum übernommen werden.

Eine duplizierte Veranstaltung kann im Anschluss beliebig angepasst werden. Sie finden die Funktion über das Stift-Symbol neben dem Fach der Veranstaltung.

Durch diese Funktion ersparen Sie sich, z. B. bei Kursangeboten für die Online-Anmeldung jeweils die Beschreibung, Lehrkraft etc. erneut einzutragen. Zudem können Sie ganze Instrumentenkarussells mit Termin- und Lehrkraftvorgaben vollständig duplizieren.

Doppelbelegungen anzeigen

Das Filter-Menü enthält den Befehl Nur Veranstaltungen mit Doppelbelegungen anzeigen (Auswahl). Hierüber können die aufgerufenen Veranstaltungen auf jene mit Terminüberschneidungen anderer Veranstaltungen eingegrenzt werden.

Hierbei werden alle Termine innerhalb des eingestellten Zeitraumes geprüft. Je nach der Menge der insgesamt vorhandenen Termine an Ihrer Schule kann diese Suchabfrage etwas länger dauern.

Die Sammeländerung

Über die Sammeländerungsfunktion der Unterrichtsverwaltung (Veranstaltungen) können Sie alle selektierten Unterrichte/Veranstaltungen in einem einzigen Durchgang z. B. auf andere Lehrkräfte, Tage oder Unterrichtsorte verteilen. Dort können Sie beliebige Änderungen z. B. nach folgendem System vornehmen:

• JeKi Jahr 1 wird umgemeldet zu JeKi Jahr 2.
• Veranstaltungen von Lehrkraft Meyer werden umgemeldet zu Lehrkraft Schulze.
• Veranstaltungen aus dem Ebert-Gym. werden umgemeldet in das Einstein-Gym.
• Veranstaltungen aus Raum 3 werden umgemeldet in Raum 5.
• Veranstaltungen von Montag werden umgemeldet auf Mittwoch.

Dabei sind alle Kombinationen beliebig möglich. Die Änderungen beziehen sich immer auf die zuvor selektierten Datensätze. In Kombination mit den flexiblen Suchfunktionen in iMikel ist diese Funktion variabel einsetzbar.

Sie können die Sammeländerungsfunktion nutzen, indem Sie in der Unterrichtsverwaltung unter dem Reiter Veranstaltungen die entsprechenden Unterrichte aufrufen, die Sie ummelden möchten (z. B. alle JEKI-1-Veranstaltungen oder alle Montags-Veranstaltungen von Lehrkraft Meyer).

Wählen Sie anschließend über das Menü Bearbeiten den Befehl Sammeländerung aus. Folgendes Fenster zum Vornehmen der Sammeländerung öffnet sich.

Es wird automatisch der letzte Tag des aktuellen Monats als Enddatum voreingestellt. Ändern Sie dieses bei Bedarf.

Auf der linken Seite bekommen Sie die bisherigen Eingaben aufgelistet. Auf der rechten Seite können Sie die Änderungen eingeben/auswählen. Klicken Sie dafür in das leere Feld und wählen Sie aus der Liste. Wenn Sie z. B. neben JEKI1 in das leere Feld klicken und JEKI2 auswählen, werden alle aktuell aufgerufenen JEKI1-Veranstaltungen zum oben eingegebenen Datum in JEKI2 umgemeldet.

Mit Klick auf Änderungen durchführen bestätigen Sie die Änderungen.

Diese Änderungen betreffen immer alle zuvor aufgerufenen Veranstaltungen.

Bei der Änderung eines Unterrichtsfaches werden die Parameter Dauer, DauerZusatz, Faktor und FaktorZusatz sowie Stellen-Pool aus dem neuen Fach übernommen, wenn die bisherigen Angaben bei der Lehrkraft mit den Vorgaben des bisherigen Faches übereinstimmen.
Weichen die bisherigen Angaben bei der Lehrkraft von den Vorgaben des bisherigen Faches ab (z. B. ist bei der Lehrkraft eine individuelle Vorbereitungszeit als Zusatz eingetragen, die nicht grundsätzlich in der Fächerverwaltung definiert ist), so bleibt diese individuelle Angabe auch nach der Sammeländerung in der neuen Veranstaltung enthalten.

Über eine Sammeländerung kann eine Bearbeitung vieler Unterrichtsdaten durchgeführt werden. Bei allen Änderungen wird hierbei festgelegt, zu welchem Zeitpunkt die bisherigen Daten beendet und ab wann die neuen Angaben gelten sollen.

Diese Änderungen haben natürlich auch Auswirkungen auf die Darstellungen des Unterrichts in der App und auf evtl. bereits vorhandene Rückmeldungen Ihrer Lehrkräfte, falls diese durch rückwirkende Änderungen beeinflusst werden. Sie erhalten im Kopf des Sammeländerungsdialoges einen Hinweis, bis zu welchem Datum für die betroffenen Veranstaltungen bereits Rückmeldungen Ihrer Lehrkräfte vorliegen.

Die Datenprüfung

In der Unterrichtsverwaltung kann über das Menü Datensätze eine Datenprüfung aufgerufen werden.

Diese zeigt Hinweise auf unvollständige Eingaben an. Beispielsweise erkennt die Datenprüfung neu angelegte Veranstaltungen, zu denen es keine Teilnehmer gibt und bei denen die Option Werte manuell verwalten nicht aktiviert ist.

Die Datenprüfung kann direkt aus dem Fenster neu gestartet werden. Da die Prüfung eine längere Zeit dauern kann, findet eine automatische Zusammenstellung der Prüfung in der Nacht am Server statt (erfordert eine Server-Version von iMikel).

Über die Taste Als CronJob am Server ausführen können Sie aktivieren, an welchen Wochentagen die Datenprüfung automatisch aktualisiert wird. Sie haben somit immer sofort ein Prüfungsergebnis der letzten Nacht zur Verfügung und können die Ergebnisse ohne weitere Wartezeit sofort einsehen.

Haben Sie eine Einzelplatzversion von iMikel, ist es erforderlich, die Datenprüfung über die Taste neue Prüfung starten manuell anzustoßen.

Die Ergebnisse der Datenprüfung werden gruppiert dargestellt. Über den orangefarbenen Pfeil können Sie die betroffenen Datensätze aufrufen, um diese zu prüfen und zu korrigieren.

Weitere Informationen zu einer Veranstaltung

Unter dem Reiter Veranstaltungen gibt es im unteren Bereich weitere Registerkarten, die im Folgenden erläutert werden.

Teilnehmer

Zeigt eine Übersicht der Schüler, welche dieser Veranstaltung zugeordnet sind/waren.

Terminliste

Zeigt eine Terminliste mit den exakten Terminen dieser Veranstaltung an. Über das Stift-Symbol können Sie einen einzelnen Termin bearbeiten und eine Verlegung eingeben.

Zusätzlich können Termine auch manuell über das grüne Plus eingegeben werden. Zur Unterscheidung wird bei den manuell eingetragenen Terminen ein Hand-Symbol angezeigt.

Das Datumsfeld verlegt auf wird automatisch gefüllt, wenn ein Termin auf eine andere Uhrzeit, Ort oder Raum verlegt wird. Wird dieses Datum entfernt, werden bei Uhrzeit, Ort und Raum automatisch wieder die ursprünglichen Informationen eingetragen.

In der App wird ein Unterrichtstermin auch dann angezeigt, wenn dieser durch eine Terminverlegung hinter das Veranstaltungsende oder hinter das Austrittsdatum einer Belegung verlegt wurde.

Bemerkung zum Termin

Unter Unterrichtsverwaltung > Veranstaltungen > Terminliste können über das Stift-Symbol auch Bemerkungen durch die Verwaltung bearbeitet werden. Somit haben Sie die Möglichkeit, einer Lehrkraft direkt zu einem Termin einen Hinweis einzutragen und an iMikelGo/die App zu übertragen.

Termine löschen

Es ist nicht möglich, unter Veranstaltungen > Terminliste einzelne Serientermine zu löschen, da diese automatisch generiert wurden und automatisiert neu erstellt würden. Aus diesem Grunde wird die Löschen-Taste nur bei Terminen angezeigt, welche zuvor über die Plus-Taste manuell erzeugt wurden.

Zudem kann ein Termin nur gelöscht werden, wenn dieser nicht als Ausfall gekennzeichnet ist. Sollte ein Termin doch zur Löschung gewünscht sein, so ist zunächst das Ausfall-Merkmal zu entfernen und somit der Ausfall zurückzunehmen.

Veröffentlichen

An dieser Stelle können verschiedene Informationen für die Freigabe einer Veranstaltung für den Web-Builder oder die Online-Anmeldung eingetragen werden.

Somit lässt sich beispielsweise ein Kurs in der Online-Präsenz mit allen erforderlichen Informationen darstellen.

Unter Unterrichtsverwaltung > Veranstaltungen > Veröffentlichen wird ein Hinweis angezeigt, wenn eine Veranstaltung veröffentlichen werden soll, zu welcher die Instrumentenzuweisung nicht für die Online-Anmeldung aktiviert ist.

Bemerkungen

Im Bereich Veranstaltungen befindet sich das Feld Bemerkungen direkt neben dem Reiter Veröffentlichen. Somit ist bereits direkt in der ersten Registerebene zu erkennen, ob eine Bemerkung zu einer Veranstaltung hinterlegt wurde.

Tarif

Dort haben Sie die Möglichkeit, einen vom Fach abweichenden Tarif zu definieren. Diese Ausnahme gilt nur für diese eine Veranstaltung. Dabei können Sie entweder eine eigene neue Tarifvorgabe erstellen oder eine Tarifvorgabe aus Ihren schon vorhandenen Tarifen wählen.

In dem Bereich Abweichende Ausfallperiode können Sie eine eigene Ausfallregelung sowie eine individuelle Anzahl von Garantiestunden hinterlegen, welche dann nur für diese eine Veranstaltung abweichend von der Eingabe in der Ausfallperiode bei der Gebührenberechnung berücksichtigt wird.

Statistik

An dieser Stelle können Sie die Schülerzahlen der Veranstaltung manuell verwalten. Dies ist z. B. für den VdM-Bericht erforderlich, wenn Sie die Schüler der Veranstaltung nicht namentlich erfasst haben.

Unter Unterrichtsverwaltung > Veranstaltungen > Statistik steht bei der Option Werte manuell verwalten ein Feld zur Verfügung, in welchem neben der Anzahl der Teilnehmer auch die Anzahl der förderfähigen Teilnehmer eingetragen werden kann.

Die Datenprüfung im VdM-Bericht ignoriert Schüler ohne Geschlecht/Geburtsdatum, wenn die Option Werte manuell verwalten in der zugeordneten Veranstaltung aktiviert ist.

Chart

Hier wird Ihnen ein Chart angezeigt, der die Entwicklung der Anzahl der Belegung dieser Veranstaltung darstellt.

Haushalt/Controlling

Dort werden Ihnen die der Veranstaltung zugeordneten Werte bezüglich des Controllings angezeigt. Dazu gehören beispielsweise die Kostenstelle, der Mandant, der Fachbereich, die Unterrichtsart etc.

Die AdHoc-Auswertung

Die AdHoc-Auswertung zeigt neben den bekannten Summen der Jahreswochenstunden, Belegungen, Köpfe etc. auch viele Informationen zu den Rückmeldungen der Lehrkräfte aus der App an.

Eine AdHoc-Auswertung bezieht sich immer auf die aktuell aufgerufenen Unterrichtsbelegungen oder -veranstaltungen. Somit können Sie z. B. vorab über die vielen Suchfunktionen alle Unterrichte eines bestimmten Unterrichtsortes oder einer Lehrkraft aufrufen und mit einem einzigen Klick auf das Statistik-Symbol auswerten, wie viele Unterrichte als erteilt oder ausgefallen gemeldet wurden.

Hierbei wird sogar eine Unterteilung nach Fachbereichen, Unterrichtsarten und Arealen graphisch dargestellt.

Die Online-Anmeldung

In iMikel erzeugen Sie in wenigen Schritten ein Formular zur Online-Anmeldung an Ihrer Schule. Sie benötigen dafür keinerlei Webdesign-Kenntnisse und Webserver. Über unsere iMikelGo-Server werden Anmeldedaten verschlüsselt übertragen und können direkt in Mikel über den Anmeldeassistenten eingelesen werden.

Die Online-Anmeldung enthält eine Vielzahl raffinierter Inhaltsprüfungen und übersichtliche Darstellungen z. B. bei einer Vielzahl von Kursangeboten.

Online-Anmeldung einrichten

Für die Einrichtung der Online-Anmeldung ist vorab eine Kennung erforderlich. Diese Kennung erhalten Sie von uns. Setzen Sie sich bei Interesse einfach mit uns in Verbindung. Es können mehrere Formulare in iMikel verwaltet werden. Das erste Formular für die Online-Anmeldung ist komplett kostenlos.

Die Online-Anmeldung wird in drei Schritten eingerichtet.

Schritt 1: Aktivieren Sie die Online-Anmeldung mithilfe der von uns erhaltenden Kennung.

Schritt 2: Richten Sie einen Zeitplan für den iMikelGo-Abgleich im FileMaker-Server ein. Kontaktieren Sie uns anschließend, damit wir Ihren Server verifizieren und freischalten können.

Schritt 3: Personalisieren Sie Ihr Online-Formular. Die möglichen Einstellungen dafür werden folgend im Detail erklärt.

Personalisieren des Formulars

Unter Unterrichtsverwaltung > Einstellungen > Online-Anmeldung können Sie Ihr Online-Anmeldeformular personalisieren.

In den Einstellungen der Online-Anmeldung kann je Formular die Zuordnung eines Mandanten festgelegt werden. Dies ist von Vorteil, wenn Sie mehrere Online-Anmeldeformulare und auch Mandanten in iMikel verwalten. Haben Sie z. B. über das Mandantenmodul einen Kernbereich und zusätzlich verschiedene Kurs- oder Kunstbereiche definiert, können Sie Ihre Online-Anmeldeformulare gezielt diesen Mandanten zuordnen.

Hierdurch wird bei Anmeldungen bestehender Kunden bei Bedarf die automatische Erstellung eines zum Mandanten passenden Kontos inkl. Kassenzeichen ausgelöst. Zudem kann dieses neue Kassenzeichen bei Bedarf auch als SEPA-Mandatereferenz in einem neuen SEPA-Mandat eingetragen und mit dem Konto verbunden werden.

Unterrichtsangebot festlegen

Legen Sie zunächst Ihr Unterrichtsangebot fest, welches vom Kunden in der Online-Anmeldung ausgewählt werden kann. Dafür stehen Ihnen die ersten drei grünen Tasten Veranstaltungsorte, Unterrichtsarten und Angebote/Instrumente zur Verfügung.

Klicken Sie auf eine der Tasten, werden Ihnen die schon vorhandenen Datensätze aus iMikel angezeigt. Setzen Sie bei den Angaben, welche auf dem Online-Formular anzuzeigen sind, das Häkchen bei aktiviert.

Optional können Sie eine für das Online-Formular abweichende Bezeichnung angeben. Beispielsweise dann, wenn Sie MFE auf dem Online-Formular mit Musikalische Früherziehung ausschreiben möchten. Zusätzlich ist es möglich, Angebote gemeinsam zu gruppieren.

Direkt in den Spalten abweichende/individuelle Bezeichnung sowie Gruppierung können Sie diese Angaben eintragen.

Optik und eigene Abfragen/Felder festlegen

Über vier weitere grüne Tasten können Sie die Optik Ihres Formulars festlegen sowie eigene Felder und Abfragen definieren.

Logo & Texte

Über Logo & Texte können Sie ein eigenes Logo sowie Hintergrundbild zu definieren. Ziehen Sie dafür einfach Ihre Bilddateien in die entsprechenden Bereiche. Fügen Sie zusätzlich Ihre gewünschten Texte ein, welche auf dem Online-Formular erscheinen sollen.

Eigene Felder/Abfragen

Über eigene Felder/Abfragen können Sie anschließend das Online-Formular um eigene Vorgaben erweitern. Beispielsweise können Sie abfragen, ob ein Newsletter abonniert werden möchte oder ob die AGB gelesen und akzeptiert werden.

Eine neue Abfrage können Sie mit Klick auf das grüne Plus in der Kopfleiste erstellen.

Legen Sie im ersten Schritt fest, welche Bestätigungen oder Informationen Sie erhalten möchten. Tragen Sie dafür zunächst in das Feld Überschrift die Überschrift der Abfrage ein, z. B. Newsletter. Geben Sie dann in das Feld Einleitung eine kurze Beschreibung der Abfrage ein (z. B. Gerne möchten wir Ihnen den Newsletter senden, in welchem wir Sie über Konzerte etc. informieren.).

Definieren Sie danach in dem Feld Beschriftung eine Bezeichnung für die Antwort(en) - z. B. Ich möchte den Newsletter abonnieren.. Handelt es sich bei Ihrer Abfrage um Pflichtfelder, kreuzen Sie bitte das gleichnamige Feld an.

Wählen Sie im zweiten Schritt den Typ Ihrer Abfrage und legen Sie somit die Art Ihrer Antwortmöglichkeiten fest. Dabei haben Sie folgende Typen zur Auswahl:

• Auswahlmenü: Es kann aus einer Liste von vorgegebenen Antworten ausgewählt werden.
• Ja/Nein: Es kann nur Ja oder Nein geantwortet werden.
• Optionsfeld: Es können aus vorgegebenen Antworten mehrere ausgewählt werden.
• Textfeld: Es kann eine eigene Antwort in ein Textfeld geschrieben werden.

Geben Sie im dritten Schritt an, unter welchem Namen die Abfrage zu speichern ist. Auf der rechten Seite sehen Sie eine Vorschau, wie Ihre Abfrage auf dem Online-Formular aussehen würde.

Sie können alternativ im Bereich Positionen die Reihenfolge der eigenen Abfragen ändern.

Mit Klick auf zurück gelangen Sie zurück in die Einstellungen.

Eigene Formatierungen/Stile

Über die Taste eigene Formatierungen/Stile können Sie eigene Vorgaben bezüglich der Formatierung (Schriftart, Farben etc.) vornehmen. Klappen Sie dazu einfach den gewünschten Bereich auf und geben Sie Ihre Vorgaben in die Felder auf der rechten Seite ein.

Felder konfigurieren

In diesem Bereich können Sie weitere Angaben im Anmeldeformular als Pflichtfeld definieren. Auch können ausgewählte Angaben ausgeblendet werden, sodass diese im Formular nicht abgefragt werden.

In den Einstellungen der Online-Anmeldung unter Unterrichtsverwaltung > Einstellungen > Online-Anmeldung können über die Taste Felder konfigurieren einige der Felder (z. B. Vorkenntnisse, Alternativwunsch, Bemerkungen, Ortsteil etc.) ausgeblendet und weitere Felder als Pflichtfelder festgelegt werden.

Einstellungen hochladen

Wenn Sie mit der Personalisierung fertig sind, laden Sie die Einstellungen über die entsprechende Taste in der Kopfleiste hoch. Sie können anschließend das Formular betrachten und testen.

Einbinden des Formulars auf der Internetseite

Alle erforderlichen Informationen zum Einbinden des Online-Formulars erhalten Sie, indem Sie auf die Taste Hier geht es zur Info für Ihren Web-Designer klicken.

Hier finden Sie Informationen zu Ihrem Alias (ERKLÄREN?). Außerdem gelangen Sie mit Klick auf die Links auf unsere Internetseite, auf welcher wir detailliert die Einbindung der Online-Anmeldung beschreiben.

Kursübersicht

Über das Klemmbrett-Symbol auf der rechten Seite können Sie die Informationen in die Zwischenablage kopieren.

Die Online-Anmeldung kann ganz einfach in Ihre bestehende Internetseite eingebunden werden. Sie haben dazu zwei Möglichkeiten.

Möglichkeit 1: Über Script direkt in Ihre Webseite integrieren

Das Formular kann über ein Script direkt in Ihre Webseite integriert werden. Verwenden Sie dafür gerne unsere Web-Komponente.

Möglichkeit 2: Link auf Internetseite einfügen

Sie können das Online-Formular über einen Link aufrufen, welchen Sie in Ihre Internetseite einfügen. Der Link dafür wird Ihnen unten in diesem Bereich angezeigt. Das Anmeldeformular wird bei dieser Variante in einem eigenen Fenster geöffnet.

Setzen Sie sich dafür am besten mit Ihrem Ansprechpartner Ihrer Internetseite in Verbindung und zeigen Sie ihm die angezeigten Informationen.

Online-Anmeldungen verarbeiten

Sie können alle eingegangenen Online-Anmeldungen ganz einfach auf einen Blick einsehen. Wechseln Sie dafür in die Unterrichtsverwaltung von iMikel und wählen Sie über den Menüpunkt Datensätze den Befehl Online-An-/Abmeldungen einlesen aus.

Es werden Ihnen alle eingegangenen Anmeldungen aufgelistet.

Der Import-Dialog für Online-An- und Abmeldungen zeigt im Kopfbereich die Anzahl der An- und Abmeldungen an (siehe Screenshot oben bei 1). Die Anzeige wird automatisch aktualisiert, sobald der Dialog geöffnet wird.

Das Import-Interface der Online-Anmeldung zeigt bei jeder Person (Zahlungspflichtiger, abw. Kontoinhaber, Teilnehmer und Erziehungsberechtigter) und auch bei Konto, IBAN und Mandat an, ob diese automatisch erkannt wurden oder neu anzulegen sind (siehe Screenshot oben bei 2).

Hierbei ist auch ein manuelles Eingreifen und bei Bedarf eine manuelle Zuordnung möglich. Über das Stift-Symbol haben Sie die Möglichkeit, die Stammdaten einer Person zu bearbeiten. Beispielsweise dann, wenn Sie gemerkt haben, dass es einen Rechtschreibfehler im Straßennamen gibt o. ä.

Das Symbol der Kamera zeigt an, ob die Person Ihnen eine Erlaubnis zum Fotografieren erteilt (siehe Screenshot oben bei 3). In so einem Fall wird die Kamera grün dargestellt, ansonsten rot.

Der Import-Dialog der Online-Anmeldung zeigt erweiterte Informationen zur angemeldeten Veranstaltung an (Tag, UhrzeitBeginn, UhrzeitEnde, Veranstaltungsort, -raum, Lehrkraft). Zudem kann die betroffene Veranstaltung jetzt direkt aus dem Import-Dialog über eine Pfeiltaste aufgerufen werden.

Beim Verarbeiten der Online-Anmeldung wird, falls nötig, ein Kassenzeichen erzeugt. Dies kann der Fall sein, wenn z. B. ein SEPA-Mandat erteilt wurde und laut Konfiguration das Kassenzeichen Teil der SEPA-Mandatsreferenz ist.

Datenerkennung und -anzeige

Die Verarbeitung der Online-Anmeldung enthält viele Algorithmen zur Erkennung und Anzeige von Daten. Hierbei werden diverse Hierarchien durchlaufen und die Ergebnisse mit Sternchen versehen. Für die Anzeige der Sterne gilt Folgendes.

Fünf Sterne

Nachname + Vorname + Straße + Hausnummer + Postleitzahl erkannt

Vier Sterne

Nachname + Vorname + Straße + Hausnummer erkannt

Drei Sterne

Nachname + Vorname + Straße erkannt

Zwei Sterne

Nachname + Vorname + Straße über phonetische Suche gefunden

Ein Stern

Teile von Nachname + Vorname + Straße über phonetische Suche gefunden.

Grober Abgleich der Daten

Haben die ersten Suchen (fünf bis zwei Sterne) keine passenden Stammdaten gefunden, werden im nächsten Schritt automatisch diverse Kombinationen von evtl. vorhandenen Ähnlichkeiten geprüft:

a) Phonetik Nachname + Vorname
b) Phonetik Vorname im selben Haus
c) Phonetik Nachname im selben Haus
d) Hälfte von Nachname + Vorname (also Michaela Henninger findet auch Michael Hennings)
e) Phonetische Hälfte von Nachname + Vorname (also Michaela Henninger findet auch Michael Hennings)

Nur wenn eine vorherige Suche erfolglos war, wird diese immer gröber wiederholt. Hat iMikel nach den ersten sehr detaillierten Suchen die angemeldete Person nicht erkannt, sucht iMikel im gröberen Stil, ob es eine Person mit selbem Vornamen im Haus, eine ähnliche Person im Haus, eine ähnliche Person unter neuer Adresse etc. gibt.

In jeder Suchabfrage wird vermerkt, ob mehr als ein Datensatz gefunden wurden. Ist dies der Fall, wird der Hinweis Mehrfachtreffer gefunden angezeigt. Wird auf diesen geklickt oder wird die entsprechende Funktion über das Stift-Symbol ausgewählt, wird die gewohnte Personenübersicht angezeigt, welche die Ähnlichkeiten grün hervorhebt.

Mit diesen vielen Funktionen ist die Verarbeitung der Online-Anmeldungen sehr komfortabel und iMikel unterstützt Sie bei der Erkennung der Personen.

Ähnliche Personen anzeigen

Der Import von Online-Anmeldungen zeigt einen Hinweis auf Personen mit ähnlichen Namen an, wenn die angemeldete Person nicht erkannt werden konnte. Die Taste Ähnliche Personen anzeigen wird immer dann angezeigt, wenn eine angemeldete Person nicht eindeutig erkannt wurde und mehrere evtl. ähnliche Personen im Bestand vorhanden sind.

Hierbei werden auch diverse phonetische Suchen durchgeführt. Zum Beispiel kann hierdurch eine Christina und Kristina oder ein Thomas und Tomas und auch Meyer oder Maier erkannt werden.

Sollten zu einer Person mehrere Konten und Kassenzeichen vorhanden sein, wird dies als Hinweis mit der Möglichkeit zur Auswahl des gewünschten Zielkontos dargestellt.

Bei der automatischen Ermittlung des idealen Kontos und Kassenzeichens berücksichtigt iMikel folgende Parameter:

• Konten, welche auf nicht mehr verwenden gesetzt wurden, werden ausgeschlossen.
• Konten mit vorhandener identischer IBAN werden bevorzugt verwendet.
• Konten, die bereits in anderen Belegungen für denselben Teilnehmer im Einsatz sind, werden bevorzugt verwendet.
• Konten, welche sowohl zu IBAN und Teilnehmer passen, werden bevorzugt verwendet.

Online-Anmeldungen übernehmen

Setzen Sie bei den Anmeldungen, welche Sie weiter in iMikel verarbeiten möchten, das Häkchen im grünen Ankreuzfeld und klicken Sie danach auf übernehmen in der Kopfleiste (siehe Screenshot oben bei 4). Es werden anschließend diese Anmeldungen im Anmeldeassistenten in iMikel angezeigt.

Sie können jetzt die Anmeldungen nach und nach bearbeiten.

Im Anmeldeassistenten werden standardmäßig Anmeldungen aus der Online-Anmeldung im Status blau angezeigt. Dieser Status verhält sich genauso wie der Status grün (Warteliste).

Somit haben Sie die Möglichkeit, zu unterscheiden, welche Anmeldungen aus dem Online-Formular stammen und welche Schüler sich auf herkömmlichen Wege (Brief, Telefon etc) angemeldet haben. Ebenso lässt sich dies statistisch auswerten.

Bei neuen SEPA-Mandaten, die über die Online-Anmeldung eingelesen werden, werden automatisch Ort und Datum der Unterschrift eingetragen, wenn in den Einstellungen bestätigt als Zielstatus für neue Online-Mandate vorgegeben ist.

Online-Anmeldungen löschen

Sollten Anmeldungen dabei sein, die Sie nicht in iMikel übernehmen möchten (z. B. Fake-Anmeldungen), können Sie diese entfernen. Setzen Sie dazu einfach bei diesen Anmeldungen das Häkchen im roten Ankreuzfeld und wählen Sie in der Kopfleiste den Befehl Löschen aus (siehe Screenshot oben bei 4).

Die Online-Abmeldung

Neben der Online-Anmeldung steht Ihnen auch die Online-Abmeldung zur Verfügung. Wie das Abmeldeformular eingerichtet und eingehende Abmeldungen verarbeitet werden können, wird folgend erläutert.

Online-Abmeldung einrichten

Die Online-Abmeldung kann sehr einfach in Ihre bestehende Webseite eingebunden werden. Das Formular kann über ein Script direkt in Ihre Webseite integriert werden.

Eine detaillierte Anleitung zur Einbindung der Online-Abmeldung finden Sie unter https://musikschulverwaltung.de/web/abmeldeformular/.

Unter Unterrichtsverwaltung > Einstellungen > Online-Anmeldung > Hier geht es zur Info für Ihren Webdesigner finden Sie den Alias Ihrer Schule.

Online-Abmeldungen verarbeiten

Abmeldungen werden zusammen mit Anmeldungen abgerufen und können in der bereits bekannten Eingangsübersicht über einen neuen Reiter angezeigt werden.

Wie bei der Online-Anmeldung erkennt iMikel die abgemeldete Person durch diverse Suchalgorithmen und auch eine phonetische Suche.

Aus der Übersicht der Online-Abmeldungen können mit einem einzigen Klick alle aktuellen Belegungen eines Teilnehmers aufgerufen werden. iMikel zeigt hierbei alle aktuellen Belegungen an und springt automatisch zum abzumeldenden Fach.

Hierdurch haben Sie die Möglichkeit, sich einen Überblick über die verschiedenen Belegungen einer Person zu machen und bei Bedarf zu entscheiden, dass z. B. bei Abmeldung des Violine-Unterrichts auch eine weitere Belegung im Ensemble beendet werden müsste.

In der Online-Abmeldung besteht für Ihre Kunden die Möglichkeit, ein gewünschtes Abmeldedatum zum nächstmöglichen Termin oder zu einem späteren Zeitpunkt mit Angabe des Wunschdatums vorzugeben. Bei der Verarbeitung können Sie unabhängig von dieser Wunschvorgabe individuell entscheiden, zu welchem Zeitpunkt eine Abmeldung möglich ist, und diese über den bekannten Weg durch das Austrittsdatum eintragen.

Über die bekannten weiteren Funktionen von iMikel können Sie zudem weitere erforderliche Schritte (Neubesetzung des freien Platzes, Hinweis an die Lehrkraft etc) durchführen.

Nachdem Sie alle erforderlichen Schritte durchgeführt haben, können Sie den Fall in der Abmeldeübersicht als erledigt kennzeichnen. Erledigte Abmeldungen werden beim nächsten Aufruf der Übersicht ausgeblendet, können aber jederzeit erneut aufgerufen werden, indem im Kopf der Abmeldeübersicht das Alle aufrufen-Symbol (Kreisel) angeklickt und hierbei die ALT-Taste gedrückt wird.

Einstellungen der Unterrichtsverwaltung

Folgend werden sämtliche Einstellungsmöglichkeiten zur Unterrichtsverwaltung vorgestellt.

Persönliche Einstellungen

Unter den persönlichen Einstellungen können Sie mehrere benutzerspezifische Einstellungen vornehmen. Auf der linken Seite befinden sich Einstellungen bezüglich Suchabfragen. Jeder Benutzer kann dort individuell einstellen, wie sich iMikel bei Suchabfragen zu verhalten hat.

Auf der rechten Seite kann jeder Benutzer individuell für sich Standardwerte für neue Anmeldungen definieren.

Diese Einstellung (Definieren der Standardwerte für Anmeldungen) ist ebenso über das Zahnrad-Symbol in der Kopfleiste des Anmeldeassistenten erreichbar.

Der Lernmodus

Über die Option Lernmodus bestimmen Sie, ob bei den Einblendmenüs im Anmeldeassistenten der Unterrichtsverwaltung nur die fachrelevanten Lehrkräfte und Räume aufgelistet werden (Lernmodus deaktiviert) oder alle Lehrkräfte (Lernmodus aktiviert).

Die Zuordnung der fachrelevanten Lehrkräfte und Räume können Sie in der Fächerverwaltung vornehmen.

Anwesenheitslisten

An dieser Stelle können Sie Einstellungen zur Darstellung der Anwesenheitslisten vornehmen.

Schlusstext auf Anwesenheitsliste

Dort haben Sie die Möglichkeit, einen eigenen Schlusstext für den Ausdruck der Anwesenheitslisten zu definieren.

Überschrift Bemerkungsfeld

Definieren Sie an dieser Stelle eine Überschrift für Ihr Bemerkungsfeld auf der Anwesenheitsliste.

Warteliste

In der Unterrichtsverwaltung kann über die Druckwahl für Wartelisteneinträge eine Wartelistenabfrage ausgedruckt werden. Tragen Sie in das Feld Wartelistenabfrage einen einleitenden Text für den Ausdruck der Wartelistenabfrage ein, falls gewünscht.

Auf diesem Formular kann der Interessent zudem ankreuzen, ob er weiterhin am Unterricht interessiert ist oder dieser Eintrag zu streichen ist. Es können auf dem Formular auch Vorkenntnisse des Interessenten abgefragt werden. Die Überschrift dazu ist über das Feld Überschrift Bemerkungsfeld frei konfigurierbar.

Statt Vorkenntnisse kann diese z. B. auch in Vorkenntnisse (bisheriger externer Unterricht außerhalb dieser Schule) geändert werden.

Des Weiteren können Sie unter dem Feld eine individuelle Formel zur Berechnung von Bonuspunkten für die Wartezeit bei Wartelisteneinträgen hinterlegen.

Der Wert 1 * Monate berechnet für die Anzahl der Wartemonate jeweils einen Bonuspunkt.

An dieser Stelle kann über die Taste aktualisieren die Neuberechnung aller Bonuspunkte unter Berücksichtigung der Formeln und bisher verstrichenen Wartezeiten etc. angestoßen werden. Zudem ist auch eine automatisierte Aktualisierung (z. B. täglich, wöchentlich etc) über das Automationsmodul am iMikel-Server möglich.

Unter der Taste wird immer der Zeitpunkt des letzten Aktualisierungsdurchlaufes angezeigt.

In der Unterrichtsverwaltung werden die berechneten Bonuspunkte im Einteilungsassistenten und anderen Wartelistenübersichten angezeigt. Über die Spaltenbeschriftung können die Wartelisteneinträge nach den Bonuspunkten auf- und absteigend sortiert werden.

Ein Klick auf den Bonuspunktewert einer Belegung zeigt eine Übersicht an, in welcher die Zusammenstellung dieses Bonuspunktewertes angezeigt wird.

Vorspiele

An dieser Stelle haben Sie die Möglichkeit, Ihre Kategorien für die Hinterlegung von Vorspielen zu definieren. Vorspiele können Sie in der Unterrichtsverwaltung unter dem Reiter Belegungen > Vorspiele hinterlegen.

Etiketten

Stellen Sie dort ein, welcher Status (grau, rot, gelb, grün, blau) mit welchem Kürzel auf den Anwesenheitslisten darzustellen ist.

Es kann festgelegt werden, welche Etiketten/Farben (gelb, rot, grau) im Sync zu iMikelGo und zur App berücksichtigt werden sollen. Die Einstellung ist je Etikett/Farbe sowohl für Lehrkräfte als auch Kunden individuell einstellbar. Somit haben Sie die Möglichkeit, z. B. festzulegen, dass Lehrkräfte Ihre Termine bereits im Status gelb, Ihre Kunden den Unterricht aber erst ab dem Status rot angezeigt bekommen.

In den Einstellungen zu den Etiketten kann auch vorgegeben werden, dass Anmeldungen im Status blau eine eigene Priorität bekommen.

Online-Anmeldung

Hier finden Sie sämtliche zuvor präsentierten Einstellungen zu den Formularen der Online-An- und Abmeldung.