Die Unterrichtsverwaltung

Die Unterrichtsverwaltung

Die Unterrichtsverwaltung bietet Ihnen viele Möglichkeiten, sowohl Ihre regelmäßigen Unterrichtsangebote, wie z. B. Klavier Einzelunterricht, als auch Blockveranstaltungen wie Workshops, Projekte und sonstige einmalige Veranstaltungen zu verwalten.

Unter dem Bergriff Veranstaltung werden daher in diesem Kapitel alle Angebote der Schule zusammengefasst, d. h. einmalige eintägige Events ebenso wie mehrtägige Blockveranstaltungen und regelmäßiger Einzel- bzw. Gruppenunterricht. An jeder Veranstaltung nehmen ein oder mehrere Schüler teil.

Nimmt ein Schüler an einer Veranstaltung teil, wird dies als Belegung bezeichnet. Somit kann eine Veranstaltung, wie auch ein Schüler eine oder mehrere Belegungen haben.

Hauptfunktionen der Unterrichtsverwaltung

  • Enge Verknüpfung von Veranstaltungen und Belegungen - Mit iMikel sind die Veranstaltungen und Belegungen strukturell eng verknüpft, sodass Sie mit geringem Aufwand Ordnung in Unterrichts- und Belegungslisten bekommen.

  • Wartelistenverwaltung - Einen Schwerpunkt legt iMikel auf die Verwaltung von Wartelisten, auf denen Interessenten gelistet werden, denen nach Anmeldung zu einer Veranstaltung zunächst kein Unterrichtsplatz zugewiesen werden konnte und die später eingeteilt werden.

  • Der Anmeldeassistent - Der Anmeldeassistent ist die zentrale Steuerungseinheit, die Ihnen mit wenigen Mausklicks die komfortable Zuordnung von Teilnehmern und Veranstaltungen ermöglicht.

  • Korrespondenzen mit Teilnehmern und Lehrkräften - Lehrkräfte und Teilnehmer können Sie von der Veranstaltung unterrichten: In iMikel können Sie Textvorlagen hinterlegen und im Serienbrief-Verfahren z. B. allen Teilnehmern und Erziehungsberechtigten eine personalisierte Anmeldebestätigung zukommen lassen.

  • Honorar- und Deputatsberechnung - Jede stattfindende Veranstaltung ist für Teilnehmer und Lehrkraft gebühren- bzw. abrechnungsrelevant. In iMikel können Sie durch die Verknüpfung mit der Honorar- und Personalverwaltung die leistungsbezogene Vergütung und das noch ausstehende Unterrichtsdeputat berechnen lassen. Die Kosten für die Teilnehmer werden ebenfalls dokumentiert.

Die Statusfunktion (Etiketten)

iMikel bietet Ihnen die Möglichkeit, für jede Veranstaltung und jede Unterrichtsbelegung einen Status zu definieren und so z. B. Personen auf einer Warteliste oder Teilnehmer zu verwalten. Über den Status können Sie z. B. festlegen, dass eine Veranstaltung zunächst nur geplant ist oder dass eine Unterrichtsbelegung nur auf die Warteliste gesetzt wird.

Später können Sie diesen Status jederzeit in eine gebührenpflichtige Unterrichtsbelegung ändern. Somit können Sie selbst entscheiden, wann z. B. eine Belegung von der Warteliste in den festen Bestand übernommen werden soll.

iMikel bietet Ihnen vier Statuswerte bzw. Etiketten an. Die Statusfunktion wird Ihnen in dem jeweiligen Verwaltungsbereich, rechts oben unter der Kopfleiste, angezeigt.

Im Folgenden wird Ihnen dargestellt, wie Sie die Statusfunktionen bei Belegungen einsetzen können.

iMikel_Unterrichtsverwaltung_Tabelle_Farben.png

Verwaltung von Schülern (Belegungen)

Erstellen eines Wartelisteneintrags

Gehen Sie wie folgt vor, um einen Wartelisteneintrag zu erstellen:

Wechseln Sie in die Unterrichtsverwaltung und klicken Sie in der Kopfzeile auf das grüne Plus. Es öffnet sich der Anmeldeassistent.

Wählen Sie, falls noch nicht geschehen, oben rechts den Status Grün aus, um in den Anmeldeassistenten für die Warteliste zu wechseln.

Die Daten des Interessenten

Über den Stift neben dem Feld Name des Teilnehmers können Sie auswählen, ob Sie einen neuen Teilnehmer (der bisher im System noch nicht bekannt ist) eingeben wollen oder ob Sie über suchen einen bereits bekannten Teilnehmer in iMikel suchen möchten.

iMikel_Unterrichtsverwaltung_Anmeldeassistent_1.png

Mit einem Klick auf neu öffnet sich das Fenster für die Eingabe der Stammdaten einer Person (Neuerfassung).

Mit einem Klick auf Suchen öffnet sich ein Suchfenster, in welches Sie verschiedene Suchkriterien eingeben können. Geben Sie beispielsweise den Vornamen und Nachnamen ein und starten Sie die Suche. Klicken Sie auf die Zeile des gefundenen Schülers, um diesen auszuwählen.

Sollten Sie den gewünschten Schüler nicht finden, haben Sie die Möglichkeit, in dem Suchfenster auf das grüne Plus in der Kopfleiste zu klicken, um diesen mit seinen Stammdaten neu einzugeben.

Die Daten der Warteliste

Auf der rechten Seite befinden sich die Wartelisten-Daten. Das Datum der Anmeldung ist mit dem heutigen Datum schon vorausgefüllt. Bei Bedarf können Sie dieses ändern.

iMikel_Unterrichtsverwaltung_Anmeldeassistent_Warteliste.png

Tragen Sie bei Beginn das Datum ein, ab wann der Interessent mit dem Unterricht beginnen möchte.

In das kleine Feld Priorität können Sie eine Priorität eingeben, nach welcher Sie später sortieren können. Wenn ein Interessent z. B. bevorzugt zu behandeln ist, tragen Sie hier eine 1 oder ein A ein. In das größere Feld daneben können Sie weitere Erläuterungen zur eingetragenen Priorität eingeben.

Geben Sie in das Feld Wunschfach das Wunschfach des Interessenten ein. Wenn Sie ein Wunschfach eingegeben haben, erscheint ein weiteres Feld zum Eingeben eines weiteren Wunschfaches, falls der Interessent Alternativen angegeben hat.

Im Feld Instrument können Sie das Instrument des Interessenten eingeben (sofern bekannt).

Wenn der Interessent einen Wunschlehrer angegeben hat, können Sie diesen im Feld Wunschlehrer eingeben oder auswählen. Auch beim Wunschlehrer können Sie in dem weiteren Feld zusätzliche Wunschlehrer eingeben.

Tragen Sie, sofern angegeben, den Wunschtag ein und den Zeitraum, in dem der Interessent Zeit hat. Bei Bedarf können Sie auch schon einen Turnus vorgeben (z. B. 14-tägig).

In die Felder Wunschort und Wunschareal können Sie, wenn bereits bekannt, die örtlichen Wünsche des Interessenten hinterlegen. Auch in diesen Feldern haben Sie die Möglichkeit, nach Eingabe des ersten Ortes weitere zu hinterlegen.

Die Emoticons

Sie können mit Hilfe von Emoticons auf der Warteliste hinterlegen, ob ein Interessent seinen Unterricht in einem Fach, bei einem Lehrer, an einem Ort, zu einem Termin oder in einem Areal gerne oder nicht gerne hätte. Ein ausgefüllter Wartelisten-Eintrag könnte im Anmeldeassistenten wie folgt aussehen.

iMikel_Unterrichtsverwaltung_Anmeldeassistent_Wunschdaten.png

Um die Funktion der Symbole zu nutzen, klicken Sie einfach an den linken Rand des jeweiligen Feldes (siehe Screenshot).

Durch wiederholten Klick ändern Sie die Symbole wie folgt:

  • Klick erzeugt das Herz (= gerne).

  • Klick erzeugt den traurigen Emoticon (= nicht gerne).

  • Klick löscht die Zuordnung wieder.

Diese Zuordnungen bekommen Sie auch auf Listen und Übersichten angezeigt.

Wenn Sie alle vorhandenen Informationen hinterlegt haben, können Sie Ihre Eingaben über den grünen Haken in der Kopfzeile speichern.

Einteilen von der Warteliste

In iMikel gibt es drei verschiedene Status-Möglichkeiten zur Einteilung von Schülern von der Warteliste.

iMikel_Unterrichtsverwaltung_Farben_Einteilung.png

Sie brauchen nicht jeden Status zu verwenden. Sie können Interessenten von der Warteliste (grün) auch direkt auf rot oder grau setzen.

Um den Status eines Interessenten von grün auf entweder gelb, rot oder grau zu verändern, gehen Sie wie folgt vor:

Rufen Sie die Wartelistenbelegung in der Unterrichtsverwaltung auf.

Klicken Sie auf der rechten Seite neben dem Feld Bemerkung auf den Stift und wählen Sie aus dem Einblendmenü einteilen.

iMikel_Unterrichtsverwaltung_Anmeldeassistent_Warteliste_einteilen.png

Neben dem Anmeldedatum wird die Anzahl der Wartelisteneinträge und Online-Anmeldungen dieses Teilnehmers angezeigt. Hierdurch haben Sie z. B. eine schnelle Übersicht, falls ein Teilnehmer mehrere aktuelle Wartelisteneinträge haben sollte.

Über die Glühbirne kann in einem separaten Fenster eine Übersicht dieser Wartelisteneinträge und Online-Anmeldungen dieses Teilnehmers aufgerufen werden. Hier kann schnell erkannt werden, dass zu einem Teilnehmer z. B. mehrere Wartelisteneinträge oder Online-Anmeldungen in verschiedenen Arealen oder zum selben Wunschfach vorliegen.

Direkt aus dieser Übersicht kann ein Eintrag bei Bedarf auf nicht mehr verwenden gesetzt oder auch eingeteilt werden. Als weitere Information werden in dieser Übersicht auch ältere Wartelisteneinträge dargestellt, welche in der Vergangenheit evtl. bereits auf nicht mehr verwenden gesetzt wurden.

Diese können bei Bedarf an dieser Stelle reaktiviert werden.

Es öffnet sich der Assistent zum Einteilen von Wartelisteneinträgen. Der ausgewählte Teilnehmer wird auf der linken Seite in der aktuellen Auswahl angezeigt.

Ist bereits eine Veranstaltung zugeordnet, wird diese automatisch in den Assistenten übernommen.

Weiter unten sind im Einteilungsassistenten alle weiteren Wartelisteneinträge ersichtlich. Sie können diese in die aktuelle Auswahl mit einem Klick für eine gleichzeitige Einteilung hochholen. Des Weiteren können Sie die bisherigen Rabatte eines Schülers anzeigen lassen, indem Sie auf die Glühbirne bei einem dieser Wartelisteneinträge klicken.

Einteilung für eine neue Veranstaltung

Klicken Sie im Einteilungsassistenten auf der rechten Seite bei den Unterrichtsdaten neben dem Feld Fach auf den Stift und wählen Sie neu.

iMikel_Unterrichtsverwaltung_Anmeldeassistent_Warteliste_einteilen_neu.png

Es wird eine neue Veranstaltung für diesen Teilnehmer angelegt. Geben Sie ein Eintrittsdatum ein und vervollständigen Sie die weiteren Unterrichtsdaten (Fach, Lehrer, Tag, Uhrzeit etc).

Klicken Sie anschließend die Farbe entsprechend des gewünschten Status für die Veranstaltung an (gelb, rot, grau).

Klicken Sie in der Kopfleiste auf Speichern, um die Einteilung abzuschließen.

Klicken Sie auf Speichern + Brief, um direkt eine Einteilungsbestätigung zu drucken.

Einteilung zu einer bestehenden Veranstaltung

Wenn Sie den Teilnehmer von der Warteliste zu einem bereits bestehenden Kurs einteilen möchten, klicken Sie nicht auf Veranstaltung neu, sondern auf Veranstaltung suchen.

iMikel_Unterrichtsverwaltung_Anmeldeassistent_Warteliste_einteilen_suchen.png

Anschließend öffnet sich ein Suchfenster, in welches Sie verschiedene Suchkriterien eingeben können. Geben Sie beispielsweise den Lehrer und und das Fach ein und starten Sie die Suche. Klicken Sie auf die Zeile der gefundenen Veranstaltung, um diese auszuwählen.

Die Informationen der Veranstaltung erscheinen im Einteilungsassistenten. Geben Sie ein Eintrittsdatum für die Belegung ein.

Klicken Sie anschließend die Farbe entsprechend des gewünschten Status für die Belegung an (gelb, rot, grau). Klicken Sie in der Kopfleiste auf Speichern, um die Anmeldung/en abzuschließen.

Klicken Sie auf Speichern + Brief, um direkt eine Anmeldebestätigung zu drucken.

Vornehmen einer Statusänderung

Halten Sie für eine Statusänderung bei der betroffenen Belegung oder Veranstaltung die ALT-Taste Ihrer Tastatur gedrückt und klicken Sie dabei auf den gewünschten Status.

iMikel_Unterrichtsverwaltung_Statusaenderung.png

Wenn sich die Statusänderung auf alle aufgerufenen Datensätze zu beziehen hat, halten Sie zusätzlich zur ALT-Taste die Shift-Taste gedrückt.

Die Statusänderung lässt sich beliebig in alle Richtungen vornehmen. Beispielsweise können Sie eine Belegung von gelb auf rot ändern und danach von rot auf grau. Ebenso ist es möglich, einen Statuswechsel von gelb direkt auf grau vorzunehmen. Auch ist ein Statuswechsel rückwärts möglich, z. B. von rot zurück auf gelb.

Wird eine Unterrichtsbelegung bei einer Absage eines Teilnehmers aus dem Status gelb, rot oder grau wieder zurück auf die Warteliste (grün) gesetzt, werden die Felder Eintritt und Austritt automatisch geleert.

Anmelden eines Schülers

Eingabe des Teilnehmers

Um einen neuen Teilnehmer mit einer neuen Belegung einzugeben, gehen Sie wie folgt vor:

Wechseln Sie in die Unterrichtsverwaltung und klicken Sie in der Kopfzeile auf das grüne Plus. Es öffnet sich der Anmeldeassistent.

Achten Sie darauf, dass der von Ihnen gewünschte Status für die Belegung in der rechten oberen Ecke korrekt ausgewählt ist (grün, gelb, rot, grau).

Über den Stift neben dem Feld Name des Teilnehmers können Sie auswählen, ob Sie einen neuen Teilnehmer (der bisher im System noch nicht bekannt ist) eingeben wollen oder ob Sie über Suchen einen bereits bekannten Teilnehmer in iMikel suchen möchten.

iMikel_Unterrichtsverwaltung_Anmeldeassistent_neue_Anmeldung.png

Mit einem Klick auf neu öffnet sich das Fenster für die Eingabe der Stammdaten einer Person (Neuerfassung).

Mit einem Klick auf Suchen öffnet sich ein Suchfenster, in welches Sie verschiedene Suchkriterien eingeben können. Geben Sie beispielsweise den Vornamen und Nachnamen ein und starten Sie die Suche. Alternativ befindet sich im Kopfbereich ein Schnellsuchfeld, in welchem ein zusätzlicher Suchbegriff eingetragen werden kann.

Dieser wird anschließend zur Suche in den Feldern Firma, Name, Straße, Postleitzahl, Ort, Ortsteil Kontakt und Kontakt Bemerkung verwendet.

Klicken Sie auf die Zeile des gefundenen Schülers, um diesen auszuwählen.

Sollten Sie den gewünschten Schüler nicht finden, haben Sie die Möglichkeit in dem Suchfenster auf das grüne Plus in der Kopfleiste zu klicken, um diesen mit seinen Stammdaten neu einzugeben.

Eingabe des Zahlungspflichtigen

Um dem Schüler einen Zahlungspflichtigen zuzuordnen, klicken Sie im Anmeldeassistenten neben dem Feld Name des Zahlungspflichtigen auf den Stift. Wählen Sie auch dort aus, ob Sie den Zahlungspflichtigen neu eingeben oder ob Sie ihn über Suchen in iMikel suchen möchten.

Auch beim Zahlungspflichtigen können Sie die Suche über das Suchfeld in der Kopfleiste vornehmen. Wenn Sie z. B. eine Neuanmeldung eingeben möchten und Sie suchen nach einem Zahlungspflichtigen, von welchem Ihnen nur das Kassenzeichen bekannt ist, können Sie in dem Schnellsuchfeld auch dieses Kassenzeichen eintragen.

Dabei genügt es, wenn Sie nur einen Teil des Kassenzeichens eingeben. Wenn das Kassenzeichen des Kunden z. B. 1.01.003456 lautet, genügt es, einfach nur 3456 einzutragen, und Sie bekommen alle Zahlungspflichtigen angezeigt, die ein Konto/Kassenzeichen haben, in welchem diese Zahlenfolge vorkommt.

Wenn ein Teilnehmer gleichzeitig auch Zahlungspflichtiger ist, brauchen Sie ihn nicht neu einzugeben. Klicken Sie im Menü des Stiftes beim Zahlungspflichtigen einfach auf dito und der Teilnehmer wird automatisch als Zahlungspflichtiger angelegt.

Tipp: Schnellsuche im Anmeldeassistenten

Der Anmeldeassistent in iMikel bietet eine komfortable Schnellsuche, mit der Sie noch schneller die gewünschte Person finden.

Hierzu genügt es, im Anmeldeassistenten im Feld Name nach der Person zu suchen. Anschließend wird die Schnellsuche auf der rechten Seite des Assistenten eingeblendet. Diese Schnellsuche zeigt bei allen gefundenen Personen auch das Geburtsdatum an.

Über einen Tooltip kann zudem das Alter eingeblendet werden. Direkt aus der Suchmaske kann auch über die Plus-Taste eine Neueingabe erfolgen. Die neu erfasste Person wird nach der Eingabe automatisch in den Anmeldeassistenten übernommen.

Des Weiteren bietet Ihnen iMikel an dieser Stelle die Möglichkeit, bestimmte Personen/Firmen als Favoriten zu markieren. Dies ist beispielsweise von Vorteil, wenn Sie immer mal wieder Schüler eingeben müssen, die z. B. von einem Verein bezahlt werden.

Diesen Verein können Sie dann als Favorit definieren und brauchen nach diesem in Zukunft nicht mehr zu suchen.

iMikel_Unterrichtsverwaltung_Anmeldeassistent_Schnellsuche.png

Eingabe der Unterrichtsdaten für eine neue Veranstaltung

Nachdem der Teilnehmer und der Zahlungspflichtige eingegeben sind, ist es erforderlich, eine neue Veranstaltung mit den Unterrichtsdaten einzugeben.

Klicken Sie dazu bei den Unterrichtsdaten neben dem Feld Fach auf den Stift und wählen Sie neu.

iMikel_Unterrichtsverwaltung_Anmeldeassistent_Veranstatung_neu.png

Es wird eine neue Veranstaltung für diesen Teilnehmer angelegt. Geben Sie danach ein Eintrittsdatum ein und vervollständigen Sie die weiteren Unterrichtsdaten (Fach, Lehrer, Tag, Uhrzeit etc).

Uhrzeiten können im Anmeldeassistenten wie folgt eingetragen werden: Aus 153 wird 15:30, aus 1545 wird 15:45 und aus 15 wird 15:00. Die Eingabe ist zudem auch mit Trennzeichen möglich und wird automatisch an das Uhrzeitformat angepasst: Aus 15,30 wird 15:30

Zuordnung zu einer bestehenden Veranstaltung

Wenn Sie den Teilnehmer zu einem bereits bestehenden Kurs eintragen möchten, klicken Sie nicht auf Veranstaltung neu, sondern auf Veranstaltung suchen.

iMikel_Unterrichtsverwaltung_Anmeldeassistent_Veranstatung_suchen.png

Anschließend öffnet sich ein Suchfenster, in welches Sie verschiedene Suchkriterien eingeben können. Geben Sie beispielsweise den Lehrer und und das Fach ein und starten Sie die Suche. Klicken Sie auf die Zeile der gefundenen Veranstaltung, um diese auszuwählen.

Die Informationen der Veranstaltung erscheinen anschließend im Anmeldeassistenten. Geben Sie ein Eintrittsdatum für die Belegung ein.

Optional: Weitere Anmeldung(en)

Sie können mit dem Anmeldeassistenten in iMikel auch mehrere Anmeldungen eingeben und zum Schluss alle mit einem Klick speichern. Klicken Sie auf das grüne Plus in der Kopfleiste des Anmeldeassistenten, um einen neuen Datensatz für eine Anmeldung zu erstellen.

In der Kopfleiste erscheinen anschließend Pfeiltasten und der Hinweis 2 von 2 (Datensätze).

iMikel_Unterrichtsverwaltung_Anmeldeassistent_Mehrere_Anmeldungen.png

Über das rote X lässt sich der Vorgang der Anmeldung wieder abbrechen.

Anmeldung abschließen

Klicken Sie in der Kopfleiste auf Speichern, um die Anmeldung(en) abzuschließen.

Klicken Sie auf Speichern + Brief, um direkt eine Anmeldebestätigung zu drucken.

Belegt ein Teilnehmer zeitgleich mehrmals dasselbe Unterrichtsfach, wird dies auf einer Rechnung nachvollziehbar gruppiert dargestellt.

Ummelden eines Schülers

Um einen Teilnehmer von einem Kurs in einen anderen umzumelden, rufen Sie den Teilnehmer in der Unterrichtsverwaltung auf.

Klicken Sie bei der Belegung, die Sie ummelden möchten, neben dem Feld Fach auf den Stift und wählen Sie aus dem Einblendmenü ummelden.

iMikel_Unterrichtsverwaltung_Belegungen_ummelden.png

Es öffnet sich der Assistent zum Ummelden von Belegungen. Geben Sie ein Austrittsdatum für den bisherigen Unterricht ein.

iMikel_Unterrichtsverwaltung_Ummeldeassistent_Austritt.png

Um das neue Fach, in das der Teilnehmer umgemeldet wird, einzugeben oder zu suchen, klicken Sie wieder neben dem Feld Fach auf den Stift und wählen Sie aus dem Menü entweder Suchen, neu oder neu (wie bisher).

Um den Vorgang abzuschließen, klicken Sie in der Kopfleiste auf eine der beiden grünen Schaltflächen. Wie auch im Anmeldeassistenten können Sie über Speichern mit dem Briefsymbol die Daten speichern und anschließend eine Bestätigung drucken.

Bei jeder Ummeldung wird bei der vorherigen Belegung eine rote Tilde angezeigt.

iMikel_Unterrichtsverwaltung_Belegungen_Tilde.png

Dies ist der Hinweis darauf, dass es zu dieser Belegung eine Ummeldung gibt. Klicken Sie auf diese Tilde, um die Belegung anzuzeigen, welche aus der Ummeldung resultiert. So kann jede Ummeldung schnell und einfach nachvollzogen werden.

Gleichzeitige Bearbeitung mehrerer Schüler

Sie haben die Möglichkeit, mehrere Schüler gleichzeitig zu bearbeiten. Beispielsweise können Sie so mehrere Schüler aus einer Gruppe in eine andere Gruppe ummelden.

Wählen Sie dazu bei einem Schüler dieser Gruppe den Befehl ummelden, um den Anmeldeassistenten zu öffnen.

Die restlichen Belegungen dieser Gruppe werden im unteren Bereich aufgelistet. Sie können diese ganz einfach mit jeweils einem Klick in die aktuelle Auswahl für die Bearbeitung nach oben holen.

iMikel_Unterrichtsverwaltung_Ummeldeassistent_Sammelummeldung.png

Die gleichzeitige Bearbeitung mehrerer Schüler funktioniert nicht nur mit den Befehl ummelden, sondern mit allen Befehlen, welche im Ummeldeassistenten zur Verfügung stehen.

Abmelden eines Schülers

Das Abmelden eines Schülers ist in iMikel schnell und einfach erledigt. Rufen Sie zunächst den Schüler in der Unterrichtsverwaltung auf. Klicken Sie anschließend in das Feld Austritt und geben Sie das Austrittsdatum ein.

iMikel_Unterrichtsverwaltung_Belegungen_Schueler_Abmelden.png

Um den Vorgang abzuschließen, klicken Sie auf Speichern.

Über Speichern mit dem Briefsymbol können Sie die Daten speichern und anschließend eine Bestätigung drucken.

Korrigieren des Unterrichts eines Schülers

Korrigieren von Belegungen

Wenn Sie feststellen, dass eine Belegung einer falschen Gruppenveranstaltung zugeordnet wurde, ist die Belegung zu korrigieren.

Beispiel: Ein Teilnehmer der Veranstaltung Violine 2er Gruppe 30 min am Donnerstag 17:00 Uhr ist fälschlicherweise der Veranstaltung Violine 2er Gruppe 30 min am Freitag 17:00 zugeordnet worden. Beide Veranstaltungen bleiben bestehen, aber die Belegung ist zu korrigieren.

Gehen Sie zum Korrigieren folgendermaßen vor:

Klicken Sie bei der Belegung, die Sie korrigieren möchten, neben dem Feld Fach auf den Stift und wählen Sie aus dem Einblendmenü korrigieren.

iMikel_Unterrichtsverwaltung_Belegungen_korrigieren.png

Es öffnet sich der Assistent zum Korrigieren von Belegungen. Geben Sie jetzt auf der rechten Seite den korrekten Unterricht ein.

Um den Vorgang abzuschließen, klicken Sie in der Kopfleiste auf eine der beiden grünen Schaltflächen.

Unterschied zwischen Korrektur und Ummeldung: Wenn Sie eine Belegung korrigieren möchten, gehen Sie davon aus, dass die bislang eingegebenen Daten falsch sind und zu aktualisieren sind. Bitte unterscheiden Sie diesen Fall von dem, bei dem einige oder alle Teilnehmer einer Veranstaltung abgemeldet und zu einer neuen Veranstaltung angemeldet werden sollen.

Dies entspricht einer Ummeldung. Bei dem Befehl korrigieren werden die Gebühren rückwirkend aktualisiert!

Auswechseln eines Schülers

Haben Sie während der Eingabe einer Unterrichtsbelegung versehentlich einen falschen Teilnehmer eingetragen, können Sie diesen nachträglich durch eine andere Person austauschen.

Beispiel: In der Veranstaltung Violine EU 45 Min ist Max Musterhausen als Teilnehmer eingetragen. Tatsächlich ist jedoch seine Schwester Martina Musterhausen die Teilnehmerin. Der Zahlungspflichtige ist bei beiden Personen der Vater.

Gehen Sie zum Auswechseln folgendermaßen vor:

Klicken Sie bei dem Teilnehmer, den Sie auswechseln möchten, neben dem Feld Name auf den Stift und wählen Sie aus dem Einblendmenü auswechseln.

iMikel_Unterrichtsverwaltung_Belegungen_Teilnehmer_auswechseln.png

Es öffnet sich anschließend ein Suchfenster, in welchem Sie nach der korrekten Person suchen und diesen auswählen können.

Sollte Sie die gesuchte Person nicht finden, da diese in der Adressverwaltung nicht enthalten ist, können Sie sie über das grüne Plus in der Kopfleiste neu anlegen.

Löschen einer Belegung

Wenn die Belegung fehlerhaft eingetragen ist oder sie nicht stattgefunden hat, können Sie sie löschen.

Gehen Sie zum Löschen folgendermaßen vor:

Klicken Sie bei der Belegung, die Sie löschen möchten, neben dem Feld Fach auf den Stift und wählen Sie aus dem Einblendmenü Belegung löschen.

iMikel_Unterrichtsverwaltung_Belegungen_loeschen.png

Die Belegung wird nicht komplett gelöscht; stattdessen werden das Ein- und Austrittsdatum auf den 01.01.1900 gesetzt. Mit der nächsten Gebührenberechnung werden berechnete Gebühren automatisch auf null gesetzt.

Dadurch, dass die Belegung nicht komplett gelöscht wird, können Sie später nachvollziehen, für welche Belegung zeitweilig Gebühren erhoben wurden und haben immer die Möglichkeit, versehentliche Löschungen zu reaktivieren.

Zuordnen eines Erziehungsberechtigten

Sollte der zugeordnete Zahlungspflichtige nicht der Erziehungsberechtigte sein, haben Sie dennoch die Möglichkeit, diesen zu definieren. Schalten Sie dazu die Ansicht des Zahlungspflichtigen auf die Ansicht des Erziehungsberechtigten um, indem Sie auf den hellgrauen Punkt unter den Informationen klicken (Seitensteuerelement).

Wählen Sie dann aus dem Einblendmenü, welches über das Stiftsymbol erreichbar ist, den Befehl zuordnen.

iMikel_Unterrichtsverwaltung_Belegungen_Erziehungsberechtigten_zuordnen.png

Bearbeiten der Stammdaten

Um die Stammdaten eines Schülers zu bearbeiten, brauchen Sie die Person nicht in der Adressverwaltung zu suchen, sondern können die Änderungen direkt in der Unterrichtsverwaltung durchführen.

Dazu ist lediglich eine Belegung des Schülers in der Unterrichtsverwaltung aufzurufen. Klicken Sie bei dem Teilnehmer, den Sie bearbeiten möchten, neben dem Feld Name auf den Stift und wählen Sie aus dem Einblendmenü bearbeiten, neue Adresse oder neuer Kontakt.

iMikel_Unterrichtsverwaltung_Belegungen_Teilnehmer_bearbeiten.png

Die Möglichkeit zum Ändern der Stammdaten haben Sie ebenso bei dem Zahlungspflichtigen und Erziehungsberechtigten unter dem Teilnehmer.

Anzeigen der Vita des Teilnehmers

Klicken Sie im Bereich Teilnehmer auf den orangehinterlegten Pfeil, um die Vita eines Schülers anzeigen zu lassen.

iMikel_Unterrichtsverwaltung_Belegungen_Vita_anzeigen.png

Die Vita zeigt Ihnen zunächst eine Auflistung aller aktuellen und zukünftigen Belegungen des Schülers an.

Im Bereich Belegungsverlauf werden Ihnen alle Belegungen angezeigt, die der Schüler durchlaufen hat. Stammveranstaltungen sind dabei dunkelgrau unterlegt, weiterführende Veranstaltungen basieren als Tochterveranstaltungen auf Stammveranstaltungen und werden links mithilfe eines abgeknickten Pfeils gekennzeichnet.

Die Unterrichtsausfälle in Stamm- und Tochterveranstaltungen können sich addieren und evtl. eine Gebührenerstattung (z. B. bei Unterrichtsausfällen wegen Krankheit des Lehrers) zur Folge haben.

Die Ansicht vorherige listet alle vorherigen Belegungen des Schülers auf.

Des Weiteren gibt es einen Bereich Veranstaltungen-/Lehrerverlauf, welcher sich ebenso auf aktuelle/zukünftige und vorherige aufgeteilt. In diesem Bereich wird Ihnen detailliert aufgelistet, welche Lehrkräfte den Schüler in welchen Fächern unterrichtet haben bzw. noch unterrichten.

Die Vita können Sie bei Bedarf als Teilnehmervita im Sinne eines Zeugnisses mit den Platzhaltern «Teilnehmer.Vita01» bzw. «Teilnehmer.Vita02» ausdrucken.

Anzeigen der Vita des Zahlungspflichtigen

Klicken Sie im Bereich Zahlungspflichtiger auf den orangehinterlegten Pfeil, um die Vita eines Zahlungspflichtigen anzeigen zu lassen.

iMikel_Unterrichtsverwaltung_Belegungen_Vita_Zahlungspflichtiger.png

Es wird Ihnen eine Auflistung der Belegungen angezeigt, die aktuell von diesem Zahlungspflichtigen bezahlt werden.

Weiter unten befindet sich eine Auflistung aller Belegungen, die in der Vergangenheit von diesem Zahlungspflichtigen bezahlt wurden.

Weitere Informationen zu einer Belegung

Im Bereich Belegungen gibt es noch weitere Registerkarten, die im Folgenden erläutert werden.

Kontakte

Unter diesem Punkt werden Ihnen alle Kontakte des Teilnehmers und Zahlungspflichtigen angezeigt.

Über die Glühbirne rechts unten lässt sich eine Kontaktübersicht öffnen, die alle Kontakte bezüglich dieser Belegung anzeigt.

App

In diesem Bereich werden Ihnen die für eine Person erstellten Zugangskennungen zu Ihrer App (sofern bei Ihnen im Einsatz) angezeigt. Je Kennung wird angezeigt, ob diese bereits mit einem Konto in der App verbunden oder aktuell noch nicht durch den Kunden gescannt wurde. Folgende Anzeigen sind hier möglich:

  • Neu/Offen: Die Kennung wurde erstellt, ist aber bisher noch nicht gescannt/verbunden worden.
  • Aktiviert: Die Kennung wurde gescannt/verbunden und die Daten der Person können in der App
    angezeigt werden.
  • Beendet: Die Kennung wurde mit einem Endedatum versehen und wird nicht mehr zur
    Synchronisation verwendet.
  • Gelöscht: Die Kennung wurde gelöscht.

Über die Pfeiltasten neben der Kennung oder einem zugeordneten Konto können Sie die Verwaltung der Einmalkennungen oder App-Konten öffnen.

Diesbezüglich steht Ihnen zusätzlich im Menü Filter das Untermenü App zur Verfügung. Dieses bietet Ihnen einige Filtermöglichkeiten, mit welchen Sie die aufgerufenen Datensätze z. B. auf registrierte, unregistrierte oder offene Registrierungen eingrenzen können.

Sie haben über diese Filter schnell die Möglichkeit herauszufinden, welche Kunden bereits registriert sind oder z. B. noch keine Zugangskennung erhalten haben.

Bemerkungen

An dieser Stelle lassen sich Bemerkungen für verschiedene Bereiche hinterlegen.

Je Belegung steht in diesem Reiter das Feld Hinweis auf App & AWL zur Verfügung, über welches Sie Hinweise für die Lehrkraft zu einer Unterrichtsbelegung erfassen können. Diese Hinweise werden auf Anwesenheitslisten und in der App dargestellt.

Das Feld steht auch bei der Neueingabe einer Unterrichtsbelegung im Anmeldeassistenten zur Verfügung.

Wenn Sie eine Bemerkung für eine Belegung hinterlegen möchten, die auf der Anwesenheitsliste zu sehen sein wird, geben Sie diese bitte in dem Bereich Hinweis auf AWL ein.

Historie

In der Registerkarte Historie werden Informationen hinterlegt, die Sie entweder manuell unter Angabe eines Datums eingeben können oder die automatisch angelegt werden, wenn Sie beispielsweise mit einem Barcodescanner Wartelistenabfragen bearbeiten.

Vorspiele

An dieser Stelle lassen sich Informationen bezüglich Vorspielen hinterlegen, die dieser Schüler in diesem Fach geleistet hat.

Die Kategorieren dazu lassen sich in den Einstellungen der Unterrichtsverwaltung definieren.

VdM-Zuordnung

Unter diesem Punkt haben Sie die Möglichkeit, für die aufgerufene Belegung eine Zuordnung zu einem Kooperationspartner zu erstellen, damit dies im VdM-Bericht entsprechend dargestellt wird. Weitere Informationen dazu finden Sie in unserem separaten Handbuch zum VdM-Bericht.

Der VdM-Bericht wird aufgrund redaktioneller Änderungen des VdM laufend angepasst und enthält weitere Plausibilitätsprüfungen der eingetragenen Daten.

Eigene Felder

An dieser Stelle können Sie eigene Felder definieren.

Markierung zur Erlaubnis zur Fotografie setzen

Sie können ganz einfach verwalten, ob eine Erlaubnis zum Fotografieren vorliegt. Dazu genügt ein Klick auf das Kamera-Symbol bei der jeweiligen Person. Das Kamera-Symbol ist in der Unterrichts- sowie Adressverwaltung vorhanden.

iMikel_Unterrichtsverwaltung_Belegungen_Fotoerlaubnis.png

Das Kamera-Symbol hat standardmäßig den Status grau (neutral). Mit einem Klick auf dieses können Sie den Status auf grün schalten (Fotografieren erlaubt). Mit einem weiteren Klick wird der Status auf rot (Fotografieren nicht erlaubt) geschaltet.

Sie können über das Augen-Symbol in der Adressverwaltung nachsehen, welche Änderungen es bei der aufgerufenen Person gab. Auch das Umschalten des Kamera-Symbols wird protokolliert.

Der Status grün und rot erscheint außerdem auch auf den Anwesenheitslisten und Teilnehmerlisten, damit die Lehrkraft direkt einen Überblick hat, wer fotografiert werden darf.

Das Recht dafür in der Benutzerverwaltung befindet sich unter Adressverwaltung > Fotoerlaubnis.

Verwaltung der Abrechnung/Zahlungspflichtigen

In der Unterrichtsverwaltung finden Sie unter dem Reiter Abrechnung alle abrechnungsrelevanten Informationen zu der aufgerufenen Belegung.

Mittig werden die Informationen zum Zahlungspflichtigen angezeigt. Wenn sich der Zahlungspflichtige zwischenzeitlich geändert hat, sehen Sie einen Verlauf und es ist über die Beginn- und Endfelder ersichtlich, für welchen Zeitraum jemand als Zahlungspflichtiger für diese Belegung zugeordnet war.

Ändern des Zahlungspflichtigen

Gehen Sie folgendermaßen vor, um für eine Belegung den Zahlungspflichtigen zu ändern:

Rufen Sie sich die entsprechende Belegung auf und klicken Sie auf den Reiter Abrechnung. Beenden Sie anschließend den aktuell zugeordneten Zahlungspflichtigen, indem Sie bei dem Feld bis das Datum eintragen, bis zu welchem dieser aktiv war.

iMikel_Unterrichtsverwaltung_Abrechnung_Zahlungspflichtigen_beenden.png

Klicken Sie jetzt auf das grüne Plus, um einen neuen Zahlungspflichtigen zuzuordnen.

iMikel_Unterrichtsverwaltung_Abrechnung_Zahlungspflichtigen_neu.png

Es öffnet sich zunächst ein Suchfenster. Suchen Sie nach dem Zahlungspflichtigen, z. B. über das Kassenzeichen oder den Namen. Klicken Sie, sobald Sie den gewünschten Zahlungspflichtigen gefunden haben, auf den orangehinterlegten Pfeil, um diesen auszuwählen.

Das Beginndatum wird automatisch anhand des vorherigen Enddatums angepasst.

iMikel_Unterrichtsverwaltung_Abrechnung_Zahlungspflichtiger_neu_Ansicht.png

Korrigieren eines Zahlungspflichtigen

Wenn Sie feststellen, dass ein Zahlungspflichtiger einer falschen Belegung zugeordnet wurde, ist der Zahlungspflichtige zu korrigieren. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

Rufen Sie sich die entsprechende Belegung auf und klicken Sie auf den Reiter Abrechnung. Klicken Sie bei dem aktuell zugeordneten Zahlungspflichtigen auf das gelbe Kreiselsymbol.

iMikel_Unterrichtsverwaltung_Abrechnung_Zahlungspflichtiger_korrigieren.png

Es öffnet sich ein Suchfenster. Suchen Sie nach dem korrekten Zahlungspflichtigen, z. B. über das Kassenzeichen oder den Namen. Klicken Sie, sobald Sie den gewünschten Zahlungspflichtigen gefunden haben, auf den orangehinterlegten Pfeil, um diesen auszuwählen.

Der vorherige Zahlungspflichtige wurde jetzt gegen den neu ausgewählten Zahlungspflichtigen ausgetauscht.

Anteilige Aufteilung bei mehreren Zahlungspflichtigen

Sie können einer Belegung mehrere Zahlungspflichtige zuordnen, sodass die monatliche Gebühr auf diese aufgeteilt wird. Die Aufteilung können Sie beliebig definieren. Beispielsweise ist es möglich, den Vater, die Oma und einen Musikverein als gleichzeitige Zahlungspflichtige für eine Belegung zuzuordnen, wobei der Musikverein 50 Prozent und der Vater sowie die Oma jeweils 25 Prozent der Gebühr zahlen. Diese Konstellation sähe in iMikel wie folgt aus.

iMikel_Unterrichtsverwaltung_Abrechnung_Zahlungspflichtiger_multi.png

Über das grüne Plus lassen sich beliebig viele Zahlungspflichtige zuordnen. Die Anteile lassen sich über das Feld Anteil/Monat definieren.

Weitere Informationen zur Abrechnung

Unter der Zuordnung des Zahlungspflichtigen gibt es noch weitere Informationen bezüglich der Abrechnung. Diese werden im Folgenden erläutert.

Beträge

Dort werden die einzelnen berechneten Beträge für die verschiedenen Monate aufgelistet. Ein Klick auf die Monatsbezeichnung öffnet eine Detailansicht. Über das Listen-Symbol wird eine Buchungsliste angezeigt, in welcher alle Buchungen der Belegungen des Zahlungspflichtigen aufgelistet sind.

In dieser Liste können Sie über das Pinsel-Symbol in der Kopfleiste alle Null-Beträge ausblenden.

Summen

Dort werden die Summen der einzelnen berechneten Beträge für die verschiedenen Monate aufgelistet.

Rabatt

An dieser Stelle sind die für die Belegung manuell eingetragenen Rabatte ersichtlich. Sie können über das grüne Plus weitere Rabatte hinzufügen.

Wenn Sie beim Klick auf die Plus-Taste zusätzlich die ALT-Taste gedrückt halten, können Sie für die gesamten aufgerufenen Datensätze einen Rabatt eingeben. Zur Sicherheit wird Ihnen in dem Rabattdialog angezeigt, dass Ihre Änderung für alle aufgerufenen Datensätze durchgeführt wird.
Stellen Sie sicher, dass Sie auch wirklich die gewünschten Datensätze aufgerufen haben, bevor Sie diese Funktion verwenden.

Klicken Sie auf einen der bestehenden Rabatteinträge, wird dieser markiert. Klicken Sie anschließend auf die Plus-Taste, werden die Angaben Beginndatum, Enddatum, Ausgleichskonto, Wert und auch der Text im Feld Grundlage aus dem zuvor markierten Rabatt übernommen.
Bei gelöschten Rabatten (01.10.1900) wird das Beginn- und Enddatum nicht übernommen.

Beachten Sie bei der Vergabe von Rabatten, dass sich die Zuschläge oder Ermäßigungen nur auf diese Belegung beziehen. Beachten Sie zusätzlich, dass Rabatte nur bei den Belegungen in Kraft treten, in denen ein entsprechender Rabatt möglich ist.

Ausfall

Dort werden alle Unterrichtsausfälle im Detail angezeigt. Über das Stift-Symbol lassen sich manuell hinzugefügte Ausfälle editieren und über das grüne Plus haben Sie die Möglichkeit, weitere Ausfälle manuell hinzuzufügen. Halten Sie bei Klick auf das grüne Plus die ALT-Taste gedrückt, haben Sie bei der Eingabe des Ausfalls die Möglichkeit, einen Ausfallzeitraum zu definieren.

Zudem werden dann die Ausfälle für alle aufgerufenen Belegungen Ausfälle erzeugt. Über das Listen-Symbol links neben dem grünen Plus lässt sich eine Auflistung aller Termine und Ausfälle öffnen.

In diesen Fällen wird neben dem Ausfall ein orangefarbenes Hand-Symbol dargestellt. Dies dient als Hinweis auf eine manuelle, von der Regel abweichende Änderung. Durch einen Klick auf das orangfarbene Hand-Symbol im Ausfall-Bearbeiten-Dialog kann die manuelle Betrachtung wieder deaktiviert werden.

Der Ausfall wird anschließend wieder nach den normalen Regelungen berücksichtigt.

Halten Sie beim Klicken auf das grüne Plus die ALT-Taste gedrückt, haben Sie bei der Eingabe des Ausfalls die Möglichkeit, einen Ausfallzeitraum zu definieren. Zudem werden dann die Ausfälle für alle aufgerufenen Belegungen Ausfälle erzeugt.

Über das Listen-Symbol links neben dem grünen Plus lässt sich eine Auflistung aller Termine und Ausfälle öffnen.

Im Menü Datensätze > Export finden Sie die Option Ausfälle. Hierüber können die Ausfälle der aufgerufenen Unterrichtsbelegungen als Excel-Datei exportiert und für Auswertungen zur Verfügung gestellt werden. Der Export beinhaltet alle Ausfälle bezogen auf die aktuell aufgerufenen Belegungen und den in der Fußleiste eingestellten Zeitraum.

Für den Export ist mindestens ein Leserecht für Unterrichtsausfälle erforderlich.
Der Export enthält neben Lehrkraft, Fach und Teilnehmer die Angaben Datum, Kategorie (z. B. Corona-Ausfall), Bemerkung, Zähler, Erstattungsmerkmal, Betrag und Quotient.

An-/Abwesenheiten (iMikelGo/App)

In diesem Bereich werden alle Unterrichtstermine der Belegung und die jeweiligen Rückmeldungen der Lehrkraft aus iMikelGo/App dargestellt. Alle erteilten Termine werden grün und alle ausgefallenen Termine werden rot dargestellt.

Zudem wird auch angezeigt, ob der Unterricht online stattgefunden hat. Zusätzlich stehen Ihnen an dieser Stelle Filter zur Eingrenzung der Anzeige auf folgende Fälle zur Verfügung:

  • nur nicht gemeldete anzeigen
  • nur gemeldete anzeigen
  • nur nicht finalisierte anzeigen

Des Weiteren kann die Verwaltung hier über ein Klick auf das Schloss-Symbol Termine als finalisiert markieren oder diese entfernen.

Die Druckwahl der Unterrichtsverwaltung enthält zusätzlich einen Ausdruck der An-/Abwesenheiten (iMikelGo/App). Der Ausdruck erfolgt sortiert nach Tag/Uhrzeit und gruppiert nach den jeweiligen Veranstaltungen. Die Filter aus der Unterrichtsverwaltung werden im Ausdruck ebenfalls berücksichtigt.

Buchungen

Unter diesem Punkt sind die für diese Belegung erstellten manuellen Buchungen sichtbar. Über das grüne Plus lassen sich beliebig viele weitere manuelle Buchungen hinzufügen. Das Erstellen von manuellen Buchungen in der Unterrichtsverwaltung funktioniert genauso wie in der Kontenverwaltung.

Tarif

Dort haben Sie die Möglichkeit, einen vom Fach abweichenden Tarif zuzuweisen. Kicken Sie dazu auf das grüne Plus. Sie können dabei aus Ihren schon vorhandenen Tarifen wählen. Diese Ausnahme gilt nur für diese eine Belegung.

Verwaltung von Veranstaltungen

In iMikel werden Kurse, Unterrichte, Projekte etc. als Veranstaltungen bezeichnet. Für eine Veranstaltung sind zu definieren:

  • Beginn und ggf. Ende der Veranstaltung
  • das Fach
  • der Lehrer
  • der Termin und der Ort

Jede Veranstaltung hat einen oder mehrere Teilnehmer. Jeder Teilnehmer wird als Belegung bezeichnet.

Jeder Veranstaltung sind daher eine oder mehrere Belegungen zuzuordnen.

Der Bereich Veranstaltungen enthält ein zusätzliches Kommentarfeld, in welchem Sie zu einer Veranstaltung interne Kommentare hinterlegen können (z. B. nur Fortgeschrittene, Kurs storniert, Kurs abgesagt). Ein Eintrag in diesem Feld wird ausschließlich iMikel-intern verwendet und auch im Veranstaltung-Suchdialog der An- oder Ummeldeassistenten angezeigt und erscheint z. B. nicht in der App oder iMikelGo.

Eingabe einer neuen (leeren) Veranstaltung

Gehen Sie wie folgt vor, um eine neue Veranstaltung zu erstellen:

Klicken Sie im Bereich Veranstaltungen auf das Stift-Symbol, um das Einblendmenü zu öffnen. Klicken Sie anschließend auf den Befehl Veranstaltung > Neu. Alternativ können Sie auch auf das grüne Plus in der Kopfleiste klicken.

iMikel_Unterrichtsverwaltung_Veranstaltungen_neu.png

Es öffnet sich anschließend ein Fenster, in welchem Sie nach einem Fach suchen können. Wählen Sie das gewünschte Fach für die Veranstaltung aus. Tragen Sie danach noch ein Beginndatum ein.

Sie haben jetzt eine leere Veranstaltung erstellt, welcher ein oder mehrere Schüler zuzuordnen sind. Klicken Sie dazu auf das grüne Plus im Reiter Übersicht.

iMikel_Unterrichtsverwaltung_Veranstaltungen_neuer_Teilnehmer.png

Es öffnet sich der Anmeldeassistent und die vorhandenen Veranstaltungsdaten werden automatisch gefüllt. Anschließend können Sie einen oder mehrere Teilnehmer zuordnen.

Eingabe einer Terminänderung

Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine Terminänderung einzugeben:

Rufen Sie die betroffene Veranstaltung in der Unterrichtsverwaltung auf. Klicken Sie anschließend bei der aktuellen Terminvorgabe auf das Stiftsymbol.

iMikel_Unterrichtsverwaltung_Veranstaltungen_Terminvorgabe.png

Es öffnet sich das Fenster zum Bearbeiten der Terminvorgabe. Geben Sie in das Feld bis das Datum ein, bis zu welchem die Terminvorgabe gültig ist.

Klicken Sie auf Speichern + neu, um eine neue Terminvorgabe zu erstellen.

Im Folgetermin wird der Tag und die Uhrzeit zunächst übernommen. Diese Angaben können dann bei Bedarf angepasst werden. Dies ist sehr hilfreich, wenn sich z. B. nur der Tag ändert und die Uhrzeit beibehalten wird.

Wird in der App durch eine Teamteaching-Lehrkraft ein Unterrichtstermin verschoben, wird diese Belegung automatisch bei den weiteren beteiligten Lehrkräften in der App dargestellt.

Verwalten der Lehrervorgabe

Eingabe eines Lehrerwechsels

Gehen Sie folgendermaßen vor, um einen Lehrerwechsel einzugeben:

Rufen Sie die betroffene Veranstaltung in der Unterrichtsverwaltung auf. Klicken Sie anschließend bei der aktuellen Lehrervorgabe auf das Stiftsymbol.

iMikel_Unterrichtsverwaltung_Veranstaltungen_Lehrervorgabe.png

Es öffnet sich das Fenster zum Bearbeiten der Lehrervorgabe. Geben Sie in das Feld bis das Datum ein, bis zu welchem der Lehrer gültig ist.

Klicken Sie auf Speichern + neu, um eine neue Lehrkraft zuzuweisen.

Definieren eines Honorars für eine bestimmte Veranstaltung

Gehen Sie folgendermaßen vor, um ein festes Honorar für eine Veranstaltung zu definieren:

Rufen Sie die betroffene Veranstaltung in der Unterrichtsverwaltung auf. Klicken Sie anschließend bei der Lehrervorgabe auf den Reiter Honorar und klicken Sie dann auf das Stift-Symbol.

iMikel_Unterrichtsverwaltung_Veranstaltungen_Honorar_definieren.png

Geben Sie Ihre Honorarvorgabe ein und bestätigen Sie mit Speichern.

Zuordnen eines Lehrerinstruments zu einer Veranstaltung

Sie haben die Möglichkeit, einem Lehrer ein Instrument zuzuordnen, welches er in einer bestimmten Veranstaltung unterrichtet. Dies ist z. B. bei Band-Unterricht sinnvoll, bei welchem mehrere Lehrer unterrichten.

Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

Rufen Sie die betroffene Veranstaltung in der Unterrichtsverwaltung auf. Klicken Sie anschließend bei der Lehrervorgabe auf den Reiter Instrument und klicken Sie dann auf das Stift-Symbol.

iMikel_Unterrichtsverwaltung_Veranstaltungen_Lehrer_Instrument.png

Geben Sie das Instrument ein und bestätigen Sie mit Speichern.

Korrigieren des zugeordneten Faches

Haben Sie für eine Veranstaltung ein falsches Unterrichtsfach gewählt, können Sie dies mit wenig Aufwand wieder korrigieren.

Das Korrigieren eines Faches bei einer Veranstaltung überschreibt das bisherige Fach und korrigiert somit auch rückwirkend die Unterrichtsgebühr! Bitte verwenden Sie diese Funktion nur, wenn Sie falsch eingetragene Daten korrigieren und nicht z. B. einen Teilnehmer ummelden möchten.

Rufen Sie sich für eine Korrektur zunächst die betroffene Veranstaltung in der Unterrichtsverwaltung auf (Reiter Veranstaltungen).

Klicken Sie anschließend auf das Stift-Symbol im Feld Fach, um das Einblendmenü zu öffnen. Wählen Sie aus diesem den Befehl Fach > Korrigieren.

iMikel_Unterichtsverwaltung_Veranstaltungen_korrigieren.png

Es öffnet sich eine Suchmaske, in welcher Sie nach dem korrekten Fach suchen können. Sobald Sie dieses gefunden haben, klicken Sie das Fach an. Die Korrektur ist damit abgeschlossen.

Beim Korrigieren eines Unterrichtsfaches werden die Parameter Dauer, DauerZusatz, Faktor und FaktorZusatz sowie Stellen-Pool aus dem neuen Fach übernommen, wenn die bisherigen Angaben bei der Lehrkraft mit den Vorgaben des bisherigen Faches übereinstimmen.

Weichen die bisherigen Angaben bei der Lehrkraft von den Vorgaben des bisherigen Faches ab (z. B. ist bei der Lehrkraft eine individuelle Vorbereitungszeit als Zusatz eingetragen, die nicht grundsätzlich in der Fächerverwaltung definiert ist), so bleibt diese individuelle Angabe auch nach dem Korrigieren des Faches in der Veranstaltung enthalten.

Beenden einer Veranstaltung

Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine Veranstaltung zu beenden:

Rufen Sie die betroffene Veranstaltung in der Unterrichtsverwaltung auf. Klicken Sie anschließend in das Feld Ende.

iMikel_Unterrichtsverwaltung_Veranstaltungen_beenden.png

Geben Sie das Enddatum der Veranstaltung ein und bestätigen Sie mit Speichern.

Die Veranstaltung ist jetzt beendet. Zudem beendet iMikel anschließend auch alle aktiven Termin- und Lehrervorgaben. Des Weiteren werden alle noch aktiven Schüler zum angegebenen Enddatum abgemeldet.

Veranstaltungen duplizieren

Im Bereich Veranstaltungen steht eine Duplizieren-Funktion zur Verfügung. Über diese können Sie eine Veranstaltung inkl. aller Angaben (Fach, Bezeichnung, Beschreibung, Terminangaben, Lehrkräfte, VdM-Zuordnungen etc) duplizieren.

Über einen Dialog können Sie für die neue Veranstaltung ein neues Etikett und bei Bedarf auch einen neuen Zeitraum festlegen. Hierbei gelten die folgenden Regeln:

  1. Wird der Zeitraum für die neue Veranstaltung im Dialog nicht angepasst, werden sämtliche Terminvorgaben, Lehrkräfte etc. auch in die neue Veranstaltung übernommen.

  2. Wird der Zeitraum für die neue Veranstaltung im Dialog geändert, so werden ausschließlich die zuletzt aktiven Terminvorgaben, Lehrkräfte etc. übernommen. Somit ist sichergestellt, dass keine früheren Lehrkräfte oder alten Termine einer Veranstaltung auch für den neuen Zeitraum übernommen werden.

Eine duplizierte Veranstaltung kann im Anschluss beliebig angepasst werden. Sie finden die Funktion über das Stift-Symbol neben dem Fach der Veranstaltung.

Durch diese Funktion ersparen Sie sich, z. B. bei Kursangeboten für die Online-Anmeldung jeweils die Beschreibung, Lehrkraft etc. erneut einzutragen. Zudem können Sie ganze Instrumentenkarussells mit Termin- und Lehrkraftvorgaben vollständig duplizieren.

Doppelbelegungen anzeigen

Das Filter-Menü enthält den Befehl Nur Veranstaltungen mit Doppelbelegungen anzeigen (Auswahl). Hierüber können die aufgerufenen Veranstaltungen auf jene mit Terminüberschneidungen anderer Veranstaltungen eingegrenzt werden.

Hierbei werden alle Termine innerhalb des eingestellten Zeitraumes geprüft. Je nach der Menge der insgesamt vorhandenen Termine an Ihrer Schule kann diese Suchabfrage etwas länger dauern.

Die Sammeländerung

Über die Sammeländerungsfunktion der Unterrichtsverwaltung (Veranstaltungen) können Sie alle selektierten Unterrichte/Veranstaltungen in einem einzigen Durchgang z. B. auf andere Lehrer, Tage oder Unterrichtsorte verteilen. Dort können Sie beliebige Änderungen z. B. nach folgendem System vornehmen:

  • JEKI Jahr 1 wird umgemeldet zu JEKI Jahr 2.
  • Veranstaltungen von Lehrer Meyer werden umgemeldet zu Lehrer Schulze.
  • Veranstaltungen aus dem Ebert-Gym. werden umgemeldet in das Einstein-Gym.
  • Veranstaltungen aus Raum 3 werden umgemeldet in Raum 5.
  • Veranstaltungen von Montag werden umgemeldet auf Mittwoch.

Dabei sind alle Kombinationen beliebig möglich. Die Änderungen beziehen sich immer auf die zuvor selektierten Datensätze. In Kombination mit den flexiblen Suchfunktionen in iMikel ist diese Funktion variabel einsetzbar.

Um die Sammeländerungsfunktion zu nutzen, rufen Sie in der Unterrichtsverwaltung unter dem Reiter Veranstaltungen die entsprechenden Unterrichte auf, die Sie ummelden möchten (z. B. alle JEKI-1-Veranstaltungen oder alle Montags-Veranstaltungen von Lehrer Meyer).

Wählen Sie anschließend über das Menü Bearbeiten den Befehl Sammeländerung aus. Folgendes Fenster zum Vornehmen der Sammeländerung öffnet sich.

iMikel_Unterrichtsverwaltung_Sammelaenderung.png

Es wird automatisch der letzte Tag des aktuellen Monats als Enddatum voreingestellt. Ändern Sie dieses bei Bedarf.

Auf der linken Seite bekommen Sie die bisherigen Eingaben aufgelistet. Auf der rechten Seite können Sie die Änderungen eingeben/auswählen. Klicken Sie dafür in das leere Feld und wählen Sie aus der Liste. Wenn Sie z. B. neben JEKI1 in das leere Feld klicken und JEKI2 auswählen, werden alle aktuell aufgerufenen JEKI1-Veranstaltungen zum oben eingegebenen Datum in JEKI2 umgemeldet.

Um die Änderungen zu bestätigen, klicken Sie auf Änderungen durchführen.

Diese Änderungen betreffen immer alle zuvor aufgerufenen Veranstaltungen.

Bei der Änderung eines Unterrichtsfaches werden die Parameter Dauer, DauerZusatz, Faktor und FaktorZusatz sowie Stellen-Pool aus dem neuen Fach übernommen, wenn die bisherigen Angaben bei der Lehrkraft mit den Vorgaben des bisherigen Faches übereinstimmen.
Weichen die bisherigen Angaben bei der Lehrkraft von den Vorgaben des bisherigen Faches ab (z. B. ist bei der Lehrkraft eine individuelle Vorbereitungszeit als Zusatz eingetragen, die nicht grundsätzlich in der Fächerverwaltung definiert ist), so bleibt diese individuelle Angabe auch nach der Sammeländerung in der neuen Veranstaltung enthalten.

Über eine Sammeländerung kann eine Bearbeitung vieler Unterrichtsdaten durchgeführt werden. Bei allen Änderungen wird hierbei festgelegt, zu welchem Zeitpunkt die bisherigen Daten beendet und ab wann die neuen Angaben gelten sollen.

Diese Änderungen haben natürlich auch Auswirkungen auf die Darstellungen des Unterrichts in der App und auf evtl. bereits vorhandene Rückmeldungen Ihrer Lehrkräfte, falls diese durch rückwirkende Änderungen beeinflusst werden. Sie erhalten im Kopf des Sammeländerungsdialoges einen Hinweis, bis zu welchem Datum für die betroffenen Veranstaltungen bereits Rückmeldungen Ihrer Lehrkräfte vorliegen.

Die Datenprüfung

In der Unterrichtsverwaltung kann über das Menü Datensätze eine Datenprüfung aufgerufen werden.

iMikel_Unterrichtsverwaltung_Datenprüfung.png

Diese zeigt Hinweise auf unvollständige Eingaben an. Beispielsweise erkennt die Datenprüfung neu angelegte Veranstaltungen, zu denen es keine Teilnehmer gibt und bei denen die Option Werte manuell verwalten nicht aktiviert ist.

Die Datenprüfung kann direkt aus dem Fenster neu gestartet werden. Da die Prüfung eine längere Zeit dauern kann, findet eine automatische Zusammenstellung der Prüfung in der Nacht am Server statt (erfordert eine Server-Version von iMikel).

Über die Taste Als CronJob am Server ausführen können Sie aktivieren, an welchen Wochentagen die Datenprüfung automatisch aktualisiert wird. Sie haben somit immer sofort ein Prüfungsergebnis der letzten Nacht zur Verfügung und können die Ergebnisse ohne weitere Wartezeit sofort einsehen.

Haben Sie eine Einzelplatzversion von iMikel, ist es erforderlich, die Datenprüfung über die Taste neue Prüfung starten manuell anzustoßen.

Die Ergebnisse der Datenprüfung werden gruppiert dargestellt. Über den orangefarbenen Pfeil können Sie die betroffenen Datensätze aufrufen, um diese zu prüfen und zu korrigieren.

Weitere Informationen zu einer Veranstaltung

Unter dem Reiter Veranstaltungen gibt es im unteren Bereich weitere Registerkarten, die im Folgenden erläutert werden.

Teilnehmer

Zeigt eine Übersicht der Schüler, welche dieser Veranstaltung zugeordnet sind/waren.

Terminliste

Zeigt eine Terminliste mit den exakten Terminen dieser Veranstaltung an. Über das Stift-Symbol können Sie einen einzelnen Termin bearbeiten und eine Verlegung eingeben.

Zusätzlich können Termine auch manuell über das grüne Plus eingegeben werden. Zur Unterscheidung wird bei den manuell eingetragenen Terminen ein Hand-Symbol angezeigt.

Das Datumsfeld verlegt auf wird automatisch gefüllt, wenn ein Termin auf eine andere Uhrzeit, Ort oder Raum verlegt wird. Wird dieses Datum entfernt, werden bei Uhrzeit, Ort und Raum automatisch wieder die ursprünglichen Informationen eingetragen.

In der App wird ein Unterrichtstermin auch dann angezeigt, wenn dieser durch eine Terminverlegung hinter das Veranstaltungsende oder hinter das Austrittsdatum einer Belegung verlegt wurde.

Veröffentlichen

An dieser Stelle können verschiedene Informationen für die Freigabe einer Veranstaltung für den Web-Builder oder die Online-Anmeldung eingetragen werden.

Somit lässt sich beispielsweise ein Kurs in der Online-Präsenz mit allen erforderlichen Informationen darstellen.

Bemerkungen

Im Bereich Veranstaltungen befindet sich das Feld Bemerkungen direkt neben dem Register Veröffentlichen verlegt. Somit ist bereits direkt in der ersten Registerebene zu erkennen, ob eine Bemerkung zu einer Veranstaltung hinterlegt wurde.

Tarif

Dort haben Sie die Möglichkeit, einen vom Fach abweichenden Tarif zu definieren. Diese Ausnahme gilt nur für diese eine Veranstaltung. Dabei können Sie entweder eine eigene neue Tarifvorgabe erstellen oder eine Tarifvorgabe aus Ihren schon vorhandenen Tarifen wählen.

In dem Bereich Abweichende Ausfallperiode können Sie eine eigene Ausfallregelung sowie eine individuelle Anzahl von Garantiestunden hinterlegen, welche dann nur für diese eine Veranstaltung abweichend von der Eingabe in der Ausfallperiode bei der Gebührenberechnung berücksichtigt wird.

Statistik

An dieser Stelle können Sie die Schülerzahlen der Veranstaltung manuell verwalten. Dies ist z. B. für den VdM-Bericht erforderlich, wenn Sie die Schüler der Veranstaltung nicht namentlich erfasst haben. Weitere Informationen zur Vorgehensweise finden Sie in der Anleitung zur Erstellung des VdM-Berichts.

Chart

Hier wird Ihnen ein Chart angezeigt, der die Entwicklung der Anzahl der Belegung dieser Veranstaltung darstellt.

Haushalt/Controlling

Dort werden Ihnen die der Veranstaltung zugeordneten Werte bezüglich des Controllings angezeigt. Dazu gehören beispielsweise die Kostenstelle, der Mandant, der Fachbereich, die Unterrichtsart etc.

Die Online-Anmeldung

In iMikel erzeugen Sie in wenigen Schritten ein Formular zur Online-Anmeldung an Ihrer Musikschule. Sie benötigen dafür keinerlei Web-Design-Kenntnisse und Web-Server. Über unsere iMikelGo-Server werden Anmeldedaten verschlüsselt übertragen und können direkt in Mikel über den Anmeldeassistenten eingelesen werden.

Einrichtung der Online-Anmeldung

Für die Einrichtung der Online-Anmeldung ist vorab eine Kennung erforderlich. Diese Kennung erhalten Sie von uns. Setzen Sie sich bei Interesse einfach mit uns in Verbindung. Es können mehrere Formulare in iMikel verwaltet werden. Das erste Formular für die Online-Anmeldung ist komplett kostenlos.

Die Online-Anmeldung wird in folgenden drei Schritten eingerichtet:

Schritt 1: Aktivieren Sie die Online-Anmeldung mithilfe der von uns erhaltenden Kennung.

Schritt 2: Richten Sie einen Zeitplan für den iMikelGo-Abgleich im FileMaker-Server ein. Kontaktieren Sie uns anschließend, damit wir Ihren Server verifizieren und freischalten können.

Schritt 3: Personalisieren Sie Ihr Online-Formular. Die möglichen Einstellungen dafür werden folgend im Detail erklärt.

Personalisieren des Formulars

Legen Sie zunächst Ihr Unterrichtsangebot fest, welches dem Kunden in der Online-Anmeldung zur Auswahl stehen soll. Dafür stehen Ihnen die ersten drei grünen Tasten Veranstaltungsorte, Unterrichtsarten und Angebote/Instrumente zur Verfügung.

iMikel_Unterrichtsverwaltung_Online_Anmeldung.png

Dabei werden Ihnen die schon vorhandenen Datensätze aus iMikel angezeigt. Setzen Sie bei den Angaben, welche auf dem Online-Formular anzuzeigen sind, das Häkchen bei aktiviert.

iMikel_Unterrichtsverwaltung_Online_Anmeldung_Angebote.png

Optional können Sie eine für das Online-Formular abweichende Beziehung angeben. Beispielsweise dann, wenn Sie MFE auf dem Online-Formular mit Musikalische Früherziehung ausschreiben möchten. Zusätzlich ist es möglich, Angebote gemeinsam zu gruppieren.

Legen Sie die Zuordnungen innerhalb Ihres Unterrichtsangebotes fest, indem Sie in der rechten Spalte auf die Tasten Orte, ArtenoderAngebote/Instrumente` klicken. Über das Einkaufswagen-Symbol können Sie eine Zuordnung aktivieren.

iMikel_Unterrichtsverwaltung_Online_Anmeldung_Zuordnung.png

Klicken Sie auf Logo & Texte, um ein eigenes Logo sowie Hintergrundbild zu definieren. Ziehen Sie dafür einfach Ihre Bilddateien in die entsprechenden Bereiche. Fügen Sie zusätzlich Ihre gewünschten Texte ein, welche auf dem Online-Formular erscheinen sollen.

Klicken Sie auf eigene Felder/Abfragen. Sie können anschließend das Online-Formular um eigene Vorgaben erweitern. Beispielsweise können Sie abfragen, ob ein Newsletter abonniert werden möchte oder ob die AGB gelesen und akzeptiert werden.

Klicken Sie auf das grüne Plus in der Kopfleiste, um eine neue Abfrage zu erstellen.

Legen Sie im ersten Schritt fest, welche Bestätigungen oder Informationen Sie erhalten möchten. Tragen Sie dafür zunächst in das Feld Überschrift die Überschrift der Abfrage ein, z. B. Newsletter. Geben Sie dann in das Feld Einleitung eine kurze Beschreibung der Abfrage ein (z. B. Gerne möchten wir Ihnen den Newsletter senden, um Sie über Konzerte etc. zu informieren.).

Definieren Sie danach in dem Feld Beschriftung eine Bezeichnung für die Antwort(en) - z. B. Ich möchte den Newsletter abonnieren.. Handelt es sich bei Ihrer Abfrage um Pflichtfelder, kreuzen Sie bitte das gleichnamige Feld an.

Sie können auch eine Verlinkung auf eine andere Internetseite vornehmen. Dazu verwenden Sie folgenden HTML-Befehl:

<a target=_blank href=Link> Bezeichnung

Kopieren Sie diesen Befehl aus dem Handbuch heraus und ersetzen Sie Link und Bezeichnung mit Ihren Angaben.

Wählen Sie im zweiten Schritt den Typ Ihrer Abfrage und legen Sie somit die Art Ihrer Antwortmöglichkeiten fest. Dabei haben Sie folgende Typen zur Auswahl:

  • Auswahlmenü: Es kann aus einer Liste von vorgegebenen Antworten ausgewählt werden.
  • Ja/Nein: Es kann nur Ja oder Nein geantwortet werden.
  • Optionsfeld: Es können aus vorgegebenen Antworten mehrere ausgewählt werden.
  • Textfeld: Es kann eine eigene Antwort in ein Textfeld geschrieben werden.

Geben Sie im dritten Schritt an, unter welchem Namen die Abfrage zu speichern ist. Auf der rechten Seite sehen Sie eine Vorschau, wie Ihre Abfrage auf dem Online-Formular aussehen würde.

Sie können alternativ über den Reiter Positionen die Reihenfolge der eigenen Abfragen ändern.

Klicken Sie auf zurück, um zurück in die Einstellungen zu gelangen. Über die Taste eigene Formatierungen/Stile können Sie eigene Vorgaben bezüglich der Formatierung (Schriftart, Farben etc.) vornehmen. Klappen Sie dazu einfach den gewünschten Bereich auf und geben Sie Ihre Vorgaben in die Felder auf der rechten Seite ein.

Wenn Sie mit der Personalisierung fertig sind, laden Sie die Einstellungen über die entsprechende Taste in der Kopfleiste hoch. Sie können anschließend das Formular betrachten und testen.

In den Einstellungen der Online-Anmeldung kann je Formular die Zuordnung eines Mandanten festgelegt werden. Dies ist von Vorteil, wenn Sie mehrere Online-Anmeldeformulare und auch Mandanten in iMikel verwalten. Haben Sie z. B. über das Mandantenmodul einen Kernbereich und zusätzlich verschiedene Kurs- oder Kunstbereiche definiert, können Sie Ihre Online-Anmeldeformulare gezielt diesen Mandanten zuordnen.

Hierdurch wird bei Anmeldungen bestehender Kunden bei Bedarf die automatische Erstellung eines zum Mandanten passenden Kontos inkl. Kassenzeichen ausgelöst. Zudem kann dieses neue Kassenzeichen bei Bedarf auch als SEPA-Mandatereferenz in einem neuen SEPA-Mandat eingetragen und mit dem Konto verbunden werden.

Einbinden des Formulars auf der Internetseite

Alle erforderlichen Informationen zum Einbinden des Online-Formulars erhalten Sie, indem Sie auf die Taste Hier geht es zur Info für Ihren Web-Designer klicken.

iMikel_Unterrichtsverwaltung_Online_Anmeldung_Web_Designer.png

Über das Klemmbrett-Symbol auf der rechten Seite können Sie die Informationen in die Zwischenablage kopieren.

Für das Anzeigen der Online-Anmeldung auf Ihrer Internetseite haben Sie zwei Möglichkeiten.

Möglichkeit 1: Sie können das Online-Formular mit Hilfe eines iFrame in Ihre Internetseite einbetten, indem Sie den angezeigten HTML-Code in den Code Ihrer bestehenden Webseite einfügen.

Möglichkeit 2: Sie können das Online-Formular über einen Link aufrufen, welchen Sie in Ihre Internetseite einfügen.

Der Link dafür wird Ihnen unten in diesem Bereich angezeigt. Das Anmeldeformular wird bei dieser Variante in einem eigenen Fenster geöffnet.

Setzen Sie sich dafür am besten mit Ihrem Ansprechpartner Ihrer Internetseite in Verbindung und zeigen Sie ihm die angezeigten Informationen.

Online-Anmeldungen verarbeiten

Sie können alle eingegangen Online-Anmeldungen ganz einfach auf einen Blick einsehen. Wechseln Sie dafür in die Unterrichtsverwaltung von iMikel und wählen Sie über den Menüpunkt Datensätze den Befehl externe Anmeldungen einlesen.

iMikel_Unterrichtsverwaltung_Menue_externe_Anmeldungen_einlesen.png

Es werden Ihnen alle eingegangenen Anmeldungen aufgelistet.

Das Import-Interface der Online-Anmeldung zeigt bei jeder Person (Zahlungspflichtiger, abw. Kontoinhaber, Teilnehmer und Erziehungsberechtigter) und auch bei Konto, IBAN und Mandat an, ob diese automatisch erkannt wurden oder neu angelegt werden.

Hierbei ist auch ein manuelles Eingreifen und bei Bedarf eine manuelle Zuordnung möglich. Über die Anzeige der Tasten verwenden (= iMikels Vorschlag für die Anmeldung verwenden) oder anlegen (= die tatsächlich eingegebenen Daten für die Anmeldung neu anlegen) wird jeweils deutlich, welche Aktionen bei der Verarbeitung der Online-Anmeldung erfolgen. Bei Bedarf kann die automatische Vorgabe durch Anklicken dieser Tasten angepasst werden.

Personen werden über eine phonetische Suche erkannt. Somit kann z. B. eine Person Meier auch dann erkannt werden, wenn diese im Programm bereits mit demselbem Vornamen + Adresse als Meyer vorhanden ist. Hierbei wird z. B. neben dem Namen in orangefarbener Schrift dargestellt, welche Zuordnung in iMikel erkannt wurde.

Beispiel: Meier [ > Meyer ]

Sollten zu einer Person mehrere Konten und Kassenzeichen vorhanden sein, wird dies als Hinweis mit der Möglichkeit zur Auswahl des gewünschten Zielkontos dargestellt.

Bei der automatischen Ermittlung des idealen Kontos und Kassenzeichens berücksichtigt iMikel folgende Parameter:

  • Konten, welche auf nicht mehr verwenden gesetzt wurden, werden ausgeschlossen.
  • Konten mit vorhandener identischer IBAN werden bevorzugt verwendet.
  • Konten, welche bereits in anderen Unterrichtsbelegungen für denselben Teilnehmer im Einsatz sind, werden bevorzugt verwendet.
  • Konten, welche sowohl zu IBAN und Teilnehmer passen, werden bevorzugt verwendet.

Die Kopfleiste einer Anmeldung wird in gelb dargestellt, wenn die Person noch nicht im Programm vorhanden ist. Ist die Person schon bekannt, so wird dies in grün dargestellt. Somit wird verhindert, dass Personen mehrfach im Programm angelegt werden.

Über das Stift-Symbol haben Sie die Möglichkeit, die Stammdaten einer Person zu bearbeiten. Beispielsweise dann, wenn Sie gemerkt haben, dass es einen Rechtschreibfehler im Straßennamen gibt o. ä.

Sie können über das gelbe Kreisel-Symbol eine Person durch einen schon bestehenden Adressdatensatz Ihrer Adressverwaltung austauschen. Dies ist z. B. dann nützlich, wenn Sie feststellen, dass eine bereits vorhandene Person den Namen versehentlich falsch geschrieben hat, so dass diese Person als noch nicht vorhanden (gelb) angezeigt wird.

Das Symbol der Kamera zeigt an, ob die Person Ihnen eine Erlaubnis zum Fotografieren erteilt. In so einem Fall wird die Kamera grün dargestellt, ansonsten rot.

Sollten Anmeldungen dabei sein, die Sie nicht in iMikel übernehmen möchten (z. B. Fake-Anmeldungen), können Sie diese entfernen. Setzen Sie dazu einfach bei diesen Anmeldungen das Häkchen im roten Ankreuzfeld und wählen Sie in der Kopfleiste den Befehl löschen.

Setzen Sie bei den Anmeldungen, welche Sie weiter in iMikel verarbeiten möchten, das Häkchen im grünen Ankreuzfeld und klicken Sie danach auf übernehmen in der Kopfleiste. Es werden anschließend diese Anmeldungen im Anmeldeassistenten in iMikel angezeigt.

Sie können jetzt die Anmeldungen nach und nach bearbeiten.

Im Anmeldeassistenten werden standardmäßig Anmeldungen aus der Online-Anmeldung im Status blau angezeigt. Dieser Status verhält sich genauso wie der Status grün (Warteliste).

iMikel_Unterrichtsverwaltung_Status_blau.png

Somit haben Sie die Möglichkeit, zu unterscheiden, welche Anmeldungen aus dem Online-Formular stammen und welche Schüler sich auf herkömmlichen Wege (Brief, Telefon etc.) angemeldet haben. Ebenso lässt sich dies statistisch auswerten.

Bei neuen SEPA-Mandaten, die über die Online-Anmeldung eingelesen werden, werden automatisch Ort und Datum der Unterschrift eingetragen, wenn in den Einstellungen bestätigt als Zielstatus für neue Online-Mandate vorgegeben ist.

Einstellungen der Unterrichtsverwaltung

Persönliche Einstellungen

Unter den persönlichen Einstellungen können Sie mehrere benutzerspezifische Einstellungen vornehmen. Auf der linken Seite befinden sich Einstellungen bezüglich Suchabfragen. Jeder Benutzer kann dort individuell einstellen, wie sich iMikel bei Suchabfragen zu verhalten hat.

Auf der rechten Seite kann jeder Benutzer individuell für sich Standardwerte für neue Anmeldungen definieren.

Diese Einstellung (Definieren der Standardwerte für Anmeldungen) ist ebenso über das Zahnrad-Symbol in der Kopfleiste des Anmeldeassistenten erreichbar.

Der Lermodus

Über die Option Lernmodus bestimmen Sie, ob bei den Einblendmenüs im Anmeldeassistenten der Unterrichtsverwaltung nur die fachrelevanten Lehrkräfte und Räume aufgelistet werden (Lernmodus deaktiviert) oder alle Lehrkräfte (Lernmodus aktiviert).

Die Zuordnung der fachrelevanten Lehrkräfte und Räume können Sie in der Fächerverwaltung vornehmen.

Anwesenheitslisten

An dieser Stelle können Sie Einstellungen zur Darstellung der Anwesenheitslisten vornehmen.

Schlusstext auf Anwesenheitsliste

Dort haben Sie die Möglichkeit, einen eigenen Schlusstext für den Ausdruck der Anwesenheitslisten zu definieren.

Überschrift Bemerkungsfeld

Definieren Sie an dieser Stelle eine Überschrift für Ihr Bemerkungsfeld auf der Anwesenheitsliste.

Warteliste

In der Unterrichtsverwaltung kann über die Druckwahl für Wartelisteneinträge eine Wartelistenabfrage ausgedruckt werden. Tragen Sie in das Feld Wartelistenabfrage einen einleitenden Text für den Ausdruck der Wartelistenabfrage ein, falls gewünscht.

Auf diesem Formular kann der Interessent zudem ankreuzen, ob er weiterhin am Unterricht interessiert ist oder dieser Eintrag zu streichen ist. Es können auf dem Formular auch Vorkenntnisse des Interessenten abgefragt werden. Die Überschrift dazu ist über das Feld Überschrift Bemerkungsfeld frei konfigurierbar.

Statt Vorkenntnisse kann diese z. B. auch in Vorkenntnisse (bisheriger externer Unterricht außerhalb dieser Schule) geändert werden.

Des Weiteren können Sie unter dem Feld eine individuelle Formel zur Berechnung von Bonuspunkten für die Wartezeit bei Wartelisteneinträgen hinterlegen.

Der Wert 1 * Monate berechnet für die Anzahl der Wartemonate jeweils einen Bonuspunkt.

An dieser Stelle kann über die Taste aktualisieren die Neuberechnung aller Bonuspunkte unter Berücksichtigung der Formeln und bisher verstrichenen Wartezeiten etc. angestoßen werden. Zudem ist auch eine automatisierte Aktualisierung (z. B. täglich, wöchentlich etc.) über das Automationsmodul am iMikel-Server möglich.

Unter der Taste wird immer der Zeitpunkt des letzten Aktualisierungsdurchlaufes angezeigt.

In der Unterrichtsverwaltung werden die berechneten Bonuspunkte im Einteilungsassistenten und anderen Wartelistenübersichten angezeigt. Über die Spaltenbeschriftung können die Wartelisteneinträge nach den Bonuspunkten auf- und absteigend sortiert werden.

Ein Klick auf den Bonuspunktewert einer Belegung zeigt eine Übersicht an, in welcher die Zusammenstellung dieses Bonuspunktewertes angezeigt wird.

Vorspiele

An dieser Stelle haben Sie die Möglichkeit, Ihre Kategorien für die Hinterlegung von Vorspielen zu definieren. Vorspiele können Sie in der Unterrichtsverwaltung unter dem Reiter Belegungen > Vorspiele hinterlegen.

Etiketten

Stellen Sie dort ein, welcher Status (grau, rot, gelb, grün) mit welchem Kürzel auf den Anwesenheitslisten darzustellen ist.

Es kann festgelegt werden, welche Etiketten/Farben (gelb, rot, grau) im Sync zu iMikelGo und zur App berücksichtigt werden sollen. Die Einstellung ist je Etikett/Farbe sowohl für Lehrkräfte als auch Kunden individuell einstellbar. Somit haben Sie die Möglichkeit, z. B. festzulegen, dass Lehrkräfte Ihre Termine bereits im Status gelb, Ihre Kunden den Unterricht aber erst ab dem Status rot angezeigt bekommen.

Online-Anmeldung

Dort gibt es alle Einstellungen zum Formular der Online-Anmeldung.