Das Statistikmodul

Mit dem Statistikmodul (Kosten- und Leistungsrechnung) steht Ihnen ein vielseitig einsetzbares Werkzeug zur Verfügung, mit dem Sie umfangreiche Auswertungen zu den Abläufen in Ihrer Schule erstellen können. Wie das ganz einfach geht, wird Ihnen in diesem Kapitel erklärt.

Hinweis bezüglich Gendern: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter. Die verkürzte Sprachform hat nur redaktionelle Gründe und beinhaltet keine Wertung.

Hauptfunktionen des Statistikmoduls

• Schneller Zugriff auf wichtige Kennzahlen
• Erstellen statistischer Auswertungen, thematisch sortiert
• Export der berechneten Ergebnisse zur weiteren Aufbereitung
• Vergleich berechneter Ergebnisse
• Darstellung als Matrix zum schnellen Erkennen von Trends

Verwalten von Berichten

Bevor Sie Statistiken erstellen, legen Sie zunächst einen Bericht an. Die Berichte dienen zur thematischen Einordnung der darin enthaltenen Auswertungen. Beispielsweise können Sie einen Bericht erstellen, den Sie Entwicklung der Belegungszahlen nennen.

In diesem Bericht erstellen Sie dann verschiedene Auswertungen, deren Betrachtungsgegenstand die Belegungen sind. Ein Bericht hat nicht zwingend mehr als eine Auswertung zu enthalten, sie können dem Bericht aber so viele Auswertungen zuordnen, wie Sie möchten.

So können Sie zu verschiedenen Themen oder Fragestellungen Berichte erstellen. Auch von den Berichten können Sie unbegrenzt viele erstellen.

Einen Bericht erstellen

Beim Öffnen des Statistikmoduls beginnen Sie in der Ansicht der Berichte, die bereits angelegt wurden.

Einen Bericht erstellen Sie wie folgt:

Klicken Sie zunächst auf das grüne Plus-Symbol in der Kopfzeile.

Geben Sie dem Bericht eine Bezeichnung, welche das Thema der enthaltenen Auswertungen beschreibt (zum Beispiel: Entwicklung der Belegungszahlen).

Stellen Sie rechts daneben den Zeitraum ein, der für die Statistik zu gelten hat (z. B. das aktuelle Schuljahr).

Sie können dabei auch in den enthaltenen Auswertungen des Berichtes jeweils einen Zeitraum festlegen. Haben Sie bei der einzelnen Auswertung einen Zeitraum festgelegt, so wird iMikel bei deren Berechnung diesen Auswertungszeitraum verwenden.

Haben Sie hingegen keinen Zeitraum bei der Auswertung festgelegt, so orientiert sich iMikel bei der Berechnung an dem Zeitraum, der beim Bericht eingetragen wurde. Erstellen Sie also einen Bericht mit mehreren Auswertungen, welche sich alle auf denselben Zeitraum beziehen, so ist es ausreichend, den Zeitraum einmal beim Bericht festzulegen.

Verzichten Sie darauf, bei Bericht und Auswertung einen Zeitraum vorzugeben, so wird bei der Berechnung automatisch das Tagesdatum genutzt.

Neben dem Zeitraum können Sie eine Unterteilung auswählen. Die berechneten Ergebnisse werden dann je Unterteilung berechnet. Haben Sie als Zeitraum beispielsweise ein Jahr festgelegt und wählen als Unterteilung vierteljährlich aus, so wird iMikel Ihnen das Ergebnis in vier Einzelwerten präsentieren, je einen Wert pro Quartal.

Wählen Sie die gewünschte Unterteilung aus, indem Sie in das Menü Unterteilung klicken. Wählen Sie dort in der Auswahlliste die gewünschte Unterteilung aus.

Der Bericht ist nun erstellt. Anschließend können Sie beliebig viele Auswertungen zu diesem Bericht erstellen.

Berichte löschen und duplizieren

Klicken Sie auf das Symbol des Stiftes bei der Bezeichnung, so öffnet sich das Einblendmenü zum Bericht.

Durch die Wahl des Menüpunktes duplizieren erstellt iMikel eine Kopie des gerade aufgerufenen Berichtes. Diese Funktion können Sie nutzen, wenn Sie beispielsweise mehrere gleiche Berichte erzeugen möchten, die sich durch verschiedene Zeiträume unterscheiden.

In den Duplikaten haben Sie dann lediglich jeweils die Zeiträume anzupassen.

Der Menüpunkt Löschen löscht den aufgerufenen Bericht inklusive der enthaltenen Auswertungen.

Berichte berechnen

Sie können einen gesamten Bericht auf einmal berechnen lassen. iMikel berechnet dann die im jeweiligen Bericht enthaltenen statistischen Auswertungen nacheinander. Klicken Sie dazu den Karteireiter Berichte an und wählen Sie den gewünschten Bericht aus.

Über einen Klick auf das Stift-Symbol bei der Bezeichnung des Berichtes öffnet sich das Einblendmenü des Berichtes. Ein Klick auf Ergebnis - neu berechnen startet die Berechnung des gesamten Berichtes.

Die Berechnung eines Berichtes kann zusätzlich auch durch einen Klick auf die Schaltfläche Neu berechnen in der Kopfzeile des Berichtes gestartet werden.

Klicken Sie bei gedrückter alt-Taste auf die Schaltfläche Neu berechnen in der Kopfzeile des Berichtes, so wird die Berechnung nicht von Ihrem Server vorgenommen, sondern von Ihrem Arbeitsrechner. Wenn der Server gerade viele Aufträge abzuarbeiten hat, können Sie dadurch schneller zum Ergebnis kommen. Allerdings können Sie nicht an anderen Bereichen von iMikel arbeiten, während die Berechnung der Ergebnisse noch läuft.

Bei der Berechnung eines kompletten Berichtes zeigt Ihnen iMikel, wenn Sie eine Netzwerkversion nutzen, den aktuellen Bearbeitungsstand der Berechnung durch den Server im unteren Bereich an. Sobald ein Anwender eine Statistikberechnung anstößt, wird diese in eine Liste übertragen, welche vom Server abgearbeitet wird.

Hierbei wird sichergestellt, dass Parallelberechnungen nicht zur Belastung Ihres Servers führen. Diese Task-Liste kann über einen Klick in den Fußteil des Statistikmoduls aufgerufen werden.

Sobald der Bericht oder die einzelnen Auswertungen berechnet wurden, können Sie sich die berechneten Werte über den Karteireiter Ergebnis ansehen. Haben Sie eine Unterteilung vorgegeben, so besteht das Ergebnis aus mehreren Teilergebnissen.

Diese werden Ihnen chronologisch sortiert untereinander angezeigt. Einmal berechnete Ergebnisse bleiben gespeichert und können auch zu einem späteren Zeitpunkt eingesehen werden.

Verwalten von Auswertungen

Wie einfach Sie Auswertungen verwalten können, zeigt Ihnen dieses Kapitel.

Auswertungen erstellen

Eine Auswertung können Sie erzeugen, indem Sie in einem zuvor erstellten Bericht auf das grüne Plus-Symbol klicken.

Es öffnet sich die Ansicht der neu erstellten Auswertung, welche automatisch den Titel meine neue Statistik erhält. Durch einen Klick in das Feld Bezeichnung können Sie der Auswertung einen eigenen Titel geben. Klicken Sie anschließend in das Feld Quelle.

Wählen Sie aus der Auswahlliste, für welchen grundsätzlichen Betrachtungsbereich aus iMikel Sie eine Statistik erstellen möchten (z. B. Unterrichtsverwaltung - Belegungen).

Abhängig davon, welche Quelle Sie ausgewählt haben, wird iMikel Ihnen nach der Auswahl unterschiedliche Unterteilungen anbieten. Diese erscheinen rechts daneben in einem weiteren Auswahlmenü. Wählen Sie dort aus, wonach die zu berechnenden Ergebnisse zu unterteilen sind.

Unterteilungen mit Schrägstrich in der Bezeichnung zeigen Ihnen an, dass die Ergebnisse in mehreren Ebenen unterteilt werden.

Ist die Quelle beispielsweise Unterrichtsverwaltung - Belegungen und die gewählte Unterteilung Teilnehmer Geschlecht/Fach, so erfolgt die Sortierung wie folgt.

Die Belegungen werden zunächst nach dem Geschlecht sortiert und pro Geschlecht dann entsprechend des belegten Faches.

Sie können auch auf eine weitere Unterteilung verzichten; in diesem Fall lassen Sie die Vorauswahl ohne aktiv.

Ein Beispiel hierzu: Haben Sie als Quelle den Bereich Unterrichtsverwaltung - Belegungen ausgewählt, so werden bei der Berechnung der Auswertung die Belegungszahlen ausgegeben. Haben Sie als Unterteilung ohne aktiv, wird Ihnen die Berechnung die Gesamtzahl je Zeitraum und Zeitraumunterteilung präsentieren.

Haben Sie als Unterteilung Fach aktiviert, so wird Ihnen in der Berechnung die Anzahl der Belegungen je Fach dargestellt.

Unterhalb der auszuwählenden Quelle können zwei Optionen durch das Setzen eines Hakens aktiviert werden.

Die Option Auswertung zum Stichtag je Zeitraum/Turnus-Beginn bewirkt, dass die Berechnung zum ersten Tag des ausgewählten Zeitraums erfolgen wird. Haben Sie also als Zeitraum ein komplettes Kalenderjahr hinterlegt und aktivieren diese Option, so wird bei der Berechnung nur der Stand zum 01. Januar berücksichtigt.

Die Option Ergebnisse außerhalb des vorgegebenen Zeitraums löschen prüft bei einer Neuberechnung, ob diese Auswertung bereits zu einem früheren Zeitpunkt mit einem anderen Zeitraum oder zu einem anderen Stichtag berechnet wurde. Ist dies der Fall, so werden die damals berechneten Ergebnisse gelöscht.

Ist diese Option nicht aktiviert, so bleiben die zuvor berechneten Ergebnisse gespeichert und weiterhin über den Karteireiter Ergebnis einsehbar. Diese Option bietet sich zum Beispiel dann an, wenn Sie dieselbe Auswertung für eine regelmäßige monatliche Statistik nutzen, Sie jedoch nicht mehr die Ergebnisse des Vormonates präsentiert bekommen möchten.

Sie haben die Möglichkeit, im unteren Bereich der Vorgaben die Auswertung auf bestimmte Aspekte einzugrenzen.

Wählen Sie dazu links im Suchfeld aus der sich öffnenden Auswahlliste den Bereich, aus dem Sie in einem zweiten Schritt einen Suchbegriff auswählen möchten. Beispielsweise können Sie bei Suchfeld Fach auswählen und dann bei Suchbegriff Violine eingeben.

In einer Auswertung, welche die Anzahl der Belegungen berechnet, werden dann nur noch die Belegungen berücksichtigt, deren Fachbezeichnung den Begriff Violine enthält.

Die bei Suchfeld angebotenen Möglichkeiten sind abhängig davon, welche Quelle im oberen Bereich der Vorgaben ausgewählt wurde. Die erwähnte Möglichkeit, das Ergebnis auf ein bestimmtes Fach einzugrenzen, wird Ihnen beispielsweise angeboten, wenn Sie als Quelle Unterrichtsverwaltung - Belegungen eingestellt haben.

Haben Sie hingegen Buchhaltung - Zahlungseingänge ausgewählt, lassen sich die Ergebnisse nicht auf ein bestimmtes Fach eingrenzen. Stattdessen bietet Ihnen iMikel nun im Suchfeld andere, zur Quelle passende Auswahlmöglichkeiten an.

Sie können das Feld Suchbegriff auch dafür verwenden, um gezielt Bereiche aus dem Ergebnis Ihrer statistischen Auswertung auszuschließen. Geben Sie dazu vor den Suchbegriff ein kleiner als- und ein größer als-Symbol direkt hintereinander ein (<>).

Beispiel: Geben Sie bei Suchfeld Fach ein und im Suchbegriff <> Violine, so wird iMikel beim Ergebnis der Auswertung alle Fächer ausschließen, die in ihrem Namen den Begriff Violine tragen.

Möchten Sie im Feld Suchbegriff mehrere Begriffe eingeben, so trennen Sie diese bitte durch ein Semikolon. Sie können so die Suche auf mehrere Begriffe eingrenzen oder auch mehrere Begriffe ausschließen.

Unterhalb der Felder für Suchfeld und -begriff können Sie die Ergebnisse auch nach einer Formel eingrenzen. Dann bekommen Sie zum Beispiel nur die Werte angezeigt, die einen Mindestwert erreichen. Dafür tragen Sie die entsprechende Formel in das Feld ein.

Rechts daneben haben Sie die Möglichkeit, die berechneten Werte automatisch umrechnen zu lassen.

Ein Beispiel: Wenn Sie eine Auswertung erstellen auf Basis der Quelle Unterrichtsverwaltung - Termindaten (Minuten), so wird das berechnete Ergebnis in Minuten dargestellt. Wünschen Sie eine Darstellung in Unterrichtseinheiten à 45 Minuten, so können Sie an dieser Stelle durch die Eingabe von /45 erwirken, dass das Ergebnis durch 45 geteilt dargestellt wird.

Gebühren und weitere Buchungen auswerten

Wenn Sie eine Auswertung erstellen, deren Ergebnis Ihnen in Geldbeträgen dargestellt wird, bietet Ihnen iMikel die Möglichkeit, entweder die berechneten oder die fällig gestellten Beträge zu betrachten. In einer entsprechenden Auswertung erkennen Sie dies daran, dass dafür entsprechende Optionen angehakt werden können, welche im folgenden Bild markiert sind.

Der Monat, für den eine Gebühr berechnet wurde, hat nicht zwangsläufig dem Monat zu entsprechen, in dem diese Gebühr fällig gestellt wurde, also vom Kunden zu bezahlen ist. Je nachdem, welche Vorgaben von Ihnen vorgenommen wurden (Einstellungen der Zahlweisen), werden nachträgliche Änderungen der Gebühr eines Monats entweder mit der Ursprungsfälligkeit oder aber mit der nächstmöglichen Fälligkeit verrechnet.

Ein Beispiel: Eine Lehrkraft teilt der Verwaltung im Januar mit, dass ein Schüler bereits seit dem Dezember des Vorjahres am Unterricht teilnimmt. Nach Berechnung der Gebühren und Rechnungserstellung steht fest, dass der Zahlungspflichtige des Kindes die nachgeforderten Gebühren des Dezembers zusammen mit der Januargebühr im Januar zu bezahlen hat.

Eine Auswertung der Unterrichtsgebühren des vergangenen Jahres (einschließlich Dezember) würde die Gebühren, die für den Schüler aus dem Beispiel für den Dezember berechnet wurden, dann entweder berücksichtigen oder nicht.

Hier die beiden möglichen Szenarien:

1. Erstellen Sie eine Auswertung für das vergangene Jahr mit einem Haken bei Zeitpunkt der Leistungserbringung, so berücksichtigt iMikel die Gebühren, die für das vergangene Jahr berechnet wurden - unabhängig davon, wann diese fällig gestellt wurden. Eine solche Auswertung würde die Dezembergebühren aus dem Beispiel in der Gesamtsumme berücksichtigen.

2. Erstellen Sie hingegen eine Auswertung für das vergangene Jahr mit einem Haken bei Zeitpunkt der Fälligkeit, so berücksichtigt iMikel die Gebühren, die im vergangenen Jahr fällig wurden. Da die Dezembergebühren aus dem Beispiel erst im Folgemonat (Januar) fällig werden, der vom Zeitraum der Auswertung nicht umschlossen wird, sind diese Gebühren nicht in der Gesamtsumme dabei. Die Dezembergebühren aus dem Beispiel würden dann erst bei einer Auswertung des laufenden Jahres berücksichtigt.

Vergleichen Sie nur Ergebnisse miteinander, welche sich auf den gleichen Betrachtungszeitpunkt beziehen. Ansonsten kann es passieren, dass Gebühren in mehr als einer Periode berücksichtigt werden.

Auswertungen nach Altersstufen

Die Belegungen lassen sich nach Altersstufen unterteilt darstellen. Dazu wählen Sie in einer Auswertung als Quelle Unterrichtsverwaltung - Belegungen und als Unterteilung Teilnehmer Altersstufen aus.

Die Altersstufen, die hier verwendet werden, können durch Sie frei vorgegeben werden. Dies erfolgt in den Einstellungen des Statistikmoduls, welche Sie über das Symbol der Zahnräder aufrufen können. Legen Sie dort bei Bedarf bitte fest, welche Altersstufen Sie benötigen und wie diese bezeichnet werden.

Auswertungen löschen oder duplizieren

Klicken Sie in der Ansicht der Einstellungen einer Auswertung auf das Symbol des Stiftes bei der Bezeichnung, so öffnet sich das Einblendmenü zu der Auswertung.

Wählen Sie dort den Menüpunkt neu aus, so erstellt iMikel eine neue Auswertung innerhalb des Berichtes, in dem Sie sich gerade befinden.

Durch die Wahl des Menüpunktes duplizieren erstellt iMikel innerhalb des Berichtes, in dem Sie sich gerade befinden, eine Kopie der gerade aufgerufenen Auswertung. Diese Funktion können Sie nutzen, wenn Sie innerhalb eines Berichtes mehrere Auswertungen erzeugen möchten, die sich nur in Details unterscheiden.

Möchten Sie beispielsweise in einem Bericht mehrere Auswertungen erstellen, deren Ergebnis jeweils auf ein Fach eingegrenzt wird, so können Sie nach dem Erstellen der ersten Auswertung diese beliebig duplizieren.

In den Duplikaten passen Sie dann jeweils die Bezeichnung und den gewünschten Suchbegriff an.

Der Menüpunkt Löschen löscht die aufgerufene Auswertung inklusive der für diese Auswertung berechneten Ergebnisse.

Auswertungen berechnen

Klicken Sie in der Ansicht der Einstellungen einer Auswertung auf das Symbol des Stiftes bei der Bezeichnung, so öffnet sich das Einblendmenü zu der Auswertung. Wählen Sie hier den Punkt Ergebnis - neu berechnen aus, so wird die Berechnung des Ergebnisses gestartet.

Die Berechnung einer Auswertung kann zusätzlich auch durch einen Klick auf die Schaltfläche Neu berechnen in der Kopfzeile des Berichtes gestartet werden.

Je nachdem, wie aufwändig Ihre Auswertung gestaltet wurde und wie lang der zu berechnende Zeitraum eingestellt ist, kann die Berechnung einer Auswertung auch mehrere Minuten beanspruchen. Dies ist auch abhängig davon, über welche Leistung der bei Ihnen eingesetzte Server und Ihr Arbeitsrechner verfügen.

Nutzen Sie iMikel in einer Netzwerkversion, so wird automatisch für die Berechnung der Auswertung ein CronJob angelegt und Ihr Server startet die Berechnung.

Im unteren Bereich zeigt Ihnen iMikel dann den aktuellen Stand der Berechnung durch den Server an.

Während die Berechnung erfolgt, können Sie weiter in iMikel arbeiten. Sobald die Berechnung abgeschlossen ist, wechselt die Anzeige im unteren Bereich und es wird Ihnen angezeigt, wann die letzte Berechnung dieser Auswertung erfolgt ist - inklusive der dafür benötigten Zeit.

Nutzen Sie iMikel in einer Einzelplatzversion, so erfolgt die Berechnung auf Ihrem Arbeitsrechner. In diesem Fall können Sie erst dann weiter in iMikel arbeiten, wenn die Berechnung abgeschlossen ist. Wenn gewünscht, können Sie auch in einer Netzwerkversion die Berechnung auf Ihrem Arbeitsrechner direkt starten.

Halten Sie dafür die Alt-Taste auf Ihrer Tastatur gedrückt, während Sie im Einblendmenü Ergebnis - neu berechnen auswählen.

Mehrere Auswertungen vergleichen

Sie können verschiedene Auswertungen innerhalb eines Berichtes miteinander vergleichen. Bedingung ist, dass die Auswertungen die gleiche Unterteilung aufweisen.

Zwei Auswertungen können Sie ganz einfach miteinander zu vergleichen.

Erstellen Sie (wie beschrieben) mindestens zwei Auswertungen mit der gleichen Unterteilung. Lassen Sie dann beide Auswertungen neu berechnen. Öffnen Sie anschließend eine der Auswertungen. Klicken Sie in das Feld neben Kontext und wählen Sie die Auswertung aus, zu der Sie die aufgerufene in Kontext setzen möchten.

Ein Beispiel: Sie erstellen zwei Auswertungen für das vergangene Schuljahr - Unterrichtsverwaltung - Neuzugänge mit der Unterteilung Instrument und Unterrichtsverwaltung - Abgänge mit der Unterteilung Instrument. In der Auswertung für die Zugänge wählen Sie über den Karteireiter Ergebnis als Kontext die Auswertung der Abgänge aus.

Sobald bei Kontext eine andere Auswertung ausgewählt wurde, startet direkt die Berechnung/der Vergleich.

Nach Neuberechnung zeigt Ihnen iMikel die Anzahl der Zugänge (Schüler, die erstmalig die Musikschule besuchen) im Verhältnis zu den Abgängen (Schüler, welche die Schule verlassen haben) an. Die weitere Unterteilung je Instrument erlaubt dann eine Beurteilung der Fluktuation der Belegungen je Instrument.

Matrixdarstellung

Berechnete Ergebnisse einer Auswertung lassen sich zur besseren Übersichtlichkeit auch als Matrix darstellen. Dazu klicken Sie auf die zugehörige Schaltfläche in den Einstellungen der Auswertung.

iMikel öffnet dann die berechneten Ergebnisse in einer Matrixdarstellung, die Ihnen einen schnellen Überblick über die Entwicklung der Werte anzeigt. Die Darstellung als Matrix ist dann sinnvoll, wenn Sie sich die Werte in einer zweidimensionalen Weise anzeigen lassen, bei denen die eine Achse den Zeitverlauf darstellt und in einer zweiten Achse die Anzeige der gewählten Unterteilung.

In der Matrixdarstellung können Sie verschiedene Optionen aktivieren, die Ihnen anzeigen, ob sich die Werte im Vergleich zum vorherigen Wert um einen bestimmten Prozentsatz erhöht oder verringert haben. Dazu aktivieren Sie zunächst die Optionen Grenzwert negativ und/oder Grenzwert positiv im unteren Menübereich der Matrixdarstellung.

Durch Anklicken können Sie die entsprechenden Optionen einschalten (Option wird grün dargestellt) und wieder ausschalten (Option wird grau dargestellt). Rechts neben den Grenzwerten wird Ihnen der zugehörige Prozentwert angezeigt, bei dessen Überschreiten die Werte in der Matrix entweder grün unterlegt (Wert hat sich im Vergleich zum vorherigen Wert mindestens um den eingestellten Prozentwert erhöht) oder rot unterlegt (Wert hat sich im Vergleich zum vorherigen Wert mindestens um den eingestellten Prozentwert verringert) dargestellt werden.

Klicken Sie den eingestellten Prozentwert an, so können Sie diesen ändern, sodass Sie schon bei geringerer Änderung oder aber erst bei einer größeren Änderung durch die farbliche Hervorhebung gewarnt werden.

Diese Darstellung ermöglicht Ihnen zum Beispiel einen schnellen Überblick darüber, welche Unterrichtsangebote im Zeitverlauf mehr oder weniger oft nachgefragt werden.

Die Taste Min/Max blendet am Ende der Ergebnisliste die Anzeige der Minimal- und Maximalwerte ein und wieder aus. Über die Taste Prozentwerte können Sie aktivieren, ob zu den Einzelwerten auch der jeweilige prozentuale Anteil mit angezeigt wird.

Haben Sie die Matrixdarstellung aus einem Bericht heraus aktiviert, so werden Ihnen die Ergebnisse aller in diesem Bericht enthaltenen Auswertungen angezeigt. Über die Taste Alle öffnen/schließen können Sie die Werte aller dieser Auswertungen aus- oder einblenden.

Sind alle Ergebnisse ausgeblendet, so sehen Sie nur die Bezeichnungen der im Bericht enthaltenen Auswertungen. Durch einen Klick auf das Symbol neben der Bezeichnung können Sie die Ergebnisse einzelner Auswertungen ein- bzw. wieder ausblenden.

Über die Taste Excel-Export können Sie die Werte in eine Excel-Mappe überführen und im Folgeschritt speichern.

Exportieren der berechneten Ergebnisse

Die berechneten Ergebnisse können Sie sogar ganz einfach exportieren, wie folgend erläutert wird.

Ergebnisse von Auswertungen exportieren

Sie können das berechnete Ergebnis einer Auswertung aus iMikel exportieren, sodass Sie beispielsweise die Zahlen in einem weiteren Programm aufbereiten können. Dazu klicken Sie im oberen Menü auf das Symbol der Diskette.

Sie werden gefragt, ob Sie das Ergebnis strukturiert oder flach (optimiert für Pivot-Tabellen) exportieren möchten. Wählen Sie die gewünschte Form des Exportes aus. Im folgenden Dialog geben Sie dann an, wo das Ergebnis zu speichern ist.

Ergebnisse von Berichten exportieren

Auch die berechneten Ergebnisse eines kompletten Berichtes lassen sich exportieren. Dies erfolgt ebenfalls über das Symbol der Diskette, welches Sie in der oberen Menüzeile in der Ansicht des Berichtes anklicken können. Einen Bericht können Sie exportieren, indem Sie zunächst über den Karteireiter Einstellungen beim Bericht vorgeben, wo und in welcher Form dieser zu speichern ist.

Aktivieren Sie zunächst die Option Bericht unter diesem Pfad speichern. Folgend können Sie in dem Feld für den Pfad eintragen, unter welchem Pfad dieser Bericht zu speichern ist. Alternativ klicken Sie bitte auf das Symbol der Lupe im Feld des Pfades und wählen im sich öffnenden Fenster den gewünschten Pfad aus.

Im Feld Dateiname legen Sie fest, wie die zu erzeugende Datei heißt, welche die berechneten Ergebnisse des Berichtes enthält. Im Feld für das Format bietet Ihnen iMikel ein Auswahlmenü an, über welches Sie das Format der zu erzeugenden Datei bestimmen können.

Es stehen verschiedene Excel-Formate zur Auswahl; auch können Sie die Ergebnisse als PDF speichern lassen. Die Ausgabe als Matrix bietet sich an, wenn Sie Ergebnisse berechnet haben, welche mehrere Werte zu verschiedenen Zeitpunkten beinhalten (also zum Beispiel die Entwicklung der Belegungen je Instrument der letzten Jahre mit berechneten Werten je Quartal).

Wenn Sie einen Haken setzen bei nach Speichern dieses Berichtes Datei automatisch per E-Mail versenden, werden weitere Felder eingeblendet. In diesen können Sie die Mail-Adresse des Empfängers, den Betreff sowie Text hinterlegen.

Sobald der Bericht gespeichert wurde, erzeugt iMikel eine entsprechende E-Mail und versendet den Bericht im vorgegebenen Format an den Empfänger.

Nutzen Sie das Automationsmodul (separat erhältlich), können Sie einen Haken setzen bei über Automationsmodul aktualisieren. Dann erfolgt die Berechnung und das Versenden der berechneten Ergebnisse über Ihr Automationsmodul.

Beachten Sie, dass Sie dann auch im Startfenster über den Bereich Aufträge festlegen, wann das Automationsmodul diese Aktionen durchzuführen hat.

Sobald die Einstellungen zum Speichern des Berichtes erfolgt sind, können Sie durch einen Klick auf das Symbol der Diskette beim Bericht (Kopfbereich) den Export starten.

Exportieren von Berichtseinstellungen

In diesem Kapitel lernen Sie, wie einfach Sie die Einstellungen eines Berichtes exportieren können.

Sie haben die Möglichkeit, die Vorgaben eines Berichtes inklusive der Vorgaben zu den enthaltenen Auswertungen zu exportieren. Auf diesem Wege exportierte Berichte lassen sich dann auf einem anderen Computer, auf dem ebenfalls iMikel installiert ist, importieren.

Dies ist sinnvoll, wenn es sich um zwei getrennte Installationen von iMikel handelt. In einer Netzwerkversion greifen die Benutzer auf denselben Bestand der Berichte und Auswertungen zu.

Nutzen Sie für den Export und für den Import bitte die Menübefehle Berichtseinstellungen importieren, beziehungsweise Berichtseinstellungen versenden.

Die beim Export entstehenden Dateien tragen in Ihrem Dateinamen den Begriff iMikel_Stat. Diese Dateien werden in dem Ordner Dokumente des aktuellen Benutzers gespeichert.

Möchten Sie Berichtseinstellungen importieren, achten Sie bitte darauf, dass die Ihnen zugesandten Dateien zuvor ebenso in den Dokumente-Ordner kopiert werden. Wählen Sie dann die Menüoption Berichtseinstellungen importieren.

Importierte Berichte erkennen Sie dann daran, dass diese Import in Ihrer Bezeichnung tragen. Da lediglich die Berichtseinstellungen auf diesem Wege übermittelt werden, haben Sie einen importierten Bericht anschließend neu zu berechnen.

Grafische Darstellung der Ergebnisse

Sie können die berechneten Ergebnisse der Auswertungen grafisch darstellen. Rufen Sie dafür den Karteireiter Chart einer Auswertung auf, deren Ergebnis Sie bereits berechnet haben. Über Auswahlmenüs können Sie dort den Diagrammtyp und den Inhalt bestimmen.

Die Auswahl ist abhängig davon, welche Art von Auswertung Sie vorgenommen haben. Prüfen Sie im Einzelfall, welche Art der Darstellung die berechneten Zahlen adäquat visualisiert.

Mit einem Rechtsklick in die Grafik können Sie über ein Auswahlmenü die Darstellung in die Zwischenablage kopieren und diese an anderer Stelle einfügen.

Über die Karteireiter Ausdruck und Bild können Sie festlegen, wie das berechnete Ergebnis präsentiert wird, wenn Sie über das Symbol des Druckers in der oberen Leiste den Ausdruck starten. Sie können dort einen einleitenden Text eingeben, dieser wird im Ausdruck zwischen der Bezeichnung der Auswertung und den berechneten Ergebnissen dargestellt.

Sie können einen ganzen Bericht mit allen Auswertungen ausdrucken, indem Sie in der Ansicht des Berichtes auf das Symbol des Druckers in der Kopfleiste klicken.

Möchten Sie lediglich eine einzelne Auswertung ausdrucken, so rufen Sie diese auf und klicken dort auf das Symbol des Druckers in der Kopfleiste.

Benutzerzuweisung von Statistiken

Beim Bericht und bei den Auswertungen können Sie über den Karteireiter Benutzer festlegen, welche Benutzer diese Statistiken in Ihrem Cockpit angezeigt bekommen. Sie können entweder einzelne Benutzer auswählen oder aber eine ganze Benutzergruppe freischalten.

Welche Benutzer einer Benutzergruppe zugewiesen sind, können Sie in der Benutzerverwaltung einsehen und dort auch ändern (siehe entsprechendes Kapitel im Handbuch).

Die dem Bericht oder der Auswertung zugewiesenen Benutzer in iMikel sehen im Startfenster in ihrem Cockpit dann ein Tortendiagramm als Symbol für die zugewiesenen Statistiken.

Ein Klick auf das Symbol des Tortendiagramms öffnet die Statistik-Übersicht, über welche der Benutzer die ihm zugewiesenen Auswertungen einsehen kann. Im oberen rechten Bereich der Statistik-Übersicht finden sich weitere Schaltflächen, mit denen Sie die Ansicht umstellen können.

Sie können wählen zwischen der Ansicht aller Berichte mit zugeordneten Teilstatistiken, der Ansicht der Ergebnisse in Zahlenform und der Präsentation der grafischen Darstellung aller Auswertungen in Miniaturform.

Die Pfeiltasten ermöglichen es Ihnen, die Ansicht zwischen den einzelnen Statistiken zu wechseln.

Dashboard

Mit automatisch aktualisierten Informationen über Finanzen, Personal, Unterricht und Inventar sind Sie über das Dashboard immer über die aktuelle Entwicklung in Ihrer Schule informiert. Die Anzeige der Ergebnisse erfolgt in Balken-, Torten- oder Liniendiagrammen für beliebig kombinierte Zeiträume (die letzten X Monate, die letzen Y Jahre oder beliebige Stichtage & Zeitraumvorgaben je Auswertung).

Dashboard öffnen

Sie können das Dashboard öffnen, indem Sie zunächst aus dem Startfenster in das Modul Statistik navigieren. Klicken Sie anschließend auf den Punkt Dashboard.

Dashboard konfigurieren

Wählen Sie zunächst den gewünschten Bereich (Finanzen, Personal oder Unterricht) aus, für welchen Sie das Dashboard konfigurieren möchten.

Starten Sie anschließend den Konfigurationsmodus über das Zahnrad-Symbol in der Kopfleiste.

Standardmäßig sind bereits einige Beispielstatistiken eingerichtet.

Die Statistik, welche im oberen Bereich angezeigt wird, ist in jedem Bereich (Finanzen, Personal und Unterricht) fix und kann nicht geändert/entfernt werden.

Alle anderen Statistiken werden immer in einer Dreier-Gruppe pro Zeile dargestellt. Es können beliebig viele neue Zeilen (und somit unbegrenzt viele Statistiken) über das grüne Plus in der Kopfleiste erstellt werden.

Möchten Sie eine Zeile löschen, funktioniert dies schnell und einfach über die Taste Löschen an der Seite.

Klicken Sie bei einer Statistik auf das Zahnrad-Symbol, können Sie diese konfigurieren.

Es öffnet sich ein zusätzliches Fenster (Popover), in welchem die Konfiguration vorgenommen wird. Wählen Sie im ersten Schritt die gewünschte Quelle aus, indem Sie diese anklicken. Klicken Sie anschließend auf die Taste Weiter.

Im zweiten Schritt können Sie einen optionalen Filter auswählen.

Wählen Sie anschließend im dritten Schritt den gewünschten auszuwertenden Zeitraum, sowie den Diagrammtyp aus und bestätigen Sie dies erneut mit Weiter.

Wenn nur bestimmte iMikel-Anwender Zugriff auf diese Statistik haben sollen, können Sie im letzten Schritt diese angeben. Wird kein Benutzer ausgewählt, haben alle Benutzer Zugriff auf diese Statistik.

Wenn Sie mit der Konfiguration der Statistik fertig sind, klicken Sie auf die Taste Speichern.

Alle Statistiken können per Drag & Drop individuell angeordnet werden.

Sobald Sie die gesamte Konfiguration des jeweiligen Bereiches im Dashboard fertiggestellt haben, klicken Sie ebenso auf die Taste Speichern in der Kopfleiste.

Das Dashboard aktualisiert sich in regelmäßigen Abständen automatisch. Möchten Sie jedoch eine sofortige Aktualisierung, klicken Sie auf das Kreisel-Symbol in der Kopfleiste.

Statistiken exportieren

Sie können eine Statistik mit wenig Aufwand aus iMikel exportieren (z.B. für die Einbindung in eine Präsentation). Klicken Sie hierzu bei der gewünschten Statistik auf das Export-Symbol.

Matrixdarstellung

Das Dashboard enthält zusätzlich ein Modul zur Erstellung von Auswertungen in Form einer Matrix. Dabei können Sie z. B. Ihre Fachbereiche, Unterrichtsorte, Unterrichtsarten etc. auswerten und individuell festlegen, welche Spalten Sie dargestellt haben möchten.

Dadurch können Sie in einer Matrix z. B. Zahlen zu aktuellen Belegungen, Veranstaltungen, JwStd., Gebühren etc. aller Fachbereiche darstellen. Auch virtuelle Belegungen, also Veranstaltungen mit manueller Vorgabe der Schülerzahlen, können Sie über die Matrix auswerten.

In Kombination mit den gespeicherten Suchabfragen können Sie sehr flexible Auswertungen erstellen. Sie können eine gespeicherte Suchabfrage erstellen, welche Ihnen alle Veranstaltungen mit freien Plätzen aufruft. Diese können Sie mit einer Matrix Ihrer Unterrichtsorte kombinieren.

Als Ergebnis erhalten Sie eine Übersicht, welche Ihnen alle Aussagen liefern kann, an welchen Unterrichtsorten in wie vielen Veranstaltungen, JwStd. etc. noch Plätze frei sind. Durch einen Klick auf die jeweiligen Zahlen, können Sie direkt die zugrunde liegenden Veranstaltungen, Belegungen etc. aufrufen.

Jede von Ihnen erstellte Matrix wird automatisch über die CronJobs am iMikel-Server in der Nacht aktualisiert. Sie haben somit immer die aktuellen Zahlen vorliegen.

Matrix erstellen

Über das grüne Plus in der Übersicht der Matrix können Sie eine neue Auswertung erstellen.

Über das Menü Unterteilung können Sie vorgeben, nach welchem Aspekt die berechneten Werte unterteilt werden sollen. Wählen Sie hier die gewünschte Unterteilung. iMikel schlägt Ihnen anschließend automatisch eine Bezeichnung vor, welche Sie bei Bedarf anpassen können.

Sie können eine Matrix mit einer gespeicherten Suchabfrage verbinden. Dann wird iMikel beim Berechnen der Matrix zunächst die gespeicherte Suchabfrage ausführen und die Ergebnisse der Auswertung beziehen sich dann ausschließlich auf die bei dieser Suche gefundenen Datensätze.

Sie können beispielsweise eine gespeicherte Suchabfrage erstellen, welche Ihnen zunächst alle aktiven Belegungen in einem bestimmten Fach aufruft.

Kombinieren Sie dann diese gespeicherte Suchabfrage mit einer neuen Auswertung mit einer Unterteilung je Kooperationspartner, so wird Ihnen die Auswertung im Ergebnis die Belegungen in diesem Fach anzeigen - sortiert nach dem zugewiesenen Kooperationspartner.

Haben Sie eine gespeicherte Suchabfrage der Matrix zugewiesen, so können Sie über die Symbole rechts daneben die gespeicherte Suchabfrage ausführen und auch aufrufen, um Anpassungen in dieser vorzunehmen.

Im zweiten Schritt können Sie dann auswählen, welche Werte Ihnen in der Matrix angezeigt werden sollen. Die Werte werden Ihnen in der Reihenfolge angezeigt, in der sie diese hier ausgewählt haben. Sie können zwischen den einzelnen Werten auch Leerspalten einsetzen, um die Lesbarkeit weiter zu verbessern.

Hierfür wählen Sie zunächst zum Beispiel Belegungen aus, dann die Option Leerspalte 1, dann als nächste Option die Termine Anzahl.

Im Ergebnis bekommen Sie dann zunächst die Anzahl der Belegungen, folgend getrennt durch eine Leerspalte die Anzahl der Termine.

Über die Symbole oben rechts können Sie die aktuelle Auswahl der Optionen wieder deaktivieren (Papierkorb) oder die aktuell gewählte Auswahl kopieren (Pfeil nach oben). Dann können Sie das kopierte Auswahl in einer weiteren, später erstellten Matrix einfügen (Pfeil nach unten), um die identische Auswahl auch dort zu verwenden.

Anschließend geben Sie den zeitlichen Bereich vor, für den die Auswertung erstellt werden soll. Mit einem Klick auf OK starten Sie die Berechnung der Auswertung.

Wir haben hierzu detaillierte Tutorials erstellt. Diese finden Sie auf unserem YouTube-Kanal.

Einstellungen des Statistikmoduls

Folgende Einstellungsmöglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung.

Altersgruppen

An dieser Stelle haben Sie die Möglichkeit, Ihre Altersgruppen zu hinterlegen, welche für statische Auswertungen verwendet werden können.

Eine neue Altersgruppe erstellen Sie über das grüne Plus in der Kopfleiste. Über das rote X lässt sich eine Altersgruppe entfernen.