Das Startfenster

Das Starfenster ist das erste Fenster, welches Sie nach dem Programmstart sehen. Es enthält allgemeine Informationen, Funktionen und Einstellungen. Zusätzlich gibt es im Startfenster ein Cockpit, über welches Sie schnell und einfach auf die wichtigsten Vorgänge Zugriff haben.

Des Weiteren können Sie aus dem Startfenster in alle anderen Module wechseln. Folgend das Startfenster im Detail.

Bei Netzwerkversionen unten im Info-Bereich werden Datum und Uhrzeit der letzten Datensicherung Ihres Servers angezeigt. Somit haben Sie immer im Blick, ob Sicherungen auch erfolgreich durchgeführt werden können.

Hinweis bezüglich Gendern: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.

Die verkürzte Sprachform hat nur redaktionelle Gründe und beinhaltet keine Wertung.

Das Cockpit

Das Cockpit bietet schnellen und einfachen Zugriff auf mehrere Funktionen, sofern die erforderlichen Zugriffsrechte in der Benutzerverwaltung eingestellt wurden.

Folgend eine Erläuterung der Icons.

Je nachdem, welche Zusatzmodule für Sie freigeschaltet sind, werden eventuell nicht alle Symbole angezeigt.

Das Symbol Go führt zur Verwaltung von iMikelGo und auch der Musikschul-App.

Dokumentenarchiv

Das Dokumentenarchiv enthält alle Korrespondenzen, die über iMikel versendet worden sind.

Liste aller Einstellungen

Öffnet eine Liste aller im Programm vorhandenen Einstellungen. Über ein Suchfeld in der Kopfleiste haben Sie zudem die Möglichkeit, nach diversen Einstellungen zu suchen.

Auslastungsübersicht

Öffnet die Auslastungsübersicht, über welche Sie schnell prüfen können, ob und in welchem zeitlichen Ausmaß Ihre Lehrkräfte noch freie Kapazitäten aufweisen.

Statistiken

Ein Klick auf das Symbol des Tortendiagramms öffnet eine Übersicht der dem Anwender zugeordneten Statistiken.

Scan-Verwaltung

Ein Klick auf das Kamera-Symbol zeigt Ihnen alle neuen noch nicht zugeordneten Dokumente an, welche eingescannt worden sind.

Go

Im Startfenster unter Cockpit > Go öffnen Sie den Verwaltungsbereich von iMikelGo bzw. der App. Hier können u. a. die Server-Aktivitäten konfiguriert, das Sync-Log eingesehen und die Prozessverarbeitung (de-)aktiviert werden.

CronJobs

Öffnet eine Übersicht der CronJobs.

App_Plan

Öffnet die App_Plan, über welche minutengenau die Lehrerarbeitszeit im Voraus sowie Gebührenkalkulationen geplant werden können.

FileMaker-ServerLog

Nur für Support-Zwecke und Administratoren. Benötigt das Benutzerrecht Server EventLogs im Bereich iMikel.

Meine Funktionen

Ihre meistverwendeten Funktionen können Sie im iMikel-Startfenster einstellen, sodass diese ganz komfortabel erreichbar sind. Klicken Sie dazu einfach auf das Zahnrad-Symbol neben Meine Funktionen.

Klicken Sie einfach in dem sich öffnenden Einblendmenü die Funktionen an, welche Sie im Startfenster sehen möchten.

Bei Gebühren aktualisieren wird bei einer Netzwerkversion in Klammern und in grüner Schrift angezeigt, wie viele Konten aktuell in Bearbeitung durch die CronJobs sind.

Bei Ergebnisprüfung/Rettungsringe suchen wird in Klammern und in roter Schrift angezeigt, wie viele Rettungsringe vorhanden sind.

Mitteilungen/Notizen

iMikel ermöglicht Ihnen, in allen Modulen Notizen und Wiedervorlagen anzulegen.

Alle vorhandenen Mitteilungen können Sie im Startfenster einsehen. Über den Reiter Mitteilungen/Notizen im Startfenster kann jeder Anwender ein Postfach mit einer Übersicht seiner Wiedervorlagen aus dem Bereich Notizen oder auch eine Übersicht aller seiner erstellten Notizen aufrufen.

Das Briefmarkensymbol unter dem Reiter Mitteilungen/Notizen symbolisiert, dass Wiedervorlagen für Sie vorliegen.

Die Übersicht wird in einem separaten Fenster geöffnet, welches während der Arbeit geöffnet bleiben kann. Somit kann z. B. während der Arbeit in der Unterrichtsverwaltung das Fenster mit den Notizen nebenbei geöffnet bleiben.

Aus den Übersichten können Sie direkt über den orangefarbenen Pfeil zu einer Notiz springen oder den zugehörigen Fall (z. B. eine Unterrichtsbelegung) direkt aufrufen.

Zudem können Leseberechtigungen definiert werden. Somit ist es möglich, seine Wiedervorlagen während des Urlaubs an Vertreter zu übergeben. Über die Taste Postfach im Fußteil können diese dann die gewünschten anzuzeigenden Wiedervorlagen oder Notizen der zu vertretenden Person anzeigen lassen.

Direkt aus der Übersicht ist es möglich, Notizen oder Wiedervorlagen über das rote X zu löschen. Dabei kann eine Notiz nur von den Verfassern gelöscht werden. Wiedervorlagen können von Verfassern der Notiz oder von Wiedervorlage-Empfängern gelöscht werden.

Beim Öffnen der Wiedervorlagen werden zunächst nur fällige Wiedervorlagen angezeigt. Über das Kreisel-Symbol in der Kopfleiste können auch zukünftige Wiedervorlagen aufgerufen werden. Beim Öffnen der Notizen-Übersicht werden zunächst nur die von Benutzern in den letzten zwei Monaten erstellten Notizen angezeigt.

Über das Kreisel-Symbol können auch ältere Notizen aufgerufen werden.

Grundsätzlich ist die Anzeige in beiden Bereichen auf das ausgewählte Postfach eingegrenzt. Benutzer sehen also jeweils nur eigene Notizen/Wiedervorlagen oder die des durch die Leseberechtigung ausgewählten Postfaches anderer Benutzer.

Wenn die Aufgabe abgearbeitet ist, klicken Sie in das Feld erledigt. Anschließend wird der Name der bearbeitenden Person und der Zeitpunkt der Erledigung angezeigt.

Vorgänge

Unter dem Reiter Vorgänge werden alle Vorgänge aufgelistet, welche im Programm vorgenommen wurden.
Dazu gehören:

• Erstellen von Rechnungen
• Erstellen von Übertragungsdateien (Kassendatei sowie SEPA)
• Import von Übertragungsdateien
• Erstellen von Honorarabrechnungen
• Erzeugen von Mahnläufen

Sie haben an dieser Stelle auch die Möglichkeit, einen Vorgang über das rote X zurückzusetzen.

Buchhaltungsrelevante Vorgänge bauen in der Regel aufeinander auf. Aus diesem Grund wird das X ausgeblendet, wenn ein Rechnungslauf die Grundlage für eine folgende Übertragung war. Bereits übertragene Rechnungsläufe können Sie demnach nicht mehr zurücksetzen, da sonst viele Aufräumarbeiten nötig wären.

Aufträge (Automationsmodul)

Unter dem Reiter Aufträge findet die Konfiguration der automatisierten Aufgaben für das Automationsmodul statt.

Das Automationsmodul ist ein Zusatzmodul, welches separat erworben werden kann!

Folgende automatisierte Aufgaben kann das Automationsmodul übernehmen:

• Erstellung eines Rechnungslaufes
• Erstellung einer Übertragungsdatei (SEPA-XML sowie Kassenschnittstelle)
• Einlesen einer Übertragungsdatei (Rückschnittstelle erforderlich)
• Aktualisierung von Statistik-Berichten
• Erstellung von PDF-Dateien über die Druckwahl

Erstellung eines neuen Auftrags

Klicken Sie auf das grüne Plus in der Kopfleiste, um einen neuen Auftrag zu erstellen. Es wird eine Zeile erzeugt.

Wählen Sie zunächst eine Aktion aus (bei einigen Aktionen sind zusätzlich Mandanten auszuwählen).

Über die Option aktiviert können Sie den Auftrag aktivieren und deaktivieren.

Über die Option Als Auftrag ausführen kann festgelegt werden, dass es sich um einen automatisierten Auftrag handelt. Wenn diese Option deaktiviert ist, wird dieser Auftrag nicht vom Automationsmodul übernommen. Ein Start dieses Auftrags ist dann nur manuell über das grüne Play-Symbol möglich.

Definieren Sie einen Zeitpunkt, ab wann die Ausführung des Auftrags beginnen soll.

Wenn es sich um einen Auftrag handelt, der in bestimmten Abständen zu wiederholen ist, aktivieren Sie die Option wiederholen und definieren Sie einen Turnus.

Zudem können Sie optional festlegen, wann die Wiederholung des Auftrags enden soll. Geben Sie dazu das entsprechende Datum in das Feld Wiederholung beenden am ein.

Über das grüne Play-Symbol mit der Beschreibung Verarbeitung jetzt lokal starten werden alle Aufträge lokal auf Ihrem PC gestartet.

Über das rote X lässt sich ein Auftrag löschen.

Der Auftrag System-Update einspielen stellt sicher, dass bereitgestellte Programm-Updates über Nacht automatisch eingespielt werden und darf nicht gelöscht werden.

Protokoll der Aufträge

Im unteren Bereich des Fensters Aufträge sind die neuesten Einträge des Protokolls einsehbar.

Ein Klick auf das Listen-Symbol öffnet das gesamte Protokoll. Dieses lässt sich zudem über das Disketten-Symbol in der Kopfleiste exportieren.

Go (iMikelGo/Musikschul-App)

Unter Startfenster > Cockpit > Go administrieren Sie die iMikelGo-Plattform und die Konten- und Zugangskennungen für die App.

Über welche Funktionen die App verfügt und welche Einstellungen und Möglichkeiten es dazu in iMikel gibt, lesen Sie bitte im App-Handbuch.

iMikel-Grundeinstellungen

Für iMikel können Sie verschiedene Grundeinstellungen vornehmen. In diesem Kapitel lernen Sie, welche dies sind.

Öffnen der Einstellungen

Um die Einstellungen zu öffnen, klicken Sie im Startfenster auf das Zahnrad-Symbol.

Mandanten (Rechnungsformular)

Unter diesem Punkt können Sie alle Einstellungen bezüglich Ihres Mandanten vornehmen. Dazu gehört beispielsweise das Einrichten des Rechnungsformulares sowie Parametereinstellungen für die Schnittstellenübergabe.

In iMikel können Sie außerdem mit Hilfe des Mandanten auch mehrere Mandanten verwalten. Das Mandantenmodul ist ein Zusatzmodul, welches separat erworben werden kann. Mit dessen Hilfe können mehrere Bereiche buchhalterisch voneinander getrennt werden.

Briefpapier

Unter diesem Punkt haben Sie die Möglichkeit, der Rechnung ein Briefpapier zuzuordnen. Die Zuordnung des Briefpapiers können Sie über das gelbe Kreisel-Symbol bei dem Feld Briefpapier vornehmen.

Rechnungsformular

An dieser Stelle kann eine andere Darstellung des Rechnungsformulares gewählt werden. Sollten Sie neben Ihren Standardmandanten über das Mandantenmodul einen zusätzlichen Mandanten (z. B. Verrechnungen Sozialamt) eingerichtet haben, welchen Sie nur organisatorisch einsetzen und für welchen Sie grundsätzliche keine Rechnungen drucken möchten, können Sie hier die Option Keine Rechnungen drucken auswählen.

Auf der linken Seite werden Ihnen die verschiedenen Bereiche des Rechnungsformulares angezeigt. Im Rechnungsformular befinden sich Textfelder, in welche Sie Ihre Texte definieren können, die auf der Rechnung erscheinen sollen.

Klicken Sie hierzu einfach in ein Feld hinein und schreiben Sie Ihren Text. Das erste Textfeld oben links ist für das Adressetikett vorgesehen. Verwenden Sie hierzu den Platzhalter <<Adresse>>.

Für die Formatierung der Texte stehen Ihnen mehrere Formatierungseinstellungen über den Menübefehl bearbeiten > Format anpassen zur Verfügung. Scrollen Sie weiter hinunter, um weitere Textfelder zu bearbeiten.

Mit Hilfe der gestrichelten Linien auf der rechten und linken Seite können Sie Ihre Randeinstellungen für Ihre Texte vornehmen, damit diese bündig mit den anderen Tabellen des Rechnungsformulares sind. Randeinstellungen können Sie über die Regler des Lineals vornehmen.

Platzhalter für Rechnungen

Des Weiteren können Sie in der Rechnung Platzhalter verwenden, die Ihnen helfen, die Texte zu personalisieren. Folgend sehen Sie die Platzhalter, die Ihnen für Rechnungen zur Verfügung stehen.

Platzhalter bezogen auf die Rechnung:

<<Rechnungsnummer>>
<<Rechnungsdatum>>
<<Rechnungsjahr>>
<<ZeitraumBeginn>> (Rechnungserstellung)
<<ZeitraumEnde>> (Rechnungserstellung)
<<JahrZeitraumBeginn>> (Rechnungserstellung)
<<JahrZeitraumEnde>> (Rechnungserstellung)

Platzhalter bezogen auf den Kunden/Rechnungsempfänger:

<<formatiertesKassenzeichen>> (Kassenzeichen inkl. Trennzeichen)
<<Kassenzeichen>> (Kassenzeichen in reiner Textform)
<<Adresse>>
<<Briefanrede>>
<<Mandat.IBAN>>
<<Mandat.IBANX>> (anonymisiert die IBAN)
<<IBAN>>
<<IBANX>> (anonymisiert die IBAN)

Platzhalter bezogen auf den aktuell angemeldeten Benutzer:

<<Benutzer.Fax>>
<<Benutzer.Firma>>
<<Benutzer.eMail>>
<<Benutzer.Anrede>>
<<Benutzer.Titel>>
<<Benutzer.Vorname>>
<<Benutzer.Nachname>>
<<Benutzer.Ort>>
<<Benutzer.Postleitzahl>>
<<Benutzer.Straße>>
<<Benutzer.Telefon>>
<<Benutzer.Zimmer>>
<<Benutzer.Info>>

Platzhalter bezogen auf den Benutzer, welcher dem Anfangsbuchstaben des Kundennamen zugewiesen ist:

<<Buchstabe.Fax>>
<<Buchstabe.Firma>>
<<Buchstabe.eMail>>
<<Buchstabe.Anrede>>
<<Buchstabe.Titel>>
<<Buchstabe.Vorname>>
<<Buchstabe.Nachname>>
<<Buchstabe.Ort>>
<<Buchstabe.Postleitzahl>>
<<Buchstabe.Straße>>
<<Buchstabe.Telefon>>
<<Buchstabe.Zimmer>>
<<Buchstabe.Info>>

Scrollen Sie weiter hinunter, um nach und nach alle Bereiche einzusehen. Sie können die Bereiche, die Sie nicht auf der Rechnung angezeigt haben möchten, ausblenden lassen. Setzen Sie dazu auf der rechten Seiten bei dem jeweiligen Bereich den Haken bei ausblenden.

Ein roter Balken symbolisiert einen Seitenumbruch. Dieser kann für die Seite der Rückerstattungen auch optional deaktiviert werden, wenn Sie für die Rückerstattungen kein zusätzliches Blatt verwenden möchten.

Auf der rechten Seite finden Sie weitere globale Einstellungen zur Rechnungserstellung bezogen auf den aufgerufenen Mandanten. Diese werden im Folgenden erklärt.

Von der Standardvorgabe abweichende Zahlweise bei der Kassenzeichenvorgabe im Konto eintragen

An dieser Stelle können Sie optional für einen bestimmten Mandanten eine andere Standardzahlweise definieren.

Neue Rechnungen enthalten ausschließlich mit dieser Rechnung NEU fällig gestellte Buchungen

Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie möchten, dass Rechnungen, die unter diesem Mandanten erstellt werden, ausschließlich die Änderungen enthalten.

Rechnungen enthalten auch Fälligkeiten außerhalb/hinter dem Berechnungszeitraum

Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie möchten, dass Fälligkeiten, die nicht in den Rechnungszeitraum fallen, trotzdem auf der Rechnung angezeigt werden. Beispiel: Eine Jahresrechnung (01.01.2021 - 31.12.2021) kann den 15.01.2022 als Fälligkeit ausweisen.

Ermäßigungen & Zuschläge über detaillierte Rechnungsposition ausweisen

Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie eine detaillierte Ansicht Ihrer Ermäßigungen und Zuschläge pro Belegungen auf den Rechnungen dieses Mandanten haben möchten. Bitte beachten Sie, dass eine detaillierte Ansicht ggf. mehr Platz auf der Rechnung beansprucht.

Guthaben in neuen Rechnungen bei letzter Sollstellung im Bereich „zu zahlen“ als negative Buchung ausweisen

Zudem steht in den Einstellungen des Rechnungsformulares die Option zur Verfügung, über welche Sie festlegen können, dass in neuen Rechnungen eine Überzahlung/ein Guthaben z. B. als - 100,00 zu zahlen ausgewiesen wird.

Auch bei Buchungen ohne MwSt. anzeigen

In den Einstellungen des Rechnungsformulares in den Mandanteneinstellungen kann eine Mehrwertsteuerangabe auch für die Fälle aktiviert werden, bei denen ausschließlich Leistungen ohne Mehrwertsteuer in Rechnung gestellt werden.

In diesen Fällen wird eine Mehrwertsteuer von 0 % ausgewiesen. Die Option ist unter Startfenster > Einstellungen > Mandanten > Rechnungsformular bei den Ausblendbedingungen der Mehrwertsteuerangaben zu finden.

E-Post-Bereiche ein-/ausblenden

Über das Anklicken dieser Taste können Sie die für die E-Post reservierten Bereiche ein- und wieder ausblenden. Dabei werden in rot die Bereiche angezeigt, die nicht beschrieben werden dürfen. Die grünen Bereiche sind der Absender- bzw. Empfängeradresse vorbehalten.

Wenn Sie Rechnungen über E-Post verschicken möchten, ist die E-Post als Druckertreiber beim Drucken auszuwählen.

Dynamische Textbausteine

Sie können unter diesem Reiter mandanten- und kontextbezogene Platzhalter einrichten, die u. a. je nach Zahlungstyp verschiedene Texte ausgeben.

In der Registerkarte Rechnungstexte können Sie je nach Kontext spezifische Texte definieren. Diese werden über die jeweiligen Platzhalter in der Rechnung individuell ausgefüllt. Die Bezeichnung der Platzhalter steht oberhalb des jeweiligen Feldes, beispielsweise <<Text_Zw01>>.

Sie haben somit beispielsweise die Möglichkeit, verschiedene Texte für Abbucher und Selbstzahler zu definieren. iMikel prüft dann, welcher Zahlungstyp hinterlegt ist und stellt dementsprechend den jeweiligen Text auf der Rechnung dar.

In den Texten können Sie ebenso die unter dem Punkt Rechnungsformular genannten Platzhalter verwenden.

Bankverbindung

An dieser Stelle können Sie global Ihre Bankinformationen hinterlegen, sodass diese bei jeder zukünftigen Erstellung einer SEPA-Datei bereits eingestellt sind.

Schnittstelle

An dieser Stelle werden feste Parameter für Ihre Schnittstellenübergabe definiert. Nehmen Sie Änderungen an dieser Stelle bitte nur nach vorheriger Rücksprache mit Ihrer Kasse und dem iMikel-Support vor.

Allgemeine Einstellungen

Durch die Option Konten dieses Mandanten aus der Berechnung der Offene Posten Liste ausschließen können Sie z. B. alle Konten eines Mandanten ausschließen, bei denen aufgrund nicht vorgesehener Rückmeldungen der Zahlungseingänge durch die Stadtkasse alle Posten als offen vorhanden sind.

Falls es bei Ihnen eine einmalige Aufnahmegebühr/Bearbeitungsgebühr gibt, welche nur einmal pro Kassenzeichen eines bestimmten Mandanten berechnet werden soll, können Sie die Höhe dieser Gebühr über die Option Automatische Buchung bei erstmaliger Vergabe eines Kassenzeichens je Konto definieren.

Sollten Sie mehrere Mandanten verwalten und nur für einen bestimmten Mandanten SEPA-Übertragungen planen, können Sie über die Option Diesen Mandanten als Vorauswahl bei neuen SEPA-Übertragungen verwenden festlegen, dass dieser Mandant als Voreinstellung verwendet werden soll.

Zahlweisen

Unter diesem Punkt können Sie Ihre Zahlweisen verwalten. iMikel bietet Ihnen weitreichende Möglichkeiten, die Forderung von Gebühren zu terminieren.

Es bleibt Ihnen überlassen, ab wann Kontoinhaber zahlungspflichtig sind, d. h. ab wann die Gebühren nach Unterrichtsbeginn fällig werden. Als Fälligkeit wird der Zeitpunkt bezeichnet, an dem die Kontoinhaber die Gebühren entrichten müssen.

Sie können z. B. einstellen, dass die in den einzelnen Monaten anfallenden Gebühren immer zum Ersten des Monats fällig werden. Auf den Rechnungen steht dann als Fälligkeitsdatum immer der Erste des Monats. Ein derartiger Fälligkeitsrhythmus wird als Zahlweise bezeichnet.

Wenn Sie in iMikel innerhalb des Monats weitere gebührenpflichtige Änderungen errechnen, können diese bei Bedarf mit einer zweiten Zahlweise z. B. zum 15. jeden Monats fällig werden. Somit können Sie mehrere Zahlweisen in iMikel verwalten, von denen eine als Standard definiert wird und die Sie individuell den Kontoinhabern in der Kontoverwaltung zuordnen können.

Zudem können Sie in der Inventar- und Instrumentenverwaltung sowie in der Fächerverwaltung für jeden Tarif eine eigene, von der Standardvorgabe bzw. von der beim Konto hinterlegten Zahlweise abweichende Zahlweise hinterlegen.

Somit kann z. B. in der Fächerverwaltung bei einem Ensembletarif die Zahlweise/Fälligkeit auf halbjährlich und in der Inventarverwaltung bei einem Tarif auf quartalsweise gestellt werden.

Die Reihenfolge, in welcher sich diese Vorgaben auf die Rechnungserstellung auswirken, wird im folgenden Diagramm dargestellt.

Sollzugänge und Sollabgänge

Die monatlich zu entrichtende Gebühr, die Unterrichtsteilnehmer zu bezahlen haben, wird als Sollzugang bezeichnet.

Wenn Kontoinhaber die Teilnahme an einer Veranstaltung bezahlt haben, sie aber schließlich nicht erscheinen können, überweist die Musikschule ihnen das Geld zurück. Es entsteht ein sogenannter Sollabgang.

Sollabgänge können anders verrechnet werden als Sollzugänge: So können Sie z. B. in iMikel definieren, dass Überzahlungen sofort fällig werden, reguläre Gebühren jedoch erst zum ersten Tag des Monats.

Die Zahlweisen und die Fälligkeit der Sollzugänge und Sollabgänge stellen Sie in iMikel im Startfenster > Einstellungen > Zahlweise ein. Auf diese Einträge greift die Buchhaltung bei der Erstellung der Rechnungen zurück. Diese Zahlweisen können Sie jederzeit ändern.

Wenn Sie entscheiden, dass bei einer monatlichen Zahlweise die Fälligkeit nicht am ersten Tag des Monats, sondern am dritten zu sein hat, können Sie diese Änderung während des Wirtschaftsjahres vornehmen. iMikel berücksichtigt diese neuen Fälligkeiten automatisch für alle zum Zeitpunkt der Anpassung noch nicht fällig gestellten Buchungen.

Eingabe einer neuen Zahlweise

Eine neue Zahlweise geben Sie über das grüne Plus in der Kopfleiste ein, eine bestehende können Sie über das rote X entfernen, wenn diese nicht einem Konto oder einem Tarif zugewiesen wurde.

Im Bereich Fälligkeiten geben Sie Fälligkeitstermine ein, an denen sich die Erstellung der Rechnungen zukünftig zu orientieren hat. Angenommen, Sie möchten die Fälligkeitsweise für die Zahlweise monatlich im Zeitraum vom 01.01.2019 bis 31.12.21 festlegen, dann ist für jeden der 36 Monate der Fälligkeitstermin auf den jeweils Ersten des Monats zu terminieren. Insgesamt haben Sie also 36 Fälligkeitstermine zu definieren.

Bei dieser Arbeit ist Ihnen iMikel behilflich, indem Sie zunächst für den ersten Monat (01.01.2019 - 31.01.2019) das Schema der Fälligkeitstermine vorgeben. In der Fußzeile geben Sie in das Datumsfeld Automatisch fortsetzen bis zum das Enddatum des Zeitraums (in diesem Fall 31.12.21) ein.

Abschließend wählen Sie den Befehl starten und iMikel trägt automatisch die fehlenden 35 Fälligkeitstermine ein.

Achten Sie bei der Erstellung von Fälligkeiten darauf, dass diese stets bis zum Ende ganzer Schuljahre ergänzt werden.

Grundsätzlich werden von iMikel alle Zahlweisen berücksichtigt, die eingegeben wurden. Wenn Sie z. B. am 02.05.2021 für Kontoinhaber eine Rechnung erstellen, die vierteljährlich (zum 31. März, 30. Juni, 30. September und 31. Dezember) die Gebühren zu entrichten haben, dann wird der Betrag zur nächstmöglichen Fälligkeit (in diesem Fall zum 30.06.2021) fällig.

Wenn Sie zusätzlich zur vierteljährlichen Zahlweise eine Zahlweise zum 15. des Monats definiert haben, wird diese wirksam, weil diese ein Fälligkeitsdatum (15.05.21) enthält, welches weniger weit in der Zukunft liegt als das nächste reguläre Fälligkeitsdatum in der aktuellen Zahlweise. In diesem Fall stellt iMikel den Kontoinhabern die Gebühr zum 15.05.21 in Rechnung.

Falls dieses Verhalten nicht gewünscht ist, können Sie dieses durch das Eingeben eines Datums in dem Feld Nachträge fällig zum unterbinden. iMikel verwendet dann für diesen Zeitraum die in dieses Feld eingetragene Fälligkeit und ignoriert die anderen Zahlweisen.

Als Frist in Tagen wird der Zeitraum verstanden, der zwischen der Rechnungserstellung und der Fälligkeit der Gebühren liegt.

Angenommen, Sie möchten eine Rechnung am 25.01. erstellen und die Gebühren sind zum 01.02. fällig, dann darf die Frist in Tagen höchstens fünf betragen. Ist die Frist in Tagen sechs oder größer, kann der Fälligkeitstermin zum 01.02. nicht mehr eingehalten werden.

Die Fälligkeit der Gebühren verschiebt sich dann auf den nächstmöglichen Termin. Bei einer monatlichen Zahlweise ist dies der 01.03.

Angenommen, Sie möchten, dass die Gebühren in dem Monat fällig werden, in dem sie entstehen, tragen Sie als Frist in Tagen -1000 ein.

Beispiel: Wenn Sie also z. B. am 15.09. eine gebührenpflichtige Belegung eintragen, die bereits am 01.08. begonnen hat, ist der nächste Fälligkeitstermin bei einer Frist von fünf Tagen der 01.10. Am 01.10. werden dann die Gebühren für den Zeitraum vom 01.08. bis 01.10. fällig.

Wenn Sie möchten, dass die Gebühren der nachträglich eingetragenen Belegung nicht in der Zukunft, sondern zum Zeitpunkt der Entstehung - also sofort - fällig zu sein hat, ist als Frist in Tagen eine Zahl mit Minuszeichen einzusetzen (z. B. -1000).

Dieser Betrag bewirkt, dass nachträgliche Gebühren sofort fällig werden (mit der Ursprungsfälligkeit verrechnet) und nicht erst zur nächstmöglichen Fälligkeit.

In der nachfolgenden Tabelle sind beispielhaft die von iMikel ermittelten Fälligkeitstermine bei verschiedenen Fristen aufgeführt.

Neue/eigene Fälligkeit

Sie können die Zahlweisen mit den definierten Fälligkeitsterminen auch umgehen, in dem Sie die Ankreuzbox Neue/eigene Fälligkeit auswählen. Dann wird das heutige Datum als Ausgangsdatum gewählt und die Frist in Tagen addiert.

Beispiel: Wenn Sie z. B. am 15.08. bei einer monatlichen Zahlweise und einer Frist von fünf Tagen eine Rechnung erstellen, dann ist die nächste Fälligkeit der 01.09. Wenn Sie die Ankreuzbox Neue/eigene Fälligkeit gewählt haben, wird der Betrag nicht zum 01.09. fällig, sondern zum 21.08. (15.08. + 5 Tage = 20.08.).

Jedem Konto ist eine Zahlweise zuzuordnen. Damit Sie dieses nicht bei allen Zahlungspflichtigen in der Kontoverwaltung einzeln zu erledigen brauchen, können Sie in der Buchhaltung eine Zahlweise als Standard definieren.

Diese ist dann für alle Kontoinhaber gültig, soweit bei ihnen in der Kontoverwaltung keine abweichende Zahlweise (in der Kontoverwaltung unter Bank/Termine) eingegeben ist.

Wenn Sie alle Kontoinhaber auswählen möchten, die nach der aufgerufenen Zahlweise die Gebühren entrichten, klicken Sie auf den Pfeil rechts im Feld Bezeichnung. Es werden in der Kontoverwaltung alle Zahlungspflichtigen aufgelistet, bei denen diese Zahlweise explizit zugeordnet ist.

Wenn mehrere Zahlweisen eingegeben wurden, können Sie mit Hilfe der Pfeiltasten in der Kopfleiste zur nächsten oder vorangegangenen wechseln.

Wenn bei den einzelnen Zahlweisen keine Fälligkeiten eingestellt sind, können keine Rechnungen erstellt werden. Sorgen Sie also dafür, dass z. B. zum Jahreswechsel die neuen Fälligkeitstermine erstellt werden.

Ferien/Feiertage

Unter dieser Einstellung sind Ihre Ferien und Feiertage hinterlegt. Diese sind für die korrekte Terminerstellung in der Unterrichtsverwaltung erforderlich. Deswegen ist es wichtig, dass die Ferien und Feiertage aktuell gehalten werden. Bei Auslieferung des Programmes sind die Ferien und Feiertage für Ihr Bundesland bereits bis zu einem bestimmten Zeitpunkt in der Zukunft hinterlegt.

Wenn Sie selbst Ferien oder Feiertage hinterlegen möchten, können Sie dies über das grüne Plus in der Kopfleiste vornehmen.

Über das rote X lässt sich ein Eintrag wieder entfernen.

Über das Feld nur in Areal können Sie definieren, dass ein Eintrag nur für ein bestimmtes Areal gilt. Dabei ist das dem Veranstaltungsort (Gebäude) zugewiesene Areal maßgeblich.

Über die Taste aktualisieren können Sie veranlassen, dass alle Termine Ihrer aktiven Veranstaltungen durch Ihren Server aktualisiert werden. Diese Funktion benötigen Sie z. B. dann, wenn Sie Ferien und Feiertage ergänzt haben.

Pfade

An dieser Stelle können Sie alle Dateipfade definieren, die Sie benötigen, z. B. für die Erstellung der Bank- bzw. Kassendatei.

Über die Lupe können Sie den Pfad über den Dateiexplorer auswählen. Wenn Sie die Ankreuzbox Datei anklicken, hat der Pfad die Verzeichnisnamenskette zu enthalten sowie am Schluss den Namen der Datei (z. B. SEPA.xml).

Sie können sich den Dateinamen dynamisch erstellen lassen, indem Sie die Ankreuzbox dynamisch auswählen und Platzhalter verwenden.

Dabei beginnen Platzhalter immer mit einem Fragezeichen.

Als Platzhalter stehen zur Verfügung:

?Desktop für den Pfad zum Desktop des aktuellen Anwenders
?JJJJ für das Jahr (vierstellig) oder ?JJ (zweistellig)
?MM für den Monat
?Monat für den Namen des Monats
?TT für den Tag
?Tag für den Namen des Tages
?hh für die Stunden
?mm für die Minuten
?ss für die Sekunden
?$$ für den Zähler
?TDJ für den Tag des Jahres, also 1 bis 366

Der Pfad C:/temp/Kasse_?JJJJ?MM?TT_?hh?mm?ss_?$$.txt ergibt somit z. B. je nach Datum, Uhrzeit und Zähler C:/temp/Kasse_20120801_100626_1000001.txt.

Im Feld Zähler wird jeweils die Verarbeitung einer im Pfad eingetragenen Datei hochgezählt. Sie können in diesem Feld einen Ausgangswert einstellen.

Wenn Sie den Zähler als Platzhalter wie oben beschrieben einsetzen, können Sie erreichen, dass die erzeugte Datei jeweils fortlaufend nummeriert erstellt wird.

Wenn Sie z. B. im Pfad C:/Kasse?$$.txt eintragen und im Feld Zähler die Zahl 1000 einsetzen, wird die erste Datei unter dem Namen Kasse1000.txt, die nächste unter Kasse1001.txt, die nächste unter Kasse1002.txt usw. gespeichert.

Auch dafür muss die Option dynamisch aktiviert sein.

Über die Taste Test können Sie testen, ob der eingegebene Pfad funktioniert. iMikel wird für diesen Test eine Datei unter dem vorgegebenen Pfad mit dem eingestellten Dateinamen erzeugen.

Unter dem Bereich Rechnungen (PDF) kann ein Pfad für die Ablage von PDF-Rechnungen vorgegeben werden.

Dieser Pfad wird als Vorgabe übernommen, wenn in der Buchhaltung im Bereich Rechnungsläufe in einer Rechnungsansicht auf das PDF-Symbol geklickt wird, um Rechnungen in Form von PDF-Dateien auszugeben.

Im PDF-Dialog zur Rechnungsausgabe gilt folgende Regel:

• Beim ersten Öffnen des PDF-Dialoges wird der im Startfenster definierte Pfad als Vorgabe übernommen.

• Im PDF-Dialog kann der Pfad individuell geändert werden, wenn Sie die Rechnungen einmalig woanders speichern möchten. Diese Änderung hat keinen Einfluss auf den im Startfenster definierten Pfad.

• Der individuell eingestellte Pfad bleibt so lange im PDF-Dialog gespeichert, bis das Programm beendet wird.

• Wünschen Sie einen grundsätzlich anderen Pfad, kann dieser im Startfenster im Bereich Pfade > Rechnungen (PDF) hinterlegt werden.

Bankenverzeichnis

An dieser Stelle befindet sich das Bankenverzeichnis, auf welches iMikel bei der Eingabe einer neuen Bankverbindung zugreift. Das Bankenverzeichnis wird durch uns stetig mit Hilfe des Verzeichnisses der deutschen Bundesbank durch Updates aktualisiert.

Wenn Sie eine ausländische Bankverbindung benötigen, ist es erforderlich, diese in das Bankenverzeichnis manuell einzugeben. Dies können Sie über das grüne Plus in der Kopfleiste vornehmen.

Eingabe einer neuen Bankverbindung

Wählen Sie zunächst im Feld links neben der IBAN DE aus. Tragen Sie dann die IBAN ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Prüfen.

iMikel wird dann die IBAN prüfen und die neue Bank, wenn diese noch nicht bekannt ist, für Sie im internen Bankenverzeichnis anlegen, sodass sie für spätere Einträge zur Verfügung steht.

Postleitzahlen

An dieser Stelle befindet sich das Postleitzahlenverzeichnis. Anhand dieses Verzeichnisses ergänzt iMikel automatisch bei der Eingabe einer Adresse den Wohnort sowie die Vorwahl bei Eingabe einer Telefonnummer.

An dieser Stelle können Sie auch neue Postleitzahlen hinzufügen (grünes Plus in der Kopfleiste) und bestehende Einträge ändern.

Des Weiteren können Sie dort Kostenstellen und Einnahmearten verschiedenen Postleitzahlen zuordnen, falls dies Ihre Schnittstelle erfordert.

Straßenverzeichnis

Auch für das Straßenverzeichnis können Sie in iMikel Einstellungen vornehmen.

Verzeichnis

Unter dem Reiter Verzeichnis bietet iMikel die Möglichkeit, ein schon vorhandenes Straßenverzeichnis in iMikel (z. B. für einen Abgleich mit den Bestandsdaten) zu importieren. Dies kann über den orangefarbenen Pfeil in der Kopfleiste vorgenommen werden. Über das rote X daneben lässt sich das Verzeichnis löschen.

Bestand

An dieser Stelle befindet sich das Straßenverzeichnis, welches nach und nach durch Ihre Eingaben gefüllt wird. Dies erleichtert die zukünftige Eingabe von Personen, wenn diese in einer Straße wohnen, welche schon einmal eingegeben wurde.

Mit einem Klick auf einen orangefarbenen Pfeil auf der rechten Seite können Sie sich alle Personen anzeigen lassen, die in einer bestimmten Straße wohnen. Wurde der Name einer Straße versehentlich in unterschiedlichen Schreibweisen vorgenommen, können Sie sich auf diesem Wege alle Adressdatensätze aufrufen, denen die falsch geschriebene Adresse zugewiesen wurde.

Nach Korrektur aller betroffenen Adressdatensätze bietet iMikel die falsche Schreibweise nicht mehr im Assistenten an. Zudem lassen sich über die Tasten in der Fußleiste unbekannte/bekannte Straßen filtern, was den Abgleich mit einem importieren Straßenverzeichnis erleichtert.

EU-DSGVO

Mit Einführung der DSGVO haben Sie in iMikel die Möglichkeit, Einwilligungen zu verwalten. Optional besteht in der Druckwahl die Möglichkeit, vor einem Ausdruck die Option DSGVO-Einwilligungen ignorieren zu aktivieren, wenn Sie z. B. eine Anwesenheitsliste unabhängig von einer vorliegenden Einwilligung inkl. allen Kontaktdaten drucken möchten.

Wenn Sie jedoch keine individuellen Einwilligungen verwalten möchten und die Weitergabe von Kontakten etc. stattdessen z. B. über eine globale Regelung in den Datenschutzbestimmungen oder AGB regeln, gibt es an dieser Stelle die Möglichkeit, die Option DSGVO-Einwilligungen ignorieren einmalig global zu setzen.

Somit ist es nicht nötig, dass die Anwender diese Option in der Druckwahl aktivierten. Die Option in der Druckwahl entfällt, sobald die globale Vorgabe hier in den Einstellungen aktiviert ist.