Die Projektplanung

Einleitung

In der Projektplanung verwalten Sie Schulprojekte wie beispielsweise Konzerte oder interne Fortbildungen. Sie können sämtliche Termine wie den Aufbau, die Generalprobe, den Abbau oder sonstige dazugehörigen Tätigkeiten organisieren. iMikel bietet Ihnen dabei viele Möglichkeiten zur Verwaltung von Teilnehmern, Fotos, Fotogenehmigungen u. v. m. Zudem haben Sie mit der Einbindung der Musikschul-App noch mehr Möglichkeiten zur Digitalisierung.

Hinweis bezüglich Gendern: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter. Die verkürzte Sprachform hat nur redaktionelle Gründe und beinhaltet keine Wertung.

Aufbau

Die Projektplanung zeigt Ihnen zunächst eine Übersicht Ihrer Projekte. Hier können Sie z. B. ein neues Projekt anlegen oder ein bereits bestehendes aufrufen. Auch die zu den Projekten gehörigen Termine werden Ihnen in einer Übersicht dargestellt. Die Details zu einem Projekt werden Ihnen angezeigt, sobald Sie ein Projekt öffnen. Hier können Sie beispielsweise die beteiligten Personen hinterlegen und sämtliche Termine detailliert organisieren oder auch die Veranstaltung in der App veröffentlichen.

Projektübersicht

Beim Öffnen der Projektverwaltung werden Ihre Projekte in einer Übersicht angezeigt.

Sie können auch definieren, dass beim Öffnen der Projektverwaltung immer zuerst die Termine angezeigt werden. Wie das geht, wird weiter unten erläutert.

In der Projektübersicht werden Ihnen die Projekte mit den wichtigsten Kerninformationen aufgelistet: Sie können schnell erkennen, wann und wo das Projekt stattfindet, wie viele Termine es beinhaltet, um welche Art Projekt es sich handelt (z. B. Konzert oder Fortbildung) und welche Person hierfür verantwortlich ist.

imikel_projektplanung_projekte

Die Projektübersicht ist nach Datum sortiert - Sie können die Sortierung aber jederzeit mit Klick auf eine beliebige Überschrift ändern.

Je Projekt stehen Ihnen einige bekannte Funktionen zur Verfügung.

imikel_projektplanung_projekte_uebersicht_funktionen

#Erklärung
1Projekt aufrufen
2Kalender mit Bezug zum Veranstaltungsort des Projekts öffnen
3Kalender mit Bezug zum Veranstaltungsraum des Projekts öffnen
4Änderungen an diesem Projekt einsehen
5Projekt löschen

Wurde ein Projekt storniert, kann dies an dieser Stelle eingetragen werden. Die Ansicht verändert sich, sodass sofort erkennbar ist, wenn ein Projekt storniert wurde.

Diese Funktionen stehen Ihnen auch in der Terminübersicht zur Verfügung.

Auch allgemeine Funktionen, die Sie bereits aus anderen Bereichen von iMikel kennen könnten, stehen Ihnen hier zur Verfügung.

imikel_projektplanung_projekte_funktionen

#Erklärung
1Kalender ohne Bezug zu einem Projekt öffnen
2Projektübersicht exportieren (z. B. als Excel-Tabelle)
3Projektübersicht als Nachricht versenden
4Neues Projekt anlegen
5Alle Projekte aufrufen (auch vergangene)
6In der Projektübersicht suchen
7Schnellsuchfeld
8Projekte des heutigen Tages anzeigen
9Auch Projekte des vorherigen Tages anzeigen
10Auch Projekte des nächsten Tages anzeigen

Diese Funktionen stehen Ihnen auch in der Terminübersicht zur Verfügung.

Terminübersicht

Auch Ihre Termine werden Ihnen in einer Übersicht dargestellt: Sie können hier schnell erkennen, wann und wo der Termin stattfindet, um welche Art Termin es sich handelt ( z. B. Aufbau oder Probe) und welche Person hierfür verantwortlich ist. Außerdem wird Ihnen angezeigt, zu welchem Projekt der Termin gehört.

Hierbei stehen Ihnen überwiegend dieselben Funktionen und Darstellungsmöglichkeiten zur Verfügung wie in der Projektübersicht. Sie können zudem festlegen, dass die Projektverwaltung immer in der Terminübersicht geöffnet wird.

imikel_projekt_termine_projekt_immer_terminuebersicht

Projekt anlegen

Ein neues Projekt können Sie ganz einfach über das Plus anlegen.

imikel_projektplanung_projekte_neu

Nach Klick auf das Plus können Sie die Daten Ihres Projekts erfassen: Sie können die Bezeichnung angeben und wann beziehungsweise wo das Projekt stattfindet; auch können Sie definieren, ob es sich beispielsweise um ein Konzert oder eine Fortbildung handelt.

Sie können auch markieren, wenn es sich um einen externen Veranstalter handelt, und die erwartete Besucheranzahl sowie eine Anrechnungsart für den VdM-Bericht eingeben.

imikel_projektplanung_projekte_neu_projekt

Zudem ist es möglich, eine Terminserie für das Projekt anzulegen; diese können Sie über die Angabe eines Turnus und der gewünschten Terminanzahl definieren.

imikel_projektplanung_projekte_neu_termingenerierung

Ebenso können Sie hier eine verantwortliche Person sowie deren Funktion eintragen.

imikel_projektplanung_projekte_neu_verantwortlich

Speichern Sie Ihre Eingaben oder brechen Sie den Vorgang ab.

Projekte im VdM-Bericht berücksichtigen

Tutorial als Video ansehen

An Ihrer Schule finden zahlreiche Veranstaltungen wie Konzerte und Vorspiele statt, welche Sie in iMikel als Projekte anlegen können. Diese können auch im VdM-Bericht berücksichtigt werden.

imikel_projekt_neu_ohne_vdm_zuordnung

Wählen Sie hierzu einfach die passende Zuordnung aus.

zuordnung

Speichern Sie Ihre Eingaben.

imikel_projekt_speichern

Ab sofort wird das Projekt im VdM-Bericht berücksichtigt, sobald Sie diesen neu berechnen. Hiermit bietet iMikel Ihnen noch genauere Auswertungsmöglichkeiten, die Sie an den VdM weiterleiten können.

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Termine verwalten

In der Detailansicht Ihres Projekts sehen Sie die Eckdaten, die Sie bei der Erstellung definiert haben.

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Zu Ihrem Projekt können Sie über das Plus beliebig viele Termine hinzufügen.

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Zu jedem Termin können Sie Details wie z. B. die Tagesordnungspunkte (TOP) und ausführende Personen (-gruppen) hinterlegen.

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Termine über den Kalender verwalten

In allen Übersichten der Projektplanung ist der Kalender integriert und kann direkt mit dem passenden Veranstaltungsort oder -raum z. B. aus einem Projekt und der Projekt- oder Terminübersicht aufgerufen werden. Dort können bestehende Termine durch einfaches Ziehen an die gewünschte Stelle bearbeitet oder auch neue Termine generiert werden.

Beteiligte Lehrkräfte/Verantwortliche verwalten

In diesem Bereich können Sie beliebig viele Personen zuordnen, die an diesem Projekt beteiligt sind. Dies können z. B. Ihre Lehrkräfte, die Schulleitung oder auch der Hausmeister sein.

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Jeder Person können Sie eine Funktion zuordnen, welche sie in diesem Projekt einnimmt.

Projekt in der App veröffentlichen

Ein Projekt können Sie auch in der App, sofern Sie diese einsetzen, als Veranstaltung veröffentlichen.

imikel_projektplanung_projekt_veroeffentlichen

Die Veranstaltungsangaben können Sie ganz einfach bearbeiten.

imikel_projektplanung_projekt_veroeffentlichen_bearbeiten

Sie können die Eckdaten der Veranstaltung definieren.

imikel_projektplanung_projekt_veroeffentlichen_bearbeiten_daten

Außerdem können Sie festlegen, ob Ihre App-Anwender eine Push-Benachrichtigung erhalten sollen, sobald Sie die Veranstaltung veröffentlicht haben (1), und den Veröffentlichungszeitraum definieren (2).

imikel_projektplanung_projekt_veroeffentlichen_bearbeiten_benachrichtigung_zeitraum

Zudem können Sie - genauso wie bei der Veröffentlichung anderer Veranstaltungen - definieren, ob sämtliche App-Anwender, nur Ihre Lehrkräfte oder lediglich ausgewählte Lehrkräfte diese Veranstaltung sehen dürfen.

imikel_projektplanung_projekt_veroeffentlichen_bearbeiten_veroeffentlichung

Nach Speichern Ihrer Eingaben können Sie die Veranstaltung für die zuvor ausgewählten Personen veröffentlichen.

imikel_projektplanung_projekt_veroeffentlichen_freigeben

Sie können sogar über die App die Teilnehmer von Veranstaltungen bei Ihren Lehrkräften sowie eine Fotoerlaubnis bei den Eltern erfragen. Details hierzu finden Sie auf unserem Blog.

Letzte Änderung am 15.04.2024