Die Projektplanung

Einleitung

In der Projektplanung verwalten Sie Schulprojekte wie beispielsweise Konzerte oder interne Fortbildungen. Sie können sämtliche Termine wie den Aufbau, die Generalprobe, den Abbau oder sonstige dazugehörigen Tätigkeiten organisieren. iMikel bietet Ihnen dabei viele Möglichkeiten zur Verwaltung von Teilnehmern, Fotos, Fotogenehmigungen u. v. m. Zudem haben Sie mit der Einbindung der Musikschul-App noch mehr Möglichkeiten zur Digitalisierung.

Hinweis bezüglich Gendern: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter. Die verkürzte Sprachform hat nur redaktionelle Gründe und beinhaltet keine Wertung.

Aufbau

Die Projektplanung zeigt Ihnen zunächst eine Übersicht Ihrer Projekte. Hier können Sie z. B. ein neues Projekt anlegen oder ein bereits bestehendes aufrufen. Auch die zu den Projekten gehörigen Termine werden Ihnen in einer Übersicht dargestellt. Die Details zu einem Projekt werden Ihnen angezeigt, sobald Sie ein Projekt öffnen. Hier können Sie beispielsweise die beteiligten Personen hinterlegen und sämtliche Termine detailliert organisieren oder auch die Veranstaltung in der App veröffentlichen.

Projektübersicht

Beim Öffnen der Projektverwaltung werden Ihre Projekte in einer Übersicht angezeigt.

Sie können auch definieren, dass beim Öffnen der Projektverwaltung immer zuerst die Termine angezeigt werden. Wie das geht, wird weiter unten erläutert.

In der Projektübersicht werden Ihnen die Projekte mit den wichtigsten Kerninformationen aufgelistet: Sie können schnell erkennen, wann und wo das Projekt stattfindet, wie viele Termine es beinhaltet, um welche Art Projekt es sich handelt (z. B. Konzert oder Fortbildung) und welche Person hierfür verantwortlich ist.

Die Projektübersicht ist nach Datum sortiert - Sie können die Sortierung aber jederzeit mit Klick auf eine beliebige Überschrift ändern.

Je Projekt stehen Ihnen einige bekannte Funktionen zur Verfügung.

Wurde ein Projekt storniert, kann dies an dieser Stelle eingetragen werden. Die Ansicht verändert sich, sodass sofort erkennbar ist, wenn ein Projekt storniert wurde.

Diese Funktionen stehen Ihnen auch in der Terminübersicht zur Verfügung.

Auch allgemeine Funktionen, die Sie bereits aus anderen Bereichen von iMikel kennen könnten, stehen Ihnen hier zur Verfügung.

Diese Funktionen stehen Ihnen auch in der Terminübersicht zur Verfügung.

Terminübersicht

Auch Ihre Termine werden Ihnen in einer Übersicht dargestellt: Sie können hier schnell erkennen, wann und wo der Termin stattfindet, um welche Art Termin es sich handelt ( z. B. Aufbau oder Probe) und welche Person hierfür verantwortlich ist. Außerdem wird Ihnen angezeigt, zu welchem Projekt der Termin gehört.

Hierbei stehen Ihnen überwiegend dieselben Funktionen und Darstellungsmöglichkeiten zur Verfügung wie in der Projektübersicht. Sie können zudem festlegen, dass die Projektverwaltung immer in der Terminübersicht geöffnet wird.

Projekt anlegen

Ein neues Projekt können Sie ganz einfach über das Plus anlegen.

Nach Klick auf das Plus können Sie die Daten Ihres Projekts erfassen: Sie können die Bezeichnung angeben und wann beziehungsweise wo das Projekt stattfindet; auch können Sie definieren, ob es sich beispielsweise um ein Konzert oder eine Fortbildung handelt.

Sie können auch markieren, wenn es sich um einen externen Veranstalter handelt, und die erwartete Besucheranzahl sowie eine Anrechnungsart für den VdM-Bericht eingeben.

Zudem ist es möglich, eine Terminserie für das Projekt anzulegen; diese können Sie über die Angabe eines Turnus und der gewünschten Terminanzahl definieren.

Ebenso können Sie hier eine verantwortliche Person sowie deren Funktion eintragen.

Speichern Sie Ihre Eingaben oder brechen Sie den Vorgang ab.

Termine verwalten

In der Detailansicht Ihres Projekts sehen Sie die Eckdaten, die Sie bei der Erstellung definiert haben.

Zu Ihrem Projekt können Sie über das Plus beliebig viele Termine hinzufügen.

Zu jedem Termin können Sie Details wie z. B. die Tagesordnungspunkte (TOP) und ausführende Personen (-gruppen) hinterlegen.

Termine über den Kalender verwalten

In allen Übersichten der Projektplanung ist der Kalender integriert und kann direkt mit dem passenden Veranstaltungsort oder -raum z. B. aus einem Projekt und der Projekt- oder Terminübersicht aufgerufen werden. Dort können bestehende Termine durch einfaches Ziehen an die gewünschte Stelle bearbeitet oder auch neue Termine generiert werden.

Beteiligte Lehrkräfte/Verantwortliche verwalten

In diesem Bereich können Sie beliebig viele Personen zuordnen, die an diesem Projekt beteiligt sind. Dies können z. B. Ihre Lehrkräfte, die Schulleitung oder auch der Hausmeister sein.

Jeder Person können Sie eine Funktion zuordnen, welche sie in diesem Projekt einnimmt.

Projekt in der App veröffentlichen

Ein Projekt können Sie auch in der App, sofern Sie diese einsetzen, als Veranstaltung veröffentlichen.

Die Veranstaltungsangaben können Sie ganz einfach bearbeiten.

Sie können die Eckdaten der Veranstaltung definieren.

Außerdem können Sie festlegen, ob Ihre App-Anwender eine Push-Benachrichtigung erhalten sollen, sobald Sie die Veranstaltung veröffentlicht haben (1), und den Veröffentlichungszeitraum definieren (2).

Zudem können Sie - genauso wie bei der Veröffentlichung anderer Veranstaltungen - definieren, ob sämtliche App-Anwender, nur Ihre Lehrkräfte oder lediglich ausgewählte Lehrkräfte diese Veranstaltung sehen dürfen.

Nach Speichern Ihrer Eingaben können Sie die Veranstaltung für die zuvor ausgewählten Personen veröffentlichen.

Teilnehmer abfragen & Fotos freigeben über die App

In Ihrer Schule finden im Laufe des Jahres sehr viele Veranstaltungen, wie zum Beispiel Konzerte oder Vorspiele, statt. Dabei werden viele Termine verwaltet, die Teilnehmer von den Lehrkräften mitgeteilt und womöglich noch Fotos gemacht, die Sie beispielsweise auf Ihrer Internetseite oder in den sozialen Medien veröffentlichen möchten.

Die Verwaltung der Veranstaltungen erfolgt bisher aus einer Mischung aus mündlichen Absprachen, dem Austausch von E-Mails und detaillierten Tabellen oder Listen. Somit liegen viele Informationen und Rückmeldungen an verschiedenen Stellen vor, die zu sortieren sind, damit ein erfolgreicher Abschluss der Veranstaltung gewährleistet ist. Hierzu gehört auch die Abfrage einer Fotonutzungserlaubnis, die Sie eigentlich je Veranstaltung einholen müssten.

Mit iMikel und unserer Musikschul-App können Sie diese ganzen Verwaltungsprozesse beschleunigen und vereinfachen.

Zu diesem Thema haben wir auch ein Video für Sie erstellt: Projektverwaltung in der Musikschul-App

Teilnehmerabfrage über die App

Über die Projektplanung und die App können Sie mit nur wenigen Schritten auch die Teilnehmer Ihrer Veranstaltung erfassen. Starten Sie hierfür bei den beteiligten Lehrkräften die Teilnehmerabfrage.

Sie können sogar einen Hinweistext für Ihre Lehrkräfte formulieren, der ihnen in der App bei der Teilnehmerabfrage angezeigt wird.

Anschließend können die ausgewählten Lehrkräfte über ihre App mitteilen, welche ihrer Schüler an der Veranstaltung teilnehmen werden.

Die Rückmeldungen der Lehrkräfte werden sofort in iMikel in der Projektplanung dargestellt.

Alle Teilnehmer und Projekte werden automatisch auch im Veranstaltungsbereich des VdM-Berichts angerechnet.

Fotoerlaubnis über die App

Sie können bereits im Vorfeld alle Teilnehmer der Veranstaltung um Erlaubnis bitten, die von Ihnen erstellten Fotos nutzen zu dürfen. Auch hierbei ist Ihnen die App eine Hilfe: Starten Sie in iMikel die Fotoerlaubnisabfrage.

Wählen Sie für die Abfrage die Kanäle aus, auf denen Sie die Fotos veröffentlichen möchten: zum Beispiel auf Ihrer Website, in Pressemitteilungen oder den sozialen Medien Ihrer Schule.

Sie können sogar einen Hinweistext für die Eltern formulieren, der ihnen in der App bei der Fotoerlaubnisabfrage angezeigt wird.

Den gewählten Personen wird anschließend in ihrer App die Veranstaltung angezeigt und sie können die Einwilligung individuell erteilen oder ablehnen. Dank der App dauert dieser Vorgang nur wenige Minuten.

Bei der Übermittlung der Abfrage an die zuständigen Personen in der App wird automatisch das Alter der Teilnehmer und evtl. vorhandene erziehungsberechtigte Personen berücksichtigt.

Fotoabfrage über die App

Nach der Veranstaltung liegen Ihnen viele tolle Fotos vor, die Sie gerne veröffentlichen möchten - aber kennen Sie die abgebildeten Personen und können die passende Fotoerlaubnis zuordnen?

Auch hierbei können Ihnen die App und Ihre Lehrkräfte helfen: Sie können die Fotos, welche Ihnen am besten gefallen, in die iMikel-Projektverwaltung ziehen und die Fotoabfrage starten.

Sie können sogar einen Hinweistext für Ihre Lehrkräfte formulieren, der ihnen in der App bei der Fotoabfrage angezeigt wird.

Automatisch bekommen die gewählten Lehrkräfte die Bilder in der App angezeigt und können darüber mitteilen, welche ihrer Schüler sie auf einem Foto erkennen.

Auch diese Rückmeldungen werden in iMikel angezeigt.

Rückmeldungen zur Fotonutzungserlaubnis einsehen

Wenn Sie Ihre Teilnehmer bereits vor der Veranstaltung um Erlaubnis gebeten haben, kombiniert iMikel an dieser Stelle automatisch die Rückmeldungen der Fotonutzungserlaubnis und der Abfrage zu den abgebildeten Personen und zeigt Ihnen für jedes Bild an, auf welchen Kanälen Sie es veröffentlichen dürfen.

Sie können genau nachvollziehen, zu welchen Personen noch eine Rückmeldung aussteht, indem Sie auf die Anzeige der nicht beantworteten Medien klicken.

Gegebenenfalls können Sie diese Personen an die ausstehende Rückmeldung erinnern.

Alternativ können Sie die Abfrage der Fotoerlaubnis auch nach der Veranstaltung auf die Personen reduzieren, von denen Sie wirklich ein Foto veröffentlichen möchten. Auf jeden Fall werden sämtliche Rückmeldungen zur Fotonutzungserlaubnis revisionsicher in iMikel gespeichert und in der Projektplanung nachvollziehbar dargestellt.

In unserem Beispiel wurden elf Teilnehmer (graue Zahl) zu dieser Veranstaltung um Erlaubnis gebeten, Fotos veröffentlichen zu dürfen. Da pro Teilnehmer drei Medien abgefragt wurden, sind insgesamt 33 Rückmeldungen möglich. In unserem Beispiel wurden 23 Zustimmungen (grün) erteilt sowie acht Ablehnungen (rot). In Summe sind dies 31 Rückmeldungen - die zwei fehlenden werden an dieser Stelle nicht angezeigt.

Auch in der Adressverwaltung werden die Rückmeldungen revisionssicher protokolliert.

In unserem Beispiel wurde die Teilnehmerin um die Erlaubnis zu einer Veranstaltung gebeten und es liegen zwei Zustimmungen sowie eine Ablehnung vor.