Die Lehrkräfte-/Personalverwaltung

Die Lehrkräfte-/Personalverwaltung

In der Lehrkräfte-/Personalverwaltung können Sie sowohl Ihre Lehrkräfte als auch weitere Mitarbeiter eingeben. Darüber hinaus können Sie die gesamte Korrespondenz mit Ihren Mitarbeitern organisieren. Daneben können Sie Ausfallzeiten (Krankheit, Urlaub, Mutterschutz usw.) eingeben und die Verträge und Deputate Ihrer Lehrkräfte verwalten.

Hinweis bezüglich Gendern: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter. Die verkürzte Sprachform hat nur redaktionelle Gründe und beinhaltet keine Wertung.

Aus redaktionellen Gründen wird zudem folgend nur der Begriff Personalverwaltung verwendet (statt Lehrkräfte-/Personalverwaltung).

Hauptfunktionen der Personalverwaltung

• Verwaltung von Verträgen: In iMikel können Sie für jede Person je nach Bedarf beliebig viele Verträge eingeben, die auch gleichzeitig gültig sein können. Die abgeschlossenen Verträge werden dabei chronologisch dokumentiert, sodass Sie zur späteren Recherche zur Verfügung stehen. Sie können die Verträge komfortabel farblich gruppieren.
• Berechnung von Deputaten: Sie können sich mit wenigen Mausklicks anzeigen lassen, wie viele Unterrichtsstunden eine Lehrkraft erteilt hat und wie viele die Person auf vertraglicher Basis zu geben hat. Eine grafische Darstellung der Deputate ermöglicht dabei einen Überblick über die erteilten und die zu gebenden Unterrichtsstunden.
• Berechnung von Unterrichtsausfällen und Abwesenheiten: Durch die enge Verzahnung der Personalverwaltung mit der Unterrichtsverwaltung können Sie nicht nur die Zeiten der Abwesenheiten dokumentieren, sondern auch die ausgefallenen Unterrichtsstunden einsehen. Sie können entscheiden, ob den Teilnehmern der ausgefallene Unterricht erstattet und/oder der Lehrkraft die Abwesenheit vergütet wird.
• Zuordnung zu Unterrichtsfächern: In der Personalverwaltung werden bei den Lehrkräften automatisch die von ihnen unterrichteten Instrumente, Fachbereiche oder Fächer angezeigt. Somit können Sie bequem die Lehrkräfte auswählen, die z. B. ein bestimmtes Instrument unterrichten.

Verwaltung von Lehrkräften

Für die Verwaltung von Lehrkräften bietet iMikel Ihnen viele hilfreiche Funktionen an, welche folgend vorgestellt werden.

Eingabe einer neuen Lehrkraft

Um eine Person als Lehrkraft in der Unterrichtsverwaltung auswählen zu können, ist die Person vorher als Lehrkraft in der Personalverwaltung einzutragen.

Um eine Person in der Personalverwaltung als Lehrkraft einzutragen, klicken Sie in der Personalerwaltung zunächst im Bereich Personal in der Kopfleiste auf das Plus. Es öffnet sich ein Suchfenster. Geben Sie z. B. den Namen und Vornamen der gewünschten Lehrkraft ein. Klicken Sie anschließend auf die Enter-Taste Ihrer Tastatur (oder auf Suche starten), um den Suchvorgang zu starten.

Die Suchergebnisse werden in der Liste angezeigt.

Klicken Sie in der Liste der Suchergebnisse auf den Pfeil, um die gewünschte Person auszuwählen. Wurde die gewünschte Person nicht gefunden, geben Sie diese neu ein. Klicken Sie dafür in der Kopfleiste des Suchfensters auf das Plus und geben Sie die Lehrkraft neu ein. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit Speichern.

Anschließend gelangen Sie automatisch in den Bereich Verträge und es öffnet sich das Fenster zur Eingabe eines Status. Wählen Sie aus dem Einblendmenü des Feldes Status einen Eintrag (z. B. Lehrkraft) aus. Damit wird definiert, dass die Person als Lehrkraft geführt wird und in der Unterrichtsverwaltung verfügbar ist.

Zusätzlich können Sie dort den Beschäftigungsstatus und -umfang angeben.

Das Beginndatum des Status ist das heutige Datum, welches Sie bei Bedarf anpassen können. Wenn Sie die Person rückwirkend als Lehrkraft führen möchten, ändern Sie bitte den Wert im Feld von entsprechend.

Wenn Sie das Feld öffentlich anklicken, wird der entsprechende Status auf den Mitarbeiterlisten ausgedruckt. So haben Sie die Möglichkeit, interne Status zu vergeben, die nicht über die Listen zum Kollegium allgemein publik gemacht werden.

Sie können einen Status jederzeit unter dem Reiter Verträge > Status bearbeiten, beenden und neu hinzufügen.

Um personenbezogene Angaben einzusehen, klicken Sie auf den Reiter Personal. Sie können dort die Registerkarten Kontakte, Bemerkungen, Kategorien & Verteiler und eigene Felder einsehen. Diese funktionieren genauso wie in der Adressverwaltung.

Bearbeiten einer Lehrkraft

Die Stammdaten der Lehrkraft (wie z. B. Name, Adresse, Telefonnummer) sind in der Adressverwaltung eingegeben. Um diese Stammdaten zu ändern, brauchen Sie die Person nicht in der Adressverwaltung aufzurufen. Sie können die Stammdaten einer Lehrkraft direkt über die Personalverwaltung ändern:

Klicken Sie bei der Lehrkraft, dessen Inhaberstammdaten Sie ändern möchten, auf das Stift-Symbol im Feld Name, um das Einblendmenü zu öffnen.

Wählen Sie den Befehl bearbeiten, neue Adresse oder neuer Kontakt.

Es öffnet sich ein Fenster Bearbeitung Personal. Nehmen Sie Ihre Änderungen vor.

Um die Änderung der Stammdaten des Inhabers abzuschließen, klicken Sie auf Speichern. Die Änderungen der Stammdaten sind in der Personalverwaltung sofort verfügbar.

Austauschen einer Lehrkraft

Sollten Sie eine falsche Person als Lehrkraft ausgewählt haben, können Sie über den Austauschen-Befehl eine Korrektur vornehmen.

Klicken Sie auf das Stift-Symbol im Feld Name, um das Einblendmenü zu öffnen. Wählen Sie den Befehl austauschen.

Personallizenz

Die Personalverwaltung enthält neben dem Reiter App auch den Reiter Personallizenz. Dieser Reiter ist automatisch ausgegraut, wenn einer Lehrkraft noch keine Personallizenz zur Anzeige ihres Unterrichts in iMikelGo oder der App zugeordnet ist.

Sie können somit direkt in der Personalverwaltung schnell erkennen, dass noch eine Lizenz fehlt.

In diesem Reiter sehen Sie zudem auch die Einstellungen der Personallizenz. Somit können Sie schnell erkennen, ob eine Lehrkraft z. B. Zugriff auf den Bereich Deputat in der App hat.

Direkt aus diesem Bereich können Sie auch die Einstellungen der Lizenz aufrufen oder eine neue Lizenz zuordnen. Somit können Sie zur Einrichtung sowohl auf diesem Weg als auch über Startfenster > Go > Einstellungen > iMikelGo/App-Lizenzen den Einstellungsbereich öffnen.

Der Bereich iMikelGo/App-Lizenzen bietet eine Gesamtübersicht aller Einstellungen und Lizenzen sämtlicher Lehrkräfte.

Verfügbarkeiten/Reservierungen

Die Personalverwaltung enthält direkt im Reiter Personal auch den neuen Reiter Verfügbarkeiten/Reservierungen. Hier können Sie je Lehrkraft festlegen, zu welchen Zeiten sie in Ihrer Schule zur Verfügung steht. Die Zeiten werden als Hintergrundfarbe im Kalender dargestellt.

Somit können Sie im Kalender nicht nur erkennen, zu welchen Zeiten eine Lehrkraft noch freie Kapazitäten hätte, sondern auch, wie in welchem Zeitrahmen sie verfügbar ist.

Neben den Verfügbarkeiten können an dieser Stelle auch Reservierungen hinterlegt werden, wenn eine Lehrkraft zum Beispiel zu bestimmten Zeiten einen Raum für eine Probe oder ein Schülervorspiel reservieren möchte. Auch Reservierungen werden im Kalender dargestellt.

Eine Reservierung tragen Sie ein, indem Sie auf das Plus klicken. Eine Raumzuordnung können Sie über das Kreiselsymbol vornehmen.

Mitarbeiterverzeichnis

Über Personalverwaltung > Druckwahl > Verzeichnisse können Sie ein Mitarbeiterverzeichnis mit oder ohne Angabe der Adressen der Lehrkräfte erstellen.

Über das Menü Filter in der Personalverwaltung kann eine Geburtstagsliste aufgerufen werden. Dieser Filter berücksichtigt, ob in der Fußleiste die Option nur aktive anzeigen aktiviert ist. Somit können Sie frei entscheiden, ob Sie auch ehemaligen Kollegen gratulieren können oder nur aktuelle Mitarbeiter angezeigt bekommen möchten.

Der Kalender

Der interne Kalender zeigt neben der Ansicht der Lehrkräfte und Räume je Tag, Woche oder Monat auch eine Ressourcenübersicht an, in welcher beliebig viele Unterrichtsräume horizontal oder vertikal dargestellt werden können. Somit haben Sie einen schnellen Überblick über die Raumbelegungen eines Tages.

In der Ressourcenübersicht hat jeder Benutzer die Möglichkeit, die Anzeige auf bestimmte Gebäude oder Kategorien einzugrenzen und somit eine größere Übersichtlichkeit zu erreichen. Sie können auf der linken Seite die gewünschten Gebäude bei Bedarf in der Anzeige an- oder ausschalten. Zudem können Gebäude aus der Anzeige entfernt werden.

Die Einstellungen werden je Benutzer gespeichert. Der Kalender merkt sich je Benutzer die Vorgabe Raster und Beginn.

Zusätzlich besteht die Möglichkeit, Unterrichtsräumen beliebig viele Kategorien zuzuweisen und somit in der Kalenderansicht nur Proberäume, Unterrichtsräume oder Konferenzräume anzeigen zu lassen. Es können beliebig viele eigene Kategorien angelegt werden und ein Raum zum Beispiel auch der Kategorie Bandraum mit Schlagzeug zugeordnet werden.

Auch die Definition von Instrumenten (Klavier, Gitarre) oder Fächern (MFE, Ballett) ist je Raum möglich. Sie finden diese Vorgaben unter Startfenster > Veranstaltungsorte > Räume > Kategorien.

Im Anschluss kann durch die Anzeige der gewünschten Kategorien im Kalender festgelegt werden, dass zum Beispiel nur Räume der Kategorie Bandraum mit Schlagzeug oder MFE dargestellt werden.

Neben der Vorauswahl der Kategorien kann die Anzeige der Räume auch auf nur freie in einem definierbaren Zeitfenster angezeigt werden. Hierbei ist es zudem möglich, die Anzeige auf nur barrierefreie einzugrenzen.

Der Kalender mit der Ressourcenübersicht kann direkt über das Cockpit im Startfenster aufgerufen werden. Zudem ist der Aufruf des Kalenders über das Kalendersymbol in vielen verschiedenen Bereichen des Programms möglich - so zum Beispiel in der Personalverwaltung.

Innerhalb des Kalenders können Termine verschoben werden. Hierbei ist die Angabe möglich, ob ein Termin einmalig verlegt oder fortlaufend geändert werden soll.

Über die Drucken-Funktion können zudem alle im Kalender anzeigten Termine in einer übersichtlichen Liste ausgegeben werden.

Termine werden im Kalender mit einem Schloss-Symbol versehen und können nicht mehr verschoben werden, wenn durch die Lehrkraft bereits eine Rückmeldung aus iMikelGo bzw. der Musikschul-App oder eine Finalisierung vorliegt.

Weitere hilfreiche Funktionen des Kalender sind:

• Die Auswahl der Veranstaltungsorte zeigt beim ersten Öffnen des Kalenders nicht alle Veranstaltungsorte an, sondern beschränkt sich auf die Gebäude mit den meisten Räumen. Somit sind selten benötigte Gebäude wie zum Beispiel eine KiTa vorerst aus der Auswahl ausgeschlossen.
• Die Auswahl der Veranstaltungsorte kann über einen Klick auf das X mit gedrückter ALT-Taste vollständig zurückgesetzt werden. Über die Plus-Taste kann anschließend jeder Anwender die Auswahl auf seine bevorzugten Gebäude beliebig festlegen.
• Die Auswahl der Raum-Kategorien (Besprechungsräume, Unterrichtsräume etc) kann über einen Klick auf das X mit gedrückter ALT-Taste vollständig zurückgesetzt werden. Über die Plus-Taste kann anschließend jeder Anwender die Auswahl auf seine bevorzugten Kategorien beliebig festlegen.

Einträge in der Ressourcenansicht (temporär) ausblenden

Im Kalender können in der Ressourcenansicht mehrere Veranstaltungsorte oder auch Raumkategorien angezeigt und über die Augen an- und ausgeschaltet werden. Haben Sie hier viele verschiedene Einträge und möchten zwischendurch nur einen einzigen sehen, so können Sie mit gedrückter ALT-Taste einen Veranstaltungsort oder eine Raumkategorie anklicken.

Automatisch werden alle zuvor aktivierten deaktiviert und nur der geklickte Veranstaltungsort oder die Kategorie wird angezeigt.

Anzeige von Veranstaltung aus der App

Der Kalender zeigt zudem neben den Unterrichtsterminen, Reservierungen etc. auch die Veranstaltungen an, welche über Startfenster > Go > Veranstaltungen für die Anzeige in der Musikschul-App erfasst wurden.

Verwaltung von Verträgen und Deputaten

Verträge und Deputate können Sie in iMikel ganz einfach verwalten, wie das folgende Kapitel darstellt.

Eingabe eines Vertrags

Um einen neuen Vertrag einzugeben, suchen Sie zunächst nach der Person, für die Sie einen neuen Vertrag eingeben möchten. Klicken Sie anschließend im Bereich Verträge auf das Plus.

Es öffnet sich ein neues Fenster zur Eingabe der Vertragsinformationen.

Geben Sie einen Vertragsbeginn ein. Wenn das Ende des Vertrags bereits bekannt ist, geben Sie das Enddatum im Feld Vertragsende ein. Alternativ können Sie bei Anzahl Monate die Monate eingeben. Das Vertragsende-Datum wird dann automatisch berechnet. Wenn das Vertragsende leer bleibt, ist der Vertrag vorerst dauerhaft gültig.

Geben Sie im Feld Soll die Anzahl der vereinbarten Unterrichtseinheiten ein (z. B. 30 für 30 Einheiten/Woche). Anhand dieser Zahl werden die Deputate berechnet. Im Feld Soll bis können Sie bei Bedarf eine obere Grenze der Anzahl zu erteilender Unterrichtseinheiten eingeben.

Unter Personalverwaltung > Einstellungen > Deputate kann festgelegt werden, wie viele Minuten einer Unterrichtseinheit entsprechen, falls Sie auf Minutenbasis abrechnen.

In das Feld Basis können Sie eintragen, wie viele Stunden bei Ihnen einer vollen Stelle entsprechen. iMikel errechnet automatisch anhand dieser Information den Beschäftigungsumfang des eingegebenen Vertrags und zeigt Ihnen den prozentualen Anteil an.

Beispiel: Sie geben als Basis 39 ein. Als Soll definieren Sie 30 Stunden. iMikel zeigt Ihnen anschließend an, dass dadurch 77 Prozent einer vollen Stelle abgedeckt werden.

Wählen Sie im Feld Kategorie eine Vertragskategorie aus (Vertragskategorien sind vorab in den Einstellungen von Ihnen zu hinterlegen).

Im Feld Vergütung wählen Sie eine Vergütungsart aus (Vergütungsarten sind vorab in den Einstellungen von Ihnen zu hinterlegen).

Anhand der Zuordnung Vergütung wird die Lehrkraft im VdM-Bericht dem entsprechenden Bereich zugeordnet.

Sie können Ihr Personal auf mehrere Stellen-Pools aufteilen (z. B. Stadtteile). Ordnen Sie dem Vertrag einen Stellen-Pool zu, sofern gewünscht (Stellen-Pools sind vorab in den Einstellungen von Ihnen zu hinterlegen).

Wählen Sie optional einen Vertragsstatus aus (Vertragsstatus sind vorab in den Einstellungen von Ihnen zu hinterlegen).

Geben Sie optional eine Bemerkung zum Vertrag ein.

Sofern Sie einen Mindestanteil für Gruppenunterricht mit der Lehrkraft vereinbart haben, geben Sie diesen prozentualen Anteil ein. Wird dieser Anteil nicht eingehalten, wird dies mit einem roten Ausrufezeichen in der Liste der Deputate gekennzeichnet.

Klicken Sie das Feld aus Deputatsberechnung ausschließen an, wenn Sie verhindern möchten, dass der eingegebene Vertrag in die Deputatsberechnung eingeht.

Über das Zahnrad-Symbol in der linken oberen Ecke können Sie optional aktiveren, dass der eingegebene Prozentwert bei Basis automatisch als Soll umgerechnet wird.

Bearbeiten eines Vertrags

Wenn Sie einen Vertrag nachträglich bearbeiten/korrigieren möchten, klicken Sie zunächst bei dem zu bearbeitenden Vertrag auf das Stift-Symbol.

Anschließend öffnet sich das Fenster zum Bearbeiten des Vertrags. Speichern Sie die eingegebenen Änderungen, indem Sie auf OK klicken.

Möchten Sie einen alten Vertrag beenden, geben Sie bei diesem ein Enddatum ein und klicken auf OK + Neu. Anschließend öffnet sich das Fenster zum Eingeben des neuen Vertrags.

Löschen eines Vertrags

Wenn Sie einen Vertrag löschen möchten, klicken Sie bei dem zu löschenden Vertrag auf das X.

Eingabe von Ist-Buchungen

Um bei einer Lehrkraft eine Ist-Buchung einzugeben, welche bei der Deputatsberechnung zu berücksichtigen ist (z. B. für seine Tätigkeit als Fachbereichsleiter), klicken Sie im Bereich Verträge und geben im unteren Bereich Ihre Ist-Buchung ein. Klicken Sie dazu auf das Plus.

Die eingegebene Ist-Buchung wird der Lehrkraft anschließend im Deputat zusätzlich angerechnet.

In der Personalverwaltung werden unter dem Reiter Verträge vier Vertragszeilen und fünf Zeilen mit Ist-Buchungen (Zusatzdeputaten) angezeigt. Wird das Fenster größer gezogen, erweitert sich die Ansicht der Ist-Buchungen (Zusatzdeputate). Zusätzlich gibt es links unter der Darstellung der Verträge drei Tasten.

• Taste 1 (Kreisel) schaltet die Erweiterung der Anzeige wechselweise zwischen den Verträgen und den Ist-Buchungen um.
• Taste 2 (nur oberer Bereich) blendet den unteren Bereich (Ist-Buchungen) aus und zeigt nur noch die Verträge an.
• Taste 3 (nur unterer Bereich) blendet den oberen Bereich (Verträge) aus und zeigt nur noch die Ist-Buchungen an.

Zwischen den verschiedenen Darstellungen kann beliebig umgeschaltet werden. Die aktuelle Darstellungsform bleibt pro Anmeldung/Session erhalten.

Anzeigen von Deputaten

Ein wichtiger Baustein in der Personalverwaltung ist die Berechnung von Deputaten als Bilanz der vereinbarten und der erteilten Unterrichtseinheiten. Es werden dabei monatlich oder wöchentlich die erteilten Unterrichtsstunden addiert und den vertraglichen Vereinbarungen gegenübergestellt.

Differenzen geben Auskunft darüber, ob die Lehrkraft zu viel oder zu wenig unterrichtet.

Die Deputate sind unter dem Reiter Verträge in der Registerkarte Deputat ersichtlich.

Als Basis dienen die Eingaben zur Unterrichtsdauer der Veranstaltungen in der Unterrichtsverwaltung sowie die Eingaben bei den Lehrkraftverträgen. Die Deputate werden innerhalb des Berechnungszeitraums ermittelt, den Sie in den Einstellungen definieren können (Personalverwaltung > Einstellungen > Deputate).

Die Deputate werden stetig über die CronJobs aktuell gehalten. Im Bereich Deputate der Personalverwaltung wird ein Warndreieck angezeigt, wenn deputatsrelevante Änderungen vorliegen. Das Warndreieck wird automatisch entfernt, sobald der Server die Deputate aktualisiert hat.

In der Personalverwaltung werden in der Deputatsansicht Kennzahlen und Belegungsfaktoren zum Einzel- und Gruppenunterricht angezeigt. Diese Kennzahlen werden auch über einen Tooltip erläutert.

TN = Teilnehmer
EU = Einzelunterricht
GU = Gruppenunterricht

Sie können wählen, ob Sie sich die Deputate pro Monat (siehe Abbildung) oder pro Kalenderwoche ansehen möchten. Dies können Sie ganz einfach über die Tasten Monat und Woche umschalten.

Wenn Sie sich die Deputate pro Monat bzw. Kalenderwoche erstmalig ansehen möchten, sind diese zunächst neu zu berechnen. Klicken Sie dazu auf aktualisieren, damit die CronJobs das Deputat auf die neue Ansichtsform aktualisieren.

Beachten Sie zusätzlich, dass eine Wochenansicht nur sinnvoll ist, wenn auch auf der Ist-Seite in Wochen gedacht wird. Dies bedeutet z. B, dass eine Ummeldung nicht zum Monatsanfang/-ende stattfinden darf, sondern zum Wochenende/-beginn.

Die Deputatsansicht der Personalverwaltung enthält auch eine Detail-Funktion, über welche Sie in der Deputatsanzeige die zugrunde liegenden Unterrichtsfächer und Zusatzdeputat-Bemerkungen einblenden lassen können.

Zur Aktivierung der Anzeige genügt es, in der Deputatsansicht auf die Taste Details zu klicken. Über diese können Sie die Darstellung ein- und ausschalten.

Voraussetzung zur Aktivierung dieser Anzeige ist die einmalige Neuberechnung aller Deputate. Klicken Sie hierzu in den Einstellungen der Personalverwaltung auf Deputate > Deputate aktualisieren (oben rechts). Nachdem alle Deputate neu berechnet wurden, können Details ein- und ausgeblendet werden.

Des Weiteren kann über die Taste Filter die Ansicht auf bestimmte Stellen-Pools eingegrenzt werden.

„Soll“ und „Ist“

In der Deputatsübersicht ist die gewählte Zeiteinheit (Kalenderwoche, Monat) in der ersten Spalte zu sehen. In der Kategorie werden die Kurzbezeichnungen der Verträge aufgelistet, denen die erteilten Unterrichtsstunden in der Unterrichtsverwaltung zugeordnet wurden (Feld Vertrag im Bereich Lehrkraft).

Die zu gebenden Stunden sind im Feld Soll aufgeführt.

Die angegebenen Werte sind Dezimalwerte. Wenn die Anzahl der Minuten pro Unterrichtseinheit 45 beträgt (Personalverwaltung > Einstellungen > Deputate) und bei einer Lehrkraft die Veranstaltung 45 Minuten dauert, beträgt die Anzahl Unterrichtseinheiten der 1.

Wird in der Unterrichtsverwaltung im Bereich Veranstaltung die angerechnete Unterrichtsdauer mit 60 Min. angegeben, beträgt der Ist-Wert in der Deputatsberechnung 1,33.

Berechnung von Zusätzen

Sie können in der Unterrichtsverwaltung einen Zusatz in Minuten sowie einen weiteren Berechnungsfaktor eingeben, um z. B. nachträgliche Aufgaben wie Aufräumen zu vergüten. Dieser wird in die Deputatsberechnung einbezogen, wenn die Option Faktoren in der Deputatsberechnung berücksichtigen ausgewählt ist.

Sie finden diese in den Einstellungen unter dem Punkt Deputate.

Anrechnung von Gruppenunterricht

Prinzipiell ist es so, dass jedes Fach mit mehr als einem Teilnehmer als Gruppenunterricht gewertet wird. Wenn Sie jedoch in Ausnahmefällen bestimmte Fächer nicht in die Berechnung des Anteils als Gruppenunterricht einfließen lassen möchten, können Sie die entsprechenden Fächer in der Fächerverwaltung kennzeichnen.

Wechseln Sie dafür in die Fächerverwaltung und suchen Sie nach den entsprechenden Fächern. Dort finden Sie die Ankreuzbox Im Deputat bei Anteil Gruppenunterricht berechnen. Wenn Sie diese auswählen, fließt in der Personalverwaltung der entsprechende Unterricht in die Berechnung des Gruppenunterrichts ein.

Andernfalls bleibt er dabei unberücksichtigt.

Wenn vertraglich vereinbart wurde, dass die Lehrkraft einen Mindestanteil Gruppenunterricht zu erfüllen hat - unabhängig von der Bezugseinheit Min. oder Anzahl - wird dieser Anteil in Prozent in das entsprechende Feld bei der Eingabe des Vertrags eingefügt.

In der Deputatsberechnung wird dieser Wert mit dem der tatsächlich erteilten Gruppenunterrichtsstunden verglichen. Wenn der Anteil des erteilten Gruppenunterrichts kleiner ist als der vertraglich vereinbarte Anteil, wird der entsprechende Zeitraum mit einem roten Ausrufungszeichen versehen.

Andernfalls erscheint kein Hinweis. Auf diese Weise können Sie kontrollieren, ob und wann die Lehrkraft den vereinbarten Anteil Gruppenunterricht unterschritten hat.

Die Summe der Deputate

In der Fußzeile wird die Summe des Deputats pro Monat bzw. Woche angezeigt. Wenn Sie in den Einstellungen der Personalverwaltung unter dem Punkt Deputat die Option Saldo in Deputaten auf angezeigten Zeitraum beschränken gewählt haben, entspricht dieser Wert der Summe aus den in derselben Spalte aufgelisteten Unterrichtsstunden.

Wenn Sie den betrachteten Zeitraum unten links verändern, ändern sich folgerichtig auch die angezeigten Monate bzw. Kalenderwochen sowie die Bilanz der Deputate.

Wenn Sie die Bilanz seit Beginn der Unterrichtstätigkeit angezeigt bekommen möchten, entfernen Sie in der Ankreuzbox Saldo in Deputaten auf angezeigten Zeitraum beschränken das Häkchen.

Der Wert für das gesamte Deputat in der Fußzeile (Registerkarte Deputate) entspricht dann nicht mehr der Summe der darüber gelisteten Stunden, sondern bezieht sich auf alle berechneten Deputate.

Deputate drucken

Klicken Sie auf das Drucker-Symbol in der Kopfleiste, um den Vorgang zum Drucken der Deputate zu starten. Wählen Sie anschließend, ob Sie für jede Lehrkraft ein neues Blatt haben möchten (1) oder ob Sie eine fortlaufende Darstellung in Listenform haben möchten (2).

Beim Druck von Deputaten werden nur die Personen ausgegeben, die innerhalb des gewählten Zeitraumes gearbeitet haben und deren Deputate berechnet wurden. Des Weiteren bezieht sich das Drucken der Deputate auf die aufgerufenen Datensätze.

Achten Sie somit darauf, dass beim Einzeldruck für eine Lehrkraft auch nur diese Lehrkraft aufgerufen ist.

Diagramm der Deputatsentwicklung

Sie können sich die Entwicklung der erteilten und gegebenen Unterrichtsstunden auch grafisch in gestapelten Säulendiagrammen anzeigen lassen. Wechseln Sie dafür in der Personalverwaltung unter Verträge im Bereich Chart.

Klicken Sie auf den Befehl Diagramm zeichnen und es werden die Diagramme erstellt. Mit diesem Befehl können Sie zudem jederzeit das Diagramm aktualisieren. Die Diagramme beziehen sich immer auf den unten eingestellten Zeitraum.

Das Diagramm zeigt zum einen den Ist-Verlauf an. Dort ist die Verteilung der tatsächlich gegebenen Stunden ersichtlich.

Zum anderen wird der Saldo-Verlauf angezeigt. Diesem kann entnommen werden, in welchem Bereich die Lehrkraft zu wenig oder zu viel gearbeitet hat.

Halten Sie den Mauszeiger ein paar Sekunden über eine Säule, um den Wert zu erhalten.

Die VAZ (Ferienüberhang)

iMikel bietet Ihnen die Möglichkeit, die VAZ (Vorarbeitszeit) zu verwalten. Somit können Sie sich leicht einen Überblick des Ferienüberhangs Ihrer Lehrkräfte verschaffen.

Stellen Sie dafür zunächst sicher, dass der korrekte Zeitraum eingestellt ist. Diesen finden Sie beispielsweise in der Personalverwaltung.

Für die Verwaltung des Ferienüberhangs gibt es einen eigenen Bereich in iMikel. Klicken Sie dazu auf das Plus innerhalb der Registerkarte VAZ. Auch dort ist es erforderlich, dass die Felder von und bis gefüllt sind.

Prüfen Sie anschließend in der Berechnungsgrundlage zunächst das Feld Vollbeschäftigt bei. Geben Sie dort die Anzahl an Unterrichtseinheiten vor, bei der eine Vollbeschäftigung vorliegt.

Gehen Sie dann weiter zu dem Feld Vertrag und geben Sie dort das mit der Lehrkraft vereinbarte Soll in Unterrichtseinheiten ein.

In das Feld Unterrichts-Pool geben Sie die Anzahl der Unterrichtseinheiten an, die eine vollbeschäftigte Lehrkraft aufgrund des Ferienüberhanges innerhalb des Zeitraumes zusätzlich zu leisten hat.

Das Feld Abzug dient dazu, einen allgemeinen Abzug des zu leistenden Vertragssolls abzubilden. Wenn zum Beispiel die Lehrkraft aufgrund von Einschränkungen nur 90 Prozent des vereinbarten Solls zu erfüllen hat, geben Sie dort als Wert 0,1 ein.

In das Feld Veranstaltungs-Pool können Sie, sofern zutreffend, die Anzahl an Zeitstunden eintragen, welche zusätzlich von einer vollbeschäftigten Lehrkraft im Rahmen von Veranstaltungen abzuleisten ist. Beachten Sie, dass der dort angegebene Wert in vollen Zeitstunden (60 Min.) einzutragen ist.

Im Feld Saldovortrag ist manuell einzutragen, wie viel aus dem letzten Jahr noch übrig war; hier wird also der Übertrag aus der letzten Zeitperiode eingegeben.

Definieren Sie über das untere Feld Umrechnungsfaktor, wie viel Zeitstunden einer Unterrichtseinheit entsprechen. Geben Sie also als Bespiel 0,75 als Umrechnungsfaktor ein, wenn eine Unterrichtseinheit bei Ihnen 45 Minuten entspricht.

In dem oberen Feld Umrechnungsfaktor definieren Sie hingegen den Faktor für die Umrechnung des Saldos aus dem regulären Deputat. Den Faktor können Sie ermitteln, indem Sie die Anzahl der Wochen, in denen im Kalenderjahr unterrichtet wird, durch zwölf teilen (Anzahl der Monate im Jahr).

Beispielsweise ergibt sich bei 39 Unterrichtswochen im Jahr ein Faktor von 3,25 (39/12).

Das reguläre Saldo bleibt unberücksichtigt, sofern Sie keinen Faktor angeben. Stellen Sie zudem sicher, dass die Ansicht des Deputats auf monatlich eingestellt ist.

Im Laufe des Jahres haben Sie die Möglichkeit, über die Bereiche Kurse, passive, aktive, Fortbildung sowie Sondertätigkeiten die geleisteten Stunden der Lehrkraft zu hinterlegen.

Bei allen Registerkarten (außer bei Kurse) hat die Eingabe in Zeitstunden zu erfolgen.

Jede eingegebene geleistete Stunde wird im Berechnungsblatt unten rechts im Feld Saldoübertrag berücksichtigt. In diesem Feld können Sie erkennen, wie viele Unterrichts- und Zeitstunden die Lehrkraft im zugehörigen Zeitraum noch abzuleisten hat, um den Ferienüberhang auszugleichen.

Über die Felder Max Anteil passive, Max Anteil Fortbildungen und Max Anteil Sondertätigkeiten können Sie vorgeben, bis zu welchem Anteil die geleisteten Tätigkeiten je Kategorie angerechnet werden.

Gehalt

Im Bereich Gehalt haben Sie die Möglichkeit, die Gehälter der Lehrkräfte in iMikel zu importieren.

Dazu benötigen Sie eine Excel-Datei, die exakt folgende Spalten enthält: Personalnummer, Monat und Betrag.

Die Personalnummer der Lehrkräfte ist dafür vorher in der Personalverwaltung in iMikel einzupflegen. Importieren Sie anschließend die Datei über folgendes Symbol.

Alternativ können Sie das Gehalt manuell hinzuzufügen (Plus-Taste).

Des Weiteren ist es möglich, eine statische Auswertung über die Gehälter mit Hilfe des Kosten- und Leistungsrechnungsmoduls vorzunehmen.

Anwesenheitslisten und Stundenpläne speichern

Anwesenheitslisten und Stundenpläne können automatisiert als PDF gespeichert und per Mail versendet werden. Hierbei werden die PDF-Dateien zur besseren Nachvollziehbarkeit z. B. als _Mail_Hans_Meier.pdf gespeichert, wenn eine Mail-Adresse vorliegt.

Die PDF-Datei wird als Hans_Meier.pdf an die Lehrkraft versendet, um Irritationen zu vermeiden. Erst im Anschluss wird die Datei lokal unter der Bezeichnung _Mail_Hans_Meier.pdf abgelegt.

An-/Abwesenheiten

Sie können die Dauer und den Grund der Abwesenheit in iMikel hinterlegen, wenn eine Lehrkraft beispielsweise den Unterricht aufgrund von Krankheit nicht wahrnehmen kann. Somit können automatisch alle Unterrichtstermine, die sich innerhalb des Zeitraums der Abwesenheit befinden, als ausgefallen gekennzeichnet werden.

Abwesenheiten eingeben

Wenn Sie bei einer Lehrkraft festhalten möchten, dass er vom 01.08.2022 bis 31.08.2022 aufgrund von Krankheit keinen Unterricht erteilt hat, gehen Sie wie folgt vor:

Wechseln Sie in die Personalverwaltung und suchen Sie die Lehrkraft, dessen Abwesenheit Sie erfassen möchten.

Wechseln Sie anschließend auf den BereichAbwesenheiten.

Um den Zeitraum der Abwesenheit einzugeben, klicken Sie auf das Plus im gleichnamigen Bereich Abwesenheiten.

Es öffnet sich das Fenster zur Eingabe der Abwesenheit.

Geben Sie in den Feldern von und bis den Zeitraum der Abwesenheit (in diesem Beispiel 01.08.2022 und 31.08.2022) ein. Sie können bei Bedarf über die jeweiligen Uhrzeiten auch halbe Tage der Abwesenheit eingeben.

Die Anzahl der ausgefallenen Kalendertage wird im Feld KT automatisch berechnet.

Klicken Sie in das Feld Kategorie und wählen aus dem Einblendmenü die gewünschte Kategorie aus. Beachten Sie, dass mit der Kategorie auch festgelegt ist, ob die Dauer der Abwesenheit der Lehrkraft vergütet bzw. dem Teilnehmer rückerstattet wird.

Geben Sie bei Bedarf im Feld Bezeichnung weitere Informationen zur Abwesenheit ein.

Wählen Sie OK, um die Eingabe abzuschließen. Wenn Sie weitere Abwesenheiten erfassen möchten, klicken Sie auf OK + Neu.

Es wird das Beginn- und Enddatum in der Abwesenheitsanzeige im Falle einer Überschneidung der eingegebenen Abwesenheiten der Lehrkraft rot dargestellt.

In der dann leeren Eingabemaske können Sie die weiteren Fehlzeiten eingeben. Wählen Sie nach der letzten Abwesenheit OK aus. Das Fenster schließt sich.

Damit sind die Unterrichtstermine innerhalb des Zeitraums der Abwesenheit in der Unterrichtsverwaltung noch nicht als ausgefallen gekennzeichnet. Dies geschieht, sobald die Option übertragen aktiviert wird.

Dies bewerkstelligen Sie, indem Sie in der Zeile der Abwesenheit auf die Ankreuzbox übertragen klicken. Damit werden automatisch alle Unterrichtstermine in der Unterrichtsverwaltung als ausgefallen gekennzeichnet.

Sie können die Übertragung der Abwesenheitszeit auch zu einem späteren Zeitpunkt vornehmen, wenn z. B. klar ist, wie lange die Person krankheitsbedingt tatsächlich ausgefallen ist. Dann werden die Unterrichtstermine als ausgefallen gekennzeichnet und erstattet - sofern Sie die Termine rückerstatten möchten und sie sich innerhalb des Gebührenberechnungszeitraums befinden.

Weiterhin können Sie über den Menübefehl Berechnung > Abwesenheiten in Unterrichtsverwaltung übertragen (Auswahl) den Haken automatisch bei allen aufgerufenen Lehrkräften für alle bisher nicht übertragenen Ausfälle auf einmal setzen und übertragen.

Hierbei werden alle aufgerufenen Abwesenheiten berücksichtigt. Wichtig ist also, dass alle gewünschten Lehrkräfte aufgerufen sind und auch der Zeitraum unten links so eingestellt ist, dass die fraglichen, zu übertragenden Abwesenheiten angezeigt werden.

So können Sie z. B. das ganze Jahr über die Abwesenheiten lediglich eingeben, um diese dann am Jahresende komplett zu übertragen und ggf. die Rückerstattungen zu berechnen.

Zudem kann über die Pfeiltaste eine Übersicht der entstandenen Unterrichtsausfälle angezeigt werden. Die Pfeil-Taste wird ausgeblendet, solange die Abwesenheit noch nicht in die Unterrichtsverwaltung übertragen wurde.

Darstellung von Ausfällen in der App

Ausfälle können auch dann in der App dargestellt werden, wenn eine Abwesenheit noch nicht an die Unterrichtsverwaltung übertragen wurde. Hierdurch entfällt die Notwendigkeit, zur Darstellung in der App sofort gebührenrelevante Ausfälle in der Unterrichtsverwaltung zu erzeugen, wenn noch nicht genau feststeht, für welchen Zeitraum eine Lehrkraft abwesend sein wird.

Gesteuert wird diese Option über das Feld Ende (voraussichtlich). Dieses Feld kann in den Einstellungen je Abwesenheitskategorie bei Bedarf aktiviert werden. Zudem werden Teamteaching-Situationen bei der Übertragung von Abwesenheiten erkannt und bei Bedarf Termine nicht als Ausfall gekennzeichnet, sofern die verbleibenden Lehrkräfte nicht selbst ebenfalls abwesend sind.

Wird eine Abwesenheit an die Unterrichtsverwaltung übertragen, prüft iMikel, ob weitere Lehrkräfte an einer Veranstaltung beteiligt sind (Teamteaching). Ist dies der Fall, prüft iMikel, ob diese Lehrkräfte ebenfalls Abwesenheiten enthalten, welche zuvor übertragen wurden.

Nur wenn alle Lehrkräfte einer Teamteaching-Veranstaltung eine übertragene Abwesenheit enthalten, werden in den zugehörigen Belegungen Ausfälle erzeugt. Hierbei wird die Ausfallkategorie der zuletzt übertragenen Lehrkraft als Ausfallgrund eingetragen.

Ist in den Einstellungen einer Abwesenheitskategorie das Feld Unterricht nicht möglich (auch bei Zweitlehrkraft/Teamteaching) aktiviert, so führt eine Abwesenheit auch dann zu einem Ausfall, wenn noch weitere gesunde Lehrkräfte an einem Unterricht beteiligt sein sollten.

Eine übertragene Abwesenheit einer Lehrkraft wird auch dann in der App dieser Lehrkraft angezeigt, wenn in der Unterrichtsverwaltung aufgrund von Teamteaching noch keine Ausfälle erstellt wurden.

Über ein optionales Zusatzfeld (Ende (voraussichtlich)) kann in den Einstellungen der Abwesenheitskategorien festgelegt werden, dass für bestimmte Ausfallgründe die Eingabe eines voraussichtlichen Enddatums (und hierüber die Vorab-Anzeige der Ausfälle in der App) möglich ist. Somit ist es möglich, eine Abwesenheit direkt nach der Eingabe bis zum voraussichtlichen Enddatum auch ohne Übertragung in die Unterrichtsverwaltung in der App darzustellen. Es besteht zudem die Möglichkeit, das voraussichtliche Enddatum jederzeit anzupassen und erst nach Abschluss der Abwesenheit das tatsächliche endgültige Enddatum zu setzen und die Abwesenheit final zu übertragen. Die temporäre Darstellung in der App wird im Bereich An-/Abwesenheiten (iMikelGo/App) durch ein graues Uhr-Symbol gekennzeichnet.

In den Einstellungen der Abwesenheitskategorien kann das optionale Zusatzfeld Datum der Gesundmeldung je Abwesenheitskategorie aktiviert werden.

Es können in einer Abwesenheit die Zusatzinformationen (Bemerkung, Hinweis auf Terminal, Datum der Gesundmeldung) auch dann bearbeitet werden, wenn die Abwesenheit durch die Option übertragen bereits an die Unterrichtsverwaltung übergeben wurde.

Im Menü Filter steht der Befehl Abwesende suchen (unbeendet/voraussichtliches Ende erreicht) (Auswahl) zur Verfügung. Hierüber können die aktuell aufgerufenen Lehrkräfte (Auswahl) auf jene Fälle eingegrenzt werden, bei denen das voraussichtliche Ende einer Abwesenheit erreicht ist, jedoch noch kein endgültiges Enddatum eingegeben wurde.

Markieren von einzelnen Terminen als Ausfall

Wenn ein einzelner Termin ausfällt, wechseln Sie zunächst in die Unterrichtsverwaltung und dann in die Veranstaltungen. Klicken Sie in der Liste der Veranstaltungstermine bei dem Termin in das Ankreuzfeld Ausfall. Es öffnet sich ein Fenster zum Auswählen der Ausfallkategorie.

Wenn vorhanden, können Sie zusätzlich eine Bemerkung eingeben oder einen abweichenden Quotienten, über welchen die Höhe der Rückerstattung abhängig von der Monatsgebühr bestimmt wird. Klicken Sie auf OK. Der Termin ist anschließend als ausgefallen markiert.

Auflistung ausgefallener Termine

In der Registerkarte Ausfälle werden die ausgefallenen Unterrichtstermine aufgelistet. Die Liste orientiert sich an den Zeiten der Abwesenheiten und führt alle in der Unterrichtsverwaltung organisierten Termine auf, an denen die Lehrkraft unterrichtet hätte.

Die Liste der Ausfälle ist nicht in der Personalverwaltung veränderbar, da sie automatisch über die ausgefallenen und übertragenen Termine in der Unterrichtsverwaltung generiert wird.

Dokumentation der Prüfung von Anwesenheitslisten

Bei der Erstellung einer Anwesenheitsliste haben Sie in der Druckwahl die Möglichkeit, die Option Ausgabe/Versand in Personalverwaltung eintragen zu aktivieren. Dies bewirkt, dass die Ausgabe dieser Anwesenheitslisten unter dem Reiter Anwesenheitslisten protokolliert wird.

An dieser Stelle bietet Ihnen iMikel die Möglichkeit, zu dokumentieren, wann Sie eine Anwesenheitsliste zurückerhalten haben und ob der Raumplan, die Vorspiele sowie Ausfälle geprüft wurden. Nach Bestätigung der Prüfung ist ein Verändern der Termine der betroffenen Veranstaltungen nicht mehr möglich.

Prüfung der Rückmeldung zu Terminen aus iMikelGo/App

Über den Bereich An-/Abwesenheiten (iMikelGo/App) werden die berechneten Unterrichtstermine und die jeweiligen Rückmeldungen der Lehrkräfte aus iMikelGo bzw. aus der App dargestellt. Dabei werden alle erteilten Termine grün dargestellt und alle ausgefallenen Termine rot.

Auch das Etikett eines Unterrichtes (gelb, rot, grau) und zusätzlich zum Schülernamen auch das Unterrichtsfach werden angezeigt.

Zudem wird auch angezeigt, ob der Unterricht online stattgefunden hat. Zusätzlich stehen Ihnen an dieser Stelle Filter zur Eingrenzung der Anzeige auf folgende Fälle zur Verfügung:

• nur nicht gemeldete anzeigen
• nur gemeldete anzeigen
• nur nicht finalisierte anzeigen

Im Menü Filter gibt es die Funktion iMikelGo - Ausstehende Rückmeldungen im Zeitraum anzeigen (Auswahl). Über diese Funktion können die aufgerufenen Lehrkräfte auf diejenigen eingegrenzt werden, von denen im vorgegebenen Zeitraum noch nicht alle Termine zurückgemeldet wurden.

Des Weiteren kann die Verwaltung hier über ein Klick auf das Schloss-Symbol Termine als finalisiert markieren oder diese entfernen.

In der Personalverwaltung werden unter dem Reiter An-/Abwesenheiten die Rückmeldungen aus iMikelGo und der Musikschul-App dargestellt. Über den Pfeil in der Terminübersicht kann direkt zu einer Belegung in die Unterrichtsverwaltung gewechselt werden.

Dabei wird automatisch der Bereich Abrechnung > An-/Abwesenheiten aufgerufen.

Unter Personalverwaltung > An-/Abwesenheiten > An-/Abwesenheiten (iMikelGo/App) können über das Stift-Symbol auch Bemerkungen durch die Verwaltung bearbeitet werden. Somit haben Sie die Möglichkeit, einer Lehrkraft direkt zu einem Teilnehmer im Termin einen Hinweis einzutragen und an iMikelGo/die App zu übertragen.

Die Druckwahl der Personalverwaltung enthält zusätzlich einen Ausdruck der An-/Abwesenheiten (iMikelGo/App). Der Ausdruck erfolgt sortiert nach Tag/Uhrzeit und gruppiert nach den jeweiligen Veranstaltungen. Die Filter aus der Personalverwaltung werden im Ausdruck ebenfalls berücksichtigt.

Unterrichtsdaten eines Monats (Übersicht)

In der Personalverwaltung steht im Bereich An-/Abwesenheiten (iMikelGo/App) die Funktion zur Darstellung der Unterrichtsdaten eines Monats inkl. Rückmeldungen aus der App als Anwesenheitsliste zur Verfügung. Hierüber können Sie die Termine einer Veranstaltung oder die Übersicht aller Termine einer Lehrkraft anzeigen lassen.

Die Übersicht zeigt den Erteilt-Status, Verlegungen, Ausfälle und auch den Finalisierungsstatus aller Termine eines Monats an. Zudem steht eine Druckfunktion zur Verfügung.

Interaktive Eingabe von An-/Abwesenheiten

Für die Eingabe von An-/Abwesenheiten wurde speziell ein Tool entwickelt, über welches schnell und einfach An-/Abwesenheiten verwaltet werden können. Es handelt sich dabei um eine interaktive Liste.

Wählen Sie in der Personalverwaltung über den Menüpunkt Berechnung den Befehl An-/Abwesenheiten erfassen.

Es öffnet sich die interaktive Liste, welche im Folgenden erläutert wird.

Eine über diese Maske eingetragene Abwesenheit wird automatisch in die Unterrichtsverwaltung übertragen.

Folgende Funktionen in diesem Assistenten stehen zur Verfügung.

1. Auswahl der gewünschten Aktion

Klicken Sie über der Liste auf die Tasten Vorgabe, verlegt auf oder Löschen. Die gewünschte Aktion wird anschließend rot unterlegt und kann in Schritt Zwei so lange verwendet werden, bis Sie wieder eine andere Aktion auswählen.

2. Bearbeitung der Daten

Dort stehen Ihnen mehrere Funktionen zur Verfügung, welche folgend vorgestellt werden.

Klick auf ein Datum im „Tageskopf“ (blau unterlegt)

Trägt die vorgegebene Aktion in allen Veranstaltungen dieses Tages ein.

Klick auf Datum in „Veranstaltungskopf“ (grau unterlegt)

Trägt die vorgegebene Aktion bei allen Teilnehmern dieser Veranstaltung ein.

Klick in Feld bei einem Teilnehmer (grün unterlegt)

Trägt die vorgegebene Aktion nur bei diesem Teilnehmer ein.

Wenn Sie z. B. in den Vorgaben die Kategorie Lehrkraft krank aktiviert haben (rot unterlegt) und anschließend bei mehreren Veranstaltungen hintereinander auf ein Datum klicken, wird bei diesen Veranstaltungen zu diesem Datum der Vermerk Lehrkraft krank eingetragen.

Besondere Option

Wenn Sie als Vorgabe z. B. die Option Lehrkraft krank eingestellt haben und nun ausnahmsweise eine andere Kategorie (z. B. Schüler fehlt unentschuldigt) eintragen möchten, ohne Ihre Vorgabe zu verändern, halten Sie die ALT-Taste gedrückt, während Sie bei einem Schüler in eines der Felder klicken.

Es öffnet sich ein Dialog zur einmaligen individuellen Angabe einer abweichenden Kategorie. Dieser Wert wird nach der Auswahl in das Feld eingetragen, ändert aber nicht Ihre Standardvorgabe.

Zuordnungen

Sie haben in der Personalverwaltung unter dem Reiter Zuordnungen die Möglichkeit, der Lehrkraft verschiedene Informationen zuzuordnen.

Dazu gehören:

• Instrumente
• Fachbereiche
• Fachgruppen
• Fächer

Klicken Sie in einen der gleichnamigen Bereiche, um eine Zuordnung vorzunehmen.

Mit einem Klick auf das Plus öffnet sich jeweils ein Fenster zur Auswahl der Information. Dabei haben Sie auch die Möglichkeit, über das Suchfeld in der Kopfleiste nach etwas Bestimmten zu suchen. Klicken Sie einfach auf die Information, um diese der Lehrkraft zuzuordnen.

Um eine Zuordnung zu entfernen, klicken Sie auf das X daneben.

Die verschiedenen Bezeichnungen der Zuordnungen definieren Sie in den Einstellungen der Fächerverwaltung.

Allgemeines

In der Registerkarte Allgemeines können Sie für jede Lehrkraft Fachangaben und die Funktion eintragen. Die entsprechenden Bezeichnungen können Sie entweder direkt in die Felder schreiben oder aus den Einblendmenüs auswählen.

Wenn Sie neue Begriffe eingeben, stehen diese automatisch über die Einblendmenüs in allen Datensätzen zur Verfügung.

Zusätzlich können Sie eine Information, eine externe Kreditorennummer sowie eine Kurzform, die im Raumplan erscheint, definieren.

Das Feld iCal-Kalender zeigt Ihnen an, ob es für diese Lehrkraft eine Verknüpfung zu einem MacOS-Kalender gibt (setzt MacOS sowie ein bestimmtes FileMaker-Plugin voraus).

iMikelGo/Terminal

Sofern iMikelGo bei Ihnen im Einsatz ist, lässt sich hier pro Lehrkraft einstellen, ob diese in iMikelGo aktiv sein soll und welche personenbezogene Informationen in iMikelGo angezeigt werden sollen. Zusätzlich lässt sich hier über die Option Aus Terminal-Anzeige ausschließen einstellen, dass einzelne Lehrkräfte aus der Anzeige im Raum-Terminal ausgeschlossen werden.

Webbuilder

An dieser Stelle haben Sie die Möglichkeit, Informationen zur Lehrkraft zu hinterlegen, welche auf Ihrer Homepage erscheinen. Dazu ist der iMikel-Webbuilder erforderlich.

Die Auslastungsübersicht

Über die Personalauslastungsübersicht können Sie schnell prüfen, ob und in welchem zeitlichen Ausmaß Ihre Lehrkräfte noch freie Kapazitäten aufweisen.

Öffnen der Auslastungsübersicht

Sie können die Personalauslastungsübersicht über das Startfenster von iMikel aufrufen.

Auch aus der Personalverwaltung können Sie die Auslastungsübersicht aufrufen.

Beim Aufruf der Auslastungsübersicht über das Cockpit werden Ihnen alle Lehrkräfte angezeigt. Beim Aufruf über den einzelnen Datensatz der Lehrkraft in der Personalverwaltung sehen Sie hingegen nur die Angaben für diese eine Lehrkraft und, wenn Sie dabei die ALT-Taste gedrückt halten, sehen Sie die Angaben aller aufgerufenen Lehrkräfte.

Die Auslastungsübersicht im Detail

Nach dem Aufrufen der Auslastungsübersicht ist es zunächst erforderlich, das Datum auszuwählen, zu dem Sie die Auslastung der Lehrkräfte betrachten möchten.

Im Kopfbereich kann über das Datumauswahlmenü das gewünschte Anzeigedatum eingestellt werden. Dieses Auswahlmenü enthält nur Datumsangaben innerhalb des vorgegebenen Deputatberechnungszeitraums. Somit wird die Anzeige automatisch an den individuell definierbaren Berechnungszeitraum angepasst.

Als Anzeigedatum angeboten werden ausschließlich bereits berechnete Werte für das Deputat. Erfolgt die Berechnung des Deputats bei Ihnen auf Monatsbasis, bietet iMikel als Anzeigedatum jeweils den Monatsersten an. Bei einer Berechnung auf Wochenbasis wird das jeweilige Datum des Wochenbeginns zur Auswahl angeboten.

Die Personalauslastungsübersicht zeigt Ihnen pro Lehrkraft das vertraglich vereinbarte Soll im Vergleich zu den geleisteten Unterrichtseinheiten.

Der so dargestellte Ist-Wert (Bereich Unterricht) wird in vier Spalten aufgeteilt angezeigt: in der hellgrauen Spalte stellt iMikel die Gesamtsumme dar. In der dunkelgrauen Spalte wird die Anrechnungszeit der für eine Ummeldung vorbereiteten Belegungen angezeigt.

Die rote und gelbe Spalte stellt die Summe der Anrechnungszeiten der für die jeweils auf diesem Status stehenden Belegungen an.

Auf der rechten Seite sehen Sie das Saldo. Dabei werden in schwarzer Schrift freie Kapazitäten dargestellt und in roter Schrift wird eine Überschreitung des Solls dargestellt. Neben dem Saldo gibt es zudem ein Sonnen-Symbol, auf welches Sie klicken können.

Es öffnet sich dann eine Liste mit Einteilungsvorschlägen. Die Einteilungsvorschläge variieren je nach gewählter Methode (finanzoptimiert, Gruppenquote steigern oder verteilt).

Ein Klick auf das kleine Symbol des Tortendiagramms öffnet das dazugehörige Chart in der Personalverwaltung.

Die Zahlen der Auslastungsübersicht werden stetig durch die CronJobs (automatische Hintergrundaktualisierung) aktuell gehalten.

Neben den angezeigten freien Stunden wird ein Warndreieck angezeigt, sobald diese aufgrund deputatsrelevanter Änderungen neu berechnet werden. Zudem werden in der Auslastungsübersicht die freien Zeiten vorübergehend grau dargestellt.

Dies dient als Hinweis darauf, dass sich der angezeigte Wert evtl. nach der Neuberechnung ändern könnte. Sobald die Berechnung durch den Server abgeschlossen ist, werden alle Warndreiecke wieder entfernt und die freien Stunden wie gewohnt dargestellt. Sie brauchen somit keine manuelle Berechnung des Deputats anzustoßen.

Zudem wird ein Ausrufezeichen angezeigt, wenn Arealbuchungen unter- oder überbucht sind. Mit einem Tooltip auf dem Ausrufezeichen wird die Summe der Vertragsvorgaben und Arealbuchungen angezeigt. Ist ein Stellen-Pool-Filter aktiviert, zeigt der Tooltip auch die Beschreibung der Über- und Unterbuchung im ausgewählten Stellen-Pool an.

Über das Filtermenü können alle unter- und überbuchten Arealbuchungen im vorgewählten Areal oder Stellen-Pool aufgerufen werden.

Über das X neben dem Areal oder dem Stellen-Pool-Filter kann der jeweilige Filter entfernt werden.

Der Verwendungsnachweis

Die Funktion Verwendungsnachweis ist in der Personalverwaltung integriert. Sie finden diese Funktion über das Menü Fenster > Verwendungsnachweise.

Funktionsumfang

Die Funktion berechnet die Jahreswochenstunden der Verträge und des Unterrichts und ermittelt den Durchschnitt (Jahreswochenstunde). Daneben berechnet die Funktion die Summe aller wirklich vorhandenen Termine, also statt des Durchschnitts die exakten Summen inkl. Berücksichtigung der Ferien und Feiertage.

Die Funktion berechnet somit nicht die 39-Wochen-Regel des VdM-Berichtes, sondern die exakt erteilten Stunden innerhalb des definierbaren beliebigen Zeitfensters (Schuljahr, Kalenderjahr, Quartal etc).

Über das Menü Fenster in der Personalverwaltung kann die Funktion Verwendungsnachweise aufgerufen werden. Dort können für verschiedene Kalender- oder Schuljahre beliebig viele Auswertungspakete erstellt werden, welche jeweils einen beliebigen Auswertungszeitraum haben können.

Je Auswertung kann eine Bemerkung eingetragen werden. Über die Plus-Taste kann eine neue Auswertung erstellt und über einen Dialog der gewünschte Zeitraum festgelegt werden, für welchen ein Verwendungsnachweis zu berechnen ist.

Der Zeitraum wird zur Vereinfachung zunächst mit dem aktuellen Kalenderjahr gefüllt, kann aber bei Bedarf angepasst werden. Sobald der Dialog bestätigt wird, wird für alle Lehrkräfte, die in diesem Zeitraum einen Status haben, ein Eintrag im Verwendungsnachweis erzeugt und der Server beginnt mit der Berechnung.

Bei einer Einzelplatzversion von iMikel kann das Erstellen des Verwendungsnachweises länger dauern, da dieser lokal berechnet wird.

Ausgerechnet werden auf der linken Seite die Jahreswochenstunden, tagesgenau ermittelt aus Verträgen, Unterricht etc. Hat eine Lehrkraft z. B. im Jahr 2021 von Januar bis März einen Vertrag über zehn Stunden und anschließend einen Vertrag über 30 Stunden, berechnet iMikel 1.1.2021 bis 31.3.2021 = 90 Tage und 1.4.2021 bis 31.12.2021 = 275 Tage, also ((90 * 10) + (275 * 30)) / 365 und gibt als Vertrag 25,07 Jwstd. an.

Da die Berechnung tagesgenau erfolgt, ist es möglich, Verträge und Unterricht mitten im Monat zu ändern, zu erweitern oder zu beenden. Auch Ummeldungen im Unterricht oder zweiwöchentliche Vertretungen oder Teamteaching werden exakt eingerechnet.

Die Basis im Bereich Anrechnung sind die in der Unterrichtsverwaltung unter Veranstaltungen > Lehrkraft angegebenen Zeiten in den Feldern Dauer, Zusatz und Faktoren. Auch dort erfolgt eine tagesgenaue Umrechnung in Jahreswochenstunden.

Neben den nach o. g. Methode berechneten Jahreswochenstunden werden auch die tatsächlich erteilten Unterrichtstermine inkl. Berücksichtigung der Ferien angezeigt. Dort wird die Anzahl der Termine und die Gesamtdauer (der Termine) dargestellt.

Der rechte Teil zeigt also nicht den Durchschnitt (Jahreswochenstunde), sondern die exakte Summe aller geleisteten Termine. Dabei wird auch berücksichtigt, dass eine Lehrkraft z. B. eine einmalige Vertretung eines Kollegen übernommen hat.

Bei der Berechnung der Termine gibt es noch zwei Besonderheiten, welche folgend dargestellt werden.

Dauer

In der Spalte Unterrichtstermine > Dauer wird die Dauer berücksichtigt, die in der Unterrichtsverwaltung unter Veranstaltungen > Termin eingetragen ist. Wenn der Unterricht also von 10:00 bis 10:45 Uhr stattfindet, sind dies 45 Minuten.

Diese werden mit der Anzahl der erteilten Termine multipliziert. Dies entspricht also der exakt vor Schüler erteilten Zeit unter Berücksichtigung von Ferien etc.

Dauer (Anrechnung)

In der Spalte Unterrichtstermine > Anrechnung > Dauer & Zusatz wird die Dauer mit Zusatz (inkl. Faktoren) berücksichtigt, die in der Unterrichtsverwaltung unter Veranstaltungen > Lehrkraft eingetragen ist, und mit der Anzahl der erteilten Termine multipliziert.

Dies entspricht also der exakt für alle Termine den Lehrkräften anzurechnenden Zeit inkl. der dort hinterlegten Zusatzzeiten und Faktoren unter Berücksichtigung von Ferien etc.

Verarbeitung des Verwendungsnachweises

Ist ein neuer Verwendungsnachweis angelegt und erstmalig vom Server durchgerechnet, so wird dieser immer automatisch vom Server über die Deputate-CronJobs aktualisiert, sobald in der Unterrichtsverwaltung ein Schüler verändert wird.

Ein einmal erzeugter Verwendungsnachweis ist somit immer aktuell. Während der Server eine Lehrkraft aktualisiert, wird im Verwendungsnachweis immer ein kleines Warndreieck neben der Lehrkraft angezeigt. Dieses wird ausgeblendet, sobald eine Berechnung abgeschlossen ist.

Im Fußteil zeigt die Übersicht die entsprechenden Summen an. Es sind somit die Summe aller Jahreswochenstunden, die Gesamtsumme aller erteilten Unterrichtstermine inkl. Berücksichtigung der Ferien etc. zu sehen.

Über die Tasten im Kopfteil kann die Übersicht gedruckt oder z. B. auch als Excel-Datei exportiert werden.

Über einen Klick auf die Werte in den Feldern Dauer, Zusatz, Termine Anzahl etc. kann direkt in die Unterrichtsverwaltung gesprungen und die zu Grunde liegenden Veranstaltungen aufgerufen werden.

Jeder Verwendungsnachweis wird in einem separaten Fenster geöffnet. Somit kann die Übersicht direkt neben die Personal- oder Unterrichtsverwaltung gelegt werden.

Einstellungen der Personalverwaltung

In der Personalverwaltung stehen Ihnen einige Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung, welche folgend vorgestellt werden.

Deputate

Folgende Einstellungen für Deputate können Sie vornehmen.

Berechnungszeitraum

Stellen Sie dort den Zeitraum ein, für welchen das Deputat aktualisiert werden soll.

Anzahl der Minuten pro Unterrichtseinheit

Definieren Sie dort, wie viele Minuten bei Ihnen einer Unterrichtseinheit entsprechen.

Faktoren in Deputatsberechnung berücksichtigen

In der Unterrichtsverwaltung können die Dauer des Unterrichts und die des Zusatzes mit Faktoren multipliziert werden. Wenn diese Faktoren in die Deputatsberechnung aufzunehmen sind, aktivieren Sie diese Option.

Anteil Gruppenunterricht zeitgewichtet berechnen

Aktivieren Sie diese Option, wenn das Verhältnis aus Einzelunterricht und Gruppenunterricht pro Lehrkraft auf der Unterrichtslänge in Min. basiert und nicht auf der Anzahl der Unterrichtseinheiten.

Verträge auf Areale buchen

Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie grundsätzlich die Möglichkeit haben möchten, das mit der Lehrkraft vereinbarte Vertragssoll auf verschiedene Areale planmäßig verteilen zu können. Diese Arealzuteilung können Sie unter Verträge > Deputat vornehmen.

Ist diese Option aktiviert, wird in der Auslastungsübersicht neben der Lehrkraft ein Ausrufezeichen angezeigt, wenn die Lehrkraft überbucht ist. Über die Sortiertaste in der Kopfzeile der Auslastungsübersicht können die überbuchten Lehrkräfte an den Anfang der Liste sortiert werden.

Saldo in Deputaten auf angezeigten Zeitraum beschränken

In der Personalverwaltung können Sie die angezeigten monatlichen Deputate auf einen Zeitraum eingrenzen. Über das Aktivieren dieser Option wird definiert, dass sich die Summe der Deputate aus der Summe der angezeigten Werte zusammensetzt.

Anrechnungsdauer mit der Anzahl von Terminen multiplizieren

Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie möchten, dass die Dauer des Unterrichtes mit den tatsächlich stattgefundenen Terminen multipliziert wird. iMikel berechnet dann die reale Dauer des gegebenen Unterrichtes und es erfolgt keine Pauschalberechnung in Jahreswochenstunden.

Darstellungsform Deputate

Es gibt zwei verschiedene Darstellungsformen der Deputate.

Tragen Sie eine 1 oder eine 2 ein, um eine der beiden Darstellungen zu aktivieren.

• Beispiel zu 1: 8,5
• Beispiel zu 2: 8h 30m

Veranstaltungen/Belegungen ab diesem Status im Deputat berücksichtigen

Klicken Sie den Status an, ab welchem die Deputatsberechnung Veranstaltungen und Belegungen miteinbezieht.

Saldo auf X Monate verteilen

Sie haben dort die Möglichkeit, die Anzahl der Monate einzugeben, auf welche die Summe des angezeigten Saldos optional verteilt wird. Es wird Ihnen dann in der Ansicht des Deputat die Summe als Durchschnittswert angezeigt.

Saldo X Faktor

Der Saldo des Deputats kann über einen Faktor umgerechnet werden. Tragen Sie an dieser Stelle den gewünschten Faktor ein.

Ersetzungen

An dieser Stelle kann eine Ersetzungstabelle definiert werden. Darüber können Sie festlegen, dass z. B. das Ist im Monat August auf Basis des Monats September berechnet werden soll. Die Ersetzung ist dabei für Soll und/oder Ist definierbar.

Über diese Funktion haben Sie z. B. die Möglichkeit festzulegen, dass im Monat August der Unterricht aus dem Monat September angerechnet wird, weil z. B. viele Kurse erst im September nach den Sommerferien beginnen und Sie ein Minus im August verhindern möchten.

Status

Jede Lehrkraft muss einen Status haben, damit er in iMikel in der Unterrichtsverwaltung verfügbar ist. Diesen Status vergeben Sie in der Personalverwaltung im Bereich Verträge (unter Status). Sie wählen dort aus dem Einblendmenü im Feld Status einen Eintrag aus.

Die Einträge dieses Einblendmenüs definieren Sie in dieser Einstellung.

Klicken Sie in der Kopfleiste auf das Plus, um einen neuen Status hinzuzufügen.

Vergeben Sie einen Status! Jede Lehrkraft muss einen Status erhalten, damit die Person in der Unterrichtsverwaltung als Lehrkraft ausgewählt werden kann. Über die Suchlupe werden in der Personalverwaltung nur die Personen aufgerufen, die über einen Status verfügen.

Diese Personen sind als aktiv zu bezeichnen. Die Suchfunktion in der Personalverwaltung beschränkt sich auf die Suche nach aktiven Personen.

Je Statusvorgabe kann bei Bedarf auch angehakt werden, ob Lehrkräfte mit diesem Status als freie Mitarbeiter im Berichtsbogen gezählt werden. Auch kann bei Bedarf je Statusvorgabe eingestellt werden, ob Ferien/Abwesenheiten einen Einfluss auf das Deputat haben.

Verträge

An dieser Stelle definieren Sie jegliche Vertragskategorien, die Sie für die Erstellung von Verträgen benötigen.

Sie können eine Bezeichnung, Kurzform sowie Beschreibung eingeben.

Außerdem können Sie festlegen, dass Ist-Buchungen als unterrichtsbezogen im VdM-Bericht angerechnet wird. Dies kann beispielsweise die Leitung eines Ensembles betreffen.

Ist der Haken bei Anteilige Berechnung zulassen nicht gesetzt, wird immer der volle Monat bei der Deputatsberechnung berücksichtigt, auch wenn eine Lehrkraft erst am 15. des Monats beginnt. Aktivieren Sie diese Option, wenn die Berechnung anteilig erfolgen soll.

Über als Rüstzeit multiplizieren kann die Raumrüstzeit in der Berechnung berücksichtigt werden.

Sie können auch aktivieren, dass Fahrtzeiten bei einem Ortswechsel berücksichtigt werden.

Vertragsstatus

Jedem Vertrag können Sie einen der dort definierten Bezeichnungen als Vertragsstatus vergeben. Die Einträge werden im entsprechenden Einblendmenü bei der Eingabe von Verträgen angeboten.

Das Besondere an dem Vertragsstatus ist, dass Sie diese mit individuellen Farben kennzeichnen können. Klicken Sie einfach auf das Feld Farbe bzw. Hintergrundfarbe und wählen eine passende Kombination aus.

Vergütungsarten

An dieser Stelle können Sie Vergütungsarten generieren, die für die Erstellung der VdM-Statistik relevant sind. Sie können dabei beliebige Bezeichnungen und Beschreibungen formulieren. Jeder Vergütungsart ordnen Sie eine VdM-Bezeichnung aus dem Einblendmenü des Feldes VdM-Zuteilung zu.

In der VdM-Statistik werden u. a. pro VdM-Kategorie die Anzahl entsprechender Verträge bestimmt. In der Personalverwaltung müssen Sie deshalb jedem Lehrkraftvertrag die korrekte Vergütungsart zuordnen, wenn diese in die VdM-Statistik aufzunehmen ist.

Abwesenheiten

Um die Abwesenheit von Lehrkräften einheitlichen Kategorien zuzuordnen, können Sie an dieser Stelle beliebig viele Abwesenheitskategorien definieren. Die Kategorien wählen Sie aus, wenn Sie die Abwesenheit einer Lehrkraft dokumentieren.

Klicken Sie auf das Plus in der Kopfleiste, um eine neue Kategorie zu erstellen. Geben Sie eine Bezeichnung sowie eine Kurzform ein.

Sofern iMikelGo/die App bei Ihnen im Einsatz ist, können Sie über die Option in iMikelGo/App verfügbar festlegen, welche Kategorien für die iMikelGo-/App-Anwender zur Verfügung stehen sollen.

Über die Option Unterricht nicht möglich (auch bei Zweitlehrkraft/Teamteaching) können Sie je Abwesenheitskategorie festlegen, dass ein Ausfall auch dann erzeugt werden soll, wenn nur eine der beteiligten Lehrkräfte diese Abwesenheitskategorie meldet.

Wenn eine Honorarkraft z. B. infolge einer Konzertreise abwesend ist, wählen Sie ggf. die Option Zeitraum nicht vergüten. Damit wird der Lehrkraft der Zeitraum, in dem die Unterrichtstermine aufgrund der Konzertreise ausfallen, nicht vergütet.

Aktivieren Sie die Option Ausfälle bei Rückerstattungen einbeziehen, wenn Sie möchten, dass Ausfälle mit dieser Kategorie bei Ihrer Regelung bezüglich der Rückerstattung berücksichtigt werden.

Wenn Sie in den Einstellungen der Fächerverwaltung unter Tarife > Ausfallperioden einen Wert größer als Null eingegeben haben, können Sie außerdem einen Haken bei Ausfälle sofort erstatten setzen. Dann werden Ausfälle mit dieser Kategorie unabhängig von den Ausfallperioden sofort erstattet.

Tragen Sie einen Quotienten ein, um festzulegen, wie viel pro Ausfall erstattet wird. Tragen Sie beispielsweise 0,25 ein, um ein Viertel der Monatsgebühr pro Ausfall erstatten zu lassen.

Über die Wertigkeit kann definiert werden, ob z. B. die Kategorie Lehrkraft krank einen bereits vorhandenen Eintrag mit der Kategorie Schüler fehlt entschuldigt überschreibt. Dabei gilt: Je höher die eingetragene Zahl, desto höherwertiger ist die Kategorie.

Zudem kann über die Wertigkeit definiert werden, wie eine bestimmte Kategorie behandelt wird, wenn in der Unterrichtsveranstaltung eine Vertretungslehrkraft hinterlegt ist.

Öffentliche Darstellung

Mit Hilfe des Feldes Öffentliche Darstellung in iMikelGo-Web/App lässt sich bei Bedarf eine abweichende Bezeichnung der Kategorie definieren.

Sofern das iMikel-Terminal bei Ihnen im Einsatz ist, kann je Ausfallkategorie ein Hinweistext im Terminal als Standardvorgabe definiert werden. Diese Standardvorgabe wird bei einer Abwesenheit nur dann im Terminal dargestellt, wenn bei der Erfassung einer Abwesenheit durch die Schule kein eigener Text eingegeben wurde.

Des Weiteren kann die Darstellung auf Rechnungen je Ausfallkategorie festgelegt werden. Somit können Sie für zukünftig erstellte Rechnungen individuell vorgeben, welcher Ausfallgrund je Kategorie dargestellt werden soll, sollte die eigentliche Bezeichnung aus Datenschutzgründen nicht möglich sein.

Da der Hinweistext je Abwesenheitskategorie frei definierbar ist, können Sie z. B. festlegen, dass Lehrkraft krank als fällt aus! und die Abwesenheit Höhere Gewalt immer mit bitte in Raum 5 melden im Raum-Terminal dargestellt wird.

Optionale Zusatzfelder

Sie können optionale Zusatzfelder je Abwesenheitskategorie aktivieren, welche dann bei der Eingabe der Abwesenheit angezeigt werden. Die zwei optionalen Felder können einzeln aktiviert werden. Hierüber können Sie bei Bedarf ein voraussichtliches Ende der Abwesenheit und/oder das Datum der Gesundmeldung hinterlegen.

Stellen-Pools

Stellen-Pools dienen zur Aufteilung einer Stelle auf verschiedene Bereiche (z. B. Stadtteile). An dieser Stelle haben Sie die Möglichkeit, beliebig viele Stellen-Pools über das grüne Plus zu definieren.