Die iMikel-Kurzanleitung

Dies ist eine Anleitung für den schnellen Start von iMikel. Alle hier aufgezeigten Vorgänge und viele weitere können Sie in dem regulären Handbuch von iMikel in detaillierter Form nachlesen.

Hinweis bezüglich Gendern: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter. Die verkürzte Sprachform hat nur redaktionelle Gründe und beinhaltet keine Wertung.

Das Programm starten

Starten Sie das Programm über die Verknüpfung auf Ihrem Desktop und melden Sie sich an. Wenn Sie eine Demo-Version von iMikel verwenden, erhalten Sie die notwendigen Zugangsdaten von uns.

Teilnehmer zum Unterricht anmelden

Folgend die wichtigsten Informationen in Kürze, wie Sie Teilnehmer zum Unterricht anmelden können.

Einen neuen Teilnehmer eingeben

Um einen neuen Teilnehmer mit einer neuen Belegung einzugeben, gehen Sie wie folgt vor.

Öffnen Sie in die Unterrichtsverwaltung. Klicken Sie in der Kopfzeile auf das grüne Plus. Es öffnet sich der Anmeldeassistent.

Über den Stift neben dem Feld Name des Teilnehmers können Sie auswählen, ob Sie einen neuen Teilnehmer (der bisher im System noch nicht bekannt ist) eingeben oder ob Sie über suchen einen bereits bekannten Teilnehmer in iMikel suchen möchten.

Live-Suche nach dem Teilnehmer

Anstatt auf den Stift zu klicken, können Sie auch direkt damit beginnen, den Namen des Teilnehmers einzugeben.

iMikel zeigt dann in einer Live-Suche in einem separaten Fenster an, welche Personen schon bekannt sind.

Wenn Sie den Teilnehmer neu eingegeben haben und Kontaktdaten hinzufügen möchten, klicken Sie auf den Reiter Kontakte.

Über das grüne Plus in der Kopfleiste können Sie weitere Kontaktdaten hinzufügen.

Geben Sie nur Kontaktdaten ein, die zu der jeweiligen Person gehören und nicht die Kontaktdaten vom Zahlungspflichtigen beim Teilnehmer und umgekehrt.

Zum Speichern klicken Sie auf Speichern.

Einen neuen Zahlungspflichtigen eingeben

Um dem Schüler einen Zahlungspflichtigen zuzuordnen, klicken Sie im Anmeldeassistenten neben dem Feld Name des Zahlungspflichtigen auf den Stift. Wählen Sie auch dort aus, ob Sie den Zahlungspflichtigen neu eingeben oder ob Sie ihn über suchen in iMikel suchen möchten.

Wenn ein Teilnehmer gleichzeitig auch Zahlungspflichtiger ist, brauchen Sie ihn nicht neu einzugeben. Klicken Sie im Menü des Stiftes beim Zahlungspflichtigen einfach auf dito (kleiner blauer Pfeil oberhalb der Eingabefelder) und der Teilnehmer wird automatisch als Zahlungspflichtiger angelegt.

Geben Sie die Stammdaten des Zahlungspflichtigen ein.

Wenn Sie Kontaktdaten zum Zahlungspflichtigen hinzufügen möchten, klicken Sie auf den Reiter Kontakte.

Bankverbindungen eingeben

Um eine Bankverbindung einzugeben, klicken Sie auf den Reiter Banken und geben die IBAN (alternativ BLZ und Kontonummer) ein.

Nach der Eingabe einer IBAN steht Ihnen eine Prüfungsfunktion zur Verfügung. Diese berechnet die Korrektheit der IBAN und zeigt Eingabefehler an. Zudem können über diese Funktion auch ausländische IBAN aller Länder geprüft werden.

Erkennt iMikel in der IBAN ein neues Geldinstitut, welches noch nicht im Bankenverzeichnis vorhanden ist, so wird dieses automatisch geladen und inkl. Bankbezeichnung und BIC angelegt.

Banken neu eingeben

Ist eine neue Bank in Ihrem iMikel-Bankenverzeichnis noch nicht vorhanden, kann diese nachgetragen werden.

Wechseln Sie über Startfenster> Einstellungen in das Bankenverzeichnis. Um eine neue Bank hinzuzufügen, klicken Sie auf die Plus-Taste und geben die Informationen zu der neuen Bank ein.

SEPA-Mandat eingeben

Sie können in iMikel SEPA-Mandate erfassen. Die Eingabe eines SEPA-Mandates erfolgt über dasselbe Fenster, in welchem Sie auch die Adressen, Bankverbindungen etc. einer Person eingeben können.

Öffnen Sie dazu das Stammdaten-Bearbeitungsfenster der gewünschten Person. Klicken Sie dann auf den Reiter Banken. Die Eingabe einer Bankverbindung ist Voraussetzung für ein SEPA-Mandat.

Nach erfolgreicher Eingabe der Bankverbindung erscheint eine weitere Taste, über welche Sie das zu dieser Bankverbindung gehörende Mandat anlegen können.

Nachdem Sie auf diese Taste geklickt haben, zeigt iMikel das neu erstellte Mandat im Reiter Mandate an.

Es werden automatisch alle benötigten Felder gefüllt. In das Feld Datum der Unterschrift wird standardmäßig das Datum von vorgestern eingetragen, da die Wahrscheinlichkeit sehr hoch ist, dass ein Mandat, welches Sie heute erhalten haben und erfassen möchten, vor zwei Tagen unterschrieben wurde.

Sie können dieses Datum jederzeit anpassen und können in der Adressverwaltung unter Einstellungen > SEPA die Anzahl der Tage ändern, die iMikel bei der Berechnung des Datums zu berücksichtigen hat.

Sie können unter dem Punkt Verwendung in Kontenverwaltung festlegen, welche Konten/Kassenzeichen über dieses Mandat abzurechnen sind. Ist der Mandatsinhaber bereits in der Kontenverwaltung vorhanden, wird sein Kassenzeichen an dieser Stelle automatisch eingetragen.

Sie können über die Plus-Taste noch andere Konten/Kassenzeichen anderer Personen hinzufügen, wenn diese ebenfalls über dieses neue Mandat abzurechnen sind.

Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit der Speichern-Taste.

Nachdem Sie ein neues Mandat eingegeben haben und mit Speichern bestätigt haben, wird bei den zugeordneten Konten automatisch das Abbucher-Kennzeichen gesetzt. Das neue Mandat wird in der Kontenverwaltung unter dem Reiter Bank/Termine eingeordnet.

Unterrichtsdaten eingeben

Sie haben den Teilnehmer und den Zahlungspflichtigen eingegeben. Nun geben Sie eine neue Veranstaltung mit den Unterrichtsdaten ein.

Klicken Sie bei den Unterrichtsdaten neben dem Feld Fach auf den Stift und wählen Sie neu. Es wird eine neue Veranstaltung für diesen Teilnehmer angelegt.

Geben Sie ein Eintrittsdatum ein und vervollständigen Sie die weiteren Unterrichtsdaten (Fach, Lehrer, Tag, Uhrzeit etc).

Die Felder sehen dann beispielsweise wie folgt aus.

Wenn Sie den Teilnehmer zu einem bereits bestehenden Kurs eintragen möchten, klicken Sie auf Veranstaltung > suchen.

Eingabe speichern

Um den Vorgang abzuschließen, klicken Sie in der Kopfleiste auf eine der beiden grünen Schaltflächen.

Über Speichern + Briefsymbol können Sie die Daten speichern und anschließend eine Bestätigung drucken und sogar versenden. Über Speichern werden die Daten direkt im System gespeichert.

Stammdaten bearbeiten

Sie können in allen Modulen die Stammdaten Ihrer Schüler, Zahlungspflichtigen, Lehrkräfte, Konteninhaber usw. verändern.

Wenn Sie sich z. B. in der Kontenverwaltung befinden, klicken Sie neben dem Feld Name der Stammdaten, die Sie verändern wollen auf den Stift und wählen Sie bearbeiten, neue Adresse oder neuer Kontakt.

Wenn Sie die Stammdaten einer Person bearbeiten, werden diese im ganzen Programm geändert. Wenn ein Schüler gleichzeitig auch Zahlungspflichtiger ist und Sie die Daten bearbeiten möchten, müssen Sie also nicht die Stammdaten des Schülers und des Zahlungspflichtigen bearbeiten, sondern nur dieser einen Person.

Teilnehmer ummelden

Um einen Teilnehmer von einem Kurs in einen anderen umzumelden, rufen Sie den Teilnehmer in der Unterrichtsverwaltung  (Startfenster > Unterricht) auf.

Klicken Sie bei der Belegung, die Sie ummelden möchten, neben dem Feld Fach auf den Stift und wählen Sie aus dem Menü ummelden.

Es öffnet sich der Assistent zum Ummelden von Belegungen.

Geben Sie ein Austrittsdatum für den bisherigen Unterricht ein.

Um die neue Veranstaltung, in die der Teilnehmer umgemeldet werden soll, einzugeben oder zu suchen, klicken Sie wieder neben dem Feld Fach auf den Stift und wählen Sie aus dem Menü entweder Veranstaltung: Suchen, neu oder neu (wie bisher) aus.

Eingabe speichern

Um den Vorgang abzuschließen, klicken Sie in der Kopfleiste auf eine der beiden grünen Schaltflächen.

Über Speichern mit dem Briefsymbol können Sie die Daten speichern und anschließend eine Bestätigung drucken. Über Speichern ohne das Briefsymbol werden die Daten nur gespeichert.

Abmelden eines Teilnehmers

Um einen Teilnehmer von einem Unterricht abzumelden, rufen Sie den Teilnehmer in der Unterrichtsverwaltung (Startfenster > Unterricht) auf.

Klicken Sie dann in das Feld Austritt und geben Sie in dem sich öffnenden Fenster das Austrittsdatum ein.

Alternativ können Sie bei der Belegung, die Sie abmelden möchten, neben dem Fach auf den Stift klicken. Wählen Sie aus dem sich öffnenden Menü abmelden.

Geben Sie in dem sich öffnenden Assistenten ein Austrittsdatum ein.

Das Vorgehen über diesen Assistenten bietet sich immer dann an, wenn Sie mehr als eine Person aus einer Gruppe abmelden möchten: Durch einen Klick auf weitere Teilnehmer im unteren Bereich des Assistenten können diese zeitgleich ebenfalls mit abgemeldet werden.

Halten Sie beim Klick auf einen Namen die ALT-Taste gedrückt, werden alle Teilnehmer übernommen.

Eingabe speichern

Um den Vorgang abzuschließen, klicken Sie in der Kopfleiste auf eine der beiden grünen Schaltflächen.

Über Speichern + Briefsymbol können Sie die Daten speichern und anschließend eine Bestätigung drucken und sogar versenden. Über Speichern werden die Daten direkt im System gespeichert.

Suchen und Finden von Daten

Mit iMikel können Sie ganz schnell Daten suchen und finden, wie folgend kurz aufgezeigt wird.

Daten über die Suchlupe finden

Sie können in iMikel in jedem Feld suchen.

Um in den Suchmodus zu gelangen, klicken Sie oben rechts auf die Lupe.

Nun können Sie in einem oder mehreren Feldern Suchbegriffe eingeben.

Starten Sie die Suchabfrage mit der Enter-Taste oder über das Feld Suche starten.

Beispiel: Füllen Sie das Feld Name aus, um nach dem Namen eines Teilnehmers zu suchen. Wenn Sie z. B. nach allen Klavierschülerinnen suchen möchten, tragen Sie im Feld Geschlecht ein w ein und im Feld Fach das Wort Klavier. Bestätigen Sie Ihre Suchabfrage mit Enter oder über das Feld Suche starten.

Nur in den aktiven Belegungen suchen

Um nur in den aktiven Belegungen zu suchen, setzen Sie bitte, bevor Sie auf die Lupe klicken, den Haken in der Fußzeile nur aktive anzeigen. Wenn Sie in allen Belegungen suchen möchten (auch in den bereits abgemeldeten), entfernen Sie den Haken.

Belegungen je Status suchen und finden

In der Unterrichtsverwaltung sehen Sie oben rechts verschiedene Farben. Dies sind die verschiedenen Status der Belegungen.

• Blau: Online-Anmeldung
• Grün: Warteliste
• Gelb: Einteilung geplant
• Rot: Wird eingeteilt
• Grau: Ist eingeteilt (Bestand)

Mit einem Klick auf die Suchlupe in der Kopfleiste suchen Sie in allen Belegungen sämtlicher Status.

Sie können aber auch in jedem Status gesondert suchen. Wenn Sie z. B. nur in der Warteliste suchen möchten, klicken Sie auf das grüne Feld. Sie befinden sich nun direkt in der Suchmaske. Geben Sie Ihre Suchkriterien ein und drücken Sie anschließend die Enter-Taste.

Wenn Sie alle Einträge der Warteliste angezeigt bekommen möchten, drücken Sie Enter, ohne einen Suchbegriff einzugeben. Um die Suche abzubrechen, klicken Sie oben auf die Schaltfläche Abbrechen.

Eingabe von Rabatten und Zuschlägen

Sie können in iMikel an drei verschiedenen Stellen manuell Rabatte und Zuschläge eingeben und so etwaig automatisch berechnete Ermäßigungen und Zuschläge überschreiben oder neu vorgeben. Je nachdem, was Sie rabattieren möchten, können Sie die Ermäßigung oder den Zuschlag entweder in der Kontenverwaltung, der Adressverwaltung oder der Unterrichtsverwaltung eingeben.

Die jeweiligen Eingabemasken erreichen Sie wie folgt.

• Kontenverwaltung: Startfenster > Konten > Rabatte
• Adressverwaltung: Startfenster > Adressen > Rabatte
• Unterrichtsverwaltung: Startfenster > Unterricht > Abrechnung > Rabatte

Über das grüne Plus fügen Sie einen neuen Rabatt hinzu.

In dem Rabattfenster geben Sie ein Beginndatum ein und - wenn bekannt - auch ein Enddatum. Wählen Sie aus der Liste bei Bezeichnung den Rabatt aus und geben Sie einen Wert ein. Werte mit Prozentzeichen (%) werden als prozentualer Betrag abgezogen bzw. hinzugerechnet.

Werte ohne Prozentzeichen werden als Betrag, wie er eingegeben wurde, abgezogen oder hinzugerechnet.

Sie können sogar ein Ausgleichskonto nutzen (z. B. für Bildung und Teilhabe). Geben Sie den gleichen Rabatt an zwei verschiedenen Stellen ein, wird dieser nicht addiert, sondern schließt sich nach folgender Reihenfolge gegenseitig aus.

Unterrichtsverwaltung > Adressverwaltung > Kontoverwaltung

Anhand folgender Grafik können Sie sehen und entscheiden, wofür welcher Rabatt gilt und wo sie ihn demnach am besten eingeben.

• Geben Sie den Rabatt in der Kontenverwaltung ein, gilt er für das gesamte Konto, alle Teilnehmer und alle Belegungen.

• Geben Sie den Rabatt in der Adressverwaltung ein, gilt er für einen Teilnehmer und alle seine Belegungen (nicht aber für eventuelle Geschwister).

• Geben Sie den Rabatt in der Unterrichtsverwaltung ein, gilt er nur für das jeweilige Fach.

Gebührenberechnung

Jede (potentiell) gebührenrelevante Eingabe in der Unterrichts-, Inventar- oder Kontenverwaltung führt dazu, dass iMikel im Bereich Abrechnung ein Warndreieck anzeigt.

Nutzen Sie iMikel in einer Mehrplatzversion, so berechnet Ihr Server die betroffenen Konten neu. Sobald diese Neuberechnung abgeschlossen, ist verschwindet das Warndreieck bei dem Konto, die Gebühren sind dann auf aktuellem Stand.

Wenn Sie iMikel in einer Einzelplatzversion nutzen, klicken Sie oben im Menü Berechnung auf Dieses Konto erneut berechnen.

Die Gebühren des Kontos werden berechnet und anschließend angezeigt.

Sofern bei Ihnen eine iMikel-Server-Version im Einsatz ist, wird die Berechnung eines Kontos automatisch durch den Server vorgenommen. Das Warndreieck verschwindet dann nach wenigen Minuten von selbst, sodass das manuelle Berechnen eines Kontos für Sie entfällt.

Erstellen einer Rechnung

Auch Rechnungen können Sie in iMikel ganz einfach erstellen, wie in diesem Kapitel kurz dargestellt wird.

Rechnungen für bestimmte Zahlungspflichtige erstellen

Wenn Sie nur für einen Zahlungspflichtigen eine Rechnung erstellen möchten, gehen Sie wie folgt vor.

Klicken Sie in der Kontenverwaltung in der Kopfzeile auf die Schaltfläche mit dem Euro-Symbol.

Die Rechnung wird erstellt und anschließend in der Rechnungsansicht angezeigt.

Wenn Sie die Rechnung ausdrucken möchten, klicken Sie auf das Druckersymbol in der Kopfzeile.

Einen Rechnunglauf durchführen

Bei einem Rechnungslauf wird für alle Zahlungspflichtigen eine Rechnung erstellt. Voraussetzung dafür ist, dass seit der letzten Rechnung eine gebührenrelevante Änderung vorliegt.

In diesem Kapitel erklären wir Ihnen kurz, wie Sie einen Rechnungslauf vorbereiten und abschließen können.

Den Rechnungslauf vorbereiten

Um einen Rechnungslauf durchzuführen, führen Sie die folgenden Schritte durch.

Öffnen Sie die Buchhaltung (Startfenster > Buchhaltung). Klicken Sie auf den Reiter Rechnungsläufe und klicken Sie unten auf neuer Rechnungslauf.

Über den Bereich Optionen können Sie ggf. verschiedene Vorgaben aktivieren/deaktivieren.

Nur diese Mandanten verarbeiten

Wenn Sie mit mehreren Mandaten (erfordert das separat erhältliche Mandantenmodul) arbeiten, können Sie an dieser Stelle nur für eine bestimmte Auswahl an Mandaten den Rechnungslauf erstellen. Wenn Sie keine Auswahl treffen, werden standardmäßig alle Mandanten verarbeitet.

Rechnungsnummer

In dieses Feld können Sie eine eigene Rechnungsnummer vorgeben, ab welchem der nächste Rechnungslauf anfangen soll zu zählen (ansonsten erfolgt die Zählung anhand der zuletzt erstellten Rechnung).

Anzahl der Rechnungen im Rechnungslauf begrenzen

Geben Sie hier den gewünschten Wert ein, wenn Sie die Anzahl der Rechnungen im Rechnungslauf begrenzen möchten. Sie können somit z. B. mehrere kleinere Rechnungsläufe erstellen.

Rechnungspositionen netto statt brutto ausweisen

Wenn Sie Netto- anstatt Bruttobeträge auf den Rechnungen ausweisen möchten, aktivieren Sie die entsprechende Option.

Den Rechnungslauf abschließen

Legen Sie den Abrechnungszeitraum fest, welcher auf der Rechnung erscheint. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK . In der Regel ist es zu empfehlen, den Rechnungszeitraum innerhalb eines Jahres nicht zu ändern.

Nachdem der Rechnungslauf durchgeführt und die Rechnungen erstellt wurden, können Sie das Ergebnis in einer Liste sehen. Der obere Lauf in der Liste ist der aktuelle.

Klicken Sie rechts auf den Pfeil, um den Gesamtrechnungslauf anzuzeigen. Alle in dem zugehörigen Rechnungslauf enthaltenen Rechnungen werden angezeigt. Über die Pfeiltasten in der Kopfleiste können Sie zwischen den Rechnungen blättern.

Wenn Sie die Rechnungen ausdrucken möchten, rufen Sie den Rechnungslauf auf und klicken Sie auf das Druckersymbol in der Kopfzeile.

Wenn Sie in der Kopfzeile zur dritten Rechnung blättern und auf den Drucker klicken, beginnt der Ausdruck erst bei der dritten Rechnung. Wenn Sie alle Rechnungen drucken möchten, starten Sie den Druck bei der ersten Rechnung. Bei welcher Rechnung Sie sich befinden, sehen Sie oben rechts bei Anzahl (z. B. 1 von 537)

Eingabe einer neuen Lehrkraft

Um eine neue Lehrkraft einzugeben, gehen Sie wie folgt vor.

Öffnen Sie die Lehrerverwaltung. Klicken Sie in der Kopfleiste auf das grüne Plus. Es öffnet sich eine Suchmaske, in welcher Sie die Lehrkraft (sofern schon im Programm bekannt) suchen können.

Führt die Suche zu keinem Ergebnis, klicken Sie oben auf das grüne Plus in der Kopfzeile. Sie können die Lehrkraft nun neu eingeben. Wenn Sie fertig sind, speichern Sie Ihre Eingaben mit Speichern. In dem sich nun öffnenden Fenster stellen Sie unter Status ein, ab wann und mit welchem Status die Lehrkraft bei Ihnen tätig ist.

Ein neues Fach eingeben

Um ein neues Fach einzugeben, gehen Sie wie folgt vor.

Öffnen Sie die Fächerverwaltung (Startfenster > Fächer). Klicken Sie in der Kopfzeile auf das grüne Plus. Wählen Sie zunächst den Tarif für das neue Fach aus. Automatisch steht beim Namen des Fachs auch der Tarif. Da diesem ein Leerzeichen vorangestellt ist, können Sie ganz einfach das Instrument ergänzen.

Beispiel: Sie haben den Tarif gewählt und es steht dort Einzel 45 Min.. Ergänzen Sie das Fach, steht dort Gitarre Einzeln 45 Min.

Tragen Sie anschließend die restlichen Daten für das Fach ein.

Einen neuen Unterrichtsort eingeben

Die Gebäude, in denen der Unterricht stattfindet, werden in iMikel als Veranstaltungsorte bezeichnet.

Um einen neuen Unterrichtsort einzugeben, gehen Sie wie folgt vor.

Öffnen Sie die Veranstaltungsorteverwaltung (Startfenster > Veranstaltungsorte). Klicken Sie in der Kopfzeile auf das grüne Plus. Wenn der neue Veranstaltungsort bereits in iMikel hinterlegt ist, können Sie nun nach dem Ort suchen.

Ansonsten klicken Sie oben auf das grüne Plus. Geben Sie in dem sich öffnenden Fenster die Daten des neuen Ortes ein und speichern Sie mit Speichern.

Nun fügen Sie nur noch die Räume hinzu: Klicken Sie dafür auf hinzufügen (siehe Symbol) und geben Sie die Daten des Raumes ein.

Drucken eines Stundenplanes

Öffnen Sie die Lehrerverwaltung, indem Sie links auf Lehrer klicken.

Suchen Sie die Lehrkraft, für die Sie den Stundenplan erstellen möchten. Möchten Sie für alle Lehrkräfte den Stundenplan erstellen, so rufen Sie über den Kreisel in der Kopfleiste alle Lehrkräfte auf.

Klicken Sie in der Lehrerverwaltung links auf Druckwahl.

Es öffnet sich die Druckwahl. Dort wählen Sie unter dem Punkt Unterrichtsdaten die Stundenpläne aus und dann zum Beispiel Stundenplan (Hoch).

Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie den Zeitraum definieren können, für welchen Sie einen Stundenplan drucken möchten. Geben Sie den gewünschten Zeitraum ein und bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK.

Der Stundenplan für die zuvor aufgerufenen Lehrkräfte wird angezeigt.

Sofern Sie die Voransicht in der Druckwahl aktiviert haben, wird Ihnen auf der rechten Seite die Taste Fortsetzen angezeigt. Nach Klick darauf können Sie den Stundenplan ausdrucken.