Kurzanleitung

Einleitung

Dies ist eine Anleitung für den schnellen Start von iMikel. Alle hier aufgezeigten Vorgänge und viele weitere können Sie in dem regulären Handbuch von iMikel in detaillierter Form nachlesen.

Starten des Programms

Starten Sie das Programm über die Verknüpfung auf Ihrem Desktop und melden Sie sich an. Die Anmeldedaten der Demo-Version erhalten Sie von uns.

Teilnehmer zum Unterricht anmelden

Eingabe eines neuen Teilnehmers

Um einen neuen Teilnehmer mit einer neuen Belegung einzugeben, gehen Sie wie folgt vor:

Wechseln Sie in die Unterrichtsverwaltung über Startfenster > Unterricht. Klicken Sie in der Kopfzeile auf das grüne Plus. Es öffnet sich der Anmeldeassistent.

iMikel_Unterrichtsverwaltung_Anmeldeassistent.png

Über den Stift neben dem Feld Name des Teilnehmers können Sie auswählen, ob Sie einen neuen Teilnehmer (der bisher im System noch nicht bekannt ist) eingeben wollen oder ob Sie über suchen einen bereits bekannten Teilnehmer in iMikel suchen möchten.

Wenn Sie den Teilnehmer neu eingegeben haben und Kontaktdaten hinzufügen möchten, klicken Sie auf den Reiter Kontakte.

Über das grüne Plus in der Kopfleiste können Sie weitere Kontaktdaten hinzufügen.

iMikel_Adressverwaltung_PersonenstammdatenBearbeiten_Kontakte.png

Geben Sie nur Kontaktdaten ein, die zu der jeweiligen Person gehören und nicht die Kontaktdaten vom Zahlungspflichtigen beim Teilnehmer und umgekehrt.

Zum Speichern klicken Sie auf Speichern.

Eingabe eines neuen Zahlungspflichtigen

Um dem Schüler einen Zahlungspflichtigen zuzuordnen, klicken Sie im Anmeldeassistenten neben dem Feld Name des Zahlungspflichtigen auf den Stift. Wählen Sie auch dort aus, ob Sie den Zahlungspflichtigen neu eingeben oder ob Sie ihn über suchen in iMikel suchen möchten.

Wenn ein Teilnehmer gleichzeitig auch Zahlungspflichtiger ist, brauchen Sie ihn nicht neu einzugeben. Klicken Sie im Menü des Stiftes beim Zahlungspflichtigen einfach auf dito (kleiner blauer Pfeil oberhalb der Eingabefelder) und der Teilnehmer wird automatisch als Zahlungspflichtiger angelegt.

Geben Sie die Stammdaten des Zahlungspflichtigen ein.

Wenn Sie Kontaktdaten zum Zahlungspflichtigen hinzufügen möchten, klicken Sie auf den Reiter Kontakte.

Eingabe der Unterrichtsdaten

Sie haben den Teilnehmer und den Zahlungspflichtigen eingegeben. Nun geben Sie eine neue Veranstaltung mit den Unterrichtsdaten ein.

Klicken Sie bei den Unterrichtsdaten neben dem Feld Fach auf den Stift und wählen Sie neu. Es wird eine neue Veranstaltung für diesen Teilnehmer angelegt.

Geben Sie ein Eintrittsdatum ein und vervollständigen Sie die weiteren Unterrichtsdaten (Fach, Lehrer, Tag, Uhrzeit etc).

Die Felder sehen dann beispielsweise wie folgt aus.

iMikel_Unterrichtsverwaltung_Anmeldeassistent_Unterrichtsdaten.png

Wenn Sie den Teilnehmer zu einem bereits bestehenden Kurs eintragen möchten, klicken Sie auf Veranstaltung > suchen.

iMikel_Unterrichtsverwaltung_Anmeldeassistent_Unterrichtsdaten_Popover.png

Eingabe speichern

Um den Vorgang abzuschließen, klicken Sie in der Kopfleiste auf eine der beiden grünen Schaltflächen.

iMikel_Unterrichtsverwaltung_Anmeldeassistent_Speichern.png

Über Speichern + Briefsymbol können Sie die Daten speichern und anschließend eine Bestätigung drucken und sogar versenden. Über Speichern werden die Daten direkt im System gespeichert.

Bearbeiten von Stammdaten

Sie können in allen Modulen die Stammdaten Ihrer Schüler, Zahlungspflichtigen, Lehrer, Konteninhaber usw. verändern.

Wenn Sie sich z. B. in der Kontenverwaltung befinden, klicken Sie neben dem Feld Name der Stammdaten, die Sie verändern wollen auf den Stift und wählen Sie bearbeiten, neue Adresse oder neuer Kontakt.

Wenn Sie die Stammdaten einer Person bearbeiten, werden diese im ganzen Programm geändert. Wenn ein Schüler gleichzeitig auch Zahlungspflichtiger ist und Sie die Daten bearbeiten möchten, müssen Sie also nicht die Stammdaten des Schülers UND des Zahlungspflichtigen bearbeiten, sondern nur die der Person.

Teilnehmer ummelden

Um einen Teilnehmer von einem Kurs in einen anderen umzumelden, rufen Sie den Teilnehmer in der Unterrichtsverwaltung  (Startfenster > Unterricht) auf.

Klicken Sie bei der Belegung, die Sie ummelden möchten, neben dem Feld Fach auf den Stift und wählen Sie aus dem Menü ummelden.

Es öffnet sich der Assistent zum Ummelden von Belegungen.

Geben Sie ein Austrittsdatum für den bisherigen Unterricht ein.

Um das neue Fach, in das der Teilnehmer umgemeldet werden soll, einzugeben oder zu suchen, klicken Sie wieder neben dem Feld Fach auf den Stift und wählen Sie aus dem Menü entweder Suchen, neu oder neu (wie bisher).

Eingabe speichern

Um den Vorgang abzuschließen, klicken Sie in der Kopfleiste auf eine der beiden grünen Schaltflächen.

Über Speichern mit dem Briefsymbol können Sie die Daten speichern und anschließend eine Bestätigung drucken. Über Speichern ohne das Briefsymbol werden die Daten nur gespeichert.

Abmelden eines Teilnehmers

Um einen Teilnehmer von einem Unterricht abzumelden, rufen Sie den Teilnehmer in der Unterrichtsverwaltung (Startfenster > Unterricht) auf.

Klicken Sie dann in das Feld Austritt und geben Sie in dem sich öffnenden Fenster das Austrittsdatum ein.

Alternativ können Sie bei der Belegung, die Sie abmelden möchten, neben dem Fach auf den Stift klicken. Wählen Sie aus dem sich öffnenden Menü abmelden.

Geben Sie in dem sich öffnenden Assistenten ein Austrittsdatum ein.

Das Vorgehen über diesen Assistenten bietet sich immer dann an, wenn Sie mehr als eine Person aus einer Gruppe abmelden möchten: Durch einen Klick auf weitere Teilnehmer im unteren Bereich des Assistenten können diese zeitgleich ebenfalls mit abgemeldet werden.

Halten Sie beim Klick auf einen Namen die ALT-Taste gedrückt, werden alle Teilnehmer übernommen.

iMikel_Unterrichtsverwaltung_Ummeldeassistent.png

Eingabe speichern

Um den Vorgang abzuschließen, klicken Sie in der Kopfleiste auf eine der beiden grünen Schaltflächen.

iMikel_Unterrichtsverwaltung_Anmeldeassistent_Speichern.png

Über Speichern + Briefsymbol können Sie die Daten speichern und anschließend eine Bestätigung drucken und sogar versenden. Über Speichern werden die Daten direkt im System gespeichert.

Suchen und Finden von Daten

Daten über die Suchlupe finden

Sie können in iMikel in jedem Feld suchen.

Um in den Suchmodus zu gelangen, klicken Sie oben rechts auf die Lupe.

iMikel_Unterrichtsverwaltung_Belegungen_KopfleisteSuchlupe.png

Nun können Sie in einem oder mehreren Feldern Suchbegriffe eingeben.

Starten Sie die Suchabfrage mit der Enter-Taste oder über das Feld Suche starten.

Beispiel: Füllen Sie das Feld Name aus, um nach dem Namen eines Teilnehmers zu suchen. Wenn Sie z. B. nach nach allen Klavierschülerinnen suchen möchten, tragen Sie im Feld Geschlecht ein w ein und im Feld Fach das Wort Klavier. Bestätigen Sie Ihre Suchabfrage mit Enter oder über das Feld Suche starten.

Nur in den aktiven Belegungen suchen

Um nur in den aktiven Belegungen zu suchen, setzen Sie bitte, bevor Sie auf die Lupe klicken, den Haken in der Fußzeile nur aktive anzeigen. Wenn Sie in allen Belegungen suchen möchten (auch in den bereits abgemeldeten), entfernen Sie den Haken.

Belegungen je Status suchen und finden

In der Unterrichtsverwaltung sehen Sie oben rechts vier verschiedene Farben. Dies sind die verschiedenen Status der Belegungen.

  • Grün: Warteliste
  • Gelb: Einteilung geplant
  • Rot: Wird eingeteilt
  • Grau: Ist eingeteilt (Bestand)

Mit einem Klick auf die Suchlupe in der Kopfleiste suchen Sie in allen Belegungen (Grün, Gelb, Rot und Grau).

Sie können aber auch in jedem Status gesondert suchen. Wenn Sie z. B. nur in der Warteliste suchen möchten, klicken Sie auf das grüne Feld. Sie befinden sich nun direkt in der Suchmaske. Geben Sie Ihre Suchkriterien ein und drücken Sie anschließend die Enter-Taste.

Wenn Sie alle Einträge der Warteliste angezeigt bekommen möchten, drücken Sie Enter, ohne einen Suchbegriff einzugeben. Um die Suche abzubrechen, klicken Sie oben auf die Schaltfläche Abbrechen.

Eingabe von Rabatten und Zuschlägen

Sie können in iMikel an drei verschiedenen Stellen Ermäßigungen und Zuschläge (Rabatte) eingeben. Je nachdem, was Sie rabattieren möchten, können Sie die Ermäßigung oder den Zuschlag entweder in der Kontenverwaltung, der Adressverwaltung oder der Unterrichtsverwaltung eingeben.

Die jeweiligen Eingabemasken erreichen Sie wie folgt.

Kontenverwaltung: Startfenster > Konten > Rabatte

Adressverwaltung: Startfenster > Adressen > Rabatte

Unterrichtsverwaltung: Startfenster > Unterricht > Abrechnung > Rabatte

Über das grüne Plus fügen Sie einen neuen Rabatt hinzu.

iMikel_Symbol_GruenesPlus.png

In dem Rabattfenster geben Sie ein Beginndatum ein und - wenn bekannt - auch ein Enddatum. Wählen Sie aus der Liste bei Bezeichnung den Rabatt aus und geben Sie einen Wert ein. Werte mit Prozentzeichen (%) werden als prozentualer Betrag abgezogen bzw. hinzugerechnet.

Werte ohne Prozentzeichen als Betrag, wie er eingegeben wurde.

iMikel_Dialog_Rabatteingabe.png

Sie können sogar ein Ausgleichskonto nutzen (z. B. für Bildung und Teilhabe). Geben Sie den gleichen Rabatt an zwei verschiedenen Stellen ein, wird dieser nicht addiert, sondern schließt sich nach folgender Reihenfolge gegenseitig aus.

Unterrichtsverwaltung > Adressverwaltung > Kontoverwaltung

Anhand folgender Grafik können Sie sehen und entscheiden, wofür welcher Rabatt gilt und wo sie ihn demnach am besten eingeben.

Geben Sie den Rabatt in der Kontenverwaltung ein, gilt er für das gesamte Konto, alle Teilnehmer und alle Belegungen.

Geben Sie den Rabatt in der Adressverwaltung ein, gilt er für einen Teilnehmer und alle seine Belegungen (nicht aber für eventuelle Geschwister).

Geben Sie den Rabatt in der Unterrichtsverwaltung ein, gilt er nur für das jeweilige Fach.

iMikel_Gebuehrenpyramide.png

Berechnen von Gebühren

Es wird immer im Bereich Abrechnung ein Warndreieck angezeigt, wenn eine gebührenrelevante Eingabe in der Unterrichts-, Inventar- oder Kontenverwaltung vorliegt.

iMikel_Symbol_Warndreieck_Kopfleiste.png

Das gelbe Warndreieck dient als Hinweis, dass gebührenrelevante Änderungen vorliegen.

Folgende Schritte sind nur notwendig, wenn bei Ihnen der Server nicht für die Berechnung/Aktualisierung der Gebühren zuständig ist.

Um die Gebühren manuell zu berechnen, klicken Sie oben im Menü Berechnung auf Dieses Konto erneut berechnen.

iMikel_Menue_Berechnung_DiesesKontoErneutBerechnen.png

Die Gebühren des Kontos werden berechnet und anschließend angezeigt.

Sofern bei Ihnen eine iMikel-Server-Version im Einsatz ist, wird die Berechnung eines Kontos automatisch durch den Server vorgenommen. Das Warndreieck verschwindet dann nach wenigen Minuten von selbst, sodass das manuelle Berechnen eines Kontos für Sie entfällt.

Erstellen einer Rechnung

Rechnungserstellung für bestimmte Zahlungspflichtige

Wenn Sie nur für einen Zahlungspflichtigen eine Rechnung erstellen möchten, gehen Sie wie folgt vor.

Klicken Sie in der Kontenverwaltung in der Kopfzeile auf die Schaltfläche mit dem Euro-Symbol.

iMikel_Kopfleiste_Rechnung_Erstellen_Kopfleiste_Ausschnitt.png

Die Rechnung wird erstellt und anschließend in der Rechnungsansicht angezeigt.

Wenn Sie die Rechnung ausdrucken möchten, klicken Sie auf das Druckersymbol in der Kopfzeile.

Durchführen eines Rechnungslaufes

Bei einem Rechnungslauf wird für alle Zahlungspflichtigen eine Rechnung erstellt. Voraussetzung dafür ist, dass seit der letzten Rechnung eine gebührenrelevante Änderung vorliegt.

Um einen Rechnungslauf durchzuführen, führen Sie die folgenden Schritte durch.

Öffnen Sie die Buchhaltung (Startfenster > Buchhaltung). Klicken Sie auf den Reiter Rechnungsläufe und klicken Sie unten auf neuer Rechnungslauf.

Über den Bereich Optionen können Sie ggf. verschiedene Vorgaben aktivieren/deaktivieren.

Nur diese Mandanten verarbeiten: Wenn Sie mit mehreren Mandaten (erfordert das separat erhältliche Mandantenmodul) arbeiten, können Sie an dieser Stelle nur für eine bestimmte Auswahl an Mandaten den Rechnungslauf erstellen. Wenn Sie keine Auswahl treffen, werden standardmäßig alle Mandanten verarbeitet.

Rechnungsnummer: In dieses Feld können Sie eine eigene Rechnungsnummer vorgeben, ab welchem der nächste Rechnungslauf anfangen soll zu zählen (ansonsten erfolgt die Zählung anhand der zuletzt erstellten Rechnung).

Anzahl der Rechnungen im Rechnungslauf begrenzen: Geben Sie hier den gewünschten Wert ein, wenn Sie die Anzahl der Rechnungen im Rechnungslauf begrenzen möchten. Sie können somit z. B. mehrere kleinere Rechnungsläufe erstellen.

Wenn Sie Netto- anstatt Bruttobeträge auf den Rechnungen ausweisen möchten, aktivieren Sie die entsprechende Option.

Legen Sie den Abrechnungszeitraum fest, welcher auf der Rechnung erscheint. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK. In der Regel ist es zu empfehlen, den Rechnungszeitraum innerhalb eines Jahres nicht zu ändern.

Nachdem der Rechnungslauf durchgeführt und die Rechnungen erstellt wurden, können Sie das Ergebnis in einer Liste sehen. Der obere Lauf in der Liste ist der aktuelle.

Klicken Sie rechts auf den Pfeil, um den Gesamtrechnungslauf anzuzeigen. Alle erzeugten Rechnungen werden angezeigt. Über die Pfeiltasten in der Kopfleiste können Sie zwischen den Rechnungen blättern.

Wenn Sie die Rechnungen ausdrucken möchten, rufen Sie den Rechnungslauf auf und klicken Sie auf das Druckersymbol in der Kopfzeile.

Wenn Sie in der Kopfzeile zur dritten Rechnung blättern und auf den Drucker klicken, beginnt der Ausdruck erst bei der dritten Rechnung. Wenn Sie alle Rechnungen drucken möchten, starten Sie den Druck bei der ersten Rechnung. Bei welcher Rechnung Sie sich befinden, sehen Sie oben rechts bei Anzahl (z. B. 1 von 537)

Zahlungspflichtigen als Abbucher markieren

Wenn Sie bei einem vorhandenen Zahlungspflichtigen nachträglich die Bankdaten eintragen und ein Mandat anlegen, wird dieser automatisch als Abbucher markiert.

Sollten Sie nur den Abbucherstatus eines Zahlungspflichtigen verändern wollen, gehen Sie wie folgt vor.

Klicken Sie in der Kontenverwaltung bei dem Zahlungspflichtigen auf den Reiter Bank/Termine.

iMikel_Kontenverwaltung_BankTermine.png

Dort können Sie unter dem Punkt Zahlungstyp auf das grüne Plus oder den Stift zum Bearbeiten klicken, um den Zahlungstyp des Kontoinhabers zu ändern.

iMikel_Kontenverwaltung_Dialog_Zahlungstyp.png

Eingabe einer neuen Lehrkraft

Um eine neue Lehrkraft einzugeben, gehen Sie wie folgt vor.

Wechseln Sie in die Lehrerverwaltung. Klicken Sie in der Kopfleiste auf das grüne Plus. Es öffnet sich eine Suchmaske, in welcher Sie die Lehrkraft (sofern schon im Programm bekannt) suchen können.

Führt die Suche zu keinem Ergebnis, klicken Sie oben auf das grüne Plus in der Kopfzeile. Sie können die Lehrkraft nun neu eingeben. Wenn Sie fertig sind, speichern Sie Ihre Eingaben mit Speichern. In dem sich nun öffnenden Fenster stellen Sie unter Status ein, ab wann und mit welchem Status die Lehrkraft bei Ihnen tätig ist.

iMikel_Personalverwaltung_Dialog_Status.png

Eingabe eines neuen Faches

Um ein neues Fach einzugeben, gehen Sie wie folgt vor.

Wechseln Sie in die Fächerverwaltung (Startfenster > Fächer). Klicken Sie in der Kopfzeile auf das grüne Plus. Geben Sie die Daten des Faches ein und klicken Sie dann auf den Pfeil neben dem entsprechenden Tarif, um dem neuen Fach einen Tarif zuzuordnen.

iMikel_Faecher_Dialog_Tarifzuordnung.png

Sofern noch nicht geschehen, tragen Sie anschließend die restlichen Daten für das Fach ein.

Eingabe eines neuen Unterrichtsortes

Um einen neuen Unterrichtsort einzugeben, gehen Sie wie folgt vor.

Wechseln Sie in die Veranstaltungsorteverwaltung (Startfenster > Veranstaltungsorte). Klicken Sie in der Kopfzeile auf das grüne Plus. Wenn der neue Veranstaltungsort bereits in iMikel hinterlegt ist, können Sie nun nach dem Ort suchen.

Ansonsten klicken Sie oben auf das grüne Plus. Geben Sie in dem sich öffnenden Fenster die Daten des neuen Ortes ein und speichern Sie mit Speichern.

Nun fügen Sie nur noch die Räume hinzu: Klicken Sie dafür auf hinzufügen (siehe Symbol) und geben Sie die Daten des Raumes ein.

iMikel_Symbol_GruenesPlus.png

Drucken eines Stundenplanes

Öffnen Sie die Lehrerverwaltung, indem Sie links auf Lehrer klicken.

Suchen Sie die Lehrkraft, für die Sie den Stundenplan erstellen möchten. Möchten Sie für alle Lehrkräfte den Stundenplan erstellen, so rufen Sie über den Kreisel in der Kopfleiste alle Lehrkräfte auf.

Klicken Sie in der Lehrerverwaltung links auf Druckwahl.

Es öffnet sich die Druckwahl. Dort wählen Sie unter dem Punkt Unterrichtsdaten die Stundenpläne aus und dann zum Beispiel Stundenplan (Hoch).

iMikel_Druckwahl_Taste_StundenplanHoch.png

Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie den Zeitraum definieren können, für welchen Sie einen Stundenplan drucken möchten. Geben Sie den gewünschten Zeitraum ein und bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK.

Der Stundenplan für den/die vorher aufgerufenen Lehrer wird angezeigt.

Über die Taste Fortsetzen auf der linken Seite können Sie den Stundenplan ausdrucken.

iMikel_Druckwahl_Dialog_Stundenplan.png