Die Korrespondenzverwaltung
Die Korrespondenzverwaltung
iMikel bietet Ihnen über die Korrespondenzverwaltung die Möglichkeit, beliebig viele Korrespondenzen, Textvorlagen und Briefpapiere zu erstellen und zu verwalten. Alle Dokumente werden bei Bedarf archiviert; über eine Volltextsuche können Sie anschließend recherchieren.
Hauptfunktionen der Korrespondenzverwaltung
- Transparente Verwaltung beliebig vieler Schreiben: In iMikel können Sie beliebig viele Briefpapiere, Textvorlagen und Dokumente verwalten. Der modulare Aufbau der Korrespondenzverwaltung ermöglicht immer einen optimalen Überblick.
- Individuelle Erstellung von Briefpapieren: In iMikel können Sie nach Ihren Vorstellungen Briefpapiere entwickeln, auf denen Textvorlagen und Dokumente basieren. Einmal erstellt, stehen diese Briefpapiere jederzeit zur Verfügung.
- Personalisierte Textvorlagen durch Platzhalter: Sie können die Textvorlagen für jeden Serienbrief mit verschiedenen Platzhaltern personalisieren und so die Adressaten mit Ihren Dokumenten direkt ansprechen.
- Archivierung von Dokumenten: Die Dokumente werden in iMikel automatisch archiviert und stehen zur späteren Recherche zur Verfügung. Sie können innerhalb der archivierten Dokumente nach bestimmten Begriffen oder Teilbegriffen suchen.
- Erstellung von Textvorlagen für Mahnschreiben: Das Mahnwesen in iMikel beruht darauf, dass für jede nicht beglichene, fällige Gebühr ein Mahnschreiben erstellt wird. Grundlage dafür sind Textvorlagen, die Sie in der Korrespondenzverwaltung erstellen und auf die Sie bequem über die Buchhaltung zugreifen können.
Umgang mit Textinhalten
Die Anleitungen bezüglich des Umgangs mit Textinhalten sind universal und beziehen sich sowohl auf das Briefpapier als auch auf Textvorlagen in iMikel.
Eingabe und Ausrichtung von Textinhalten
Wenn Sie z. B. im Briefkopf die Adresse der Musikschule linksbündig nach rechts einrücken möchten, können Sie den Abstand vom linken Seitenrand definieren.
Die aktuellen Einstellungen können Sie am Lineal ablesen und verändern.
Die Position der Seitenränder links und rechts ist nicht veränderlich. Sie können den Texteinzug vom linken und rechten Seitenrand über die nach unten weisenden Schieberegler am unteren Rand des Lineals anpassen. Um den Einzug der ersten Zeile zu ändern, verschieben Sie den Strich am oberen Linealrand.
Sie können auch die Tabulatorweite definieren. Klicken Sie dafür an die Stelle im Lineal, an welcher der Absatz zu beginnen hat. Es erscheint ein nach links unten geknickter blauer Pfeil.
Dieses Tabulator-Symbol können Sie mit der linken Maustaste verschieben.
Sie können beliebig viele Tabulatorschrittweiten einfügen.
Um das Tabulator-Symbol im Lineal zu löschen, klicken Sie dieses an und ziehen Sie es in das Dokument. Der Tab und das Symbol werden dann gelöscht.
Um eine exakte Positionierung zu erreichen, doppelklicken Sie auf das Lineal. In dem sich öffnenden Fenster können Sie den Tabulator-Typ ändern (links-, rechtsbündig, zentriert oder ausgerichtet an frei wählbaren Zeichen), die Position exakt definieren oder aus der Liste der gesetzten Tabulatoren einzelne oder alle löschen.
Wenn Sie auf Anwenden klicken, werden Ihre Änderungen in dem aktuell geöffneten Dokument umgesetzt, wobei das Menü Tabulatoren geöffnet bleibt. Sie können weitere Änderungen testen, bis Sie mit der Einstellung zufrieden sind. Klicken Sie abschließend auf OK.
Formatierung von Textinhalten
Sie können in der Korrespondenzverwaltung ganz leicht Texte formatieren. Markieren Sie dazu den Text, den Sie formatieren möchten. Klicken Sie dann den Menüpunkt Bearbeiten an und wählen Sie Format anpassen aus. Sie sehen dann die verschiedenen Formatierungsmöglichkeiten, die iMikel bietet.
Verwalten von Briefpapieren
Alle Dokumente, wie z. B. Briefe oder Faxe, werden in iMikel mit Textvorlagen erstellt. Textvorlagen basieren auf sogenannten Briefpapieren. Briefpapiere sind somit die gestalterische Basis für Ihre schriftlichen Korrespondenzen.
In einem Briefpapier können Sie Informationen definieren, die in allen Textvorlagen erscheinen, denen dieses Briefpapier zugewiesen wurde. Dazu gehören z. B. Absender, Benutzerangaben oder Kontaktmöglichkeiten.
Erstellen eines Briefpapiers
Klicken Sie in der Korrespondenzverwaltung auf den Reiter Briefpapier. Klicken Sie anschließend auf das grüne Plus in der Kopfzeile, um ein neues Briefpapier anzulegen.
Der Cursor springt automatisch in das Feld des Titels des Briefpapiers. Geben Sie einen aussagekräftigen Titel ein, zum Beispiel Standard.
Bereiche des Briefpapiers
Folgende Briefpapierbereiche sind vorhanden.
E-Post Bereiche
Über das Anklicken der Taste E-Post Bereiche ein/ausblenden können Sie die für die E-Post reservierten Bereiche ein- und wieder ausblenden. Dabei werden in rot die Bereiche angezeigt, die nicht beschrieben werden dürfen. Die grünen Bereiche sind der Absender- bzw. Empfängeradresse vorbehalten.
Wenn Sie Korrespondenzen über E-Post verschicken möchten, ist die E-Post als Druckertreiber beim Drucken auszuwählen.
Einbinden eines Logos
Das Einbinden eines Logos in das Briefpapier ist in iMikel ganz einfach. Ziehen Sie einfach die gewünschte Datei des Logos in das dafür vorgesehene Feld in iMikel.
Daraufhin erscheinen verschiedene Steuerelemente, um das Logo auf dem Briefpapier passend zu positionieren und zu skalieren.
Legen Sie die Qualität für die Bilddateien aus.
Je höher die Qualität ist, desto größer ist die Datei.
- Über die nach rechts/links zeigenden blauen Pfeile bewegen Sie die Bilddatei um je zehn Pixel nach rechts/links (mit gedrückter ALT-Taste um je einen Pixel).
- Über die nach oben/unten zeigenden blauen Pfeile bewegen Sie die Bilddatei um je zehn Pixel nach oben/unten (mit gedrückter ALT-Taste um je einen Pixel).
- Über die nach oben rechts/unten links zeigenden blauen Pfeile skalieren Sie die Bilddatei um fünf Prozent kleiner/größer.
- Die Skalierung und Positionen sowie die Transparenz können Sie auch manuell definieren.
- Über das rot hinterlegte X entfernen Sie die Bilddatei.
- Sie können angeben, ob die Bilddatei im Kopf- oder Fußteil und auf den Folgeseiten angezeigt wird.
Sie können in ein Briefpapier beliebig viele Bilddateien einsetzen und diese an beliebigen Stellen positionieren.
Briefpapier bearbeiten
Ein Briefpapier können Sie jederzeit bearbeiten, nachdem Sie den Bearbeitungsmodus aktiviert haben.
Duplizieren eines Briefpapiers
Gehen Sie folgendermaßen vor, um ein Briefpapier zu duplizieren:
Rufen Sie das Briefpapier in der Korrespondenzverwaltung im Bereich Briefpapier auf. Klicken Sie anschließend auf das Symbol zum Duplizieren des Briefpapiers. Dieses befindet sich neben der Bezeichnung des Briefpapiers.
Löschen eines Briefpapiers
Gehen Sie folgendermaßen vor, um ein Briefpapier zu löschen:
Rufen Sie das Briefpapier in der Korrespondenzverwaltung im Bereich Briefpapier auf. Klicken Sie anschließend auf das rote X in der Kopfzeile.
Wenn ein Briefpapier gelöscht wird, welches bereits einer Vorlage zugewiesen wurde, erfolgt eine Aufforderung, direkt ein alternatives Briefpapier zuzuweisen. Es ist auf OK zu klicken.
Anschließend kann über den orange hinterlegten Pfeil ein neues Briefpapier ausgewählt werden.
Beachten Sie, dass alle Zuordnungen zu Textvorlagen des gelöschten Briefpapiers ebenfalls entfernt werden. Diese Textvorlagen sind dann einem neuen Briefpapier zuzuordnen.
Textvorlagen verwalten
Textvorlagen sind Texte, in denen anstelle der personenbezogenen Daten dynamische Platzhalter stehen. In der Korrespondenzverwaltung werden die Vorlagen für alle Verwaltungsbereiche (Module) erstellt und verwaltet.
Erstellen einer neuen Vorlage
Um eine neue Vorlage zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:
Klicken Sie in der Korrespondenzverwaltung auf den Reiter Vorlagen.
Wählen Sie das Modul, in welchem Sie eine neue Textvorlage erstellen möchten. Klicken Sie dafür im Bereich Vorlagen auf den Namen des gewünschten Moduls (z. B. Adressverwaltung).
Klicken Sie in der Vorlagenübersicht auf das grüne Plus in der Kopfzeile, um eine neue Vorlage zu erstellen.
Es öffnet sich anschließend das Fenster zum Erstellen/Bearbeiten der Textvorlage. Geben Sie der neuen Textvorlage eine Bezeichnung und wählen Sie bei Bedarf eine Rubrik aus. Rubriken können Sie in den Einstellungen der Korrespondenzverwaltung über Rubriken vorgeben.
Über den Typ können Sie festlegen, ob es sich um ein Dokument, eine Liste oder um eine SMS handelt.
Neben Textvorlagen für Dokumente und SMS-Nachrichten können auch beliebige Vorlagen für Listen im Hoch- oder Querformat erstellt werden. Die Inhalte dieser Listen können direkt aus der Voransicht sowohl gedruckt als auch direkt exportiert werden. Hierzu steht neben der Drucken- auch eine Exportieren-Taste zur Verfügung.
Somit haben Sie die Möglichkeit, sich über die Platzhalter beliebige Inhalte zu exportieren.
Hinweis zu Listen:
In Listen stehen dieselben Platzhalter zur Verfügung, welche Sie in allen sonstigen Textvorlagen verwenden können. Dadurch ist es möglich, z. B. frei gestaltbare Wartelistenauszüge, Teilnehmerlisten etc. zu erstellen.
Über die Platzhalter und die Möglichkeit, Tabulatoren zu setzen, können alle Informationen an der gewünschten Stelle auf der Liste platziert werden.Eine einmalig definierte Liste kann über die Serienbrieftasten für die aktuelle Auswahl der Datensätze erstellt werden.
Trennen Sie Platzhalter in der Listenvorlage mit einem Semikolon, dann können Sie anschließend einen Export im CSV-Format durchführen und diese Datei sofort wieder in Excel als Tabelle öffnen.
Hinweis zu SMS:
Alle in den jeweiligen Modulen verfügbaren Platzhalter können in einer SMS-Nachricht verwendet werden. Somit ist es zum Beispiel möglich, direkt aus der Unterrichtsverwaltung die folgende Nachricht zu versenden:
Der Unterricht für Fritz fällt am Montag um 15:00 Uhr leider aus.Sie können zudem je Textvorlage die gewünschten Empfänger festlegen. Somit kann in der Unterrichtsverwaltung eine Nachricht automatisch an Teilnehmer und Zahlungspflichtige und Erziehungsberechtigte versendet werden. Über den Platzhalter
SMS-Empfänger Briefanredekann dabei in jeder Nachricht der jeweilige Empfänger persönlich angesprochen werden.Als weitere Option können Sie eine Nachricht auch exklusiv an einen Lehrer versenden. Dadurch ist z. B. der Versand der folgenden Nachricht an eine Lehrkraft möglich:
Hallo Herr Meier, Ihnen wurde Fritz Schuster zum Fach Klavier Einzel 30 Min ab dem 01.01.2018 zugeteilt. Der Unterricht findet statt am Montag um 15:00 Uhr in Raum 1.01.
Über das gelbe Kreisel-Symbol im Feld Briefpapier können Sie ein Briefpapier bestimmen. Das Briefpapier erscheint dann in der Textvorlage als Hintergrund.
Wenn die Textvorlage erst ab einem bestimmten Datum zu verwenden ist, können Sie das Datum im Feld ausblenden bis eingeben.
Bei Dokumenten, die automatisch zur Wiedervorlage zu speichern sind, können Sie die Anzahl Tage nach dem Ausdruck definieren, nach welchen Ihnen dieses Dokument als Wiedervorlage anzuzeigen ist.
In der Adressverwaltung können Sie Kontakte mit Vertraulichkeitsstufen versehen. In jeder Textvorlage können Sie die Stufe definieren, bis zu der diese Kontakte auszugeben sind.
Sie können optional ein Trennzeichen oder Trennwort für Aufzählungen definieren. Dadurch ist es möglich, das Standard-Trennzeichen für die Kontakt-Platzhalter durch ein eigenes zu ersetzen. Dabei kann auch ein Return verwendet werden. Die Kontakte werden dann mit einem Zeilenumbruch dargestellt.
Sie können bestimmen, ob die Dokumente, die auf der aktuellen Textvorlage basieren, zu archivieren sind.
Auf allen Korrespondenzen können hochauflösende Strich-Codes angezeigt werden. Jeder Strich-Code enthält die iMikel-interne Seriennummer einer Korrespondenz. Im Startfenster von iMikel kann über das Menü Scannen ein Scan-Vorgang gestartet werden.
Wenn Sie z. B. viele SEPA-Mandate versenden, können Sie in der Korrespondenzenvorlage den Strich-Code aktivieren. Sendet Ihnen ein Zahlungspflichtiger später ein unterschriebenes SEPA-Mandat zurück, können Sie den Strich-Code auf dem Mandat scannen und dadurch genau die Korrespondenz und darüber den Kunden in iMikel aufrufen.
Aktivieren Sie dazu bei den entsprechenden Vorlagen die Option Strich-Code drucken. Beim Druck ist es anschließend möglich, die Position des Strich-Codes zu definieren. Der Strich-Code kann oben links/rechts oder unten links/rechts angeordnet werden.
Wenn nur ausgewählte Benutzer die Textvorlage benutzen dürfen, entfernen Sie den Haken im Feld verfügbar für alle Benutzer im Reiter Benutzer. Es öffnet sich ein Fenster, in welchem Sie die Mitarbeiter auswählen können, welche die Textvorlagen verwenden dürfen.
Treffen Sie Ihre Wahl und klicken Sie auf OK. Dies bedeutet, dass nur diese Mitarbeiter bei der Erstellung neuer Korrespondenzen auf diese Vorlage zugreifen können. Somit können Sie z. B. definieren, dass die Vorlage Anmeldebestätigung nur von den Benutzern Meier und Müller und die Vorlage Zwangsausschulung nur von dem Benutzer Schulze verwendet werden kann.
Unabhängig von dieser Option können später die erstellten Korrespondenzen von allen Benutzern - also Meier, Müller und Schulze - eingesehen werden. Es kann also jeder Anwender (einen grundsätzlichen Zugriff auf Korrespondenzen vorausgesetzt) sowohl die Anmeldebestätigungen als auch Zwangsausschulungen im Archiv einsehen.
Um dies zu unterbinden, gibt es dazu in der Textvorlage unter dem Reiter Benutzer die Option Auch auf Archivzugriffe anwenden. Wird diese Option im o. g. Beispiel in der Textvorlage Zwangsausschulung aktiviert, bedeutet dies für den späteren Archiv-Zugriff, dass nur der Benutzer Schulze die Zwangsausschulung, aber z. B. jeder Benutzer eine Anmeldebestätigung sehen kann.
Diese Option kann individuell für jede Textvorlage definiert werden. Der Reiter Benutzer wird rot und unterstrichen dargestellt, sobald diese Option bei einer Textvorlage aktiv ist. In der Vorlagenübersicht wird ein Benutzer-Symbol angezeigt, wenn eine Vorlage nur bestimmten Benutzern zur Erstellung zur Verfügung steht.
Über einen Tooltip können die zugeordneten Benutzer angezeigt werden. Über ein zweites Symbol wird darauf hingewiesen, dass diese Benutzerzuordnung auch auf den Archivzugriff angewendet wird.
Füllen Sie abschließend die Textvorlage mit dem gewünschten Textinhalt.
Vorlage als Mail-Version
iMikel bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Vorlagen auch als E-Mail zu verschicken. Dazu ist es erforderlich, dass Sie eine Mail-Version der per E-Mail zu verschickenden Vorlage erstellen.
Klicken Sie auf den Reiter Vorlagen in der Korrespondenzverwaltung. Wählen Sie anschließend das Modul aus, welches der Textvorlage zugeordnet ist. Klicken Sie bei der gewünschten Textvorlage auf das Stift-Symbol, um das Fenster zum Bearbeiten dieser zu öffnen.
Schalten Sie am oberen Rand des Schreibens die Ansicht auf Mail-Version um.
Definieren Sie einen Betreff für die Mail-Version und fügen Sie anschließend den gewünschten Text für das Schreiben ein.
Alternativ können Sie die Option Druck-Version als Anlage im PDF-Format zur E-Mail hinzufügen ankreuzen, welche sich im oberen Bereich befindet. Auch können Sie den Text in der E-Mail dafür nutzen, um auf das eigentliche Anschreiben hinzuweisen, welches als PDF der E-Mail angehängt ist.
Zudem können Sie auch weiter unten CC- und BCC-Adressen definieren.
Dadurch können Sie in einer Textvorlage z. B. definieren, dass diese an den Erziehungsberechtigten und als Blindkopie (BCC) an die Lehrkraft gesendet wird.
Tragen Sie dazu als Empfänger einfach <<Erziehungsberechtigter.AlleKontakteMail>> ein.
Außerdem tragen Sie bei BCC <<Lehrer.AlleKontakteMail>> ein.
Oder legen Sie z. B. fest, dass eine Korrespondenz ausschließlich an den Teilnehmer und nicht an den Zahlungspflichtigen zu senden ist, indem Sie als Empfänger-Platzhalter <<Teilnehmer.AlleKontakteMail>> eintragen.
Hat eine Person mehrere Mail-Adressen, werden diese automatisch durch ein Semikolon getrennt an Ihr Mail-Programm übertragen. Erwartet Ihr Mail-Programm statt dem Semikolon ein Komma als Trennzeichen, setzen Sie das Komma einfach hinter den Platzhalter, also:
<<Teilnehmer.AlleKontakteMail>>
iMikel weiß dann automatisch, dass Sie ein Komma als Trennzeichen verwenden möchten.
Bearbeiten einer bestehenden Vorlage
Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine bestehende Textvorlage zu bearbeiten/verändern:
Klicken Sie auf den Reiter Vorlagen in der Korrespondenzverwaltung. Wählen Sie anschließend das Modul aus, welches der Textvorlage zugeordnet ist. Klicken Sie bei der zu bearbeitenden Textvorlage auf das Stift-Symbol, um das Fenster zum Bearbeiten dieser zu öffnen.
Löschen einer Vorlage
Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine Textvorlage zu löschen:
Klicken Sie auf den Reiter Vorlagen in der Korrespondenzverwaltung. Wählen Sie anschließend das Modul aus, welches der Textvorlage zugeordnet ist. Klicken Sie bei der zu löschenden Textvorlage auf das rote X.
Duplizieren einer Vorlage
Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine Textvorlage zu duplizieren:
Klicken Sie auf den Reiter Vorlagen in der Korrespondenzverwaltung. Wählen Sie anschließend das Modul aus, welches der Textvorlage zugeordnet ist. Klicken Sie bei der zu duplizierenden Textvorlage auf das Symbol zum Duplizieren der Vorlage.
Schnellsuchfeld
Über die Briefumschläge in den Kopfzeilen der Module können Serienbriefe, -Mails und -SMS über Textvorlagen erstellt werden. In machen Modulen haben Sie vielleicht sehr viele verschiedene Textvorlagen zur Auswahl. Die Übersicht der Textvorlagen enthält ein Schnellsuchfeld.
Geben Sie z. B. einfach abm ein und schon werden nur noch die Textvorlagen für Abmeldebestätigungen angezeigt. Das Schnellsuchfeld ist sofort aktiv, sobald sich die Übersicht öffnet. Sie können somit sofort suchen, ohne erst in das Feld klicken zu müssen.
Das Schnellsuchfeld in den Textvorlagen sucht sowohl nach der Bezeichnung des Dokumentes als auch zusätzlich im Textinhalt der Vorlage.
Anhängen von modulspezifischen Dokumenten/Listen
In einzelnen Modulen ist es praktisch, ausgewählte Listen den Schriftstücken anzuhängen. iMikel ermöglicht Ihnen deshalb z. B. in der Unterrichtsverwaltung einem Anschreiben eine Wartelistenabfrage anzuhängen und automatisch mit auszudrucken.
Nach dem gleichen Prinzip können Sie in der Kontenverwaltung ausgewählte Zahlungspflichtige über den Kontostand informieren und einen Kontoauszug beifügen.
Entsprechende Listen werden Ihnen im Fenster zum Bearbeiten der Textvorlage unter dem Reiter Anhänge angezeigt.
Setzen Sie beim entsprechenden Dokument einen Haken, um dieses anzuhängen. Dabei können Sie auch mehrere auswählen.
Wenn Sie also z. B. für die Kontoverwaltung eine Vorlage Kontoauszug erstellen, können Sie in der Registerkarte Anhänge die Liste Kontoauszug auswählen. Wenn Sie dann in der Kontoverwaltung im Buchungsassistenten auf das Brief-Symbol in der Kopfzeile klicken und in dem Dialogfenster die Vorlage Kontoauszug auswählen, wird für den aktuell aufgerufenen Kontoinhaber ein personalisiertes Schreiben erstellt, dem sich beim Druck der Kontoauszug anschließt.
Der Reiter Anhänge wird rot dargestellt, sobald in einer Textvorlage ein Anhang definiert ist.
Platzhalter verwenden
In iMikel haben Sie die Möglichkeit, ganz komfortabel Platzhalter zu verwenden. Diese sorgen dafür, dass die Informationen z. B. in einer Textvorlage passend zu einer Person angezeigt werden.
Die Platzhalter dienen - ähnlich wie die Felder in Serienbriefen von Microsoft Word - z. B. der Personalisierung von Standardtexten. Die Schreibweise ist einheitlich wie folgt: <<[PLATZHALTER]>>
Wenn Sie z. B. einen Standardbrief an Herrn Musterhausen schicken möchten, verwenden Sie in der Vorlage den Platzhalter <<Briefanrede>>. Bei der Erstellung des Schreibens wird der Platzhalter automatisch durch die Anrede Sehr geehrter Herr Musterhausen ausgetauscht.
Einsetzen von Platzhaltern in Textvorlagen
Klicken Sie im Fenster zum Bearbeiten einer Vorlage auf den Reiter Platzhalter oder klicken Sie einfach in das Textfeld der Vorlage.
Es werden Ihnen anschließend alle in diesem Modul verfügbaren Platzhalter angezeigt. Sofern Ihr Bildschirm genügend Platz besitzt, wird die Übersicht der Platzhalter nicht links über den Einstellungen der Textvorlage, sondern separat auf der rechten Seite in einem neuen Fenster dargestellt.
Die Übersicht der verfügbaren Platzhalter wird automatisch aktualisiert, wenn eine Vorlage einem anderen Modul zugeordnet werden sollte.
Positionieren Sie den Cursor in der Textvorlage an der Stelle, an welcher der Platzhalter einzusetzen ist.
Klicken Sie anschließend auf den gewünschten Platzhalter in der Auswahlliste. Daraufhin wird der Platzhalter in die Textvorlage eingefügt.
Finden Sie einen Platzhalter nicht auf Anhieb, verwenden Sie das Schnellsuchfeld in der Kopfleiste.
Einsetzen einer Unterschrift in Vorlagen
In der Benutzerverwaltung von iMikel ist es unter Benutzer > Briefkopf Angaben > Unterschrift möglich, für jeden Benutzer eine eigene Unterschrift einzufügen.
Über die Platzhalter #Signatur# (Unterschrift) und #SignaturPos# (Unterschrift positionierbar) ist es möglich, eine Unterschrift in eine Textvorlage einzusetzen.
Über den Platzhalter #Signatur# wird die Unterschrift anschließend im Druck auf der linken Seite dargestellt. Die Unterschrift ist dann über diesen Platzhalter nicht weiter positionierbar.
Der Platzhalter #SignaturPos# sorgt hingegen für eine am Text ausgerichtete Position der Unterschrift.
Dieser kann anstelle vom Platzhalter #Signatur# verwendet werden. Die Positionierung der Unterschrift über den Platzhalter #SignaturPos# berücksichtigt den linksbündigen Einzug des vorherigen Textes und auch Tabulatoren, über welche die Unterschrift z. B. weiter zur Mitte verschoben werden kann.
Benutzerspezifische Platzhalter verwenden
In iMikel gibt es Platzhalter, die entsprechend des angemeldeten Benutzers gefüllt werden. Damit kann z. B. in der Fußzeile belegt werden, wer den Text geschrieben hat oder wer als Ansprechpartner für Rückmeldungen zur Verfügung steht.
Folgende selbsterklärende, benutzerspezifische Platzhalter können verwendet werden:
<<Benutzer.Anrede>><<Benutzer.Fax>><<Benutzer.Info>><<Benutzer.Ort>><<Benutzer.Straße>><<Benutzer.Titel>><<Benutzer.Zimmer>><<Benutzer.eMail>><<Benutzer.Firma>><<Benutzer.Nachname>><<Benutzer.Postleitzahl>><<Benutzer.Telefon>><<Benutzer.Vorname>>
Mehrere Kontakte in einer Textvorlage auflisten
In iMikel können Sie für jede Person mehrere Kontaktmöglichkeiten angeben.
Diese können Sie auch als Platzhalter in den Textvorlagen ausgeben. Dafür ist allerdings eine besondere Schreibweise notwendig.
Angenommen, Sie haben für einen Unterrichtsteilnehmer drei Kontaktmöglichkeiten, dann können Sie diese in den Vorlagen mit folgenden Platzhaltern nacheinander ausgeben:
<<Teilnehmer.KontaktArt>><<Teilnehmer.Kontakt>>(<<Teilnehmer.KontaktBemerkung>>)<<Teilnehmer.KontaktArt2>><<Teilnehmer.Kontakt2>>(<<Teilnehmer.KontaktBemerkung2>>)<<Teilnehmer.KontaktArt3>><<Teilnehmer.Kontakt3>>(<<Teilnehmer.KontaktBemerkung3>>)
Das Ergebnis sähe dann z. B. so aus:
- Tel: 040 123456 (nur wochentags)
- Tel: 040 4589 (nicht abends)
- E-Mail: teilnehmer@domain.de (nur in dringenden Fällen)
Diese Vorgehensweise ist mit mehreren
Kontakt-Platzhalternmöglich. Beispielsweise<<Konto.Kontakt>>,<<Zahlungspflichtiger.Kontakt>>etc.
Alternativ gibt es den Platzhalter <<AlleKontakteKontaktartBemerkung>>, welcher die vorhandenen Kontakte einer Person z. B. wie folgt darstellt:
Tel: 0441 88 29 30, Handy: 0177 123 45 67 (nur nachmittags).
Zudem gibt es Platzhalter, welche nur Kontakte eines bestimmten Typs darstellen. Der Platzhalter <<AlleKontakteMailBemerkung>> stellt mehrere vorhandene Mail-Adressen einer Person z. B. wie folgt dar:
eMail: mustermann@gmx.de (bei Fragen zu Terminen), musterfrau@gmx.de (nur im Notfall verwenden)
Verwenden von Freitexten
Es kann vorkommen, dass Sie als Ergänzung Ihres Serienbriefs eine weitere individuelle Information übermitteln möchten, ohne die Textvorlage zu ändern. Verwenden Sie zu diesem Zweck an geeigneter Stelle in der Vorlage einen Freitext.
In iMikel stehen Ihnen insgesamt 20 Freitexte zur Verfügung. Klicken Sie auf den Reiter Freitexte, um diese anzeigen zu lassen. Sie haben die Möglichkeit, jedem Freitext eine eigene Bezeichnung zu geben.
Klicken Sie auf den orange hinterlegten Pfeil, um einen Freitext in eine Textvorlage einzufügen. Wenn Sie diese Textvorlage dann verwenden, werden Sie zunächst aufgefordert, den Freitext zu füllen.
Besonderheit bei Platzhaltern für Erziehungsberechtigte
Sie haben in iMikel die Möglichkeit, einem Schüler einen Erziehungsberechtigten zuzuordnen, wenn dieser vom Zahlungspflichtigen abweicht.
Für den Erziehungsberechtigten sind eigene Platzhalter verfügbar, falls Sie diesen direkt anschreiben möchten, z. B. <<Erziehungsberechtigter.Briefanrede>>.
Die Besonderheit bei diesen Platzhaltern ist, dass dieser ebenso funktioniert, wenn kein Erziehungsberechtigter zugeordnet ist. Es werden dann automatisch die Informationen des Zahlungspflichtigen genommen. Somit brauchen Sie sich keine Gedanken darüber zu machen, wem ein Erziehungsberechtigter zugeordnet ist und wem nicht.
Es werden automatisch die korrekten Informationen verwendet.
Verwenden von Textvorlagen als Platzhalter
Sie können auch Texte aus anderen Textvorlagen in eine Textvorlage integrieren.
Beispiel und Herangehensweise
Sie haben einen Text mit Ihren Geschäftsbedingungen oder z. B. mit Veranstaltungshinweisen und möchten diese Texte in andere Textvorlagen (z. B. Anmeldebestätigungen) integrieren, ohne diese Texte mehrfach einzufügen und an mehreren Stellen zu pflegen. Dazu können Sie eine Textvorlage in andere Vorlagen einfügen:
- Erstellen Sie dazu z. B. eine neue Textvorlage mit dem Namen
AGB. Fügen Sie in diese Textvorlage Ihre allgemeinen Geschäftsbedingungen als normalen Text ein und speichern Sie diese. - Anschließend öffnen Sie die andere Vorlage (z. B. eine Anmeldebestätigung), in welche Sie die AGB einfügen möchten.
- In den Platzhaltern sehen Sie den Platzhalter
Text aus anderer Vorlage.
- Fügen Sie den Platzhalter in Ihre Anmeldebestätigung ein. Der Platzhalter erscheint im Text zunächst in der Form:
Nun tragen Sie anstelle des Textes NameDerTextvorlageHierEintragen den Namen der gewünschten einzufügenden Textvorlage ein.
Sobald Sie eine Anmeldebestätigung drucken, werden an Stelle dieses Platzhalters Ihre Geschäftsbedingungen erscheinen.
Dadurch haben Sie nur noch eine Vorlage mit Ihren Geschäftsbedingungen und können diese in beliebig vielen Korrespondenzen einbinden. Ändern sich Ihre Geschäftsbedingungen, passen Sie nur diese eine Vorlage an und alle neuen Korrespondenzen werden automatisch aktualisiert.
Außerdem können Sie aufwändige Formularteile (Bereiche mit Ankreuzfeldern, Unterschriftbereichen etc) einmalig pflegen.
Textvorlagen können modulübergreifend integriert werden. Eine Textvorlage mit dem Namen AGB kann z. B. in der Adressverwaltung hinterlegt werden und auch in Korrespondenzen der Kontenverwaltung eingebunden werden.
Platzhalter zu manuell verwalteten Belegungszahlen
In den Textvorlagen der Unterrichtsverwaltung stehen unter anderem folgende Platzhalter zur Verfügung:
<<Veranstaltung.AnzahlFreiePlaetze>><<Veranstaltung.AnzahlTeilnehmer>><<Veranstaltung.AnzahlTeilnehmerMax>><<Veranstaltung.AnzahlTeilnehmerMin>><<Veranstaltung.AnzahlTeilnehmerFörderfähig>>
Hierüber können Sie über eine Liste die manuell verwalteten Belegungszahlen übersichtlich darstellen.
Platzhalter zu Veranstaltungsorten
In den Textvorlagen der Unterrichtsverwaltung und des Moduls Veranstaltungsorte stehen unter anderem Platzhalter für alle Kontakte (Telefon, Handy, Mail etc) eines Veranstaltungsortes zur Verfügung.
Platzhalter für Statusausgabe
Das Korrespondenzenmodul enthält auch die folgenden Platzhalter:
<<Belegung.Etikett>><<Veranstaltung.Etikett>>
Diese geben in einer Textvorlage die Bezeichnung des Etiketts (blau, grün, gelb, rot und grau) aus, welche iunter Unterrichtsverwaltung > Einstellungen > Etiketten je Farbe definierbar ist.
Platzhalter zu Gebühren(änderungen)
In den Textvorlagen der Unterrichtsverwaltung stehen u. a. Platzhalter zur Anzeige der Gebühr zur Verfügung. Die Gebühr zum Stand des Eintrittsdatums kann über Platzhalter dargestellt werden. Somit ist es z. B. möglich, die folgende Formulierung in einer Anmeldebestätigung zu formulieren:
Der Unterricht beginnt zum 01.01.2023. Die Gebühr beträgt € 100,00.
Es ist ebenfalls möglich, auf aktuell geänderte oder zukünftige Gebühren hinzuweisen. Auch hierfür stehen Platzhalter zur Verfügung. Diese können unabhängig vom Eintrittsdatum die heutige Gebühr und auch eine zukünftig folgende Gebührenänderung darstellen.
Über die Platzhalter <<Belegung.Gebuehr.Zukuenftig>> und <<Belegung.Gebuehr.Zukuenftig.AbDatum>> ist es z. B. möglich, die folgende Formulierung zu definieren:
Hiermit teilen wir Ihnen mit, dass sich die Gebühr ab dem 01.08.2023 auf € 120,00 ändert.
Insgesamt stehen außerdem die folgenden Platzhalter zur Verfügung:
<<Belegung.Gebuehr.Eintritt>><<Belegung.Gebuehr.Eintritt.Jahr>><<Belegung.Gebuehr.Eintritt.Turnus>><<Belegung.Gebuehr.Heute>><<Belegung.Gebuehr.Heute.Jahr>><<Belegung.Gebuehr.Heute.Turnus>><<Belegung.Gebuehr.Zukuenftig>><<Belegung.Gebuehr.Zukuenftig.AbDatum>><<Belegung.Gebuehr.Zukuenftig.Jahr>><<Belegung.Gebuehr.Zukuenftig.Turnus>>
Dokumente
Dokumente sind die personalisierten Schriftstücke, die Sie ausgedruckt bzw. als SMS oder per E-Mail versendet haben. Unter Dokumente wird Ihnen das zuerst erstellte Dokument angezeigt. Dies ist das Archiv aller erstellten Korrespondenzen in iMikel.
Die Korrespondenzen können nach Empfänger, Textvorlage, Wiedervorlage- und Erstellungsdatum sortiert werden.
Neben dem Dokument erhalten Sie weitere Informationen (wie den Empfänger, die Bezeichnung, der Erstellungszeitpunkt, den Ersteller und evtl. das Datum der Wiedervorlage). Die Bezeichnung können Sie durch Anklicken verändern. Über den Reiter Übersicht erhalten Sie eine Listenansicht des Archivs.
Die Pfeile in der Kopfzeile ermöglichen das Vor- und Zurückblättern zwischen den Dokumenten.
Im Dokumentenarchiv können auch lange Mail-Texte durchgescrollt werden, da das Textfeld betreten werden kann.
Markierung eines Dokuments zur Wiedervorlage
Sie können Ihre erstellten Dokumente an verschiedenen Stellen zur Wiedervorlage markieren: Entweder geben Sie direkt in der Vorlage an, wie viele Tage nach Ausdruck eine Wiedervorlage zu erfolgen hat, Sie geben beim Erstellen eines Dokumentes aus einem der Module im Kopfbereich ein Wiedervorlagedatum ein oder Sie geben das Wiedervorlagedatum nach Erstellung im Dokumentenarchiv ein.
Wiedervorlagen können von jedem Anwender als erledigt gekennzeichnet werden. Dabei wird in der Korrespondenz eingetragen, welcher Anwender zu welchem Zeitpunkt eine Korrespondenz als erledigt gekennzeichnet hat. Wenn ein Anwender eine Korrespondenz als erledigt kennzeichnet, die er selbst erstellt hat, wird das Wiedervorlagedatum automatisch entfernt.
Wenn ein anderer Anwender eine Korrespondenz als erledigt kennzeichnet, die er nicht selbst erstellt hat, bleibt das Wiedervorlagedatum für den ursprünglichen Verfasser der Korrespondenz erhalten.
Wenn eine Korrespondenz auf erledigt gesetzt wird, kann zusätzlich ein Kommentar zum Vorgang in der Korrespondenz hinterlegt werden.
Dokumentenbezogene Notizen
Sie können jedem Dokument beliebig viele Notizen hinzufügen, die sich z. B. auf den Bearbeitungszustand des Vorgangs beziehen. Zu diesem Zweck klicken Sie auf das Notiz-Symbol.
Die erstellte Notiz enthält automatisch Ihren Benutzernamen als Autor.
Bearbeiten von bereits geschützten Dokumenten
Bereits erstellte Dokumente können Sie bei Bedarf nachträglich bearbeiten, um sie z. B. mit geringen Änderungen ein zweites Mal zu drucken. Voraussetzung dafür ist, dass die Dokumente unter Ihrem Benutzernamen erstellt wurden und dass die Zeitspanne von der Erstellung des Dokuments bis zu dessen dauerhaftem Schutz nicht abgelaufen ist.
Diese Zeitspanne definieren Sie in den Einstellungen der Korrespondenzverwaltung unter dem Punkt Dokumentenschutz.
Zugriff aus anderen Modulen
In iMikel können Sie für alle Module Textvorlagen einrichten, die als Ausgang für die Erstellung von Serienbriefen und anderen Dokumenten dienen.
Alle erstellten und archivierten Dokumente sind in der Korrespondenzverwaltung verfügbar.
Sie können aus allen Modulen, in denen in der Navigationsleiste Korrespondenzen vorhanden ist, mit einem Klick die Korrespondenzverwaltung mit einem Bezug öffnen. Es wird dann jeglicher Schriftwechsel der entsprechenden Person(en) angezeigt.
Das Suchen nach Dokumenten
Wenn Sie Dokumente mit bestimmten Angaben suchen, klicken Sie auf die Lupe in der Kopfzeile. Im Suchmodus können Sie nun nach einem oder mehreren Dokumenten suchen.
Geben Sie dafür z. B. den Adressaten, Begriffe oder Teile davon ein, die in den gesuchten Dokumenten vorkommen.
Wenn Sie z. B. einen Brief suchen, der an Hans Mustermann in Musterhausen gesendet wurde, schreiben Sie im Suchmodus in das Textfeld Hans Mustermann Musterhausen und drücken Sie Enter. Aufgerufen werden dann alle Dokumente, die diese Zeichenkombinationen enthalten.
Sie können auch Teile der Zeichenketten (z. B. Ha Mu) eingeben, dann würde sich die Ergebnismenge u. U. erweitern.
Scan-Verwaltung
Die Scan-Verwaltung ist eine Erweiterung des Dokumenten-Managements, welche separat erworben werden kann. Über die Scan-Verwaltung können Sie externe Dokumente in iMikel archivieren und mit den Stammdaten in iMikel verknüpfen (Voraussetzung dafür ist ein Scanner, welcher Dokumente in vordefinierten Verzeichnissen als PDF ablegen kann).
Dadurch können Sie Anmeldungen, Kündigungen oder auch unterschriebene SEPA-Mandate einscannen und diese anschließend der dazugehörigen Person zuordnen.
Vorbereitung
Für die Scan-Verwaltung ist es erforderlich, den Eingangspfad festzulegen, unter welchem die neu eingescannten Dokumente zu liegen haben, damit diese in iMikel für eine Zuordnung angezeigt werden. Dieser Pfad ist in den Grundeinstellungen von iMikel zu definieren.
Die Pfadeinstellungen finden Sie über das Zahnrad-Symbol im Startfenster unter der Einstellung Pfade. Dort finden Sie den Pfad unter dem Punkt Scan-Verwaltung.
Zuordnung von Dokumenten
Unter dem Reiter Scans in der Korrespondenzverwaltung werden alle noch nicht zugeordneten Dokumente angezeigt, welche eingescannt worden sind.
Auf der rechten Seite haben Sie die Möglichkeit, Informationen zur Zuordnung zu hinterlegen.
Geben Sie zunächst ein Eingangsdatum ein, wann Sie das eingescannte Dokument erhalten haben.
Geben Sie anschließend eine Bezeichnung für das Dokument ein.
Zudem haben Sie die Möglichkeit, dem Dokument mehrere Suchbegriffe zuzuordnen, so dass Sie dieses schneller finden können.
Unter dem Punkt Zuordnung können Sie eine Personenzuordnung zu diesem Dokument vornehmen. Klicken Sie dazu einfach auf das grüne Plus. Es öffnet sich eine Suchmaske, in welcher Sie Personen finden und auswählen können.
Um die Zuordnung zu speichern, klicken Sie auf den grünen Haken in der Kopfleiste.
Sollten mehrere Dokumente im Eingangsordner liegen, können Sie diese über die Pfeiltasten in der Kopfleiste nach und nach aufrufen. Dabei haben Sie die Möglichkeit, den Befehl wie vorheriger zu verwenden, um gleichbleibende Informationen bei mehreren Dokumenten zu übernehmen.
Wenn Sie ein Dokument nicht zuordnen möchten, können Sie dieses über das rote X in der Kopfleiste verwerfen/entfernen.
Über den weißen Pfeil in der Kopfleiste haben Sie die Möglichkeit, den Scan-Eingang erneut zu aktualisieren, falls zwischenzeitlich neue Dokumente hinzugekommen sind.
Sobald ein Dokument erfolgreich zugeordnet wurde, ist dieses weiterhin im Dokumentenarchiv sowie über den Adressdatensatz der zugeordneten Person (Korrespondenzen) wieder aufrufbar.
Drop-Zone
Die iMikel-Module verfügen links unten im Seitenmenü über eine Drop-Zone, über die per Drag & Drop beliebige Dokumente einem Datensatz zugeordnet und in iMikel archiviert werden können. Anschließend können diese wie gewohnt über einen Klick auf Korrespondenzen links im Seitenmenü aufgerufen werden.
Abweichend von der zuvor beschriebenen Möglichkeit, Scans über die Scan-Verwaltung beliebigen Stammdaten in der Adressverwaltung zuzuordnen, besteht hiermit zusätzlich die Möglichkeit, ein Dokument gezielt z. B. der Personalverwaltung oder Kontenverwaltung zuzuordnen.
Zusätzlich wird dieses Dokument auch den Stammdaten in der Adressverwaltung zugeordnet. Dies bedeutet: Haben Sie ein Dokument in der Personalverwaltung per Drag & Drop der Lehrkraft Mustermann zugeordnet, wird dies in der Personalverwaltung durch einen Punkt auf Korrespondenzen angezeigt.
Haben Sie derselben Person ein weiteres Dokument in der Kontenverwaltung per Drag & Drop zugeordnet, wird dies in der Kontenverwaltung durch einen Punkt auf Korrespondenzen angezeigt. Es ist also jedes Dokument direkt mit dem Datensatz des jeweiligen Moduls verbunden.
Zeitgleich können Sie auch aus der Adressverwaltung bei der Person Mustermann alle zugeordneten Dokumente aus allen Modulen aufrufen.
Für die Verwendung der Drop-Zone ist in der Benutzerverwaltung im Bereich Korrespondenzen das Zugriffsrecht Drop-Zone zu aktivieren und eine Lizenz für die Scan-Verwaltung erforderlich.
Im Dokumentenarchiv kann rechts neben den Dokumenten direkt das zugeordnete Modul geöffnet werden. Zudem werden neben dem Dokument alle zugeordneten Personen angezeigt. Über eine Pfeiltaste können diese in der Adressverwaltung aufgerufen werden.
Einstellungen der Korrespondenzverwaltung
Folgend werden die verschiedenen Einstellungsmöglichkeiten der Korrespondenzverwaltung dargestellt.
Sondertexte
In dieser Einstellung können Sie definieren, welchen alternativen Text bestimmte Platzhalter anzeigen, wenn die Informationen für diese Platzhalter fehlen.
Sie können für folgende Felder Alternativtexte definieren:
GeburtsdatumErster Termin,Eintritt, Austritt,Uhrzeit Beginn,Uhrzeit EndeLeihvertrag Ende,Leihvertrag Abrechnung bis,Leihvertrag Rückgabe bis
Beispiel: Sie definieren für die zweite Feldauflistung den Sondertext nach Absprache. Es wird dann, sofern eines der aufgelisteten Felder nicht gefüllt ist und ein entsprechender Platzhalter verwendet wird, der Text nach Absprache angezeigt.
Rubriken
In dieser Einstellung können Sie Rubriken inkl. einer Kurzform definieren. Sie haben dann die Möglichkeit, jeder Vorlage eine Rubrik zuzuordnen.
Dokumentenschutz
An dieser Stelle können Sie eine Anzahl Minuten bis Sperrung angeben, innerhalb derer nach der letzten Bearbeitung eines Dokuments eine Änderung möglich ist. Wenn Sie eine sehr lange Nachbearbeitungsfrist ermöglichen möchten, brauchen Sie die Minuten nicht selber auszurechnen, sondern können auch Stunden oder Tage eingeben.
Um zum Beispiel drei Stunden als Frist zu setzen, geben Sie 3 h ein, wenn Sie zwei Tage als Frist setzen möchte, geben Sie 2 d ein (jeweils ohne die Anführungsstriche).
In dieser Einstellung haben Sie die Möglichkeit, Ihren Standardtext zu definieren, der beim Verschicken einer E-Mail verwendet wird, sofern kein anderer abweichender Text eingetragen wird.
Druckeinstellungen
An dieser Stelle können Sie eine Pause in Sekunden bezüglich der Weitergabe von Druckaufträgen definieren. Damit kann verhindert werden, dass die Druckaufträge zu schnell an den Drucker übergeben werden und eventuell Dokumente nicht gedruckt werden.