Die Kontenverwaltung

Einleitung

Die Kontenverwaltung bietet Ihnen die Möglichkeit, für alle Zahlungspflichtigen Konten und Kassenzeichen zu vergeben. Die Gebühren, die über die Belegungen (Unterrichtsverwaltung) und über die Leihverträge (Inventar/Instrumentenverwaltung) entstehen, werden bei der Gebührenberechnung und Rechnungserstellung berücksichtigt.

iMikel bietet außerdem die Möglichkeit, pro Kassenzeichen Ermäßigungen und Zuschläge zu vergeben, die sich auf alle Belegungen des Zahlungspflichtigen beziehen.

In der Kontenverwaltung werden für jedes Konto Ein- und Ausgänge dokumentiert. Angaben zum Zahlungstyp, Bankverbindungen sowie Zahlweisen/Fälligkeiten beziehen sich auf definierte Zeiträume.

Somit können die jeweiligen Gültigkeiten zeitlich begrenzt werden und die Einträge zur späteren Recherche gespeichert bleiben. Alle in iMikel erstellten Rechnungen werden archiviert und können jederzeit eingesehen werden.

Mit Konten sind die Zahlungspflichtigen gemeint, nicht deren Bankverbindung. Wenn bei den Zahlungspflichtigen abgebucht werden darf und dies auch in iMikel verwaltet wird, werden den Zahlungspflichtigen dann auch ihre Bankverbindungen zugewiesen.

Ein neues Konto anlegen

In der Kontenverwaltung können Sie ganz einfach für einen Zahlungspflichtigen ein neues Konto erstellen. Voraussetzung hierfür ist, dass Sie bereits einen Zahlungspflichtigen über die Unterrichtsverwaltung oder direkt in der Adressverwaltung angelegt haben.

Zahlungspflichtigen neu anlegen

Sie können einen neuen Zahlungspflichtigen ganz einfach erfassen und ein Konto samt Kassenzeichen für diesen erzeugen. Öffnen Sie hierzu zunächst die Adressverwaltung.

In der Adressverwaltung können Sie dann auf das Plus in der Kopfleiste klicken.

Nach Eingabe der Stamm- und Kontaktdaten der Person können Sie diese Daten speichern.

Somit ist der erste Schritt erledigt. Im Anschluss legen Sie ein Konto für diesen Zahlungspflichtigen an.

Konto erzeugen

Das Konto eines Zahlungspflichtigen erfassen Sie in der Kontenverwaltung.

Ein neues Konto erzeugen Sie über das Plus in der Kopfleiste.

Wenn Sie das Konto direkt nach der Eingabe des Zahlungspflichtigen anlegen, schlägt Ihnen iMikel die Person als zuletzt verwendete vor. Über den Pfeil wählen Sie diese Person aus.

Legen Sie das Konto zu einem späteren Zeitpunkt an, können Sie die Person suchen und dann auswählen. Wenn Sie mit mehreren Mandanten arbeiten, wählen Sie anschließend den gewünschten Mandanten aus. Ein Kassenzeichen wird dann automatisch dem neuen Konto zugewiesen.

Sollten Sie die Kassenzeichen manuell vergeben, erscheint eine Eingabeaufforderung, in die Sie das neue Kassenzeichen eingeben können.

Nun ist der Zahlungspflichtige vollständig angelegt und kann beliebig vielen Belegungen zugeordnet werden.

Belegungen zum Konto verwalten

Im Bereich Belegungen werden Ihnen die Unterrichtsbelegungen aufgelistet, für die dieses Konto eingetragen sind.

Die Unterrichtsdaten einer Belegung können Sie direkt in der Kontenverwaltung ändern, wenn Sie z. B. eines der Kinder dieses Zahlungspflichtigen ummelden möchten. Klicken Sie dafür auf den Stift neben der Belegung, womit Sie den Ummeldeassistenten der Unterrichtsverwaltung aufrufen.

Wenn Sie dem Zahlungspflichtigen direkt über die Kontenverwaltung eine neue Unterrichtsbelegung zuordnen möchten, können Sie dies über das Plus unter dem Reiter Belegungen tun.

Der Zeitraum, in welchem der Kontoinhaber die Gebühren der Belegung ganz oder teilweise übernimmt, ist in den Feldern von und bis angegeben. Dieser kann über die Zeitdauer der Belegung (Felder Eintritt, Austritt) hinausgehen, hat aber im Regelfall die Zeitdauer der Belegung immer abzudecken (es sei denn, der Zahlungspflichtige hat gewechselt).

Normalerweise bezahlt ein Kontoinhaber monatlich die gesamten Kosten einer Belegung. Im Feld Anteil/Monat steht somit 100 %. Wenn sich ein Kontoinhaber jedoch die Kosten für eine Belegung mit einem anderen Kontoinhaber zu 50 Prozent teilt, sehen Sie den Anteil im Feld Anteil/Monat. Bei dem zweiten Kontoinhaber ist dieselbe Belegung ebenfalls aufgeführt und der Wert im Feld Anteil/Monat beträgt 50 %. Bei beiden Kontoinhabern wird dann jeweils die Hälfte der Gesamtkosten für die Belegung in Rechnung gestellt.

Leihinstrumente zum Konto verwalten

Entliehene Instrumente oder Inventargegenstände sind im Bereich Inventar/Instrum. aufgeführt. Auch dort ist der Vertragszeitraum in den entsprechenden Feldern angegeben.

Sie können dort Änderungen der Angaben über den Stift vornehmen. Über den Pfeil gelangen Sie automatisch zum entsprechenden Vertrag.

Kontakte zum Konto verwalten

Im Bereich Kontakt werden Ihnen alle Kontaktarten und Verbindungen des Kontoinhabers aufgelistet, soweit sie in der Adressverwaltung eingegeben wurden. Ähnlich wie im Bereich"Inventar/Instrumente" werden dort die Angaben aus einem anderen Modul angezeigt.

Sie können über die Plus-Symbole weitere Kontakte/Verbindungen zu der aufgerufenen Person hinzufügen.

Zugangskennung für die App verwalten

In diesem Bereich werden Ihnen die für eine Person erstellten Zugangskennungen zu Ihrer App (sofern bei Ihnen im Einsatz) angezeigt.

Bemerkungen verwalten

Weitere Informationen können Sie im Feld Bemerkungen hinterlassen.

Kategorien & Verteiler verwalten

An dieser Stelle haben Sie die Möglichkeit, der aufgerufenen Person/Firma eine Kategorie oder einen Verteiler zuzuordnen.

Eigene Felder verwalten

An dieser Stelle können Sie eigene Felder definieren.

Kassenzeichen verwalten

Kassenzeichen sind fortlaufende Seriennummern, deren Formatierung Sie beliebig vorgeben können. Jedes Konto eines Zahlungspflichtigen erhält ein eindeutiges Kassenzeichen, bevor die erste Rechnung erstellt werden kann.

Alle Kassenzeichen sowie die zugeordneten Konten werden Ihnen in der Kontenverwaltung in den Einstellungen aufgelistet.

Wenn Sie in der Unterrichtsverwaltung einen neuen Teilnehmer über den Anmeldeassistenten einem gebührenpflichtigen Unterricht (Status grau) zuteilen, erhält der zugehörige Zahlungspflichtige automatisch ein Kassenzeichen, wenn dieser in der Unterrichtsverwaltung neu eingegeben wird und noch über kein Kassenzeichen verfügt.

Damit kann die Gebührenberechnung und die Erstellung der Rechnungen erfolgen.

Wenn ein Teilnehmer in der Unterrichtsverwaltung hingegen zunächst auf die Warteliste gesetzt wird, wird der neuen Unterrichtsbelegung im Anmeldeassistenten der Status grün gegeben.

Diese Unterrichtsbelegung ist nicht gebührenpflichtig und der Zahlungspflichtige erhält nicht automatisch sofort ein Kassenzeichen.

Er erhält in der Unterrichtsverwaltung dann automatisch ein Kassenzeichen, wenn der Status der Belegung gewechselt wird von grün, gelb oder rot auf grau oder wenn die Belegung über den Assistenten zu einer Veranstaltung eingeteilt wird und der Status auf grau geändert wird.

Kassenzeichen manuell vergeben

Wenn Sie beispielsweise dem Zahlungspflichtigen einer Wartelistenbelegung, der noch kein Kassenzeichen hat, vorzeitig ein Kassenzeichen manuell vergeben möchten, können Sie zunächst auf den Stift im Feld Kassenzeichen klicken. Wählen Sie anschließend neu aus.

Wenn Sie nur einen Mandanten und damit nur einen Kassenzeichenkreis verwalten, erhält der Zahlungspflichtige automatisch ein neues Kassenzeichen.

Wenn Sie dagegen zwei oder mehr Mandanten haben, von denen Sie einen dem Zahlungspflichtigen zuordnen können, öffnet sich ein Fenster mit einer Liste aller vorhandenen Mandanten.

Wählen Sie einen der aufgelisteten Mandanten aus, indem Sie auf den Pfeil klicken. Der Zahlungspflichtige erhält dann ein Kassenzeichen aus dem Kassenzeichenkreis des ausgewählten Mandanten.

Kassenzeichen auswechseln

Sie können bei einem Konto, welches bereits ein Kassenzeichen hat, dieses gegen ein anderes auswechseln. Wenn Sie beispielsweise bei der Vergabe des Kassenzeichens den falschen Mandanten ausgewählt haben, können Sie dies durch den Befehl austauschen korrigieren.

Klicken Sie dazu auf den Stift im Feld Kassenzeichen und wählen Sie anschließend auswechseln aus.

SEPA-Mandate zuordnen

Im Bereich Bank/Termine können Sie unter SEPA-Mandat die Zuordnung von SEPA-Mandaten zu einem Konto/Kassenzeichen verwalten. Dieses zugeordnete SEPA-Mandat wird für die Abbuchung der Gebühren auf diesem Konto verwendet.

Sie erstellen für eine Person ein neues Konto/Kassenzeichen und es ist bereits ein SEPA-Mandat in den Stammdaten dieser Person vorhanden. Dies wird von iMikel erkannt und es wird automatisch dieses SEPA-Mandat dem neu erstellten Konto/Kassenzeichen zugeordnet.

Dieser Automatismus lässt sich in den Einstellungen der Kontenverwaltung unter allgemein deaktivieren.

Es wird automatisch der Zahlungstyp Abbucher gesetzt, sobald ein SEPA-Mandat einem Konto zugeordnet wird.

Jede Zuordnung eines SEPA-Mandats kann nachträglich über die entsprechenden Tasten/Symbole bearbeitet werden. Über das Plus können Sie nachträglich (z. B. für einen abweichenden Zahler) ein SEPA-Mandat zuordnen.

Zahlungstypen zuordnen

Als Zahlungstyp wird in iMikel bezeichnet, wie die Kunden die Gebühren an die Schule entrichten, ob sie das Geld z. B. auf das Konto der Schule überweisen oder ob sie es per SEPA-Lastschriftverfahren automatisch einziehen lassen.

In der Kontenverwaltung wird ein Konto automatisch als Abbucher gekennzeichnet, sobald ein SEPA-Mandat zugeordnet wird. Dabei wird der beim Zahlungstyp Abbucher eingetragene Gültigkeitszeitraum automatisch angepasst, wenn eine Änderung am Mandat durchgeführt wird oder z. B. dem Konto ein anderes Mandat für einen längeren Zeitraum als bisher vorgesehen zugewiesen wird.

Bei Beendigung des zugeordneten Mandates wird auch das Abbucherkennzeichen beendet, sobald es keine weiteren Mandatszuordnungen gibt.

Des Weiteren wird standardmäßig der Zahlungstyp Abbucher automatisch jedem Konto zugeordnet, sobald eine Bankverbindung in den Stammdaten der Person hinterlegt ist. Deaktivieren Sie in den Einstellungen der Kontenverwaltung unter allgemein die Option Bei Eingabe eines neuen Zahlungspflichtigen mit Bankverbindung Eintrag ,Abbucher’ automatisch setzen, um dieses Verhalten zu unterbinden.

Im Folgenden werden alle in iMikel verfügbaren Zahlungstypen erläutert.

Abbuchung

Der Kontoinhaber hat ein SEPA-Mandat erteilt, die Gebühren werden von seinem Konto abgebucht.

Barzahler

Der Kontoinhaber zahlt die Gebühren bar ein.

Mahnsperre

Auch wenn der Kontoinhaber mit der Zahlung in Verzug ist, wird ihm keine Mahnung zugestellt. Er wird aus dem Mahnlauf ausgeschlossen.

Niederschlagung

Ist dieser Zahlungstyp aktiv, werden offene Forderungen niedergeschlagen (annulliert). Stellen Sie sicher, dass Ihre Schnittstelle diesen Zahlungstyp unterstützt.

Rechnungen nicht drucken

Ist dieser Zahlungstyp aktiv, wird für das entsprechende Konto das Ausdrucken von Rechnungen unterbunden.

Übergabesperre

Innerhalb des Gültigkeitszeitraums werden die Gebühren dieses Kontos nicht mit Hilfe einer SEPA-Datei oder einer Übertragungsdatei angeordnet. Des Weiteren wird die Erstellung von Rechnungen unterbunden, damit keine neuen Fälligkeiten erzeugt werden.

Übergabesperre (Saldenabgleich)

Es gibt in iMikel die Möglichkeit, mit einer bestimmten SAP-Schnittstelle einen Saldenabgleich durchzuführen. Konten, die bei diesem Abgleich nicht enthalten sind, werden über diesen Zahlungstyp gekennzeichnet.

Überweisung

Der Kontoinhaber überweist die Gebühren.

Überzahlung zurückzahlen

Innerhalb des angegebenen Zeitraumes werden dem Kontoinhaber Überzahlungen zurückgezahlt.

Zahlsperre (Auszahlung)

Damit können Sie definieren, bis wann verhindert wird, dass ein Guthaben übertragen wird.

Zahlsperre (Einzahlung)

Damit können Sie definieren, bis wann die Gebühren vom Konto eines Zahlungspflichtigen nicht eingezogen werden. Die Gebühren werden dabei nicht erstattet, sondern anschließend summarisch in Rechnung gestellt.

Zahlsperre (Rückläufer)

Wenn die Abbuchung nicht erfolgen konnte, wird automatisch diese Zahlsperre gesetzt, damit nicht am Folgetag eine erneute Abbuchung versucht wird. Diese Funktion erfordert eine bestimmte SAP-Rückschnittstelle.

Über das Plus im Bereich Zahlungstyp können Sie einem Konto einen Zahlungstyp zuordnen, z. B. wenn der automatisch zugeordnete Zahlungstyp Abbucher nicht gewünscht ist.

Wenn Sie hierbei die ALT-Taste gedrückt halten, können Sie für alle aufgerufenen Datensätze einen neuen Zahlungstyp erstellen.

Bei Bedarf können Sie zu jedem Zahlungstypen eine Bemerkung eintragen. Des Weiteren ist es möglich, einem Konto mehrere Zahlungstypen gleichzeitig zuzuordnen.

Über den Stift können Sie den Zahlungstyp nachträglich bearbeiten. Beispielsweise können Sie so ein bis-Datum eingeben, um die Gültigkeit des Zahlungstyps zu beenden oder um den eingegebenen Zahlungstyp zu korrigieren.

Zahlweisen / Fälligkeiten zuordnen

In iMikel werden als Zahlweisen die Häufigkeit der Fälligkeitstermine im Jahr bezeichnet. Die Zahlweisen (z. B. monatlich, vierteljährlich oder jährlich) können Sie einschließlich der Termine, zu denen die Gebühren fällig werden, in iMikel definieren (Startfenster > iMikel-Einstellungen > Zahlweisen).

Jedem Konto wird eine Zahlweise zugeordnet: Wenn im Bereich Zahlweise keine abweichende Zahlweise eingegeben ist und der Bereich leer ist, gilt die Zahlweise, die in den Einstellungen als Standard definiert wurde.

Wenn ein Kontoinhaber die Gebühren jedoch nicht monatlich, sondern z. B. jährlich einzahlt, können Sie eine abweichende Zahlweise eingeben. Klicken Sie dazu auf das Plus unter Zahlweisen/Fälligkeiten.

Im Feld von ist automatisch der 1. des aktuellen Monats eingegeben, ab dem die neue Zahlweise gültig ist. Ändern Sie ggf. das Datum im Feld von, wenn die Zahlweise ab einem anderen Zeitpunkt gültig ist.

Wenn Sie das Datum schon kennen, bis zu dem die abweichende Zahlweise gültig ist, geben Sie dieses Datum im Feld bis ein. Andernfalls ist die neue Zahlweise unbegrenzt gültig. Wählen Sie aus dem Auswahlmenü des Feldes Bezeichnung die neue Zahlweise aus.

Im Feld Bemerkung können Sie z. B. den Grund für die neue Zahlweise eingeben. Wenn Sie die Eingaben übernehmen möchten, klicken Sie auf OK.

Abweichenden Korrespondenzempfänger eintragen

An dieser Stelle können Sie einen abweichenden Korrespondenzempfänger (z. B. den gesetzlichen Vormund) hinterlegen, welcher der Stadtkasse mitgeteilt wird. Diese Funktion erfordert eine bestimmte SAP-Schnittstelle.

Auszahlungsbankverbindung eingeben

Sie können optional eine Auszahlungsbankverbindung hinterlegen, für beispielsweise das Auszahlen eines Guthabens. Geben Sie diese im Bereich Auszahlungsbankverbindung über das Plus ein.

Diese Bankverbindung ist vorher in den Stammdaten einer Person zu hinterlegen.

Konten verknüpfen

Wenn für eine Familie zwei Kontoinhaber als Zahlungspflichtige geführt werden, berücksichtigt iMikel nicht automatisch Familien- oder Geschwisterermäßigungen.

Zum Beispiel zahlt der Kontoinhaber Herr Max Mustermann für die Unterrichtsbelegung des sechsjährigen Sohnes. Für den Unterricht seiner Schwester kommt Kontoinhaberin Frau Ursula Mustermeier, ehemals Mustermann, auf.

Auch wenn die beiden Kinder Geschwister sind, erhalten Sie keine Geschwisterermäßigung, weil ihre Belegungen über zwei Konten abgerechnet werden.

Den Belegungen der beiden Konten können Sie dennoch eine Geschwisterermäßigung gewähren, indem Sie die Konten miteinander verknüpfen.

Suchen Sie dazu in der Kontenverwaltung eines der beiden Konten, die Sie verknüpfen möchten. Wenn Sie das Konto gefunden haben, wählen Sie in der FileMaker-Menüleiste Bearbeiten > Kontenverknüpfung > setzen/bearbeiten aus.

Anschließend können Sie nach dem zweiten Konto, das Sie mit dem aktuell aufgerufenen Konto verknüpfen möchten, suchen.

Geben Sie z. B. den Nachamen, den Vornamen oder das Kassenzeichen an. Betätigen Sie die Enter-Taste Ihrer Tastatur.

Wenn Sie das Konto gefunden haben, wählen Sie es aus der Liste der Suchergebnisse mit dem Pfeil aus. Sie gelangen wieder zur Ansicht des zuletzt aufgerufenen Kontos. Sie erkennen an einem Symbol, dass ein Konto verknüpft ist.

Es zeigt an, dass das aktuelle Konto mit einem anderen Konto zur Gebührenberechnung verknüpft ist und dass die Teilnehmer als Geschwister geführt werden. Evtl. Geschwister- oder Familienermäßigungen beziehen sich dann auf die Teilnehmer beider Konten.

Dieses Symbol erscheint bei beiden verknüpften Konten. Klicken Sie auf dieses Symbol, können Sie zwischen den beiden verknüpften Konten wechseln.

Kontoverknüpfung löschen

Sie können eine Kontoverknüpfung aufheben, indem Sie bei einem der beiden Konten in der FileMaker-Menüleiste auf Bearbeiten> Kontoverknüpfung > löschen klicken.

Bei beiden verknüpften Konten wird die Kontoverknüpfung gelöscht und das Symbol wird entfernt.

Das Löschen einer Kontenverknüpfung kann zu rückwirkenden Änderungen der bereits berechneten Gebühren führen.

Kontoinhaber bearbeiten

Die Stammdaten des Kontoinhabers - wie z. B. Name, Adresse, Telefonnummer - sind in der zentralen Adressverwaltung von iMikel gespeichert. Ändern können Sie die Stammdaten aber in jedem anderen Modul, so auch in der Kontenverwaltung.

Klicken Sie dazu einfach bei dem Konto, dessen Inhaberstammdaten Sie ändern möchten, auf den Stift im Feld Name und wählen Sie anschließend bearbeiten, neue Adresse oder neuer Kontakt aus.

Anschließend können Sie die Änderungen eintragen und Ihre Angaben bestätigen, indem Sie auf Speichern klicken. Die Änderungen der Stammdaten sind in der Kontenverwaltung sofort verfügbar und somit auch in der Adressverwaltung und allen anderen Modulen gespeichert.

Kontoinhaber austauschen

Wenn bei einem Konto eine falsche Person als Inhaber ausgewählt wurde, werden alle Rechnungen an die falsche Adresse geschickt und evtl. per Lastschrift das falsche Bankkonto belastet. In diesem Fall ist der Inhaber auszutauschen.

Rufen Sie dazu das entsprechende Konto in der Kontenverwaltung auf. Klicken Sie auf den Stift im Feld Name und wählen Sie austauschen aus.

Anschließend können Sie nach dem neuen Kontoinhaber suchen. Geben Sie dazu z. B. den Nachnamen und den Vornamen des neuen Kontoinhabers ein. Betätigen Sie über die Enter-Taste Ihrer Tastatur oder klicken Sie auf Suche starten.

Wenn Sie die Person gefunden haben, wählen Sie diese über den Pfeil aus. Die Stammdaten der Person erscheinen nun im Bereich Inhaber. Alle zukünftigen Rechnungen werden auf den Namen des neuen Kontoinhaber ausgestellt.

Ein Konto löschen

Ein Konto können Sie löschen, indem Sie zunächst das zu löschende Konto in der Kontenverwaltung aufrufen. Klicken Sie anschließend auf den Stift im Feld Name und wählen Sie löschen aus.

Sie können in der Kontenverwaltung ein Konto löschen, wenn dieses in keinem anderen Bereich von iMikel verwendet wurde. Dies bedeutet, dass es keine Zuordnung als Zahlungspflichtigen geben darf und auch keine berechneten Gebühren oder Rechnungen.

Sie haben dann jedoch die Möglichkeit, ein solches Konto auf nicht mehr verwenden zu setzen.

Rufen Sie dazu das entsprechende Konto in der Kontenverwaltung auf. Klicken Sie anschließend in der FileMaker-Menüleiste auf Bearbeiten und wählen dann Datensatz nicht mehr verwenden > Markierung setzen/entfernen aus.

Abrechnungen einsehen

In der Kontenverwaltung werden im Bereich Abrechnung die Gebühren, die fälligen Beträge, Rechnungen sowie die Zahlungseingänge dokumentiert.

Monatsübersicht

In der Monatsübersicht werden alle monatlichen Beträge sowie deren monatliche Summe innerhalb des eingegrenzten Zeitraums aufgelistet. Die Werte sind nicht veränderbar, sondern werden automatisch aus den Unterrichtsbelegungen und Instrumentenleihverträgen berechnet.

In dieser Ansicht werden die Buchungen, die bisher nicht fällig gestellt wurden, deutlich mithilfe der Anzeige neu/offen hervorgehoben. Auf diese Weise sind neue, noch nicht fällig gestellte Buchungen schnell zu erkennen. Eine Rechnungserstellung ist somit erforderlich.

In der Kontenverwaltung können im Bereich Abrechnung > Monate und auch im Bereich Abrechnung > Kontoauszug über die Pfeiltasten Detailansichten der Buchungen eines Monats oder einer Fälligkeit angezeigt werden.

Die Detailansichten enthalten u. a. die folgenden Funktionen:

• Über die Pfeile an der linken Seite können die Buchungen einzelner Teilnehmer und Monate aus- oder eingeblendet werden.
• Mit einem Klick auf diese Pfeile mit gedrückter alt-Taste (Apple = Optionen-Taste) können die Buchungen aller Teilnehmer aus- oder eingeblendet werden.
• Die Detailansichten können auch aus einer Rechnungsansicht über den Pfeil aufgerufen werden, welcher im Feld Nachforderung angezeigt wird, sobald eine Rechnung eine Nachforderung für vergangene Rechnungsjahre enthält.

Zudem stehen in den Detailansichten die folgenden Tastenkombination zur Verfügung.

• STRG + S = Stornos ausblenden
• STRG + D = Druckausgabe
• STRG + P = PDF-Ausgabe

CronJobs / Gebührenberechnungen für ein Konto in die Nacht verlegen

In manchen Musikschulen gibt es in der Kontenverwaltung Einträge, denen sehr viele Unterrichtsbelegungen zugeordnet sind. Es gibt z. B. mancherorts Musikvereine, denen mehr als 200 Belegungen innerhalb eines einzigen Kontos eingetragen sind.

Aufgrund der Vielzahl der Belegungen und der vielen möglichen Rabattregelungen kann eine Neuberechnung dieses Kontos länger dauern als bei normalen Familienkonstellationen. Es kann die Berechnung eines solchen Kontos vom normalen Tagesgeschäft ausgeschlossen und in die Nacht verlegt werden.

Hierzu steht in der Kontenverwaltung unter Abrechnung > Monate die Option CronJobs/Gebührenberechnungen für dieses Konto in die Nacht verlegen zur Verfügung: Diese Option wird immer dann wirksam, wenn Änderungen an den Belegungen dieses Kontos durch Ihre Sachbearbeiter oder durch Rückmeldungen der Lehrkräfte über die App erfolgen.

Das Konto wird automatisch aktualisiert, sobald am Server die nächtlichen täglichen Aufgaben durchgeführt werden. Sollte trotz der Vorgabe eine spontane/sofortige Neuberechnung des Kontos gewünscht sein, kann diese über die FileMaker-Menüleiste unter Berechnung > Markierung zur Neuberechnung setzen ausgelöst werden.

Kontoauszüge einsehen

Im Bereich Kontoauszug werden die Kontoeingänge und Anordnungen dokumentiert. Aufgelistet werden die fälligen Beträge (Soll) sowie die laufenden Summen. Es werden die eingegangenen Beträge (Bank/Kasse oder Ist) sowie die Differenz und das resultierende laufende Saldo aufgelistet.

Es wird die Summe der Fälligkeiten, die Eingänge und das Saldo bezogen auf den eingestellten Zeitraum und bezogen auf das aktuell eingestellte Datum angezeigt. Die fälligen Beträge werden erst mit der Erzeugung der Rechnungen ermittelt.

Wenn Sie für den Kontoinhaber noch keine aktuellen Rechnungen erstellt haben, ist dieser Bereich leer oder eventuell nicht mehr aktuell.

Über die Pfeile neben den Beträgen können Sie - wie in der Monatsansicht auch - in die Detailansicht wechseln. Über den Pfeil auf der rechten Seite kann eine Übersicht der einzelnen Mahnschritte/der Mahnhistorie aufgerufen werden.

Aus dieser Übersicht können die erzeugten Korrespondenzen (Mahnungen und Zahlungserinnerungen) aufgerufen werden.

In der Spalte Mahn-Basis wird der anzumahnende Rückstand einer Fälligkeit dargestellt. Dabei wird die Summe aller Zahlungseingänge eines Kontos verrechnet und auch berücksichtigt, ob ein aktueller Rückstand durch eine zukünftig fällig gestellte Gutschrift reduziert oder ausgeglichen wird.

Die Berechnung dieser Spalte erfolgt nur in Schulen, welche über SEPA-Dateien arbeiten, Zahlungseingänge verbuchen oder eine Rückschnittstelle zur Rückmeldung von Zahlungseingängen durch die Stadtkasse einsetzen.

Zudem haben Sie auf der rechten Seite die Möglichkeit, Fälligkeiten mit der Option Ausschluss zu markieren. Damit können Sie bewirken, dass diese Fälligkeiten im nächsten Mahnlauf ausgeschlossen werden, sodass der Kunde für diese Fälligkeiten keine Mahnung erhält.

Über die Funktion Fälligkeiten neu aufbauen weiter unten können Sie Fälligkeiten kennzeichnen, die beim nächsten Rechnungslauf storniert und in einem neuen Gesamtbetrag mit der nächstmöglichen Fälligkeit verrechnet bzw. zum nächstmöglichen Termin neu angeordnet werden.

Verwenden Sie diese Option nur dann, wenn Sie wirklich sicher sind, dass dieser Vorgang nicht auf Seiten Ihrer Buchhaltung oder Kasse zu Verarbeitungsproblemen führt.

Zusätzlich können Sie über die FileMaker-Menüleiste unter Filter > Überzahlungen (Auswahl) oder Filter > Unterzahlungen (Auswahl) Konten auswählen, deren Salden entweder Überzahlungen oder Unterzahlungen aufweisen.

Die Suche beschränkt sich dabei auf die Konten, die aktuell ausgewählt sind.

Verlauf einsehen

Im Bereich Verlauf werden die Gebühren, Ermäßigungen und Zuschläge aufgelistet, die monatlich entstehen. Es werden maximal zwölf Monate angezeigt.

Über den Zeitraum in der Fußzeile können Sie das Beginndatum einstellen, ab dem die Darstellung des Verlaufs startet.

Die Gebühren, Ermäßigungen und Zuschläge werden pro Rabattkategorie angezeigt. Welche Rabattkategorien in der Registerkarte Verlauf mit welchen Abkürzungen erscheinen, können Sie in den Einstellungen der Fächerverwaltung definieren.

Die Summe der monatlichen Gebühren sind in der untersten Zahlenreihe aufgelistet.

Innerhalb der angezeigten Monate können Sie folgendermaßen navigieren: Wenn Sie auf den Monatsnamen (z. B. Mai 2021) klicken, beginnt die Auflistung der zwölf Monate mit dem ausgewählten Monat (z. B. Mai 2021).

Wenn Sie auf den Monatsnamen in der ersten Spalte (z. B. Jan 2021) klicken, verschiebt sich der angezeigte Zeitraum um zwölf Monate in die Zukunft.

Klicken Sie mit gedrückter alt-Taste Ihrer Tastatur auf den Monatsnamen in der ersten Spalte (z. B. Januar 2021), um den angezeigten Zeitraum um zwölf Monate in die Vergangenheit zu verschieben (z. B. Januar 2020).

Klicken Sie auf einen Betrag (z. B. Gebühr), werden Ihnen in einem neuen Fenster alle Teilbeträge in der gewählten Rabattkategorie in dem Monat angezeigt. Klicken Sie auf die Summe der monatlichen Beträge (z. B. Mai 2021), werden in einem neuen Fenster die Beträge pro Rabattkategorie angezeigt, aus denen sich die monatliche Summe zusammensetzt (z. B. Mai 2021).

Ratenpläne erstellen

An dieser Stelle ist es möglich, für eine bestimmte Kassenschnittstelle Ratenpläne zu erstellen.

Rechnungen einsehen

An dieser Stelle werden alle Rechnungen aufgelistet, die für den Kontoinhaber erstellt wurden.

Über den Pfeil gelangen Sie zur Formularansicht der entsprechenden Rechnung.

Der Stern neben dem Kassenzeichen weist Sie darauf hin, dass es sich bei dieser Rechnung um die erste Rechnung des eingestellten Rechnungszeitraums handelt.

Kasse / Hin

In diesem Bereich werden automatisch alle Kontobewegungen aufgelistet, die Sie über die Kassenschnittstelle oder per SEPA-Datei übertragen haben.

Kasse / Rück

Wenn Sie eine Kassenrückschnittstelle nutzen, werden die importierten Eingänge unter Kasse/Rück aufgelistet. Zusätzlich sind diese in der Registerkarte Kontoauszug aufgeführt.

Eingangsbuchungen verwalten

Eingehende Beträge werden im Bereich Eingang verwaltet. Wenn Sie die Lastschriftanordnungen an Ihre Bank mit Hilfe einer SEPA-Datei übergeben, werden automatisch die angeordneten Beträge pro Konto unter Eingang aufgeführt.

Wenn Sie noch keine Datenübertragung per SEPA-Datei gestartet haben bzw. Bankkontoeingänge nicht manuell eingeben, ist der Bereich Eingang leer. Wenn Ihre Version von iMikel über eine Rückschnittstelle mit Ihrem Kassensystem verbunden ist, welche die Zahlungen meldet, sehen Sie diese ebenfalls an dieser Stelle.

Bei der Verwaltung von Eingangsbuchungen ist Ihnen der Buchungsassistent behilflich.

Buchungsassistenten öffnen

Im Buchungsassistenten können Sie die Zahlungseingänge für jeden Kontoinhaber eingeben. Sie haben dabei die Möglichkeit, die Eingänge direkt mit offenen Posten zu verrechnen. Den Buchungsassistenten öffnen Sie, indem Sie in der Kontenverwaltung unter Abrechnung > Eingang auf das Plus auf der rechten Seite klicken.

Zahlungseingänge eingeben

Nachdem Sie den Buchungsassistenten geöffnet haben, gelangen Sie automatisch in die Registerkarte Buchungen/Bank/Datum. Das zuletzt aufgerufene Bankkonto ist im Feld Konto ausgewählt, im Feld Auszugnr. steht die zuletzt eingegebene Auszugnummer und im Feld Auszugsdatum das zuletzt eingegebene Datum.

Sie können die Eingaben anpassen, indem Sie, wenn Sie mehrere Bankkonten haben, aus dem Einblendmenü des Feldes Konto ein anderes Bankkonto auswählen bzw. eine andere Auszugnummer und ein anderes Auszugsdatum eingeben.

Wenn Sie den Buchungsassistenten aus der Kontenverwaltung öffnen, wird das zuletzt aufgerufene Konto angezeigt. Sie sehen die Adresse des Zahlungspflichtigen, den Sie zuletzt in der Kontenverwaltung geöffnet haben.

Sie erhalten zudem Informationen über das aktuelle Saldo des Kontoinhabers.

Es kann oben nach Name, Kassenzeichen oder Rechnungsnummer gesucht werden, damit beim Eingeben der Zahlungseingänge vom Kontoauszug der Bank nach dem gesucht werden kann, was der Kunde bei der Überweisung als Betreff hinterlegt hat. Dies ist hilfreich, wenn zum Beispiel der Partner des Zahlungspflichtigen (mit anderem Nachnamen) unter Verweis auf die Rechnungsnummer überweist.

Wenn Sie für einen anderen als den aktuell aufgerufenen Kontoinhaber einen Zahlungseingang buchen möchten, können Sie den Kontoinhaber aus dem Einblendmenü im Feld Name auswählen. Wählen Sie anschließend das zugehörige Kassenzeichen aus.

Wenn Sie für einen Kontoinhaber einen Zahlungseingang eingeben möchten, geben Sie den Betrag und das Datum des Kontoeingangs an. Bei Bedarf können Sie einen anderen Text als den vorgegebenen im Feld Text schreiben.

Jeder hier eingetragene Text wird gespeichert und kann bei zukünftigen Buchungen verwendet werden. Damit Sie eine übersichtliche Liste an Auswahlmöglichkeiten erhalten, empfehlen wir, nur allgemeine Angaben einzutragen: z. B. sind Eingang oder Rücklastschrift sinnvoll, die Bezeichnung „Rücklastschrift 05/22“ nicht, weil das Datum bereits in den dafür vorgesehenen Felder eingetragen ist.

Klicken Sie dann auf die Enter-Taste Ihrer Tastatur. Die Änderungen können Sie übernehmen, indem Sie anschließend auf Akonto buchen klicken. Der Betrag wird dann automatisch in die Liste der Buchungen aufgenommen und erscheint in den Spalten Betrag und kontiert.

Jede Buchung erhält eine Primanota zur Kennzeichnung. Wenn Sie z. B. erkennen, dass eine Buchung einen Eingabefehler aufweist, können Sie das X auswählen. Zahlungseingänge lassen sich hier stornieren und werden dann angezeigt, wenn unten die Taste Stornos einblenden aktiv ist.

Wenn Sie einen Zahlungseingang z. B. über zehn Euro kalkulatorisch rückgängig machen möchten, löschen Sie diese nicht, sondern geben bei demselben Kontoinhaber einen neuen Zahlungseingang über minus zehn Euro ein. Dann ist der Buchungsvorgang rechnerisch nivelliert.

Sie können die Buchung nachträglich bearbeiten, indem Sie auf den Buchungstext klicken. Die Buchungseingaben können Sie anschließend bearbeiten. Wenn Sie die Änderungen übernehmen möchten, klicken Sie auf Akonto buchen. Damit werden zwar die Änderungen übernommen, der Betrag wird aber noch nicht kontiert. Klicken Sie auf das x und anschließend auf Akonto buchen. Damit ist der Zahlungseingang korrekt kontiert worden.

Alle Zahlungseingänge des aktuell aufgerufenen Kontos werden im Bereich Buchungen/Konto aufgelistet. Der Buchungsvorgang (Akonto buchen) ist unspezifisch. Der Zahlungseingang wird somit keiner bestimmten Forderung zugeordnet.

Offene Posten

Im Bereich Offene Posten im Buchungsassistenten werden alle noch nicht beglichenen Positionen (Soll) und Zahlungseingänge (Ist) für das aktuell aufgerufene Konto aufgeführt.

Das Saldo ist in der Fußzeile abgebildet.

Sie können Zahlungseingänge direkt mit offenen Posten (Spalte Soll) verrechnen. Wenn ein Betrag fällig ist, können Sie einen Zahlungseingang in derselben Höhe eingeben. Klicken Sie auf verrechnen in der Zeile mit der passenden Fälligkeit, wird der Zahlungseingang direkt mit dieser Forderung verrechnet. Damit wird der offene Posten abgegolten und aus der Liste der offenen Posten automatisch entfernt.

Sollte der Zahlungseingang größer als der offene Posten sein (z. B. 20,00 €), bleibt ein Restbetrag übrig. Sie können den Restbetrag nun weiteren offenen Posten zuordnen, bis der Restbetrag gleich oder kleiner 0 ist.

Eingangsbuchungen bearbeiten

Eingangsbuchungen können Sie nachträglich über einen Kontierungsassistenten bearbeiten. Rufen Sie sich hierzu die Eingangsbuchungen im Bereich Eingang auf. Dort können Sie über den Stift den Kontierungsassistenten öffnen.

Der Assistent zeigt auf der linken Seite die Zahlungseingänge an. Beim Öffnen wird die ausgewählte Eingangsbuchung durch die Taste Auswählen dargestellt. Auf der rechten Seite sehen Sie alle dazugehörigen Fälligkeiten sowie alle Fälligkeiten mit denen eine Verrechnung möglich ist.

Sofern eine Eingangsbuchung einen Rest aufweist, können Sie diesen über die Taste Verrechnen auf eine oder mehrere Fälligkeiten buchen.

Über das X auf der rechten Seite kann eine Kontierung rückgängig gemacht werden. Diese wird dann ebenso wieder als Rest gutgeschrieben.

Durch Anklicken eines Wertes in der Spalte Ist wird dieser Betrag markiert und auf der linken Seite alle Zahlungseingänge hervorgehoben, welche an dieser Ist-Buchung beteiligt sind.

Über den Kreisel in der Kopfleiste lassen sich erneut alle Eingangsbuchungen und Fälligkeiten aufrufen. Die angezeigten Eingangsbuchungen können zudem über den Zeitraum in der Fußleiste gefiltert werden.

Manuelle Buchungen verwalten

Unter Kontenverwaltung > Abrechnung > Buchungen werden alle manuellen Buchungen aufgelistet. Eine manuelle Buchung können Sie dort ganz einfach mit Klick auf das Plus eingeben.

Halten Sie die alt-Taste beim Klicken auf das Plus gedrückt, wenn Sie möchten, dass die manuelle Buchung für alle aufgerufenen Konten erstellt wird.

Es öffnet sich der Eingabeassistent.

Wählen Sie die Rubrik sowie das Datum der Buchung aus.

Optional können Sie eine eigene Fälligkeit für diese Buchung definieren. Ansonsten wird die Buchung anhand Ihrer eingestellten Zahlweisen fällig gestellt.

Geben Sie den Betrag und den Verwendungszweck an.

Bei Bedarf können Sie die Kostenstelle angeben, indem Sie aus dem Einblendmenü eine passende Kostenstelle auswählen. Dasselbe gilt für die Felder Teilleistung und Einnahmeart.

Bestätigen Sie die Eingaben mit der Taste OK. Die eingegebene Buchung wird direkt im Bereich Buchungen aufgelistet und ist jederzeit einsehbar.

Manuelle Buchung bearbeiten

Sie können eine manuelle Buchung über den Stift editieren, wenn Sie beispielsweise versehentlich einen falschen Betrag bei einer manuellen Buchung eingegeben haben.

Es öffnet sich der Assistent zum Erstellen/Bearbeiten einer manuellen Buchung.

Solange die Buchung nicht durch die Erstellung einer Rechnung fällig gestellt wurde, können Sie die Werte aller Felder ändern. Ist der Betrag schon fällig gestellt, bekommen Sie einen Hinweis, dass Veränderungen nicht möglich sind. Setzen Sie dann erst die dazugehörige Rechnung zurück.

Manuelle Buchung löschen

Eine manuelle Buchung können Sie löschen, indem Sie auf das X klicken. Die Buchung wird jedoch nicht ganz entfernt, sondern mit dem gleichen Betrag gegengebucht.

Sie können mit gedrückter alt-Taste auf das X klicken, wenn es sich um eine Buchung handelt, die gelöscht/gegengebucht werden soll, die aus einem Zeitraum vor dem aktuellen Rechnungszeitraum stammt.

Stornierte Buchungen erhalten das Merkmal nicht drucken Dies bedeutet, dass diese Buchungen nicht auf der Rechnung erscheinen. Möchten Sie, dass beide Buchungen auf der Rechnung erscheinen, können Sie den Haken manuell entfernen.

Manuelle Mehrfachbuchungen erstellen

Manuelle Mehrfachbuchungen können Sie zunächst wie eine [einzelne](#Manuelle Buchungen verwalten) manuelle Buchung anlegen. Setzen Sie dann im Buchungsassistenten den Haken bei Mehrfachbuchung.

Daraufhin werden weitere Optionen in dem Assistenten eingeblendet, die nur für Mehrfachbuchungen anwendbar sind. Wählen Sie einen Turnus und legen Sie fest, wann die Mehrfachbuchung zu beenden ist. Bestätigen Sie die Eingaben mit der Taste OK. Die manuelle Mehrfachbuchung erscheint in der Registerkarte Buchungen.

Wenn Sie nicht festlegen, wann die manuelle Mehrfachbuchung endet, erstellt iMikel anhand des Turnus so viele Buchungen bis das Ende des eingestellten Berechnungszeitraums erreicht ist. Das weitere Erstellen von Mehrfachbuchungen können Sie unterbinden, indem Sie die letzte erzeugte Buchung über den Stift bearbeiten. Wählen Sie anschließend die Taste Mehrfachbuchung beenden aus.

Manuelle Buchungen filtern

In der Kontenverwaltung unter Abrechnung > Buchungen stehen im unteren Bereich zwei Filter zur Verfügung.

Stornos ausblenden

Über diesen Filter können Sie Stornos ausblenden. Dies bedeutet, dass sie nur noch eine Zeile (Buchung) sehen statt zwei Zeilen (Buchung plus Gegenbuchung).

Nicht drucken ausblenden

Dieser Filter sorgt dafür, dass die angehakten Buchungen nicht auf Rechnungen erscheinen. Dies ist besonders bei Buchungen ohne Fälligkeit gewünscht.

Gebührenberechnung

Die Berechnung der Gebühren wird standardmäßig von den CronJobs vollautomatisch im Hintergrund vorgenommen. Dies erfordert eine Netzwerkversion von iMikel. Die CronJobs aktualisieren nach wenigen Sekunden ein Konto, nachdem eine Änderung an diesem vorgenommen wurde.

Nach einer Änderung erhält ein Konto immer ein Warndreieck. Die Berechnung ist abgeschlossen, sobald das Warndreieck verschwindet.

Bei der Berechnung werden die Gebühren aus der Unterrichtsverwaltung, sowie aus der Inventar-/Instrumentenverwaltung berücksichtigt. Des Weiteren werden manuell eingegebene Rabatte, Zuschläge sowie manuelle Buchungen berücksichtigt.

Alle berechneten Gebühren erscheinen unter dem Reiter Abrechnung in der Registerkarte Monate.

Gebühren berechnen mit Einzelplatzversion von iMikel

Für ein Konto können Sie die Gebührenberechnung über die FileMaker-Menüleiste unter Berechnung > Dieses Konto neu berechnen starten.

Wenn Sie möchten, dass alle Konten neu berechnet werden, die entweder neue Unterrichtsbelegungen haben oder für die Tarifänderungen in der Fächerverwaltung relevant sind, klicken Sie auf Berechnung > Alle geänderten Daten neu berechnen. Es werden dann alle Konten neu berechnet, deren Belegungen oder Leihverträge mit einem Warndreieck ausgestattet sind.

Warndreieck manuell vergeben

Nach tariflichen Änderungen in der Fächerverwaltung sind anschließend die entsprechenden Konten in der Kontenverwaltung auszuwählen und für eine Neuberechnung zu markieren. Sie können hierfür manuell Warndreiecke in der Kontenverwaltung oder der Unterrichtsverwaltung vergeben, indem Sie jeweils in der FileMaker-Menüleiste unter"Berechnung" auf Markierung zur Neuberechnung setzen klicken.

Diese Konten werden mit einer höheren Priorität beim Server zur Neuberechnung ausgewiesen.

Der Befehl Markierung zur Neuberechnung setzen bezieht sich auf alle aufgerufenen Datensätze.

Sie haben zusätzlich die Möglichkeit, bei allen aktiven Konten ein Warndreieck zu setzen. Dies ist beispielsweise bei einem Jahresumbruch notwendig. Klicken Sie dazu in den Einstellungen der Buchhaltung unter dem Punkt Zeiträume auf Markierung zur Neuberechnung setzen.

Rechnungen verwalten

An dieser Stelle lernen Sie, wie Sie Rechnungen erstellen, einsehen und drucken können. Sie erhalten dabei auch eine Übersicht, wie Rechnungen aufgebaut sind.

Einzelrechnung erstellen

Die Gebühren werden bei einer Eingabe oder Änderung eines Schülers nach wenigen Sekunden mithilfe der automatischen Berechnung der CronJobs aktualisiert. Nach einer erfolgreichen Berechnung des Kontos verschwindet das Warndreieck automatisch.

Nutzen Sie iMikel in einer Einzelplatzversion, wird das Konto automatisch vor der Rechnungserstellung neu berechnet.

Die entstandenen Gebühren sind daraufhin durch die Erstellung einer Rechnung fällig zu stellen. Zur Erstellung einer Einzelrechnung können Sie einfach auf das €-Symbol in der Kopfleiste klicken.

iMikel erstellt anschließend eine Einzelrechnung für die aufgerufene Person/Firma. Mit gedrückter alt-Taste können für alle aktuell aufgerufenen Belegungen oder Konten neue Rechnungen erzeugt werden.

Wurde das Konto noch nicht vollständig berechnet, wird ein Hinweis angezeigt, dass eine Rechnungserstellung erst nach Abschluss der Berechnungen möglich ist. Zudem wird bei dem betroffenen Konto die Gebührenaktualisierung am Server vorgezogen, um Wartezeiten möglichst zu verkürzen.

Wenn Sie über diese Funktion direkt aus der Bearbeitungsleiste für Zahlungspflichtige eine Rechnung erstellen, werden die durch diesen Vorgang betroffenen Buchungen bei den Zahlungspflichtigen mit dem internen Vermerk gedruckt versehen, sodass diese Zahlungspflichtigen beim nächsten Rechnungslauf nicht mehr enthalten sein werden.

Erst nachdem sich eine weitere gebührenrelevante Änderung für diese Zahlungspflichtigen ergibt, wird der Druck einer neuen Rechnung über den Rechnungslauf oder direkt in der Kopfleiste über die Funktion Rechnung drucken (Euro-Symbol) notwendig.

Wenn keine Änderungen vorliegen, wird keine neue Rechnung erstellt; iMikel macht Sie mit einer Meldung darauf aufmerksam. iMikel prüft hierbei, ob es zu Änderungen hinsichtlich der Rechnungssumme und der Fälligkeiten gekommen ist. Wenn trotzdem eine neue Rechnung benötigt wird (zum Beispiel aufgrund einer geänderten Anschrift des Zahlungspflichtigen) kann vor dem Erstellen einer neuen Rechnung rechts oben der Haken gesetzt werden bei neue Rechnung drucken.

Grundsätzlich können Rechnungen über die Buchhaltung im Rahmen eines Rechnungslaufes erstellt werden. Einzelrechnungen können zudem sowohl in der Konten- als auch in der Unterrichtsverwaltung erstellt werden.

Einstellungen für die Rechnungserstellung

Unter Abrechnung > Rechnungen finden Sie zwei Einstellungsmöglichkeiten für die Rechnungserstellung, welche Sie optional aktivieren können.

Neue Rechnungen enthalten ausschließlich mit dieser Rechnung neu fällig gestellte Buchungen

Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie möchten, dass Rechnungen, die Sie neu für diesen Kunden erstellen, ausschließlich die Änderungen enthalten.

Ermäßigungen und Zuschläge über detaillierte Rechnungspositionen ausweisen

Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie eine detaillierte Ansicht Ihrer Ermäßigungen und Zuschläge pro Belegungen auf dieser Rechnung haben möchten.

Je detaillierter die Ansicht ist, desto mehr Platz wird auf der Rechnung beansprucht.

Rechnungen einsehen

Alle Rechnungen, die für ein Konto in iMikel erstellt wurden, werden gespeichert. Sie können diese Rechnungen jederzeit einsehen. Klicken Sie dazu in der Kontenverwaltung auf Abrechnung und öffnen Sie die Rechnungen.

Über den Pfeil öffnen Sie eine Rechnung in der detaillierten Voransicht.

Aufbau der Rechnung

Rechnungen können Sie über die Kopfleiste u. a. drucken oder versenden sowie Einstellungen vornehmen oder sie löschen.

Rechnungseinstellungen

In den Einstellungen für die Rechnungen können Sie festlegen, welche Rechnungen vom Druck ausgeschlossen werden sollen, Sie können eine Meldung (de-) aktivieren, welche den Druck nach einer bestimmten Anzahl von Seiten unterbricht und Sie können das Seitenzahlformat definieren.

Außerdem können Sie den Ausdruck z. B. als Kopie oder Zweitschrift kennzeichnen.

Wählen Sie die gewünschte Kennzeichnung mit einem Klick aus.

Anschließend wird der Ausdruck entsprechend gekennzeichnet.

Adressat

Im linken oberen Bereich der Rechnungsvoransicht werden Ihnen alle relevanten Informationen zum Adressaten der Rechnung angezeigt.

Dabei können Sie zwischen dem Zahlungspflichtigen und dem SEPA-Mandatsinhaber wechseln.

Sollten diese verschieden sein, können Sie über die Wahl des Platzhalters auf der Rechnung steuern, welcher Adressat im Ausdruck der Rechnung anzuzeigen ist. Der Platzhalter Adresse nimmt immer den Zahlungspflichtigen als Adressaten.

Wenn Sie den Platzhalter Mandat.Adresse nutzen, wird der abweichende SEPA-Mandatsinhaber als Adressat genommen.

Des Weiteren wird in der rechten oberen Ecke des Adressfensters der Anfangsbuchstabe des Nachnamens des Kunden angezeigt. Falls es keinen Nachnamen gibt, wird der Firmenname für den Anfangsbuchstaben verwendet.

Dies dient der leichteren Zuordnung des zuständigen Ansprechpartners in der Schule.

Allgemeine Informationen zur Rechnung

Im rechten oberen Bereich werden Ihnen verschiedene allgemeine Informationen zu der aufgerufenen Rechnung angezeigt, wie z. B. das zugehörige Kassenzeichen, das Erstelldatum und ob die Rechnung für die App online bereitgestellt wurde.

Übersicht

In der Übersicht sehen Sie alle Bereiche der Rechnung auf einen Blick. Sie können über die weiteren Registerkarten die einzelnen Bereiche separat aufrufen.

In der Übersicht wird zudem ein Änderungsblock angezeigt. Möchten Sie z. B. wissen, warum eine Rechnung einen veränderten Betrag aufweist, klicken Sie einfach neben dem Betrag auf die Pfeiltaste.

iMikel zeigt Ihnen anschließend alle dieser Änderung zugrunde liegenden Buchungen an.

Positionen

In diesem Bereich werden die einzelnen gebührenrelevanten Belegungen aufgelistet. Jede Zeile beginnt mit der Fachbezeichnung und dem rechnungsrelevanten Zeitraum. In den folgenden Spalten werden die Gebühren und Ermäßigungen benutzerdefiniert aufgelistet.

Die Überschriften lassen sich in der Fächerverwaltung unter Tarife > Rabattkategorien beliebig einstellen.

Die Summe aller Teilbeträge steht im Feld Betrag.

Weitere Buchungen

Hier werden die manuellen Buchungen aufgelistet, die Sie in der Konten- und Unterrichtsverwaltung eingeben können.

Monatsansicht

Dort werden monatlich die berechneten Beträge innerhalb des definierten Zeitraums aufgelistet. Die Summe der monatlichen Gebühren steht rechts im Feld Betrag. Die Teilbeträge werden in maximal acht Spalten summiert, die Sie in der Fächerverwaltung unter Tarife > Rabattekategorien beliebig definieren können.

Fälligkeiten

Hier werden die Termine der Fälligkeiten und die entsprechenden Beträge aufgelistet. Die angezeigten Beträge befinden sich innerhalb des Zeitraums, der für die Rechnungserstellung eingestellt wurde. Zusätzlich werden die Zahlungseingänge dargestellt und mit den Fälligkeiten verrechnet.

Zu zahlende Beträge sind die Differenz zwischen den fälligen Beträgen und den Zahlungseingängen. Handelt es sich um eine Änderungsrechnung, werden die geänderten Beträge farbig (rot oder grün) hervorgehoben.

Wenn Sie mehr als zwölf Fälligkeiten anzeigen möchten, können Sie über die grauen Punkte (Seitensteuerelement) zu einer weiteren Ansicht wechseln.

Unterrichtsausfälle

An dieser Stelle werden die Unterrichtsausfälle anzeigt, sofern welche vorhanden sind. Die Ausfälle der aufgrufenen Rechnung(en) können bei Bedarf sogar exportiert werden: Klicken Sie hierzu einfach auf das orangefarbenes Export-Symbol. Dies ist sehr hilfreich, wenn Sie z. B. in der Rechnung eines Musikvereins sehr viele Unterrichtsausfälle vorliegen haben und diese dem Musikverein zur Prüfung oder Auswertung als Excel-Datei zur Verfügung stellen möchten.

Bei Klick auf das Symbol wird als Standard eine Excel-Datei unter dem Namen iMikel_Export_Unterrichtsausfaelle.xlsx auf Ihrem Desktop gespeichert. Bei Klick auf das Symbol mit gedrückter alt-Taste können Sie Pfad und Dateiname frei bestimmen und auch verschiedene Exportformate auswählen. Die Datei können Sie nach dem Export beliebig anpassen.

Hinweis

Im Bereich Abrechnung > Rechnungen lässt sich ein Hinweis definieren, welcher auf den Rechnungen eines Kontos über den Platzhalter Hinweis dargestellt werden kann. Sofern ein Hinweis eingetragen ist, wird dieser hier zusätzlich angezeigt.

PDF

Unter dieser Registerkarte wird Ihnen die Rechnung als PDF angezeigt. Über das X kann diese aus dem PDF-Archiv gelöscht werden.

Rechnungen löschen

Wenn Sie feststellen, dass die Gebühren auf einer Rechnung nicht korrekt sind, weil Sie z. B. nach dem letzten Rechnungslauf eine Gebührenänderung in der Fächerverwaltung vorgenommen haben, die für den aufgerufenen Kontoinhaber relevant ist, können Sie die aufgerufene Rechnung zurücksetzen und anschließend durch eine neue, aktualisierte Rechnung ersetzen.

Klicken Sie in der Rechnungsvoransicht der Rechnung auf das X. Geben Sie stichwortartig einen Grund in dem sich öffnenden Fenster ein und klicken Sie dann auf OK. Die Rechnung wird dann in der Kontenverwaltung (unter Rechnungen) durchgestrichen dargestellt. Anschließend können Sie eine neue Rechnung erstellen.

Sie können eine Einzelrechnung nur dann zurücksetzen, wenn die von dieser Rechnung erzeugten Fälligkeiten noch nicht an die Kasse übergeben wurden.

Einzelne Rechnungen drucken

Eine Rechnung können Sie drucken, indem Sie zunächst das gewünschte Konto in der Kontenverwaltung aufrufen. Klicken Sie dann auf Abrechnung und öffnen Sie Rechnungen. Aktivieren Sie die Voransicht der gewünschten Rechnung über den Pfeil.

Starten Sie den Druckvorgang über das Druckersymbol in der Kopfleiste. Wenn Sie die Rechnung geprüft und für richtig befunden haben, können Sie auf Fortsetzen klicken und den erscheinenden Druckdialog bedienen.

Die „Offene Posten“-Liste

In der Kontenverwaltung kann über die FileMaker-Menüleiste unter Listen eine Offene Posten-Liste aufgerufen werden. Die Liste wird täglich vom Server im Hintergrund berechnet und während des Tages aktualisiert, wenn weitere Buchungen eingetragen werden.

Durch einen Klick auf die Überschriften kann die Liste sortiert werden und zeigt je Unterteilung die Anzahl der Konten an. Pro Unterteilung können über die Ausschließen-Taste einzelne Konten oder auch Kontengruppen aus der Liste ausgeschlossen werden.

Über die bekannten Symbole kann die Offene Posten-Liste bearbeitet und versendet werden sowie das Änderungsprotokoll eingesehen werden. Außerdem kann die Liste über die Diskette in der Kopfleiste z. B. als Excel-Datei exportiert werden.

Über die Tasten in der Fußleiste lässt sich ein Ausschluss oder eine Eingrenzung der als nicht mehr verwenden markierten Konten vornehmen. Als nicht mehr verwenden gekennzeichnete Konten werden in der Offene Posten-Liste und im Ausdruck dieser Liste durchgestrichen dargestellt.

Wird die Offene Posten-Liste mit gedrückter alt-Taste geöffnet, werden nur rückständige Konten aufgerufen. Wird die Offene Posten-Liste mit gedrückter shift-Taste geöffnet, werden nur Konten mit Überzahlungen aufgerufen.

Wird die Offene Posten-Liste ohne gedrückte Sondertaste geöffnet, werden alle Konten aufgerufen, die Über- oder Unterzahlungen aufweisen.

In der Offene Posten-Liste können Konten mit aktiven Unterrichtseinträgen mit einem bestimmten Status ausgeschlossen werden. Hierzu werden über der Liste die bekannten Unterrichtsstatus grün, gelb, rot und grau dargestellt.

Durch Klick z. B. auf grau werden alle Konten aus der Übersicht ausgeschlossen, welche noch aktiven Unterricht im Bestand haben. Übrig bleiben Konten, die nicht mehr aktuell im Unterrichtsbestand sind, aber noch offene Posten haben.

Befindet sich ein Bestandskunde mit einem weiteren Unterricht in der Zuteilung, können Sie so auch schnell einsehen und bewerten, ob es sinnvoll ist, den neuen Unterricht zuzulassen, wenn der Kunde noch offene Posten hat.

Die verfügbaren Filter-Tasten werden automatisch ausgeblendet/ausgegraut, sobald sie zur Reduzierung der Liste eingesetzt wurden und keine weitere Funktion mehr haben. Nach Verwendung eines Filters als Ausschlusskriterium wird automatisch in der Kopfleiste der Alle aufrufen-Kreisel angezeigt, um die Liste bei Bedarf wieder ungefiltert neu zu laden.

Hierdurch werden die Filter-Tasten automatisch auch reaktiviert. Sie können die Offene-Posten-Liste somit beliebig oft je nach Bedarf filtern oder ungefiltert neu öffnen.

Unter Startfenster > iMikel-Einstellungen > Mandanten > Allgemeine Einstellungen finden Sie die Option Konten dieses Mandanten aus der Berechnung der ,Offene Posten’-Liste ausschließen. Dadurch können Sie alle Konten eines Mandanten ausschließen, sodass diese nicht auf der Offene-Posten-Liste angezeigt werden.

Mahnwesen

Wenn Zahlungspflichtige die Gebühren nicht bezahlen und mit ihren Zahlungen in den Rückstand geraten, können Sie mit iMikel bequem Mahnungen erstellen und ausdrucken. Zu diesem Zweck sind drei Module innerhalb von iMikel in die Funktionalität des Mahnwesens eingebunden:

• In der Korrespondenzverwaltung erstellen Sie für die einzelnen Mahnstufen Textvorlagen, mit deren Hilfe die entsprechenden Zahlungspflichtigen schriftlich auf ihre Säumigkeit hingewiesen werden. Mit Platzhaltern können Sie die Mahnschreiben personalisieren.

• In der Buchhaltung definieren Sie die Vorgaben für die Erstellung der Mahnläufe (Mahngebühren, Mahnstufen) und führen die Mahnläufe dann bezogen auf einen Stichtag durch.

• In der Kontenverwaltung werden die Mahngebühren mit der aktuellen Fälligkeit in Rechnung gestellt. Zusätzlich sind dort die Mahnstufen hinterlegt.

Mahnlauf starten

Wenn Sie in der Buchhaltung eine Mahnlaufvorschau starten (über Buchhaltung > Mahnläufe > neue Vorschau oder > Plus in der Kopfleiste), öffnet sich das Fenster Vorschau-Optionen.

Dort definieren Sie den Stichtag, bis zu dem alle fälligen Beträge zu berücksichtigen sind. Vor diesem Termin wird für alle fälligen Beträge jeweils ein Mahnschreiben erstellt und eine Mahnstufe vergeben.

Zudem lässt sich der Mahnlauf durch mehrere Kriterien eingrenzen. Sie können den Mahnlauf auf bestimmte Mahnstufen, Areale oder Mandanten eingrenzen. Kreuzen Sie einfach die gewünschten Vorgaben an. Auch können Sie angeben, dass nur ein bestimmter Zuständigkeitsbereich (Buchstabenbereich) gemahnt wird.

Des Weiteren kann ein Mindestrückstand definiert werden, um Mahnungen bei einem Saldo von z. B. nur 0,20 Euro zu vermeiden. Dabei kann definiert werden, ob diese Vorgabe bezogen auf das Gesamtsaldo oder je Fälligkeit zu betrachten ist.

Sie haben als Mindestrückstand z. B. minus 3,00 Euro angegeben. Ein Kunde hat zu mehreren Fälligkeiten jeweils einige Cent zu wenig gezahlt. In der Summe sind irgendwann die minus 3,00 Euro Rückstand überschritten. Wenn die Option bezogen auf das Gesamtsaldo (Summe der jeweils offenen Fälligkeiten) aktiviert ist, bedeutet dies, dass die Summe aller Rückstände die Vorgabe von minus 3,00 Euro überschreitet und iMikel listet alle einzelnen offenen Fälligkeiten zur Mahnung auf. Wenn die Option bezogen auf das Gesamtsaldo (Summe der jeweils offenen Fälligkeiten) nicht aktiviert ist, bedeutet dies, dass der jeweilige Rückstand von einigen Cent die Vorgabe von minus 3,00 Euro nicht überschreitet und iMikel die offenen Cent-Beträge ignoriert.

Weitere Einstellungen lassen sich über die Zahnräder in der linken oberen Ecke öffnen.

Dort können Sie die Mahnstufen einstellen und die zugehörigen Mahnschreibenvorlagen definieren. Auch können Sie hier die beim Erreichen einer Mahnstufe zu berechnenden Mahngebühren vorgeben und einstellen, ob eine nicht beglichene Fälligkeit beim ersten Anmahnen in die Mahnstufe 0 (Zahlungserinnerung) oder gleich in Mahnstufe 1 bewegt werden soll. Klicken Sie auf OK, um die Einstellungen zu übernehmen.

Sie sehen wieder das Fenster Vorschau-Optionen. Wenn Sie in diesem Fenster auf OK klicken, wird der Mahnlauf mit dem Erstellen einer Mahnlaufvorschau gestartet. Die Mahnlaufvorschau bietet Ihnen die Möglichkeit, einzelne Fälle über das Durchfahrt-verboten-Symbol vor dem Mahnlauf aus der Auswahl zu entfernen.

Wenn Sie den Mahnlauf schließlich durchführen möchten (Mahnlauf durchführen), wird für jeden Betrag, der vor dem Stichtag fällig ist, ein Mahnschreiben erstellt und eine Mahnstufe vergeben. In der Kontenverwaltung wird die jeweilige Mahnstufe bei dem säumigen Kontoinhaber im Bereich Abrechnung bei dem entsprechenden Betrag unter Kontoauszug aufgeführt.

Soweit der Betrag noch nicht beglichen und damit die Forderung noch offen ist, erhöht sich mit jedem Mahnlauf die Mahnstufe und die Mahngebühr.

Übersicht erstellter Mahnläufe

Eine Übersicht der bisher erstellten Mahnläufe können Sie in der Buchhaltung mit Klick auf Mahnläufe aufrufen.

Über den Pfeil lässt sich dann jeweils eine Übersicht aller Fälligkeiten aufrufen, die in diesem Mahnlauf enthalten waren.

Über das Blatt mit der Lupe auf der rechten Seite können Sie das dazugehörige Mahnschreiben einer Person aufrufen und ggf. erneut drucken.

Wenn Sie beim Klicken auf dieses Symbol zusätzlich die alt-Taste gedrückt halten, werden alle Mahnschreiben dieses Mahnlaufs aufgerufen, sodass Sie diese auch ggf. erneut drucken können.

Kombi-Platzhalter im Mahnschreiben

Der Platzhalter Kombi.Mahnstufenliste kann in den Textvorlagen für die 1., 2. und 3. Mahnung eingesetzt werden. Dieser Platzhalter listet alle innerhalb eines Mahnlaufes zum Konto gefundenen Mahnstufen mit Fälligkeitsdatum etc. auf. Zudem bewirkt dieser Platzhalter, dass in diesem Vorgang nur diese eine Mahnung/Korrespondenz erzeugt wird und weitere für das Konto unterdrückt werden. Der Platzhalter fügt automatisch auch die benötigten Überschriften und Tabulatoren in die Korrespondenzen ein.

Wenn Sie den Kombi-Platzhalter in Ihren Mahnschreiben verwenden, wird für jede Person jeweils ein Symbol zum Aufrufen des Mahnschreibens angezeigt, da alle angemahnten Fälligkeiten zusammen in diesem Schreiben stehen. Der Kombi-Platzhalter bietet die Möglichkeit, mehrere noch aktive angemahnte Fälligkeiten gemeinsam auf einem Schreiben aufzuführen.

Sind bisher mehrere Fälligkeiten eines Zahlungspflichtigen separat angemahnt worden und haben diese verschiedene Mahnstufen, druckt iMikel für jede dieser Fälligkeiten eine separate Mahnung/Korrespondenz.

Mahnungen in der Kontenverwaltung

In der Kontenverwaltung werden nach der Rechnungserstellung die fälligen Beträge im Bereich Abrechnung unter Kontoauszug aufgelistet. Wenn die fälligen Beträge nicht beglichen und die Kontoinhaber im Zuge eines Mahnlaufes angemahnt wurden, erscheint bei diesen in der Spalte Mahnstufe die jeweilige Mahnstufe mit den Werten Null bis maximal Drei.

Vergabe einer Mahnsperre

Wenn ein Kontoinhaber keine Mahnschreiben erhalten soll, richten Sie in diesem Konto eine Mahnsperre ein. Suchen Sie hierzu in der Kontenverwaltung das Konto, bei welchem Sie eine Mahnsperre einrichten möchten. Wenn Sie es gefunden haben, wechseln Sie in den Bereich Bank/Termine. Unter Zahlungstyp können Sie über das Plus einen zusätzlichen Zahlungstyp zuordnen. Wählen Sie die Bezeichnung Mahnsperre aus.

Einstellungen der Kontenverwaltung

Die Einstellungen für die Kontenverwaltung können Sie über die Zahnräder öffnen.

Es stehen Ihnen einige Einstellungen zur Verfügung, welche folgend präsentiert werden.

Allgemein

Folgende allgemeine Einstellungen stehen Ihnen zur Verfügung.

Bei Eingabe eines neuen Zahlungspflichtigen mit Bankverbindung Eintrag „Abbucher“ automatisch setzen

Sofern diese Option aktiv ist, wird jedes Mal das Abbucher-Kennzeichen automatisch gesetzt, wenn eine aktive Bankverbindung in den Stammdaten der Person eingetragen ist.

Bei neuen/weiteren Konten zu bestehenden Personen ein vorhandenes SEPA-Mandat nicht automatisch zuordnen

Diese Option bedeutet, dass bei der Erstellung eines Kontos eine Zuordnung von SEPA-Mandat zum Konto nicht automatisch erfolgt.

Erneut genutzte Mandate nach längerer Nicht-Nutzung (Vorgabe in Monaten) erneut an Kasse abgeben

Sobald ein SEPA-Mandat 36 Monate lang nicht verwendet wird, verliert es grundsätzlich seine Gültigkeit. Diese Regelung kann dazu führen, dass diese SEPA-Mandate auf Seiten der Kasse automatisch durch das Kassenprogramm beendet/gelöscht werden.

Sollte sich nach dieser Zeit eine Person erneut an der Schule mit der gleichen Bankverbindung anmelden, würden diese Informationen in den meisten Fällen nicht an die Kasse übertragen werden, da iMikel weiß, dass diese Informationen bereits übergeben wurden. An dieser Stelle lässt sich hierfür eine erneute Übergabe des SEPA-Mandats (beispielsweise nach 36) einstellen.

Kassenzeichen

Unter diesem Punkt erfolgt die Verwaltung von Kassenzeichen.

Kassenzeichen erzeugen

In iMikel können Sie ein neues Kassenzeichen ganz einfach erzeugen: Klicken Sie hierzu zunächst auf das Plus in der Kopfleiste.

Im nächsten Schritt wird Ihnen bereits ein Startwert vorgeschlagen. Dieser ergibt sich aus dem letzten Kassenzeichen + 1.

Beim Endwert können sie festlegen, wie viele Kassenzeichen zu erzeugen sind. Hierzu klicken Sie auf den Pfeil.

Wenn sie nur einmal auf den Pfeil klicken, wird der Startwert auch als Endwert eingetragen. In diesem Fall erzeugt iMikel ein einziges neues Kassenzeichen.

Wenn Sie mehrfach auf den Pfeil klicken, erhöht iMikel den Endwert jeweils um 200. Das heißt, wenn sie zweimal auf den Pfeil klicken, werden 200 neue Kassenzeichen angelegt, wenn Sie dreimal auf den Pfeil klicken, werden 400 neue Kassenzeichen angelegt usw.

In den weiteren Feldern werden automatisch die Werte übernommen, die beim letzten Kassenzeichen eingetragen wurden. Für gewöhnlich können diese übernommen werden. Sobald Sie die Anzahl der zu erzeugenden Kassenzeichen eingegeben haben, klicken Sie auf neue Kassenzeichen erzeugen.

Wenn Sie auf neue Kassenzeichen erzeugen klicken und noch freie Kassenzeichen verfügbar sind, wird iMikel Sie fragen, ob Sie die freien Kassenzeichen erst löschen möchten oder ob Sie die neuen Kassenzeichen an die bisherige Liste anhängen möchten. Klicken Sie hier auf anhängen.

Nun hat iMikel die von Ihnen festgelegte Anzahl an Kassenzeichen erzeugt.

Hinweis bezüglich „Gendern“: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter. Die verkürzte Sprachform hat nur redaktionelle Gründe und beinhaltet keine Wertung.