Die Kontenverwaltung

Die Kontenverwaltung bietet Ihnen die Möglichkeit, für alle Zahlungspflichtigen Konten und Kassenzeichen zu vergeben.

Die Gebühren, die über die Belegungen (Unterrichtsverwaltung) und über die Leihverträge (Inventar/Instrumentenverwaltung) entstehen, werden bei der Gebührenberechnung und Rechnungserstellung berücksichtigt.

In der Kontenverwaltung werden für jedes Konto Ein- und Ausgänge dokumentiert.

Im Handbuch sprechen wir von Konten - damit sind die Zahlungspflichtigen gemeint, nicht deren Bankverbindung.
Wenn bei den Zahlungspflichtigen abgebucht werden darf und dies auch in iMikel verwaltet wird, werden den Zahlungspflichtigen dann auch ihre Bankverbindungen zugewiesen.

Hinweis bezüglich Gendern: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.

Die verkürzte Sprachform hat nur redaktionelle Gründe und beinhaltet keine Wertung.

Hauptfunktionen der Kontenverwaltung

• Alle relevanten Buchungen auf einen Blick: In der Kontenverwaltung werden pro Kassenzeichen alle relevanten Gebühren berechnet - dabei ist es unerheblich, ob diese in der Instrumentenverwaltung oder der Unterrichtsverwaltung dokumentiert sind.

• Flexible Verwaltung der Zahlungsinformationen: Angaben zum Zahlungstyp, Bankverbindungen sowie Zahlweisen/Fälligkeiten beziehen sich auf definierte Zeiträume. Somit können die jeweiligen Gültigkeiten zeitlich begrenzt werden und die Einträge zur späteren Recherche gespeichert bleiben.

• Flexible Vergabe von Rabatten und Zuschlägen: iMikel bietet die Möglichkeit, pro Kassenzeichen Ermäßigungen und Zuschläge zu vergeben, die sich auf alle Belegungen des Zahlungspflichtigen beziehen.

• Archivierung aller Rechnungen: Alle in iMikel erstellten Rechnungen werden archiviert und können jederzeit eingesehen werden.

Verwalten von Kassenzeichen

Kassenzeichen sind fortlaufende Seriennummern, deren Formatierung Sie beliebig vorgeben können.

Jedes Konto eines Zahlungspflichtigen erhält ein eindeutiges Kassenzeichen, bevor die erste Rechnung erstellt werden kann.

Alle Kassenzeichen sowie die zugeordneten Konten werden Ihnen in der Kontenverwaltung unter Einstellungen > Kassenzeichen aufgelistet.

Wenn Sie in der Unterrichtsverwaltung einen neuen Teilnehmer über den Anmeldeassistenten einem gebührenpflichtigen Unterricht (Status grau) zuteilen, erhält der zugehörige Zahlungspflichtige automatisch ein Kassenzeichen, wenn dieser in der Unterrichtsverwaltung neu eingegeben wird und noch über kein Kassenzeichen verfügt. Damit kann die Gebührenberechnung und die Erstellung der Rechnungen erfolgen.

Wenn ein Teilnehmer in der Unterrichtsverwaltung hingegen zunächst auf die Warteliste gesetzt wird, wird der neuen Unterrichtsbelegung im Anmeldeassistenten der Status grün gegeben. Diese Unterrichtsbelegung ist nicht gebührenpflichtig und der Zahlungspflichtige erhält nicht automatisch sofort ein Kassenzeichen.

Er erhält in der Unterrichtsverwaltung dann automatisch ein Kassenzeichen, wenn der Status der Belegung gewechselt wird von grün, gelb oder rot auf grau oder wenn die Belegung über den Assistenten zu einer Veranstaltung eingeteilt wird und der Status auf grau geändert wird.

Manuelle Vergabe von Kassenzeichen

Wenn Sie beispielsweise dem Zahlungspflichtigen einer Wartelistenbelegung, der noch kein Kassenzeichen hat, vorzeitig ein Kassenzeichen manuell vergeben möchten, gehen Sie wie folgt vor:

Klicken Sie auf das Stift-Symbol im Feld Kassenzeichen, um das Einblendmenü zu öffnen. Wählen Sie den Befehl neu aus.

Wenn Sie nur einen Mandanten und damit nur einen Kassenzeichenkreis verwalten, erhält der Zahlungspflichtige automatisch ein neues Kassenzeichen.

Wenn Sie dagegen zwei oder mehr Mandanten haben, von denen Sie einen dem Zahlungspflichtigen zuordnen können, öffnet sich ein Fenster mit einer Liste aller vorhandenen Mandanten.

Wählen Sie einen der aufgelisteten Mandanten aus, indem Sie auf den Pfeil klicken. Der Zahlungspflichtige erhält dann ein Kassenzeichen aus dem Kassenzeichenkreis des ausgewählten Mandanten.

Auswechseln von Kassenzeichen

Sie können bei einem Konto, welches bereits ein Kassenzeichen hat, dieses gegen ein anderes auswechseln. Wenn Sie beispielsweise bei der Vergabe des Kassenzeichens den falschen Mandanten ausgewählt haben, können Sie dies durch den Befehl austauschen korrigieren.

Gehen Sie wie folgt vor, um ein Kassenzeichen auszutauschen:

Klicken Sie auf das Stift-Symbol im Feld Kassenzeichen, um das Einblendmenü zu öffnen. Wählen Sie den Befehl auswechseln aus.

Verwaltung von Konten

Wie einfach Sie Ihre Konten eingeben und verwalten können, zeigt Ihnen dieses Kapitel.

Eingabe eines neuen Kontos

Um für einen Zahlungspflichtigen ein neues Konto zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

Wechseln Sie in die Kontenverwaltung. Klicken Sie in der Kopfleiste auf das grüne Plus. Es öffnet sich ein Suchfenster, in welchem Sie nach der Person suchen können, auf deren Namen das Konto geführt wird.

Geben Sie z. B. Nachname, Vorname, Geburtsdatum, Straße, Postleitzahl und/oder Ort ein.

Bestätigen Sie mit der Enter-Taste Ihrer Tastatur oder klicken Sie auf Suche starten.

Wählen Sie aus der Liste der Suchergebnisse die gesuchte Person aus, indem Sie auf den Pfeil klicken.

Voraussetzung dafür, dass Sie die Person finden, ist, dass die Person in der Adressverwaltung eingegeben ist. Wenn Sie die Person nicht finden, ist sie in iMikel noch nicht hinterlegt. Um die Person neu einzugeben, klicken Sie auf das grüne Plus in der Kopfzeile der Suchmaske und hinterlegen Sie die relevanten Daten.

Bestätigen Sie mit einem Klick auf Speichern.

Es werden im Reiter Konten alle relevanten Daten zum Kontoinhaber präsentiert.

Im unteren Bereich sehen Sie Registerkarten, in denen die in Anspruch genommenen Leistungen der Musikschule aufgeführt sind.

Belegungen

In der Registerkarte Belegungen werden Ihnen die Unterrichtsbelegungen aufgelistet, für die dieses Konto eingetragen sind.

Die Unterrichtsdaten einer Belegung können Sie direkt in der Kontenverwaltung ändern, wenn Sie z. B. eines der Kinder dieses Zahlungspflichtigen ummelden möchten. Klicken Sie dafür auf den Stift neben der Belegung, womit Sie den Ummeldeassistenten der Unterrichtsverwaltung aufrufen.

Wenn Sie dem Zahlungspflichtigen direkt über die Kontenverwaltung eine neue Unterrichtsbelegung zuordnen möchten, können Sie dies über das grüne Plus unter dem Reiter Belegungen tun.

Der Zeitraum, in welchem der Kontoinhaber die Gebühren der Belegung ganz oder teilweise übernimmt, ist in den Feldern von und bis angegeben. Dieser kann über die Zeitdauer der Belegung (Felder Eintritt, Austritt) hinausgehen, hat aber im Regelfall die Zeitdauer der Belegung immer abzudecken (es sei denn, der Zahlungspflichtige hat gewechselt).

Normalerweise bezahlt ein Kontoinhaber monatlich die gesamten Kosten einer Belegung. Im Feld Anteil/Monat steht somit 100 %.

Wenn sich ein Kontoinhaber jedoch die Kosten für eine Belegung mit einem anderen Kontoinhaber zu 50 Prozent teilt, sehen Sie den Anteil im Feld Anteil/Monat. Bei dem zweiten Kontoinhaber ist dieselbe Belegung ebenfalls aufgeführt und der Wert im Feld Anteil/Monat beträgt 50 %.

Bei beiden Kontoinhabern wird dann jeweils die Hälfte der Gesamtkosten für die Belegung in Rechnung gestellt.

Inventar/Instrum.

Entliehene Instrumente oder Inventargegenstände sind in der Registerkarte Inventar/Instrum. aufgeführt. Auch dort ist der Vertragszeitraum in den entsprechenden Feldern angegeben.

Sie können dort Änderungen der Angaben über den Stift vornehmen. Über den orange hinterlegten Pfeil gelangen Sie automatisch zum entsprechenden Vertrag.

Kontakte

In der Registerkarte Kontakt werden Ihnen alle Kontaktarten und Verbindungen des Kontoinhabers aufgelistet, soweit sie in der Adressverwaltung eingegeben wurden.

Ähnlich wie in der Registerkarte Inventar/Instrumente, werden dort die Angaben aus einem anderen Modul angezeigt.

Sie können über die grünen Plus-Symbole weitere Kontakte/Verbindungen zu der aufgerufenen Person hinzufügen.

App

In diesem Bereich werden Ihnen die für eine Person erstellten Zugangskennungen zur App (sofern bei Ihnen im Einsatz) angezeigt. Je Kennung wird angezeigt, ob diese bereits mit einem Konto in der App verbunden oder aktuell noch nicht durch den Kunden gescannt wurde. Folgende Anzeigen sind hier möglich:

• Neu/Offen: Die Kennung wurde erstellt, ist aber bisher noch nicht gescannt/verbunden worden.
• Aktiviert: Die Kennung wurde gescannt/verbunden und die Daten der Person können in der App angezeigt werden.
• Beendet: Die Kennung wurde mit einem Endedatum versehen und wird nicht mehr zur Synchronisation verwendet.
• Gelöscht: Die Kennung wurde gelöscht.

Über die Pfeiltasten neben der Kennung oder einem zugeordneten Konto können Sie die Verwaltung der Einmalkennungen oder App-Konten öffnen.

Diesbezüglich steht Ihnen zusätzlich im Menü Filter das Untermenü App zur Verfügung. Dieses bietet Ihnen einige Filtermöglichkeiten, mit welchen Sie die aufgerufenen Datensätze z. B. auf registrierte, unregistrierte oder offene Registrierungen eingrenzen können.

Sie haben über diese Filter schnell die Möglichkeit herauszufinden, welche Kunden bereits registriert sind oder z. B. noch keine Zugangskennung erhalten haben.

Bemerkungen

Weitere Informationen können Sie im Feld Bemerkungen hinterlassen.

Kategorien & Verteiler

An dieser Stelle haben Sie die Möglichkeit, der aufgerufenen Person/Firma eine Kategorie oder einen Verteiler zuzuordnen.

Eigene Felder

An dieser Stelle können Sie eigene Felder definieren.

Löschen eines Kontos

Gehen Sie wie folgt vor, um ein Konto zu löschen:

Rufen Sie sich das zu löschende Konto in der Kontenverwaltung auf. Klicken Sie anschließend auf das Stift-Symbol im Feld Name, um das Einblendmenü zu öffnen.

Wählen Sie den Befehl löschen.

Was passiert mit einem Konto, welches sich nicht löschen lässt?

Sie können in der Kontenverwaltung ein Konto löschen, wenn dieses in keinem anderen Bereich von iMikel verwendet wurde. Dies bedeutet, dass es keine Zuordnung als Zahlungspflichtigen geben darf und auch keine berechneten Gebühren oder Rechnungen.

Sie haben dann jedoch die Möglichkeit, ein solches Konto auf nicht mehr verwenden zu setzen.

Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Rufen Sie das entsprechende Konto in der Kontenverwaltung auf. Klicken Sie anschließend auf den Menüpunkt Bearbeiten und wählen dann den Befehl Datensatz nicht mehr verwenden > Markierung setzen/entfernen.

Konten filtern

In der Kontenverwaltung über den Menüpunkt Filter stehen viele verschiedene Suchfunktionen zur Verfügung, über welche Sie die Anzahl der aufgerufenen Zahlungspflichtigen eingrenzen können.

Verwalten von Kontoinhabern

Kontoinhaber können Sie ganz einfach bearbeiten und bei Bedarf austauschen, wie folgend dargestellt wird.

Bearbeiten eines Kontoinhabers

Die Stammdaten des Kontoinhabers - wie z. B. Name, Adresse, Telefonnummer - sind in der Adressverwaltung eingegeben. Um diese Stammdaten zu ändern, brauchen Sie die Person nicht in der Adressverwaltung aufzurufen. Sie können die Stammdaten eines Kontoinhabers direkt über die Kontenverwaltung ändern:

Klicken Sie bei dem Konto, dessen Inhaberstammdaten Sie ändern möchten, auf das Stift-Symbol im Feld Name, um das Einblendmenü zu öffnen.

Wählen Sie den Befehl bearbeiten, neue Adresse oder neuer Kontakt.

Es öffnet sich das Fenster Bearbeitung Inhaber. Nehmen Sie Ihre Änderungen vor.

Um die Änderung der Stammdaten des Inhabers abzuschließen, klicken Sie auf Speichern. Die Änderungen der Stammdaten sind in der Kontenverwaltung sofort verfügbar.

Austauschen eines Kontoinhabers

Wenn bei einem Konto eine falsche Person als Inhaber ausgewählt wurde, werden alle Rechnungen an die falsche Adresse geschickt und evtl. per Lastschrift das falsche Bankkonto belastet.

In diesem Fall ist der Inhaber auszutauschen. Dies können Sie wie folgt vornehmen:

Rufen Sie das entsprechende Konto in der Kontenverwaltung auf.

Klicken Sie auf das Stift-Symbol im Feld Name, um das Einblendmenü zu öffnen. Wählen Sie den Befehl austauschen.

Es öffnet sich eine Suchmaske.

Geben Sie z. B. den Nachnamen und den Vornamen des neuen Kontoinhabers ein. Betätigen Sie über die Enter-Taste Ihrer Tastatur oder klicken Sie auf Suche starten.

Wenn Sie die Person gefunden haben, wählen Sie sie über den Pfeil aus. Die Stammdaten der Person erscheinen nun im Bereich Inhaber. Alle zukünftigen Rechnungen werden auf den Namen des neuen Kontoinhaber ausgestellt.

Bank/Termine

Über den Reiter Bank/Termine haben Sie die Möglichkeit, die Mandatszuordnung, den Zahlungstyp sowie die Zahlweisen/Fälligkeiten zu definieren.

Zuordnen von SEPA-Mandaten

Unter der Registerkarte SEPA-Mandat haben Sie die Möglichkeit, die Zuordnung von SEPA-Mandaten zu einem Konto/Kassenzeichen zu verwalten. Dieses zugeordnete SEPA-Mandat wird für die Abbuchung der Gebühren auf diesem Konto verwendet.

Sie erstellen für eine Person ein neues Konto/Kassenzeichen und es ist bereits ein SEPA-Mandat in den Stammdaten dieser Person vorhanden. Dies wird von iMikel erkannt und es wird automatisch dieses SEPA-Mandat dem neu erstellten Konto/Kassenzeichen zugeordnet.

Dieser Automatismus lässt sich in den Einstellungen der Kontenverwaltung unter allgemein deaktivieren.

Es wird automatisch der Zahlungstyp Abbucher gesetzt, sobald ein SEPA-Mandat einem Konto zugeordnet wird.

Jede Zuordnung eines SEPA-Mandats kann nachträglich über die entsprechenden Tasten/Symbole bearbeitet werden.

Über das grüne Plus können Sie nachträglich (z. B. für einen abweichenden Zahler) ein SEPA-Mandat zuordnen.

Abw. Korrespondenzempfänger

An dieser Stelle können Sie einen abweichenden Korrespondenzempfänger (z. B. den gesetzlichen Vormund) hinterlegen, welcher der Stadtkasse mitgeteilt wird. Diese Funktion erfordert eine bestimmte SAP-Schnittstelle.

Auszahlungsbankverbindung

Sie können optional eine Auszahlungsbankverbindung hinterlegen, für beispielsweise das Auszahlen eines Guthabens. Wechseln Sie dazu auf die Registerkarte Auszahlungsbankverbindung und geben Sie diese über das grüne Plus ein.

Beachten Sie dabei, dass diese Bankverbindung vorher in den Stammdaten einer Person zu hinterlegen ist.

Zuordnen von Zahlungstypen

Als Zahlungstyp wird in iMikel bezeichnet, wie die Kunden die Gebühren an die Musikschule entrichten, ob sie das Geld z. B. auf das Konto der Musikschule überweisen oder ob sie es per SEPA-Lastschriftverfahren automatisch einziehen lassen.

In der Kontenverwaltung wird ein Konto automatisch als Abbucher gekennzeichnet, sobald ein SEPA-Mandat zugeordnet wird. Dabei wird der beim Zahlungstyp Abbucher eingetragene Gültigkeitszeitraum automatisch angepasst, wenn eine Änderung am Mandat durchgeführt wird oder z. B. dem Konto ein anderes Mandat für einen längeren Zeitraum als bisher vorgesehen zugewiesen wird.

Bei Beendigung des zugeordneten Mandates wird auch das Abbucherkennzeichen beendet, sobald es keine weiteren Mandatszuordnungen gibt.

Des Weiteren wird standardmäßig der Zahlungstyp Abbucher automatisch jedem Konto zugeordnet, sobald eine Bankverbindung in den Stammdaten der Person hinterlegt ist. Deaktivieren Sie in den Einstellungen der Kontenverwaltung unter allgemein die Option Bei Eingabe eines neuen Zahlungspflichtigen mit Bankverbindung Eintrag ,Abbucher’ automatisch setzen, um dieses Verhalten zu unterbinden.

Im Folgenden werden alle in iMikel verfügbaren Zahlungstypen erläutert.

Abbuchung

Der Kontoinhaber hat ein SEPA-Mandat erteilt, die Gebühren werden von seinem Konto abgebucht.

Barzahler

Der Kontoinhaber zahlt die Gebühren bar ein.

Mahnsperre

Auch wenn der Kontoinhaber mit der Zahlung in Verzug ist, wird ihm keine Mahnung zugestellt. Er wird aus dem Mahnlauf ausgeschlossen.

Niederschlagung

Ist dieser Zahlungstyp aktiv, werden offene Forderungen niedergeschlagen (annulliert). Stellen Sie sicher, dass Ihre Schnittstelle diesen Zahlungstyp unterstützt.

Rechnungen nicht drucken

Ist dieser Zahlungstyp aktiv, wird für das entsprechende Konto das Ausdrucken von Rechnungen unterbunden.

Übergabesperre

Innerhalb des Gültigkeitszeitraums werden die Gebühren dieses Kontos nicht mit Hilfe einer SEPA-Datei oder einer Übertragungsdatei angeordnet. Des Weiteren wird die Erstellung von Rechnungen unterbunden, damit keine neuen Fälligkeiten erzeugt werden.

Übergabesperre (Saldenabgleich)

Es gibt in iMikel die Möglichkeit, mit einer bestimmten SAP-Schnittstelle einen Saldenabgleich durchzuführen. Konten, die bei diesem Abgleich nicht enthalten sind, werden über diesen Zahlungstyp gekennzeichnet.

Überweisung

Der Kontoinhaber überweist die Gebühren.

Überzahlung zurückzahlen

Innerhalb des angegebenen Zeitraumes werden dem Kontoinhaber Überzahlungen zurückgezahlt.

Zahlsperre (Auszahlung)

Damit können Sie definieren, bis wann verhindert wird, dass ein Guthaben übertragen wird.

Zahlsperre (Einzahlung)

Damit können Sie definieren, bis wann die Gebühren vom Konto eines Zahlungspflichtigen nicht eingezogen werden. Die Gebühren werden dabei nicht erstattet, sondern anschließend summarisch in Rechnung gestellt.

Zahlsperre (Rückläufer)

Wenn die Abbuchung nicht erfolgen konnte, wird automatisch diese Zahlsperre gesetzt, damit nicht am Folgetag eine erneute Abbuchung versucht wird. Diese Funktion erfordert eine bestimmte SAP-Rückschnittstelle.

Über das grüne Plus im Bereich Zahlungstyp können Sie einem Konto einen Zahlungstyp zuordnen, z. B. wenn der automatisch zugeordnete Zahlungstyp Abbucher nicht gewünscht ist.

Wenn Sie hierbei die ALT-Taste gedrückt halten, können Sie für alle aufgerufenen Datensätze einen neuen Zahlungstyp erstellen.

Bei Bedarf können Sie zu jedem Zahlungstypen eine Bemerkung eintragen. Des Weiteren ist es möglich, einem Konto mehrere Zahlungstypen gleichzeitig zuzuordnen.

Über das Stift-Symbol können Sie den Zahlungstyp nachträglich bearbeiten. Beispielsweise können Sie so ein bis-Datum eingeben, um die Gültigkeit des Zahlungstyps zu beenden oder um den eingegebenen Zahlungstyp zu korrigieren.

Zuordnen von Zahlweisen/Fälligkeiten

In iMikel werden als Zahlweisen die Häufigkeit der Fälligkeitstermine im Jahr bezeichnet. Die Zahlweisen (z. B. monatlich, vierteljährlich oder jährlich) können Sie einschließlich der Termine, zu denen die Gebühren fällig werden, in iMikel definieren (Startfenster > Einstellungen > Zahlweise).

Jedem Konto wird eine Zahlweise zugeordnet: Wenn im Bereich Zahlweise keine abweichende Zahlweise eingegeben ist und der Bereich leer ist, gilt die Zahlweise, die in den Einstellungen als Standard definiert wurde.

Wenn ein Kontoinhaber die Gebühren jedoch nicht monatlich, sondern z. B. jährlich einzahlt, können Sie eine abweichende Zahlweise eingeben.

Klicken Sie dazu auf das grüne Plus im Bereich Zahlweisen/Fälligkeiten.

Im Feld von ist automatisch der 1. des aktuellen Monats eingegeben, ab dem die neue Zahlweise gültig ist.

Ändern Sie ggf. das Datum im Feld von, wenn die Zahlweise ab einem anderen Zeitpunkt gültig ist.

Wenn Sie das Datum schon kennen, bis zu dem die abweichende Zahlweise gültig ist, geben Sie dieses Datum im Feld bis ein. Andernfalls ist die neue Zahlweise unbegrenzt gültig. Wählen Sie aus dem Auswahlmenü des Feldes Bezeichnung die neue Zahlweise aus.

Im Feld Bemerkung können Sie z. B. den Grund für die neue Zahlweise eingeben. Wenn Sie die Eingaben übernehmen möchten, klicken Sie auf OK.

Rabatte: Ermäßigungen und Zuschläge

Sie können in der Kontenverwaltung für jeden Zahlungspflichtigen beliebig viele verschiedene Ermäßigungen und Zuschläge eingeben.

Dabei erkennt iMikel automatisch den Unterschied zwischen einem prozentualen Eintrag und einem vorgegebenen Festbetrag. Abzüge (Rabatte/Ermäßigungen) werden mit einem Minus eingegeben.
Sie können z. B. folgende Werte eingeben:

-10 % entspricht einem Rabatt von zehn Prozent

10 % entspricht einem Zuschlag von zehn Prozent

-10,00 entspricht einem Rabatt von zehn Euro

10,00 entspricht einem Zuschlag von zehn Euro

Eingabe eines Rabattes/Zuschlags

Um einen Rabatt einzugeben, führen Sie die folgenden Schritte durch:

Öffnen Sie die Kontenverwaltung und suchen Sie das Konto, dem Sie einen Rabatt hinzufügen möchten (Rabatteingabe auch in Unterrichts- und Adress- sowie Inventarverwaltung möglich).

Klicken Sie auf den Reiter Rabatte. Klicken Sie anschließend auf das grüne Plus.

Geben Sie das Beginndatum ein, ab dem der Rabatt gültig ist. Geben Sie, wenn schon bekannt, das Enddatum ein. Alternativ können Sie bei Anzahl die Anzahl der Monate eingeben, für die der Rabatt/Zuschlag gilt. Das bis-Datum wird dann automatisch berechnet. Wenn der Rabatt unbefristet gültig ist, lassen Sie das Feld leer.

Wählen Sie den Rabatttyp aus (z. B. Sozialermäßigung) und geben Sie den Betrag in das Feld Wert ein.

Das Feld Ausweis-Nr. kann optional von Ihnen gefüllt werden.

Tragen Sie bei Bedarf das Fälligkeitsdatum für einen Neuantrag ein.

Im Feld Grundlage können Sie z. B. die Berechtigung für den Rabatt eingeben.

Wenn Sie die Eingaben übernehmen möchten, klicken Sie auf OK. Wenn Sie einen weiteren Rabatt eingeben möchten, der sich an den soeben eingegebenen anschließt, geben Sie ein Datum im Feld bis ein und klicken Sie auf OK + Neu.

Die Felder für den neuen Rabatt sind dann wieder leer, das Datum von orientiert sich an dem Datum, bis zu dem der vorangegangene Rabatt gültig ist.

Klicken Sie auf einen der bestehenden Rabatteinträge einer Belegung, einem Konto etc, wird dieser markiert. Klicken Sie anschließend auf die Plus-Taste, werden die Angaben Beginndatum, Enddatum, Ausgleichskonto, Wert und auch der Text im Feld Grundlage aus dem zuvor markierten Rabatt übernommen.
Bei gelöschten Rabatten (01.10.1900) wird das Beginn- und Enddatum nicht übernommen.

Wenn Sie beim Klick auf die Plus-Taste zusätzlich die ALT-Taste gedrückt halten, können Sie für die gesamten aufgerufenen Datensätze einen Rabatt eingeben. Zur Sicherheit wird Ihnen in dem Rabattdialog angezeigt, dass Ihre Änderung für alle aufgerufenen Datensätze durchgeführt wird.
Stellen Sie sicher, dass Sie auch wirklich die gewünschten Datensätze aufgerufen haben, bevor Sie diese Funktion verwenden.

Beachten Sie bei der Vergabe von Rabatten, dass sich die Zuschläge oder Ermäßigungen auf alle Belegungen des Kontoinhabers beziehen. Beachten Sie zusätzlich, dass Rabatte nur bei den Belegungen in Kraft treten, in denen ein entsprechender Rabatt möglich ist.

Das Ausgleichskonto

Sie können für jeden Rabatt, den Sie in der Konten-, Adress- oder Unterrichtsverwaltung eingeben, ein individuelles Ausgleichskonto angeben. Dort wird dann exakt der dem Zahlungspflichtigen, dem Teilnehmer oder der Belegung rabattierte Betrag als Pendant dem angegebenen Ausgleichskonto in Rechnung gestellt.

Diese Möglichkeit ist die ideale Ergänzung für z. B. die Verwaltung von Bildungsgutscheinen (Bildung und Teilhabe).

Bedingung für die Nutzung des Ausgleichskontos ist, dass das Konto, welches Sie belasten möchten, in iMikel bereits angelegt ist (z. B. das Jobcenter/Sozialamt).

Um einen Rabatt mit Ausgleichskonto einzugeben, gehen Sie wie folgt vor:

Rufen Sie das Konto, den Teilnehmer oder die Belegung auf, den/die Sie rabattieren möchten und erstellen Sie einen neuen Rabatt. Klicken Sie in dem Rabatteingabefenster bei Ausgleichskonto auf den gelben Kreisel, um die Suche für das Ausgleichskonto zu öffnen. Suchen Sie das Ausgleichskonto und wählen Sie dieses aus.

Bei der nächsten Neuberechnung wird der eben eingegebene Rabatt dem einen Konto gewährt und dem Ausgleichskonto ins Soll gestellt.

Anwendungsbeispiele

Folgend zwei Anwendungsbeispiele zum Ausgleichskonto.

1. Bildungsgutschein in Unterrichtsbelegung eingeben

Bei einer Unterrichtsbelegung wird als Rabatt ein Bildungsgutschein von zehn Euro für drei Monate eingetragen und als Ausgleichskonto das Jobcenter/Sozialamt hinterlegt. iMikel erstellt dadurch später automatisch zwei Rechnungen: Eine für den Zahlungspflichten inkl. dem Rabatt von zehn Euro und eine zweite für das Jobcenter/Sozialamt über zehn Euro Bildungsgutschein mit Angabe des Kindes mit Unterrichtsfach und Zeitraum.

2. Musikvereinsermäßigung in Adressverwaltung eingeben

In der Adressenverwaltung wird bei einem Schüler eine Musikvereinsermäßigung von minus 20 Prozent eingetragen. Als Ausgleichskonto für diesen speziellen Rabatt bei genau diesem Schüler wird ein Musikverein angegeben.
Da der Rabatt in diesem Fall pauschal für das Kind in den Stammdaten in der iMikel-Adressenverwaltung eingetragen ist, bekommt das Kind den Rabatt auch für mehrere Unterrichtsfächer.

iMikel erstellt dadurch später automatisch zwei Rechnungen: Eine für den Zahlungspflichten inkl. der weiteren Fächer mit einem jeweiligen Rabatt von minus 20 Prozent und eine zweite für den Musikverein über genau die Summe der zuvor gewährten Ermäßigungen mit Angabe des Kindes und der weiteren Unterrichtsfächer und Zeiträume.

Bestätigung für Ausgleichskonto noch ausstehend (aus Berechnung ausschließen)

Über diese Option haben Sie die Möglichkeit, ein Ausgleichskonto zu erfassen, dieses aber vorerst aus der Gebührenberechnung auszuschließen. Somit erhält der Kunde bereits den Rabatt, die Gegenbuchung für das Ausgleichskonto wird aber vorerst unterdrückt.

Dies kann dann nötig sein, wenn von dem Jobcenter, Fachamt etc. zunächst eine Bestätigung erwartet wird und erst nach Eingang dieser die Ausgleichsberechnung aktiviert werden soll.

Über die iMikel-Suchfunktionen können die betroffenen unterdrückten Ausgleichskonten anschließend schnell aufgerufen werden.

Verknüpfen von Konten

Wie einfach Sie Konten miteinander verknüpfen können, wird folgend erläutert.

Einrichten einer Kontenverknüpfung

Wenn für eine Familie zwei Kontoinhaber als Zahlungspflichtige geführt werden, berücksichtigt iMikel nicht automatisch Familien- oder Geschwisterermäßigungen.

Beispiel: Kontoinhaber Herr Max Mustermann zahlt für die Unterrichtsbelegung des sechsjährigen Sohnes. Für den Unterricht seiner Schwester kommt Kontoinhaberin Frau Ursula Mustermeier, ehemals Mustermann, auf. Auch wenn die beiden Kinder Geschwister sind, erhalten Sie keine Geschwisterermäßigung, weil ihre Belegungen über zwei Konten abgerechnet werden.

Um dennoch beiden Konten für die Belegungen eine Geschwisterermäßigung zu gewähren, sind die beiden Konten zu verknüpfen.

Gehen Sie dafür wie folgt vor:

Suchen Sie in der Kontenverwaltung eines der beiden Konten, die Sie verknüpfen möchten.

Wenn Sie das Konto gefunden haben, wählen Sie die Menüfunktion Bearbeiten > Kontenverknüpfung > setzen/bearbeiten.

Es öffnet sich ein Fenster, in welchem Sie nach dem zweiten Konto, das Sie mit dem aktuell aufgerufenen Konto verknüpfen möchten, suchen können.

Geben Sie z. B. den Nachamen, den Vornamen oder das Kassenzeichen an.

Betätigen Sie die Enter-Taste Ihrer Tastatur.

Wenn Sie das Konto gefunden haben, wählen Sie es aus der Liste der Suchergebnisse mit dem Pfeil aus. Sie gelangen wieder zur Ansicht des zuletzt aufgerufenen Kontos. Sie erkennen an folgendem Symbol, dass ein Konto verknüpft ist:

Es zeigt an, dass das aktuelle Konto mit einem anderen Konto zur Gebührenberechnung verknüpft ist und dass die Teilnehmer als Geschwister geführt werden. Evtl. Geschwister- oder Familienermäßigungen beziehen sich dann auf die Teilnehmer beider Konten.

Dieses Symbol erscheint bei beiden verknüpften Konten.

Klicken Sie auf dieses Symbol, um zwischen den beiden verknüpften Konten zu wechseln.

Löschen einer Kontoverknüpfung

Sie löschen eine Kontoverknüpfung, indem Sie bei einem der beiden Konten den Menübefehl Bearbeiten> Kontoverknüpfung > löschen wählen. Bei beiden zunächst verknüpften Konten wird die Kontoverknüpfung gelöscht und das Symbol wird entfernt.

Bitte beachten Sie, dass das Löschen einer Kontenverknüpfung zu rückwirkenden Änderungen der bereits berechneten Gebühren führen kann.

Abrechnung

In der Kontenverwaltung werden im Bereich Abrechnung die Gebühren, die fälligen Beträge, Rechnungen sowie die Zahlungseingänge dokumentiert.

Monatsübersicht

In der Monatsübersicht werden alle monatlichen Beträge sowie deren monatliche Summe innerhalb des eingegrenzten Zeitraums aufgelistet. Die Werte sind nicht veränderbar, sondern werden automatisch aus den Unterrichtsbelegungen und Instrumentenleihverträgen berechnet.

In dieser Ansicht werden die Buchungen, die bisher nicht fällig gestellt wurden, deutlich mithilfe der Anzeige neu/offen hervorgehoben. Auf diese Weise sind neue, noch nicht fällig gestellte Buchungen schnell zu erkennen. Eine Rechnungserstellung ist somit erforderlich.

In der Kontenverwaltung können im Bereich Abrechnung > Monate und auch im Bereich Abrechnung > Kontoauszug über die Pfeiltasten Detailansichten der Buchungen eines Monats oder einer Fälligkeit angezeigt werden. Die Detailansichten enthalten u. a. die folgenden Funktionen.

• Über orangene Pfeile an der linken Seite können die Buchungen einzelner Teilnehmer und Monate aus- oder eingeblendet werden.
• Mit einem Klick auf die orangefarbenen Pfeile mit gedrückter ALT-Taste (Apple = Optionen-Taste) können die Buchungen aller Teilnehmer aus- oder eingeblendet werden.
• Die Detailansichten können auch aus einer Rechnungsansicht über den orangefarbenen Pfeil aufgerufen werden, welcher im Feld Nachforderung angezeigt wird, sobald eine Rechnung eine Nachforderung für vergangene Rechnungsjahre enthält.

Zudem stehen in den Detailansichten die folgenden Tastenkombination zur Verfügung.

• STRG + S = Stornos ausblenden
• STRG + D = Druckausgabe
• STRG + P = PDF-Ausgabe

CronJobs/Gebührenberechnungen für ein Konto in die Nacht verlegen

In manchen Musikschulen gibt es in der Kontenverwaltung Einträge, denen sehr viele Unterrichtsbelegungen zugeordnet sind. Es gibt z. B. mancherorts Musikvereine, denen mehr als 200 Belegungen innerhalb eines einzigen Kontos eingetragen sind.

Aufgrund der Vielzahl der Belegungen und der vielen möglichen Rabattregelungen kann eine Neuberechnung dieses Kontos länger dauern als bei normalen Familienkonstellationen. Es kann die Berechnung eines solchen Kontos vom normalen Tagesgeschäft ausgeschlossen und in die Nacht verlegt werden.

Hierzu steht in der Kontenverwaltung unter Abrechnung > Monate die Option CronJobs/Gebührenberechnungen für dieses Konto in die Nacht verlegen zur Verfügung: Diese Option wird immer dann wirksam, wenn ein Änderungen an den Belegungen dieses Kontos durch Ihre Sachbearbeiter oder durch Rückmeldungen der Lehrkräfte über die App erfolgen.

Das Konto wird automatisch aktualisiert, sobald am Server die nächtlichen täglichen Aufgaben durchgeführt werden. Sollte trotz der Vorgabe eine spontane/sofortige Neuberechnung des Kontos gewünscht sein, kann diese über den Befehl Markierung zur Neuberechnung setzen im Menü Berechnung ausgelöst werden.

Kontoauszug

In der Registerkarte Kontoauszug werden die Kontoeingänge und Anordnungen dokumentiert.

Aufgelistet werden die fälligen Beträge (Soll) sowie die laufenden Summen. Es werden die eingegangenen Beträge (Bank/Kasse oder Ist) sowie die Differenz und das resultierende laufende Saldo aufgelistet.

Es wird die Summe der Fälligkeiten, die Eingänge und das Saldo bezogen auf den eingestellten Zeitraum und bezogen auf das aktuell eingestellte Datum angezeigt.

Die fälligen Beträge werden erst mit der Erzeugung der Rechnungen ermittelt. Wenn Sie für den Kontoinhaber noch keine aktuellen Rechnungen erstellt haben, ist dieser Bereich leer oder eventuell nicht mehr aktuell.

Über die Pfeile neben den Beträgen können Sie - wie in der Monatsansicht auch - in die Detailansicht wechseln.

Über den orangefarbenen Pfeil auf der rechten Seite kann eine Übersicht der einzelnen Mahnschritte/der Mahnhistorie aufgerufen werden. Aus dieser Übersicht können die erzeugten Korrespondenzen (Mahnungen und Zahlungserinnerungen) aufgerufen werden.

In der Spalte Mahn-Basis wird der anzumahnende Rückstand einer Fälligkeit dargestellt. Dabei wird die Summe aller Zahlungseingänge eines Kontos verrechnet und auch berücksichtigt, ob ein aktueller Rückstand durch eine zukünftig fällig gestellte Gutschrift reduziert oder ausgeglichen wird.

Die Berechnung dieser Spalte erfolgt nur in Musikschulen, welche über SEPA-Dateien arbeiten, Zahlungseingänge verbuchen oder eine Rückschnittstelle zur Rückmeldung von Zahlungseingängen durch die Stadtkasse einsetzen.

Zudem haben Sie auf der rechten Seite die Möglichkeit, Fälligkeiten mit der Option Ausschluss zu markieren. Damit können Sie bewirken, dass diese Fälligkeiten im nächsten Mahnlauf ausgeschlossen werden, so dass der Kunde für diese Fälligkeiten keine Mahnung erhält.

Über die Funktion Fälligkeiten neu aufbauen weiter unten können Sie Fälligkeiten kennzeichnen, die beim nächsten Rechnungslauf storniert und in einem neuen Gesamtbetrag mit der nächstmöglichen Fälligkeit verrechnet bzw. zum nächstmöglichen Termin neu angeordnet werden.

Bitte verwenden Sie diese Option nur dann, wenn Sie wirklich sicher sind, dass dieser Vorgang nicht auf Seiten Ihrer Buchhaltung oder Kasse zu Verarbeitungsproblemen führt.

Zusätzlich können Sie über die Menübefehle Filter > Überzahlungen (Auswahl) oder Filter > Unterzahlungen (Auswahl) Konten auswählen, deren Salden entweder Überzahlungen oder Unterzahlungen aufweisen. Die Suche beschränkt sich dabei auf die Konten, die aktuell ausgewählt sind.

Verlauf

In der Registerkarte Verlauf werden die Gebühren, Ermäßigungen und Zuschläge aufgelistet, die monatlich entstehen. Es werden maximal zwölf Monate angezeigt. Über den Zeitraum in der Fußzeile können Sie das Beginndatum einstellen, ab dem die Darstellung des Verlaufs startet.

Die Gebühren, Ermäßigungen und Zuschläge werden pro Rabattkategorie angezeigt. Welche Rabattkategorien in der Registerkarte Verlauf mit welchen Abkürzungen erscheinen, können Sie in der Fächerverwaltung definieren.

Die Summe der monatlichen Gebühren sind in der untersten Zahlenreihe aufgelistet.

Innerhalb der angezeigten Monate können Sie folgendermaßen navigieren: Wenn Sie auf den Monatsnamen (z. B. Mai 2021) klicken, beginnt die Auflistung der zwölf Monate mit dem ausgewählten Monat (Mai 2021). Wenn Sie auf den Monatsnamen in der ersten Spalte (z. B. Jan 2021) klicken, verschiebt sich der angezeigte Zeitraum um zwölf Monate in die Zukunft.

Klicken Sie mit gedrückter ALT-Taste Ihrer Tastatur auf den Monatsnamen in der ersten Spalte (z. B. Jan 2021), um den angezeigten Zeitraum um zwölf Monate in die Vergangenheit zu verschieben (Jan 2020).

Klicken Sie auf einen Betrag (z. B. Gebühr), um in einem neuen Fenster alle Teilbeträge in der gewählten Rabattkategorie in dem Monat anzuzeigen. Klicken Sie auf die Summe der monatlichen Beträge (z. B. Mai 2021), um in einem neuen Fenster die Beträge pro Rabattkategorie anzuzeigen, aus denen sich die monatliche Summe zusammensetzt (Mai 2021).

Eingang

Eingehende Beträge werden in der Registerkarte Eingang verwaltet. Wenn Sie die Lastschriftanordnungen an Ihre Bank mit Hilfe einer SEPA-Datei übergeben, werden automatisch die angeordneten Beträge pro Konto in der Registerkarte Eingang aufgeführt.

Wenn Sie noch keine Datenübertragung per SEPA-Datei gestartet haben bzw. Bankkontoeingänge nicht manuell eingeben, ist die Registerkarte Eingänge leer. Wenn Ihre Version von iMikel über eine Rückschnittstelle mit Ihrem Kassensystem verbunden ist, welche die Zahlungen meldet, sehen Sie diese ebenfalls an dieser Stelle.

Weiterführende Informationen zum Eingang folgen in diesem Kapitel.

Buchungen

Unter Kontenverwaltung > Reiter Abrechnung > Registerkarte Buchungen werden alle manuellen Buchungen aufgelistet.

Weiterführende Informationen zu Buchungen folgen in diesem Kapitel.

Ratenpläne

An dieser Stelle ist es möglich, für eine bestimmte Kassenschnittstelle Ratenpläne zu erstellen.

Rechnungen

An dieser Stelle werden alle Rechnungen aufgelistet, die für den Kontoinhaber erstellt wurden. Über den orangefarbenen Pfeil gelangen Sie zur Formularansicht der entsprechenden Rechnung.

Der grüne Stern neben dem Kassenzeichen weist Sie darauf hin, dass es sich bei dieser Rechnung um die erste Rechnung des eingestellten Rechnungszeitraums handelt.

Kasse/Hin

In dieser Registerkarte werden automatisch alle Kontobewegungen aufgelistet, die Sie über die Kassenschnittstelle oder per SEPA-Datei übertragen haben.

Kasse/Rück

Wenn Sie eine Kassenrückschnittstelle nutzen, werden die importierten Eingänge dort aufgelistet. Zusätzlich sind diese in der Registerkarte Kontoauszug aufgeführt.

Verwalten von Eingangsbuchungen

Folgender Abschnitt zeigt Ihnen, wie einfach Sie Eingangsbuchungen verwalten können.

Der Buchungsassistent

Im Buchungsassistenten können Sie die Zahlungseingänge für jeden Kontoinhaber eingeben. Sie haben dabei die Möglichkeit, die Eingänge direkt mit offenen Posten zu verrechnen.

Navigieren Sie in der Kontenverwaltung in den Reiter Abrechnung und klicken Sie in die Registerkarte Eingang. Klicken Sie auf das grüne Plus auf der rechten Seite, um den Buchungsassistenten zu öffnen.

Eingabe von Zahlungseingängen

Nachdem Sie den Buchungsassistenten geöffnet haben, gelangen Sie automatisch in die Registerkarte Buchungen/Datum. Das zuletzt aufgerufene Bankkonto ist im Feld Konto ausgewählt, im Feld Auszugnr. steht die zuletzt eingegebene Auszugnummer und im Feld Auszugsdatum das zuletzt eingegebene Datum.

Sie können die Eingaben anpassen, indem Sie, wenn Sie mehrere Bankkonten haben, aus dem Einblendmenü des Feldes Konto ein anderes Bankkonto auswählen bzw. eine andere Auszugnummer und ein anderes Auszugsdatum eingeben.

Wenn Sie den Buchungsassistenten aus der Kontenverwaltung öffnen, wird das zuletzt aufgerufene Konto angezeigt. Sie sehen die Adresse des Zahlungspflichtigen, den Sie zuletzt in der Kontenverwaltung geöffnet haben.

Sie erhalten zudem Informationen über das aktuelle Saldo des Kontoinhabers.

Es kann oben nach Name, Kassenzeichen oder Rechnungsnummer gesucht werden, damit beim Eingeben der Zahlungseingänge vom Kontoauszug der Bank nach dem gesucht werden kann, was der Kunde bei der Überweisung als Betreff hinterlegt hat.

Dies ist hilfreich, wenn zum Beispiel der Partner des Zahlungspflichtigen (mit anderem Nachnamen) unter Verweis auf die Rechnungsnummer überweist.

Wenn Sie für einen anderen als den aktuell aufgerufenen Kontoinhaber einen Zahlungseingang buchen möchten, können Sie den Kontoinhaber aus dem Einblendmenü im Feld Name auswählen. Wählen Sie anschließend das zugehörige Kassenzeichen aus.

Wenn Sie für einen Kontoinhaber einen Zahlungseingang eingeben möchten, geben Sie den Betrag und das Datum des Kontoeingangs an. Bei Bedarf können Sie einen anderen Text als den vorgegebenen im Feld Text schreiben. Klicken Sie dann auf die Enter-Taste Ihrer Tastatur.

Um die Änderungen zu übernehmen, klicken Sie anschließend auf Akonto buchen. Der Betrag wird dann automatisch in die Liste der Buchungen aufgenommen und erscheint in den Spalten Betrag und kontiert.

Jede Buchung erhält eine Primanota zur Kennzeichnung. Wenn Sie z. B. erkennen, dass eine Buchung einen Eingabefehler aufweist, können Sie das rote X auswählen.

Zahlungseingänge lassen sich hier stornieren und werden dann angezeigt, wenn unten die Taste Stornos einblenden aktiv ist.

Wenn Sie einen Zahlungseingang z. B. über zehn Euro kalkulatorisch rückgängig machen möchten, löschen Sie diese nicht, sondern geben bei demselben Kontoinhaber einen neuen Zahlungseingang über minus zehn Euro ein. Dann ist der Buchungsvorgang rechnerisch nivelliert.

Sie können die Buchung nachträglich bearbeiten, indem Sie auf den Buchungstext klicken. Die Buchungseingaben können Sie anschließend bearbeiten.

Wenn Sie die Änderungen übernehmen möchten, klicken Sie auf Akonto buchen. Damit werden zwar die Änderungen übernommen, der Betrag wird aber noch nicht kontiert. Klicken Sie auf das Symbol löschen und anschließend auf den Link Akonto buchen. Damit ist der Zahlungseingang korrekt kontiert worden.

Alle Zahlungseingänge des aktuell aufgerufenen Kontos werden in der Registerkarte Buchungen/Konto aufgelistet.

Der Buchungsvorgang (Akonto buchen) ist unspezifisch. Der Zahlungseingang wird somit keiner bestimmten Forderung zugeordnet.

Offene Posten

In der Registerkarte Offene Posten im Buchungsassistenten werden alle noch nicht beglichenen Positionen (Soll) und Zahlungseingänge (Ist) für das aktuell aufgerufene Konto aufgeführt.

Das Saldo ist in der Fußzeile abgebildet.

Sie können Zahlungseingänge direkt mit offenen Posten (Spalte Soll) verrechnen.

Beispielsweise ist am 01.04.2021 ein Betrag von 48,30 Euro fällig. Sie geben einen Zahlungseingang in Höhe von 48,30 Euro ein. Klicken Sie auf verrechnen in der Zeile mit der Fälligkeit 01.04.2021, um den Zahlungseingang direkt mit dieser Forderung zu verrechnen.

Damit wird der offene Posten abgegolten und aus der Liste der offenen Posten automatisch entfernt.

Sollte der Zahlungseingang größer als der offene Posten sein (z. B. 20,00 EUR), bleibt ein Restbetrag übrig. Sie können den Restbetrag nun weiteren offenen Posten zuordnen, bis der Restbetrag gleich oder kleiner 0 ist.

Bearbeiten von Eingangsbuchungen

Eingangsbuchungen können Sie nachträglich über einen Kontierungsassistenten bearbeiten. Rufen Sie sich hierzu die Eingangsbuchungen im Bereich Eingänge auf. Dort können Sie über das Stift-Symbol den Kontierungsassistenten öffnen.

Der Assistent zeigt auf der linken Seite die Zahlungseingänge an. Beim Öffnen wird die ausgewählte Eingangsbuchung durch die rote Taste Auswählen dargestellt. Auf der rechten Seite sehen Sie alle dazugehörigen Fälligkeiten sowie alle Fälligkeiten mit denen eine Verrechnung möglich ist.

Sofern eine Eingangsbuchung einen Rest aufweist, können Sie diesen über die Taste Verrechnen auf eine oder mehrere Fälligkeiten buchen.

Über das rote X auf der rechten Seite kann eine Kontierung rückgängig gemacht werden. Diese wird dann ebenso wieder als Rest gutgeschrieben.

Durch Anklicken eines Wertes in der Spalte Ist wird dieser Betrag markiert und auf der linken Seite alle Zahlungseingänge hervorgehoben, welche an dieser Ist-Buchung beteiligt sind.

Über das Kreisel-Symbol in der Kopfleiste lassen sich erneut alle Eingangsbuchungen und Fälligkeiten aufrufen. Die angezeigten Eingangsbuchungen können zudem über den Zeitraum in der Fußleiste gefiltert werden.

Verwalten von manuellen Buchungen

Wie manuelle Buchungen verwaltet werden, wird folgend dargestellt.

Eingabe von manuellen Buchungen

Wechseln Sie dafür zunächst zu dem Kontoinhaber, für den Sie eine manuelle Buchung eingeben möchten, und klicken Sie im Reiter Abrechnung in der Registerkarte Buchungen auf das grüne Plus.

Halten Sie die ALT-Taste beim Klicken auf das grüne Plus gedrückt, wenn Sie möchten, dass die manuelle Buchung für alle aufgerufenen Konten erstellt wird.

Es öffnet sich der Eingabeassistent.

Wählen Sie die Rubrik sowie das Datum der Buchung aus.

Optional können Sie eine eigene Fälligkeit für diese Buchung definieren. Ansonsten wird die Buchung anhand Ihrer eingestellten Zahlweisen fällig gestellt.

Geben Sie den Betrag und den Verwendungszweck an.

Bei Bedarf können Sie die Kostenstelle angeben, indem Sie aus dem Einblendmenü eine passende Kostenstelle auswählen. Dasselbe gilt für die Felder Teilleistung und Einnahmeart.

Bestätigen Sie die Eingaben mit der Taste OK. Die manuelle Buchung erscheint in der Registerkarte Buchungen.

Die eben eingegebene Buchung wird direkt im Reiter Buchungen aufgelistet und ist jederzeit einsehbar.

Editieren von manuellen Buchungen

Sie können eine manuelle Buchung über das Stift-Symbol editieren, wenn Sie beispielsweise versehentlich einen falschen Betrag bei einer manuellen Buchung eingegeben haben.

Es öffnet sich der Assistent zum Erstellen/Bearbeiten einer manuellen Buchung.

Solange die Buchung nicht durch die Erstellung einer Rechnung fällig gestellt wurde, können Sie die Werte aller Felder ändern. Ist der Betrag schon fällig gestellt, bekommen Sie einen Hinweis, dass Veränderungen nicht möglich sind. Setzen Sie dann erst die dazugehörige Rechnung zurück.

Löschen von manuellen Buchungen

Eine manuelle Buchung können Sie löschen, indem Sie auf das rote X klicken.

Die Buchung wird jedoch nicht ganz entfernt, sondern mit dem gleichen Betrag gegengebucht.

Sie können mit gedrückter ALT-Taste auf das rote X klicken, wenn es sich um eine Buchung handelt, die gelöscht/gegengebucht werden soll, die aus einem Zeitraum vor dem aktuellen Rechnungszeitraum stammt.

Stornierte Buchungen erhalten das Merkmal nicht drucken Dies bedeutet, dass diese Buchungen nicht auf der Rechnung erscheinen. Möchten Sie, dass beide Buchungen auf der Rechnung erscheinen, können Sie den Haken manuell herausnehmen.

Erstellen von manuellen Mehrfachbuchungen

Um eine manuelle Mehrfachbuchung einzugeben, befolgen Sie vorab die Schritte aus dem Abschnitt Eingabe von manuellen Buchungen. Klicken Sie das Feld Mehrfachbuchung an, um die dazugehörigen Optionen in dem Assistenten einzublenden.

Wählen Sie einen Turnus und legen Sie fest, wann die Mehrfachbuchung zu beenden ist.

Bestätigen Sie die Eingaben mit der Taste OK. Die manuelle Mehrfachbuchung erscheint in der Registerkarte Buchungen.

Wenn Sie nicht festlegen, wann die manuelle Mehrfachbuchung endet, erstellt iMikel anhand des Turnus so viele Buchungen bis das Ende des eingestellten Berechnungszeitraums erreicht ist. Um das weitere Erstellen von Mehrfachbuchungen zu unterbinden, ist es erforderlich, dass die letzte erzeugte Buchung über das Stift-Symbol bearbeitet wird. Wählen Sie anschließend die grüne Taste Mehrfachbuchung beenden aus.

Filtern von manuellen Buchungen

In der Kontenverwaltung unter Abrechnung > Buchungen stehen im unteren Bereich zwei Filter zur Verfügung.

Stornos ausblenden

Über diesen Filter können Sie Stornos ausblenden. Dies bedeutet, dass sie nur noch eine Zeile (Buchung) sehen statt zwei Zeilen (Buchung plus Gegenbuchung).

Nicht drucken ausblenden

Dieser Filter sorgt dafür, dass die angehakten Buchungen nicht auf Rechnungen erscheinen. Dies ist besonders bei Buchungen ohne Fälligkeit gewünscht.

Gebührenberechnung

Folgend einige Informationen zur Gebührenberechnung.

Berechnung von Gebühren

Die Berechnung der Gebühren wird standardmäßig von den CronJobs vollautomatisch im Hintergrund vorgenommen. Dies erfordert eine Netzwerkversion von iMikel.

Die CronJobs aktualisieren nach wenigen Sekunden ein Konto, nachdem eine Änderung an diesem vorgenommen wurde. Nach einer Änderung erhält ein Konto immer ein Warndreieck. Die Berechnung ist abgeschlossen, sobald das Warndreieck verschwindet.

Bei der Berechnung werden die Gebühren aus der Unterrichtsverwaltung, sowie aus der Inventar-/Instrumentenverwaltung berücksichtigt. Des Weiteren werden manuell eingegebene Rabatte, Zuschläge sowie manuelle Buchungen berücksichtigt.

Alle berechneten Gebühren erscheinen unter dem Reiter Abrechnung in der Registerkarte Monate.

Vorgehensweise bei einer Einzelplatzversion von iMikel

Um für ein Konto die Gebührenberechnung zu starten, klicken Sie im Menü auf Berechnung > Dieses Konto neu berechnen.

Wenn Sie möchten, dass alle Konten neu berechnet werden, die entweder neue Unterrichtsbelegungen haben oder für die Tarifänderungen in der Fächerverwaltung relevant sind, wählen Sie den Menübefehl Berechnung > Alle geänderten Daten neu berechnen.

Es werden dann alle Konten neu berechnet, deren Belegungen oder Leihverträge mit einem Warndreieck ausgestattet sind.

Manuelle Vergabe von Warndreiecken

Achten Sie bei tariflichen Änderungen in der Fächerverwaltung darauf, die entsprechenden Konten in der Kontenverwaltung auszuwählen und anschließend mit einem Warndreieck zu versehen. Nur wenn ein Warndreieck vorhanden ist, werden die Gebühren erneut berechnet, ansonsten werden die Gebührenänderungen nicht berücksichtigt.

Sie können manuell Warndreiecke in der Kontenverwaltung oder der Unterrichtsverwaltung vergeben, indem Sie jeweils im Menü Berechnung den Befehl Markierung zur Neuberechnung setzen wählen. Diese Konten werden mit einer höheren Priorität beim Server zur Neuberechnung ausgewiesen.

Der Befehl Markierung zur Neuberechnung setzen bezieht sich auf alle aufgerufenen Datensätze.

Sie haben zusätzlich die Möglichkeit, bei allen aktiven Konten ein Warndreieck zu setzen. Dies ist beispielsweise bei einem Jahresumbruch notwendig. Wählen Sie dazu in den Einstellungen der Buchhaltung unter dem Punkt Zeiträume den Befehl Markierung zur Neuberechnung setzen.

Rechnungen

An dieser Stelle lernen Sie, wie Sie Rechnungen erstellen, einsehen und drucken können.

Erstellen von Einzelrechnungen

Die Gebühren werden bei einer Eingabe oder Änderung eines Schülers nach wenigen Sekunden mithilfe der automatischen Berechnung der CronJobs aktualisiert. Nach einer erfolgreichen Berechnung des Kontos verschwindet das Warndreieck automatisch.

Die entstandenen Gebühren sind daraufhin durch die Erstellung einer Rechnung fällig zu stellen.

Klicken Sie dafür in der Kopfleiste auf das €-Symbol in der Kopfleiste, um eine Einzelrechnung zu erstellen.

iMikel erstellt anschließend eine Einzelrechnung für die aufgerufene Person/Firma.

Diese Möglichkeit haben Sie sowohl in der Kontenverwaltung als auch in der Unterrichtsverwaltung.

Wenn keine Änderungen vorliegen, wird keine neue Rechnung erstellt; iMikel macht Sie mit einer Meldung darauf aufmerksam.

iMikel prüft hierbei, ob es zu Änderungen hinsichtlich der Rechnungssumme und der Fälligkeiten gekommen ist. Wenn trotzdem eine neue Rechnung benötigt wird (zum Beispiel aufgrund einer geänderten Anschrift des Zahlungspflichtigen) kann vor dem Erstellen einer neuen Rechnung rechts oben der Haken gesetzt werden bei neue Rechnung drucken.

Einstellungen für die Rechnungserstellung

Unter dem Reiter Abrechnung > Rechnungen finden Sie zwei Einstellungsmöglichkeiten für die Rechnungserstellung, welche Sie optional aktivieren können.

Neue Rechnungen enthalten ausschließlich mit dieser Rechnung neu fällig gestellte Buchungen

Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie möchten, dass Rechnungen, die Sie neu für diesen Kunden erstellen, ausschließlich die Änderungen enthalten.

Ermäßigungen und Zuschläge über detaillierte Rechnungspositionen ausweisen

Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie eine detaillierte Ansicht Ihrer Ermäßigungen und Zuschläge pro Belegungen auf dieser Rechnung haben möchten. Bitte beachten Sie, dass eine detaillierte Ansicht ggf. mehr Platz auf der Rechnung beansprucht.

Einsehen von Rechnungen

Alle Rechnungen, die für ein Konto in iMikel erstellt wurden, werden gespeichert. Sie können diese Rechnungen jederzeit einsehen. Klicken Sie dazu in der Kontenverwaltung auf den Reiter Abrechnung und öffnen Sie die Registerkarte Rechnungen. Über den orangefarbenen Pfeil öffnen Sie eine Rechnung in der detaillierten Voransicht.

Aufbau der Rechnung

Die Rechnungsvoransicht enthält folgende Bereiche.

Kopfleiste

Adressat

Im linken oberen Bereich der Rechnungsvoransicht werden Ihnen alle relevanten Informationen zum Adressaten der Rechnung angezeigt. Dabei können Sie zwischen dem Zahlungspflichtigen und dem SEPA-Mandatsinhaber wechseln.

Sollten diese verschieden sein, können Sie über die Wahl des Platzhalters auf der Rechnung steuern, welcher Adressat im Ausdruck der Rechnung anzuzeigen ist.

Der Platzhalter <<Adresse>> nimmt immer den Zahlungspflichtigen als Adressaten. Wenn Sie den Platzhalter <<Mandat.Adresse>> nutzen, wird der abweichende SEPA-Mandatsinhaber als Adressat genommen.

Des Weiteren wird in der rechten oberen Ecke des Adressfensters der Anfangsbuchstabe des Nachnamens des Kunden angezeigt. Falls es keinen Nachnamen gibt, wird der Firmenname für den Anfangsbuchstaben verwendet. Dies dient der leichteren Zuordnung des zuständigen Ansprechpartners in der Schule.

Allgemeine Informationen zur Rechnung

Im rechten oberen Bereich werden Ihnen verschiedene allgemeine Informationen zu der aufgerufenen Rechnung angezeigt.

Übersicht

In der Übersicht sehen Sie alle Bereiche einer Rechnung auf einen Blick. Sie können über die weiteren Registerkarten die einzelnen Bereiche separat aufrufen.

In der Übersicht wird zudem ein Änderungsblock angezeigt. Möchten Sie z. B. wissen, warum eine Rechnung einen veränderten Betrag aufweist, klicken Sie einfach neben dem Betrag auf die orangefarbene Pfeiltaste.

iMikel zeigt Ihnen anschließend alle dieser Änderung zugrunde liegenden Buchungen an.

Positionen

In diesem Bereich werden die einzelnen gebührenrelevanten Belegungen aufgelistet. Jede Zeile beginnt mit der Fachbezeichnung und dem rechnungsrelevanten Zeitraum. In den folgenden fünf Spalten werden die Gebühren und Ermäßigungen benutzerdefiniert aufgelistet.

Die Überschriften lassen sich in der Fächerverwaltung unter Tarife > Rabatte Kategorien beliebig einstellen.

Die Summe aller Teilbeträge steht im Feld Betrag.

Weitere Buchungen

Dort werden die manuellen Buchungen aufgelistet, die Sie in der Konten- und Unterrichtsverwaltung eingeben können.

Monatsansicht

Dort werden monatlich die berechneten Beträge innerhalb des definierten Zeitraums aufgelistet. Die Summe der monatlichen Gebühren steht rechts im Feld Betrag. Die Teilbeträge werden in maximal acht Spalten summiert, die Sie in der Fächerverwaltung unter Tarife > Rabatte Kategorien beliebig definieren können.

Fälligkeiten

Dort werden die Termine der Fälligkeiten und die entsprechenden Beträge aufgelistet. Die angezeigten Beträge befinden sich innerhalb des Zeitraums, der für die Rechnungserstellung eingestellt wurde. Zusätzlich werden die Zahlungseingänge dargestellt und mit den Fälligkeiten verrechnet.

Zu zahlende Beträge sind die Differenz zwischen den fälligen Beträgen und den Zahlungseingängen. Handelt es sich um eine Änderungsrechnung, werden die geänderten Beträge farbig (rot oder grün) hervorgehoben.

Wenn Sie mehr als zwölf Fälligkeiten anzeigen möchten, können Sie über die grauen Punkte (Seitensteuerelement) zu einer weiteren Ansicht wechseln.

Unterrichtsausfälle

An dieser Stelle werden die Unterrichtsausfälle anzeigt, sofern welche vorhanden sind.

Hinweis

Im Bereich Abrechnung > Rechnungen lässt sich ein Hinweis definieren, welcher auf den Rechnungen eines Kontos über den Platzhalter <<Hinweis>> dargestellt werden kann. Sofern ein Hinweis eingetragen ist, wird dieser hier zusätzlich angezeigt.

PDF

Unter dieser Registerkarte wird Ihnen die Rechnung als PDF angezeigt. Über das rote X kann diese aus dem PDF-Archiv gelöscht werden.

Löschen von Rechnungen

Wenn Sie feststellen, dass die Gebühren auf einer Rechnung nicht korrekt sind, weil Sie z. B. nach dem letzten Rechnungslauf eine Gebührenänderung in der Fächerverwaltung vorgenommen haben, die für den aufgerufenen Kontoinhaber relevant ist, können Sie die aufgerufene Rechnung zurücksetzen und anschließend durch eine neue, aktualisierte Rechnung ersetzen.

Klicken Sie in der Rechnungsvoransicht der Rechnung auf das rote X.

Geben Sie stichwortartig einen Grund in dem sich öffnenden Fenster ein und klicken Sie dann auf OK.

Die Rechnung wird dann in der Kontenverwaltung (Registerkarte Rechnungen) durchgestrichen dargestellt. Anschließend können Sie eine neue Rechnung erstellen.

Sie können eine Einzelrechnung nur dann zurücksetzen, wenn die von dieser Rechnung erzeugten Fälligkeiten noch nicht an die Kasse übergeben wurden.

Drucken von einzelnen Rechnungen

Gehen Sie wie folgt vor, um eine Rechnung zu drucken:

Rufen Sie das gewünschte Konto in der Kontenverwaltung auf. Klicken Sie dann auf den Reiter Abrechnung und öffnen Sie die Registerkarte Rechnungen. Aktivieren Sie die Voransicht der gewünschten Rechnung über den orangenen Pfeil.

Starten Sie den Druckvorgang über das Druckersymbol in der Kopfleiste.

Wenn Sie die Rechnung geprüft und für richtig befunden haben, können Sie auf Fortsetzen klicken und den erscheinenden Druckdialog bedienen.

Export von Rückerstattungen aus einer Rechnung

Die Rechnungsansicht enthält unter dem Reiter Unterrichtsausfälle eine Exportfunktion (orangefarbenes Export-Symbol), über welches Sie die Unterrichtsausfälle der aufgerufenen Rechnung(en) exportieren können. Dies ist sehr hilfreich, wenn Sie z. B. in der Rechnung eines Musikvereins sehr viele Unterrichtsausfälle vorliegen haben und diese dem Musikverein zur Prüfung oder Auswertung als Excel-Datei zur Verfügung stellen möchten.

Bei Klick auf das Symbol wird als Standard eine Excel-Datei unter dem Namen iMikel_Export_Unterrichtsausfaelle.xlsx auf Ihrem Desktop gespeichert. Bei Klick auf das Symbol mit gedrückter ALT-Taste können Sie Pfad und Dateiname frei bestimmen und auch verschiedene Exportformate auswählen.

Die Datei können Sie nach dem Export beliebig anpassen.

Die „Offene Posten“-Liste

In der Kontenverwaltung kann über das Menü Listen eine Offene Posten-Liste aufgerufen werden. Die Liste wird täglich vom Server im Hintergrund berechnet und während des Tages aktualisiert, wenn weitere Buchungen eingetragen werden.

Durch einen Klick auf die Überschriften kann die Liste sortiert werden und zeigt je Unterteilung die Anzahl der Konten an. Pro Unterteilung können über die Ausschließen-Taste einzelne Konten oder auch Kontengruppen aus der Liste ausgeschlossen werden.

Die Offene Posten-Liste zeigt zudem eine Bearbeiten-Taste (Stift), Einzelbrief-Taste (Briefumschlag) und das Auge zur Einsicht des Logs an. Über die grünen Tasten in der Fußleiste lässt sich ein Ausschluss oder eine Eingrenzung der als nicht mehr verwenden markierten Konten vornehmen.

Als nicht mehr verwenden gekennzeichnete Konten werden in der Offene Posten-Liste und im Ausdruck dieser Liste durchgestrichen dargestellt. Die Offene Posten-Liste enthält zudem über das Disketten-Symbol in der Kopfleiste eine Export-Funktion zur Ausgabe z. B. als Excel-Datei.

Wird die Offene Posten-Liste mit gedrückter Alt-Taste geöffnet, werden nur rückständige Konten aufgerufen. Wird die Offene Posten-Liste mit gedrückter Shift-Taste geöffnet, werden nur Konten mit Überzahlungen aufgerufen. Wird die Offene Posten-Liste ohne gedrückte Sondertaste geöffnet, werden alle Konten aufgerufen, die Über- oder Unterzahlungen aufweisen.

In der Offene Posten-Liste können Konten mit aktiven Unterrichtseinträgen mit einem bestimmten Status ausgeschlossen werden. Hierzu werden über der Liste die bekannten Unterrichtsstatus grün, gelb, rot und grau dargestellt.

Durch Klick z. B. auf grau werden alle Konten aus der Übersicht ausgeschlossen, welche noch aktiven Unterricht im Bestand haben. Übrig bleiben Konten, die nicht mehr aktuell im Unterrichtsbestand sind, aber noch offene Posten haben.

Die verfügbaren Filter-Tasten werden automatisch ausgeblendet/ausgegraut, sobald sie zur Reduzierung der Liste eingesetzt wurden und keine weitere Funktion mehr haben. Nach Verwendung eines Filters als Ausschlusskriterium wird automatisch in der Kopfleiste der Alle aufrufen-Kreisel angezeigt, um die Liste bei Bedarf wieder ungefiltert neu zu laden.

Hierdurch werden die Filter-Tasten automatisch auch reaktiviert. Sie können die Offene Posten-Liste` somit beliebig oft je nach Bedarf filtern oder ungefiltert neu öffnen.

Unter Startfenster > Einstellungen > Mandanten > Allgemeine Einstellungen finden Sie die Option Konten dieses Mandanten aus der Berechnung der ,Offene Posten’-Liste ausschließen. Dadurch können Sie alle Konten eines Mandanten ausschließen, sodass diese nicht auf der Offene Posten-Liste angezeigt werden.

Mahnwesen

In diesem Kapitel erfahren Sie alles, was es über das Mahnwesen zu wissen gibt.

Funktionsweise des Mahnwesens

Wenn Zahlungspflichtige die Gebühren nicht bezahlen und mit ihren Zahlungen in den Rückstand geraten, können Sie mit iMikel bequem Mahnungen erstellen und ausdrucken.

Zu diesem Zweck sind drei Module innerhalb von iMikel in die Funktionalität des Mahnwesens eingebunden:

• In der Korrespondenzverwaltung erstellen Sie für die einzelnen Mahnstufen Textvorlagen, mit deren Hilfe die entsprechenden Zahlungspflichtigen schriftlich auf ihre Säumigkeit hingewiesen werden. Mit Platzhaltern können Sie die Mahnschreiben personalisieren.

• In der Buchhaltung definieren Sie die Vorgaben für die Erstellung der Mahnläufe (Mahngebühren, Mahnstufen) und führen die Mahnläufe dann bezogen auf einen Stichtag durch.

• In der Kontenverwaltung werden die Mahngebühren mit der aktuellen Fälligkeit in Rechnung gestellt. Zusätzlich sind dort die Mahnstufen hinterlegt.

Nachfolgend werden die Funktionen des Mahnlaufes beschrieben, die Sie in der Kontenverwaltung nutzen können.

Starten eines Mahnlaufes

Wenn Sie in der Buchhaltung eine Mahnlaufvorschau starten (über Buchhaltung > Reiter Mahnläufe > neue Vorschauoder> grünes Plus in der Kopfleiste), öffnet sich das Fenster Vorschau Optionen`.

Dort definieren Sie den Stichtag, bis zu dem alle fälligen Beträge zu berücksichtigen sind. Vor diesem Termin wird für alle fälligen Beträge jeweils ein Mahnschreiben erstellt und eine Mahnstufe vergeben.

Zudem lässt sich der Mahnlauf durch mehrere Kriterien eingrenzen. Sie können dabei z. B. angeben, dass nur ein bestimmter Buchstabenbereich gemahnt wird. Auch können Sie den Mahnlauf auf bestimmte Mahnstufen, Areale oder Mandanten eingrenzen. Kreuzen Sie einfach die gewünschten Vorgaben an.

Des Weiteren kann ein Mindestrückstand definiert werden, um Mahnungen bei einem Saldo von z. B. nur 0,20 Euro zu vermeiden. Dabei kann definiert werden, ob diese Vorgabe bezogen auf das Gesamtsaldo oder je Fälligkeit zu betrachten ist.

Beispiel: Sie haben als Mindestrückstand z. B. minus 3,00 Euro angegeben. Ein Kunde hat zu mehreren Fälligkeiten jeweils einige Cent zu wenig gezahlt. In der Summe sind irgendwann die minus 3,00 Euro Rückstand überschritten. Wenn die Option bezogen auf das Gesamtsaldo (Summe der jeweils offenen Fälligkeiten) aktiviert ist, bedeutet dies, dass die Summe aller Rückstände die Vorgabe von minus 3,00 Euro überschreitet und iMikel listet alle einzelnen offenen Fälligkeiten zur Mahnung auf.

Wenn die Option bezogen auf das Gesamtsaldo (Summe der jeweils offenen Fälligkeiten) nicht aktiviert ist, bedeutet dies, dass der jeweilige Rückstand von einigen Cent die Vorgabe von minus 3,00 Euro nicht überschreitet und iMikel die offenen Cent-Beträge ignoriert.

Weitere Einstellungen lassen sich über die Zahnräder in der linken oberen Ecke öffnen. Dort können Sie die Mahnstufen einstellen und die zugehörigen Mahnschreibenvorlagen definieren.

Auch können Sie hier die beim Erreichen einer Mahnstufe zu berechnenden Mahngebühren vorgeben und einstellen, ob eine nicht beglichene Fälligkeit beim ersten Anmahnen in die Mahnstufe 0 (Zahlungserinnerung) oder gleich in Mahnstufe 1 bewegt werden soll.

Klicken Sie auf OK, um die Einstellungen zu übernehmen.

Sie sehen wieder das Fenster Vorschau Optionen.

Wenn Sie in diesem Fenster auf OK klicken, wird der Mahnlauf mit dem Erstellen einer Mahnlaufvorschau gestartet. Die Mahnlaufvorschau bietet Ihnen die Möglichkeit, einzelne Fälle über das Durchfahrt verboten-Symbol vor dem Mahnlauf aus der Auswahl zu entfernen.

Wenn Sie den Mahnlauf schließlich durchführen möchten (Mahnlauf durchführen), wird für jeden Betrag, der vor dem Stichtag fällig ist, ein Mahnschreiben erstellt und eine Mahnstufe vergeben. In der Kontenverwaltung wird die jeweilige Mahnstufe bei dem säumigen Kontoinhaber im Bereich Abrechnung bei dem entsprechenden Betrag in der Registerkarte Kontoauszug aufgeführt.

Soweit der Betrag noch nicht beglichen und damit die Forderung noch offen ist, erhöht sich mit jedem Mahnlauf die Mahnstufe und die Mahngebühr.

Übersicht erstellter Mahnläufe

Klicken Sie in der Buchhaltung auf den Reiter Mahnläufe, um eine Übersicht der erstellten Mahnläufe aufzurufen.

Über den orangefarbenen Pfeil lässt sich zudem jeweils eine Übersicht aller Fälligkeiten aufrufen, die in diesem Mahnlauf enthalten waren.

Über das Blatt-Symbol mit der Lupe auf der rechten Seite können Sie das dazugehörige Mahnschreiben einer Person aufrufen und ggf. erneut drucken. Wenn Sie beim Klicken auf dieses Symbol zusätzlich die ALT-Taste gedrückt halten, werden alle Mahnschreiben dieses Mahnlaufs aufgerufen, sodass Sie diese auch ggf. erneut drucken können.

Wenn Sie den Kombi-Platzhalter in Ihren Mahnschreiben verwenden, wird für jede Person jeweils ein Symbol zum Aufrufen des Mahnschreibens angezeigt, da alle angemahnten Fälligkeiten zusammen in diesem Schreiben stehen.

Der Kombi-Platzhalter bietet die Möglichkeit, mehrere noch aktive angemahnte Fälligkeiten gemeinsam auf einem Schreiben aufzuführen.

Sind bisher mehrere Fälligkeiten eines Zahlungspflichtigen separat angemahnt worden und haben diese verschiedene Mahnstufen, druckt iMikel für jede dieser Fälligkeiten eine separate Mahnung/Korrespondenz.

Der Platzhalter <<Kombi.Mahnstufenliste>> kann in den Textvorlagen für die 1., 2. und 3. Mahnung eingesetzt werden.

Dieser Platzhalter listet alle innerhalb eines Mahnlaufes zum Konto gefundenen Mahnstufen mit Fälligkeitsdatum etc. auf.

Zudem bewirkt dieser Platzhalter, dass in diesem Vorgang nur diese eine Mahnung/Korrespondenz erzeugt wird und weitere für das Konto unterdrückt werden.

Der Platzhalter fügt automatisch auch die benötigten Überschriften und Tabulatoren in die Korrespondenzen ein.

In der Kontenverwaltung werden nach der Rechnungserstellung die fälligen Beträge im Bereich Abrechnung in der Registerkarte Kontoauszug aufgelistet.

Wenn die fälligen Beträge nicht beglichen und die Kontoinhaber im Zuge eines Mahnlaufes angemahnt wurden, erscheint bei diesen in der Spalte Mahnstufe die jeweilige Mahnstufe mit den Werten Null bis maximal Drei.

Vergabe einer Mahnsperre

Wenn ein Kontoinhaber keine Mahnschreiben zu erhalten hat, richten Sie in diesem Konto eine Mahnsperre im Bereich Konten > Bank/Termine > Zahlungstyp ein.

Suchen Sie in der Kontenverwaltung das Konto, bei welchem Sie eine Mahnsperre einrichten möchten. Wenn Sie es gefunden haben, wechseln Sie in den Bereich Bank/Termine. Unter dem Punkt Zahlungstyp können Sie über das grüne Plus einen zusätzlichen Zahlungstyp zuordnen. Wählen Sie die Bezeichnung Mahnsperre.

Einstellungen der Kontenverwaltung

Für die Kontenverwaltung können Sie einige Einstellungen definieren, welche folgend präsentiert werden.

Allgemeine Einstellungen

Folgende allgemeine Einstellungen stehen Ihnen zur Verfügung.

Bei Eingabe eines neuen Zahlungspflichtigen mit Bankverbindung Eintrag „Abbucher“ automatisch setzen

Sofern diese Option aktiv ist, wird jedes Mal das Abbucher-Kennzeichen automatisch gesetzt, wenn eine aktive Bankverbindung in den Stammdaten der Person eingetragen ist.

Bei neuen/weiteren Konten zu bestehenden Personen ein vorhandenes SEPA-Mandat nicht automatisch zuordnen

Diese Option bedeutet, dass bei der Erstellung eines Kontos eine Zuordnung von SEPA-Mandat zum Konto nicht automatisch erfolgt.

Erneut genutzte Mandate nach längerer Nicht-Nutzung (Vorgabe in Monaten) erneut an Kasse abgeben

Sobald ein SEPA-Mandat 36 Monate lang nicht verwendet wird, verliert es grundsätzlich seine Gültigkeit. Diese Regelung kann dazu führen, dass diese SEPA-Mandate auf Seiten der Kasse automatisch durch das Kassenprogramm beendet/gelöscht werden.

Sollte sich nach dieser Zeit eine Person erneut an der Schule mit der gleichen Bankverbindung anmelden, würden diese Informationen in den meisten Fällen nicht an die Kasse übertragen werden, da iMikel weiß, dass diese Informationen bereits übergeben wurden.

An dieser Stelle lässt sich hierfür eine erneute Übergabe des SEPA-Mandats (beispielsweise nach 36) einstellen.

Kassenzeichen

Unter diesem Punkt erfolgt die Verwaltung von Kassenzeichen.

Erstellung von Kassenzeichen

Klicken Sie auf das grüne Plus in der Kopfleiste.

Es öffnet sich ein Einblendmenü zum Erstellen neuer Kassenzeichen.

Klicken Sie auf den orange hinterlegten Pfeil neben dem Feld Startwert. Das Feld wird anschließend automatisch gefüllt (letztes Kassenzeichen + 1).

Klicken Sie auf den orange hinterlegten Pfeil neben dem Feld Endwert. Das Feld wird anschließend automatisch gefüllt. Mit jedem weiteren Klick auf den orange hinterlegten Pfeil erhöht sich der Endwert um 200.

Die weiteren Felder erhalten die Werte, die zuletzt eingetragen wurden. Diese können im Regelfall so bleiben.

Klicken Sie auf neue Kassenzeichen erzeugen, um den Vorgang zu starten. Sie werden anschließend gefragt, wie mit den vorhandenen noch nicht vergebenen Kassenzeichen zu verfahren ist.

Wählen Sie anhängen aus, wenn diese zu erhalten sind.

Wählen Sie löschen aus, wenn diese zu entfernen sind.

Das Erstellen der neuen Kassenzeichen beginnt nun.