Die Inventar- und Instrumentenverwaltung

Die Inventar- und Instrumentenverwaltung

iMikel bietet Ihnen mit der Inventar- und Instrumentenverwaltung die Möglichkeit, beliebig viele Inventargegenstände und Instrumente zentral zu verwalten. Dabei kann die gesamte Lebensgeschichte eines Instruments innerhalb der Musikschule einschließlich der wechselnden Nutzer dokumentiert und zur späteren Recherche verwaltet werden.

Hinweis bezüglich Gendern: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter. Die verkürzte Sprachform hat nur redaktionelle Gründe und beinhaltet keine Wertung.

Hauptfunktionen der Inventar- und Instrumentenverwaltung

• Transparente Verwaltung beliebig vieler Instrumente und Inventargegenstände: In iMikel können Sie beliebig viele Instrumente verwalten, die Sie verleihen möchten. Dabei wird der gesamte Leihverkehr dokumentiert, sodass Sie sich schnell eine Übersicht verschaffen können, wo sich das Instrument oder der Inventargegenstand gerade befindet.

• Dokumentation von Leihverträgen: Sie können in iMikel die Leihverträge komfortabel und schnell fertigstellen sowie drucken. Die Dokumente können Sie individuell gestalten und formulieren. Die vertraglichen Konditionen können Sie später ebenso nachvollziehen wie die Historie des Leihverkehrs.

• Das papierlose Büro: Verwaltung von digitalisierten Dokumenten. Für jedes Instrument bzw. jeden Inventargegenstand gibt es Dokumente wie z. B. den Kaufvertrag, technische Anleitungen o. ä, deren Originale in Aktenordnern gelagert werden und für den Verleih bedeutsam sind. Um den Verwaltungsaufwand und Ihre Wege innerhalb des Büros zu optimieren, bietet iMikel die Möglichkeit, alle relevanten Dokumente objektbezogen zu speichern. So können Sie die eingescannten Dokumente übersichtlich in iMikel speichern und jederzeit einsehen oder ausdrucken.

• Dokumentation von Reparaturen: Reparaturen der Instrumente bzw. Inventargegenstände können Sie ebenfalls für eine spätere Recherche dokumentieren.

Instrumente und Inventar verwalten

In diesem Kapitel lernen Sie, wie einfach Sie Ihr Inventar und Ihre Instrumente verwalten können.

Inventargegenstände und Instrumente eingeben

Öffnen Sie die Inventar- und Instrumentenverwaltung. Unter dem Reiter Inventar können Sie neues Inventar bzw. Instrumente eingeben.

Klicken Sie auf das Plus in der Kopfleiste, um einen neuen Datensatz anzulegen.

iMikel springt automatisch in das Feld Bezeichnung.

Geben Sie eine eindeutige Bezeichnung ein und füllen Sie die weiteren Felder auf der linken Seite bei Bedarf aus.

Auf der rechten Seite können Sie das Instrument einer Kategorie zuordnen.

Die zur Verfügung stehenden Kategorien werden in den Einstellungen angelegt. Dies wird folgend noch erklärt.

Sie können auch kennzeichnen, ob der Inventargegenstand zur Ausleihe und/oder in iMikelGo zur Verfügung steht. Wählen Sie in dem Fall die Option Verleih möglich bzw. in iMikelGo/App verfügbar (bei gedrückter ALT-Taste werden diese Optionen auf alle aufgerufenen Inventargegenstände angewendet).

Inventarnummern vergeben

Bei der Vergabe der Inventarnummern haben Sie verschiedene Möglichkeiten, die im Folgenden erklärt werden.

Möglichkeit 1: Vergabe der Inventarnummern abhängig von der Kategorie

In den Einstellungen der Kategorien (Einstellungen > Kategorien) können Sie verschiedene Kategorien für Ihr Inventar hinterlegen (z. B. Streichinstrumente, Blasinstrumente, Saiteninstrumente, Zubehör,…). Um diese Möglichkeit der Inventarnummernvergabe zu nutzen, geben Sie neben der jeweiligen Kategorie die jeweils nächste zu vergebene Inventarnummer an.

Bei der Kategorie Streichinstrumente könnte das z. B. Str-00001 sein. iMikel vergibt dann immer, wenn Sie bei einem neuen Instrument die Kategorie Streichinstrumente auswählen, eine fortlaufende Inventarnummer nach dem Muster Str-000….

Möglichkeit 2: Fortlaufende (individuelle) Inventarnummern für alle Instrumente

Um fortlaufende Inventarnummern, unabhängig von der gewählten Kategorie zu verwenden, verzichten Sie auf den Eintrag bei jeder Kategorie in den Einstellungen, sondern geben Sie stattdessen am unteren Rand des gleichen Fensters die nächste zu vergebene Inventarnummer ein (z. B. MUS-00001).

iMikel vergibt dann bei jedem neuen Instrument die fortlaufende Inventarnummer nach dem Muster MUS-00001 - unabhängig von der zuvor gewählten Kategorie.

Möglichkeit 3: Einfache, fortlaufende Inventarnummern für alle Instrumente

Wenn Sie die beiden bisherigen Möglichkeiten nicht wahrnehmen und in den Einstellungen keine Eintragung für die als nächstes zu vergebene Inventarnummer machen, vergibt iMikel die nächste Inventarnummer nach dem Muster des zuletzt eingegebenen Inventars.

Wenn Sie also z. B. zuletzt ein Inventar mit der Inventarnummer 100012 eingegeben haben, vergibt iMikel automatisch beim nächsten Inventar die Nummer 100013.

Möglichkeit 4: Manuelle Vergabe der Inventarnummern

Weiterhin haben Sie zusätzlich immer die Möglichkeit, die Inventarnummer manuell einzugeben. Dies gilt auch dann, wenn iMikel bereits automatisch eine Nummer generiert hat. Dies ist z. B. dann wichtig, wenn Ihr Inventar bereits eigene Nummern hat.

Standort

Im Bereich Standort geben Sie über das Kreisel-Symbol den Basisstandort an, an welchem sich das Instrument befindet, wenn es zum Verleih steht. Über das X lässt sich der Standort wieder entfernen.

tmp. Standort

Geben Sie hier ggf. einen temporären Standort ein, wenn sich das Instrument vorübergehend woanders befindet.

Die Felder Verleih und Nutzer werden automatisch gefüllt, sobald das Instrument verliehen ist.

Allgemeine Einstellungen

Im unteren Bereich können Sie in der Registerkarte Allgemeine Einstellungen verschiedene allgemeine Angaben machen wie z. B. Name des Verkäufers, Kaufdatum und Preis. Bei Bedarf benennen Sie zusätzlich die hausinterne Kostenstelle.

Die Namen für den Händler und den Initiator können Sie nicht direkt eingeben, sondern nur über das folgende Symbol.

Ein Klick auf das Symbol öffnet eine Suchmaske, in der Sie nach der gewünschten Person/Firma suchen können.

Die Suche erfolgt in der Adressverwaltung. Die Voraussetzung für das Finden einer Person/Firma ist, dass diese in der Adressverwaltung angelegt ist.

In dieser Registerkarte geben Sie zugleich auch den Leihtarif für das aufgerufene Instrument an. Die Tarife bestimmen und hinterlegen Sie in den Einstellungen der Inventar- und Instrumentenverwaltung.

Den hier vorgegeben Standardtarif für die Ausleihe des Instruments können Sie bei Bedarf bei der Anlage eines Leihvertrages noch ändern.

Wenn Sie zwischen internen und externen Schülern bei dem Verleih von Instrumenten unterscheiden, können Sie in den Feldern Gebühr int. und Gebühr ext. entsprechende Beträge hinterlegen. Damit diese dann auch automatisch dem Zahlungspflichtigen in Rechnung gestellt werden, passen Sie die Formel in den Einstellungen des Tarifs entsprechend an.

In den Feldern brutto und netto geben Sie den Anschaffungspreis ein. Bei der Berechnung der Brutto- bzw. Netto-Preise ist Ihnen iMikel behilflich:

Geben Sie zunächst den gültigen Mehrwertsteuersatz in den Einstellungen der Inventar- und Instrumentenverwaltung ein.

Wenn Sie ein neues Inventarstück eingeben, wird automatisch der voreingestellte Mehrwertsteuersatz eingefügt. Sie können ihn bei den Inventaren bei Bedarf ändern, was z. B. bei Büchern und Noten mit einem verringerten Mehrwertsteuersatz notwendig ist.

Wenn Sie nun den Brutto-Preis eingeben, errechnet iMikel automatisch den Mehrwertsteuerbetrag und den Netto-Preis (umgekehrt genauso).

Ansprechpartner

In der Registerkarte Ansprechpartner können Sie eine oder mehrere zuständige Personen benennen (z. B. Klavierstimmer, Werkstatt o. ä).

Um einen Ansprechpartner einzugeben, gehen Sie wie folgt vor:

Klicken Sie auf das Plus im Bereich Ansprechpartner.

Es wird eine neue Zeile eingefügt.

Geben Sie das Datum, ab dem die Person als Ansprechpartner zur Verfügung steht, ein (Feld von). Wenn Sie das Feld bis leer lassen, ist die Person dauerhaft Ansprechpartner. Geben Sie die Funktion ein.

Wählen Sie die Person über das folgende Symbol aus.

Beachten Sie bitte, dass die Personen vorher in der Adressverwaltung einzutragen sind, damit diese gefunden werden kann.

Sie können den Eintrag über das X entfernen.

Dokumente

Digitale Dokumente wie z. B. Fotos von Instrumenten, eingescannte Kaufverträge oder Betriebsanleitungen können Sie in der Registerkarte Dokumente hinterlegen. Dabei werden keine Verknüpfungen zu Dateien in iMikel gespeichert, sondern die Dateien selbst.

iMikel speichert jedes Dateiformat unabhängig von dem spezifischen Anwendungsprogramm. Somit können Sie Dateien mit den Endungen .jpg, .gif oder .png ebenso speichern wie .doc oder .xls u. a.

Auf diese Weise können Sie weitere Informationen zentral und papierlos vorhalten, die für die Verwaltung der Leihinstrumente notwendig sind.

Möchten Sie ein Dokument in iMikel ablegen, klicken Sie zunächst auf das Plus in diesem Bereich.

Im nächsten Schritt können Sie ein Dokument direkt in das dafür vorgesehene Feld ziehen oder über den Pfeil ein Dokument hochladen.

Das Feld Bezeichnung wird automatisch anhand des Dateinamens gefüllt. Ändern Sie diese ggf. und geben Sie bei Bedarf eine Bemerkung ein.

Sie können auf Speichern + Neu klicken, wenn Sie anschließend ein weiteres Dokument hochladen möchten. Möchten Sie dies nicht, können Sie auf Speichern klicken.

Das Dokument wird Ihnen anschließend angezeigt und über verschiedene Symbole stehen Ihnen folgende Aktionen zur Verfügung:

• Das Dokument automatisch mit dem entsprechenden Anwendungsprogramm öffnen lassen (zwei orangefarbene Pfeile)

• Das Dokument exportieren (nach oben zeigender Pfeil)

• Änderungen (Log) anzeigen lassen (Auge)

• Das Dokument bearbeiten (Stift)

• Das Dokument löschen (X)

Sie können auch auf das Dokument klicken, wodurch Ihnen eine Voransicht des Dokuments innerhalb von iMikel gezeigt wird.

Sie können beliebig viele weitere Dokumente über das Plus hinzufügen.

Inventur

Sollten Sie iMikelGo nutzen und darüber die Inventur vornehmen, erscheinen an dieser Stelle automatisch die entsprechenden Inventurdaten des jeweiligen Inventargegenstands.

Historie

An dieser Stelle werden Einträge automatisch erzeugt, wenn eine iMikelGo-Inventur vorgenommen wurde.

Bemerkung

Weitere Informationen können Sie im Feld Bemerkungen hinterlegen.

Zubehör

Angaben zum Zubehör dokumentieren Sie im Feld Zubehör.

Eigene Felder

An dieser Stelle können Sie eigene Felder definieren.

Inventargegenstände löschen

Klicken Sie bei dem zu löschenden Inventargegenstand auf das Stift-Symbol im Feld Bezeichnung, um das Einblendmenü zu öffnen. Wählen Sie dann den Befehl löschen. Wenn der Inventargegenstand länger als eine Stunde im System ist, wird dieser nicht gelöscht, sondern als nicht mehr verwenden markiert.

Inventar ist also nur zu löschen, wenn es kurz vorher falsch oder doppelt etc. eingegeben wurde. Später ist dies nicht mehr möglich.

Inventar kann nur gelöscht werden, wenn es nicht ausgeliehen ist oder ausgeliehen war.

Filterfunktionen anwenden

Bevor Sie Instrumente oder Inventargegenstände auf Vertragsbasis verleihen können, ist festzustellen, über welche Instrumente/Inventargegenstände Sie zur Zeit verfügen und welche verleihbar sind. Dazu bietet Ihnen iMikel komfortable Filterfunktionen.

Die Filterfunktionen beschränken sich auf die aktuelle Auswahl an Inventargegenständen. Mit dieser Eigenschaft ist es z. B. möglich, die Filterfunktion auf eine bestimmte Auswahl zu reduzieren. Rufen Sie sich z. B. alle Klarinetten auf.

Wenn Sie anschließend eine Filterfunktion verwenden, bezieht sich diese ausschließlich auf die aufgerufenen Klarinetten.

Ausgeliehenes Inventar finden

Sie haben die Möglichkeit, alle verliehenen Instrumente aufzulisten. Rufen Sie zunächst alle Datensätze auf und wählen Sie die Menüfunktion Filter > nur verliehenes Inventar anzeigen (Auswahl).

Es werden Ihnen alle verliehenen Gegenstände aufgelistet.

Nicht ausgeliehenes Inventar finden

Sie können auch alle vorhandenen Inventarstücke auflisten, indem Sie die Menüfunktion Filter > nur vorhandenes Inventar anzeigen (Auswahl) wählen. Es werden Ihnen alle Gegenstände aufgelistet, die nicht auf Vertragsbasis ausgeliehen sind.

Offene Verträge ohne Unterricht finden

Es kann aus dem Menü Fenster über die Funktion offene Verträge ohne Unterricht im Bestand eine Übersicht aufgerufen werden, welche alle noch nicht zurückgegebenen Leihinstrumente anzeigt bei Teilnehmern, die keine weiteren/zukünftigen grauen Belegungen haben.

Diese Funktion berücksichtigt auch die grauen Belegungen, die zwar noch in der Zukunft beginnen (Eintritt), aber innerhalb weniger als 31 Tage nach Eintritt oder z. B. zum selben Tag (Eintritt = Austritt) wieder beendet sind, weil die Teilnehmer diese z. B. bereits abgesagt haben.

Im Kopf der Übersicht können anschließend über die Ausschließen-Funktion Teilnehmer mit bestimmtem Status ausgeblendet werden. Somit können z. B. die Verträge ausgeblendet werden, deren Teilnehmer aktuell auf der Warteliste stehen oder bereits für weiteren Unterricht in der Vermittlung sind.

Verwalten von Leihverträgen

Wie einfach Sie Leihverträge verwalten, zeigt Ihnen dieses Kapitel.

Einen Leihvertrag eingeben

Wenn Sie für ein Inventarstück einen neuen Leihvertrag eingeben möchten, suchen Sie zunächst das zu verleihende Inventarstück im Bereich Inventar. Wenn Sie das Instrument gefunden haben, klicken Sie auf das Stift-Symbol im Feld Bezeichnung, um das Einblendmenü zu öffnen. Klicken Sie im Bereich Vertrag auf neu.

Es öffnet sich das Fenster zur Eingabe der Daten zum neuen Vertrag. Die meisten Informationen wurden anhand des ausgewählten Gegenstandes automatisch gefüllt.

Wählen Sie das Kassenzeichen, über welches der Vertrag abzurechnen ist. Klicken Sie dafür auf das Kreisel-Symbol im Feld Kassenzeichen.

Es öffnet sich die Suchmaske. Suchen Sie nach dem Namen des Kontoinhabers oder dem Kassenzeichen.

Wenn Sie das Kassenzeichen gefunden haben, wählen Sie es über den Pfeil aus. Das Kassenzeichen und der Kontoinhaber werden übernommen.

Der gesuchte Zahlungspflichtige benötigt ein Konto/Kassenzeichen in iMikel, damit er über die Suchmaske gefunden werden kann.

Wählen Sie den Nutzer des Instruments/Inventars aus. Klicken Sie dafür im Feld Nutzer auf das Kreisel-Symbol und suchen Sie nach dem Nutzer. Wenn Sie den Nutzer gefunden haben, wählen Sie ihn über den Pfeil aus.

Der gesuchte Nutzer ist vorher in der Adressverwaltung anzulegen, damit er über die Suchmaske gefunden werden kann.

Der Beginn des Vertrages sowie der Beginn der Abrechnung wird automatisch ausgefüllt. Beide Angaben können Sie ggf. ändern. Wenn Ihnen das Vertragsende bekannt ist, geben Sie das Datum in das Feld bis ein.

In den Feldern Rückgabe bis und Rückgabe am können Sie das erwartete Rückgabedatum bzw. das Datum vermerken, an dem das Instrument/der Inventargegenstand tatsächlich zurückgegeben wird. Rechnungsrelevant ist ausschließlich der Zeitraum, welchen Sie mit den Feldern Abrechnung von und bis eingrenzen.

Wenn eine nach der Ausleihzeit gestaffelte Leihgebühr eingestellt ist, können Sie über das Feld Gesamtlaufzeit Vorvertrag in Monaten die Vorlaufzeit definieren, die bei der Gebührenberechnung zu berücksichtigen ist.

Die Vertragsnummer wird automatisch berechnet. Bei Bedarf kann eine individuelle Vertragsnummer manuell vorgegeben werden. Diese wird dann für diesen Vertrag und als Grundlage für die Berechnung der Vertragsnummern in weiteren Verträgen genutzt.

Somit kann z. B. auch 2017-1001 als Vertragsnummer vorgegeben werden, um alle weiteren Verträge in 2017 mit der Jahreszahl beginnen zu lassen (2017-1002, 2017-1003…).

Wenn Sie bei einem Vertrag eine von den eigentlichen Regelungen abweichende Leihgebühr veranschlagen möchten, tragen Sie den Betrag direkt im Leihvertrag in das Feld Betrag ein. Die eigentlichen Vertragsvorgaben werden dadurch ignoriert und dem Zahlungspflichtigen wird der manuell vorgegebene Betrag in Rechnung gestellt.

Klicken Sie auf OK, um den Vertrag zu speichern. Der Vertrag wird Ihnen anschließend angezeigt im Reiter Verträge.

Unter der Registerkarte Abrechnung werden die Mietgebühren angezeigt, sobald diese vom Server (CronJobs) oder von Ihnen manuell berechnet wurden.

In dem Bereich Bemerkung können je Vertrag individuelle Informationen abgelegt werden. Der Inhalt dieses Textes kann auch über den Platzhalter Vertrag.Bemerkung in Korrespondenzen eingesetzt werden.

Rabatte eingeben

Über den Reiter Rabatte können Sie Ermäßigungen und Zuschläge für die Leihgebühren eingeben.

Die dafür zur Verfügung stehenden Kategorien definieren Sie in den Einstellungen der Inventarverwaltung unter Rabatte.

Wird auf einen gelöschten Rabatt geklickt (Beginn und Ende = 1.1.1900), wird dieser farbig unterlegt. Wird anschließend auf die Plus-Taste geklickt, werden alle Parameter des markierten Rabattes in die Neueingabemaske übernommen. Dabei wird das Beginn- und Endedatum nicht als 1.1.1900 in die Neueingabemaske übertragen, damit ein neues Beginndatum eingetragen werden kann.

Klicken Sie auf einen der bestehenden Rabatteinträge, wird dieser markiert. Klicken Sie auf die Plus-Taste, werden die Angaben Beginndatum, Endedatum, Ausgleichskonto, Wert und auch der Text im Feld Grundlage aus dem zuvor markierten Rabatt übernommen. Bei gelöschten Rabatten (01.10.1900) wird das Beginn- und Enddatum nicht übernommen.

Beachten Sie bei der Vergabe von Rabatten, dass sich die Zuschläge oder Ermäßigungen nur auf diesen Leihvertrag beziehen. Beachten Sie zusätzlich, dass Rabatte nur bei den Leihverträgen in Kraft treten, in denen ein entsprechender Rabatt möglich ist.

Einen Leihvertrag bearbeiten

Wechseln Sie in die Inventarverwaltung in den Reiter Verträge. Suchen Sie sich den Vertrag heraus, den Sie bearbeiten möchten. Klicken Sie auf das Stift-Symbol, um das Einblendmenü zu öffnen. Wählen Sie im Bereich Vertrag die Option bearbeiten aus.

Einen Vertrag löschen

Wechseln Sie in die Inventarverwaltung in den Reiter Verträge. Suchen Sie sich den Vertrag heraus, den Sie bearbeiten möchten. Klicken Sie auf das Stift-Symbol, um das Einblendmenü zu öffnen. Wählen Sie im Bereich Vertrag die Option löschen aus.

Textvorlagen

Zu einem Leihvertrag können Textvorlagen erstellt werden. Auch ist es möglich, für ein Inventar beliebige Textvorlagen zu erstellen. Aus diesem Grund stehen auch im Reiter Inventar die Briefumschläge in der Kopfleiste zur Verfügung.

Serienbriefe können auch aus dem Bereich Inventar heraus erstellt werden. Dies ist zum Beispiel praktisch, um über das Korrespondenzmodul eigene Listen zu erstellen.

Vita und Reparaturen

Auch die Vita und Reparaturen zu Ihren Instrumenten können Sie ganz einfach hinterlegen, wie folgendes Kapitel erklärt.

Vita

Wenn Sie wissen möchten, wer das Instrument oder den Inventargegenstand aktuell hat oder sich in der Vergangenheit ausgeliehen hatte, klicken Sie auf den Reiter Vita. Es werden alle vertraglich verpflichteten Nutzer aufgelistet, einschließlich der Vertragsdauer, des Leihtarifs und der Rückgabe des Instruments bzw. des Inventargegenstands. Über den Pfeil gelangen Sie zum Vertrag.

Reparaturen

Instrumente und Inventargegenstände büßen im Leihverkehr ihre Qualität ein. Entsprechende Reparaturen können Sie in iMikel über den Reiter Reparaturen dokumentieren und sämtliche Informationen verwalten, die für eine spätere Recherche nötig sind. Um eine neue Reparatur einzugeben, klicken Sie auf das Plus.

Den Initiator bzw. den Namen der Werkstatt finden Sie in den entsprechenden Feldern mit einem Klick auf das Kreisel-Symbol.

In dem sich öffnenden Fenster können Sie die entsprechenden Personen suchen und über den Pfeil aus der Liste auswählen. Voraussetzung ist, dass zuvor die Personen bzw. die Firma in die Adressverwaltung eingetragen wurde.

Wenn Sie die gewünschte Person nicht finden, wechseln Sie in die Adressverwaltung und geben die Daten ein.

Zurück in der Inventar-/Instrumentenverwaltung können Sie dann die Person/Firma erneut suchen und auswählen.

Weitere Angaben zu Reparaturen können sein: Das Datum der Abgabe und des Abschlusses der Reparatur, die Auftragsnummer sowie der Preis inkl. der Angaben zur Mehrwertsteuer. Der Nettopreis wird automatisch aus dem Bruttopreis und dem Mehrwertsteuersatz berechnet.

In dem Feld Abschluss wird das Datum eingegeben, an dem die Reparatur abgeschlossen wurde. Es ist deshalb bedeutsam, weil Sie über die Menüfunktion Filter > offene Reparaturen nur die Reparaturaufträge aufrufen können, die noch nicht abgeschlossen sind.

Das Feld hat deshalb bei instand gesetzten Instrumenten bzw. Inventargegenständen das Datum der Rückkehr nach der Reparatur zu beinhalten. Wenn ein Instrument zur Reparatur außer Haus ist, ist es sinnvoll, dieses aus dem Leihverkehr zu entfernen. Wählen Sie dafür ggf. die Option Verleih möglich aus und entfernen Sie den Eintrag.

Das Ankreuzfeld Verleih möglich wird in der Inventaransicht und der Übersicht unter Berücksichtigung eines aktuellen Leihvertrages in drei verschiedenen Farben dargestellt:

• Rot: Nicht zum Verleih freigegeben
• Grün: Zum Verleih freigegeben und aktuell verfügbar
• Gelb: Aktuell verliehen

Einstellungen der Inventarverwaltung

Folgend werden sämtliche Einstellungen vorgestellt, welche Ihnen in der Inventar-/Instrumentenverwaltung zur Verfügung stehen.

Allgemeine Einstellungen

Unter den allgemeinen Einstellungen können Sie einen für die Leihgebühr geltenden Mehrwertsteuer-Satz hinterlegen.

Kategorien

Jedes Instrument kann einer bestimmten Kategorie zugeordnet werden, welche Sie unter dieser Einstellung verwalten können.

Über das Plus können Sie beliebig viele Kategorien eingeben und mit einer Kurzform versehen.

Tarife

An dieser Stelle legen Sie die Mietgebühren für die Leihinstrumente oder Inventargegenstände fest. Sie können dabei beliebig viele Tarife anlegen.

Klicken Sie auf das Plus in der Kopfleiste, um einen neuen Tarif anzulegen.

Geben Sie dem Tarif eine Bezeichnung und eine Kurzform. Wählen Sie optional eine individuelle Zahlweise und einen Mehrwertsteuersatz aus.

Die Felder Kostenstelle, PSP-Element"und Sachkonto haben Sie nur zu füllen, wenn dies Ihre Kassenschnittstelle erfordert. Wenn nicht über den Admin-Bereich geändert, heißen diese Felder standardmäßig Kostenstelle, Teilleistung und Einnahmeart.

Bei Bedarf können Sie weitere Informationen im Feld Beschreibung weiter unten hinterlegen.

Klicken Sie unten im Bereich Abrechnung auf das Plus, um für den Tarif eine Gebühr zu definieren.

Den Zeitraum der Gültigkeit grenzen Sie über die Felder von und bis ein. Wenn Sie das Feld bis leer lassen, ist die Gebühr dauerhaft gültig. Geben Sie den Betrag an.

Über das Feld nach Anzahl Monaten haben Sie die Möglichkeit, Gebührenvorgaben zu definieren, die sich nach der Ausleihzeit richten. Sie können beispielsweise festlegen, dass das Ausleihen eines Instrumenten nach einem Jahr teurer wird, indem Sie eine zusätzliche Gebührenvorgabe erstellen, die erst nach zwölf Monaten gültig wird.

Ab dem 13. Monat berechnet iMikel dann automatisch die höhere Gebühr.

Die Leihgebühr kann, wie die Teilnahme am Unterricht, sozialermäßigungsberechtigt sein. In dem Fall wird die Leihgebühr in der Gebührenberechnung um den gleichen Anteil gesenkt wie die für die Unterrichtsteilnahme. Aktivieren Sie diese Option, falls dies für eine Gebühr gewünscht ist.

Falls Sie möchten, dass auch der Verleih kostenloser Instrumente (wenn es sich dabei um die einzige Position auf der Rechnung handelt) zum Ausdruck einer Rechnung führt, setzen Sie den Haken bei der Option Nullrechnungen erstellen.

Die angezeigten Gebührenvorgaben beziehen sich immer auf den aktuell ausgewählten Tarif. Klicken Sie einfach einen anderen Tarif an, um dessen Vorgaben einzusehen.

Dynamische Berechnung von Leihgebühren anhand von Formeln

Um Ihnen noch mehr Flexibilität bieten zu können, können Sie in den Tarifen zu den Leihgebühren Formeln hinterlegen. Nach diesen Formeln wird bei Bedarf für jedes Inventar eine individuelle Leihgebühr berechnet. So können Sie grundsätzlich zwei Prozent des Versicherungswertes als Leihgebühr einnehmen oder Sie differenzieren zwischen internen und externen Nutzern.

Da die Formel direkt bei dem Tarifeinstellungen hinterlegt wird, ist auch der Gültigkeitszeitraum für die Formel wirksam. Es kann also jederzeit bei einer Gebührenänderung eine neue Formel ab einem neuen Datum hinterlegt werden.

Eine Formel können Sie über einen Klick auf das Stift-Symbol im Feld Formel hinterlegen.

Ein paar Beispiele und die entsprechenden Formeln für diese Funktion folgen jetzt.

Mögliche Variablen

Zur Verwendung für die Formeln stehen die folgenden Variablen zur Verfügung:

$KategorieId
$KaufpreisBrutto
$KaufpreisNetto
$BetragTarif
$BetragIntern
$BetragExtern
$Versicherungswert

Zwei Prozent des Kaufpreises

Diese Formel berechnet die Leihgebühr zu zwei Prozent des im Inventar eingetragenen Brutto-Kaufpreises, wenn dies mehr als die im Tarif vorgegebene Mindestgebühr ergibt:

Falls($KategorieId=15 UND (($KaufpreisBrutto _ 0,02) > $BetragTarif); $KaufpreisBrutto _ 0,02; $KategorieId=15 UND (($KaufpreisBrutto * 0,02) ≤ $BetragTarif); $BetragTarif)

Zwei Prozent des Versicherungswertes

Diese Formel berechnet die Leihgebühr zu zwei Prozent des im Vertrag eingetragenen Versicherungswerts (Zeitwert), wenn dies mehr als die im Tarif vorgegebene Mindestgebühr ergibt:

Falls($KategorieId=15 UND (($Versicherungswert _ 0,02) > $BetragTarif); $Versicherungswert _ 0,02; $KategorieId=15 UND (($Versicherungswert * 0,02) ≤ $BetragTarif); $BetragTarif)

Nutzung des Feldes „Leihgebühr intern“ beim Instrument

Diese Formel verwendet als Leihgebühr die Vorgabe im Feld Leihgebühr intern des jeweiligen Instrumentes:

Falls($KategorieId=15; $BetragIntern)

Nutzung des Feldes „Leihgebühr extern“ beim Instrument

Diese Formel verwendet als Leihgebühr die Vorgabe im Feld Leihgebühr extern des jeweiligen Instrumentes:

Falls($KategorieId=15; $BetragExtern)

Gestaffelte Leihgebühr nach Kaufpreis

Diese Formel berechnet als Leihgebühr gestaffelt in vier Stufen je nach Kaufpreis des Instrumentes:

Falls($KategorieId=15 UND $KaufpreisBrutto > 3000; 25,00; $KategorieId=15 UND $KaufpreisBrutto > 2000; 20,00; $KategorieId=15 UND $KaufpreisBrutto > 1000; 15,00; $KategorieId=15 UND $KaufpreisBrutto > 500; 10,00; $KategorieId=15 UND $KaufpreisBrutto ≤ 500; $BetragTarif)

Rabatte

An dieser Stelle werden Ihnen sämtliche Rabatt- und Zuschlagskategorien aus der Fächerverwaltung aufgelistet. Sollten Sie einige dieser Kategorien auch in der Inventarverwaltung verwenden wollen, setzen Sie bei diesen ein Häkchen bei In Rabatt-Dialogen anzeigen.