Die iMikel-Aktionen

Die iMikel-Aktionen

Die iMikel-Aktionen finden Sie in den meisten Modulen von iMikel in der Kopfleiste. Zu Ihnen gehören die Funktionen E-Mail senden, SMS senden (erfordert SMS-Kontingent) und Brief schreiben sowie Rechnung erstellen.

E-Mail senden

Über iMikel können Sie E-Mails versenden. Folgend wird Ihnen kurz erläutert, welche Unterschiede es dabei gibt und wie dies funktioniert.

Grundlegende Einstellungen

Es gibt zwei Möglichkeiten, wie sich iMikel bei dem Versand von E-Mails zu verhalten hat.

Möglichkeit 1: Versand über das Standard-E-Mail-Programm
Die E-Mails werden in iMikel erstellt und danach an Ihr Standard-E-Mail-Programm weitergegeben (z. B. Microsoft Outlook). Von dort aus werden die E-Mails anschließend versendet.

Möglichkeit 2: Direkter Versand über Ihren E-Mail-Server
Die E-Mails werden in iMikel erstellt und ebenso direkt aus iMikel verschickt.

Um die zweite Möglichkeit nutzen zu können, ist eine Einstellung in der Benutzerverwaltung notwendig. Rufen Sie sich Ihren Benutzer in der Benutzerverwaltung auf und klicken Sie in den Reiter Mail-Versand. Füllen Sie die Felder mit den Angaben zu Ihrem E-Mail-Konto aus.

Wenn diese Felder nicht gefüllt sind, wird automatisch die erste Möglichkeit beim Versenden von E-Mails verwendet.

Sind Ihnen die Angaben zu Ihrem Mail-Konto nicht bekannt, erfragen Sie diese bei Ihrer EDV oder Ihrem Provider.

Erstellen von E-Mails

Es gibt drei verschiedene Wege, aus iMikel E-Mails zu generieren. Diese drei Varianten werden im Folgenden im Detail erklärt.

Variante 1: Text in iMikel verfassen und Einzel-Mail versenden

Sie schreiben den Text einer E-Mail direkt in iMikel und iMikel erzeugt automatisch je Empfänger eine E-Mail.

Diese Variante eignet sich hervorragend, wenn Sie z. B. allen Mitarbeitern eine E-Mail senden möchten, denn dabei kann iMikel jede E-Mail inklusive einer persönlichen Briefanrede (z. B: Sehr geehrte Frau Schulze,...) generieren.

Die erforderlichen Schritte:

Rufen Sie die Empfänger auf und klicken Sie in der Kopfleiste auf das @-Symbol.

Zur Sicherheit wird immer nur für die aktuell angezeigte Person eine E-Mail erzeugt. Wenn Sie an alle aufgerufenen Personen eine E-Mail senden möchten, halten Sie die ALT-Taste gedrückt, während Sie auf E-Mail senden klicken.

Das Fenster zur Eingabe des eMail-Textes wird geöffnet.

iMikel_Versand_Assistent.png

Verfassen Sie Ihre E-Mail. Sie können dabei den Platzhalter «Briefanrede» verwenden. An der Stelle dieses Platzhalters wird später automatisch die je Person vorgegebene Briefanrede eingefügt (zum Beispiel Sehr geehrte Frau Schulze,).

Zum Versenden der E-Mail klicken Sie einfach auf den orangefarbenen Pfeil in der Kopfleiste. Je nachdem, welche Möglichkeit des Mail-Versands sie nutzen, wird die E-Mail entweder an Ihr Mail-Programm weitergegeben oder die E-Mail wird direkt aus iMikel verschickt.

Variante 2: Text in iMikel verfassen und Sammel-Mail versenden

Sie schreiben den Text einer E-Mail direkt in iMikel und iMikel erzeugt eine E-Mail, die an viele Empfänger gleichzeitig versendet wird. Keiner der Empfänger kann dabei jedoch die Adressen der anderen sehen. Diese Variante eignet sich besonders dann, wenn Sie vielen Empfängern z. B. einen Newsletter zusenden möchten.

Den Platzhalter «Briefanrede» können Sie allerdings in einer Sammel-Mail nicht verwenden, da an alle Empfänger derselbe Text/dieselbe E-Mail versendet wird.

Die erforderlichen Schritte:

Rufen Sie die Empfänger auf und klicken Sie in der Kopfleiste auf das @-Symbol.

Zur Sicherheit wird immer nur für die aktuell angezeigte Person eine E-Mail erzeugt. Wenn Sie an alle aufgerufenen Personen eine E-Mail senden möchten, halten Sie die ALT-Taste gedrückt, während Sie auf E-Mail senden klicken.

Das Fenster zur Eingabe des E-Mail-Textes wird geöffnet.

Um eine Sammel-Mail zu erzeugen, aktivieren Sie die Option Sammel-Mail.

iMikel_Versand_Assistent_Sammel_eMail.png

Verfassen Sie Ihre E-Mail.

Zum Versenden der E-Mail klicken Sie einfach auf den orangefarbenen Pfeil in der Kopfleiste.

Je nachdem, welche Möglichkeit des Mail-Versands sie nutzen, wird die E-Mail entweder an Ihr Mail-Programm weitergegeben oder die E-Mail wird direkt aus iMikel verschickt. Dabei werden alle Empfänger in das BCC-Feld eingetragen.

Variante 3: Text im Mail-Programm verfassen

Bei dieser Variante verwenden Sie immer Ihr Mail-Programm zum Schreiben der E-Mail (auch wenn die zweite Möglichkeit gegeben ist).

In iMikel genügt ein Klick auf eine Mail-Adresse.

iMikel_Versand_Assistent_Mail-Adresse.png

Automatisch wird in Ihrem Mail-Programm das Eingabefenster für eine neue E-Mail geöffnet und die Mail-Adresse und die dazugehörige Briefanrede aus iMikel eingetragen.

Der Text der E-Mail wird von Ihnen außerhalb von iMikel verfasst. Daher können diese E-Mails nicht in den Korrespondenzen von iMikel gespeichert werden.

E-Mails mit Anlagen

Sie können Ihrer E-Mail auch eine Datei als Anlage anfügen. Ziehen Sie dazu beim Direktversand aus iMikel einfach die gewünschte Datei in den entsprechenden Bereich des Versand-Assistenten oder klicken Sie auf den Stift in der Fußleiste und wählen Sie Ihre Anlage aus, wenn Sie Mails nicht direkt über iMikel versenden.

Wenn Sie die erste Möglichkeit des Mail-Versands nutzen, können Sie maximal eine Datei anhängen. Wenn Sie mehr als eine Anlage anhängen möchten, können Sie diese Dateien in einer ZIP-Datei zusammenfügen.

Verwenden Sie die zweite Möglichkeit des Mail-Versands (direkt aus iMikel), so ist Anzahl der Anhänge nicht beschränkt.

Wenn Sie E-Mails mit einer großen Anlage an viele Empfänger versenden möchten, ist es besser, eine Sammel-Mail (also die zweite Variante) zu verwenden. Würden Sie - wie in der ersten Variante - je Empfänger eine E-Mail erzeugen, wird bei jeder der individuellen E-Mails jeweils die große Anlage angefügt und an Ihr Mail-Programm übergeben.

Dabei würde der anschließende Versand sehr viel länger dauern, weil neben dem Text der E-Mail auch die große Anlage entsprechend der Empfängerzahl sehr oft versendet wird. Zudem wird jede E-Mail inkl. der Anlage in Ihrem Mail-Programm gespeichert, was auch auf Ihrer Festplatte zusätzlichen Platz benötigt.

Signaturen

Sie können am Ende des Textes einer E-Mail automatisch Ihre Kontaktdaten hinzufügen lassen, sofern Sie E-Mails direkt aus iMikel heraus verschicken. Dieser Anhang wird als Signatur bezeichnet.

Um in iMikel eine Mail-Signatur zu hinterlegen, wechseln Sie in die Benutzerverwaltung. Rufen Sie Ihren Benutzer auf. Klicken Sie dann auf Mail-Versand und geben Ihre Signatur ein. Zukünftig wird diese Signatur bei jeder E-Mail, die Sie aus iMikel erstellen, automatisch angehängt.

Weitere Optionen/Funktionen beim Mail-Versand

Über verschiedene Symbole und Optionen können Sie weitere Einstellungen für den Mail-Versand vornehmen und so beispielsweise E-Mails exportieren und speichern.

Mail-Adressen in Zwischenablage kopieren

Über das Kopieren-Symbol in der Kopfleiste des Versand-Assistenten können Sie die aufgerufenen Mail-Adressen in die Zwischenablage kopieren. Diese Funktion ist praktisch, wenn Sie Mail-Adressen in einem anderen Programm weiterverarbeiten möchten.

iMikel_Symbol_Clipboard.png

Mail-Adressen als Excel-Datei exportieren

Sie können über folgendes Symbol in der Kopfleiste des Versand-Assistenten die momentan angezeigtene Mail-Adressen in eine Excel-Datei exportieren.

iMikel_Symbol_Export_Excel.png

Mail-Adressen aus aktueller Auswahl ausschließen

Über das Durchfahrt verboten-Zeichen neben der Adresse können Sie momentan angezeigte Empfänger vom Mail-Versand ausschließen.

iMikel_Symbol_Ausschliessen.png

E-Mails archivieren

Ihre versendeten E-Mails können automatisch im Modul Korrespondenzen gespeichert werden. Markieren Sie dafür einfach das Feld E-Mails in Korrespondenzen speichern.

iMikel_Versand_Assistent_In_Korrespondenzen_Speichern.png

Aufteilen der Empfänger auf mehrere E-Mails

Wenn Sie eine Sammel-Mail an sehr viele Empfängern verschicken möchten, bietet Ihnen iMikel die Möglichkeit, diese Empfänger auf mehrere E-Mails zu verteilen. Geben Sie dazu beim Versand-Assistenten in das Feld Aufteilen: Maximale Anzahl Adressen je E-Mail: die Anzahl der maximal gewünschten Empfänger pro E-Mail ein.

iMikel_Versand_Assistent_Maximale_Empfaenger.png

Beispiel: Sie möchten an 200 Empfänger eine E-Mail verschicken. Wenn Sie nun das genannte Feld mit dem Wert 50 füllen, erstellt iMikel vier E-Mails á 50 Empfänger.

Diese Aufteilung bietet sich beispielsweise an, um zu vermeiden, dass der Mail Provider den Versender als Spam-Ursache identifiziert oder aber, um Probleme mit einem Exchange-Server zu vermeiden.

Weitergehende Informationen: BCC

Sie kennen das: Sie bekommen eine E-Mail mit einem Newsletter oder sonstigen Informationen und in der Adresszeile können Sie alle anderen Empfänger dieser E-Mail sehen.

Dies ist gerade beim Versand von Newslettern mit Sicherheit nicht so gewollt. Ursache ist die Verwendung eines falschen Empfängerfeldes.

Jedes Mail-Programm kennt drei Arten von Empfänger:

iMikel_Beispiel_Empfaenger.png

Normale Empfänger im Feld An.

Empfänger im Feld Kopie (in einigen Programmen auch als CC bezeichnet).

Bei diesen Feldern können normale Empfänger sehen, an wen die E-Mail als Kopie gesendet wurde und die Kopie-Empfänger können die normalen Empfänger sehen.

Als drittes Feld gibt es die Blindkopie (in einigen Programmen auch als BCC - kurz für Blind Carbon Copy bezeichnet).
Werden dort Adressen eingetragen, können diese Blindkopie-Empfänger die normalen Empfänger (1.) und die Kopie-Empfänger (2.) sehen.

Weder die normalen Empfänger (1.), noch die Kopie-Empfänger (2.) können jedoch sehen, an wen die E-Mail als Blindkopie gesendet wurde.

Wenn Sie also z. B. beim Versand eines Newsletters erreichen möchten, dass niemand die Adressen der anderen Empfänger sehen kann, sollten Sie das BCC-Feld nutzen.

Wenn dieses Feld in Ihrem E-Mail-Programm ausgeblendet ist, können Sie es wie folgt einblenden.

Outlook (Windows): Öffnen Sie eine neue E-Mail. Sie können sich über das Menü Ansicht das BCC-Feld anzeigen lassen.

Outlook Express (Windows): Öffnen Sie eine neue E-Mail. Sie können über das Menü Ansicht > Alle Kopfleisten das BCC-Feld einblenden.

Mail (Mac): Öffnen Sie eine neue E-Mail. Sie können sich über das Menü Darstellung das Adressfeld ‚Blindkopie‘ anzeigen lassen.

SMS senden

Sie können über iMikel eine SMS versenden, wenn in den Kontakten der Personen oder Firmen mindestens eine Handynummer mit dem Zusatz SMS gekennzeichnet ist.

Dieser Dienst ist kostenpflichtig. Je nach Bedarf können Sie bei uns SMS-Pakete erwerben. Es gibt verschieden gestaffelte Pakete für den SMS-Versand in alle Netze (auch ins Ausland). Um die aktuellen Preise und Paketgrößen zu erfahren, schreiben Sie uns eine E-Mail.

So versenden Sie eine SMS

Um eine SMS zu versenden, klicken Sie in der Kopfleiste auf das SMS-Symbol:

iMikel_Symbol_SMS_verschicken.png

Es öffnet sich ein Eingabefenster, welches dem für den Mail-Versand ähnelt. Auch dort ist die Anrede vorausgefüllt und der jeweils zuletzt gespeicherte Text wird automatisch eingegeben. Sie haben die Möglichkeit, durch das Einsetzen des Platzhalters («Briefanrede») die Briefanrede zu personalisieren.

iMikel_SMS_Versand_Assistent.png

Bei jeder SMS ist die Anzahl an Zeichen und Zahlen inkl. Leerzeichen, die Sie eingeben dürfen, auf 160 begrenzt. Wenn Sie längere Texte schreiben, werden sie auf jeweils zwei oder mehrere SMS verteilt.

Die Anzahl noch verbleibender Zeichen pro SMS und die Gesamtzahl an SMS, auf welche die aktuelle Botschaft verteilt wird, wird Ihnen oben angezeigt. Um diese Zahlen zu aktualisieren, verlassen Sie bitte das Eingabefeld für den Text durch Bedienen der Enter-Taste auf Ihrer Tastatur. Über den orangefarbenen Pfeil in der Kopfleiste starten Sie den Versand.

Der SMS-Versand ist kostenpflichtig. Wenn Sie eine Botschaft mit 200 Zeichen schreiben, wird diese auf zwei gebührenpflichtige SMS (erste SMS mit 160 Zeichen, zweite SMS mit 40 Zeichen) verteilt.

Sie können auch dort wählen, ob die SMS in den personenbezogenen Korrespondenzen gespeichert wird. Sie starten den Versand über die Taste in der Kopfzeile.

Bitte beachten Sie, dass für den Versand von SMS ein Internet-Zugang erforderlich ist und dass nur SMS versendet werden können, wenn zuvor ein entsprechender Vertrag mit uns abgeschlossen wurde sowie die verfügbare Anzahl von SMS in Ihrem Kontingent ausreicht.

Sollten Sie abwägen, ob die Zusatzkosten gerechtfertigt sind, empfehlen wir, alternativ den zeitlichen Aufwand für entsprechende Telefonate á drei Minuten in die Berechnung mit einzubeziehen. Die Nutzung des SMS-Versands ist sicherlich dann die günstigste Lösung, wenn viele Personen kontaktiert werden müssen.

Terminierter SMS-Versand

Sie können SMS mit einem Termin versehen. So können Sie SMS schon heute übertragen und z. B. an einem bestimmten Termin (Geburtstage etc) zu bestimmten Uhrzeiten von unseren SMS-Servern absenden lassen. Dadurch können Sie SMS auch zu Zeitpunkten versenden, zu denen Sie gar nicht im Büro sind, z. B. um allen Lehrkräften eines Fachbereiches am Abend vor einer Fachbereichskonferenz eine Termin-Erinnerung per SMS zukommen zu lassen.

Einmal eingestellt, erfolgt der Versand zum gewünschten Termin vollautomatisch. Um den automatischen Versand einzustellen, klicken Sie in der Fußleiste des Versand-Assistenten auf Termin für SMS-Versand:. Es öffnet sich daraufhin das Einblendmenü.

iMikel_SMS_Versand_Termin.png

SMS-Versand an mehrere Empfänger

Wie beim Mail-Versand können Sie eine Serien-SMS an mehrere Adressaten versenden, indem Sie beim Klick auf das SMS-Symbol in der Kopfleiste die ALT-Taste Ihrer Tastatur gedrückt halten.

Dadurch werden mehrere SMS hintereinander erzeugt. Sie können die SMS mit einer individuellen Briefanrede verfassen, jedoch hat in allen SMS derselbe Text zu stehen.

Wenn Sie einzelne Personen oder Firmen vom Empfang der SMS ausschließen möchten, klicken Sie auf das Durchfahrt-verboten-Zeichen neben der Nummer. Über den orangefarbenen Pfeil in der Kopfleiste starten Sie den Versand.

Brief schreiben

Damit Sie aus iMikel Briefe erstellen können, haben in der Korrespondenzverwaltung entsprechend Textvorlagen zur Verfügung zu stehen. Diese können Sie ganz einfach erstellen.

Brief an eine Person

Wenn Sie einen Brief an eine Person erstellen möchten, rufen Sie die Person auf und klicken Sie anschließend in der Kopfzeile auf das Symbol Brief schreiben.

iMikel_Symbol_Einzelbrief.png

Es öffnet sich das Fenster Auswahl einer Textvorlage.

Sie können optional über einen Klick auf Briefkopfangaben: Standard (oben rechts) einen anderen Briefkopf auswählen. Alternative Briefköpfe können Sie in der Benutzerverwaltung unter Benutzer > alternative Briefköpfe erstellen (siehe Kapitel zur Benutzerverwaltung).

Wählen Sie eine Textvorlage (z. B. Standardbrief) aus, indem Sie auf die Bezeichnung klicken. Es öffnet sich ein neues Fenster neue Korrespondenz, in welchem Sie den Brief sehen und bearbeiten können.

Wenn Sie das Dokument drucken möchten, klicken Sie auf die Taste Drucken in der Kopfleiste. Wenn Sie die Seitenvoransicht aktiviert haben, öffnet sich die Seitenvoransicht. Klicken Sie auf Fortsetzen, um den Druckvorgang zu starten.

Brief an mehrere Personen (Serienbrief)

Wählen Sie das Symbol Serienbrief schreiben, um für alle aufgerufenen Personen einen Brief zu erstellen.

iMikel_Symbol_Serienbrief.png

Es öffnet sich das Fenster Auswahl einer Textvorlage.

Sie können optional über einen Klick auf Briefkopfangaben: Standard (oben rechts) einen anderen Briefkopf auswählen. Alternative Briefköpfe können Sie in der Benutzerverwaltung unter Benutzer > alternative Briefköpfe erstellen.

Wählen Sie eine Textvorlage (z. B. Standardbrief) aus, indem Sie auf die Bezeichnung klicken. Es öffnet sich ein neues Fenster neue Korrespondenz, in welchem Sie den Brief sehen und bearbeiten können. Aufgerufen ist der Brief, welcher an die erste der ausgewählten Personen adressiert ist.

Über die Pfeiltasten in der Kopfzeile können Sie durch die Briefe blättern.

Wenn Sie die Dokumente drucken möchten, klicken Sie auf die Taste Drucken in der Kopfleiste. Wenn Sie die Seitenvoransicht aktiviert haben, öffnet sich die Seitenvoransicht. Klicken Sie auf Fortsetzen, um den Druckvorgang zu starten.

Brief als E-Mail oder als SMS verschicken

Alternativ zum Druck haben Sie auch die Möglichkeit, Schreiben als E-Mail oder SMS zu verschicken. Schalten Sie dazu einfach die Ansicht dementsprechend um.

iMikel_Brief_als_eMail_SMS.png

Bitte beachten Sie, dass für den Versand von SMS ein Internet-Zugang erforderlich ist und dass nur SMS versendet werden können, wenn zuvor ein entsprechender Vertrag mit uns abgeschlossen wurde sowie die verfügbare Anzahl von SMS in Ihrem Kontingent ausreicht.

Brief als PDF speichern

Neben der Möglichkeit des Druckens gibt es zusätzlich die Option, Briefe als PDF-Datei zu speichern. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Wählen Sie das Symbol Serienbrief schreiben, um entweder für alle aufgerufenen Personen einen Brief zu erstellen oder wählen Sie das Symbol Brief schreiben, wenn Sie nur für die aktuell angezeigte Person einen Brief erstellen möchten.

iMikel_Symbol_Einzelbrie_Serienbrief.png

Wählen Sie eine Textvorlage (z. B. Standardbrief) aus, indem Sie auf die Bezeichnung klicken. Es öffnet sich ein neues Fenster (neue Korrespondenz), in welchem Sie den Brief sehen und bearbeiten können.

Klicken Sie in der Kopfleiste auf die Taste PDF erzeugen. Es öffnet sich ein Fenster mit den Einstellungen für die PDF-Erstellung. Geben Sie zunächst einen Pfad an, in welchem die PDF-Dateien zu speichern sind.

Zusätzlich gibt es folgende Optionen:

Kuvertierungsaufbereitung

Die Kuvertierungsaufbereitung bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten, einen Serienbrief auf den Druck und die Kuvertierung vorzubereiten.

Über das Format können Sie festlegen, welche Art von Strich-Codes auf den Briefen gedruckt wird. Durch die Strich-Codes ist eine maschinelle Verarbeitung der Korrespondenzen möglich. Beachten Sie, dass Ihre Druckerei die in iMikel zur Verfügung stehenden Strich-Code-Verfahren unterstützt.

Wenn Sie diese Funktion nutzen möchten, setzen Sie sich vorab mit uns in Verbindung.

Des Weiteren können Sie festlegen, wie viele Seiten maximal in einer PDF enthalten sein dürfen. Ist dieser Wert erreicht, wird eine weitere PDF-Datei erstellt.

Aktvieren Sie die Option Duplex-Druck, wenn Sie eine PDF-Datei, welche mehrere Briefe enthält, im Duplex-Verfahren (Vor- und Rückseite) drucken möchten. Die PDF wird dafür so aufbereitet, dass zwischen den Briefen automatisch eine Leerseite eingefügt wird, wenn der Brief einer Person eine ungerade Anzahl an Seiten aufweist.

Auch ohne Strich-Codes für Kuvertiermaschinen können Sie die Option Duplex-Druck bei der PDF-Ausgabe von Rechnungen und Korrespondenzen verwenden. Somit werden alle zu exportierenden Rechnungen und Korrespondenzen bei Bedarf automatisch durch eine Leerseite auf eine gerade Seitenanzahl erweitert.

Hierdurch wird sichergestellt, dass z. B. ein an Rechnungen angehängtes SEPA-Mandat immer auf einem separaten Blatt und nicht auf der Rückseite der Rechnung in die PDF gespeichert wird. Zudem kann über die Option Nach Anzahl Seiten unterteilen festgelegt werden, dass alle Rechnungen inkl. Anlage je nach Seitenzahl in separaten Ordnern gespeichert werden. Auch hierbei werden die automatisch ergänzten Zusatzseiten berücksichtigt.

Empfänger als Dateiname

Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie möchten, dass Empfänger als Dateiname für die erstellte PDF-Datei zu verwenden ist.

Nach Anzahl Seiten unterteilen

Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie möchten, dass die erstellten PDF-Dateien anhand der Seitenzahl aufgeteilt werden. iMikel erstellt dafür automatisch im angegeben Pfad Unterordner mit entsprechenden Bezeichnungen. Somit werden alle PDF-Dateien mit derselben Anzahl an Seiten in einen separaten Ordner gelegt.

Protokoll über erstellte Korrespondenzen

Beim Versand von Serien-Mails oder der Erstellung von E-Mails über das Korrespondenzenmodul wird automatisch ein Ergebnis-Protokoll erstellt, welches Ihnen je E-Mail/Korrespondenz darstellt, ob der Versand erfolgreich durchgeführt werden konnte.

Im Ergebnis-Protokoll können Sie erkennen, ob zu einer Korrespondenz keine Mail-Adresse vorhanden war und stattdessen die Druckversion verwendet werden sollte. Zudem werden Ihnen fehlerhafte Mail-Adressen angezeigt.

Im Korrespondenzenarchiv wird hierzu neben dem Namen des Empfängers die Anzahl der im Serienversand erstellten Korrespondenzen angezeigt. Durch Anklicken dieser Anzahl kann jederzeit das Ergebnisprotokoll dieses Versands aufgerufen werden. Im Protokoll können Sie folgende Informationen erkennen:

  • Welche Dokumente konnten erfolgreich versendet werden?
  • Welche Mail-Adressen scheinen falsch zu sein?
  • Welche Dokumente müssten gedruckt werden?

Aus dem Protokoll können Sie einzelne Ergebnisse/Kriterien ausschließen (z. B. alle Fälle, die erfolgreich versendet wurden). Über die Pfeiltasten können Sie die gewünschten Empfänger oder auch die entstandenen Korrespondenzen aufrufen.

Das Ergebnis-Protokoll bietet Ihnen viele neue Möglichkeiten, beim Versand von Serien-Mails den Überblick zu behalten.

Rechnung erstellen

Über das Euro-Zeichen in der Kopfleiste können Sie für Zahlungspflichtige eine Einzelrechnung erzeugen.

iMikel_Kopfleiste_Rechnung_Erstellen_Kopfleiste_Ausschnitt.png

Liegen keine gebührenrelevanten Änderungen seit der letzten Rechnungserzeugung vor, wird kein Druck gestartet, wenn Sie einen Rechnungslauf durchführen oder eine Einzelrechnung erzeugen möchten.

Grundsätzlich ist die Erstellung von Rechnungen über die Buchhaltung und dort im Rahmen eines Rechnungslaufs möglich. In der Unterrichts- und Kontenverwaltung kann jedoch über das Euro-Symbol in der Kopfleiste eine einzelne Rechnung erzeugt werden.

Mit gedrückter ALT-Taste können für alle aktuell aufgerufenen Belegungen oder Konten neue Rechnungen erzeugt werden.

Wurde das Konto noch nicht vollständig berechnet, wird ein Hinweis angezeigt, dass eine Rechnungserstellung erst nach Abschluss der Berechnungen möglich ist. Zudem wird bei dem betroffenen Konto die Gebührenaktualisierung am Server vorgezogen, um Wartezeiten möglichst zu verkürzen.

Das Warndreieck wird automatisch entfernt, sobald die Berechnung durch den Server abgeschlossen ist. Nutzen Sie iMikel in einer Einzelplatzversion, wird das Konto automatisch vor der Rechnungserstellung neu berechnet.

Wenn Sie über diese Funktion direkt aus der Bearbeitungsleiste für Zahlungspflichtige eine Rechnung erstellen, werden die durch diesen Vorgang betroffenen Buchungen bei den Zahlungspflichtigen mit dem internen Vermerk gedruckt versehen, so dass diese Zahlungspflichtigen beim nächsten Rechnungslauf nicht mehr enthalten sein werden.

Erst nachdem sich eine weitere gebührenrelevante Änderung für diese Zahlungspflichtigen ergibt, wird der Druck einer neuen Rechnung über den Rechnungslauf oder direkt in der Kopfleiste über die Funktion Rechnung drucken (Euro-Symbol) notwendig.