Die Fächerverwaltung

Einleitung

Über die Fächerverwaltung werden alle Unterrichtsfächer und die dazugehörenden Tarife verwaltet. Mit Vergütungsstufen können dort die Entgelte für Honorarkräfte festgelegt werden.

Zudem können Sie in der Fächerverwaltung die Länge der fachspezifischen Unterrichtseinheiten definieren, wie die minimale und maximale Anzahl an Teilnehmern.

Über die zeitraumbezogene Festlegung von Tarifen, Rabattgruppen und -kategorien können Sie bequem Änderungen der Gebührenordnung umsetzen. Die rückwirkende Berechnung von Unterrichtsgebühren mit den Bestimmungen der alten Gebührenordnung bleibt möglich.

Sie können schnell die Reihenfolge von einfließenden Zu- und Abschlägen bestimmen. Ermäßigungen und Zuschläge werden dabei zu übersichtlichen Gruppen zusammengefasst, die Sie beliebig benennen können.

Die automatische Gewährung von Rabatten können Sie optional an Bedingungen knüpfen, wie z. B. eine Mindestanzahl Teilnehmer pro Kontoinhaber.

Die Definition von Ausfallperioden ermöglicht die Berechnung von Rückerstattungen nach Unterrichtsausfällen innerhalb bestimmter Zeitspannen.

Durch die enge strukturelle Verknüpfung der Module in iMikel können Sie in der Fächerverwaltung eine Auswahl an Lehrkräften zusammenstellen, die in der Unterrichtsverwaltung bei der Eingabe von Fächern zur Verfügung steht.

Wie bei der Lehrkraftzuordnung können Sie in der Fächerverwaltung jedem Fach eine Auswahl aller relevanten Räume zusammenstellen, die Ihnen die Verwaltung von Kursen und Veranstaltungen in der Unterrichtsverwaltung erleichtert.

Zudem können Sie in der Fächerverwaltung die Zuordnungen der einzelnen Unterrichtsfächer zur VdM-Statistik und zu weiteren Statistik- und Controlling-Möglichkeiten definieren.

imikel_startfenster_faecher

Hinweis bezüglich Gendern: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter. Die verkürzte Sprachform hat nur redaktionelle Gründe und beinhaltet keine Wertung.

Fächer verwalten

In der Fächerverwaltung können Sie Ihre Unterrichtsfächer eingeben und jedem Fach einen Tarif zuordnen. Jedem Tarif können beliebig viele Rabattgruppen zugeordnet werden. Jede Rabattgruppe besteht aus einer oder mehreren Rabattkategorien.

Sie können beliebig viele Rabatte eingeben und an beliebig viele Bedingungen knüpfen. Als Rabatt werden Ermäßigungen, wie z. B. Geschwister- oder Mehrfächerermäßigungen, aber auch Zuschläge wie z. B. Erwachsenenzuschläge oder Auswärtigenzuschläge bezeichnet.

imikel_faecher

Neues Fach anlegen

Sie können beliebig viele Unterrichtsfächer definieren. Klicken Sie in der Fächerverwaltung auf Fächer. Mit Klick auf das Plus in der Kopfleiste können Sie ein neues Fach anlegen.

imikel_faecherverwaltung

Geben Sie in das Feld Fach eine eindeutige Bezeichnung ein, über die Sie später nicht nur das Instrument, sondern auch den damit verbundenen Tarif identifizieren können (z. B. Klavier Einzel 45 Min oder Gitarre Partner 60 Min).

Mit Klick auf den Pfeil bei Tarif können Sie anschließend dem Fach einen Tarif zuzuordnen. Anhand des Tarifs werden dann weitere Felder automatisch gefüllt. Sie können diese Felder ändern, falls die automatisch eingetragenen Informationen nicht gewünscht sind.

Wenn Sie zunächst den gewünschten Tarif bei dem neuen Fach auswählen, wird dieser mit vorangestelltem Leerzeichen in das Feld Fach geschrieben. Nachdem Sie dann in das Feld geklickt haben, können Sie den Tarif um das zugehörige Instrument ergänzen.

Wählen Sie ggf. ein Prüfungsfach aus und geben Sie eine Kurzform sowie ein Kürzel für den Kalender ein.

Im Feld Instrument wählen Sie aus dem Einblendmenü das entsprechende Instrument aus. Wenn das gewünschte Instrument nicht im Einblendmenü aufgelistet ist, können Sie es über die Einstellungen hinzufügen.

Geben Sie die minimale und die maximale Teilnehmeranzahl an.

Definieren Sie die Unterrichtsdauer in Minuten und geben Sie mögliche Zusatzminuten an. Die Werte, die Sie dort eintragen, werden automatisch als Vorgabe für zukünftige Veranstaltungen über den Anmeldeassistenten übernommen.

Optional können Sie im Feld Abzug im Ferienüberhang/Jahr die Anzahl Unterrichtsstunden angeben, welche die Lehrkräfte in diesem Fach zum Ausgleich des Ferienüberhangs zu arbeiten haben.

Über die Felder Faktor und Faktor Zusatz können Sie jeweils Faktoren definieren, mit denen der Unterricht der Lehrkraft in der Honorarabrechnung bzw. in den Deputaten angerechnet wird.

Der Faktor ist dabei der Multiplikator für die Unterrichtsdauer oder für ihren Wert im Feld Dauer Zusatz.

Außerdem kann eine limitierte Anzahl an Unterrichtsterminen und eine Anzahl an Monaten festgelegt werden. Somit ist es z. B. möglich, das Fach Klavier 10er-Karte anzulegen und dort ein Limit von zehn Terminen und einen Zeitraum von vier Monaten festzulegen.

Automatisch wird bei der Anmeldung einer neuen Unterrichtsbelegung inkl. neuer Veranstaltung das Eintrittsdatum plus vier Monate als Austritt festgelegt und maximal zehn Unterrichtstermine angelegt.

Auch nach Änderung des Turnus werden die neuberechneten Termine auf maximal zehn limitiert. Über die Anzahl der Monate legen Sie neben dem automatischen Austrittsdatum zusätzlich auch fest, wie lange eine Lehrkraft diese 10er-Karte mit welcher pauschalen Dauer im Deputat angerechnet bekommen soll.

Das Verhältnis der Terminanzahl zur Anzahl Monate hat realistisch zu sein: Es ist z. B. nicht sinnvoll, eine Anzahl von zehn Terminen mit nur einem Monat festzulegen, wenn der Unterricht voraussichtlich wöchentlich stattfinden soll.

Es kann zudem der gewünschte Turnus (z. B. "-14) voreingestellt werden. Er muss dann nicht bei jeder Neuanmeldung manuell vorgegeben werden.

Über die Funktion Kassenzeichen bei Neueingabe immer neu vergeben legen Sie fest, dass bei jedem Anmeldevorgang zu diesem Unterrichtsfach jeweils ein neues Kassenzeichen vergeben wird.

Dies bedeutet, dass grundsätzlich jeder Zahlungspflichtige, auch wenn er bereits ein Kassenzeichen hat, immer wieder ein neues bzw. ein weiteres Kassenzeichen bekommt, wenn Sie einen seiner Teilnehmer zu diesem Fach anmelden.

Bei Bedarf können Sie über Hauptfach das neue Fach zum Hauptfach erklären.

Diese Markierung des Faches als Hauptfach bezieht sich auch auf die Darstellung in Listen und Auswertungen.

Die tarifseitige Bezeichnung als Hauptfach wird bei den Tarifen vorgenommen.

Wenn Sie möchten, dass der aufgerufene Kurs ohne Teilnehmer auf den Anwesenheitslisten (AWL) gedruckt wird, wählen Sie die gleichnamige Option.

Über In Anwesenheitsliste auf separatem Blatt drucken legen Sie fest, dass die Teilnehmer dieses Unterrichtsfaches separat auf eine Anwesenheitsliste gedruckt werden.

Wenn das bearbeitete Fach grundsätzlich zum Gruppenunterricht zu zählen ist, aktivieren Sie die Option Im Deputat bei Anteil Gruppenunterricht anrechnen.

Aktivieren Sie die Option Aus Einteilungsvorschlägen ausschließen, damit Belegungen mit diesem Fach nicht in der Auslastungsübersicht als Vorschläge zur Einteilung angezeigt werden.

Arbeiten Sie mit Bonuspunkten, können Sie für dieses Fach eine Formel zur Berechnung dieser eintragen. Dabei kann sowohl ein einfacher Wert (wie z. B. 100) als auch eine Formel (wie 10 * Monate) hinterlegt werden.

Der Wert 100 würde bedeuten, dass dem Teilnehmer einmalig für dieses Unterrichtsfach/eine Veranstaltung 100 Bonuspunkte gutgeschrieben werden. Der Wert 10 * Monate berechnet für die Anzahl der Monate, welche der Teilnehmer dieses Fach belegt, jeweils zehn Bonuspunkte.

Optional können Sie diesem Fach ein Stellen-Pool zuordnen.

Kontierung vorgeben

Unter Kontierung können Sie Angaben machen, die für die statistische Auswertung und Verwaltung der Veranstaltungen wichtig sind. Wenn Sie z. B. mit verschiedenen Mandanten verwalten, können Sie im Feld Mandant einen Mandanten auswählen, dem das aktuell aufgerufene Fach zugeordnet wird.

Wählen Sie bei Bedarf aus den jeweiligen Einblendmenüs die Kostenstelle, Teilleistung oder Einnahmeart aus. Die Einträge in den jeweiligen Einblendmenüs werden nicht in der Fächerverwaltung definiert, sondern in den Einstellungen der Buchhaltung.

Sie können für jedes Fach aus den jeweiligen Einblendmenüs einen Fachbereich, eine Fachgruppe oder eine Unterrichtsart zuordnen. Mit diesen Einträgen können Sie statistische Auswertungen erstellen.

Die Einträge in den jeweiligen Einblendmenüs werden in den Einstellungen definiert.

Darstellung auf Rechnung festlegen

Auch zur Darstellung auf Rechnungen können Sie Optionen aktivieren. So können Sie über Veranstaltung Bezeichnung statt Fach festlegen, dass auf einer Rechnung statt dem Unterrichtsfach die Bezeichnung der Veranstaltung angezeigt wird (wenn in einer Veranstaltung keine Bezeichnung angegeben ist, wird weiterhin die Fachbezeichnung verwendet).

Außerdem können Sie über die Option Kurs Nr. die Anzeige der Kursnummer auf Rechnungen definieren.

Beide Funktionen sind beliebig kombinierbar. Durch die Definition im Unterrichtsfach können Sie je Fach individuelle Rechnungsdarstellungen festlegen und somit z. B. exklusiv bei Ensembles die Bezeichnung der Band statt Rockband Ensemble 60 Min inkl. oder exkl. Kursnummer auf einer Rechnung anzeigen lassen.

Automatische Einzelbuchungen (de-) aktivieren

Sie können außerdem festlegen, dass bei der Eingabe eines neuen Schülers automatisch eine Buchung erstellt wird. Damit können Sie z. B. realisieren, dass automatisch eine Bearbeitungsgebühr berechnet wird. Geben Sie den Wert der Buchung in EUR an.

Die Schaltfläche Bestand ausschließen ist dann interessant, wenn eine Anmeldegebühr bei einem Fach nachträglich hinzugefügt wird und Sie möchten, dass die in der Vergangenheit bereits hierzu angemeldeten Belegungen ebenfalls von einer künftigen Anmeldegebühr ausgeschlossen werden sollen.

Fach für VdM-Statistik zuordnen

Über dieses Feld legen Sie fest, wie die Unterrichtsbelegungen in der VdM-Statistik einfließen. Da die Bezeichnungen Ihrer Unterrichtsfächer von den vorgegebenen Bezeichnungen des VdM-Berichtes abweichen können, ist es notwendig, dass die Zuordnungen zu Instrumenten manuell eingetragen werden.

Wenn die Zuordnung im Feld Instrument im Bereich VdM-Statistik -Zuordnung nicht richtig eingegeben wurde oder fehlt, würde dies dazu führen, dass die Schüler, die dieses Fach belegen, in dem VdM-Bericht nicht richtig gezählt werden können.

In dem Fall wird das Fach mit einem Rettungsring markiert. Sobald Sie in diesem Feld eine Zuordnung eingetragen haben, die es im VdM-Bericht gibt, und den VdM-Bericht erneut erzeugen, wird der Rettungsring nicht mehr angezeigt.

Somit können die Belegungen dieses Faches korrekt in dem VdM-Bericht eingetragen werden.

iMikel bietet Ihnen die Möglichkeit, vor Erstellung des VdM-Berichtes alle Fächer aufzulisten, in denen kein Instrument eingetragen wurde. Klicken Sie hierzu einfach in der FileMaker-Menüleiste unter Filter auf Datensätze mit Rettungsring suchen.

Es werden dann alle Fächer gesucht, in denen kein Instrument angegeben wurde und die deshalb nicht in der VdM-Statistik erscheinen würden. Sie können anschließend die fehlenden Einträge bearbeiten.

Abmeldefrist definieren

Geben Sie bei fixen Kündigungsfristen die Anzahl Monate vor Inkrafttreten der Abmeldung ein (Feld Monate vor Ende der folgenden Monate). Wenn sich die Teilnehmer z. B. im Juni, September und Dezember abmelden können, setzen Sie den Haken bei 06, 09 und 12.

Die Kündigungsdaten haben Auswirkung auf die automatisch errechneten Zeitpunkte, wenn in der Unterrichtsverwaltung eine oder mehrere Teilnehmer vom Unterricht abgemeldet werden.

Hinweis eintragen

Weitere Informationen können Sie im Feld Hinweis dokumentieren.

Eigene Felder erstellen

An dieser Stelle können Sie eigene Felder definieren.

Fächer bearbeiten

Falls Sie ein Fach nachträglich bearbeiten möchten, können Sie dies über die Fächerverwaltung vornehmen. Rufen Sie dazu das zu bearbeitende Fach auf. Nehmen Sie Ihre Änderungen vor, indem Sie in die entsprechenden Felder hineinklicken und die Werte ändern.

Wenn Sie die Fachvorgaben ändern, hat dies keine Auswirkungen auf bereits bestehende Unterrichtsbelegungen, sondern wirkt sich nur auf zukünftig eingegebenen Unterricht aus.

Tarife verwalten

Der Unterricht Ihrer Schule ist in iMikel in Fächer eingeteilt, die beispielsweise Bezeichnungen wie „Gitarre Einzel 30 Minuten“ oder „Klavier Gruppe 45 Minuten“ tragen. Diese Bezeichnungen bedeuten, dass die Instrumente Gitarre und Klavier mit den Tarifen „30-“ beziehungsweise „45 Minuten“ unterrichtet werden.

Jedem Fach ist also ein Tarif zuzuordnen, da in dem Tarif die zu zahlende Unterrichtsgebühr sowie die erlaubten Rabatte festgelegt sind. Wenn es einen Tarif noch nicht gibt, können Sie ihn in der Fächerverwaltung einrichten.

Neuen Tarif anlegen

Tutorial als Video ansehen

In der Fächerverwaltung öffnen Sie den Bereich „Tarife“ und gelangen so zu allen Einstellungsmöglichkeiten für Ihre Tarife.

faecherverwaltung

Sie können beliebig viele Tarife eingeben und diese jeweils mit einer individuellen Bezeichnung versehen. Klicken Sie auf das Plus, können Sie einen neuen Tarif anlegen.

imikel_faecherverwaltung_tarife

Anschließend können Sie u. a. festlegen, welche Gebühr auf den Tarif erhoben wird, wie oft sie fällig ist und ob sich die Gebühr verändert, wenn Erwachsene unterrichtet werden. Außerdem können Sie bestimmen, ab wann die Gebühr erhoben wird.

Wenn Sie das Feld bis leer lassen, sind die Angaben dauerhaft gültig.

imikel_faecher_tarife_gebuehr

Wenn Sie die Option Keine Nullrechnungen wählen, geben Sie an, dass nur die Belegungen auf der Rechnung erscheinen, die nicht kostenfrei sind.

Bei Bedarf können Sie auch die Häufigkeit der Zahlungen hinterlegen. Über das Zahnrad kann eine individuelle Formel je Gebühr hinterlegt werden, in welcher verschiedene Parameter als Berechnungsgrundlage direkten Einfluss auf die Grundgebühr nehmen können.

Diese Formel wirkt sich vor der Berechnung von Rabatten und Zuschlägen aus. Somit kann z. B. festgelegt werden, dass ein Unterricht für die ersten zwei Monate eine geringere Gebühr erhält oder z. B. der Unterricht in einem bestimmten Instrument für eine bestimmte Zeit günstiger ist.

Alle Vorgaben können dabei unter Berücksichtigung des Abrechnungsmonates, Wohnortes, Instrumentes, Fachbereiches u. v. m. berechnet werden. Wurde zu einer Gebühr eine Formel hinterlegt, wird das Zahnrad anschließend farbig dargestellt.

Rabattgruppe zuordnen

Falls Sie möchten, dass für Fächer mit diesem Tarif Rabatte und Zuschläge erlaubt sind, ordnen Sie dem Tarif die entsprechenden Rabattgruppen zu. Klicken Sie dazu auf das Plus bei Rabattgruppen.

imikel_faecherverwaltung_tarife_rabattgruppen

Fügen Sie das Datum ein, ab dem die Rabattgruppe gültig ist. Wenn Sie das Feld bis leer lassen, ist die Zuordnung der Rabattgruppe dauerhaft gültig. Sie können beliebig viele Rabattgruppen zuordnen.

Tarifeinstellungen festlegen

Definieren Sie anschließend die Tarifeinstellungen: Grenzen Sie zunächst in den Feldern Gültig ab und bis den Zeitraum der Gültigkeit ein. Wenn Sie das Feld bis leer lassen, sind die Angaben dauerhaft gültig. Wählen Sie eine oder mehrere der nachfolgenden Optionen.

imikel_faecher_tarife_einstellungen

Gebührenfrei bei zusätzl. Hauptfach

In diesem Fall werden die Gebühren für die Fachbelegung auf null gesetzt, wenn zusätzlich ein Hauptfach belegt wird. Wenn Sie z. B. bei Ergänzungsfächern diese Einstellung wählen, sind diese kostenlos, wenn ein weiteres Hauptfach belegt wird.

Die Gültigkeit dieser Option können Sie über die Angabe einer Altersgrenze einschränken. Als Hauptfächer gelten zusätzlich besuchte Belegungen, bei deren Tarif die Option Tarif bewirkt Mehrfächererm. aktiviert ist.

Tarif bewirkt Mehrfächererm.

Diese Option bewirkt bei der Belegung weiterer Fächer desselben Teilnehmers eine Mehrfächerermäßigung. Die Gültigkeit dieser Option können Sie über die Angabe einer Altersgrenze einschränken.

Fächer mit einem Tarif, bei welchem diese Option aktiv ist, werden als Hauptfächer berücksichtigt.

Tarif bewirkt Geschwisterermäßigung

Diese Option bewirkt bei weiteren Fächern desselben Kontoinhabers eine Geschwisterermäßigung, wenn Geschwister des Teilnehmers ebenfalls ein oder mehrere Fächer an der Musikschule besuchen.

Die Gültigkeit dieser Option können Sie über die Angabe einer Altersgrenze einschränken.

Einmalige Berechnung je Veranstaltung / Teilnehmer / Konto

Bei Auswahl der Option einmalige Berechnung je Veranstaltung wird die Gebühr einmalig pro Veranstaltung berechnet. Die Gebühr wird dabei einmalig dem ersten Teilnehmer berechnet.

Bei Auswahl der Option einmalige Berechnunge je Teilnehmer wird die Gebühr einmalig berechnet pro Teilnehmer.

Über die Option einmalige Berechnung je Konto bewirken Sie, dass die Gebühr pro Konto einmal berechnet wird - unabhängig von der Anzahl weiterer Belegungen mit dem Tarif, die über dieses Konto laufen.

Mtl. Mindestgebühr je Teilnehmer / Belegung

Sie können einen Betrag eingeben, den der Teilnehmer mindestens pro Monat zu entrichten hat. Etwaige gültige Rabatte werden dann die zu entrichtende Gebühr/das zu entrichtende Entgelt nicht unter diesen Mindestbetrag reduzieren.

Sie können auch einen Betrag eingeben, der mindestens für die Belegung zu zahlen ist.

Rückerstattungen

Es ist möglich, einen übergeordneten Sortiervorsatz für die Tarife zu definieren. Dieser Sortiervorsatz steht von der Priorität höher als die Sortierungseinstellungen aus der Rabattgruppe.

Im Feld Quotient wird der zu erstattende Anteil der Gesamtgebühr angegeben. Wenn Sie für jeden ausgefallenen Termin (der aufgrund Ihrer Vorgaben erstattet werden darf) ein Viertel der Monatsgebühr rückerstatten möchten, beträgt der Quotient 0,25.

Rabatt-Anrechnungsminuten

An dieser Stelle können Sie für einen Tarif die Rabatt-Anrechnungsminuten definieren. Der eingetragene Wert kann dann in den Rabattgruppen über die Bedingungen Teilnehmer: Summe (RabattAnrechnungsminuten) und Belegung: RabattAnrechnungsminuten abgefragt werden.

MwSt. ab / bis Alter

In den Tarifeinstellungen der Fächerverwaltung können je Tarif individuelle Mehrwertsteuersätze zugewiesen werden. Es ist möglich, diese Vorgaben zusätzlich mit Altersgrenzen zu versehen.

Hierdurch können Tarife bis zu einem bestimmten Alter oder ab einem bestimmten Alter mit einer Mehrwertsteuer versehen werden. Somit kann iMikel auch in gemischten Gruppen bei Bedarf für einzelne Teilnehmer automatisiert eine Mehrwertsteuer berechnen.

Fälligkeiten

Sie können bei jedem Tarif eine eigene, individuelle Zahlweise hinterlegen. So können Sie z. B. veranlassen, dass besonders günstige Unterrichtsfächer (z. B. Ensembles) nur halbjährlich fällig werden, unabhängig von der Standard-Zahlweise des Kontos.

Alternative Zahlweisen können Sie auswählen, wenn diese zuvor in den Einstellungen des Startfensters unter Zahlweisen hinterlegt wurden.

Wenn Sie keine individuelle Zahlweise auswählen, wird die Zahlweise verwendet, welche im Konto hinterlegt ist. Wenn dort keine hinterlegt ist, wird die Standard-Zahlweise verwendet.

Tarifgruppierung

Wenn Sie Ermäßigungen oder Zuschläge bei bestimmten Fächerkombinationen gewähren möchten, sind die zugehörigen Tarife gleichermaßen zu kennzeichnen. Geben Sie im Feld Tarifgruppierung eine Kennzeichnung ein.

Diese Kennzeichnung wird bei der Definition der Rabattgruppen benötigt.

Mwst.-Satz

Falls es bei Ihnen einen Unterricht gibt, bei dem die Gebühr mehrwertsteuerpflichtig ist, können Sie an dieser Stelle dem Tarif einen Mehrwertsteuer-Satz zuordnen. Die zur Verfügung stehenden Sätze sind vorab in den Einstellungen der Buchhaltung zu hinterlegen.

Tarife bearbeiten

Wenn Sie Änderungen (z. B. wegen einer Gebührenerhöhung) an einem bestehenden Tarif vornehmen möchten, öffnen Sie den Tarif in der Fächerverwaltung.

imikel_faecherverwaltung_tarife_bearbeiten

Auf der rechten Seite wird Ihnen die aktuelle Vorgabe zur Gebühr, die zugeordneten Rabattgruppen sowie die Tarifeinstellungen angezeigt. Diese Vorgaben/Einstellungen können Sie ändern, indem Sie die aktuelle Vorgabe/Einstellung zunächst zeitlich beenden.

Geben Sie dafür in das Feld Gültig bis ein Datum ein, wird die Gültigkeit beendet. Klicken Sie anschließend auf das jeweilige Plus, können Sie eine neue Vorgabe/Einstellung erstellen. Das Feld Gültig ab wird automatisch gefüllt (Gültig bis + ein Tag).

Passen Sie anschließend Ihre neue Vorgabe/Einstellung an. Damit die Änderungen wirksam werden, sind die entsprechenden Konten zur Neuberechnung zu markieren (Warndreieck).

Wenn Sie kein Gültig bis-Datum eintragen, wirken sich die getätigten Änderungen rückwirkend aus! Tarife können nur gelöscht werden, wenn diesen keine Fächer zugeteilt sind. Als optische Hilfe wird das Löschsymbol nur bei den Tarifen angezeigt, die keine Fachzuordnungen enthalten.

Fachzuordnung ändern

Benötigen Sie einen anderen Tarif für ein Fach, so können Sie diesen auch nach Anlage des Faches neu einrichten und dann Ihrem neuen Fach zuordnen. Haben Sie sich hingegen bei der Zuordnung eines Tarifs zu einem Fach vertan, so ist die Verknüpfung Fach <> Tarif zu korrigieren.

Klicken Sie dazu in der Fächerverwaltung unter Tarife auf Fachzuordnungen. Klicken Sie dann auf der linken Seite auf den Tarif, dem das Fach bisher zugeordnet war. Der Tarif wird farbig hervorgehoben.

In der Spalte ganz rechts (zugeteilt) werden alle Fächer aufgeführt, die diesem Tarif aktuell zugeordnet sind.

imikel_faecherverwaltung_fachzuordnungen

Klicken Sie auf den Namen des Faches, welches nicht mehr dem ausgewählten Tarif zuzuordnen ist. Sie sehen, dass das Fach vom rechten Bereich (zugeteilt) in den mittleren Bereich (nicht zugeteilt) verschoben wird.

Wählen Sie nun den Tarif aus, dem das Fach zuzuordnen ist. In der Mitte wird Ihnen in der Spalte nicht zugeteilt das aktuelle Fach angezeigt. Klicken Sie dieses erneut an, wird es dem korrekten Tarif zugeordnet und anschließend bei zugeteilt angezeigt.

Wenn Sie sich abschließend das soeben bearbeitete Fach über Fächer/Kurse ansehen, stellen Sie fest, dass der Tarif erfolgreich getauscht wurde.

Dies hat zur Folge, dass eventuell bereits berechnete Gebühren auch rückwirkend storniert und mit dem neu zugeordneten Tarif erneut berechnet werden!

Rabattkategorien verwalten

In iMikel werden Ermäßigungen und Zuschläge als Rabattkategorien bezeichnet und diese zu Rabattgruppen zusammengefasst. Jedem Tarif können eine oder mehrere Rabattgruppen zugeordnet werden.

Über Rabattkategorien können Sie beliebig viele frei formulierte Kategorien einrichten.

imikel_faecherverwaltung_rabattkategorien

Einen neuen Kategorienamen geben Sie ein, indem Sie auf das Plus in der Kopfleiste klicken. Es wird eine neue leere Zeile eingefügt. Geben Sie im Feld Kategorie eine Bezeichnung ein und in das Feld Kurzform eine Abkürzung.

Geben Sie bei Bedarf die Position in den Statistiken und Einzelauswertungen an. Auf diese Weise können Sie die Rabattkategorien gruppieren. Wenn Sie eine 0 in das Feld Position eintragen, erscheint die Kategorie nicht in der Statistik.

Im Feld Ergebnis runden können Sie die Stelle nach dem Komma definieren, bis zu der die entsprechenden Beträge zu runden sind. Die positiven Werte 1 und 2 bewirken eine Aufrundung der Beträge in der ersten bzw. zweiten Nachkommastelle, negative Werte ("-1", -2) eine Abrundung.

Wenn Sie den Haken bei In Rabattdialogen anzeigen entfernen, wird Ihnen dieser Rabatt/Zuschlag in den Rabattauswahllisten nicht mehr angezeigt.

Bei der Eingabe eines Rabattes merkt sich iMikel das zuletzt verwendete Ausgleichskonto und trägt dieses bei neuen Rabatten automatisch ein. Dadurch ersparen Sie sich z. B. bei der Eingabe eines Bildungsgutscheines die permanente Zuordnung des Ausgleichskontos.

Sollte diese Automatik für einige Rabattkategorien nicht gewünscht sein, so kann diese über die Option Ausgleichskonto manuell definieren für bestimmte Rabattformen deaktiviert werden.

Bei der Eingabe eines Rabattes wird im Feld Wert immer eine Übersicht der bisher je Kategorie verwendeten Werte angezeigt. Wählen Sie z. B. als Kategorie Sozialermäßigung aus, so wird beispielsweise - 25 %, - 40 %, - 50 % etc. zur Auswahl angezeigt, wenn diese Werte in der Vergangenheit als Sozialermäßigung verwendet wurden.

Werden heute allerdings nur noch - 25 % und - 40 % Sozialermäßigung angeboten, so kann diese Liste eher störend sein. Aus diesem Grund können in die Spalte Wertelisten je Kategorie die zur Auswahl gewünschten Werte vorgegeben und dadurch kann die bisher selbstlernende Liste deaktiviert werden.

Dabei können die Werte z. B. bei der Sozialermäßigung mit Return getrennt eingegeben werden. Beispiel:

  • 25 %
  • 40 %

Anschließend zeigen die Rabattdialoge bei der Sozialermäßigung nur noch diese Werte zur Auswahl an. Dabei gilt folgende Regel.

  • Sind in der Fächerverwaltung in dem Feld Wertelisten in einer Kategorie bestimmte Werte vorgegeben, so werden nur noch diese zur Auswahl angezeigt.

  • Sind in der Fächerverwaltung in dem Feld Wertelisten in einer Kategorie keine bestimmten Werte vorgegeben, so werden alle zuvor verwendeten Werte dieser Kategorie angezeigt.

Die Einstellungen in den Feldern Monatssumme und Einzelsumme im Bereich Anzeige auf Rechnungen in Spalte Nr. sind bei der Erzeugung von Rechnungen relevant. Im Bereich Positionen werden in jeder Rechnung Einzelsummen innerhalb des gewählten Zeitraumes aufgelistet.

imikel_rechnungsvoransicht_positionen

Im Bereich Monatsansicht werden dagegen die monatlichen Summen aufgelistet.

imikel_rechnungsvoransicht_monatsansicht

Aufgrund der begrenzten Breite des Ausdrucks kann nicht jede Rabattkategorie in beiden Bereichen dargestellt werden. Stattdessen werden die Rabattkategorien in der Fächerverwaltung unter Oberbegriffen zusammengefasst, die Sie frei wählen können.

Wenn Sie z. B. die Kategorien Gemeindeermäßigung, Geschwisterermäßigung und Mehrfächerermäßigung im Feld Einzelsumme dem Oberbegriff Ermäßig. zuordnen, werden die entsprechenden Beträge zu den genannten Ermäßigungen in der Rechnung unter dem Wert Ermäßig. addiert.

Die Reihenfolge der Spalten in beiden Bereichen von links nach rechts geben Sie über Zahlen an: Im Bereich Positionen haben Sie fünf Spalten, im Bereich Beträge acht Spalten zur Verfügung.

Wenn Sie die Spalte Nr. 1 mit dem Begriff Gebühr belegt haben, wird in allen gleichnummerierten Zeilen im Feld Monatssumme bzw. Einzelsumme derselbe Begriff automatisch eingefügt. Entsprechend können Sie einer Nummer nicht zwei Bezeichnungen zuweisen.

Zusätzlich können Sie bei Bedarf die Gebühren, Ermäßigungen und Zuschläge jeweils spezifischen Kostenstellen, Teilleistungen oder Einnahmearten zuordnen.

Damit Ihre Einstellungen in den Rechnungen aufgenommen werden, klicken Sie auf Zuordnungen speichern.

Rabattgruppen verwalten

Tutorial als Video ansehen

In Rabattgruppen haben Sie die Möglichkeit einzustellen, welche Ermäßigungen und Zuschläge welchen Einfluss auf den Tarif haben. Rabattgruppen können Sie in der Fächerverwaltung unter „Rabattgruppen“ verwalten.

tarife_rabattgruppen

Sie können nun beliebig viele Rabattgruppen (1), Ermäßigungen und Zuschläge (2) sowie Stufen (3) und Bedingungen (4) hinterlegen. Aber alles der Reihe nach.

rabattgruppen_neue_gruppe_ermaessigungen_zuschlaege_stufen_bedingungen_hinzufuegen

Rabattgruppe anlegen

Erstellen Sie zunächst eine neue Rabattgruppe. Den Namen der Gruppe können Sie frei bestimmen. Nachdem Sie Enter gedrückt haben, wird die neue Zeile farbig markiert und in der Liste der Rabattgruppen alphabetisch eingeordnet.

Neue Rabattgruppe

Ermäßigungen und Zuschläge festlegen

Legen Sie nun zum Beispiel die Geschwisterermäßigung an.

Neue Rabattgruppe mit Ermäßigung

In den Einstellungen eines Tarifes kann eine Mindestgebühr je Teilnehmer oder Belegung vorgegeben werden. Somit ist es z. B. möglich, in einem Tarif festzulegen, dass auch bei mehreren Rabatten immer eine Mindestgebühr von zehn Euro zu zahlen ist.

Sollten Sie abweichend von dieser Regel jedoch trotzdem einen Rabatt gewähren wollen, der eine Gebühr vollständig oder zumindest unter die vorgegebene Grenze von zehn Euro reduzieren soll (z. B. SVA-Rabatt 100 Prozent), können Sie in den Rabattgruppen bei dieser Kategorie die Option Mindestgebühr ignorieren aktivieren.

Bei einigen Rabattgruppen ist es notwendig, festzulegen, ob sie einmalig pro Konto berechnet werden, einmalig pro Veranstaltung/Gruppe oder einmalig pro Teilnehmer. Für jede Kategorie innerhalb der Rabattgruppe können Sie dies individuell einstellen.

Geben Sie das Datum ein, ab dem die Rabattgruppe gültig ist. Wenn Sie das Feld bis leer lassen, hat die Rabattgruppe unbegrenzt Gültigkeit.

Stufe definieren

Tragen Sie im Anschluss eine Stufe ein. Stufen können über positive und negative Rabattprozente definiert werden oder über Beträge in Euro. Als Beispiel wählen wir zunächst den Rabatt von zehn Prozent.

Neue Rabattgruppe mit Ermäßigungsstufe

In den Feldern Gültig ab und bis geben Sie den Zeitraum ein, von wann bis wann die Stufe gültig ist. Wenn das Feld bis leer bleibt, ist die Stufe dauerhaft gültig.

Die Ansicht der Stufen lässt sich über das Vergrößerungssymbol (links neben dem Plus) erweitern. Dies ist dann hilfreich, wenn bereits viele Stufen eingetragen sind und es zu unübersichtlich wird.

Hierbei gibt es zudem die Möglichkeit, einzelne Stufen über das entsprechende Symbol zu duplizieren.

imikel_faecher_tarife_rabattgruppen_stufen_duplizieren

Anteilige Berechnung von Rabatten

Beginnt oder beendet ein Schüler seinen Unterricht mitten im Monat, so haben Sie in iMikel die Möglichkeit, diese Monate anteilig berechnen zu lassen. So hat der Schüler nicht mehr die vollen Monate zu bezahlen, sondern nur die Zeit, die er auch wirklich noch Schüler war. Das wirkt sich dann auch auf die Rabatte aus.

Wenn Sie nun aber möchten, dass die Gebühr zwar anteilig berechnet wird, nicht aber bestimmte Rabatte oder Zuschläge (z. B. Selbstzahlerzuschlag), so können Sie dies in den Rabatten erwirken, indem Sie hinter die Stufe ein Ausrufezeichen setzen (z. B. 5,00!). Dieser Rabatt wird dann nicht anteilig berechnet, sondern immer voll.

imikel_faecherverwaltung_stufen_anteilig

Bedingungen eingeben

Die Stufe können Sie wiederum an Bedingungen knüpfen. Diese Bedingungen dienen als Grundlage für die automatische Berechnung von Ermäßigungen und Zuschlägen: sobald Sie einen Teilnehmer in der Unterrichtsverwaltung eintragen, ermittelt iMikel automatisch sämtliche Rabatte und berechnet daraufhin die entsprechende Gebühr.

Legen Sie nun also zum Beispiel fest, dass die Geschwisterermäßigung von zehn Prozent berücksichtigt wird, sobald zwei Geschwister aus Ihrem Ort an Ihrer Musikschule unterrichtet werden.

Ermäßigungsstufe: Bedingung

Tragen Sie das Datum ein, ab dem die Bedingung gültig sein soll. Wenn das Feld bis leer bleibt, ist die Bedingung dauerhaft gültig.

Ergänzend können Sie über eine zweite Stufe beispielsweise einstellen, dass sogar 20 Prozent der Gebühr erlassen werden, sobald mehr als zwei Geschwister aus Ihrem Ort an Ihrem Unterricht teilnehmen.

Weitere Ermäßigungsstufe

Ermäßigungen und Zuschläge kombinieren

Die ersten Regeln für die automatische Berechnung sind somit definiert. Innerhalb der Rabattgruppe können Sie nun weitere Ermäßigungen und Zuschläge ergänzen. Als Beispiel wählen wir den Auswärtigenzuschlag.

Auch dazu können Sie beliebig viele Stufen und Bedingungen hinterlegen. So können Sie beispielsweise die Gebühr um zehn Euro erhöhen, sobald der Teilnehmer außerhalb Ihres Ortes wohnt.

Neue Rabattgruppe mit Ermäßigungen und Zuschläge

Über den gelben Pfeil neben einer Rabattkategorie können Sie diese Kategorie mit allen Einstellungen in eine andere Rabattgruppe verschieben.

imikel_faecher_tarife_rabattgruppen_verschieben

Priorität der Ermäßigungen und Zuschläge definieren

In welcher Reihenfolge sich die definierten Ermäßigungen und Zuschläge auf die Gebühr auswirken, legen Sie über die Priorität fest. Die Reihenfolge können Sie festlegen, indem Sie einfach die gewünschte Priorität eingeben. Haben Sie alle Werte definiert, bestätigen Sie Ihre Eingaben mit Enter.

rabattgruppe_prioritaet

Hat der Auswärtigenzuschlag die Priorität Eins, werden zu der Gebühr von beispielsweise 60 Euro 10 Euro addiert. Von den nun 70 Euro wird die Geschwisterermäßigung von 20 Prozent abgezogen, was eine Gebühr von 56 Euro ergibt.

60,00 € Gebühr

+ 10,00 € Auswärtigenzuschlag 60,00 € + 10,00 € = 70,00 €

- 20 % Geschwisterermäßigung 70,00 € - 14,00 € = 56,00 €



Ergebnis: 56,00 €

Wären die Prioritäten andersherum definiert worden, würde erst die Geschwisterermäßigung abgezogen und dann der Auswärtigenzuschlag addiert. Dann bliebe eine Gebühr von 58 Euro übrig.

60,00 € Gebühr

- 20 % Geschwisterermäßigung 60,00 € - 12,00 € = 48,00 €

+ 10,00 € Auswärtigenzuschlag 48,00 € + 10,00 € = 58,00 €



Ergebnis: 58,00 €

Bedingungen im Detail

Jeder Ermäßigung bzw. jedem Zuschlag können Sie Stufen zuordnen, die bei bestimmten Bedingungen in Kraft treten. Sie können zwischen folgenden Bedingungen wählen.

Abrechnungsmonat

Die Rabattstufe ist gebunden an einen bestimmten Monat. Verwenden Sie dafür die Zahlen eins bis zwölf, welche für die jeweiligen Monate stehen.

Abrechnungsmonat ist Austritt

Die Rabattstufe ist gebunden an den Monat, an welchem die Belegung ausgetreten ist (Feld Austritt).

Abrechnungsmonat ist Belegungsbeginn

Die Rabattstufe ist gebunden an den Monat, an welchem der Schüler bei der Musikschule mit dem Unterricht begonnen hat (Feld Beginn).

Abrechnungsmonat ist Eintritt

Die Rabattstufe ist gebunden an den Monat, an welchem die Belegung eingetreten ist (Feld Eintritt).

Abrechnungsmonat ist Eintrittsmonat

Diese Bedingung eignet sich für Gebühren, die beim Eintritt zu diesem Fach und jeweils ein Jahr später erneut in Abhängigkeit vom Eintrittsmonat berechnet werden sollen.

Abrechnungsmonat ist Min Eintritt

Die Rabattstufe ist gebunden an das Eintrittsdatum der ersten Belegung des Schülers.

Anzahl Monate seit Belegungsbeginn

Die Rabattstufe ist gebunden an die Anzahl der Monate, seit denen der Schüler in dieser Belegung aktiv ist.

Belegung: Gebühr Rabatt-Wert (Stufe 1…)

Mit dieser Bedingung können Sie einstellen, dass die Rabattstufe in Kraft tritt, wenn der Rabatt bei der Belegung mit der Kategorie Gebühr einem bestimmten Wert entspricht.

Belegung: Gewährte Rabatte KategorieID

Die Rabattstufe ist gebunden an eine bestimmte Rabattkategorie, die für diese Belegung bereits berechnet wurde. Verwenden Sie dafür die Kategorie-ID, welche Sie über den Maus-Tooltip aus den Einstellungen Rabatte Kategorien herausfinden können.

Belegung: RabattAnrechnungsminuten

Die Rabattstufe ist gebunden an den Wert des Feldes Rabatt-Anrechnungsminuten, welcher bei dem Tarif festgelegt ist. Darüber ist z. B. die Vorgabe möglich, dass ein Teilnehmer einen Rabatt nur für jene Unterrichtsfächer erhält, welche mit mehr als 45 Minuten angerechnet werden.

Belegung: Tarifgruppe

Die Rabattstufe ist gebunden an einen bestimmten Tarif, bei welchem eine Tarifgruppe hinterlegt ist. Dabei werden nur die Tarife geprüft, welche die Belegung in Anspruch nimmt.

Ist kundenfreundlichste Kategorie

iMikel erkennt bei dieser Bedingung vollautomatisch, ob eine Geschwister- oder Mehrfächerermäßigung die kundenfreundlichere Variante ist und bevorzugt bei gleichem Ergebnis die gewünschte Kategorie. Dies erfordert eine Vorsortierung von Geschwister- und Mehrfächerermäßigung. Diese Vorsortierung wird erreicht, indem beide Ermäßigungen mit negativen Prioritäten bereits vorab berechnet werden.

Konto: Anzahl GS-Erm. Fächer

Die Rabattstufe ist gebunden an eine bestimmte Anzahl an Fächern, deren Gebühren von einem Konto beglichen werden, die von Geschwistern belegt werden und bei denen eine Geschwisterermäßigung gewährt wird.

Konto: Anzahl MF-Erm. Fächer

Die Rabattstufe ist gebunden an eine bestimmte Anzahl an Fächern, die von einem Teilnehmer belegt werden und bei denen eine Mehrfächerermäßigung gewährt wird.

Konto: Anzahl Teilnehmer (alle)

Die Rabattstufe ist gebunden an die Anzahl der Teilnehmer, deren Unterrichtskosten von einem Konto beglichen werden. Dabei ist es unerheblich, ob die zu prüfenden Belegungen über ihren Tarif für eine Geschwisterermäßigung freigeschaltet wurden oder nicht.

Konto: Anzahl Teilnehmer (nur GS)

Die Rabattstufe ist gebunden an die Anzahl der Teilnehmer, deren Unterrichtskosten von einem Konto beglichen werden und die ein Fach belegen, welches Geschwisterermäßigung bewirkt. Dabei ist es erforderlich, dass die zu prüfenden Belegungen über ihren Tarif für eine Geschwisterermäßigung freigeschaltet wurden.

Nur solche Belegungen werden bei dieser Bedingung berücksichtigt.

Konto: Einzugsermächtigung

Wenn eine Einzugsermächtigung gewährt wurde, tritt die Rabattstufe in Kraft.

Konto: Gewährte Rabatte KategorieID

Die Rabattstufe ist gebunden an eine bestimmte Rabattkategorie, die für das Konto bereits berechnet wurde. Verwenden Sie dafür die Kategorie-ID, welche Sie aus den Einstellungen Rabatte Kategorien über einen Tooltip herausfinden können.

Konto: Lfd. GS-Erm. Fach n. Sortierung

Mit dieser Bedingung können Sie einstellen, dass die Rabattstufe dann in Kraft tritt, wenn die Rangnummer des Fachs mit Geschwisterermäßigung einen Wert unter- oder überschreitet.

Konto: Lfd. Teilnehmer nach Sortierung

Die Rabattstufe tritt dann in Kraft, wenn die Rangnummer des Teilnehmers pro Konto einen Wert unter- oder überschreitet.

Konto: Tarifgruppen

Die Rabattstufe ist gebunden an einen bestimmten Tarif, bei welchem eine Tarifgruppe hinterlegt ist. Hierbei werden nur die Tarife geprüft, welche über das Konto bezahlt werden.

Konto: Zahlweise

Die Rabattstufe tritt in Kraft, wenn eine bestimmte Zahlweise vorliegt.

Rabatt: Wert

Mit dieser Bedingung können Sie einstellen, dass die Rabattstufe in Kraft tritt, wenn der Rabatt einem bestimmten Wert entspricht.

Beispiel: Eine Sonderermäßigung (Ermäßigung Zuschlag) von minus 30 Prozent (Stufe) wird dann gewährt, wenn der Wert des Rabatts Stufe 1 heißt. In der Kontoverwaltung geben Sie bei den berechtigten Zahlungspflichtigen den Rabatt Sonderermäßigung mit dem Wert Stufe 1 ein.

Sozialermäßigung

Die Rabattstufe soll z. B. nur gewährt werden, wenn die Familie nicht bereits eine Sozialermäßigung bekommt: Sozialermäßigung = 0.

Sozialermäßigung Wert

Diese Bedingung verhält sich wie eben beschrieben, nur dass die Bedingung an einen Wert geknüpft ist (zum Beispiel Ja oder Stufe 1).

Teilnehmer: Alter

Die Rabattstufe ist an ein bestimmtes Alter gebunden, z. B. Jugendliche <= 17 Jahre, Erwachsene > 18 Jahre.

Teilnehmer: Alter (Schuljahresbeginn)

Die Rabattstufe ist an ein bestimmtes Alter zum Schuljahresbeginn gebunden, z. B. Jugendliche <= 17 Jahre, Erwachsene > 18 Jahre.

Dafür haben Sie bei den Ausfallperioden vorzugeben, wann das Schuljahr bei Ihnen beginnt.

Teilnehmer: Alter (Semesterbeginn)

Die Rabattstufe ist an ein bestimmtes Alter zum Semesterbeginn gebunden, z. B. Jugendliche <= 17 Jahre, Erwachsene > 18 Jahre. Beachten Sie: Dafür haben Sie bei den Ausfallperioden vorzugeben, wann das Schuljahr bei Ihnen beginnt.

Teilnehmer: Anzahl Belegungen

Die Rabattstufe tritt ab oder bis zu einer bestimmten Anzahl an Belegungen pro Teilnehmer in Kraft.

Teilnehmer: Anzahl Belegungen (alle Status)

Die Rabattstufe tritt ab oder bis zu einer bestimmten Anzahl an Belegungen pro Teilnehmer in Kraft. Hierbei werden alle Belegungen unabhängig vom Status berücksichtigt.

Teilnehmer: Anzahl Mehrfächer

Die Rabattstufe ist gebunden an eine bestimmte Anzahl an Fächern, die von einem Teilnehmer belegt werden und die eine Mehrfächerermäßigung bewirken.

Teilnehmer: Gewährte Rabatte KategorieID

Die Rabattstufe ist gebunden an bestimmte Rabatte (sowie Zuschläge), die bereits berechnet wurden. Die Kategorie-ID können Sie in der Fächerverwaltung unter Tarife > Rabatte Kategorien einsehen, indem Sie sich den Maus-Tooltip anzeigen lassen.

Teilnehmer: Gkz

Die Rabattstufe ist auf einen Personenkreis innerhalb einer Region mit derselben Gemeindekennziffer (Gkz) beschränkt.

Teilnehmer: Lfd. Fach nach Sortierung

Mit dieser Bedingung können Sie einstellen, dass die Rabattstufe dann in Kraft tritt, wenn die Rangnummer des Fachs pro Teilnehmer nach Sortierung der Belegungen einen Wert unter- oder überschreitet.

Beispiel: Ein Teilnehmer belegt die Fächer Saxophon EU 45 Min, Trompete EU 45 Min, Tanzen GU 45 Min. Wenn die Bedingung den Wert > 2 hat, werden alle Fächer nach Sortierung ab dem dritten Fach mit einem Rabatt belegt. In diesem Beispiel wäre das Tanzen EU 45 Min.

Teilnehmer: Ort

Die Rabattstufe ist auf einen Personenkreis innerhalb eines Wohnortes beschränkt.

Teilnehmer: PLZ

Die Rabattstufe ist auf einen Personenkreis beschränkt, deren Wohnort eine bestimmte Postleitzahl hat (zum Beispiel 26125) oder einem Postleitzahlenbereiches angehört (z. B. 26125…26200).

Teilnehmer: Summe (Anrechnungsminuten)

Die Rabattstufe ist gebunden an den Wert des Feldes Rabatt-Anrechnungsminuten, welcher bei dem Tarif festgelegt ist. Hierüber ist z. B. die Vorgabe möglich, dass ein Teilnehmer einen Rabatt erhält, wenn die Summe der Rabatt-Anrechnungminuten seiner belegten Fächer 90 Minuten überschreitet.

Teilnehmer: Tarifgruppen

Die Rabattstufe tritt in Kraft, wenn die Tarife der Fächer eines Teilnehmers einer bestimmten Tarifgruppe angehören. Die Tarifgruppe legen Sie über das Feld Tarifgruppierung bei dem jeweiligen Tarif fest.

Teilnehmer: Tarifgruppe (weitere)

Die Rabattstufe tritt in Kraft, wenn weitere Tarife der Fächer eines Teilnehmers einer bestimmten Tarifgruppe angehören. Die Tarifgruppe legen Sie über das Feld Tarifgruppierung bei dem jeweiligen Tarif fest.

Unterrichtsort: Suchbegriff

Die Rabattstufe ist gebunden an das Feld Suchbegriff, welches Sie bei einem Unterrichtsort in dem Modul Veranstaltungsorte entsprechend ausfüllen können.

Veranstaltung: Anzahl Teilnehmer

Die Rabattstufe tritt ein, wenn eine bestimmte Anzahl an Teilnehmern einer Veranstaltung über- oder unterschritten wird.

Veranstaltung: Fachbereich

Die Rabattstufe ist gebunden an den Fachbereich, welcher bei dem Fach der Veranstaltung hinterlegt ist.

Veranstaltung: Fachgruppe

Die Rabattstufe ist gebunden an die Fachgruppe, welche bei dem Fach der Veranstaltung hinterlegt ist.

Veranstaltung: Instrument

Die Rabattstufe ist gebunden an das Feld Instrument, welches bei dem Fach der Veranstaltung hinterlegt ist.

Weitere Teilnehmer: Tarifgruppen

Die Rabattstufe tritt in Kraft, wenn die Tarife der Fächer eines weiteren Teilnehmers einer bestimmten Tarifgruppe angehören. Die Tarifgruppe legen Sie über das Feld Tarifgruppierung bei dem jeweiligen Tarif fest.

Zwischenergebnis

Mit dieser Einstellung können Sie z. B. bestimmen, dass ein Rabatt nur dann eingeräumt wird, wenn die Zwischensumme der Gebühren pro Konto einen bestimmten Wert über- oder unterschreitet. Das Zwischenergebnis ist das berechnete Ergebnis, bevor der aktuell zu berechnende Rabatt geprüft wird.

Zwischenergebnis (Summe Teilnehmer)

Mit dieser Einstellung können Sie z. B. bestimmen, dass ein Rabatt nur dann eingeräumt wird, wenn die Zwischensumme der Gebühren pro Teilnehmer einen bestimmten Wert über- oder unterschreitet.

Konten neu berechnen

iMikel berücksichtigt Ihre eingerichteten Rabattgruppen und Tarife, sobald Sie die Konten neu berechnet haben. Dies erfolgt über die Buchhaltung.

imikel_startfenster_buchhaltung

Öffnen Sie die Einstellungen der Buchhaltung

Buchhaltung

Klicken Sie in den Einstellungen der Buchhaltung auf „Zeiträume“.

Buchhaltung - Einstellungen

An dieser Stelle können Sie festlegen, für welchen Zeitraum Sie Gebühren aktualisieren möchten. Dadurch können Sie schon jetzt die Berechnung sowohl für das aktuelle, als auch für das folgende Jahr als Vorschau durchführen lassen.

buchhaltung_einstellungen_zeitraeume

Unmittelbar nachdem Sie die „Markierung zur Neuberechnung“ gesetzt haben, startet Ihr iMikel-Server über CronJobs die Berechnung. Dabei werden sämtliche eingestellten Ermäßigungen und Zuschläge inklusive Stufen sowie Bedingungen berücksichtigt.

buchhaltung_einstellungen_zeitraeume_markierung_zur_neuberechnung

Ausfallperioden für Rückerstattungen

Unter Ausfallperioden definieren Sie die Zeiträume, innerhalb derer es zu Rückerstattungen kommt, wenn die Ausfälle einen vordefinierten Wert übersteigen oder unterbieten. Einen neuen Zeitraum definieren Sie über das Plus.

imikel_faecherverwaltung_ausfallperioden

Ihre Vorgabe ist zum Beispiel, dass erst ab dem dritten ausgefallenen Unterrichtstermin die Teilnehmer die Gebühren anteilig zurückerstattet bekommen. Der Einzelunterricht Violine 45 Min EU bei Herrn Mustermann fällt an zwei Terminen im April 2021 aus.

Sie erwarten, dass iMikel in diesem Monat April 2021 keine Rückerstattung errechnet.

Sicherstellen können Sie dies über Zeitspannen, innerhalb derer sich die Ausfälle zu summieren haben. Auf diese Weise werden nicht alle jemals ausgefallenen Unterrichtstermine addiert, sondern nur die innerhalb der definierten Zeiträume.

Ausgehend von diesen Angaben berechnet iMikel für den April 2021 bei Herrn Mustermann keine Rückerstattung, da innerhalb des Zeitraumes 01.01.2021 bis 31.12.2021 nur zwei Termine ausgefallen sind.

Alternativ können Sie Rückerstattungen nur dann gewähren, wenn die Anzahl der stattgefundenen Termine pro Ausfallperiode kleiner als der vorgegebene Wert (z. B. 36) ist. Damit es zu Rückerstattungen kommt, hat jedoch zunächst ein Ausfall zu erfolgen.

Die hier hinterlegte Anzahl an Mindestterminen dient als Vorgabe für den Gebührenturnus Ultimo-Gebühr als MTLAbschlag/Restzahlung nach Terminen.

Des Weiteren können Sie über das Plus beliebig viele unterschiedliche Ausfallperioden definieren.

imikel_faecherverwaltung_ausfallperioden_hinzufuegen

Somit ist es z. B. möglich, Ausfallperioden für das Kalenderjahr und das Schuljahr festzulegen. Unter Fächer kann jedem Unterrichtsfach eine Ausfallperiode zugeordnet werden. Somit ist es z. B. möglich, Unterrichtsausfälle im Kernbereich über das Kalenderjahr und Ausfälle im Kooperationsbereich im Schuljahr zu betrachten.

Zusätzlich ist es möglich, einzelnen Veranstaltungen in der Unterrichtsverwaltung eine individuelle Regelung zuzuordnen.

Nur aktivierte Lehrkräfte berechnen

Setzen Sie den Haken bei nur aktivierte Lehrkräfte berechnen können Sie die gewünschten Lehrkräfte auswählen. Anschließend werden nur die Ausfälle der gewählten Lehrkräfte berücksichtigt, wenn diese Ausfälle in der App eingeben.

Lehrkräfte und Räume zuordnen

Unter Zuordnungen können Sie beliebig viele Lehrkräfte oder Räume einem Fach zuordnen beziehungsweise beliebig viele Fächer Lehrkräften und Räumen zuweisen. Die Vorgehensweise ist in beiden Fällen gleich - nur dass es sich einmal um Lehrkräfte und einmal um Räume handelt.

imikel_faecher_zuordnungen

Lehrkräfte zuordnen

Sie können in der Fächerverwaltung über Zuordnungen definieren, welches Fach von welchen Lehrkräften in welchen Räumen unterrichtet wird. Die Zuordnung nehmen Sie unter Lehrkraft vor.

imikel_faecher_zuordnungen_lehrkraft

Diese Zuordnung wird es Ihnen später bei der Anmeldung von Schülern erleichtern, die entsprechenden Lehrkräfte und Fächer auszuwählen. Wenn Sie z. B. einen Schüler zum Fach Gitarre Einzel 45 Min anmelden, werden Ihnen durch diese Zuordnung nur die in Frage kommenden Gitarrenlehrer angezeigt.

Genauso verhält es sich, wenn Sie bei der Eingabe einer Schüleranmeldung zuerst die Lehrkraft eingeben, denn dann werden automatisch nur die Unterrichtsfächer zur Auswahl angeboten, die von dieser Lehrkraft auch wirklich unterrichtet werden bzw. in den Einstellungen der Fächerverwaltung dieser Lehrkraft zugeordnet sind.

Sie können die Lehrerzuordnung manuell in der Fächerverwaltung durchführen oder über den Lernmodus der Unterrichtsverwaltung automatisch generieren lassen. In der Fächerverwaltung können Sie alle Fächer beziehungsweise Lehrkräfte auflisten, indem Sie auf den Kreisel klicken.

imikel_faecherverwaltung_zuordnungen

Wenn Sie nur die Fächer oder Lehrkräfte auflisten lassen möchten, die noch nicht zugeordnet wurden, klicken Sie in der Spalte Fach bzw. Lehrer auf die kleine Suchlupe neben dem Kreisel.

Wenn Sie getätigte Zuordnungen zurücksetzen möchten, können Sie dies (vor dem Speichern!) über den Kreisel in der Kopfleiste vornehmen.

Bei einer langen Liste an Fächern bietet es sich an, nur bestimmte Fächer aufzurufen. Geben Sie dafür einen Suchbegriff im Feld über der Liste ein. (z. B. Git Einzel: Aufgelistet wird jeder Gitarreneinzelunterricht - Gitarre Einzel 30 Minuten, Gitarre Einzel 45 Minuten usw).

Bestätigen Sie anschließend mit der Enter-Taste Ihrer Tastatur.

Eine Lehrkraft können Sie einem Fach zuordnen, indem Sie zunächst in der Auflistung der Fächer auf den Namen des Faches klicken. Es wird farbig markiert. In der Auflistung der Lehrkräfte werden automatisch diejenigen Lehrkräfte farbig markiert, die dieses Fach unterrichten.

Setzen Sie zur Zuordnung einfach einen Haken bei den gewünschten weiteren Lehrkräften.

imikel_faecherverwaltung_zuordnungen_neu

Klicken Sie auf Speichern. Die neue Zuordnung wird gesichert.

Sie können auch erst auf den Namen einer bestimmten Lehrkraft klicken, woraufhin automatisch die Fächer markiert werden, denen diese Lehrkraft bereits zugeordnet wurde. Weitere Fächer können Sie mit Klick dieser Lehrkraft zuordnen.

Wenn Sie mit gedrückter ALT-Taste auf eine Ankreuzbox klicken, werden alle Fächer/Lehrkräfte markiert bzw. nicht mehr markiert.

Räume zuordnen

Über die Raumzuordnung wird definiert, welche Unterrichtsfächer in welchen Unterrichtsräumen unterrichtet werden können. Über diese Zuordnung wird es Ihnen später bei der Anmeldung von Schülern erleichtert, die entsprechenden Unterrichtsräume und Fächer auszuwählen.

Wenn Sie z. B. einen Schüler zum Gitarreneinzelunterricht anmelden, werden Ihnen wegen dieser Zuordnung nur die in Frage kommenden Unterrichtsräume angezeigt.

Genauso verhält es sich, wenn Sie bei der Eingabe einer Schüleranmeldung zuerst den Raum eingeben, denn dann werden automatisch nur die Unterrichtsfächer zur Auswahl angeboten, die in diesem Unterrichtsraum auch unterrichtet werden bzw. in den Einstellungen der Fächerverwaltung diesem Unterrichtsraum zugeordnet sind.

Sie können die Unterrichtsraumzuordnung manuell in der Fächerverwaltung durchführen oder über den Lernmodus der Unterrichtsverwaltung automatisch generieren lassen. In der Fächerverwaltung können Sie unter Zuordnungen auf Raum klicken.

imikel_faecher_zuordnungen_raum

Die Zuordnung von Fächern zu Unterrichtsräumen und umgekehrt funktioniert genauso, wie die Zuordnung von Fächern zu Lehrkräften.

Sondererstattungen eingeben

Tutorial als Video ansehen

Viele Schulen möchten aufgrund der Unterrichtsabsagen zum Beispiel durch den Corona-Virus eine Sonderermäßigung einrichten und die Unterrichtsgebühren hiermit „auf Null setzen“.

In iMikel ist dies in wenigen Schritten umgesetzt: Über eine neu eingerichtete Rabattkategorie kann beispielsweise ein Covid-19-Rabatt angelegt und automatisch für die gewünschten Fächer berechnet werden.

Rabattkategorie definieren

Zur Einrichtung der Rabattkategorie öffnen Sie zunächst die Fächerverwaltung und begeben Sie sich in die Tarifeinstellungen. Dort öffnen Sie die Rabattkategorien.

tarife_rabattkategorien

In den Rabattkategorien können Sie über das Plus eine neue Kategorie eingeben.

rabattkategorien_hinzufuegen

In diesem Beispiel haben wir die neue Kategorie „Covid-19“ genannt. Sie können zusätzlich zu dem Kürzel die entsprechenden Spalten eingeben, in welchen Sie diesen Rabatt später auf der Rechnung ausgewiesen haben möchten.

rabattkategorien_neue_kategorie

Anschließend können Sie den Bereich „Rabattkategorien“ schließen.

rabattkategorien_schliessen

Rabattgruppe erstellen

Im nächsten Schritt können Sie den Bereich „Rabattgruppen“ öffnen.

tarife_rabattgruppen

Schauen Sie dort nach, welche Prioritäten Sie bisher benutzt haben. Über die Prioritäten wird in iMikel festgelegt, in welcher Reihenfolge die Rabatte voneinander abgezogen werden.

rabattgruppen_prioritaeten

Im Fall des Covid-19-Rabattes möchten wir festlegen, dass dieser ganz am Ende abgezogen wird. Über die Plus-Taste erstellen wir dazu eine neue Rabattgruppe.

rabattgruppen_hinzufuegen

Die Rabattgruppe nennen wir „Covid-19“ und geben zusätzlich zur Bezeichnung „Covid-19“ als Priorität eine 10 vor.

rabattgruppen_bezeichnung_prioritaet

Somit stellen wir für den Rabatt sicher, dass dieser erst am Ende der Gebührenberechnung – ganz als letztes – berechnet wird. Wenn Sie an Ihrer Schule eine Mindestgebühr definiert haben, verwenden Sie die Option „Mindestgebühr ignorieren“.

Hierdurch wird die Berechnung einer Mindestgebühr umgangen.

rabattgruppen_mindestgebuehr_ignorieren

Über das Plus bei den Stufen definieren wir für einen Monat eine Vorgabe von - 100 %.

rabattgruppen_stufe

Selbstverständlich können Sie auch statt 100 nur 50 Prozent erstatten, wenn Sie zum Beispiel nur die Hälfte der Monatsgebühr erstatten möchten. Somit haben wir eine Rabattgruppe mit dem Namen „Covid-19“ angelegt, welche wir gleich im Anschluss den gewünschten Unterrichtstarifen zuordnen.

Rabattgruppe den Tarifen zuordnen

Hierzu öffnen Sie in den Bereich „Tarife“.

rabattgruppen_tarife

Sie können über das Plus die Covid-19-Rabattgruppe den gewünschten Tarifen zuordnen.

tarife_rabattgruppe_hinzufuegen

Kleiner Tipp: Lassen Sie das Enddatum an dieser Stelle offen. Somit können Sie später innerhalb der Rabattgruppe die Vorgabe von - 100 % beliebig zeitlich erweitern und müssen nicht die Zuordnung zum Tarif ebenfalls anpassen.

tarife_rabattgruppe_enddatum

Über die Pfeiltasten können Sie die weiteren Tarife aufrufen und auch diesen die Covid-19-Rabattgruppe zuordnen.

Neuberechnung anstoßen

Als nächsten Schritt sorgen Sie nur noch dafür, dass alle Gebühren mit den neuen Vorgaben einmal durchgerechnet werden. Im Anschluss werden alle Gebühren automatisch durch Ihren iMikel-Server neu berechnet und dabei der Covid-19-Rabatt berücksichtigt.

In diesem Beispiel sehen Sie das Ergebnis der Gebührenberechnung. Entsprechend unserer Vorgaben wird der Rabatt nach Abzug der Geschwisterermäßigung abgezogen und die Gebühr durch den Covid-19-Rabatt „auf Null gesetzt“.

unterrichtsverwaltung_abrechnung

Durch die Verwendung dieses separaten Rabattes stehen Ihnen später in iMikel alle bekannten Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung, Sie sind jederzeit auskunftsfähig und können die entgangenen Gebühren exakt beziffern.

Einstellungen der Fächerverwaltung

Auch in der Fächerverwaltung können Sie die Einstellungen über die Zahnräder öffnen.

imikel_faecher_einstellungen

Die verschiedenen Einstellungsmöglichkeiten werden folgend erläutert.

imikel_faecher_einstellungen_uebersicht

Allgemeine Einstellungen

In den allgemeinen Einstellungen können Sie verschiedene Vorgaben für die Rabatt-/Zuschlagsberechnung definieren.

imikel_faecher_einstellungen_allgemein

Keine Doppelberechnungen eines Instrumentes/Teilnehmers

Mit dieser Option können Sie verhindern, dass Teilnehmer oder Instrumente doppelt berechnet werden.

Berechnung von Erwachsenenregelungen / -zuschlägen erfolgt manuell und nicht automatisch

Wenn Sie diese Option aktivieren, hat dies zur Folge, dass keine in den Einstellungen hinterlegte Erwachsenenregelung automatisch berechnet wird. Dies haben Sie dann manuell über einen Rabatt (Erwachsenenzuschlag = Ja) einzugeben.

Alter zum Schuljahresbeginn (Beginn der Ausfallperiode)

Ist diese Option aktiv, prüft iMikel bei einer altersabhängigen Gebührenberechnung das Alter einmalig zum Schuljahresbeginn und berechnet den entsprechenden Tarif bis zum nächsten Schuljahresbeginn, unabhängig davon, ob sich das Alter innerhalb des Schuljahres ändert.

Alter zum Beginn 2. Semester (Vorgabe in Ausfallperiode)

Ist diese Option aktiv, prüft iMikel bei einer altersabhängigen Gebührenberechnung das Alter einmalig zum Beginn des zweiten Semesters und berechnet den entsprechenden Tarif bis zum nächsten Schuljahresbeginn, unabhängig davon, ob sich das Alter innerhalb des Schuljahres ändert.

Altersvorgabe, wenn Erwachsenenzuschlag deaktiviert wurde

An dieser Stelle haben Sie die Möglichkeit, eine eigene Altersvorgabe zu definieren, die bei der Deaktivierung des Erwachsenenzuschlags bei einer Person verwendet wird.

Altersgrenze Erwachsene- / Schüler-Sortierung

Definieren Sie an dieser Stelle eine Altersgrenze für erwachsene Schüler. Diese funktioniert ausschließlich mit einer Sortierung, welche die Erwachsenen in der Sortierung immer als erste einordnet. Diese heißt wie folgt:

Konto: GS: Erw. TN / Teilnehmer nach Max (Tarif) / Summe der Gebühren (aufwärts).

Kostenfreie Belegungen in Geschwister- / Mehrfächerermäßigung berücksichtigen

Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie möchten, dass kostenfreie Belegungen bei der Geschwister- und Mehrfächerermäßigung berücksichtigt werden.

Nachzügler bei Mehrfächerermäßigung einbeziehen

Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie möchten, dass Nachzügler im Eintrittsmonat (Belegungen, die nach dem 1. des Monats beginnen) bei der Mehrfächerermäßigung zu berücksichtigen sind.

Nachzügler bei Geschwisterermäßigung einbeziehen

Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie möchten, dass Nachzügler im Eintrittsmonat (Belegungen, die nach dem 1. des Monats beginnen) bei der Geschwisterermäßigung zu berücksichtigen sind.

KategorieID aus Rückerstattungsberechnungen ausschließen

Geben Sie in das Feld die ID von den Kategorien ein, für die es keine Rückerstattungsberechnungen zu geben hat. Die ID einer Kategorie können Sie in der Fächerverwaltung über Tarife > Rabatte Kategorien einsehen, indem Sie den Tooltip einer Kategorie erscheinen lassen.

Mehrfachausfälle in Belegung je Woche ignorieren

Bei Abwesenheit einer Lehrkraft kann iMikel die daraus resultierenden Unterrichtsausfälle automatisch berechnen und entsprechend Ihrer Vorgaben erstatten. Findet ein Unterricht mehrmals in der Woche statt und fällt die Lehrkraft über mehrere Tage aus, so kann iMikel auch innerhalb der Woche mehrere Ausfälle berechnen.

Wünschen Sie dies nicht und möchten Sie je Belegung immer maximal einen Ausfall je Woche erstatten, so können Sie diese Option aktivieren. Die Funkion wird dann wirksam, sobald ein Konto neu berechnet wurde.

Bei Termin- und Belegungsänderungen immer alle Veranstaltungsteilnehmer neu berechnen

Ist diese Option aktiviert, werden immer alle Teilnehmer einer Veranstaltung neu berechnet, sobald es eine Änderung eines Teilnehmers dieser Veranstaltung gibt.

Nachträge mit Beginndatum > 1. des Monats auf Folgemonat anrechnen

Ist diese Option aktiviert, werden Nachträge (wenn ein Schüler mitten im Monat anfängt) auf den Folgemonat mit angerechnet.

Nachträge mit Beginndatum > 1. des Monats anteilig berechnen

Ist diese Option aktiviert, werden Nachträge (wenn ein Schüler mitten im Monat anfängt) anteilig berechnet. Die Prüfung der Höhe der anteiligen Monatsgebühr erfolgt wie folgt: iMikel prüft den Wochentag des Eintritts. Folgend wird geprüft, wie viele Male dieser Wochentag noch im Eintrittsmonat vorkommt, inklusive dem Eintrittstag. Sind auf Basis dieser Berechnung noch vier Termine möglich, beträgt die anteilige Gebühr 100 Prozent. Die Gebühr reduziert sich bei weniger möglichen Terminen in 25-Prozent-Schritten.

Diese Regelung betrifft nur Tarife mit monatlichem Gebührenturnus. Etwaige Ferien und Feiertage bleiben dabei unberücksichtigt.

Abgänge mit Endedatum < Monatsende anteilig berechnen

Ist diese Option aktiviert, wird die Gebühr für den letzten Monat (wenn ein Schüler mitten im Monat aufhört) anteilig berechnet.

Gebühren / Mietberechnungen: Noch nicht fällig gestellte Buchungen bei einer Änderung „überschreiben“ statt „stornieren und neu buchen“

Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie möchten, dass geänderte Buchungen überschrieben werden, anstatt gegengebucht und anschließend neu gebucht zu werden. Dies betrifft nur Buchungen, die noch nicht fällig gestellt wurden.

Diese Änderungen wirken sich nur auf Konten aus, die NACH der Änderung dieser Vorgaben neu berechnet werden.

Instrumente bis Fachgruppen

Über die Reiter Instrumente, Unterrichtsarten, Fachbereiche und Fachgruppen können Sie die zur Auswahl stehenden Bezeichnungen definieren. Diese lassen sich u. a. in der Unterrichtsverwaltung (Instrumente, Unterrichtsarten), in der Instrumentenverwaltung (Instrumente) und in der Fächerverwaltung im Bereich Haushalt/Controlling zuordnen.

Die Definition in der Fächerverwaltung sichert eine einheitliche Schreibweise.

Wenn Sie z. B. anschließend in den Bereich Fächer wechseln und ein Fach bearbeiten, können Sie dem aufgerufenen Fach die definierten Werte in den Feldern Instrument, Unterrichtsart, Fachbereich und Fachgruppe zuordnen.

Der Vorteil dieser Wertzuordnung besteht darin, dass Sie darauf basierend statistische Auswertungen erstellen können. Klicken Sie dafür auf Druckwahl und wählen Sie in dem sich öffnenden Fenster aus dem Bereich Statistiken eine der zur Verfügung stehenden Auswertungen aus. In diese Auswertungen fließen nur die Fächer ein, die Sie zuvor aufgerufen haben. Den betrachteten Zeitraum können Sie in den Feldern des Zeitraums eingrenzen.

Tarife bis Ausfallperioden

Hier finden Sie sämtliche oben erwähnte Einstellungsmöglichkeiten für Tarife, Fachzuordnungen, Rabattgruppen, Rabattkategorien und Ausfallperioden.

Abrechnungsbogen

In den Grundeinstellungen von iMikel können Sie unter Mandanten das Rechnungsformular auf einen Abrechnungsbogen umstellen. An dieser Stelle können Sie einstellen, welche Kategorien in welcher Spalte auf dem Abrechnungsbogen dargestellt werden.

imikel_faecher_einstellungen_abrechnungsbogen

Letzte Änderung am 03.05.2024