Die Fächerverwaltung

Die Fächerverwaltung

Über die Fächerverwaltung werden alle Unterrichtsfächer und die dazugehörenden Tarife verwaltet. Mit Vergütungsstufen können dort die Entgelte für Honorarkräfte festgelegt werden. Zudem können Sie in der Fächerverwaltung die Länge der fachspezifischen Unterrichtseinheiten definieren, wie die minimale und maximale Anzahl an Teilnehmern.

Über die zeitraumbezogene Festlegung von Tarifen, Rabattgruppen und -kategorien können Sie bequem Änderungen der Gebührenordnung umsetzen. Die rückwirkende Berechnung von Unterrichtsgebühren mit den Bestimmungen der alten Gebührenordnung bleibt möglich.

Zudem können Sie in der Fächerverwaltung die Zuordnungen der einzelnen Unterrichtsfächer zur VdM-Statistik und zu weiteren Statistik- und Controlling-Möglichkeiten definieren.

Hinweis bezüglich Gendern: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter. Die verkürzte Sprachform hat nur redaktionelle Gründe und beinhaltet keine Wertung.

Hauptfunktionen der Fächerverwaltung

• In der Fächerverwaltung werden übersichtlich Details verwaltet, die als Basis für die Berechnung von Vergütungen und Deputaten sowie Teilnehmergebühren dienen. Dazu gehören u. a. Angaben zu den Teilnehmerzahlen, fachbezogenen Vergütungsstufen sowie Tarifen.

• Komfortable Verwaltung von Tarifen - In iMikel können Sie komfortabel beliebig viele Tarifeinstellungen eingeben und verwalten. Die Gültigkeit der Einstellungen kann dabei zeitlich eingegrenzt und mit beliebig vielen Rabattgruppen versehen werden.

• Fachspezifische Zuordnungen und Rabatte - Über eine intuitiv zu bedienende Oberfläche können Sie schnell Fächer den Tarifen zuordnen und die Reihenfolge von einfließenden Zu- und Abschlägen bestimmen. Ermäßigungen und Zuschläge werden dabei zu übersichtlichen Gruppen zusammengefasst, die Sie beliebig benennen können.
  Die automatische Gewährung von Rabatten können Sie optional an Bedingungen knüpfen, wie z. B. eine Mindestanzahl Teilnehmer pro Kontoinhaber.

• Durch die enge strukturelle Verknüpfung der Module in iMikel können Sie in der Fächerverwaltung eine Auswahl an Lehrern zusammenstellen, die in der Unterrichtsverwaltung bei der Eingabe von Fächern zur Verfügung steht.

• Zuordnung von Räumlichkeiten zu Fächern - Wie bei der Lehrerzuordnung können Sie in der Fächerverwaltung jedem Fach eine Auswahl aller relevanten Räume zusammenstellen, die Ihnen die Verwaltung von Kursen und Veranstaltungen in der Unterrichtsverwaltung erleichtert.

• Die Definition von Ausfallperioden ermöglicht die Berechnung von Rückerstattungen nach Unterrichtsausfällen innerhalb bestimmter Zeitspannen.

Der Aufbau der Fächerverwaltung

In der Fächerverwaltung werden alle Unterrichtsfächer eingetragen. Jedem Unterrichtsfach wird ein Tarif zugeordnet. Jeder Tarif enthält wiederum eine Gebühr. Zudem können Sie einem Tarif eine oder mehrere Rabattgruppen zuordnen.

Jeder Rabattgruppe können Sie einen oder mehrere Rabatte zuordnen. Als Rabatt werden Ermäßigungen, wie z. B. Geschwister- oder Mehrfächerermäßigungen, aber auch Zuschläge wie z. B. Erwachsenenzuschläge oder Auswärtigenzuschläge bezeichnet. Die einzelnen Bereiche der Fächerverwaltung werden im Folgenden beschrieben.

Fächer verwalten

In der Fächerverwaltung können Sie Ihre Unterrichtsfächer eingeben und jedem Fach einen Tarif zuordnen.

Jedem Tarif können beliebig viele Rabattgruppen zugeordnet werden. Jede Rabattgruppe besteht aus einer oder mehreren Rabattkategorien. Dazu zählen Ermäßigungen und Zuschläge. In dieser Reihenfolge wird Ihnen in diesem Kapitel die Verwaltung von Fächern in iMikel erläutert.

Neue Fächer anlegen

Sie können beliebig viele Unterrichtsfächer definieren. Klicken Sie in der Fächerverwaltung auf den Reiter Fächer. Klicken Sie auf das Plus in der Kopfleiste, um ein neues Fach anzulegen.

Geben Sie in das Feld Fach eine eindeutige Bezeichnung ein, über die Sie später nicht nur das Instrument, sondern auch den damit verbundenen Tarif identifizieren können (z. B. Klavier Einzel 45 Min oder Gitarre Partner 60 Min).

Klicken Sie anschließend auf den Pfeil im Feld Tarif, um dem Fach einen Tarif zuzuordnen. Anhand des Tarifs werden anschließend weitere Felder automatisch gefüllt. Sie können diese Felder ändern, falls die automatisch eingetragenen Informationen nicht korrekt sind.

Wenn Sie zunächst den gewünschten Tarif bei dem neuen Fach auswählen, wird dieser mit vorangestelltem Leerzeichen in das Feld Fach geschrieben. Sie können dann in das Feld klicken, um den Tarif um das zugehörige Instrument zu ergänzen.

Optional können Sie noch folgende Angaben machen: Wählen Sie ggf. ein Prüfungsfach aus und geben Sie eine Kurzform sowie ein Kürzel für den Kalender ein.

Im Feld Instrument wählen Sie aus dem Einblendmenü das entsprechende Instrument aus. Wenn das gewünschte Instrument nicht im Einblendmenü aufgelistet ist, können Sie es über die Einstellungen der Fächerverwaltung hinzufügen.

Geben Sie die minimale und die maximale Teilnehmeranzahl an.

Definieren Sie die Unterrichtsdauer in Minuten und geben Sie mögliche Zusatzminuten an. Die Werte, die Sie dort eintragen, werden automatisch als Vorgabe für zukünftige Veranstaltungen über den Anmeldeassistenten übernommen.

Optional können Sie im Feld Abzug im Ferienüberhang/Jahr die Anzahl Unterrichtsstunden angeben, welche die Lehrkräfte in diesem Fach zum Ausgleich des Ferienüberhangs zu arbeiten haben.

Über die Felder Faktor und Faktor Zusatz können Sie jeweils Faktoren definieren, mit denen der Unterricht der Lehrkraft in der Honorarabrechnung bzw. in den Deputaten angerechnet wird. Der Faktor ist dabei der Multiplikator für die Unterrichtsdauer oder für ihren Wert im Feld Dauer Zusatz.

Außerdem kann eine limitierte Anzahl an Unterrichtsterminen und eine Anzahl an Monaten festgelegt werden. Somit ist es z. B. möglich, das Fach Klavier 10er-Karte anzulegen und dort ein Limit von zehn Terminen und einen Zeitraum von vier Monaten festzulegen.

Automatisch wird bei der Anmeldung einer neuen Unterrichtsbelegung inkl. neuer Veranstaltung das Eintrittsdatum plus vier Monate als Austritt festgelegt und maximal zehn Unterrichtstermine angelegt. Auch nach Änderung des Turnus werden die neuberechneten Termine auf maximal zehn limitiert.

Über die Anzahl der Monate legen Sie neben dem automatischen Austrittsdatum zusätzlich auch fest, wie lange eine Lehrkraft diese 10er-Karte mit welcher pauschalen Dauer im Deputat angerechnet bekommen soll.

Bitte beachten Sie hierbei, dass das Verhältnis der Terminanzahl zur Anzahl Monate auch realistisch ist. Es ist z. B. nicht sinnvoll, eine Anzahl von zehn Terminen mit nur einem Monat festzulegen, wenn der Unterricht voraussichtlich wöchentlich stattfinden soll.

Es kann zudem der gewünschte Turnus (z. B. -14) voreingestellt werden. Er muss dann nicht bei jeder Neuanmeldung manuell vorgegeben werden.

Über die Funktion Kassenzeichen bei Neueingabe immer neu vergeben legen Sie fest, dass bei jedem Anmeldevorgang zu diesem Unterrichtsfach jeweils ein neues Kassenzeichen vergeben wird. Dies bedeutet, dass grundsätzlich jeder Zahlungspflichtige, auch wenn er bereits ein Kassenzeichen hat, immer wieder ein neues bzw. ein weiteres Kassenzeichen bekommt, wenn Sie einen seiner Teilnehmer zu diesem Fach anmelden.

Bei Bedarf können Sie in der Ankreuzbox Hauptfach das neue Fach zum Hauptfach erklären. Bitte beachten Sie dabei, dass sich diese Markierung des Faches als Hauptfach auf die Darstellung in Listen und Auswertungen bezieht. Die tarifseitige Bezeichnung als Hauptfach wird bei den Tarifen vorgenommen.

Wenn Sie möchten, dass der aufgerufene Kurs ohne Teilnehmer auf den Anwesenheitslisten (AWL) gedruckt wird, wählen Sie die gleichnamige Option.

Über die Ankreuzbox In Anwesenheitsliste auf separatem Blatt drucken legen Sie fest, dass die Teilnehmer dieses Unterrichtsfaches separat auf eine Anwesenheitsliste gedruckt werden.

Wenn das bearbeitete Fach grundsätzlich zum Gruppenunterricht zu zählen ist, klicken Sie in die Ankreuzbox Im Deputat bei Anteil Gruppenunterricht anrechnen.

Setzen Sie ein Häkchen bei Aus Einteilungsvorschlägen ausschließen damit Belegungen mit diesem Fach nicht in der Auslastungsübersicht als Vorschläge zur Einteilung angezeigt werden.

Arbeiten Sie mit Bonuspunkten, können Sie für dieses Fach eine Formel zur Berechnung dieser eintragen. Dabei kann sowohl ein einfacher Wert (wie z. B. 100) als auch eine Formel (wie 10 * Monate) hinterlegt werden. Der Wert 100 würde bedeuten, dass dem Teilnehmer einmalig für dieses Unterrichtsfach/eine Veranstaltung 100 Bonuspunkte gutgeschrieben werden. Der Wert 10 * Monate berechnet für die Anzahl der Monate, welche der Teilnehmer dieses Fach belegt, jeweils zehn Bonuspunkte.

Optional können Sie diesem Fach ein Stellen-Pool zuordnen.

Bereich „Kontierung“

Im Bereich Kontierung können Sie Angaben machen, die für die statistische Auswertung und Verwaltung der Veranstaltungen wichtig sind.

Wenn Sie z. B. mit verschiedenen Mandanten verwalten, können Sie im Feld Mandant einen Mandanten auswählen, dem das aktuell aufgerufene Fach zugeordnet wird.

Wählen Sie bei Bedarf aus den jeweiligen Einblendmenüs die Kostenstelle, Teilleistung oder Einnahmeart aus. Die Einträge in den jeweiligen Einblendmenüs werden nicht in der Fächerverwaltung definiert, sondern in der Buchhaltung.

Sie können für jedes Fach aus den jeweiligen Einblendmenüs einen Fachbereich, eine Fachgruppe oder eine Unterrichtsart zuordnen. Mit diesen Einträgen können Sie statistische Auswertungen erstellen. Die Einträge in den jeweiligen Einblendmenüs werden in den Einstellungen der Fächerverwaltung definiert.

Darstellung auf Rechnung

Dort stehen zwei Optionen zur Verfügung:

• Die Option Veranstaltung Bezeichnung statt Fach zeigt auf einer Rechnung statt dem Unterrichtsfach die Bezeichnung der Veranstaltung an (wenn in einer Veranstaltung keine Bezeichnung angegeben ist, wird weiterhin die Fachbezeichnung verwendet).

• Über die Option Kurs Nr. kann die Anzeige der Kursnummer auf Rechnungen definiert werden.

Beide Funktionen sind beliebig kombinierbar. Durch die Definition im Unterrichtsfach können Sie je Fach individuelle Rechnungsdarstellungen festlegen und somit z. B. exklusiv bei Ensembles die Bezeichnung der Band statt Rockband Ensemble 60 Min inkl. oder exkl. Kursnummer auf einer Rechnung anzeigen lassen.

Automatische Einzelbuchungen

In diesem Bereich können Sie festlegen, dass bei der Eingabe eines neuen Schülers automatisch eine Buchung erstellt wird. Damit können Sie z. B. realisieren, dass automatisch eine Bearbeitungsgebühr berechnet wird. Geben Sie den Wert der Buchung in EUR an.

Die Schaltfläche Bestand ausschließen ist dann interessant, wenn eine Anmeldegebühr bei einem Fach nachträglich hinzugefügt wird uns Sie möchten, dass die in der Vergangenheit bereits hierzu angemeldeten Belegungen ebenfalls von einer künftigen Anmeldegebühr ausgeschlossen werden sollen.

VdM-Statistik-Zuordnung

Über dieses Feld legen Sie fest, wie die Unterrichtsbelegungen in der VdM-Statistik einfließen. Da die Bezeichnungen Ihrer Unterrichtsfächer von den vorgegebenen Bezeichnungen des VdM-Berichtes abweichen können, ist es notwendig, dass die Zuordnungen zu Instrumenten manuell eingetragen werden.

Wenn die Zuordnung im Feld Instrument im Bereich VdM-Statistik -Zuordnung nicht richtig eingegeben wurde oder fehlt, würde dies dazu führen, dass die Schüler, die dieses Fach belegen, in dem VdM-Bericht nicht richtig gezählt werden können.

In dem Fall wird das Fach mit einem Rettungsring markiert. Sobald Sie in diesem Feld eine Zuordnung eingetragen haben, die es im VdM-Bericht gibt, und den VdM-Bericht erneut erzeugen, wird der Rettungsring nicht mehr angezeigt. Somit können die Belegungen dieses Faches korrekt in dem VdM-Bericht eingetragen werden.

iMikel bietet Ihnen die Möglichkeit, vor Erstellung des VdM-Berichtes alle Fächer aufzulisten, in denen kein Instrument eingetragen wurde. Klicken Sie zu diesem Zweck im Menü Filter auf die Funktion Datensätze mit Rettungsring suchen. Es werden dann alle Fächer gesucht, in denen kein Instrument angegeben wurde und die deshalb nicht in der VdM-Statistik erscheinen würden. Sie können anschließend die fehlenden Einträge bearbeiten.

Abmeldefrist

Geben Sie bei fixen Kündigungsfristen die Anzahl Monate vor Inkrafttreten der Abmeldung ein (Feld Monate vor Ende der folgenden Monate). Wenn sich die Teilnehmer z. B. im Juni, September und Dezember abmelden können, klicken Sie die Ankreuzbox 06, 09 und 12 an.

Die Kündigungsdaten haben Auswirkung auf die automatisch errechneten Zeitpunkte, wenn in der Unterrichtsverwaltung eine oder mehrere Teilnehmer vom Unterricht abgemeldet werden.

Hinweis

Weitere Informationen können Sie im Feld Hinweis dokumentieren.

Eigene Felder

An dieser Stelle können Sie eigene Felder definieren.

Fächer bearbeiten

Falls Sie ein Fach nachträglich bearbeiten möchten, können Sie dies über die Fächerverwaltung vornehmen. Rufen Sie dazu das zu bearbeitende Fach auf. Nehmen Sie Ihre Änderungen vor, indem Sie in die entsprechenden Felder hineinklicken und die Werte ändern.

Wenn Sie die Fachvorgaben ändern, hat dies keine Auswirkungen auf bereits bestehende Unterrichtsbelegungen, sondern wirkt sich nur auf zukünftig eingegebenen Unterricht aus.

Tarife und Rabatte verwalten

In diesem Kapitel lernen Sie, wie einfach Sie Tarife und Rabatte verwalten können.

Tarife definieren

Jedem Fach ist ein Tarif zuzuordnen, da in dem Tarif die zu zahlende Unterrichtsgebühr sowie die erlaubten Rabatte festgelegt sind. Wenn es einen Tarif noch nicht gibt, können Sie ihn in der Fächerverwaltung einrichten.

Tarife eingeben

Unterrichtsgebühren/-entgelte werden in der Fächerverwaltung im Bereich Tarife verwaltet (Fächerverwaltung > Tarife). Das Fenster zum Verwalten der Tarife wird in einem separaten Fenster geöffnet. Sie können beliebig viele Tarife eingeben und diese jeweils mit einer individuellen Bezeichnung versehen.

Klicken Sie auf das Plus im Bereich Tarife, um einen neuen Tarif anzulegen.

Es wird eine neue Zeile eingefügt.

Geben Sie in dem Feld, in dem sich der Cursor befindet, einen Namen für den Tarif ein, z. B. Einzel 30 Min. Bestätigen Sie mit der Enter-Taste Ihrer Tastatur.

Im Feld Sortierung auf Rechnungen kann die Darstellungsreihenfolge der Belegungen/Tarife eines Teilnehmers auf Rechnungen definiert werden (z. B. Einzel- und Gruppenunterricht an Position 1 und Ensembles, Musiktheorie etc. auf Position 2).

Die Felder zur Gebühr, zu den Rabattgruppen und zur Tarifeinstellung sind zunächst leer. Geben Sie die Gebühr an, den Zahlungsturnus und bei Bedarf die Häufigkeit der Zahlungen (Feld Anzahl).

Wenn ab einem bestimmten Alter eine höhere Gebühr anfällt, können Sie entsprechende Angaben in den Feldern Gebühr und ab Alter in der Spalte Erwachsene tätigen. Somit können Sie definieren, ab wann eine Person mehr zu bezahlen hat.

Über die Zahnrad-Taste kann eine individuelle Formel je Gebühr hinterlegt werden, in welcher verschiedene Parameter als Berechnungsgrundlage direkten Einfluss auf die Grundgebühr nehmen können. Diese Formel wirkt sich vor der Berechnung von Rabatten und Zuschlägen aus.

Somit kann z. B. festgelegt werden, dass ein Unterricht für die ersten zwei Monate eine geringere Gebühr erhält oder z. B. der Unterricht in einem bestimmten Instrument für eine bestimmte Zeit günstiger ist. Alle Vorgaben können dabei unter Berücksichtigung des Abrechnungsmonates, Wohnortes, Instrumentes, Fachbereiches u. v. m. berechnet werden.

Wurde zu einer Gebühr eine Formel hinterlegt, wird das Zahnrad anschließend farbig dargestellt.

Die Gültigkeit der Gebühr grenzen Sie über Angaben in den Feldern Gültig ab und bis ein. Wenn Sie das Feld bis leer lassen, sind die Angaben dauerhaft gültig.

Wenn Sie die Option Keine Nullrechnungen wählen, geben Sie an, dass nur die Belegungen auf der Rechnung erscheinen, die nicht kostenfrei sind.

Falls Sie möchten, dass für Fächer mit diesem Tarif Rabatte und Zuschläge erlaubt sind, ordnen Sie dem Tarif die entsprechenden Rabattgruppen zu. Klicken Sie dazu auf das Plus in dem Bereich Rabattgruppen.

Es wird eine neue Zeile eingefügt.

Wählen Sie aus dem Einblendmenü des Feldes Rabattgruppen eine Rabattgruppe aus.

Die Gültigkeit der Rabattgruppe grenzen Sie mit Angaben in den Feldern Gültig ab und bis ein. Wenn Sie das Feld bis leer lassen, sind die Angaben dauerhaft gültig.

Wenn Sie dem Tarif weitere Rabattgruppen zuordnen möchten, klicken Sie erneut auf das Plus.

Definieren Sie anschließend die Tarifeinstellungen: Grenzen Sie zunächst in den Feldern Gültig ab und bis den Zeitraum der Gültigkeit ein. Wenn Sie das Feld bis leer lassen, sind die Angaben dauerhaft gültig.

Wählen Sie eine oder mehrere der nachfolgenden Optionen.

Gebührenfrei bei zusätzl. Hauptfach

In diesem Fall werden die Gebühren für die Fachbelegung auf null gesetzt, wenn zusätzlich ein Hauptfach belegt wird. Wenn Sie z. B. bei Ergänzungsfächern diese Einstellung wählen, sind diese kostenlos, wenn ein weiteres Hauptfach belegt wird.

Die Gültigkeit dieser Option können Sie über die Angabe einer Altersgrenze einschränken. Als Hauptfächer gelten zusätzlich besuchte Belegungen, bei deren Tarif die Option Tarif bewirkt Mehrfächererm. aktiviert ist.

Tarif bewirkt Mehrfächererm.

Diese Option bewirkt bei der Belegung weiterer Fächer desselben Teilnehmers eine Mehrfächerermäßigung. Die Gültigkeit dieser Option können Sie über die Angabe einer Altersgrenze einschränken. Fächer mit einem Tarif, bei welchem diese Option aktiv ist, werden als Hauptfächer berücksichtigt.

Tarif bewirkt Geschwisterermäßigung

Diese Option bewirkt bei weiteren Fächern desselben Kontoinhabers eine Geschwisterermäßigung, wenn Geschwister des Teilnehmers ebenfalls ein oder mehrere Fächer an der Musikschule besuchen. Die Gültigkeit dieser Option können Sie über die Angabe einer Altersgrenze einschränken.

Einmalige Berechnung je Veranstaltung

Bei Auswahl dieser Option wird die Gebühr einmalig pro Veranstaltung berechnet. Die Gebühr wird dabei einmalig dem ersten Teilnehmer berechnet.

Einmalige Berechnung je Teilnehmer

Bei Auswahl dieser Option wird die Gebühr einmalig berechnet pro Teilnehmer.

Einmalige Berechnung je Konto

Die Gebühr wird pro Konto einmal berechnet, unabhängig von der Anzahl weiterer Belegungen mit dem Tarif, die über dieses Konto laufen.

Mtl. Mindestgebühr je Teilnehmer

In diesem Feld können Sie einen Betrag eingeben, den der Teilnehmer mindestens pro Monat zu entrichten hat. Etwaige gültige Rabatte werden dann die zu entrichtende Gebühr/das zu entrichtende Entgelt nicht unter diesen Mindestbetrag reduzieren.

Mtl. Mindestgebühr je Belegung

In diesem Feld können Sie einen Betrag eingeben, der mindestens für die Belegung zu zahlen ist.

Sortiervorsatz

An dieser Stelle ist es möglich, einen übergeordneten Sortiervorsatz für die Tarife zu definieren. Dieser Sortiervorsatz steht von der Priorität höher als die Sortierungseinstellungen aus der Rabattgruppe.

Quotient

Im Feld Quotient wird der zu erstattende Anteil der Gesamtgebühr angegeben. Wenn Sie für jeden ausgefallenen Termin (der aufgrund Ihrer Vorgaben erstattet werden darf) ein Viertel der Monatsgebühr rückerstatten möchten, beträgt der Quotient 0,25.

Rabatt-Anrechnungsminuten

An dieser Stelle können Sie für einen Tarif die Rabatt-Anrechnungsminuten definieren. Der eingetragene Wert kann dann in den Rabattgruppen über die Bedingungen Teilnehmer: Summe (RabattAnrechnungsminuten) und Belegung: RabattAnrechnungsminuten abgefragt werden.

MwSt. ab Alter

In den Tarifeinstellungen der Fächerverwaltung können je Tarif individuelle Mehrwertsteuersätze zugewiesen werden. Es ist möglich, diese Vorgaben zusätzlich mit Altersgrenzen zu versehen. Hierdurch können Tarife bis zu einem bestimmten Alter oder ab einem bestimmten Alter mit einer Mehrwertsteuer versehen werden.

Somit kann iMikel auch in gemischten Gruppen bei Bedarf für einzelne Teilnehmer automatisiert eine Mehrwertsteuer berechnen.

Fälligkeiten

Sie können bei jedem Tarif eine eigene, individuelle Zahlweise hinterlegen. So können Sie z. B. veranlassen, dass besonders günstige Unterrichtsfächer (z. B. Ensembles) nur halbjährlich fällig werden, unabhängig von der Standard-Zahlweise des Kontos.

Um alternative Zahlweisen auswählen zu können, sind diese zuvor in den Einstellungen des Startfensters unter Zahlweisen zu hinterlegen.

Wenn Sie keine individuelle Zahlweise auswählen, wird die Zahlweise verwendet, welche im Konto hinterlegt ist. Wenn dort keine hinterlegt ist, wird die Standard-Zahlweise verwendet.

Tarifgruppierung

Wenn Sie Ermäßigungen oder Zuschläge bei bestimmten Fächerkombinationen gewähren möchten, sind die zugehörigen Tarife gleichermaßen zu kennzeichnen. Geben Sie im Feld Tarifgruppierung eine Kennzeichnung ein. Diese Kennzeichnung wird bei der Definition der Rabattgruppen benötigt.

Mwst.-Satz

Falls es bei Ihnen einen Unterricht gibt, bei dem die Gebühr mehrwertsteuerpflichtig ist, können Sie an dieser Stelle dem Tarif einen Mehrwertsteuer-Satz zuordnen. Die zur Verfügung stehenden Sätze sind vorab in der Buchhaltung in den Einstellungen > Mwst.-Sätze zu hinterlegen.

Tarife bearbeiten

Wenn Sie Änderungen (z. B. wegen einer Gebührenerhöhung) an einem bestehenden Tarif vornehmen möchten, gehen Sie wie folgt vor:

Klicken Sie in der Fächerverwaltung auf den Reiter Tarife. Es öffnet sich ein separates Fenster, in welchem alle Ihre Tarife aufgelistet sind. Suchen Sie sich den zu bearbeitenden Tarif heraus und aktivieren Sie über den Pfeil dessen Vorgaben.

Auf der rechten Seite wird Ihnen die aktuelle Vorgabe zur Gebühr, die zugeordneten Rabattgruppen sowie die Tarifeinstellungen angezeigt. Um eine dieser Vorgaben/Einstellungen zu ändern, ist es notwendig, die aktuelle Vorgabe/Einstellung zunächst zeitlich zu beenden.

Geben Sie dafür in das Feld Gültig bis ein Datum ein, um die Gültigkeit zu beenden. Klicken Sie anschließend auf das jeweilige Plus, um eine neue Vorgabe/Einstellung zu erstellen. Das Feld Gültig ab wird automatisch gefüllt (Gültig bis + ein Tag).

Passen Sie anschließend Ihre neue Vorgabe/Einstellung an. Damit die Änderungen wirksam werden, sind die entsprechenden Konten zur Neuberechnung zu markieren (Warndreieck).

Wenn Sie kein Gültig bis-Datum eintragen, wirken sich die getätigten Änderungen rückwirkend aus!

Tarife können nur gelöscht werden, wenn diesen keine Fächer zugeteilt sind. Als optische Hilfe wird das Löschsymbol nur bei den Tarifen angezeigt, die keine Fachzuordnungen enthalten.

Die Fachzuordnung eines Tarifs ändern

Benötigen Sie einen anderen Tarif für ein Fach, so können Sie diesen auch nach Anlage des Faches neu einrichten und dann Ihrem neuen Fach zuordnen. Haben Sie sich hingegen bei der Zuordnung eines Tarifs zu einem Fach vertan, so ist die Verknüpfung Fach <> Tarif zu korrigieren.

Gehen Sie dazu in die Fächerverwaltung, dort dann auf die Tarife und zu den Fachzuordnungen. Klicken Sie auf der linken Seite auf den Tarif, dem das Fach bisher zugeordnet war. Der Tarif wird farbig hervorgehoben. In der Spalte ganz rechts (zugeteilt) werden alle Fächer aufgeführt, die diesem Tarif aktuell zugeordnet sind.

Klicken Sie im rechten Bereich auf den Namen des Faches, welches nicht mehr dem ausgewählten Tarif zuzuordnen ist. Sie sehen, dass das Fach vom rechten Bereich (zugeteilt) in den mittleren Bereich (nicht zugeteilt) verschoben wird.

Wählen Sie nun im linken Bereich den Tarif aus, dem das Fach zuzuordnen ist. In der Mitte wird Ihnen in der Spalte nicht zugeteilt das aktuelle Fach angezeigt. Klicken Sie dieses erneut an, wird es dem korrekten Tarif zugeordnet und anschließend im rechten Bereich bei zugeteilt angezeigt.

Wenn Sie sich abschließend das soeben bearbeitete Fach über den Karteireiter Fächer/Kurse ansehen, stellen Sie fest, dass der Tarif erfolgreich getauscht wurde.

Dies hat zur Folge, dass eventuell bereits berechnete Gebühren auch rückwirkend storniert und mit dem neu zugeordneten Tarif erneut berechnet werden!

Rabattgruppen und -kategorien verwalten

Wie einfach Sie Rabattgruppen und -kategorien verwalten, lernen Sie in diesem Kapitel.

Grundsätzliches

Ermäßigungen und Zuschläge können Sie in den folgenden Bereichen eingeben.

In der Kontoverwaltung: Ermäßigungen und Zuschläge, die Sie in der Kontoverwaltung eingeben, werden für alle Unterrichtsfächer und Schüler des Kontos berechnet und hebeln so die Eingaben in der Fächerverwaltung aus.

In der Adressverwaltung: Ermäßigungen und Zuschläge, die Sie in der Adressverwaltung eingeben, werden für den gesamten Adressinhaber und seine Fächer berechnet und hebeln so die Eingaben in der Kontoverwaltung oder der Fächerverwaltung aus.

In der Unterrichtsverwaltung: Ermäßigungen und Zuschläge, die Sie in der Unterrichtsverwaltung eingeben, werden nur für diese eine Belegung berechnet und hebeln so die Eingaben in der Adressverwaltung oder der Kontoverwaltung oder der Fächerverwaltung aus.

Beispiel: Die Gültigkeit von Rabatten mit ansteigender Priorität am Beispiel der Sozialermäßigung.

Rabattkategorien

In iMikel werden Ermäßigungen und Zuschläge als Rabattkategorien bezeichnet und diese zu Rabattgruppen zusammengefasst. Jedem Tarif können eine oder mehrere Rabattgruppen zugeordnet werden. Über den Reiter Rabatte Kategorien können Sie beliebig viele frei formulierte Kategorien einrichten.

Einen neuen Kategorienamen geben Sie ein, indem Sie auf das Plus in der Kopfleiste klicken.

Es wird eine neue leere Zeile eingefügt.

Geben Sie im Feld Kategorie eine Bezeichnung ein und in das Feld Kurzform eine Abkürzung.

Geben Sie bei Bedarf die Position in den Statistiken und Einzelauswertungen an. Auf diese Weise können Sie die Rabattkategorien gruppieren. Wenn Sie eine 0 in das Feld Position eintragen, erscheint die Kategorie nicht in der Statistik.

Im Feld Ergebnis runden können Sie die Stelle nach dem Komma definieren, bis zu der die entsprechenden Beträge zu runden sind. Die positiven Werte 1 und 2 bewirken eine Aufrundung der Beträge in der ersten bzw. zweiten Nachkommastelle, negative Werte ("-1", -2) eine Abrundung.

Wenn Sie den Haken bei In Rabattdialogen anzeigen entfernen, wird Ihnen dieser Rabatt/Zuschlag in den Rabattauswahllisten nicht mehr angezeigt.

Bei der Eingabe eines Rabattes merkt sich iMikel das zuletzt verwendete Ausgleichskonto und trägt dieses bei neuen Rabatten automatisch ein. Dadurch ersparen Sie sich z. B. bei der Eingabe eines Bildungsgutscheines die permanente Zuordnung des Ausgleichskontos.

Sollte diese Automatik für einige Rabattkategorien nicht gewünscht sein, so kann diese über die Option Ausgleichskonto manuell definieren für bestimmte Rabattformen deaktiviert werden.

Bei der Eingabe eines Rabattes wird im Feld Wert immer eine Übersicht der bisher je Kategorie verwendeten Werte angezeigt. Wählen Sie z. B. als Kategorie Sozialermäßigung aus, so wird beispielsweise - 25 %, - 40 %, - 50 % etc. zur Auswahl angezeigt, wenn diese Werte in der Vergangenheit als Sozialermäßigung verwendet wurden.

Werden heute allerdings nur noch - 25 % und - 40 % Sozialermäßigung angeboten, so kann diese Liste eher störend sein. Aus diesem Grund können in die Spalte Wertelisten je Kategorie die zur Auswahl gewünschten Werte vorgegeben und dadurch kann die bisher selbstlernende Liste deaktiviert werden.

Dabei können die Werte z. B. bei der Sozialermäßigung mit Return getrennt eingegeben werden. Beispiel:

• 25 %
• 40 %

Anschließend zeigen die Rabattdialoge bei der Sozialermäßigung nur noch diese Werte zur Auswahl an. Dabei gilt folgende Regel.

• Sind in der Fächerverwaltung in dem Feld Wertelisten in einer Kategorie bestimmte Werte vorgegeben, so werden nur noch diese zur Auswahl angezeigt.

• Sind in der Fächerverwaltung in dem Feld Wertelisten in einer Kategorie keine bestimmten Werte vorgegeben, so werden alle zuvor verwendeten Werte dieser Kategorie angezeigt.

Die Einstellungen in den Feldern Monatssumme und Einzelsumme im Bereich Anzeige auf Rechnungen in Spalte Nr. sind bei der Erzeugung von Rechnungen relevant. Im Bereich Positionen werden in jeder Rechnung Einzelsummen innerhalb des gewählten Zeitraumes aufgelistet.

Im Bereich Monatsansicht werden dagegen die monatlichen Summen aufgelistet.

Aufgrund der begrenzten Breite des Ausdrucks kann nicht jede Rabattkategorie in beiden Bereichen dargestellt werden. Stattdessen werden die Rabattkategorien in der Fächerverwaltung unter Oberbegriffen zusammengefasst, die Sie frei wählen können.

Wenn Sie z. B. die Kategorien Gemeindeermäßigung, Geschwisterermäßigung und Mehrfächerermäßigung im Feld Einzelsumme dem Oberbegriff Ermäßig. zuordnen, werden die entsprechenden Beträge zu den genannten Ermäßigungen in der Rechnung unter dem Wert Ermäßig. addiert.

Die Reihenfolge der Spalten in beiden Bereichen von links nach rechts geben Sie über Zahlen an: Im Bereich Positionen haben Sie fünf Spalten, im Bereich Beträge acht Spalten zur Verfügung.

Wenn Sie die Spalte Nr. 1 mit dem Begriff Gebühr belegt haben, wird in allen gleichnummerierten Zeilen im Feld Monatssumme bzw. Einzelsumme derselbe Begriff automatisch eingefügt. Entsprechend können Sie einer Nummer nicht zwei Bezeichnungen zuweisen.

Zusätzlich können Sie bei Bedarf die Gebühren, Ermäßigungen und Zuschläge jeweils spezifischen Kostenstellen, Teilleistungen oder Einnahmearten zuordnen.

Damit Ihre Einstellungen in den Rechnungen aufgenommen werden, klicken Sie auf Zuordnungen speichern.

Rabattgruppen

Über die Registerkarte Rabattgruppen können Sie eine oder mehrere Rabattkategorien (Ermäßigungen bzw. Zuschläge) zu Rabattgruppen zusammenfassen. Dabei finden Sie im Einblendmenü im Feld Ermäßigungen/Zuschläge die definierten Rabattkategorien wieder.

Jeder Rabattgruppe können Sie beliebig viele Ermäßigungen/Zuschläge zuordnen.

Eine neue Rabattgruppe erstellen Sie wie folgt.

Klicken Sie in dem Bereich Rabattgruppen auf das Plus.

Es wird eine neue Zeile eingefügt.

Geben Sie der neuen Rabattgruppe eine Bezeichnung und betätigen Sie die Enter-Taste Ihrer Tastatur. Die neue Zeile wird farbig markiert und in der Liste der Rabattgruppen alphabetisch eingeordnet.

Klicken Sie anschließend im rechten Bereich auf das Plus. Es wird eine neue Zeile eingefügt.

Wählen Sie aus dem Einblendmenü im Feld Ermäßigungen/Zuschlag die gewünschte Rabattkategorie aus.

Fügen Sie so viele Ermäßigungen/Zuschläge hinzu, wie Sie in der Rabattgruppe benötigen.

Über die Prioritäten können Sie bestimmen, an welcher Stelle die neue Rabattgruppe in die Berechnung der Zuschläge bzw. Ermäßigungen eingehen soll.

Erläuterung Prioritäten

Angenommen, Sie geben auf eine Kursgebühr von 100 Euro eine Geschwisterermäßigung von 50 Prozent und eine Sozialermäßigung von 20 Prozent, dann ist die Reihenfolge, mit der die Ermäßigungen in die Berechnung einfließen, essentiell für die Höhe der Endsumme.

Am folgenden Beispiel sehen Sie, wie über die Prioritäten die Berechnung des Endbetrags beeinflusst wird.

In den Einstellungen eines Tarifes kann eine Mindestgebühr je Teilnehmer oder Belegung vorgegeben werden. Somit ist es z. B. möglich, in einem Tarif festzulegen, dass auch bei mehreren Rabatten immer eine Mindestgebühr von zehn Euro zu zahlen ist.

Sollten Sie abweichend von dieser Regel jedoch trotzdem einen Rabatt gewähren wollen, der eine Gebühr vollständig oder zumindest unter die vorgegebene Grenze von zehn Euro reduzieren soll (z. B. SVA-Rabatt 100 Prozent), können Sie in den Rabattgruppen bei dieser Kategorie die Option Mindestgebühr ignorieren aktivieren.

Bei einigen Rabattgruppen ist es notwendig, festzulegen, ob sie einmalig pro Konto berechnet werden, einmalig pro Veranstaltung/Gruppe oder einmalig pro Teilnehmer. Für jede Kategorie innerhalb der Rabattgruppe können Sie dies individuell einstellen.

Geben Sie das Datum ein, ab dem die Rabattgruppe gültig ist. Wenn Sie das Feld bis leer lassen, hat die Rabattgruppe unbegrenzt Gültigkeit.

Um der Ermäßigung eine Stufe zuzuordnen, klicken Sie neben der eben eingegebenen Ermäßigung auf den orangefarbenen Pfeil und klicken dann im Bereich Stufen auf das Plus.

Es wird eine neue Zeile eingefügt.

Geben Sie im Feld Stufen einen Wert ein. Ermäßigungen haben einen negativen Wert, Zuschläge einen positiven. Sie können die Stufen in Euro (z. B. - 20) eingeben oder als Prozent (z. B. - 20 %).

In den Feldern Gültig ab und bis geben Sie den Zeitraum ein, von wann bis wann die Stufe gültig ist. Wenn das Feld bis leer bleibt, ist die Stufe dauerhaft gültig.

Die Ansicht der Stufen lässt sich über das Vergrößerungssymbol (links neben dem Plus) erweitern. Dies ist dann hilfreich, wenn bereits viele Stufen eingetragen sind und es zu unübersichtlich wird. Hierbei gibt es zudem die Möglichkeit, einzelne Stufen über das entsprechende Symbol zu duplizieren.

Die Stufen sind nur dann wirksam, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Um diese zu definieren, klicken Sie neben der Stufe auf den Pfeil und dann im Bereich Bedingungen auf das Plus. Es wird eine neue Zeile eingefügt, in der Sie die Bedingung definieren können.

Im Folgenden wird als Beispiel das Einrichten der Bedingungen für eine Geschwisterermäßigung erklärt:

Wählen Sie aus dem Einblendmenü des Feldes Bedingungen den Eintrag Konto: Anzahl GS-Erm. Fächer (Konto: Anzahl Geschwister-Ermäßigungsbrechtigte Fächer).

Da die Geschwisterermäßigung mit minus 20 Prozent greifen soll, wenn ein Konto zwei Schüler mit geschwisterermäßigungsberechtigten Fächern hat, geben Sie als Operator das Zeichen = ein und als Wert 2.

Tragen Sie abschließend das Datum ein, ab dem die Bedingung gültig sein soll. Wenn das Feld bis leer bleibt, ist die Bedingung dauerhaft gültig.

Damit die neue Rabattgruppe Standard wirksam wird, ordnen Sie sie in der Registerkarte Tarife denjenigen Tarifen zu, bei denen die Geschwisterermäßigung zu berechnen ist. Klicken Sie dafür auf den Tarif und fügen anschließend über das Plus die neue Rabattgruppe hinzu.

Fügen Sie das Datum ein, ab dem die Rabattgruppe gültig ist. Wenn Sie das Feld bis leer lassen, ist die Zuordnung der Rabattgruppe Standard dauerhaft gültig.

Über den Pfeil neben einer Rabattkategorie können Sie diese Kategorie mit allen Einstellungen in eine andere Rabattgruppe verschieben.

Erläuterung der Bedingungen im Detail

Jeder Ermäßigung bzw. jedem Zuschlag können Sie Stufen zuordnen, die bei bestimmten Bedingungen in Kraft treten. Sie können zwischen folgenden Bedingungen wählen.

Abrechnungsmonat

Die Rabattstufe ist gebunden an einen bestimmten Monat. Verwenden Sie dafür die Zahlen eins bis zwölf, welche für die jeweiligen Monate stehen.

Abrechnungsmonat ist Austritt

Die Rabattstufe ist gebunden an den Monat, an welchem die Belegung ausgetreten ist (Feld Austritt).

Abrechnungsmonat ist Belegungsbeginn

Die Rabattstufe ist gebunden an den Monat, an welchem der Schüler bei der Musikschule mit dem Unterricht begonnen hat (Feld Beginn).

Abrechnungsmonat ist Eintritt

Die Rabattstufe ist gebunden an den Monat, an welchem die Belegung eingetreten ist (Feld Eintritt).

Abrechnungsmonat ist Eintrittsmonat

Diese Bedingung eignet sich für Gebühren, die beim Eintritt zu diesem Fach und jeweils ein Jahr später erneut in Abhängigkeit vom Eintrittsmonat berechnet werden sollen.

Abrechnungsmonat ist Min Eintritt

Die Rabattstufe ist gebunden an das Eintrittsdatum der ersten Belegung des Schülers.

Anzahl Monate seit Belegungsbeginn

Die Rabattstufe ist gebunden an die Anzahl der Monate, seit denen der Schüler in dieser Belegung aktiv ist.

Belegung: Gebühr Rabatt-Wert (Stufe 1…)

Mit dieser Bedingung können Sie einstellen, dass die Rabattstufe in Kraft tritt, wenn der Rabatt bei der Belegung mit der Kategorie Gebühr einem bestimmten Wert entspricht.

Belegung: Gewährte Rabatte KategorieID

Die Rabattstufe ist gebunden an eine bestimmte Rabattkategorie, die für diese Belegung bereits berechnet wurde. Verwenden Sie dafür die Kategorie-ID, welche Sie über den Maus-Tooltip aus den Einstellungen Rabatte Kategorien herausfinden können.

Belegung: RabattAnrechnungsminuten

Die Rabattstufe ist gebunden an den Wert des Feldes Rabatt-Anrechnungsminuten, welcher bei dem Tarif festgelegt ist. Darüber ist z. B. die Vorgabe möglich, dass ein Teilnehmer einen Rabatt nur für jene Unterrichtsfächer erhält, welche mit mehr als 45 Minuten angerechnet werden.

Belegung: Tarifgruppe

Die Rabattstufe ist gebunden an einen bestimmten Tarif, bei welchem eine Tarifgruppe hinterlegt ist. Dabei werden nur die Tarife geprüft, welche die Belegung in Anspruch nimmt.

Ist kundenfreundlichste Kategorie

iMikel erkennt bei dieser Bedingung vollautomatisch, ob eine Geschwister- oder Mehrfächerermäßigung die kundenfreundlichere Variante ist und bevorzugt bei gleichem Ergebnis die gewünschte Kategorie. Dies erfordert eine Vorsortierung von Geschwister- und Mehrfächerermäßigung. Diese Vorsortierung wird erreicht, indem beide Ermäßigungen mit negativen Prioritäten bereits vorab berechnet werden.

Konto: Anzahl GS-Erm. Fächer

Die Rabattstufe ist gebunden an eine bestimmte Anzahl an Fächern, deren Gebühren von einem Konto beglichen werden, die von Geschwistern belegt werden und bei denen eine Geschwisterermäßigung gewährt wird.

Konto: Anzahl MF-Erm. Fächer

Die Rabattstufe ist gebunden an eine bestimmte Anzahl an Fächern, die von einem Teilnehmer belegt werden und bei denen eine Mehrfächerermäßigung gewährt wird.

Konto: Anzahl Teilnehmer (alle)

Die Rabattstufe ist gebunden an die Anzahl der Teilnehmer, deren Unterrichtskosten von einem Konto beglichen werden. Dabei ist es unerheblich, ob die zu prüfenden Belegungen über ihren Tarif für eine Geschwisterermäßigung freigeschaltet wurden oder nicht.

Konto: Anzahl Teilnehmer (nur GS)

Die Rabattstufe ist gebunden an die Anzahl der Teilnehmer, deren Unterrichtskosten von einem Konto beglichen werden und die ein Fach belegen, welches Geschwisterermäßigung bewirkt. Dabei ist es erforderlich, dass die zu prüfenden Belegungen über ihren Tarif für eine Geschwisterermäßigung freigeschaltet wurden.

Nur solche Belegungen werden bei dieser Bedingung berücksichtigt.

Konto: Einzugsermächtigung

Wenn eine Einzugsermächtigung gewährt wurde, tritt die Rabattstufe in Kraft.

Konto: Gewährte Rabatte KategorieID

Die Rabattstufe ist gebunden an eine bestimmte Rabattkategorie, die für das Konto bereits berechnet wurde. Verwenden Sie dafür die Kategorie-ID, welche Sie aus den Einstellungen Rabatte Kategorien über einen Tooltip herausfinden können.

Konto: Lfd. GS-Erm. Fach n. Sortierung

Mit dieser Bedingung können Sie einstellen, dass die Rabattstufe dann in Kraft tritt, wenn die Rangnummer des Fachs mit Geschwisterermäßigung einen Wert unter- oder überschreitet.

Konto: Lfd. Teilnehmer nach Sortierung

Die Rabattstufe tritt dann in Kraft, wenn die Rangnummer des Teilnehmers pro Konto einen Wert unter- oder überschreitet.

Konto: Tarifgruppen

Die Rabattstufe ist gebunden an einen bestimmten Tarif, bei welchem eine Tarifgruppe hinterlegt ist. Hierbei werden nur die Tarife geprüft, welche über das Konto bezahlt werden.

Konto: Zahlweise

Die Rabattstufe tritt in Kraft, wenn eine bestimmte Zahlweise vorliegt.

Rabatt: Wert

Mit dieser Bedingung können Sie einstellen, dass die Rabattstufe in Kraft tritt, wenn der Rabatt einem bestimmten Wert entspricht.

Beispiel: Eine Sonderermäßigung (Ermäßigung Zuschlag) von minus 30 Prozent (Stufe) wird dann gewährt, wenn der Wert des Rabatts Stufe 1 heißt. In der Kontoverwaltung geben Sie bei den berechtigten Zahlungspflichtigen den Rabatt Sonderermäßigung mit dem Wert Stufe 1 ein.

Sozialermäßigung

Die Rabattstufe soll z. B. nur gewährt werden, wenn die Familie nicht bereits eine Sozialermäßigung bekommt: Sozialermäßigung = 0.

Sozialermäßigung Wert

Diese Bedingung verhält sich wie eben beschrieben, nur dass die Bedingung an einen Wert geknüpft ist (zum Beispiel Ja oder Stufe 1).

Teilnehmer: Alter

Die Rabattstufe ist an ein bestimmtes Alter gebunden, z. B. Jugendliche <= 17 Jahre, Erwachsene > 18 Jahre.

Teilnehmer: Alter (Schuljahresbeginn)

Die Rabattstufe ist an ein bestimmtes Alter zum Schuljahresbeginn gebunden, z. B. Jugendliche <= 17 Jahre, Erwachsene > 18 Jahre.

Dafür haben Sie bei den Ausfallperioden vorzugeben, wann das Schuljahr bei Ihnen beginnt.

Teilnehmer: Alter (Semesterbeginn)

Die Rabattstufe ist an ein bestimmtes Alter zum Semesterbeginn gebunden, z. B. Jugendliche <= 17 Jahre, Erwachsene > 18 Jahre. Beachten Sie: Dafür haben Sie bei den Ausfallperioden vorzugeben, wann das Schuljahr bei Ihnen beginnt.

Teilnehmer: Anzahl Belegungen

Die Rabattstufe tritt ab oder bis zu einer bestimmten Anzahl an Belegungen pro Teilnehmer in Kraft.

Teilnehmer: Anzahl Belegungen (alle Status)

Die Rabattstufe tritt ab oder bis zu einer bestimmten Anzahl an Belegungen pro Teilnehmer in Kraft. Hierbei werden alle Belegungen unabhängig vom Status berücksichtigt.

Teilnehmer: Anzahl Mehrfächer

Die Rabattstufe ist gebunden an eine bestimmte Anzahl an Fächern, die von einem Teilnehmer belegt werden und die eine Mehrfächerermäßigung bewirken.

Teilnehmer: Gewährte Rabatte KategorieID

Die Rabattstufe ist gebunden an bestimmte Rabatte (sowie Zuschläge), die bereits berechnet wurden. Die Kategorie-ID können Sie in der Fächerverwaltung unter Tarife > Rabatte Kategorien einsehen, indem Sie sich den Maus-Tooltip anzeigen lassen.

Teilnehmer: Gkz

Die Rabattstufe ist auf einen Personenkreis innerhalb einer Region mit derselben Gemeindekennziffer (Gkz) beschränkt.

Teilnehmer: Lfd. Fach nach Sortierung

Mit dieser Bedingung können Sie einstellen, dass die Rabattstufe dann in Kraft tritt, wenn die Rangnummer des Fachs pro Teilnehmer nach Sortierung der Belegungen einen Wert unter- oder überschreitet.

Beispiel: Ein Teilnehmer belegt die Fächer Saxophon EU 45 Min, Trompete EU 45 Min, Tanzen GU 45 Min. Wenn die Bedingung den Wert > 2 hat, werden alle Fächer nach Sortierung ab dem dritten Fach mit einem Rabatt belegt. In diesem Beispiel wäre das Tanzen EU 45 Min.

Teilnehmer: Ort

Die Rabattstufe ist auf einen Personenkreis innerhalb eines Wohnortes beschränkt.

Teilnehmer: PLZ

Die Rabattstufe ist auf einen Personenkreis beschränkt, deren Wohnort eine bestimmte Postleitzahl hat (zum Beispiel 26125) oder einem Postleitzahlenbereiches angehört (z. B. 26125…26200).

Teilnehmer: Summe (Anrechnungsminuten)

Die Rabattstufe ist gebunden an den Wert des Feldes Rabatt-Anrechnungsminuten, welcher bei dem Tarif festgelegt ist. Hierüber ist z. B. die Vorgabe möglich, dass ein Teilnehmer einen Rabatt erhält, wenn die Summe der Rabatt-Anrechnungminuten seiner belegten Fächer 90 Minuten überschreitet.

Teilnehmer: Tarifgruppen

Die Rabattstufe tritt in Kraft, wenn die Tarife der Fächer eines Teilnehmers einer bestimmten Tarifgruppe angehören. Die Tarifgruppe legen Sie über das Feld Tarifgruppierung bei dem jeweiligen Tarif fest.

Teilnehmer: Tarifgruppe (weitere)

Die Rabattstufe tritt in Kraft, wenn weitere Tarife der Fächer eines Teilnehmers einer bestimmten Tarifgruppe angehören. Die Tarifgruppe legen Sie über das Feld Tarifgruppierung bei dem jeweiligen Tarif fest.

Unterrichtsort: Suchbegriff

Die Rabattstufe ist gebunden an das Feld Suchbegriff, welches Sie bei einem Unterrichtsort in dem Modul Veranstaltungsorte entsprechend ausfüllen können.

Veranstaltung: Anzahl Teilnehmer

Die Rabattstufe tritt ein, wenn eine bestimmte Anzahl an Teilnehmern einer Veranstaltung über- oder unterschritten wird.

Veranstaltung: Fachbereich

Die Rabattstufe ist gebunden an den Fachbereich, welcher bei dem Fach der Veranstaltung hinterlegt ist.

Veranstaltung: Fachgruppe

Die Rabattstufe ist gebunden an die Fachgruppe, welche bei dem Fach der Veranstaltung hinterlegt ist.

Veranstaltung: Instrument

Die Rabattstufe ist gebunden an das Feld Instrument, welches bei dem Fach der Veranstaltung hinterlegt ist.

Weitere Teilnehmer: Tarifgruppen

Die Rabattstufe tritt in Kraft, wenn die Tarife der Fächer eines weiteren Teilnehmers einer bestimmten Tarifgruppe angehören. Die Tarifgruppe legen Sie über das Feld Tarifgruppierung bei dem jeweiligen Tarif fest.

Zwischenergebnis

Mit dieser Einstellung können Sie z. B. bestimmen, dass ein Rabatt nur dann eingeräumt wird, wenn die Zwischensumme der Gebühren pro Konto einen bestimmten Wert über- oder unterschreitet. Das Zwischenergebnis ist das berechnete Ergebnis, bevor der aktuell zu berechnende Rabatt geprüft wird.

Zwischenergebnis (Summe Teilnehmer)

Mit dieser Einstellung können Sie z. B. bestimmen, dass ein Rabatt nur dann eingeräumt wird, wenn die Zwischensumme der Gebühren pro Teilnehmer einen bestimmten Wert über- oder unterschreitet.

Anteilige Berechnung von Rabatten

Beginnt oder beendet ein Schüler seinen Unterricht mitten im Monat, so haben Sie in iMikel die Möglichkeit, diese Monate anteilig berechnen zu lassen. So hat der Schüler nicht mehr die vollen Monate zu bezahlen, sondern nur die Zeit, die er auch wirklich noch Schüler war. Das wirkt sich dann auch auf die Rabatte aus.

Wenn Sie nun aber möchten, dass die Gebühr zwar anteilig berechnet wird, nicht aber bestimmte Rabatte oder Zuschläge (z. B. Selbstzahlerzuschlag), so können Sie dies in den Rabatten erwirken, indem Sie hinter die Stufe ein Ausrufezeichen setzen (z. B. 5,00!). Dieser Rabatt wird dann nicht anteilig berechnet, sondern immer voll.

Ausfallperioden und Rückerstattungen

In der Registerkarte Ausfallperioden definieren Sie die Zeiträume, innerhalb derer es zu Rückerstattungen kommt, wenn die Ausfälle einen vordefinierten Wert übersteigen oder unterbieten. Einen neuen Zeitraum definieren Sie über das Plus.

Beispiel: Ihre Vorgabe ist, dass erst ab dem dritten ausgefallenen Unterrichtstermin die Teilnehmer die Gebühren anteilig zurückerstattet bekommen. Der Einzelunterricht Violine 45 Min EU bei Herrn Mustermann fällt an zwei Terminen im April 2021 aus.

Sie erwarten, dass iMikel in diesem Monat April 2021 keine Rückerstattung errechnet.

Um dieses sicherzustellen, definieren Sie Zeitspannen, innerhalb derer sich die Ausfälle zu summieren haben. Auf diese Weise werden nicht alle jemals ausgefallenen Unterrichtstermine addiert, sondern nur die innerhalb der definierten Zeiträume.

Ausgehend von diesen Angaben berechnet iMikel für den April 2021 bei Herrn Mustermann keine Rückerstattung, da innerhalb des Zeitraumes 01.01.2021 bis 31.12.2021 nur zwei Termine ausgefallen sind.

Alternativ können Sie Rückerstattungen nur dann gewähren, wenn die Anzahl der stattgefundenen Termine pro Ausfallperiode kleiner als der vorgegebene Wert (z. B. 36) ist. Damit es zu Rückerstattungen kommt, hat jedoch zunächst ein Ausfall zu erfolgen.

Die hier hinterlegte Anzahl an Mindestterminen dient als Vorgabe für den Gebührenturnus Ultimo-Gebühr als MTLAbschlag/Restzahlung nach Terminen.

Des Weiteren können Sie über das Plus beliebig viele unterschiedliche Ausfallperioden definieren.

Somit ist es z. B. möglich, Ausfallperioden für das Kalenderjahr und das Schuljahr festzulegen. In dem Bereich Fächer kann jedem Unterrichtsfach eine Ausfallperiode zugeordnet werden. Somit ist es z. B. möglich, Unterrichtsausfälle im Kernbereich über das Kalenderjahr und Ausfälle im Kooperationsbereich im Schuljahr zu betrachten.

Zusätzlich ist es möglich, einzelnen Veranstaltungen in der Unterrichtsverwaltung unter Veranstaltungen > Tarife > Abweichende Ausfallperiode eine individuelle Regelung zuzuordnen.

Nur aktivierte Lehrkräfte berechnen

Setzen Sie den Haken bei nur aktivierte Lehrkräfte berechnen können Sie die gewünschten Lehrkräfte auswählen. Anschließend werden nur die Ausfälle der gewählten Lehrkräfte berücksichtigt, wenn diese Ausfälle in der App eingeben.

Lehrkräfte und Räumlichkeiten zuordnen

Lehrkräfte und Räume können Sie ganz einfach den Fächern zuordnen. Wie das geht, zeigt dieses Kapitel.

Die Zuordnung von Räumen zu Fächern

Über die Raumzuordnung wird definiert, welche Unterrichtsfächer in welchen Unterrichtsräumen unterrichtet werden können.

Über diese Zuordnung wird es Ihnen später bei der Anmeldung von Schülern erleichtert, die entsprechenden Unterrichtsräume und Fächer auszuwählen. Wenn Sie z. B. einen Schüler zum Gitarreneinzelunterricht anmelden, werden Ihnen wegen dieser Zuordnung nur die in Frage kommenden Unterrichtsräume angezeigt.

Genauso verhält es sich, wenn Sie bei der Eingabe einer Schüleranmeldung zuerst den Raum eingeben, denn dann werden automatisch nur die Unterrichtsfächer zur Auswahl angeboten, die in diesem Unterrichtsraum auch unterrichtet werden bzw. in den Einstellungen der Fächerverwaltung diesem Unterrichtsraum zugeordnet sind.

Sie können die Unterrichtsraumzuordnung manuell in der Fächerverwaltung durchführen oder über den Lernmodus der Unterrichtsverwaltung automatisch generieren lassen.

Um die Unterrichtsraumzuordnung zu öffnen, klicken Sie in der Fächerverwaltung auf den Reiter Zuordnungen und dann auf die Registerkarte Raum.

Die Zuordnung von Fächern zu Unterrichtsräumen und umgekehrt funktioniert genauso, wie die Zuordnung von Fächern zu Lehrern.

Die Zuordnung von Lehrkräften zu Fächern

Sie können in der Fächerverwaltung über den Reiter Zuordnungen definieren, welches Fach von welchen Lehrkräften in welchen Räumen unterrichtet wird. Die Zuordnung nehmen Sie in den Registerkarten Lehrer oder Raum vor.

Diese Zuordnung wird es Ihnen später bei der Anmeldung von Schülern erleichtern, die entsprechenden Lehrkräfte und Fächer auszuwählen. Wenn Sie z. B. einen Schüler zum Fach Gitarre Einzel 45 Min anmelden, werden Ihnen durch diese Zuordnung nur die in Frage kommenden Gitarrenlehrer angezeigt.

Genauso verhält es sich, wenn Sie bei der Eingabe einer Schüleranmeldung zuerst die Lehrkraft eingeben, denn dann werden automatisch nur die Unterrichtsfächer zur Auswahl angeboten, die von dieser Lehrkraft auch wirklich unterrichtet werden bzw. in den Einstellungen der Fächerverwaltung dieser Lehrkraft zugeordnet sind.

Sie können die Lehrerzuordnung manuell in der Fächerverwaltung durchführen oder über den Lernmodus der Unterrichtsverwaltung automatisch generieren lassen.

Um alle Fächer bzw. Lehrkräfte aufzulisten, klicken Sie auf das jeweilige Kreiselsymbol.

Wenn Sie nur die Fächer oder Lehrkräfte auflisten lassen möchten, die noch nicht zugeordnet wurden, klicken Sie in der Spalte Fach bzw. Lehrer auf die kleine Suchlupe neben dem Kreiselsymbol.

Wenn Sie getätigte Zuordnungen zurücksetzen möchten, können Sie dies (vor dem Speichern!) über das Kreiselsymbol in der Kopfleiste vornehmen.

Bei einer langen Liste an Fächern bietet es sich an, nur bestimmte Fächer aufzurufen. Geben Sie dafür einen Suchbegriff im Feld über der Liste ein. (z. B. Git Einzel: Aufgelistet wird jeder Gitarreneinzelunterricht - Gitarre Einzel 30 Minuten, Gitarre Einzel 45 Minuten usw.). Bestätigen Sie anschließend über die Enter-Taste Ihrer Tastatur.

Sie ordnen ein Fach einer Lehrkraft wie folgt zu:

Klicken Sie auf den Reiter Lehrer und dann in der linken Spalte (Auflistung der Fächer) auf den Namen eines Faches. Es wird farbig markiert. In der Spalte Lehrer werden automatisch diejenigen Lehrkräfte farbig markiert, die dieses Fach unterrichten.

Um dem Fach eine weitere Lehrkraft zuzuordnen, klicken Sie in die Ankreuzboxen der gewünschten weiteren Lehrkraft.

Klicken Sie auf Speichern. Die neue Zuordnung wird gesichert.

Sie können unter dem Reiter Lehrer sowohl Lehrer zu einem Fach zuordnen, als auch Fächer einem Lehrer zuordnen.

Wenn Sie mit gedrückter ALT-Taste auf eine Ankreuzbox klicken, werden alle Fächer/Lehrer markiert bzw. nicht mehr markiert.

Einstellungen der Fächerverwaltung

Auch in der Fächerverwaltung können Sie über die Zahnräder verschiedene Einstellungen vornehmen.

Allgemeine Einstellungen

In den allgemeinen Einstellungen können Sie verschiedene Vorgaben für die Rabatt-/Zuschlagsberechnung definieren.

Keine Doppelberechnungen eines Instrumentes/Teilnehmers

Mit dieser Option können Sie verhindern, dass Teilnehmer oder Instrumente doppelt berechnet werden.

Berechnung von Erwachsenenregelungen/-zuschlägen erfolgt manuell und nicht automatisch

Wenn Sie diese Option aktivieren, hat dies zur Folge, dass keine in den Einstellungen hinterlegte Erwachsenenregelung automatisch berechnet wird. Dies haben Sie dann manuell über einen Rabatt (Erwachsenenzuschlag = Ja) einzugeben.

Alter zum Schuljahresbeginn (Beginn der Ausfallperiode)

Ist diese Option aktiv, prüft iMikel bei einer altersabhängigen Gebührenberechnung das Alter einmalig zum Schuljahresbeginn und berechnet den entsprechenden Tarif bis zum nächsten Schuljahresbeginn, unabhängig davon, ob sich das Alter innerhalb des Schuljahres ändert.

Alter zum Beginn 2. Semester (Vorgabe in Ausfallperiode)

Ist diese Option aktiv, prüft iMikel bei einer altersabhängigen Gebührenberechnung das Alter einmalig zum Beginn des zweiten Semesters und berechnet den entsprechenden Tarif bis zum nächsten Schuljahresbeginn, unabhängig davon, ob sich das Alter innerhalb des Schuljahres ändert.

Altersvorgabe, wenn Erwachsenenzuschlag deaktiviert wurde

An dieser Stelle haben Sie die Möglichkeit, eine eigene Altersvorgabe zu definieren, die bei der Deaktivierung des Erwachsenenzuschlags bei einer Person verwendet wird.

Altersgrenze Erwachsene/Schüler:innen-Sortierung

Definieren Sie an dieser Stelle eine Altersgrenze für erwachsene Schüler. Diese funktioniert ausschließlich mit einer Sortierung, welche die Erwachsenen in der Sortierung immer als erste einordnet. Diese heißt wie folgt:

Konto: GS: Erw. TN / Teilnehmer nach Max (Tarif) / Summe der Gebühren (aufwärts).

Kostenfreie Belegungen in Geschwister-/Mehrfächerermäßigung berücksichtigen

Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie möchten, dass kostenfreie Belegungen bei der Geschwister- und Mehrfächerermäßigung berücksichtigt werden.

Nachzügler bei Mehrfächerermäßigung einbeziehen

Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie möchten, dass Nachzügler im Eintrittsmonat (Belegungen, die nach dem 1. des Monats beginnen) bei der Mehrfächerermäßigung zu berücksichtigen sind.

Nachzügler bei Geschwisterermäßigung einbeziehen

Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie möchten, dass Nachzügler im Eintrittsmonat (Belegungen, die nach dem 1. des Monats beginnen) bei der Geschwisterermäßigung zu berücksichtigen sind.

KategorieID aus Rückerstattungsberechnungen ausschließen

Geben Sie in das Feld die ID von den Kategorien ein, für die es keine Rückerstattungsberechnungen zu geben hat. Die ID einer Kategorie können Sie in der Fächerverwaltung über Tarife > Rabatte Kategorien einsehen, indem Sie den Tooltip einer Kategorie erscheinen lassen.

Mehrfachausfälle in Belegung je Woche ignorieren

Bei Abwesenheit einer Lehrkraft kann iMikel die daraus resultierenden Unterrichtsausfälle automatisch berechnen und entsprechend Ihrer Vorgaben erstatten. Findet ein Unterricht mehrmals in der Woche statt und fällt die Lehrkraft über mehrere Tage aus, so kann iMikel auch innerhalb der Woche mehrere Ausfälle berechnen.

Wünschen Sie dies nicht und möchten Sie je Belegung immer maximal einen Ausfall je Woche erstatten, so können Sie diese Option aktivieren. Die Funkion wird dann wirksam, sobald ein Konto neu berechnet wurde.

Bei Termin- und Belegungsänderungen immer alle Veranstaltungsteilnehmer neu berechnen

Ist diese Option aktiviert, werden immer alle Teilnehmer einer Veranstaltung neu berechnet, sobald es eine Änderung eines Teilnehmers dieser Veranstaltung gibt.

Bei automatisch berechnetem Storno die Kontierungsparameter (Kostenstelle etc.) wieder zurücksetzen

Setzen Sie diese Option, wenn Sie möchten, dass die Kontierungsparameter für die Schnittstelle bei den Beträgen zurückgesetzt wird, falls diese automatisch storniert wurden.

Nachträge mit Beginndatum > 1. des Monats auf Folgemonat anrechnen

Ist diese Option aktiviert, werden Nachträge (wenn ein Schüler mitten im Monat anfängt) auf den Folgemonat mit angerechnet.

Nachträge mit Beginndatum > 1. des Monats anteilig berechnen

Ist diese Option aktiviert, werden Nachträge (wenn ein Schüler mitten im Monat anfängt) anteilig berechnet. Die Prüfung der Höhe der anteiligen Monatsgebühr erfolgt wie folgt: iMikel prüft den Wochentag des Eintritts. Folgend wird geprüft, wie viele Male dieser Wochentag noch im Eintrittsmonat vorkommt, inklusive dem Eintrittstag. Sind auf Basis dieser Berechnung noch vier Termine möglich, beträgt die anteilige Gebühr 100 Prozent. Die Gebühr reduziert sich bei weniger möglichen Terminen in 25-Prozent-Schritten.

Diese Regelung betrifft nur Tarife mit monatlichem Gebührenturnus. Etwaige Ferien und Feiertage bleiben dabei unberücksichtigt.

Abgänge mit Endedatum < Monatsende anteilig berechnen

Ist diese Option aktiviert, wird die Gebühr für den letzten Monat (wenn ein Schüler mitten im Monat aufhört) anteilig berechnet.

Gebühren/Mietberechnungen: Noch nicht fällig gestellte Buchungen bei einer Änderung „überschreiben“ statt „stornieren und neu buchen“

Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie möchten, dass geänderte Buchungen überschrieben werden, anstatt gegengebucht und anschließend neu gebucht zu werden. Dies betrifft nur Buchungen, die noch nicht fällig gestellt wurden.

Diese Änderungen wirken sich nur auf Konten aus, die NACH der Änderung dieser Vorgaben neu berechnet werden.

Instrumente bis Fachgruppen

Über die Reiter Instrumente, Unterrichtsarten, Fachbereiche und Fachgruppen können Sie die zur Auswahl stehenden Bezeichnungen definieren. Diese lassen sich u. a. in der Unterrichtsverwaltung (Instrumente, Unterrichtsarten), in der Instrumentenverwaltung (Instrumente) und in der Fächerverwaltung im Bereich Haushalt/Controlling zuordnen.

Die Definition in der Fächerverwaltung sichert eine einheitliche Schreibweise.

Wenn Sie z. B. anschließend in den Bereich Fächer wechseln und ein Fach bearbeiten, können Sie dem aufgerufenen Fach die definierten Werte in den Feldern Instrument, Unterrichtsart, Fachbereich und Fachgruppe zuordnen.

Der Vorteil dieser Wertzuordnung besteht darin, dass Sie darauf basierend statistische Auswertungen erstellen können. Klicken Sie dafür auf Druckwahl und wählen Sie in dem sich öffnenden Fenster aus dem Bereich Statistiken eine der zur Verfügung stehenden Auswertungen aus. In diese Auswertungen fließen nur die Fächer ein, die Sie zuvor aufgerufen haben. Den betrachteten Zeitraum können Sie in den Feldern des Zeitraums eingrenzen.

Abrechnungsbogen

In den Grundeinstellungen von iMikel können Sie unter Mandanten das Rechnungsformular auf einen Abrechnungsbogen umstellen. An dieser Stelle können Sie einstellen, welche Kategorien in welcher Spalte auf dem Abrechnungsbogen dargestellt werden sollen.