Die Buchhaltung

Mit dem Buchhaltungsmodul in iMikel können Sie den gesamten Buchungstransfer zwischen Ihrer Schule und Ihrer Bank bzw. Stadtkasse steuern. Dort werden alle Rechnungen pro Konto basierend auf den Daten der Unterrichts- sowie der Inventarverwaltung erstellt.

Sie können die Daten zu Ihrer Bank mit einer SEPA-Datei übertragen oder über Ihre Kassenschnittstelle zur Stadtkasse.

Prinzipiell ist der Prozess von der Gebührenberechnung bis zur Kassenübertragung dreistufig:

Berechnung von Gebühren in der Kontoverwaltung, Unterrichtsverwaltung und der Inventarverwaltung.
Erstellung der Rechnungen über Rechnungsläufe.
Übertragung der Anordnungen zur Kassenschnittstelle bzw. Erstellung einer SEPA-Datei.

Die Stufen Zwei und Drei erfolgen in der iMikel-Buchhaltung, die Berechnung der Unterrichtsgebühren und der Gebühren für Leihinstrumente wird automatisch über die CronJobs ausgeführt. Sie können aber auch modulspezifisch in der Unterrichtsverwaltung oder der Instrumenten-/Inventarverwaltung gestartet werden.

Dort können Sie jeweils für einzelne Zahlungspflichtige die Unterrichtsgebühren bzw. die Leihgebühren berechnen.

Hinweis bezüglich Gendern: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter. Die verkürzte Sprachform hat nur redaktionelle Gründe und beinhaltet keine Wertung.

Hauptfunktionen der Buchhaltung

Zentrale Eingabe von Abrechnungszeiträumen, die sich auf die Gebührenberechnung in der Unterrichtsverwaltung ebenso auswirken wie bei der Erstellung von Rechnungen und der Datenübertragung an Ihre Bank oder Stadtkasse.
Zentrale Erstellung aller Rechnungen pro Kassenzeichen (Rechnungsläufe).
Zentrale Erstellung und Übermittlung der Buchungsdaten zur Kassenschnittstelle oder als SEPA-Datei für Ihre Bank.
Durchführen von Mahnläufen.
Erstellung von diversen Buchungslisten und Statistiken.

Buchungen einsehen

Ihre Buchungen können Sie jederzeit mit nur wenigen Klicks nachvollziehen.

Buchungen

Sie können in der Buchhaltung die gesamten Buchungen einsehen, die sich in iMikel befinden. Klicken Sie dazu auf den Reiter Buchungen.

Es öffnet sich ein Einblendmenü. Klicken Sie in diesem ebenso auf den Punkt Buchungen.

Es öffnet sich ein Fenster, welches die Buchungen anzeigt. Über das Kreisel-Symbol in der Kopfleiste lassen sich die gesamten Buchungen anzeigen. Zusätzlich können Sie in diesem Fenster nach jeglichen Buchungen suchen. Klicken Sie dazu auf die Suchlupe in der Kopfleiste, um den Suchmodus zu aktivieren.

Sie können anschließend in jedem Feld suchen. Dabei sind auch kombinierte Suchabfragen möglich. Sie können beispielsweise in das Feld Fälligkeit den Wert 2022 eintragen und in das Feld Kategorie den Begriff Gebühr.

Bestätigen Sie die Suchabfrage mit Enter oder Suche starten.

Es werden Ihnen alle Buchungen in einer detaillierten Auflistung angezeigt, die in dem Jahr 2022 fällig waren und zur Kategorie Gebühr gehören. Die Suchergebnisse lassen sich über einen Klick auf die Spaltenüberschriften auf- und absteigend sortieren.

Zusätzlich können Sie über den Pfeil direkt zu einem Datensatz (Konto) wechseln.

Wenn Sie die Suchergebnisse in einem anderen Programm verwenden möchten, können Sie diese exportieren. Klicken Sie dazu auf den Menüpunkt Export und wählen dort den Befehl Daten > Datei.

Klicken Sie auf Statistikmodus in der Kopfleiste. Im Statistikmodus haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, die Ergebnisse nach bestimmten Aspekten zu unterteilen. Dabei wird Ihnen zusätzlich eine Summe angezeigt sowie die Anzahl der Datensätze.

imikel_buchhaltung_buchungen_statistik_monat

Über Details anzeigen kommen Sie zurück in die Listenansicht.

Übertragene Buchungen

Sie können außerdem alle Buchungen einsehen, die an Ihre Kasse oder Bank übertragen wurden. Klicken Sie dazu auf den Reiter Buchungen, um das Einblendmenü zu öffnen. Wählen Sie anschließend den Punkt Kasse/Hin.

Es öffnet sich ein Fenster, welches die übertragenen Buchungen anzeigt. Über das Kreisel-Symbol in der Kopfleiste lassen sich die gesamten übertragenen Buchungen anzeigen. Zusätzlich können Sie in diesem Fenster nach jeglichen übertragenen Buchungen suchen.

Klicken Sie dazu auf die Suchlupe in der Kopfleiste, um den Suchmodus zu aktivieren. Sie können anschließend in jedem Feld suchen. Dabei sind auch kombinierte Suchabfragen möglich. Sie können beispielsweise in das Feld Fälligkeit den Wert 2022 eintragen und in das Feld Betrag >100.

Es werden Ihnen dann alle übertragenen Buchungen in einer detaillierten Auflistung angezeigt, die in dem Jahr 2022 fällig waren und einen höheren Betrag als 100 € aufweisen. Die Suchergebnisse lassen sich über einen Klick auf die Spaltenüberschriften auf- und absteigend sortieren.

Zusätzlich können Sie über den Pfeil direkt zu einem Datensatz (Konto) wechseln.

Klicken Sie auf Statistikmodus in der Kopfleiste. Im Statistikmodus haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, die Ergebnisse nach bestimmten Aspekten zu unterteilen. Dabei wird Ihnen eine Summe angezeigt sowie die Anzahl der Datensätze.

Abgleich

An dieser Stelle ist es möglich, einen Abgleich mit der Kassenschnittstelle durchzuführen.

Diese Funktion setzt eine bestimmte SAP-Schnittstelle voraus.

Buchungsreport

In der Buchhaltung gibt es unter der Taste Buchungen die Funktion Buchungsreport. Ein Buchungsreport zeigt eine Auswertung/Übersicht von Fälligkeiten, Buchungen, Zahlungseingängen, periodenfremden Buchungen etc. an.

Dieser wird bei Netzwerkinstallationen automatisch wöchentlich durch die CronJobs aktualisiert. Das letzte Berechnungsdatum wird im Report angezeigt. Dabei erstellt iMikel den Buchungsreport automatisch bis zum Ende des Monats Februar immer für das vorherige Jahr und schaltet ab März automatisch auf das aktuelle Jahr um.

Falls dieser Automatismus nicht gewünscht ist und Sie länger einen Buchungsreport für das vergangene Jahr erstellen möchten, können Sie direkt im Buchungsreport das gewünschte Jahr fest vorgeben. Diese Vorgabe dient dann als Vorgabe für die automatisierte Aktualisierung am Server und deaktiviert den automatischen Jahreswechsel im Buchungsreport.

Die automatische Berechnung kann bei Bedarf auch über die Option Als CronJob am Server ausführen deaktiviert werden und über die Taste neu berechnen jederzeit manuell gestartet werden.

Rechnungen

Über den Reiter Rechnungsläufe gelangen Sie in den Bereich der Buchhaltung, in welchem Sie für alle aktiven Kontoinhaber Rechnungen erstellen sowie schon erstellte Rechnungsläufe einsehen können.

Erstellung eines Rechnungslaufes

Vor der Erstellung eines neuen Rechnungslaufes können Sie über Startfenster > Meine Funktionen prüfen, ob die CronJobs mit der Gebührenberechnung fertig sind oder ob gerade noch eine Berechnung läuft.

Über den Befehl neuer Rechnungslauf in der Fußleiste des Bereiches Rechnungsläufe können Sie einen neuen Rechnungslauf starten. Mit dieser Prozedur werden für alle Konten neue Rechnungen erstellt, bei denen seit dem jeweils letzten Rechnungslauf gebührenrelevante Änderungen (z. B. eine neue Belegung oder ein Austritt) aufgetreten sind.

Konten, die zum Zeitpunkt des Starts eines Rechnungslaufes ein Warndreieck haben, werden aus dem Rechnungslauf ausgeschlossen. Diese Konten sind erst in einem folgenden Rechnungslauf enthalten, wenn das Warndreieck zwischenzeitlich entfernt ist.

Sie können beliebig häufig neue Rechnungsläufe starten. Wenn in der Kontenverwaltung keine Änderungen zu verzeichnen sind, erstellt iMikel keine neuen Rechnungen.

Gehen Sie wie folgt vor:

Klicken Sie auf neuer Rechnungslauf. Es öffnet sich ein Fenster Rechnungslauf. Das Start- und Enddatum des Abrechnungszeitraums entnimmt iMikel aus den Einstellungen der Buchhaltung (unter Zeiträume).

Im Feld Rechnungsdatum können Sie ein von heute abweichendes Datum einstellen, dass auf der Rechnung erscheinen soll. Wenn Sie also einen Rechnungslauf machen möchten, die Rechnungen aber erst am nächsten Tag verschickt werden, geben Sie dort das Datum des nächsten Tages ein.

Die Ermittlung der Fälligkeiten orientiert sich an diesem Datum.

Wenn Sie die Ankreuzbox Im Startfenster anzeigen wählen, wird die Aktion Rechnungslauf erstellen mit dem eingestellten Zeitraum im Benutzermenü im Startfenster rechts angezeigt.

Optionen

Über den Bereich Optionen können Sie ggf. verschiedene Vorgaben aktivieren/deaktivieren.

Vor einem Rechnungslauf kann über den Reiter Optionen eine Startrechnungsnummer angegeben werden. Diese kann auch alphanumerisch (z. B. Musik-10001) vorgegeben werden.

Nur diese Mandanten verarbeiten

Wenn Sie mit mehreren Mandaten (erfordert das separat erhältliche Mandantenmodul) arbeiten, können Sie an dieser Stelle nur für eine bestimmte Auswahl an Mandaten den Rechnungslauf erstellen. Wenn Sie keine Auswahl treffen, werden standardmäßig alle Mandanten verarbeitet.

Rechnungsnummer

In dieses Feld können Sie eine eigene Rechnungsnummer vorgeben, ab welchem der nächste Rechnungslauf anfangen soll zu zählen (ansonsten erfolgt die Zählung anhand der zuletzt erstellten Rechnung).

Anzahl der Rechnungen im Rechnungslauf begrenzen

Geben Sie hier den gewünschten Wert ein, wenn Sie die Anzahl der Rechnungen im Rechnungslauf begrenzen möchten. Sie können somit z. B. mehrere kleinere Rechnungsläufe erstellen.

Wenn Sie Netto- anstatt Bruttobeträge auf den Rechnungen ausweisen möchten, aktivieren Sie die entsprechende Option.

Mit einem Klick auf OK starten Sie den Rechnungslauf. Das Fenster wird geschlossen und in einem weiteren Fenster erscheint ein Fortschrittsbalken. Nach Fertigstellung erscheint der Rechnungslauf an erster Stelle der Liste aller Rechnungsläufe im Bereich Rechnungsläufe.

Um alle zugehörigen Rechnungen auszudrucken, klicken Sie auf den Pfeil beim gerade neu erstellten Rechnungslauf.

Es werden alle entsprechenden Rechnungen in der Voransicht aufgerufen. Über das Drucker-Symbol in der Kopfleiste können Sie die aktuellen Rechnungen komplett ausdrucken.

Es werden sämtliche Rechnungen ab der aufgerufenen ausgedruckt.

Wenn Sie also den zweiten oder dritten Datensatz betrachten, werden die ersten Rechnungen nicht mit ausgedruckt.

Bezüglich des Drucks von Rechnungen gibt es mehrere Einstellungsmöglichkeiten, welche über das Zahnradsymbol in der Kopfleiste einer Rechnung erreichbar sind. Die Einstellungen werden im Folgenden erläutert.

Vom Druck ausschließen

Dort werden mehrere Bedingungen angezeigt, wann eine Rechnung vom Druck ausgeschlossen werden soll. Aktivieren Sie ggf. eine oder mehrere dieser Optionen, falls Sie möchten, dass Rechnungen unter bestimmten Bedingungen vom Druck auszuschließen sind.

Es kann zum Beispiel festgelegt werden, dass Rechnungen mit Summe 0,00 oder Summe der Änderungen = 0,00 vom Rechnungsdruck ausgeschlossen werden sollen. Diese Rechnungen werden wie gewünscht auch ausgeschlossen, wenn ein Rechnungslauf über die App online bereitgestellt wird.

Hinweis

Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie nach einer bestimmten Anzahl von gedruckten Rechnungen einen Hinweis anzeigen möchten (z. B. Papier nachlegen!).

Seitenzahl

An dieser Stelle können Sie definieren, wie die Seitenzahl auf der Rechnung dargestellt wird. Folgende Platzhalter stehen Ihnen zur Verfügung: <<Seitennummer>> (aktuelle Seite) und <<Seitenanzahl>> (Gesamtanzahl der Seiten).

Ausdruck kennzeichnen als

Dort können Sie festlegen, dass Rechnungen beim Ausdruck mit einem Hinweis gekennzeichnet werden. Folgende Kennzeichnungen stehen zur Auswahl: Durchschrift für die Akte, Entwurf, Kopie, Muster, Test und Zweitschrift. Über das X entfernen Sie diese Option.

Alternativ können Sie die Rechnungen als PDF-Datei erzeugen lassen oder per E-Mail verschicken. Klicken Sie dazu einfach auf das entsprechende Symbol in der Kopfleiste (PDF- oder @-Symbol).

Auch diese Vorgänge werden ab der momentan gesichteten Rechnung gestartet.
Bei der PDF-Erstellung der Rechnungen wird ein Fortschrittsbalken angezeigt, über welchen Sie diesen Vorgang auch abbrechen können.

Bemerkungen zur Darstellung auf Rechnungen

Auf den Rechnungen werden bei der Anzeige der Unterrichtsausfälle u. a. der Name der betroffenen Lehrkraft sowie die Ausfallkategorien dargestellt und angezeigt, wie viele Ausfälle bereits erfolgt sind.

Für das Rechnungsformular können die Bereiche Fälligkeiten, zu zahlende Beträge und Eingänge beliebig ein- und ausgeblendet werden (in den Einstellungen zum Bereich Mandanten).

Zudem ist die Überschrift über den Rechnungspositionen zweizeilig gestaltet, so dass auch längere Überschriften möglich sind und nicht z. B. als Rückerstatt. abgekürzt werden müssen. Sind Abkürzungen gewünscht, können diese ganz einfach in den Einstellungen der Fächerverwaltung vorgenommen werden (Rabattkategorien > Kurzform).

Werden auf einer Rechnung die detaillierten Rabattinformationen eingeblendet, so werden diese durch eine graue Trennlinie optisch zusammenhängender dargestellt. Ob Ermäßigungen und Zuschläge über detaillierte Rechnungspositionen ausgewiesen werden, können Sie unter iMikel-Grundeinstellungen (Zahnräder im Startfenster) > Mandanten > Rechnungsformular einstellen.

Auf Rechnungen können zusätzlich zu den Fälligkeiten die Bereiche Zahlungen (Zahlungseingänge) und zu zahlen dargestellt werden. Die Verrechnung von Zahlungseingängen und zu zahlenden Beträgen stellt die Verrechnung mit nachfolgenden Gutschriften auf Rechnungen verständlich und nachvollziehbar dar.

Ansicht erstellter Rechnungsläufe

Im Bereich Rechnungsläufe werden alle Rechnungsläufe angezeigt, die in iMikel gestartet wurden.

Es werden dabei sowohl die Rechnungsläufe angezeigt, die Sie in der Buchhaltung gestartet haben, als auch diejenigen, die Sie in der Unterrichtsverwaltung bzw. in der Kontoverwaltung für einzelne Konten gestartet haben.

Angezeigt werden jeweils das Datum, an dem der Rechnungslauf gestartet wurde, das Rechnungsdatum, das auf den Rechnungen notiert ist, sowie die Anzahl erstellter, gedruckter und nicht gedruckter Rechnungen. Zusätzlich ist ersichtlich, welche Rechnungen bereits per E-Mail verschickt worden sind.

Außerdem können Sie, sofern Sie die Musikschul-App einsetzen, Rechnungen online bereitstellen. Es ist in der Übersicht zu erkennen, wie viele Rechnungen online bereitgestellt und wie viele bereits heruntergeladen wurden.

Diese Angaben aktualisieren sich übrigens live, während auf einem anderen Computer ein Rechnungslauf gedruckt, versendet oder als PDF-Datei gespeichert wird.

Wenn ein Rechnungslauf korrekt beendet wurde, wird er mit dem Status fertig gekennzeichnet. Diese Markierungen werden nicht vergeben, wenn der Rechnungslauf abgebrochen wird. Nicht abgeschlossene Rechnungsläufe sind zu löschen, um zu vermeiden, dass nicht für alle relevanten Konten eine Rechnung korrekt erstellt wird.

Durch einen Klick auf die Zahl bei Anzahl, gedruckt bzw. Mail-Versand > Ja oder Nein, werden die entsprechenden Rechnungen aufgerufen.

In der Spalte Summe werden die Summen der berechneten Gebühren angezeigt. Wenn kein Wert erscheint, ist die Summe auf der erstellten Rechnung gleich Null.

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Des Weiteren können Sie einzelne Rechnungen jedes Rechnungslaufes einsehen. Dazu gibt es zwei verschiedene Darstellungen:

Klicken Sie auf folgendes Symbol, um eine Listenansicht zu öffnen.

imikel_buchhaltung_rechnungslaeufe_liste

Klicken Sie auf den Pfeil, um eine Blätteransicht zu öffnen.

Löschen von Rechnungsläufen

Wenn Sie z. B. nach einem Rechnungslauf rückwirkende Änderungen in der Gebühreneinstellung in der Fächerverwaltung vornehmen, wirken sich diese nicht auf den schon erstellten Rechnungslauf aus. In diesem Fall ist der Rechnungslauf zu löschen.

Fertiggestellte Rechnungsläufe sind nicht in der Buchhaltung zu löschen, sondern wechseln Sie dafür in das Startfenster und klicken Sie auf Vorgänge.

Dort werden alle Rechnungsläufe aufgelistet. Über das Symbol Löschen (X) können Sie nun einzelne Rechnungsläufe löschen.

Sie können Rechnungsläufe nur dann löschen, wenn Sie die einzelnen Rechnungen noch nicht verschickt haben oder wenn Sie die darauf basierende Übertragungsdatei noch nicht an Ihre Stadtkasse oder Ihre Bank weitergegeben haben. Andernfalls können Sie später die geforderten Beträge nicht rekonstruieren. Aus diesem Grund lässt iMikel das Löschen eines Rechnungslaufs (und einer einzelnen Rechnung auch) nicht mehr zu, wenn Buchungen, die durch diese Rechnung(en) ihre Fälligkeit bekommen haben, bereits übergeben wurden.

Automatisierter Versand per E-Mail

iMikel kann Rechnungen automatisiert als PDF-Datei per E-Mail versenden. Hierbei werden nicht automatisch alle vorhandenen Mail-Adressen einer zahlungspflichtigen Person verwendet, sondern Sie können (ähnlich der Fotofreigabe) die Zustimmung/Ablehnung einer Person für den Rechnungsversand je Mail-Adresse eintragen.

Hierzu steht neben der Spalte SMS die Spalte mit der Überschrift € zur Verfügung. Als Standard wird bei allen Mail-Adressen ein graues Fragezeichen als Symbol angezeigt. Durch Klick auf dieses Fragezeichen kann der Status für diese Mail-Adresse geändert werden.

Wie bei der Fotofreigabe erfolgt die Eingabe immer in der Rotation/Reihenfolge Keine Angabe > Zugestimmt > Abgelehnt > Keine Angabe....

Folgende Status sind möglich.

Grau: Enthaltung/keine Angabe
Grün: Zustimmung
Rot: Ablehnung

Beim Mail-Versand von Rechnungen werden rot gekennzeichnete Mail-Adressen grundsätzlich ausgeschlossen. Zusätzlich können Sie vor dem Start des Versands wählen, ob Sie ausschließlich Mail-Adressen mit dem Status Zustimmung (grün) oder grau und grün verwenden möchten.

Somit haben Sie die freie Wahl, ob Sie nur noch nach Zustimmung Rechnungen per E-Mail versenden oder weiterhin alle Mail-Adressen (außer den abgelehnten) einsetzen. Ihre aktuelle Auswahl wird im Dialog noch einmal optisch dargestellt.

Beim Versand einer E-Mail mit Rechnungen können Sie bei Bedarf einen Standardtext hinterlegen (z. B. Anbei senden wir Ihnen die Rechnung für Monat x. Bei Fragen melden Sie sich gern jederzeit bei uns.).

Rechnungen für die App bereitstellen

Über die Buchhaltung können Rechnungsläufe für die Musikschul-App zum Download bereitgestellt werden (Taste online bereitstellen). Die Darstellung der bereitgestellten Rechnungen unter Buchhaltung > Rechnungsläufe zeigt nach der Bereitstellung die Anzahl der registrierten, nicht registrierten Zahlungspflichtigen sowie geladenen und nicht geladenen Rechnungen an.

Durch Anklicken dieser Werte können direkt die betroffenen Rechnungen aufgerufen und bei Bedarf im Anschluss gedruckt werden. Die Werte aktualisieren sich automatisch, sobald sich neue Personen registrieren oder Rechnungen geladen werden.

Die Bereitstellung eines größeren Rechnungslaufes erfolgt im Hintergrund über Ihren iMikel-Server. Der aktuelle Status wird in der Übersicht der Rechnungsläufe durch einen Laufbalken dargestellt.

Übertragung

iMikel erzeugt mit jedem Rechnungslauf für diejenigen Konten neue Rechnungen, deren Gebühren sich seit dem letzten Rechnungslauf geändert haben. Diese Rechnungen können Sie ausdrucken, kuvertieren und an die Zahlungspflichtigen schicken.

Wenn Sie mit einer Stadtkassenschnittstelle arbeiten, sind diese Beträge an die Stadtkasse zu übermitteln. iMikel erstellt dafür eine Liste aller zu übertragenden Soll-Beträge pro Kassenzeichen und speichert diese in einer Datei, deren Namen und Speicherort Sie an zentraler Stelle im Startfenster eingeben.

Den Namen und den Pfad der SEPA-Datei, der Übertragungsdatei für die Kassenschnittstelle und der Importdatei der Kassenschnittstelle legen Sie in den Einstellungen des Startfensters unter dem Punkt Pfade ein. Es müssen hier nur die Pfadangaben hinterlegt werden, die für die von Ihnen verwendete Übertragungsmethode notwendig sind. Bei Fragen hierzu wenden Sie sich bitte an die Firma Mikel Software GmbH.
Das Erstellen von Übertragung ist alternativ auch über das Startfenster (unter Meine Funktionen) möglich.

Neue Übertragung für die Stadtkasse

Um eine neue Übertragungsdatei für die Stadtkasse zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

Über den Befehl neue Übertragung in der Fußleiste des Bereiches Übertragungen können Sie eine neue Übertragung starten (alternativ über Meine Funktionen im Startfenster).

Passen Sie in dem sich öffnenden Fenster den Zeitraum an. Dieser Zeitraum ist standardmäßig in Ihren Einstellungen der Buchhaltung vordefiniert. Klicken Sie auf OK um die Übertragungsdatei zu erstellen.

Optionen

In dem Fenster gibt es zusätzlich den Reiter Optionen, über welchen Sie verschiedene Einstellungen bezüglich der Übertragung vornehmen können.

Folgendes ist einstellbar:

Zu verarbeitende/r Mandant/en
Ausschließliche Übergabe von Sollstellung
Trennung der Anordnung nach Zu- und Abgängen
Sortierung

iMikel berücksichtigt bei der Übergabe den eingestellten Zeitraum. Alle Buchungen, die eine Fälligkeit innerhalb des eingestellten Zeitraums aufweisen und noch nicht übertragen wurden, werden (unter Beachtung der vorgegebenen Optionen) berücksichtigt.

Neue Übertragung für die Bank (SEPA-Lastschrift)

Um eine neue SEPA-Lastschrift-Datei für die Bank zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

Über den Befehl Datei (Lastschriften) in der Fußleiste des Bereiches Übertragungen können Sie die Erstellung der Datei starten (alternativ über Meine Funktionen im Startfenster).

Es öffnet sich ein Fenster, in welchem verschiedene Einstellungen zur Erstellung der Bankdatei festzulegen sind.

Wenn Sie mehrere Mandanten haben, klicken Sie in das Feld Mandant, um den gewünschten Mandanten auszuwählen.

Damit die Informationen zum Absender an dieser Stelle automatisch angezeigt werden, sind diese vorab in den Einstellungen des Startfensters unter dem Punkt Mandanten einzutragen.

Wählen Sie aus, welche Formatierung die SEPA-Datei aufzuweisen hat. Dabei können Sie zwischen COR und COR1 und SEPA 3.0 wählen.

Durch die Einführung oder Auswahl von SEPA 3.0 verschwinden folgende nicht mehr benötigte Optionen:
Erst- und Folgelastschriften trennen
Frist in Tagen (1. Abbuchung)
Hintergrund: In SEPA 3.0 gibt es keine Unterscheidung zwischen CORE und COR1 und FRST (Erstlastschrift) und RCUR (Folgelastschrift). Somit ist es nicht erforderlich, zwei getrennte SEPA-Dateien zu erstellen, und es gilt nur eine Abgabefrist.
Es gilt laut Dokumentation die kurze COR1-Frist der Folgelastschriften, welche aber eventuell mit Ihrer Bank neu abzustimmen ist.
Haben Sie vor, trotz der Einführung von SEPA 3.0 Dateien nach dem vorherigen CORE- oder COR1-Verfahren zu erstellen, können Sie in dem o. g. Auswahlmenü weiterhin die Optionen CORE oder COR1 auswählen. Bei Fragen bezüglich der Wahl des SEPA-Formats wenden Sie sich bitte an Ihr Bankinstitut.

Des Weiteren lassen sich folgende Optionen einstellen.

Pre-Notifikation über Verwendungszweck

Ist diese Option aktiviert, wird im Verwendungszweck auf die nächste Abbuchung hingewiesen.

Sammelbuchung erstellen

Ist diese Option aktiviert, werden die Buchungen in der SEPA-Datei als eine Sammelbuchung deklariert. Fragen Sie ggf. bei Ihrer Bank nach, ob dies erforderlich ist.

Hashcode auf Begleitzettel ausweisen

Bei der Erstellung einer SEPA-Datei kann ein Hashcode berechnet und auf dem Begleitzettel angegeben werden. Dazu stehen die Algorithmen MD5, SHA1, SHA256 und SHA512 zur Verfügung. Über den Hashcode kann die empfangende Bank oder Kasse sicherstellen, dass die SEPA-Datei unverändert übergeben und nicht manipuliert wurde.

Maximale Anzahl Buchungen je Datei

An dieser Stelle können Sie optional für die Anzahl der Buchungen der SEPA-Datei einen Wert definieren. Beispiel: Es gibt 1000 zu verarbeitende Buchungen. Wenn Sie den Wert 500 eintragen, erstellt iMikel zwei Dateien á 500 Buchungen.

Mandat gültig bei Erstellung (sonst bei Fälligkeit)

iMikel überprüft je nach Einstellung, ob zu der zu übertragenen Fälligkeit ein Mandat gültig ist, oder aber, ob zum Tag der Übertragung ein Mandat gültig ist.

Erst- und Folge-Lastschriften trennen

Wenn Sie für Erst- und Folge-Lastschriften jeweils eine getrennte Datei benötigen, aktivieren Sie diese Option.

Passen Sie den Zeitraum an, für welchen die Fälligkeiten zu verarbeiten sind. Dieser Zeitraum ist standardmäßig in Ihren Einstellungen der Buchhaltung vordefiniert.

Passen Sie ggf. die Abgabefrist in Tagen an, um den Zeitpunkt der Ausführung zu definieren. Dieser lässt sich, falls gewünscht, für erste und wiederkehrende Buchungen unterschiedlich einstellen.

Klicken Sie auf OK, um die Übertragungsdatei zu erstellen.

Neue Daten einlesen

Um eine neue Übertragungsdatei (z. B. von der Stadtkasse) einzulesen, gehen Sie wie folgt vor:

Klicken Sie auf den Befehl neue Daten einlesen in der Fußleiste des Bereiches Übertragungen.

Für das Einlesen einer Datei ist eine Rückschnittstelle einzurichten.

Kassenabgleich

In iMikel ist es möglich, einen Kassenabgleich vorzunehmen, über welche Differenzen zwischen iMikel und dem Kassenprogramm herauszufinden sind.

Diese Funktion steht nur mit einer bestimmten SAP-Schnittstelle zur Verfügung.

Neue Übertragung für die Bank (SEPA-Gutschrift)

Um eine neue SEPA-Gutschrift-Datei für die Bank zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

Über den Befehl Datei (Gutschriften) in der Fußleiste des Bereiches Übertragungen können Sie die Erstellung der Datei starten (alternativ über Meine Funktionen im Startfenster).

Es öffnet sich ein Fenster, in welchem Sie verschiedene Einstellungen zur Erstellung der Bankdatei vornehmen können/müssen.

Wenn Sie mehrere Mandanten haben, klicken Sie in das Feld Mandant, um den gewünschten Mandanten auszuwählen.

Damit die Informationen zum Absender an dieser Stelle automatisch angezeigt werden, sind diese vorab in den Einstellungen des Startfensters unter dem Punkt Mandanten einzutragen.

Des Weiteren lassen sich folgende Optionen einstellen.

Sammelbuchung erstellen

Ist diese Option aktiviert, werden die Buchungen in der SEPA-Datei als eine Sammelbuchung deklariert. Fragen Sie ggf. bei Ihrer Bank nach, ob dies erforderlich ist.

Hashcode auf Begleitzettel ausweisen

Maximale Anzahl Buchungen je Datei

Passen Sie den Zeitraum an, für welchen die Fälligkeiten verarbeitet werden. Dieser Zeitraum ist standardmäßig in Ihren Einstellungen der Buchhaltung vordefiniert. Passen Sie ggf. die Abgabefrist in Tagen an, um den Zeitpunkt der Ausführung zu definieren.

Klicken Sie auf OK, um die Übertragungsdatei zu erstellen.

Mahnungen

Unter dem Reiter Mahnungen können Sie sowohl alle Ihre erstellten Mahnläufe einsehen als auch über das Plus in der Kopfleiste einen neuen Mahnlauf starten.

Das Mahnwesen wird im Kapitel der Kontenverwaltung detailliert erläutert.

Einstellungen der Buchhaltung

Auch in der Buchhaltung können Sie über die Zahnräder Einstellungen festlegen.

Allgemeine Einstellungen

Hier legen Sie einige allgemeine Einstellungen fest.

Rückwirkender Vollabgleich aller bereits abgegebenen Schnittstellenbuchungen

Ist diese Option aktiviert, wird eine Rückwärtsprüfung aller schon übertragenen Buchungen bei der nächsten Übergabe durchgeführt.

Diese Funktion ist nur mit einigen bestimmten Kassenschnittstellen kompatibel. Bitte setzen Sie sich vorab mit der Firma Mikel Software GmbH in Verbindung, sollte ein rückwirkender Vollabgleich der Buchungen bei Ihnen erforderlich sein.

Rückdateien ohne Dialog akonto buchen

Ist diese Option aktiviert, werden Rückdateien der Schnittstelle ohne Dialog akonto gebucht.

Nach Übergabe von Stammdaten Übertragungssperre setzen

Sie können an dieser Stelle festlegen, wie viele Tage lang eine Person eine Übergabesperre erhält, nachdem die Stammdaten an die Kasse übertragen wurden. Dies soll das Szenario verhindern, dass die Übergabe der Stammdaten an die Kasse scheitert und anschließend die Sollstellung zu diesem Stammdatensatz erfolgen konnte.

Diese Option erfordert eine bestimmte SAP-Schnittstelle.

Saldenvortrag auf Rechnungen nicht angleichen

Über diese Option können Sie festlegen, dass Saldenvorträge auf Rechnungen auch dann angezeigt werden, wenn sie durch nachträgliche Zahlungseingänge ausgeglichen oder reduziert wurden.

Zeiträume

Mit den Zeiträumen grenzen Sie über die Beginn- und Enddaten die zu bearbeitenden Zeiträume hinsichtlich der Gebührenberechnung, Rechnungserstellung und Kassen-/Bankübertragung ein.

Berechnung Gebühren/Instrumentenmiete

Die Eingrenzung des Zeitraumes der Gebührenberechnung ermöglicht, dass nicht jedes Mal die gesamten Gebühren in iMikel berechnet werden, die u. U. mehrere Jahren umfassen. Die Bearbeitungszeit für die Gebührenberechnung des Programms wird somit verkürzt.

Des Weiteren legen Sie über den Beginn des Gebührenberechnungszeitraumes fest, wie weit rückwirkend Gebühren berechnet und aktualisiert werden dürfen. Durch die Vorgabe schließen Sie vorherige Zeiträume ab und schützen diese vor weiteren Veränderungen.

Wird später z. B. in der Unterrichtsverwaltung ein Rabatt, eine manuelle Buchung, eine Abmeldung oder Neuanmeldung eingegeben, welche schon vor dem Beginn des Gebührenberechnungszeitraumes wirksam wäre, so lehnt das Programm diese Eingabe ab, da eine rückwirkende Berechnung/Aktualisierung der Daten nicht über Ihre Vorgabe des Gebührenberechnungszeitraumes hinaus erfolgen kann.

Bei Bedarf ist es über die Option Eingabesperre deaktivieren möglich, diese Sperre auszuschalten, um z. B. beim Umstieg von anderen Programmen viele rückwirkende Eingaben oder Bearbeitungen weit in die Vergangenheit durchführen zu können.

Das Programm kann maximal rückwirkend bis zum Beginn des Gebührenberechnungszeitraumes eine Berechnung durchführen, wodurch für vorherige Zeiträume keine Berechnung/Aktualisierung erfolgen kann.

Der Befehl Markierung zur Neuberechnung setzen bewirkt, dass alle in dem eingestellten Gebührenberechnungszeitraum aktiven Belegungen und Leihverträge für eine Neuberechnung gekennzeichnet werden.

Die entsprechenden Konten werden anschließend vom Server über die CronJobs nach und nach aktualisiert. Dieser Befehl ist beispielsweise dann erforderlich, wenn Sie den Gebührenberechnungszeitraum ändern (z. B. in die Zukunft erweitern). Für diesen neuen Zeitraum werden dann alle aktiven Konten aktualisiert.

Auch bei Tarifänderungen innerhalb des aktuellen Gebührenberechnungszeitraumes muss dieser Befehl ausgeführt werden, damit die Änderungen bei allen betroffenen Konten wirksam werden.

Wenn Sie eine Einzelplatzversion von iMikel nutzen, wählen Sie manuell in der Kontoverwaltung die Menüfunktion Berechnung > Alle geänderten Daten neu berechnen, damit alle mit einem Warndreieck ausgestatteten Konten neu berechnet werden.

iMikel berechnet automatisch Gebührenrückerstattungen durch Unterrichtsausfälle. In den Einstellungen kann definiert werden, dass zum Beispiel erst ab dem dritten Ausfall eine Erstattung erfolgen soll. Bei nur zwei Ausfällen wird somit keine Erstattung berechnet.

Unterrichtsausfälle werden auf Rechnungen dargestellt, sobald sie gebührenrelevant werden. Sofern in diesem Beispiel nur zwei nicht gebührenrelevante Ausfälle vorliegen, werden diese nicht auf Rechnungen ausgewiesen. Es werden immer alle Ausfälle einer Ausfallperiode auf Rechnungen dargestellt, auch wenn beispielsweise der dritte Ausfall erst in einem späteren Monat als der erste und zweite Ausfall hinzukam.

Rechnungserstellung

Durch eine Veränderung des Zeitraums für die Rechnungserstellung können Sie die Anzahl Monate definieren, auf die sich die Rechnung bezieht und die auf der Rechnung dargestellt werden.

Wenn Sie z. B. den Zeitraum für die Rechnungserstellung einstellen auf den 01.01.2021 bis 31.12.2021, bezieht sich die Rechnung auf den Zeitraum vom Januar bis zum Dezember 2021.

Der Zeitraum der Gebührenberechnung hat den Zeitraum der Rechnungserstellung mit abzudecken.

Kassenübertragung

Analog dazu bezieht sich die Kassenübertragung auf den Zeitraum, der in den Feldern von und bis eingestellt ist. Es werden nur Beträge übermittelt, die innerhalb dieses Zeitraumes fällig werden.

Standardwerte

Wenn Sie diesen Befehl anklicken, werden alle Zeiträume auf die Standardwerte zurückgesetzt. Dabei wird das aktuelle Kalenderjahr genommen.

Kostenstellen

Unter diesem Punkt können Sie beliebig viele Typen von Kostenstellen definieren, die Sie im Bereich Haushalt/Controlling in der Fächerverwaltung zuweisen können. Bei der Erstellung von Statistiken können diese Angaben für Ihre betriebswirtschaftliche Kontrolle eingesetzt werden.

Wird eine Kostenstelle nicht mehr verwendet, kann diese optional ausgeblendet werden.

Teilleistungen

Unter diesem Punkt können Sie beliebig viele Typen von Teilleistungen definieren, die Sie ebenfalls im Bereich Haushalt/Controlling in der Fächerverwaltung zuweisen können. Bei der Erstellung von Statistiken können diese Angaben für Ihre betriebswirtschaftliche Kontrolle eingesetzt werden.

Wird eine Teilleistung nicht mehr verwendet, kann diese optional ausgeblendet werden.

Einnahmearten

Unter diesem Punkt können Sie beliebig viele Einnahmearten definieren, die Sie im Bereich Haushalt/Controlling in der Fächerverwaltung zuweisen können. Bei der Erstellung von Statistiken können diese Angaben für Ihre betriebswirtschaftliche Kontrolle eingesetzt werden.

Wird eine Einnahmeart nicht mehr verwendet, kann diese optional ausgeblendet werden.

Bankverbindungen

Unter diesem Punkt können Sie Ihre eigenen Bankkonten verwalten, die Sie bei der Verwaltung von Eingangsbuchungen in der Kontenverwaltung zur Auswahl haben.

Mwst.-Sätze

Unter diesem Punkt können Sie beliebig viele Mwst-Sätze hinterlegen, falls Sie diese für Ihre Unterrichtsgebühren/Instrumentenmieten benötigen.