Die Buchhaltung

Einleitung

Mit dem Buchhaltungsmodul in iMikel können Sie den gesamten Buchungstransfer zwischen Ihrer Schule und Ihrer Bank bzw. Stadtkasse steuern. Dort werden alle Rechnungen pro Konto basierend auf den Daten der Unterrichts- sowie der Inventarverwaltung erstellt. Sie können die Daten zu Ihrer Bank mit einer SEPA-Datei übertragen oder über Ihre Kassenschnittstelle zur Stadtkasse.

Prinzipiell ist der Prozess von der Gebührenberechnung bis zur Kassenübertragung dreistufig:

1. Berechnung von Gebühren in der Kontoverwaltung, Unterrichtsverwaltung und der Inventarverwaltung.
2. Erstellung der Rechnungen über Rechnungsläufe.
3. Übertragung der Anordnungen zur Kassenschnittstelle bzw. Erstellung einer SEPA-Datei.

Die Stufen 2 und 3 erfolgen in der iMikel-Buchhaltung, die Berechnung der Unterrichtsgebühren und der Gebühren für Leihinstrumente wird automatisch über die CronJobs ausgeführt. Sie können aber auch modulspezifisch in der Unterrichtsverwaltung oder der Instrumenten-/Inventarverwaltung gestartet werden. Dort können Sie jeweils für einzelne Zahlungspflichtige die Unterrichtsgebühren bzw. die Leihgebühren berechnen.

Außerdem können Sie in diesem Modul Mahnläufe durchführen und diverse Buchungslisten sowie Statistiken erstellen.

Hinweis bezüglich Gendern: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter. Die verkürzte Sprachform hat nur redaktionelle Gründe und beinhaltet keine Wertung.

Buchungen

Ihre Buchungen können Sie jederzeit mit nur wenigen Klicks nachvollziehen.

Buchungen einsehen

Sie können in der Buchhaltung die gesamten Buchungen einsehen, die sich in iMikel befinden. Klicken Sie hierzu unter Buchungen auf Buchungen.

Anschließend werden Ihnen die Buchungen angezeigt. Über das Kreisel-Symbol in der Kopfleiste lassen sich die gesamten Buchungen anzeigen. Zusätzlich können Sie in diesem Fenster nach jeglichen Buchungen suchen, indem Sie auf die Suchlupe in der Kopfleiste klicken. Sie können anschließend in jedem Feld suchen. Dabei sind auch kombinierte Suchabfragen möglich. Sie können beispielsweise in das Feld Fälligkeit den Wert 2022 eintragen und in das Feld Kategorie den Begriff Gebühr.

Bestätigen Sie die Suchabfrage mit Enter oder Suche starten. Es werden Ihnen alle Buchungen in einer detaillierten Auflistung angezeigt, die in dem Jahr 2022 fällig waren und zur Kategorie Gebühr gehören. Die Suchergebnisse lassen sich über einen Klick auf die Spaltenüberschriften auf- und absteigend sortieren. Zusätzlich können Sie über den Pfeil direkt zu einem Datensatz (Konto) wechseln.

Wenn Sie die Suchergebnisse in einem anderen Programm verwenden möchten, können Sie diese exportieren. Klicken Sie dazu in der FileMaker-Menüleiste unter Export auf Daten > Datei.

Klicken Sie auf Statistikmodus in der Kopfleiste. Im Statistikmodus haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, die Ergebnisse nach bestimmten Aspekten zu unterteilen. Dabei wird Ihnen zusätzlich eine Summe angezeigt sowie die Anzahl der Datensätze. Über Details anzeigen kommen Sie zurück in die Listenansicht.

Übertragene Buchungen

Sie können außerdem alle Buchungen einsehen, die an Ihre Kasse oder Bank übertragen wurden. Klicken Sie dazu auf den Reiter Buchungen. Wählen Sie anschließend den Punkt Kasse/Hin.

Anschließend werden Ihnen die übertragenen Buchungen angezeigt. Über das Kreisel-Symbol in der Kopfleiste lassen sich die gesamten übertragenen Buchungen anzeigen. Zusätzlich können Sie in diesem Fenster nach jeglichen übertragenen Buchungen suchen.

Über die Lupe in der Kopfleiste können Sie den Suchmodus aktivieren. Sie können anschließend in jedem Feld suchen. Dabei sind auch kombinierte Suchabfragen möglich. Sie können beispielsweise in das Feld Fälligkeit den Wert 2022 eintragen und in das Feld Betrag >100.

Es werden Ihnen dann alle übertragenen Buchungen in einer detaillierten Auflistung angezeigt, die in dem Jahr 2022 fällig waren und einen höheren Betrag als 100 € aufweisen. Die Suchergebnisse lassen sich über einen Klick auf die Spaltenüberschriften auf- und absteigend sortieren. Zusätzlich können Sie über den Pfeil direkt zu einem Datensatz (Konto) wechseln.

Klicken Sie auf Statistikmodus in der Kopfleiste. Im Statistikmodus haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, die Ergebnisse nach bestimmten Aspekten zu unterteilen. Dabei wird Ihnen eine Summe angezeigt sowie die Anzahl der Datensätze.

Abgleich

An dieser Stelle ist es möglich, einen Abgleich mit der Kassenschnittstelle durchzuführen.

Diese Funktion setzt eine bestimmte SAP-Schnittstelle voraus.

Buchungsreport

In der Buchhaltung gibt es unter Buchungen die Funktion Buchungsreport. Ein Buchungsreport zeigt eine Auswertung/Übersicht von Fälligkeiten, Buchungen, Zahlungseingängen, periodenfremden Buchungen etc. an. Dieser wird bei Netzwerkinstallationen automatisch wöchentlich durch die CronJobs aktualisiert.

Das letzte Berechnungsdatum wird im Report angezeigt. Dabei erstellt iMikel den Buchungsreport automatisch bis zum Ende des Monats Februar immer für das vorherige Jahr und schaltet ab März automatisch auf das aktuelle Jahr um.

Falls dieser Automatismus nicht gewünscht ist und Sie länger einen Buchungsreport für das vergangene Jahr erstellen möchten, können Sie direkt im Buchungsreport das gewünschte Jahr fest vorgeben. Diese Vorgabe dient dann als Vorgabe für die automatisierte Aktualisierung am Server und deaktiviert den automatischen Jahreswechsel im Buchungsreport.

Die automatische Berechnung kann bei Bedarf auch über die Option Als CronJob am Server ausführen deaktiviert werden und über die Taste neu berechnen jederzeit manuell gestartet werden.

Rechnungsläufe

Unter Rechnungsläufe können Sie für alle aktiven Kontoinhaber Rechnungen erstellen sowie schon erstellte Rechnungsläufe einsehen.

Rechnungslauf erstellen

Vor der Erstellung eines neuen Rechnungslaufes können Sie über Startfenster > Meine Funktionen prüfen, ob die CronJobs mit der Gebührenberechnung fertig sind oder ob gerade noch eine Berechnung läuft.

Über neuer Rechnungslauf in der Fußleiste des Bereiches Rechnungsläufe können Sie einen neuen Rechnungslauf starten. Mit dieser Prozedur werden für alle Konten neue Rechnungen erstellt, bei denen seit dem jeweils letzten Rechnungslauf gebührenrelevante Änderungen (z. B. eine neue Belegung oder ein Austritt) aufgetreten sind.

Konten, die zum Zeitpunkt des Starts eines Rechnungslaufes ein Warndreieck haben, werden aus dem Rechnungslauf ausgeschlossen. Diese Konten sind erst in einem folgenden Rechnungslauf enthalten, wenn das Warndreieck zwischenzeitlich entfernt ist.

Sie können beliebig häufig neue Rechnungsläufe starten. Wenn in der Kontenverwaltung keine Änderungen zu verzeichnen sind, erstellt iMikel keine neuen Rechnungen.

Klicken Sie auf neuer Rechnungslauf, übernimmt iMikel automatisch das Start- und Enddatum des Abrechnungszeitraums aus den Einstellungen der Buchhaltung (unter Zeiträume).

Im Feld Rechnungsdatum können Sie ein von heute abweichendes Datum einstellen, dass auf der Rechnung erscheinen soll. Wenn Sie also einen Rechnungslauf machen möchten, die Rechnungen aber erst am nächsten Tag verschickt werden, geben Sie dort das Datum des nächsten Tages ein.

Die Ermittlung der Fälligkeiten orientiert sich an diesem Datum.

Wenn Sie die Ankreuzbox Im Startfenster anzeigen wählen, wird die Aktion Rechnungslauf erstellen mit dem eingestellten Zeitraum im Benutzermenü im Startfenster rechts angezeigt.

Optionen

Über Optionen können Sie ggf. verschiedene Vorgaben aktivieren/deaktivieren. Vor einem Rechnungslauf kann hierüber eine Startrechnungsnummer angegeben werden. Diese kann auch alphanumerisch (z. B. Musik-10001) vorgegeben werden.

Nur diese Mandanten verarbeiten

Wenn Sie mit mehreren Mandaten (erfordert das separat erhältliche Mandantenmodul) arbeiten, können Sie an dieser Stelle nur für eine bestimmte Auswahl an Mandaten den Rechnungslauf erstellen. Wenn Sie keine Auswahl treffen, werden standardmäßig alle Mandanten verarbeitet.

Rechnungsnummer

In dieses Feld können Sie eine eigene Rechnungsnummer vorgeben, ab welchem der nächste Rechnungslauf anfangen soll zu zählen (ansonsten erfolgt die Zählung anhand der zuletzt erstellten Rechnung).

Anzahl der Rechnungen im Rechnungslauf begrenzen

Geben Sie hier den gewünschten Wert ein, wenn Sie die Anzahl der Rechnungen im Rechnungslauf begrenzen möchten. Sie können somit z. B. mehrere kleinere Rechnungsläufe erstellen.

Wenn Sie Netto- anstatt Bruttobeträge auf den Rechnungen ausweisen möchten, aktivieren Sie die entsprechende Option.

Mit einem Klick auf OK starten Sie den Rechnungslauf. Anschließend können Sie den Fortschritt des Rechnungslaufs über einen Balken verfolgen. Nach Fertigstellung erscheint der Rechnungslauf an erster Stelle der Liste aller Rechnungsläufe unter Rechnungsläufe.

Mit Klick auf den Pfeil beim gerade neu erstellten Rechnungslauf können Sie alle zugehörigen Rechnungen aufrufen. Es werden alle entsprechenden Rechnungen in der Voransicht aufgerufen. Über das Drucker-Symbol in der Kopfleiste können Sie die aktuellen Rechnungen komplett ausdrucken. Es werden sämtliche Rechnungen ab der aufgerufenen ausgedruckt. Wenn Sie also den zweiten oder dritten Datensatz betrachten, werden die ersten Rechnungen nicht mit ausgedruckt.

Bezüglich des Drucks von Rechnungen gibt es mehrere Einstellungsmöglichkeiten, welche über das Zahnradsymbol in der Kopfleiste einer Rechnung erreichbar sind. Die Einstellungen werden im Folgenden erläutert.

Vom Druck ausschließen

Dort werden mehrere Bedingungen angezeigt, wann eine Rechnung vom Druck ausgeschlossen werden soll. Aktivieren Sie ggf. eine oder mehrere dieser Optionen, falls Sie möchten, dass Rechnungen unter bestimmten Bedingungen vom Druck auszuschließen sind.

Es kann zum Beispiel festgelegt werden, dass Rechnungen mit Summe 0,00 oder Summe der Änderungen = 0,00 vom Rechnungsdruck ausgeschlossen werden sollen. Diese Rechnungen werden wie gewünscht auch ausgeschlossen, wenn ein Rechnungslauf über die App online bereitgestellt wird.

Hinweis

Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie nach einer bestimmten Anzahl von gedruckten Rechnungen einen Hinweis anzeigen möchten (z. B. Papier nachlegen!).

Seitenzahl

An dieser Stelle können Sie definieren, wie die Seitenzahl auf der Rechnung dargestellt wird. Folgende Platzhalter stehen Ihnen zur Verfügung: Seitennummer (aktuelle Seite) und Seitenanzahl (Gesamtanzahl der Seiten).

Ausdruck kennzeichnen als

Dort können Sie festlegen, dass Rechnungen beim Ausdruck mit einem Hinweis gekennzeichnet werden. Folgende Kennzeichnungen stehen zur Auswahl: Durchschrift für die Akte, Entwurf, Kopie, Muster, Test und Zweitschrift. Über das X entfernen Sie diese Option.

Alternativ können Sie die Rechnungen als PDF-Datei erzeugen lassen oder per E-Mail verschicken. Klicken Sie dazu einfach auf das entsprechende Symbol in der Kopfleiste (PDF- oder @-Symbol).

Auch diese Vorgänge werden ab der momentan gesichteten Rechnung gestartet. Bei der PDF-Erstellung der Rechnungen wird ein Fortschrittsbalken angezeigt, über welchen Sie diesen Vorgang auch abbrechen können.

Bemerkungen zur Darstellung auf Rechnungen

Auf den Rechnungen werden bei der Anzeige der Unterrichtsausfälle u. a. der Name der betroffenen Lehrkraft sowie die Ausfallkategorien dargestellt und angezeigt, wie viele Ausfälle bereits erfolgt sind.

Für das Rechnungsformular können die Bereiche Fälligkeiten, zu zahlende Beträge und Eingänge beliebig ein- und ausgeblendet werden (in den Einstellungen zum Bereich Mandanten).

Zudem ist die Überschrift über den Rechnungspositionen zweizeilig gestaltet, sodass auch längere Überschriften möglich sind und nicht z. B. als Rückerstatt. abgekürzt werden müssen. Sind Abkürzungen gewünscht, können diese ganz einfach in den Einstellungen der Fächerverwaltung vorgenommen werden (Rabattkategorien > Kurzform).

Werden auf einer Rechnung die detaillierten Rabattinformationen eingeblendet, so werden diese durch eine graue Trennlinie optisch zusammenhängender dargestellt. Ob Ermäßigungen und Zuschläge über detaillierte Rechnungspositionen ausgewiesen werden, können Sie unter iMikel-Grundeinstellungen (Zahnräder im Startfenster) > Mandanten > Rechnungsformular einstellen.

Auf Rechnungen können zusätzlich zu den Fälligkeiten die Bereiche Zahlungen (Zahlungseingänge) und zu zahlen dargestellt werden. Die Verrechnung von Zahlungseingängen und zu zahlenden Beträgen stellt die Verrechnung mit nachfolgenden Gutschriften auf Rechnungen verständlich und nachvollziehbar dar.

Erstellte Rechnungsläufe einsehen

Im Bereich Rechnungsläufe werden alle Rechnungsläufe angezeigt, die in iMikel gestartet wurden. Es werden dabei sowohl die Rechnungsläufe angezeigt, die Sie in der Buchhaltung gestartet haben, als auch diejenigen, die Sie in der Unterrichtsverwaltung bzw. in der Kontoverwaltung für einzelne Konten gestartet haben.

Angezeigt werden jeweils das Datum, an dem der Rechnungslauf gestartet wurde, das Rechnungsdatum, das auf den Rechnungen notiert ist, sowie die Anzahl erstellter, gedruckter und nicht gedruckter Rechnungen. Zusätzlich ist ersichtlich, welche Rechnungen bereits per E-Mail verschickt worden sind.

Außerdem können Sie, sofern Sie die Musikschul-App einsetzen, Rechnungen online bereitstellen. Es ist in der Übersicht zu erkennen, wie viele Rechnungen online bereitgestellt und wie viele bereits heruntergeladen wurden. Diese Angaben aktualisieren sich live, während auf einem anderen Computer ein Rechnungslauf gedruckt, versendet oder als PDF-Datei gespeichert wird.

Wenn ein Rechnungslauf korrekt beendet wurde, wird er mit dem Status fertig gekennzeichnet. Diese Markierungen werden nicht vergeben, wenn der Rechnungslauf abgebrochen wird. Nicht abgeschlossene Rechnungsläufe sind zu löschen, um zu vermeiden, dass nicht für alle relevanten Konten eine Rechnung korrekt erstellt wird.

Durch einen Klick auf die Zahl bei Anzahl, gedruckt bzw. Mail-Versand > Ja oder Nein, werden die entsprechenden Rechnungen aufgerufen.

In der Spalte Summe werden die Summen der berechneten Gebühren angezeigt. Wenn kein Wert erscheint, ist die Summe auf der erstellten Rechnung gleich Null.

Des Weiteren können Sie einzelne Rechnungen jedes Rechnungslaufes einsehen. Über den Pfeil können Sie die Blätteransicht öffnen und über das Listensymbol können Sie die Rechnungen als Liste öffnen.

Rechnungsläufe löschen

Wenn Sie z. B. nach einem Rechnungslauf rückwirkende Änderungen in der Gebühreneinstellung in der Fächerverwaltung vornehmen, wirken sich diese nicht auf den schon erstellten Rechnungslauf aus. In diesem Fall ist der Rechnungslauf zu löschen.

Sie können Rechnungsläufe nur dann löschen, wenn Sie die einzelnen Rechnungen noch nicht verschickt haben oder wenn Sie die darauf basierende Übertragungsdatei noch nicht an Ihre Stadtkasse oder Ihre Bank weitergegeben haben. Andernfalls können Sie später die geforderten Beträge nicht rekonstruieren. Aus diesem Grund lässt iMikel das Löschen eines Rechnungslaufs (und einer einzelnen Rechnung auch) nicht mehr zu, wenn Buchungen, die durch diese Rechnung(en) ihre Fälligkeit bekommen haben, bereits übergeben wurden.

Fertiggestellte Rechnungsläufe sind nicht in der Buchhaltung zu löschen, sondern unter Startfenster > Vorgänge. Dort werden alle Rechnungsläufe aufgelistet. Über das X können Sie nun einzelne Rechnungsläufe löschen.

Rechungen automatisiert per E-Mail versenden

iMikel kann Rechnungen automatisiert als PDF-Datei per E-Mail versenden. Hierbei werden nicht automatisch alle vorhandenen Mail-Adressen einer zahlungspflichtigen Person verwendet, sondern Sie können (ähnlich der Fotofreigabe) die Zustimmung/Ablehnung einer Person für den Rechnungsversand je Mail-Adresse eintragen.

Hierzu steht neben der Spalte SMS die Spalte mit der Überschrift € zur Verfügung. Als Standard wird bei allen Mail-Adressen ein graues Fragezeichen als Symbol angezeigt. Durch Klick auf dieses Fragezeichen kann der Status für diese Mail-Adresse geändert werden. Wie bei der Fotofreigabe erfolgt die Eingabe immer in der Rotation/Reihenfolge Keine Angabe > Zugestimmt > Abgelehnt > Keine Angabe….

Folgende Status sind möglich:

• Grau: Enthaltung/keine Angabe
• Grün: Zustimmung
• Rot: Ablehnung

Beim Mail-Versand von Rechnungen werden rot gekennzeichnete Mail-Adressen grundsätzlich ausgeschlossen. Zusätzlich können Sie vor dem Start des Versands wählen, ob Sie ausschließlich Mail-Adressen mit dem Status Zustimmung (grün) oder grau und grün verwenden möchten. Somit haben Sie die freie Wahl, ob Sie nur noch nach Zustimmung Rechnungen per E-Mail versenden oder weiterhin alle Mail-Adressen (außer den abgelehnten) einsetzen. Ihre aktuelle Auswahl wird im Dialog noch einmal optisch dargestellt.

Beim Versand einer E-Mail mit Rechnungen können Sie bei Bedarf einen Standardtext hinterlegen (z. B. Anbei senden wir Ihnen die Rechnung für Monat x. Bei Fragen melden Sie sich gern jederzeit bei uns.).

Rechnungen für die App bereitstellen

Über die Buchhaltung können Rechnungsläufe für die Musikschul-App zum Download bereitgestellt werden (über online bereitstellen). Die Darstellung der bereitgestellten Rechnungen unter Buchhaltung > Rechnungsläufe zeigt nach der Bereitstellung die Anzahl der registrierten, nicht registrierten Zahlungspflichtigen sowie geladenen und nicht geladenen Rechnungen an. Durch Anklicken dieser Werte können direkt die betroffenen Rechnungen aufgerufen und bei Bedarf im Anschluss gedruckt werden. Die Werte aktualisieren sich automatisch, sobald sich neue Personen registrieren oder Rechnungen geladen werden.

Die Bereitstellung eines größeren Rechnungslaufes erfolgt im Hintergrund über Ihren iMikel-Server. Der aktuelle Status wird in der Übersicht der Rechnungsläufe durch einen Laufbalken dargestellt.

Rechnungsformular einrichten

Über die iMikel-Grundeinstellungen (Startfenster > iMikel-Einstellungen > iMikel-Grundeinstellungen) können Sie auch Einstellungen zu Ihrem Mandaten vornehmen. Hierzu gehört beispielsweise die Einrichtung des Rechnungsformulars sowie Parametereinstellungen für die Schnittstellenübergabe. Klicken Sie hierzu zunächst auf Mandanten.

In den Einstellungen zum Mandanten stehen Ihnen viele Optionen zur Verfügung, welche folgend vorgestellt werden.

Darstellung des Rechnungsformulars

An dieser Stelle kann eine andere Darstellung des Rechnungsformulares gewählt werden. Auf der linken Seite werden Ihnen die verschiedenen Bereiche des Rechnungsformulares angezeigt. Im Rechnungsformular befinden sich Textfelder, in welche Sie Ihre Texte definieren können, die auf der Rechnung erscheinen sollen. Klicken Sie hierzu einfach in ein Feld hinein und schreiben Sie Ihren Text. Das erste Textfeld oben links ist für das Adressetikett vorgesehen. Verwenden Sie hierzu den Platzhalter Adresse.

Für die Formatierung der Texte stehen Ihnen mehrere Formatierungseinstellungen über die FileMaker-Menüleiste unter Bearbeiten > Format anpassen zur Verfügung. Weitere Textfelder können Sie bearbeiten, indem Sie weiter hinunterscrollen.

Mit Hilfe der gestrichelten Linien auf der rechten und linken Seite können Sie Ihre Randeinstellungen für Ihre Texte vornehmen, damit diese bündig mit den anderen Tabellen des Rechnungsformulares sind. Randeinstellungen können Sie über die Regler des Lineals vornehmen.

Platzhalter für Rechnungen

Des Weiteren können Sie in der Rechnung Platzhalter verwenden, die Ihnen helfen, die Texte zu personalisieren. Folgend sehen Sie die Platzhalter, die Ihnen für Rechnungen zur Verfügung stehen.

Platzhalter bezogen auf die Rechnung

• Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Rechnungsjahr
• ZeitraumBeginn (Rechnungserstellung)
• ZeitraumEnde (Rechnungserstellung)
• JahrZeitraumBeginn (Rechnungserstellung)
• JahrZeitraumEnde (Rechnungserstellung)

Platzhalter bezogen auf den Kunden/Rechnungsempfänger

• formatiertesKassenzeichen (Kassenzeichen inkl. Trennzeichen)
• Kassenzeichen (Kassenzeichen in reiner Textform)
• Adresse
• Briefanrede
• Mandat.IBAN
• Mandat.IBANX (anonymisiert die IBAN)
• IBAN
• IBANX (anonymisiert die IBAN)

Platzhalter bezogen auf den aktuell angemeldeten Benutzer

• Benutzer.Fax
• Benutzer.Firma
• Benutzer.eMail
• Benutzer.Anrede
• Benutzer.Titel
• Benutzer.Vorname
• Benutzer.Nachname
• Benutzer.Ort
• Benutzer.Postleitzahl
• Benutzer.Straße
• Benutzer.Telefon
• Benutzer.Zimmer
• Benutzer.Info

Platzhalter bezogen auf den Benutzer, welcher dem Anfangsbuchstaben des Kundennamen zugewiesen ist

• Buchstabe.Fax
• Buchstabe.Firma
• Buchstabe.eMail"
• Buchstabe.Anrede
• Buchstabe.Titel
• Buchstabe.Vorname
• Buchstabe.Nachname
• Buchstabe.Ort
• Buchstabe.Postleitzahl
• Buchstabe.Straße
• Buchstabe.Telefon
• Buchstabe.Zimmer
• Buchstabe.Info

E-Post-Bereiche ein- / ausblenden

Hier können Sie die für die E-Post reservierten Bereiche ein- und wieder ausblenden. Dabei werden in rot die Bereiche angezeigt, die nicht beschrieben werden dürfen. Die grünen Bereiche sind der Absender- bzw. Empfängeradresse vorbehalten.

Wenn Sie Rechnungen über E-Post verschicken möchten, ist die E-Post als Druckertreiber beim Drucken auszuwählen.

Briefpapier

Unter diesem Punkt haben Sie die Möglichkeit, der Rechnung ein Briefpapier zuzuordnen. Die Zuordnung des Briefpapiers können Sie über das Kreisel-Symbol bei dem Feld Briefpapier vornehmen.

Auf der rechten Seite finden Sie weitere globale Einstellungen zur Rechnungserstellung bezogen auf den aufgerufenen Mandanten. Diese werden im Folgenden erklärt.

Von der Standardvorgabe abweichende Zahlweise bei der Kassenzeichenvorgabe im Konto eintragen

An dieser Stelle können Sie optional für einen bestimmten Mandanten eine andere Standardzahlweise definieren.

Neue Rechnungen enthalten ausschließlich mit dieser Rechnung NEU fällig gestellte Buchungen

Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie möchten, dass Rechnungen, die unter diesem Mandanten erstellt werden, ausschließlich die Änderungen enthalten.

Rechnungen enthalten auch Fälligkeiten außerhalb / hinter dem Berechnungszeitraum

Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie möchten, dass Fälligkeiten, die nicht in den Rechnungszeitraum fallen, trotzdem auf der Rechnung angezeigt werden. Beispiel: Eine Jahresrechnung (01.01.2021 - 31.12.2021) kann den 15.01.2022 als Fälligkeit ausweisen.

Ermäßigungen und Zuschläge über detaillierte Rechnungsposition ausweisen

Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie eine detaillierte Ansicht Ihrer Ermäßigungen und Zuschläge pro Belegungen auf den Rechnungen dieses Mandanten haben möchten. Bitte beachten Sie, dass eine detaillierte Ansicht ggf. mehr Platz auf der Rechnung beansprucht.

0,00-Beträge in den Bereichen zu zahlen und Zahlungen im Druck ausblenden

Sie können auch Null-Beträge für den Druck ausblenden.

Guthaben in neuen Rechnungen bei letzter Sollstellung im Bereich „zu zahlen“ als negative Buchung ausweisen

Zudem steht in den Einstellungen des Rechnungsformulares die Option zur Verfügung, über welche Sie festlegen können, dass in neuen Rechnungen eine Überzahlung/ein Guthaben z. B. als - 100,00 zu zahlen ausgewiesen wird.

Bereiche auf Rechnung ausblenden

Sie können nach und nach alle Bereiche einsehen, indem Sie weiter nach unten scrollen. Sie können die Bereiche, die Sie nicht auf der Rechnung angezeigt haben möchten, ausblenden. Setzen Sie hierzu einfach auf der rechten Seiten bei dem jeweiligen Bereich den Haken bei ausblenden.

Seitenumbruch deaktivieren

Ein roter Balken symbolisiert einen Seitenumbruch. Dieser kann für die Seite der Rückerstattungen auch optional deaktiviert werden, wenn Sie für die Rückerstattungen kein zusätzliches Blatt verwenden möchten.

Auch bei Buchungen ohne MwSt. anzeigen

In den Einstellungen des Rechnungsformulares in den Mandanteneinstellungen kann eine Mehrwertsteuerangabe auch für die Fälle aktiviert werden, bei denen ausschließlich Leistungen ohne Mehrwertsteuer in Rechnung gestellt werden. In diesen Fällen wird eine Mehrwertsteuer von 0 % ausgewiesen. Die Option ist bei den Ausblendbedingungen der Mehrwertsteuerangaben zu finden.

Dynamische Textbausteine einfügen

Sie können in diesem Bereich mandanten- und kontextbezogene Platzhalter einrichten, die u. a. je nach Zahlungstyp verschiedene Texte ausgeben.

Bankverbindung hinterlegen

An dieser Stelle können Sie global Ihre Bankinformationen hinterlegen, sodass diese bei jeder zukünftigen Erstellung einer SEPA-Datei bereits eingestellt sind.

Schnittstelle definieren

An dieser Stelle werden feste Parameter für Ihre Schnittstellenübergabe definiert. Nehmen Sie Änderungen an dieser Stelle bitte nur nach vorheriger Rücksprache mit Ihrer Kasse und dem iMikel-Support vor.

Allgemeine Einstellungen zum Mandanten

Im Bereich Allgemeine Einstellungen stehen Ihnen weitere Optionen zur Verfügung.

Durch die Option Konten dieses Mandanten aus der Berechnung der Offene-Posten-Liste ausschließen können Sie z. B. alle Konten eines Mandanten ausschließen, bei denen aufgrund nicht vorgesehener Rückmeldungen der Zahlungseingänge durch die Stadtkasse alle Posten als offen vorhanden sind.

Falls es bei Ihnen eine einmalige Aufnahmegebühr/Bearbeitungsgebühr gibt, welche nur einmal pro Kassenzeichen eines bestimmten Mandanten berechnet werden soll, können Sie die Höhe dieser Gebühr über die Option Automatische Buchung bei erstmaliger Vergabe eines Kassenzeichens je Konto definieren.

Sollten Sie mehrere Mandanten verwalten und nur für einen bestimmten Mandanten SEPA-Übertragungen planen, können Sie über die Option Diesen Mandanten als Vorauswahl bei neuen SEPA-Übertragungen verwenden festlegen, dass dieser Mandant als Voreinstellung verwendet werden soll.

Übertragung

iMikel erzeugt mit jedem Rechnungslauf für diejenigen Konten neue Rechnungen, deren Gebühren sich seit dem letzten Rechnungslauf geändert haben. Diese Rechnungen können Sie ausdrucken, kuvertieren und an die Zahlungspflichtigen schicken.

Wenn Sie mit einer Stadtkassenschnittstelle arbeiten, sind diese Beträge an die Stadtkasse zu übermitteln. iMikel erstellt dafür eine Liste aller zu übertragenden Soll-Beträge pro Kassenzeichen und speichert diese in einer Datei, deren Namen und Speicherort Sie an zentraler Stelle im Startfenster eingeben.

Den Namen und den Pfad der SEPA-Datei, der Übertragungsdatei für die Kassenschnittstelle und der Importdatei der Kassenschnittstelle legen Sie über Startfenster > iMikel-Einstellungen > iMikel-Grundeinstellungen fest. Es müssen hier nur die Pfadangaben hinterlegt werden, die für die von Ihnen verwendete Übertragungsmethode notwendig sind. Bei Fragen hierzu wenden Sie sich bitte an die Firma Mikel Software GmbH. Das Erstellen von Übertragung ist alternativ auch über das Startfenster (unter Meine Funktionen) möglich.

Pfade definieren

Über Startfenster > iMikel-Einstellungen > iMikel-Grundeinstellungen können Sie alle Dateipfade definieren, die Sie benötigen, so z. B. auch für die Erstellung der Bank- bzw. Kassendatei.

Über die Lupe können Sie den Pfad über den Dateiexplorer auswählen. Wenn Sie die Ankreuzbox Datei anklicken, hat der Pfad die Verzeichnisnamenskette zu enthalten sowie am Schluss den Namen der Datei (z. B. SEPA.xml).

Sie können sich den Dateinamen dynamisch erstellen lassen, indem Sie die Ankreuzbox dynamisch auswählen und Platzhalter verwenden. Dabei beginnen Platzhalter immer mit einem Fragezeichen.

Als Platzhalter stehen zur Verfügung:

• ?Desktop für den Pfad zum Desktop des aktuellen Anwenders
• ?JJJJ für das Jahr (vierstellig) oder ?JJ (zweistellig)
• ?MM für den Monat
• ?Monat für den Namen des Monats
• ?TT für den Tag
• ?Tag für den Namen des Tages
• ?hh für die Stunden
• ?mm für die Minuten
• ?ss für die Sekunden
• ?$$ für den Zähler
• ?TDJ für den Tag des Jahres, also 1 bis 366

Der Pfad C:/temp/Kasse*?JJJJ?MM?TT*?hh?mm?ss_?$$.txt ergibt somit z. B. je nach Datum, Uhrzeit und Zähler C:/temp/Kasse_20120801_100626_1000001.txt.

Im Feld Zähler wird jeweils die Verarbeitung einer im Pfad eingetragenen Datei hochgezählt. Sie können in diesem Feld einen Ausgangswert einstellen. Wenn Sie den Zähler als Platzhalter wie oben beschrieben einsetzen, können Sie erreichen, dass die erzeugte Datei jeweils fortlaufend nummeriert erstellt wird.

Wenn Sie z. B. im Pfad C:/Kasse?$$.txt eintragen und im Feld Zähler die Zahl 1000 einsetzen, wird die erste Datei unter dem Namen Kasse1000.txt, die nächste unter Kasse1001.txt, die nächste unter Kasse1002.txt usw. gespeichert. Auch dafür muss die Option dynamisch aktiviert sein.

Über die Taste Test können Sie testen, ob der eingegebene Pfad funktioniert. iMikel wird für diesen Test eine Datei unter dem vorgegebenen Pfad mit dem eingestellten Dateinamen erzeugen.

Unter dem Bereich Rechnungen (PDF) kann ein Pfad für die Ablage von PDF-Rechnungen vorgegeben werden. Dieser Pfad wird als Vorgabe übernommen, wenn in der Buchhaltung im Bereich Rechnungsläufe in einer Rechnungsansicht auf das PDF-Symbol geklickt wird, um Rechnungen in Form von PDF-Dateien auszugeben.

Im PDF-Dialog zur Rechnungsausgabe gilt folgende Regel:

• Beim ersten Öffnen des PDF-Dialoges wird der im Startfenster definierte Pfad als Vorgabe übernommen.

• Im PDF-Dialog kann der Pfad individuell geändert werden, wenn Sie die Rechnungen einmalig woanders speichern möchten. Diese Änderung hat keinen Einfluss auf den im Startfenster definierten Pfad.

• Der individuell eingestellte Pfad bleibt so lange im PDF-Dialog gespeichert, bis das Programm beendet wird.

• Wünschen Sie einen grundsätzlich anderen Pfad, kann dieser im Startfenster im Bereich Pfade > Rechnungen (PDF) hinterlegt werden.

Neue Übertragung für die Stadtkasse

Eine neue Übertragungsdatei für die Stadtkasse können Sie erstellen, indem Sie zunächst auf neue Übertragung in der Fußleiste des Bereiches Übertragungen klicken (alternativ über Meine Funktionen im Startfenster).

Passen Sie anschließend den Zeitraum an. Dieser Zeitraum ist standardmäßig in Ihren Einstellungen der Buchhaltung vordefiniert. Klicken Sie auf OK, wird die Übertragungsdatei erstellt.

Optionen

Über Optionen können Sie verschiedene Einstellungen bezüglich der Übertragung vornehmen können.

Folgendes ist einstellbar:

• Zu verarbeitende/r Mandant/en
• Ausschließliche Übergabe von Sollstellung
• Trennung der Anordnung nach Zu- und Abgängen
• Sortierung

iMikel berücksichtigt bei der Übergabe den eingestellten Zeitraum. Alle Buchungen, die eine Fälligkeit innerhalb des eingestellten Zeitraums aufweisen und noch nicht übertragen wurden, werden (unter Beachtung der vorgegebenen Optionen) berücksichtigt.

Neue Übertragung für die Bank (SEPA-Lastschrift)

Eine neue SEPA-Lastschrift-Datei für die Bank können Sie erstellen, indem Sie zunächst auf Datei (Lastschriften) in der Fußleiste des Bereiches Übertragungen klicken (alternativ über Meine Funktionen im Startfenster).

Anschließend können Sie verschiedene Einstellungen zur Erstellung der Bankdatei festlegen. Wenn Sie mehrere Mandanten haben, klicken Sie in das Feld Mandant, um den gewünschten Mandanten auszuwählen. Damit die Informationen zum Absender an dieser Stelle automatisch angezeigt werden, sind diese vorab in den Einstellungen des Startfensters unter dem Punkt Mandanten einzutragen.

Wählen Sie aus, welche Formatierung die SEPA-Datei aufzuweisen hat. Dabei können Sie zwischen COR und COR1 und SEPA 3.0 wählen.

Durch die Einführung oder Auswahl von SEPA 3.0 verschwinden folgende nicht mehr benötigte Optionen:

• Erst- und Folgelastschriften trennen
• Frist in Tagen (1. Abbuchung)

Hintergrund: In SEPA 3.0 gibt es keine Unterscheidung zwischen CORE und COR1 und FRST (Erstlastschrift) und RCUR (Folgelastschrift). Somit ist es nicht erforderlich, zwei getrennte SEPA-Dateien zu erstellen, und es gilt nur eine Abgabefrist. Es gilt laut Dokumentation die kurze COR1-Frist der Folgelastschriften, welche aber eventuell mit Ihrer Bank neu abzustimmen ist.

Haben Sie vor, trotz der Einführung von SEPA 3.0 Dateien nach dem vorherigen CORE- oder COR1-Verfahren zu erstellen, können Sie in dem o. g. Auswahlmenü weiterhin die Optionen CORE oder COR1 auswählen. Bei Fragen bezüglich der Wahl des SEPA-Formats wenden Sie sich bitte an Ihr Bankinstitut.

Pre-Notifikation über Verwendungszweck

Ist diese Option aktiviert, wird im Verwendungszweck auf die nächste Abbuchung hingewiesen.

Sammelbuchung erstellen

Ist diese Option aktiviert, werden die Buchungen in der SEPA-Datei als eine Sammelbuchung deklariert. Fragen Sie ggf. bei Ihrer Bank nach, ob dies erforderlich ist.

Hashcode auf Begleitzettel ausweisen

Bei der Erstellung einer SEPA-Datei kann ein Hashcode berechnet und auf dem Begleitzettel angegeben werden. Dazu stehen die Algorithmen MD5, SHA1, SHA256 und SHA512 zur Verfügung. Über den Hashcode kann die empfangende Bank oder Kasse sicherstellen, dass die SEPA-Datei unverändert übergeben und nicht manipuliert wurde.

Maximale Anzahl Buchungen je Datei

An dieser Stelle können Sie optional für die Anzahl der Buchungen der SEPA-Datei einen Wert definieren. Beispiel: Es gibt 1000 zu verarbeitende Buchungen. Wenn Sie den Wert 500 eintragen, erstellt iMikel zwei Dateien á 500 Buchungen.

Mandat gültig bei Erstellung (sonst bei Fälligkeit)

iMikel überprüft je nach Einstellung, ob zu der zu übertragenen Fälligkeit ein Mandat gültig ist, oder aber, ob zum Tag der Übertragung ein Mandat gültig ist.

Erst- und Folge-Lastschriften trennen

Wenn Sie für Erst- und Folge-Lastschriften jeweils eine getrennte Datei benötigen, aktivieren Sie diese Option. Passen Sie den Zeitraum an, für welchen die Fälligkeiten zu verarbeiten sind. Dieser Zeitraum ist standardmäßig in Ihren Einstellungen der Buchhaltung vordefiniert.

Passen Sie ggf. die Abgabefrist in Tagen an, um den Zeitpunkt der Ausführung zu definieren. Dieser lässt sich, falls gewünscht, für erste und wiederkehrende Buchungen unterschiedlich einstellen.

Klicken Sie auf OK, wird die Übertragungsdatei erstellt.

Neue Daten einlesen

Eine neue Übertragungsdatei (z. B. von der Stadtkasse) können Sie einlesen, indem Sie auf neue Daten einlesen in der Fußleiste des Bereiches Übertragungen klicken.

Für das Einlesen einer Datei ist eine Rückschnittstelle einzurichten.

Kassenabgleich

In iMikel ist es möglich, einen Kassenabgleich vorzunehmen, über welche Differenzen zwischen iMikel und dem Kassenprogramm herauszufinden sind.

Diese Funktion steht nur mit einer bestimmten SAP-Schnittstelle zur Verfügung.

Neue Übertragung für die Bank (SEPA-Gutschrift)

Eine neue SEPA-Gutschrift-Datei für die Bank können Sie erstellen, indem Sie zunächst auf Datei (Gutschriften) in der Fußleiste des Bereiches Übertragungen klicken (alternativ über Meine Funktionen im Startfenster).

Anschließend können Sie verschiedene Einstellungen zur Erstellung der Bankdatei vornehmen. Wenn Sie mehrere Mandanten haben, klicken Sie in das Feld Mandant, um den gewünschten Mandanten auszuwählen. Damit die Informationen zum Absender an dieser Stelle automatisch angezeigt werden, sind diese vorab in den Einstellungen des Startfensters unter dem Punkt Mandanten einzutragen.

Sammelbuchung erstellen

Ist diese Option aktiviert, werden die Buchungen in der SEPA-Datei als eine Sammelbuchung deklariert. Fragen Sie ggf. bei Ihrer Bank nach, ob dies erforderlich ist.

Hashcode auf Begleitzettel ausweisen

Bei der Erstellung einer SEPA-Datei kann ein Hashcode berechnet und auf dem Begleitzettel angegeben werden. Dazu stehen die Algorithmen MD5, SHA1, SHA256 und SHA512 zur Verfügung. Über den Hashcode kann die empfangende Bank oder Kasse sicherstellen, dass die SEPA-Datei unverändert übergeben und nicht manipuliert wurde.

Maximale Anzahl Buchungen je Datei

An dieser Stelle können Sie optional für die Anzahl der Buchungen der SEPA-Datei einen Wert definieren. Beispiel: Es gibt 1000 zu verarbeitende Buchungen. Wenn Sie den Wert 500 eintragen, erstellt iMikel zwei Dateien á 500 Buchungen.

Passen Sie den Zeitraum an, für welchen die Fälligkeiten verarbeitet werden. Dieser Zeitraum ist standardmäßig in Ihren Einstellungen der Buchhaltung vordefiniert. Passen Sie ggf. die Abgabefrist in Tagen an, um den Zeitpunkt der Ausführung zu definieren.

Klicken Sie auf OK, wird die Übertragungsdatei erstellt.

Jahresumbruch durchführen

Den Jahresumbruch können Sie zu dem Zeitpunkt durchführen, der zu Ihrem Rechnungszeitraum passt, also zum Beispiel zum Ende Ihres Schuljahres im Sommer oder zum Ende des Kalenderjahres.

Tipp: Einstellungssuche im Startfenster

Für Prozesse, bei denen in mehreren Bereichen von iMikel Einstellungen vorgenommen werden, bietet es sich an, über das Startfenster diese Einstellungen zu suchen.

Dies bietet den Vorteil, dass Sie beispielsweise bei der Suche nach Jahresumbruch eine übersichtliche Liste erhalten, wo Einstellungen für die Durchführung des Jahresumbruchs vorzunehmen sind.

1. Das alte Schul-/Halbjahr abschließen

Es bietet sich an, zu Beginn des Jahresumbruchs das alte Jahr abzuschließen, damit keine Nachberechnungen auf Ihren neuen Rechnungen erscheinen. Vergewissern Sie sich, dass das vergangene Jahr abgeschlossen ist; dass also alle Gebühren berechnet und Rechnungen erstellt sind sowie die Kassen- bzw. SEPA-Datei erstellt wurden.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um dies zu überprüfen.

Führen Sie diese Schritte noch mit den aktuell eingestellten Zeiträumen durch.

1. Führen Sie für eventuell neu berechnete Daten eine Ergebnisprüfung durch (Startfenster > Meine Funktionen > Ergebnisprüfung/Rettungsringe suchen).

2. Führen Sie für eventuell neu berechnete Daten einen Rechnungslauf durch (Startfenster > Meine Funktionen > Rechnungslauf).

3. Erzeugen Sie eine Kassen- oder SEPA-Datei (Startfenster > Meine Funktionen > SEPA-Datei Lastschriften bzw. Kassenschnittstelle Export).

Wenn Sie bei einem dieser Schritte die Meldung erhalten, dass keine Änderungen vorhanden sind oder für den eingegebenen Zeitraum keine Daten vorhanden sind, führen Sie die weiteren Schritte trotzdem aus.

Sollten in Ihrem Startfenster die oben genannten Befehle nicht erscheinen, klicken Sie auf Meine Funktionen und fügen diese mit jeweils einem Klick hinzu. Wenn Sie nicht über die erforderlichen Rechte hierfür verfügen, klären Sie dies bitte mit dem zuständigen Ansprechpartner.

2. Die Zeiträume auf das neue Schul-/Halbjahr umstellen

In den Einstellungen der Buchhaltung (Startfenster > Buchhaltung > Einstellungen > Zeiträume) sind die Zeiträume zur Berechnung, Rechnungserstellung und Kassenübertragung definiert.

Zeitraum Gebührenberechnung umstellen

Stellen Sie den Zeitraum für die Gebührenberechnung auf das kommende Jahr um (zum Beispiel von 01.08.2020 bis 31.07.2021 auf 01.08.2021 bis 31.07.2022). Achten Sie darauf, dass der eingestellte Zeitraum stets volle Ausfallperioden umschließt. Die Ausfallperioden können Sie in den Einstellungen der Fächerverwaltung einsehen.

Wenn Sie weiterhin einen Teil der Vergangenheit mitberechnen möchten, können Sie das Beginndatum der Berechnung auch auf dem alten Datum lassen.

Je länger der eingestellte Zeitraum ist, desto länger benötigt iMikel, um alle Konten zu berechnen.

Abschließend klicken Sie neben dem Zeitraum auf die Schaltfläche Markierung zur Neuberechnung setzen. Dieser Vorgang kann einen Moment dauern. iMikel zeigt Ihnen an, dass die Markierung in Arbeit ist.

Nach Abschluss der Markierung erscheint ebenfalls ein Hinweis von iMikel.

Nutzen Sie eine Einzelplatzversion von iMikel, ist die Aktualisierung der Gebühren über das Startfenster anschließend manuell zu starten. In der Netzwerkversion von iMikel startet der Server automatisch mit der Berechnung, nachdem die Markierung zur Neuberechnung abgeschlossen wurde.

Dieser Vorgang kann je nach Anzahl der Konten mehrere Stunden beanspruchen.

Zeitraum Rechnungserstellung umstellen

Stellen Sie den Zeitraum für die Rechnungserstellung auf das kommende Jahr um (zum Beispiel von 01.08.2020 bis 31.07.2021 auf 01.08.2021 bis 31.07.2022).

Dieser Zeitraum muss das ganze Jahr eingestellt bleiben und darf nicht verändert werden.

Im Startfenster unter Gebühren aktualisieren können Sie den Stand der Kontenberechnung einsehen.

Sobald die Berechnung der Gebühren abgeschlossen ist, können Sie den Rechnungslauf für das nächste Jahr starten. Dieser Vorgang kann einige Zeit beanspruchen. Der Fortschritt wird Ihnen über einen Balken dargestellt.

Den fertigen Rechnungslauf finden Sie dann unter Startfenster > Buchhaltung > Rechnungsläufe.

Hier können Sie auch den Ausdruck des Rechnungslaufes starten (Symbol Drucker) oder den Rechnungslauf versenden bzw. anderen Personen bereitstellen. Wie das geht, erfahren Sie in unserem ausführlichen iMikel-Handbuch.

Zeitraum Kassenübertragung (für die SEPA-Datei) umstellen

Der Zeitraum der Kassenübertragung hängt von Ihrer Übertragungsvariante ab. Wenn Sie bisher das ganze Jahr übergeben haben, stellen Sie auch hier den Zeitraum auf das neue Jahr um. Wenn Sie die Übertragung monatsweise machen, stellen Sie das Datum nur einen Monat weiter.

Zeitraum Deputatsberechnung umstellen

Auch der Zeitraum zur Deputatsberechnung ist umzustellen. Öffnen Sie dazu die Einstellungen der Personalverwaltung (Startfenster > Lehrer/Personal > Einstellungen > Deputate). Stellen Sie hier das angezeigte Beginndatum um ein Jahr weiter.

Wenn Sie das vergangene Jahr in der Deputatsberechnung weiterhin mitberechnen möchten, reicht es, wenn Sie das Enddatum verändern. Klicken Sie auf Deputate aktualisieren.

Je länger der eingegebene Zeitraum, desto länger dauert die automatische Berechnung der Deputate durch den Server.

3. Ferien und Feiertage aktualisieren

Prüfen Sie, ob bereits alle Ferien und Feiertage für Ihr nächstes Schuljahr hinterlegt sind. Unter Startfenster > Einstellungen > Ferien und Feiertage können Sie, sofern erforderlich, die Ferien und Feiertage nachtragen und anschließend durch Klick auf die Schaltfläche „Aktualisieren“ die Termine in der Unterrichtsverwaltung entsprechend auf aktuellen Stand bringen.

Ergänzende Hinweise zum Jahresumbruch

Erfahrungsgemäß sind die häufigsten Fehlerquellen folgende:

1. Die Ausfallperioden stimmen nicht mit dem Zeitraum zur Gebührenberechnung überein (siehe oben).
2. Es sind keine Fälligkeiten hinterlegt. Diese tragen Sie unter Startfenster > Einstellungen > Zahlweise ein. Sind keine Fälligkeiten hinterlegt, weist iMikel Sie bei der Rechnungserstellung darauf hin.

Mahnungen

Unter dem Reiter Mahnungen können Sie sowohl alle Ihre erstellten Mahnläufe einsehen als auch über das Plus in der Kopfleiste einen neuen Mahnlauf starten. Das Mahnwesen wird im Kapitel der Kontenverwaltung detailliert erläutert.

Einstellungen der Buchhaltung

Auch in der Buchhaltung können Sie über die Zahnräder die Einstellungen öffnen.

Die verschiedenen Einstellungsmöglichkeiten werden folgend vorgestellt.

Allgemeine Einstellungen

Hier legen Sie einige allgemeine Einstellungen fest.

Rückwirkender Vollabgleich aller bereits abgegebenen Schnittstellenbuchungen

Ist diese Option aktiviert, wird eine Rückwärtsprüfung aller schon übertragenen Buchungen bei der nächsten Übergabe durchgeführt.

Diese Funktion ist nur mit einigen bestimmten Kassenschnittstellen kompatibel. Bitte setzen Sie sich vorab mit der Firma Mikel Software GmbH in Verbindung, sollte ein rückwirkender Vollabgleich der Buchungen bei Ihnen erforderlich sein.

Rückdateien ohne Dialog akonto buchen

Ist diese Option aktiviert, werden Rückdateien der Schnittstelle ohne Dialog akonto gebucht.

Nach Übergabe von Stammdaten Übertragungssperre setzen

Sie können an dieser Stelle festlegen, wie viele Tage lang eine Person eine Übergabesperre erhält, nachdem die Stammdaten an die Kasse übertragen wurden. Dies soll das Szenario verhindern, dass die Übergabe der Stammdaten an die Kasse scheitert und anschließend die Sollstellung zu diesem Stammdatensatz erfolgen konnte.

Diese Option erfordert eine bestimmte SAP-Schnittstelle.

Saldenvortrag auf Rechnungen nicht angleichen

Über diese Option können Sie festlegen, dass Saldenvorträge auf Rechnungen auch dann angezeigt werden, wenn sie durch nachträgliche Zahlungseingänge ausgeglichen oder reduziert wurden.

Zeiträume

Mit den Zeiträumen grenzen Sie über die Beginn- und Enddaten die zu bearbeitenden Zeiträume hinsichtlich der Gebührenberechnung, Rechnungserstellung und Kassen-/Bankübertragung ein.

Berechnung Gebühren/Instrumentenmiete

Die Eingrenzung des Zeitraumes der Gebührenberechnung ermöglicht, dass nicht jedes Mal die gesamten Gebühren in iMikel berechnet werden, die u. U. mehrere Jahren umfassen. Die Bearbeitungszeit für die Gebührenberechnung des Programms wird somit verkürzt.

Des Weiteren legen Sie über den Beginn des Gebührenberechnungszeitraumes fest, wie weit rückwirkend Gebühren berechnet und aktualisiert werden dürfen. Durch die Vorgabe schließen Sie vorherige Zeiträume ab und schützen diese vor weiteren Veränderungen.

Wird später z. B. in der Unterrichtsverwaltung ein Rabatt, eine manuelle Buchung, eine Abmeldung oder Neuanmeldung eingegeben, welche schon vor dem Beginn des Gebührenberechnungszeitraumes wirksam wäre, so lehnt das Programm diese Eingabe ab, da eine rückwirkende Berechnung/Aktualisierung der Daten nicht über Ihre Vorgabe des Gebührenberechnungszeitraumes hinaus erfolgen kann.

Bei Bedarf ist es über die Option Eingabesperre deaktivieren möglich, diese Sperre auszuschalten, um z. B. beim Umstieg von anderen Programmen viele rückwirkende Eingaben oder Bearbeitungen weit in die Vergangenheit durchführen zu können.

Das Programm kann maximal rückwirkend bis zum Beginn des Gebührenberechnungszeitraumes eine Berechnung durchführen, wodurch für vorherige Zeiträume keine Berechnung/Aktualisierung erfolgen kann.

Der Befehl Markierung zur Neuberechnung setzen bewirkt, dass alle in dem eingestellten Gebührenberechnungszeitraum aktiven Belegungen und Leihverträge für eine Neuberechnung gekennzeichnet werden. Die entsprechenden Konten werden anschließend vom Server über die CronJobs nach und nach aktualisiert. Dieser Befehl ist beispielsweise dann erforderlich, wenn Sie den Gebührenberechnungszeitraum ändern (z. B. in die Zukunft erweitern). Für diesen neuen Zeitraum werden dann alle aktiven Konten aktualisiert.

Auch bei Tarifänderungen innerhalb des aktuellen Gebührenberechnungszeitraumes ist dieser Befehl auszuführen, damit die Änderungen bei allen betroffenen Konten wirksam werden.

Wenn Sie eine Einzelplatzversion von iMikel nutzen, wählen Sie manuell in der Kontoverwaltung die Menüfunktion Berechnung > Alle geänderten Daten neu berechnen, damit alle mit einem Warndreieck ausgestatteten Konten neu berechnet werden.

iMikel berechnet automatisch Gebührenrückerstattungen durch Unterrichtsausfälle. In den Einstellungen kann definiert werden, dass zum Beispiel erst ab dem dritten Ausfall eine Erstattung erfolgen soll. Bei nur zwei Ausfällen wird somit keine Erstattung berechnet.

Unterrichtsausfälle werden auf Rechnungen dargestellt, sobald sie gebührenrelevant werden. Sofern in diesem Beispiel nur zwei nicht gebührenrelevante Ausfälle vorliegen, werden diese nicht auf Rechnungen ausgewiesen. Es werden immer alle Ausfälle einer Ausfallperiode auf Rechnungen dargestellt, auch wenn beispielsweise der dritte Ausfall erst in einem späteren Monat als der erste und zweite Ausfall hinzukam.

Rechnungserstellung

Durch eine Veränderung des Zeitraums für die Rechnungserstellung können Sie die Anzahl Monate definieren, auf die sich die Rechnung bezieht und die auf der Rechnung dargestellt werden. Wenn Sie z. B. den Zeitraum für die Rechnungserstellung einstellen auf den 01.01.2021 bis 31.12.2021, bezieht sich die Rechnung auf den Zeitraum vom Januar bis zum Dezember 2021.

Der Zeitraum der Gebührenberechnung hat den Zeitraum der Rechnungserstellung mit abzudecken.

Kassenübertragung

Analog dazu bezieht sich die Kassenübertragung auf den Zeitraum, der in den Feldern von und bis eingestellt ist. Es werden nur Beträge übermittelt, die innerhalb dieses Zeitraumes fällig werden.

Standardwerte

Wenn Sie diesen Befehl anklicken, werden alle Zeiträume auf die Standardwerte zurückgesetzt. Dabei wird das aktuelle Kalenderjahr genommen.

Kostenstellen

Unter diesem Punkt können Sie beliebig viele Typen von Kostenstellen definieren, die Sie im Bereich Haushalt/Controlling in der Fächerverwaltung zuweisen können. Bei der Erstellung von Statistiken können diese Angaben für Ihre betriebswirtschaftliche Kontrolle eingesetzt werden. Wird eine Kostenstelle nicht mehr verwendet, kann diese optional ausgeblendet werden.

Teilleistungen

Unter diesem Punkt können Sie beliebig viele Typen von Teilleistungen definieren, die Sie ebenfalls im Bereich Haushalt/Controlling in der Fächerverwaltung zuweisen können. Bei der Erstellung von Statistiken können diese Angaben für Ihre betriebswirtschaftliche Kontrolle eingesetzt werden. Wird eine Teilleistung nicht mehr verwendet, kann diese optional ausgeblendet werden.

Einnahmearten

Unter diesem Punkt können Sie beliebig viele Einnahmearten definieren, die Sie im Bereich Haushalt/Controlling in der Fächerverwaltung zuweisen können. Bei der Erstellung von Statistiken können diese Angaben für Ihre betriebswirtschaftliche Kontrolle eingesetzt werden. Wird eine Einnahmeart nicht mehr verwendet, kann diese optional ausgeblendet werden.

Bankverbindungen

Unter diesem Punkt können Sie Ihre eigenen Bankkonten verwalten, die Sie bei der Verwaltung von Eingangsbuchungen in der Kontenverwaltung zur Auswahl haben.

Mwst.-Sätze

Unter diesem Punkt können Sie beliebig viele Mwst-Sätze hinterlegen, falls Sie diese für Ihre Unterrichtsgebühren/Instrumentenmieten benötigen.

Wie leicht Sie den Mehrwertsteuersatz ändern können, erklären wir auf unserem Blog.

Umbuchung MwSt.-Sätze

Mehrwertsteuersätze können Sie auch ganz einfach umbuchen, sofern erforderlich.