Die Bibliotheksverwaltung

Mithilfe der Bibliotheksverwaltung können Sie schnell und einfach sämtliche Notenhefte, Bücher und sonstige Medien verwalten sowie den Verleih dieser dokumentieren.

Hinweis bezüglich Gendern: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.

Die verkürzte Sprachform hat nur redaktionelle Gründe und beinhaltet keine Wertung.

Hauptfunktionen der Bibliotheksverwaltung

• Verwaltung von Notenheften, CD und anderen Medien
• Verwaltung des Verleihs

Hinweis bezüglich Gendern: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter. Die verkürzte Sprachform hat nur redaktionelle Gründe und beinhaltet keine Wertung.

Vorbereitung

Vorab können Sie einige Informationen in der Bibliotheksverwaltung hinterlegen. Diese werden für die spätere Eingabe der Notenhefte, Bücher, CD etc. gebraucht.

Stimmen und Kategorien eingeben

Tragen Sie zunächst die notwendigen Stimmen und Kategorien ein. Öffnen Sie dazu die Einstellungen der Bibliotheksverwaltung über das Symbol der Zahnräder. Klicken Sie anschließend auf den Punkt Einstellungen.

Es öffnet sich ein Fenster, in welchem Sie die Punkte Stimmen und Kategorien sehen. Tragen Sie die für Ihre Eingaben notwendigen Stimmen und Kategorien ein. Verwenden Sie dafür einfach immer das letzte leere Feld am Ende der Liste.

Es wird automatisch ein neues leeres Feld erstellt (scrollen Sie innerhalb der Liste, wenn mehrere Datensätze vorhanden sind).

Die Bezeichnungen der Stimmen und Kategorien können z. B. wie folgt aussehen.

Urheber eingeben

Im nächsten Schritt können Sie die Urheber definieren. Wechseln Sie dazu in den Bereich Urheber. Klicken Sie auf das grüne Plus in der Kopfleiste, um einen neuen Urheber einzugeben.

Geben Sie einen Nach- und Vornamen ein. Tragen Sie das Geburts- und Todesdatum ein und hinterlegen Sie bei Bedarf eine Bemerkung.

Ein Urheber kann über das rote X in der Kopfleiste gelöscht werden.

Unter den Informationen zum Urheber werden verschiedene Bereiche angezeigt. In diesen Bereichen können Sie einsehen, welche Funktion der Urheber in welchen Werken einnimmt (nach vollständiger Eingabe der Objekte bzw.Titel).

Besetzungen eingeben

Geben Sie im nächsten Schritt die benötigten Besetzungen ein. Wechseln Sie hierzu auf den Reiter Besetzungen. Klicken Sie auf das grüne Plus in der Kopfleiste, um eine neue Besetzung zu erstellen.

Geben Sie der Besetzung eine Bezeichnung, z. B. Blasorchester. Tragen Sie eine wiedererkennbare Kurzform ein.

Weisen Sie der Besetzung die zugehörigen Stimmen zu. Klicken Sie dazu einfach in ein leeres Feld in dem Bereich Stimmen. Es wird Ihnen eine Einblendliste angezeigt, aus welcher Sie die Stimme auswählen können. Die gewünschten Stimmen sind vorab in den Einstellungen der Bibliotheksverwaltung zu hinterlegen.

Geben Sie die minimale und maximale Anzahl einer Stimme in die entsprechenden Felder daneben ein. Sie können eine Stimme über das rote X auf der rechten Seite entfernen. Eine gesamte Besetzung kann über das rote X in der Kopfleiste gelöscht werden.

Unter dem Reiter Titel sind alle Titel ersichtlich, die der angezeigten Besetzung zugeordnet sind.

Verwaltung von Objekten (Noten, CD etc)

Für die Eingabe von Objekten sind zur Vorbereitung wie zuvor beschrieben bestimmte Informationen im Programm einzugeben, auf welche in den folgend beschriebenen Schritte zugegriffen werden kann.

Ein neues Objekt erstellen

Klicken Sie im Bereich Objekte auf das grüne Plus in der Kopfleiste, um ein neues Objekt anzulegen.

Ein neuer leerer Datensatz wird erstellt.

Tragen Sie alle für Sie relevanten Informationen zu dem Werk ein.

Die Felder Komponisten bis Bearbeiter greifen auf die hinterlegten Urheber zu. Falls Sie an dieser Stelle die gesuchte Person nicht finden, tragen Sie diese im Bereich Urheber nach.

Beim Objekt selbst kann als Komponist, Autor etc. ein beliebiger Name hinterlegt werden, der dann für künftige Eingaben auch angeboten wird. Dies ist eine Möglichkeit, die Personen schnell zu erfassen.

Werden Autor, Komponist etc. beim Titel hinterlegt, so akzeptiert iMikel ausschließlich die vorher als Urheber erfassten Personen. Dies ist dann die detailliertere Art der Eingabe.

Über den Bereich Anschaffung können Sie Informationen zum Erwerb des Objekts hinterlegen.

Die Zuordnung einer Person z. B. in dem Feld Händler wird über das gelbe Kreisel-Symbol vorgenommen. Damit an dieser Stelle eine Person ausgewählt werden kann, ist diese vorab in der Adressverwaltung von iMikel anzulegen.

Über den Bereich Stimmen können Sie bei Bedarf allgemeine Stimmen zu diesem Objekt hinterlegen.

Nachdem Sie alle wichtigen Informationen eingetragen haben, können Sie unter dem Reiter Titel alle Titel des Werkes hinterlegen.

Verwenden Sie dafür immer das letzte leere Feld. Es wird automatisch ein neues leeres Feld erstellt (scrollen Sie innerhalb der Liste, wenn bereits mehrere Titel eingetragen wurden).

In den weiteren Reitern Autoren bis Besetzungen werden ebenso die Titel aufgelistet, zusätzlich zu den entsprechend zugeordneten Informationen (z. B. Produzent oder Dirigent).

Geben Sie bei Bedarf eine Bemerkung ein.

Unter dem Reiter Vita ist ein Verlauf des Objektverleihs ersichtlich.

Unter dem Reiter Eigene Felder können Sie eigene Informationen hinterlegen.

Über den orangefarbenen Pfeil können Sie die Detailansicht eines Titels öffnen.

Titel bearbeiten

Alle Titel sind über den Bereich Titel aufrufbar. Dort können Sie Titel bearbeiten und diesen wichtige Informationen zuordnen.

Die Felder auf der linken Seite greifen auf die hinterlegten Urheber zu. Falls Sie an dieser Stelle die gesuchte Person nicht finden, tragen Sie diese im Bereich Urheber nach.

Hinterlegen Sie alle für Sie wichtigen Information zu diesem Titel.

Verwaltung des Verleihs

Auch für den Verleih bietet iMikel Ihnen in der Bibliotheksverwaltung viele Möglichkeiten.

Einen Leihvertrag erstellen

Wechseln Sie in der Bibliotheksverwaltung in den Bereich Verleih. Klicken Sie auf das grüne Plus in der Kopfleiste, um einen neuen Verleih zu dokumentieren.

Es wird ein neuer leerer Datensatz erstellt. Klicken Sie auf das gelbe Kreisel-Symbol im Feld Name. Es öffnet sich eine Suchmaske, in der Sie nach einer Person suchen können. Finden Sie die gewünschte Person nicht, legen Sie diese einfach in der Adressverwaltung von iMikel an.

Geben Sie auf der rechten Seite das Datum des Verleihs an (standardmäßig wird das heutige Datum genommen) und tragen Sie ein, bis wann die Rückgabe erfolgen soll.

Klicken Sie auf das grüne Plus im Bereich Positionen, um der Person das verliehene Objekt zuzuordnen.

Es öffnet sich ein Fenster, in welchem Sie entweder über einen Hand-Scanner den Strich-Code scannen oder über die Inventarnummer nach dem Objekt suchen können.

Das gefundene Objekt erscheint in der Liste der Positionen.

Über das rote X können Sie fehlerhafte Positionen entfernen. Mithilfe des orangefarbenen Pfeils rufen Sie das entsprechende Objekt auf.

Rückgaben eingeben

Wenn eine Person ein Objekt zurückgibt, können Sie dies schnell und einfach in der Bibliotheksverwaltung hinterlegen.

Wechseln Sie in den Bereich Verleih. Suchen Sie über die Suchlupe in der Kopfleiste nach der Person, welche die Rückgabe vorgenommen hat.

Suchen Sie im Bereich Positionen nach dem Objekt, welches zurückgegeben wurde. Klicken Sie anschließend in das Feld Rückgabe am.

Es öffnet sich ein Fenster, in welchem Sie das Rückgabedatum eingeben können. Bei Bedarf können Sie weitere Objekte über die Ankreuzfelder markieren. Alle markierten Objekte erhalten dann das eingegebene Rückgabedatum.