Die Benutzerverwaltung

In der Benutzerverwaltung können Sie bestimmen, welche Rechte die einzelnen Mitarbeiter in den einzelnen Bereichen von iMikel haben. Sie können so z. B. zwischen Mitarbeitern differenzieren, die ausschließlich Daten lesen, aber nicht eingeben oder verändern dürfen, und solchen, die als Administratoren einen vollen Zugriff auf die Daten haben.

Hinweis zu diesem Kapitel: Das Kapitel ist für Benutzer und Administratoren geschrieben. Nicht jede Anleitung wendet sich an beide Zielgruppen. Aus diesem Grund werden die Abschnitte, welche nur für Administratoren relevant sind, entsprechend markiert.

Unter Administratoren werden Personen zusammengefasst, die vollen Zugriff auf das gesamte System einschließlich der Benutzerrechte haben. Demgegenüber sind Benutzer diejenigen, die je nach Konfiguration unterschiedliche Zugriffsrechte haben, aber keine Rechte verteilen.

Hinweis bezüglich Gendern: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter. Die verkürzte Sprachform hat nur redaktionelle Gründe und beinhaltet keine Wertung.

Hauptfunktionen der Benutzerverwaltung

• Der Zugriff auf jedes einzelne Modul in iMikel kann reglementiert werden. So können Sie bei Bedarf je nach individuellen Aufgaben und Kompetenzen die Eingabe und Veränderung von Daten regulieren.

• Die Mitarbeiter werden einer oder mehreren Benutzergruppen zugeordnet. Jede Gruppe hat dabei spezifische Zugriffsrechte, welche die Administratoren jederzeit ändern können.

• Die Administratoren können beliebig viele Benutzer zulassen und komfortabel neue Passwörter vergeben, wenn bisherige in Vergessenheit geraten sind.

Benutzer verwalten

Dieses Kapitel zeigt, wie einfach Sie Benutzer verwalten können.

Grundlegende Benutzerdaten eingeben

Als Systemadministrator können Sie neue Benutzer anlegen und die Zugriffsrechte bestehender Benutzer definieren.

Normale Benutzer von iMikel haben diese Rechte nicht, sie können aber ihr Passwort und ihren Benutzernamen ändern, wenn ihnen die Administratoren diese Möglichkeit zugeteilt haben.

Einen neuen Benutzer anlegen (Administrator)

Als Administrator können Sie neue Benutzer wie folgt anlegen:

Klicken Sie auf das grüne Plus in der Kopfleiste. Es öffnet sich das Fenster neuer Benutzer. Geben Sie den Namen und ein Kürzel des zukünftigen Benutzers ein. Das Passwort geben Sie ein, indem Sie beim Feld Passwort auf die Lupe klicken. Es öffnet sich ein Fenster. Geben Sie das Passwort zweimal ein und klicken Sie auf OK. Das Fenster schließt sich.

Der neue Benutzer wird beim ersten Anmelden dazu aufgefordert, sich ein neues, eigenes Passwort zuzuweisen.

Definieren Sie die Zugriffsberechtigungen (Feld Berechtigung). Im Einblendmenü stehen Ihnen folgende Optionen zur Auswahl:

• Nur Lesezugriff: Der zukünftige Benutzer kann die Datensätze in iMikel lesen, aber nicht verändern oder neue hinzufügen.

• Nur Dateingabe: Der zukünftige Benutzer kann alle Datensätze aller Module lesen, verändern und neue hinzufügen.

• Rechteverwaltung: Die Zugriffsberechtigungen richten sich nach den Eingaben des Administrators in der gruppenspezifischen Rechtezuteilung pro Modul in iMikel. Dies ist die Standardvorgabe.

• ODBC: Der zukünftige Benutzer kann die Anwendung iMikel nicht benutzen, es ist ihm lediglich der lesende Zugriff auf die Daten über eine ODBC-Schnittstelle gestattet. Ändern oder Hinzufügen kann er nichts. Diese Zugriffsberechtigung kann nicht mehr geändert werden. Im Zweifelsfall ist es besser, Rechteverwaltung einzustellen.

Um die Eingaben zu übernehmen, klicken Sie auf OK. Das Fenster wird geschlossen und der neue Benutzer automatisch in allen Modulen von iMikel eingetragen. Eine Meldung weist Sie darauf hin, wenn der Prozess abgeschlossen ist.

Ordnen Sie anschließend den neuen Benutzer im Reiter Zugriffsrechte einer oder mehreren Benutzergruppen zu (sind mehr als eine Benutzergruppe zugewiesen, gilt das jeweils höchste Recht.). Klicken Sie dafür im Bereich NICHT MITGLIED IN auf den Namen der Benutzergruppe, welcher der neue Benutzer zugeordnet werden soll (z. B. System-Administratoren). Der Name der ausgewählten Benutzergruppe erscheint anschließend im Bereich MITGLIED IN.

Der neue Benutzer ist nun eingetragen und kann sich in iMikel anmelden.

Weitere benutzerspezifische Angaben können Sie in den Bereichen Benutzer und Eigenschaften definieren.

Ein neuer Benutzer kann nur angelegt werden, wenn auch ein Passwort festgelegt wird.

Einen Benutzer bearbeiten

Um einen Benutzer nachträglich zu bearbeiten/korrigieren, klicken Sie auf das Stift-Symbol neben der Bezeichnung des Benutzers. Es öffnet sich daraufhin ein Einblendmenü, aus welchem Sie verschiedene Aktionen auswählen können.

Zugriffsrechte (Administrator)

Im Bereich MITGLIED IN wird definiert, welcher Gruppe der Benutzer zugehört. Jede Gruppe hat spezielle Zugriffsrechte, die Sie als Administrator über Gruppen definieren können.

Jeder Benutzer kann einer oder mehreren Gruppen angehören. Bei unterschiedlichen Zugriffsrechten für dieselbe Funktion tritt jeweils das höchste in Kraft.

Alle von Ihnen definierten Gruppen sowie die der System-Administratoren sind aufgelistet in dem Bereich NICHT MITGLIED IN.

Für die Zuordnung des Benutzers zu einer Gruppe klicken Sie einfach rechts (NICHT MITGLIED IN) auf den Namen einer Gruppe. Dieser erscheint dann im linken Bereich (MITGLIED IN) und kennzeichnet die neue Zugehörigkeit des Benutzers. Dabei haben Sie die Möglichkeit, die Zuordnung einer Benutzergruppe zeitlich zu begrenzen. Geben Sie dazu unter dem Punkt zeitlich limitiert ein Beginn- und ein Enddatum ein.

Um die Zuordnung einer Benutzergruppe rückgängig zu machen, klicken Sie im Bereich MITGLIED IN einen Gruppennamen an. Dieser erscheint dann wieder im rechten Feld.

Der Benutzer ist nur den Gruppen zugeordnet, die im Feld MITGLIED IN aufgelistet sind.

Eigenschaften

Mit einem Klick auf den Reiter Eigenschaften können Sie weitere Merkmale eines Benutzers definieren.

Allgemein

Im Feld Vergrößerung der Fenster können Sie nach Belieben die Vergrößerung der Programmfenster in Prozent der Originalgröße definieren. Über das Einblendmenü werden Ihnen einige Werte vorgeschlagen, die Sie bei Bedarf auswählen können.

Sie können die Option Fensterposition speichern aktivieren. Mit dieser Möglichkeit können Sie sich die Navigation zwischen den Fenstern erleichtern.

Wenn Sie die Option nicht gewählt haben, wird die zuletzt gespeicherte Position der iMikel-Fenster auf dem Bildschirm als Grundposition gewählt. Wenn Sie z. B. das Starfenster verschieben, in die Benutzerverwaltung wechseln und über Startfenster anschließend in das gleichnamige Fenster zurückwechseln, ist das Startfenster wieder auf der Grundposition.

Wenn Sie die Option gewählt haben, dann das aktive Fenster (z. B. Unterrichtsverwaltung) verschieben und über die Tasten der Navigationsleiste in ein anderes Fenster (z. B. Kontenverwaltung) wechseln, wird die Position des Fensters Unterrichtsverwaltung gespeichert. Wenn Sie anschließend aus der Kontenverwaltung in die Unterrichtsverwaltung wechseln möchten, finden Sie es dort vor, wohin Sie es zuletzt verschoben haben.

Hinweis für Administratoren: Die Option Fensterposition speichern ist benutzerspezifisch. Wenn Sie die Eigenschaften der Benutzerprofile verwalten und die Option wählen, gilt diese Einstellung nur für das aktive Benutzerprofil.

Sie können über die Menüfunktion Fenster > Alle Fensterpositionen zurücksetzen die zwischenzeitlich gespeicherten Fensterpositionen zurücksetzen. Es werden dann alle Fenster grundsätzlich links oben positioniert.

iMikel bietet die Möglichkeit, benutzerspezifische Notizen zu hinterlegen. Wenn dem Benutzer nur solche Notizen anzuzeigen sind, die mit einer Wiedervorlage verknüpft wurden, wählen Sie die Ankreuzbox Notizzettel nur, wenn Wiedervorlage.

Über die Option Lernmodus im Assistenten aktiviert bestimmen Sie, ob bei den Einblendmenüs im Anmeldeassistenten der Unterrichtsverwaltung nur die fachrelevanten Lehrkräfte und Räume aufgelistet werden (Lernmodus deaktiviert) oder alle Lehrkräfte (Lernmodus aktiviert).

Durch das Aktivieren der Option Mit Scroll-Rad durch Datensätze blättern wird freigeschaltet, mehrere Datensätze mit Hilfe Ihres Scroll-Rads durchzublättern - alternativ zu den Pfeiltasten in der Kopfleiste eines Moduls.

Abgelaufene Portalzeilen abblenden

Eingaben wie z. B. Rabatte, Zahlweisen, Zahlungstypen, Verträge, Abwesenheiten, Lehrerzuordnungen, Terminvorgaben etc. können jeweils zeitlich begrenzt eingetragen werden. Alle Eingaben werden chronologisch in Portalen dargestellt und können über die Zeitraumvorgabe in der Fußzeile z. B. auf das aktuelle Halbjahr eingegrenzt werden.

In der Benutzerverwaltung steht die Option Abgelaufene Portalzeilen abblenden (grau) zur Verfügung. Diese Option ist je Benutzer aktivierbar. Ist diese aktiviert, wird z. B. ein mittlerweile abgelaufener Vertrag oder Rabatt ausgegraut dargestellt. Somit wird schneller erkenntlich, welche Eingaben aktuell (heute) gültig oder bereits abgelaufen sind.

Bearbeitung max. bis Stufe

Dort können zusätzliche Rechte für die Bearbeitung von Personen, Bankverbindungen, Mandaten, Kategorien, Verbindungen, Schulklassen und Kontierung definiert werden. In Kombination mit dem Feld Zugriff Stufe im Bereich Kontierung der Adressverwaltung kann dadurch je Adressdatensatz individuell definiert werden, welche Zugriffsstufe ein Benutzer für die Bearbeitung einzelner Bereiche des Datensatzes mindestens benötigt. Über die Einstellungen der Benutzerverwaltung können die Zugriffsstufen individuell angepasst werden.

Vier-Augen-Freigabe

An dieser Stelle können Sie verschiedene Optionen zum Vier-Augen-Prinzip aktivieren.

Die Funktion Das Vier-Augen-Prinzip ist nicht grundsätzlich verfügbar. Lassen Sie sich dazu durch die Firma Mikel beraten, die das Verfahren bei Bedarf für Sie einrichtet.

Wenn der Benutzer prüfberechtigt ist, weisen Sie ihm den Status Vier-Augen-Prinzip prüfberechtigt zu.

Kassenschnittstelle

Im Bereich Kassenschnittstelle können Sie Angaben tätigen, die ggf. für die Übertragung von kontenrelevanten Aktionen wichtig sind. Da diese je nach Konfiguration und verwendetem System speziell sind, werden sie an dieser Stelle nicht einzeln erläutert. Die Firma Mikel steht für weitere Informationen gerne zur Verfügung.

Zuständigkeitsbereich

Wenn die Adressaten sich bei Rechnungen je nach Anfangsbuchstabe bei einer Rückfrage an bestimmte Kollegen zu wenden haben, geben Sie entsprechende Buchstabenbereiche an. Den ersten und letzten Buchstaben der Personennamen des Zuständigkeitsbereiches (z. B. A für Albrecht und M für Mutzke) geben Sie in den Feldern von und bis an. Des Weiteren kann die Zuständigkeit auf ein bestimmtes Areal eingegrenzt werden.

Alternativ kann zu einem Buchstabenbereich auch einzelne Buchstaben als Zuständigkeit vorgegeben werden. Somit ist es möglich, anstatt A bis H alternativ z. B. A, B, C, X, Y, Z vorzugeben. Über den Stift kann ein Dialog angezeigt werden, welcher je Buchstabe die zugeordneten Benutzer anzeigt.

Der zuständige Buchstabenbereich eines Benutzers kann über den Platzhalter <<Buchstabe.Name>> auf Rechnungen und anderen Korrespondenzen angezeigt werden.

iMikel-Update-Hinweise anzeigen

Aktiviert/deaktiviert das Anzeigen von Update-Hinweisen beim Start von iMikel.

Benutzer darf CronJobs verwalten

Über diese Option kann aktiviert/deaktiviert werden, ob ein Benutzer CronJobs aus dem Startfenster heraus einsehen und verwalten darf.

CronJob-Prioritätsverzögerung

In dieser Einstellung gibt es die Werte + 1 bis + 5. Über diese Funktion können Sie festlegen, dass z. B. durch einen Bereichsleiter ausgelöste CronJobs zur Gebührenberechnung später berechnet werden als die CronJobs Ihrer Gebührensachbearbeiter.

Durch die verschiedenen Stufen haben Sie innerhalb der Verzögerung weitere Unterteilungsoptionen. Ist kein Wert vorgegeben, erfolgt die Berechnung zur normal vorgesehen Priorität. Ein eingetragener Wert wird je Benutzer für zukünftig erzeugte CronJobs wirksam.

Briefkopf-Angaben

In der Registerkarte Briefkopf-Angaben können Sie benutzerspezifische Angaben für den Briefkopf definieren. Wenn Sie diese Angaben als Platzhalter in Ihren Korrespondenzen einsetzen, erscheinen die benutzerspezifischen Angaben automatisch in seinen Dokumenten. Sie können diese Angaben als Platzhalter mit folgender Schreibweise verwenden:

<<Benutzer.Feldname>>

Beispiel: Sie möchten Ihren Namen am Ende eines Briefes unter Ihrer Unterschrift anzeigen lassen. Der Platzhalter sieht dann folgendermaßen aus:

<<Benutzer.Nachname>>

Das Feld Unterschrift ist ein Feld, in dem Sie die eingescannte Unterschrift des Benutzers als Bilddatei einfügen können. Diese können Sie bei Bedarf in der Korrespondenzverwaltung mit folgendem Platzhalter verwenden:

#Signatur#

Die Unterschrift erscheint dann im Ausdruck.

Achten Sie bitte darauf, dass die Grafik vor dem Einfügen angemessen skaliert ist. Dieses können Sie nicht in iMikel erledigen, sondern ausschließlich in einem Bildbearbeitungsprogramm!

Alternative Briefköpfe

Unter diesem Reiter können Sie weitere alternative Briefköpfe einrichten. Beispielsweise können dort die Angaben vom Schulleiter bei dem Benutzer der Sekretärin eingetragen werden. Die Sekretärin hat dann die Möglichkeiten, diese alternativen Briefkopfangaben bei der Auswahl eines Briefes einzustellen. Dazu genügt ein Klick auf Briefkopfangaben: Standard (oben rechts) im Fenster zu Auswahl einer Textvorlage.

Der ausgewählte Brief wird dann im Namen des Schulleiters von der Sekretärin erstellt. Dabei erscheint auch die Unterschrift des Schulleiters auf dem Brief, sofern hinterlegt.

Sie können beliebig viele alternative Briefkopfangaben erstellen. Klicken Sie dazu einfach auf das grüne Plus im Feld Bezeichnung.

Mail-Versand

Unter diesem Reiter haben Sie die Möglichkeit, Angaben zu Ihrem Mail-Konto einzutragen. Der Haken bei aktiviert ist zu setzen. Außerdem sind die Angaben zum Versand der E-Mails auszufüllen. Über Ihren Benutzer ist es dann möglich, E-Mails direkt aus iMikel zu verschicken.

Diese werden dann nicht mehr an Ihr Mail-Programm weitergegeben.

Zusätzlich können Sie dort die Signatur eingeben, die automatisch am Ende der E-Mails erscheint, die Sie über iMikel versenden.

Des Weiteren können Sie im Feld Blindkopie an definieren, an welche Adresse eine Kopie der versendeten E-Mails gesendet werden soll.

Eigene Felder

An dieser Stelle können Sie eigene Felder definieren.

Verwaltung von Benutzergruppen

Jeder Benutzer wird einer Gruppe mit spezifischen Zugriffsrechten zugeordnet. Sie können diese Zuteilung auf zwei Wegen vornehmen.

Die schnelle Methode: Wenn der Benutzer neu angelegt wird, können Sie ihm bezogen auf alle Module nur Lesezugriff, Schreibrechte (Dateneingabe) oder lesenden Zugriff ausschließlich per ODBC-Schnittstelle zuordnen.

Wenn Sie möglicherweise den Zugriff des Benutzers noch erweitern oder einschränken möchten, weisen Sie den Benutzer bitte der Rechteverwaltung zu. Dann können Sie später in den zugeordneten Gruppen die Zugriffsrechte noch anpassen.

Eine Benutzergruppe erstellen

Sie können als Administrator beliebig viele Gruppen einrichten, denen Sie die Benutzer zuordnen.

Klicken Sie dazu in den Reiter Gruppen. Neue Gruppen erstellen Sie über einen Klick auf das grüne Plus in der Kopfleiste. Der Konfigurationsmodus wird aktiviert. Geben Sie anschließend den Namen in das Feld Bezeichnung ein und bei Bedarf eine kurze Beschreibung.

Unterhalb sind alle iMikel-Module mit den jeweiligen Funktionen aufgelistet.

Sie können nun für jede Funktion des Moduls die Zugriffsrechte definieren.

Markieren Sie dafür pro Funktion eines der vier Merkmale, die folgende Bedeutung haben:

0: Benutzer hat kein Lese- und Schreibrecht.
R: Benutzer kann die Daten lesen, aber nicht verändern oder neue eingeben.
W: Benutzer kann die Daten lesen und neue eingeben, aber keine löschen.
X: Benutzer kann die Daten lesen, verändern, neue eingeben und löschen.

Wenn Sie kein Merkmal auswählen, entspricht das dem Wert 0.

Die Konfiguration von Benutzergruppen ist einfach: Bei Klick in ein Feld kann der Konfigurationsmodus automatisch aktiviert werden und das Feld bleibt hierbei im Fokus und die Anzeige scrollt nicht zum Fensteranfang. Zudem ist der aktivierte Konfigurationsmodus deutlich dargestellt.

Ein Klick mit gedrückter ALT-Taste auf eine Berechtigungsstufe schaltet alle folgenden Rechte auf die jeweilige Stufe innerhalb des Moduls.

Zugriffsrecht für Online-An-/Abmeldungen

Die Benutzerverwaltung enthält ein eigenes Zugriffsrecht zum Einlesen von Online-An-/Abmeldungen. Die Verarbeitung kann also über ein zusätzliches Recht gesteuert werden. Unabhängig hiervon ist das Recht, überhaupt Belegungen anlegen zu dürfen, als Grundvoraussetzung erforderlich.

Sonderfall Unterrichtsverwaltung

In der Unterrichtsverwaltung gibt es den Sonderfall, dass die Unterrichtsbelegungen je nach Status unterschiedlich bearbeitet werden dürfen.

Geben Sie zu diesem Zweck den maximalen Status an. Angenommen eine Benutzergruppe darf nur bis Status rot Unterrichtsbelegungen bearbeiten, dann ist es den Nutzern nicht möglich, den Status von grün, gelb oder rot auf grau zu verändern. Zusätzlich können Sie bestimmen, bis zu welchem Datum rückwirkend Termine bzw. Lehrerzuordnungen bearbeitet werden dürfen.

Zugriffsrechte für Ausfallkategorien begrenzen

In den Zugriffsrechten einer Benutzergruppe kann für die Abwesenheiten der Personalverwaltung und Ausfälle der Unterrichtsverwaltung ein Zugriff auf bestimmte Ausfallkategorien begrenzt werden. Somit ist es möglich, z. B. für die Benutzergruppe Gebührensachbearbeitung den Zugriff auf die Kategorien Lehrkraft krank, Fortbildung, Corona-Ausfall zu aktivieren und für die Benutzergruppe Fachbereichsleitung nur die Bearbeitung der Kategorie Fortbildung zu erlauben.

Eine Benutzergruppe bearbeiten/ändern

Wenn Sie eine Benutzergruppe nachträglich bearbeiten möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:

Rufen Sie sich die zu bearbeitende Benutzergruppe in dem Reiter Gruppe auf. Dazu können Sie entweder über die Suchlupe nach dieser Gruppe suchen oder über die Pfeiltasten zur betroffenen Benutzergruppe blättern. Klicken Sie anschließend auf das Stift-Symbol neben der Bezeichnung der Gruppe, um das Einblendmenü für weitere Aktionen zu öffnen. Wählen Sie aus dem Einblendmenü bearbeiten.

Es startet der Konfigurationsmodus. Die Benutzergruppe ist nun für die Bearbeitung freigeschaltet und Sie können Ihre Änderungen vornehmen.

Damit Sie vor dem Speichern der Änderungen nachvollziehen können, welche Rechte verändert wurden, werden diese hervorgehoben und die Punkte bleiben bis zum Speichern im Hintergrund.

Wenn Sie alle gewünschten Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf Speichern. Sie werden daraufhin aufgefordert, kurz zu dokumentieren, weshalb die Änderung getätigt wurde.

Änderungsprotokollierung

Im Kopfteil der Benutzergruppe wird das Datum der letzten Änderung und somit der Stand angezeigt. Mit einem Klick auf dieses Datum kann über ein Einblendmenü jeder vorherige Zustand der Benutzergruppe angezeigt werden. Klicken Sie auf anzeigen im Einblendmenü. Es wird Ihnen dann der damalige Stand der Gruppe angezeigt. Somit können die Änderungen der Zugriffsrechte einer Benutzergruppe jederzeit nachvollzogen werden.

Zugriffsrechte im laufenden Betrieb ändern (Administrator)

Sie können Änderungen der Zugriffsrechte eines angemeldeten Benutzers sogar im laufenden Betrieb wirksam werden lassen:

Ändern Sie als Administrator zunächst die Benutzerrechte nach Belieben. Der Benutzer hat anschließend im Startfenster die Funktion Aktionen > Zugriffsrechte aktualisieren zu wählen. Die Änderungen werden dann automatisch in alle iMikel-Dateien übertragen und sind sofort wirksam. Der Benutzer braucht somit iMikel nicht kurzzeitig zu verlassen, sondern kann sofort weiterarbeiten.

Aktionen im Alltag

Folgend stellen wir einige hilfreiche Aktionen vor, die für Ihren Arbeitsalltag relevant sein können.

Passwort ändern

Als Benutzer von iMikel können Sie Ihr Passwort selbständig ändern, wenn Ihnen Ihr Administrator das entsprechende Recht zugeordnet hat. Wechseln Sie dafür in die Benutzerverwaltung und rufen Sie Ihren Benutzer auf. Wählen Sie Passwort ändern im Einblendmenü (Stift-Symbol). In dem sich öffnenden Eingabefenster geben Sie das alte Kennwort einmal und anschließend das neue zweimal ein. Das neue Kennwort ist beim nächsten Start von iMikel zu verwenden.

Passwort vergessen (Administrator)

Passwörter können in Vergessenheit geraten. Ohne Passwort können die Mitarbeiter iMikel nicht benutzen. Als Administrator haben Sie die Möglichkeit, jedem Benutzer ein neues Passwort zu vergeben, auch wenn das bisherige nicht mehr bekannt ist.

Wechseln Sie dafür in die Benutzerverwaltung und rufen Sie den betroffenen Benutzer auf. Wählen Sie Passwort ändern im Einblendmenü (Stift-Symbol). In dem sich öffnenden Fenster werden Sie aufgefordert, das bisherige Passwort einzugeben. Da dieses Ihnen nicht bekannt ist, klicken Sie direkt auf OK.

Aufgrund der fehlenden Angabe des bisherigen Passworts werden Sie als Administrator aufgefordert, die Eingabe des neuen mit Reset zu bestätigen. Anschließend geben Sie das künftige Kennwort noch einmal ein. Erst danach ist das neue Passwort gültig und wird in alle iMikel-Dateien eingetragen.

Beim folgenden Anmelden muss sich der Benutzer dann ein neues Passwort zuweisen.

Einen Benutzer deaktivieren (Administrator)

In iMikel können Sie ausgewählte Benutzer zeitweilig oder dauerhaft deaktivieren.

Um einen Benutzer zu deaktivieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

Wechseln Sie in die Benutzerverwaltung und rufen Sie den betroffenen Benutzer auf. Wählen Sie Markierung setzen/entfernen im Einblendmenü (Stift-Symbol).

Die Person erhält dann eine rote Schärpe als Zeichen der zeitweiligen Inaktivität.

Wenn Sie Benutzer deaktivieren, können diese Personen iMikel nicht mehr verwenden und werden bei der Anmeldung abgewiesen. Ihre Namen bleiben jedoch in iMikel mit den von ihnen geänderten oder eingegebenen Datensätzen verbunden. Sie erscheinen in einigen Bereichen, die über letzte Datensatzänderungen informieren.

Einen Benutzer erneut aktivieren

Sie können die Markierung Nicht mehr verwenden entfernen, indem Sie zunächst über die Suchlupe nach dem deaktivierten Benutzer suchen.

Wählen Sie Markierung setzen/entfernen im Einblendmenü (Stift-Symbol).

Den Reaktivierungsprozess schließen Sie ab, indem Sie im Einblendmenü auf erneut aktivieren klicken. Mit diesem Vorgehen wird in allen iMikel-Dateien der Benutzer wieder aktiviert.

Einstellungen der Benutzerverwaltung

Welche Einstellungen Sie in der Benutzerverwaltung vornehmen können, zeigt dieses Kapitel.

Passwort-Richtlinien

An dieser Stelle haben Sie die Möglichkeit, schnell und einfach Richtlinien bezüglich der Passwörter für Ihre Anwender zu definieren.

Dafür stehen Ihnen mehrere Bedingungen zur Verfügung, bei welchen Sie einstellen können, wann diese bei der Erstellung des Passwortes erfüllt werden.

Beispielsweise können Sie vorgeben, wie lang ein Passwort zu sein hat, wie viele Kleinbuchstaben zu verwenden sind oder ob es eine Zahl zu enthalten hat. Geben Sie dazu einfach bei den gewünschten Bedingungen in das Feld Anzahl den entsprechenden Wert ein.

Eigene Formel

Reichen die bereits vorhandenen einstellbaren Bedingungen nicht aus, haben Sie dort die Möglichkeit, eigene Passwort-Bedingungen mit Hilfe einer Formel zu hinterlegen.

Hilfetext für Anwender

Wenn entsprechende Passwortrichtlinien definiert sind und das neue Passwort des Benutzers diesen nicht entspricht, weist iMikel darauf mit der im Feld Hilfetext für Anwender hinterlegten Information hin. Empfehlenswert ist es daher, dort die Passwortrichtlinien zu beschreiben und so die Korrektheit der nächsten Passworteingabe sicherzustellen.

Ablauffrist für Passwörter in Tagen

Sie können abschließend bestimmen, dass die Passwörter ihre Gültigkeit nach einer bestimmten Anzahl an Tagen verlieren. Die Dauer der Frist geben Sie im entsprechenden Feld als Anzahl Tage an.

Wenn die Gültigkeit abgelaufen ist, erscheint beim Start von iMikel eine entsprechende Fehlermeldung mit der Bitte, das Passwort zu erneuern.

Zugriffsstufen

Unter diesem Punkt können Sie Ihre Zugriffsstufen definieren. In der Benutzerverwaltung können je Benutzer unter dem Reiter Eigenschaften > Bearbeitung maximal bis Stufe zusätzliche Rechte für die Bearbeitung von Personen, Bankverbindungen, Mandaten, Kategorien, Verbindungen, Schulklassen und Kontierung definiert werden. In Kombination mit dem Feld Zugriff Stufe im Bereich Kontierung der Adressverwaltung kann dadurch je Adressdatensatz individuell definiert werden, welche Zugriffsstufe ein Benutzer für die Bearbeitung einzelner Bereiche des Datensatzes mindestens benötigt.

Hinweis im Startfenster

An dieser Stelle können Sie einen wichtigen Hinweistext für alle Anwender definieren, der in roter großer Schrift im Startfenster angezeigt wird.

Vier-Augen-Prinzip

Unter diesem Punkt können Sie diverse Vorgaben für das Vier-Augen-Prinzip definieren.

Das Vier-Augen-Prinzip ist standardmäßig nicht aktiviert. Setzen Sie sich für weitere Informationen mit uns in Verbindung.