Allgemeiner Aufbau und Funktionen

Einleitung

iMikel besteht aus mehreren einzelnen Modulen, die alle nach einem gleichen Layout-Muster aufgebaut sind. Folgend erfahren Sie, wie iMikel allgemein aufgebaut ist. Dazu gehören verschiedene Bedienelemente und Funktionen, die Sie in vielen Bereichen des Programmes wiederfinden werden.

iMikel verwendet standardmäßig die Du-Form. In der Benutzerverwaltung kann bei Bedarf rechts neben dem Benutzernamen die Sprache Deutsch (Sie) ausgewählt werden. iMikel merkt sich die Einstellung je Benutzer. Somit kann dies jeder Benutzer individuell einstellen.

iMikel berücksichtigt in allen Modulen und Eingabemasken eine gender-neutrale Schreibweise. Somit verwenden Feldbeschriftungen, Überschriften etc. statt Teilnehmer/Lehrer etc. Teilnehmer:innen/Lehrkräfte etc.

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird im Handbuch auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter. Die verkürzte Sprachform hat nur redaktionelle Gründe und beinhaltet keine Wertung.

Handbuch öffnen

Auf unserer Website befindet sich das digitale Handbuch (Wiki). Hier sind sämtliche Anleitungen und Videos zu finden, die Ihnen die Funktionen und Möglichkeiten von iMikel erklären.

Sogar aus iMikel heraus können Sie auf diesen Hilfebereich zugreifen: Über die FileMaker-Menüleiste werden Ihnen unter Hilfe > iMikel - Hilfethemen zum Modul passende und weitere Hilfethemen angezeigt. Mithilfe der Schnellsuche können Sie nach bestimmten Hilfethemen suchen.

Die Hilfe steht Ihnen in allen iMikel-Modulen zur Verfügung und umfasst auch Themen zur Musikschul-App. Außerdem haben wir in einem Tutorial den Schnellstart mit iMikel für Sie zusammengefasst.

Hauptmenü und Module

Nachdem Sie sich in iMikel angemeldet haben, öffnet sich das Startfenster. Darin sehen Sie auf der linken Seite eine Übersicht der verschiedenen Module. Im Folgenden stellen wir Ihnen diese jeweils kurz vor.

Konten

Im Modul Kontenverwaltung erhält jeder Ihrer Zahlungspflichtigen ein Kundenkonto. Hier verwalten Sie die Zuordnung von SEPA-Mandaten, die Kontoauszüge und Abrechnungsdaten sowie Rechnungen beziehungsweise Gebührenbescheide. Zudem können Sie Zahlungseingänge verbuchen und offene Posten einsehen.

Buchhaltung

In der Buchhaltung können Sie Rechnungs- und Mahnläufe sowie Auswertungen durchführen und Daten einsehen, welche Sie über eine Schnittstelle zum Beispiel an das SAP-System Ihrer Stadtkasse oder per SEPA an Ihre Bank übergeben haben.

Unterricht

Im Modul Unterricht verwalten Sie Ihre Kurse, Workshops, Unterrichtstermine sowie Belegungen und können die daraus resultierenden Gebühren einsehen. Auch können Sie hier Ihre Warteliste und neue Daten, welche über die Online-Anmeldung eingegangen sind, verarbeiten.

Fächer

In der Fächerverwaltung legen Sie Ihre Unterrichtsangebote fest und verknüpfen diese mit Tarifen und Rabattvorgaben für die automatische Berechnung von Gebühren, Ermäßigungen und Zuschlägen, welche Sie in beliebiger Vielzahl und Bedingungen festlegen können.

Veranstaltungsorte

Im Modul Veranstaltungsorte tragen Sie jedes Gebäude samt Räumen ein, in welchen Ihr Unterricht, Ihre Kurse, Ihre Workshops und sonstige Veranstaltungen stattfinden. Zudem finden Sie dort übersichtliche Raumbelegungspläne und können so die Auslastung Ihrer Räumlichkeiten einsehen.

Areale

Im Modul Areale können Sie das Einzugsgebiet Ihrer Schule aufteilen und für spätere statistische Auswertungen einsetzen. Manche Schulen unterteilen ihr Gebiet in Bezirke, Stadtteile oder Regionen – in iMikel verwenden wir dafür den globalen Begriff Areale. Sie können beliebig viele Areale anlegen und die Stammdaten Ihrer Zahlungspflichtigen, Teilnehmer, Lehrkräfte sowie Ihren Unterrichtsorten diesen zuweisen.

Adressen

In der zentralen Adressverwaltung werden die Stammdaten sämtlicher Lehrkräfte, Teilnehmer und Zahlungspflichtigen sowie auch Ihrer Veranstaltungsorte einmalig gespeichert. Jedes Modul greift auf diese zentrale Stammdatenverwaltung zu, wodurch jede Person in beliebig vielen Rollen eingesetzt werden kann, so zum Beispiel gleichzeitig als Teilnehmer, Zahlungspflichtiger und Lehrkraft. Somit ist sichergestellt, dass Sie in allen Bereichen des Programms immer aktuelle Adressdaten und Kontaktinformationen vorliegen haben.

Lehrkräfte / Personal

In der Personalverwaltung hinterlegen Sie Ihre Lehrkräfte und weiteres Personal mit sämtlichen Informationen. Hier werden auch die Verträge oder Abwesenheiten verwaltet.

Honorare

In der als Zusatzmodul erhältlichen Honorarverwaltung können Sie die Honorare Ihrer Lehrkräfte beispielsweise je Termin oder nach Vergütungsstufen automatisch berechnen lassen und die Honorare verwalten. Hierbei stehen Ihnen je Kreditor frei definierbare Vorgaben zur Verfügung.

Inventar / Instrumente

Im optionalen Modul „Inventar/Instrumente“ können Sie Ihr Inventar, Ihre Leihinstrumente und Reparaturen verwalten sowie Leihverträge erstellen und automatisch berechnete Leihgebühren einsehen.

Bibliothek

In dem optionalen Modul Bibliothek können Sie sämtliche Medien wie zum Beispiel Noten und CD verwalten und Komponisten, Autoren, Textdichter, Verlage sowie viele weitere Informationen dazu hinterlegen.

Projektplanung

In der Projektplanung verwalten Sie Schulprojekte wie beispielsweise Konzerte. Sie können sämtliche Termine wie den Aufbau, die Generalprobe, den Abbau oder sonstige dazugehörigen Tätigkeiten organisieren.

Korrespondenzen

In der optionalen Korrespondenzverwaltung können Sie zum Beispiel für Serienbriefe direkt in iMikel beliebig viele Briefpapiere sowie Textvorlagen anlegen. Somit können Sie beispielsweise Ihre Anmeldebestätigungen oder Elterninformationen ohne externe Programme, wie zum Beispiel Microsoft Office, erstellen, drucken, als PDF exportieren und sogar in iMikel archivieren. Alle erstellten Korrespondenzen werden hierbei mit der dazugehörigen Person verknüpft und sind jederzeit in iMikel aufrufbar.

Zusätzliche Dokumente können Sie ebenfalls ganz einfach in iMikel archivieren: Über das optionale Scan-Modul können Sie Dokumente per Drag & Drop einfügen, wobei die Dokumente ebenfalls automatisch mit den Stammdaten verknüpft werden.

Benutzerverwaltung

In der Benutzerverwaltung werden sämtliche iMikel-Anwender Ihrer Schule angelegt. Hier werden die Zugriffsrechte für die einzelnen Module über Benutzergruppen definiert sowie Passwörter oder Signaturen verwaltet.

Statistik

In dem optionalen Statistik-und Kosten-Leistungs-Rechnungs-Modul können Sie beliebig viele Auswertungen für frei definierbare Zeiträume festlegen und diese automatisiert durch Ihren iMikel-Server berechnen lassen. Zudem stehen Ihnen Visualisierungen sowie diverse weitere Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung.

VdM-Bericht

Im Modul VdM-Bericht können Sie unbegrenzt viele VdM-Berichte erstellen und automatisiert für frei definierbare Zeiträume verwalten. Zum Beispiel können Sie für den Verband eine Auswertung des Kalenderjahres erstellen oder für andere Empfänger ein Semester oder auch einen Stichtag auswerten. Der Bericht kann über eine Schnittstelle direkt an den Verband übergeben werden.

Module öffnen

Über die Navigationsleiste gelangen Sie in die verschiedenen Module in iMikel.

Klicken Sie auf eine Bezeichnung, um das jeweilige Modul zu öffnen. Jedes Modul wird dabei in einem separaten Fenster geöffnet und das zuletzt geöffnete Modul erscheint immer im Vordergrund.

Aufbau

In jedem Modul stehen Ihnen verschiedene Teilbereiche zur Verfügung. Die Unterrichtsverwaltung unterteilt sich beispielsweise in die Bereiche Veranstaltungen und Belegungen.

Jedes Unterrichtsangebot nennen wir Veranstaltung – egal, ob es sich dabei um Einzelunterricht, Ensembles oder Gruppen-Workshops handelt.

Jeder Veranstaltung können Sie beliebig viele Teilnehmer zuordnen. Diese werden als Belegung zur Veranstaltung hinterlegt.

Wenn die Bezeichnung eines Bereiches grau und kursiv ist, bedeutet dies, dass es in diesem Bereich keinen Inhalt gibt.

Module mit Bezug öffnen

In iMikel sind die Module miteinander verknüpft. Das Programm erkennt somit automatisch, in welchen Bereichen eine Person verwendet wird. Dies wird Ihnen über eine Markierung in Form von Punkten in der Navigationsleiste angezeigt.

Die Module, in welchen eine aktuell aufgerufene Person aktiv verwendet wird, markiert iMikel mit zwei Punkten (rot und schwarz). Die Module, in welchen eine Person in der Vergangenheit verknüpft war, aktuell aber nicht mehr verwendet wird, werden mit nur einem schwarzen Punkt markiert.

Diese Punkte sind der Hinweis dafür, dass das angezeigte Modul mit einem Bezug geöffnet werden kann. Zwischen den Modulen können Sie ganz einfach wechseln. In diesem Beispiel sehen Sie die Unterrichtsverwaltung im Bereich Belegungen, es sind 156 Klavierbelegungen als Beispiel aufgerufen.

Aus der Unterrichtsverwaltung können Sie jederzeit mit nur einem Klick beispielsweise in die Kontenverwaltung wechseln.

Somit rufen Sie den Zahlungspflichtigen der angezeigten Belegung auf.

Sie können auch in die Adressverwaltung wechseln.

Somit lassen sie sich den Teilnehmer anzeigen.

Halten Sie dabei die ALT-Taste Ihrer Tastatur gedrückt, werden alle Zahlungspflichtigen der zuvor aufgerufenen Belegungen in der Kontenverwaltung geöffnet bzw. sämtliche Teilnehmer in der Adressverwaltung aufgerufen.

In der Unterrichtsverwaltung ist dies ebenso über den Wechsel der Bereiche Veranstaltungen, Belegungen, Abrechnung möglich.

Modulfenster organisieren

Sie können beliebig viele Module gleichzeitig geöffnet haben. Ordnen Sie dazu einfach die Fenster der Module nebeneinander auf Ihrem Bildschirm an. Sie können so beispielsweise gleichzeitig in der Unterrichtsverwaltung und in der Personalverwaltung arbeiten.

Modul in weiterem Fenster öffnen

Die einzelnen Bereiche von iMikel - die Module - öffnen sich jeweils in einem eigenen Fenster. Haben Sie schon gewusst, dass Sie ein Modul sogar öfter als nur einmal in separaten Fenstern öffnen können? Klicken Sie dazu zunächst in der FileMaker-Menüleiste auf Fenster.

In dem Menü können Sie anschließend auf Neues Fenster klicken.

Schon wird das Modul ein weiteres Mal geöffnet.

Somit ermöglicht iMikel es Ihnen zum Beispiel, Daten direkt miteinander zu vergleichen oder parallel in einem Modul zu arbeiten. Die Daten werden dabei automatisch von Ihrem Server synchronisiert.

Fensterpositionen speichern

Über Fensterpositionen speichern können Sie zudem die Position eines Fensters auf Ihrem Bildschirm speichern, sodass dieses immer wieder an derselben Stelle geöffnet wird.

Fensterpositionen zurücksetzen

In iMikel können Sie die Module in beliebig vielen Fenstern öffnen und diese beliebig auf Ihrem Bildschirm anordnen, ja sogar auf unterschiedliche Monitore verteilen. Egal, wie Sie die Fenster angeordnet haben - mit nur zwei Klicks können Sie alle wieder auf einem Bildschirm in der linken oberen Ecke darstellen lassen.

Über jedem Modul befindet sich die FileMaker-Menüleiste. Klicken Sie dort zunächst auf Fenster.

Im nächsten Schritt können Sie mit einem weiteren Klick die Fensterpositionen zurücksetzen.

Außerdem können Sie mit nur einem Klick über das Startfenster alle Fenster schließen.

Die zwischenzeitlich gespeicherten Fensterpositionen werden zurückgesetzt und es werden alle Fenster links oben positioniert.

Somit ermöglicht iMikel es Ihnen, jederzeit den Überblick zu behalten - besonders, wenn Sie Ihre Modulfenster auf verschiedenen Monitoren verteilt haben.

Die Bedienelemente

Folgend zeigen wir Ihnen, wie einfach Sie mithilfe von zahlreichen Tasten und Symbolen, Einblendmenüs sowie Seitensteuerelementen und Tastaturbefehlen iMikel bedienen können.

Wiederkehrende Tasten und Symbole

In iMikel stehen Ihnen in jedem Modul dieselben Symbole zur Verfügung, welche wir Ihnen an dieser Stelle vorstellen.

Datensatz hinzufügen

Über das Plus können Sie neue Daten eingeben oder vorhandene Daten ergänzen.

Datensatz bearbeiten

Über den Stift können Sie bestehende Daten bearbeiten.

Datensatz löschen

Datensätze löschen können Sie über das X.

Datensatz aufrufen

Über den Pfeil können Sie einen Datensatz öffnen, um weitere Informationen zu diesem anzuzeigen.

Protokoll öffnen

Über das Auge können Sie ein Protokoll öffnen, um einsehen zu können, welche Änderungen an einem Datensatz vorgenommen wurden.

Datum eingeben

Datumsfelder haben in allen Eingabemasken ein Kalender-Symbol, über welches ein Kalender eingeblendet werden kann.

Alternativ zur Auswahl eines Datums über den Kalender kann das Datum auch manuell eingegeben werden. Hierbei ist Ihnen iMikel behilflich und korrigiert automatisch ein falsch eingetragenes Datum und ändert es auf den nächstmöglichen korrekten Wert.

Wird z. B. der 31.06.2022 eingegeben, wird dieser automatisch auf den 30.06.2022 korrigiert. Wenn Sie z. B. bei der Abmeldung eines Schülers zum Februar 2022 nicht wissen, ob der Februar 29 oder 28 Tage hat, geben Sie einfach 30.02.2022 als Austritt ein und iMikel korrigiert die Eingabe automatisch auf den 28.02.2022.

Alternativ können Sie sogar die Punkte weglassen und einfach 300222 eingeben, was iMikel ebenfalls auf den 28.02.2022 korrigiert.

Datensätze ausschließen

Einen Datzensatz können Sie z. B. in einer Übersicht mit nur einem Klick ausschließen.

Angaben ausblenden

Über den Besen können Sie überflüssige Angaben ausblenden (z. B. stornierte Buchungen).

Datensatz einsetzen / auswechseln

Einen Datensatz können Sie auch ganz einfach einsetzen oder auswechseln.

In die Zwischenablage kopieren

Feldinhalte können Sie mit nur einem Klick in die Zwischenablage kopieren.

Bilddatei einfügen

Über das Bild können Sie eine Bilddatei auswählen, um diese einzufügen.

Datensatz duplizieren

Mit nur einem Klick können Sie den aufgerufenen Datensatz duplizieren.

PDF-Datei speichern

Sie können Listen, Rechnungen usw. auch als PDF-Datei exportieren.

Listenansicht öffnen

Über das Listensymbol können Sie eine Listenansicht öffnen.

Einstellungen öffnen

In jedem Modul befinden sich zudem Zahnräder. Darüber können Sie verschiedene Grundeinstellungen für dieses Modul von iMikel vornehmen.

Wertelisten in den Einstellungen

Viele Einstellungen in iMikel enthalten Wertelisten, mit denen verschiedene Vorgaben definiert werden können. Da diese Wertelisten wichtige Datensätze enthalten, die mit anderen Bereichen verknüpft sind, lassen sich diese Datensätze nur löschen, sofern diese in keinem Bereich in iMikel verwendet werden.

Ist das Löschen deshalb nicht möglich, wird das X zum Löschen ausgeblendet. Folgend ein Beispiel aus der Personalverwaltung.

Bestimmte Einstellungen schnell finden

Für einen noch schnelleren Zugriff auf bestimmte Einstellungen kann direkt aus dem Startfenster eine Übersicht mit allen Moduleinstellungen aufgerufen werden.

Dadurch haben es Administratoren wesentlich leichter, Einstellungen zu finden, da zudem über ein Suchfeld die Einstellungen nach Stichwörtern durchsucht werden können. Möchten Sie z. B. den Jahresumbruch durchführen, genügt es, diesen Begriff in das Suchfeld einzutragen. iMikel findet sofort die dazugehörigen Einstellungen.

Außerdem sind für den Schnellzugriff die Einstellungen anderer Module ebenfalls in der Übersicht der aktuell geöffneten Moduleinstellungen sichtbar.

Kopf- und Fußleiste

In jedem Modul befinden sich in der Kopf- und Fußleiste viele weitere Funktionen, welche folgend erläutert werden.

Die Kopfleiste

Die Kopfleiste befindet sich in jedem iMikel-Modul im oberen Teil des Fensters. Über die Kopfleiste können Sie beispielsweise durch Datensätze navigieren und Suchabfragen starten. Zudem wird in der Kopfleiste der Name des Moduls angezeigt, welches Sie zur Zeit geöffnet haben. Folgend eine Übersicht der Funktionen der Kopfleiste, welche durch Klick angewählt werden können.

*zu 12: In der Adress-, Personal-, Konten-, Unterrichtsverwaltung und in den iMikelGo-/App-Nachrichten kann live über ein Schnellsuchfeld in der Kopfzeile gesucht werden. Die Datensätze werden hierbei direkt während der Eingabe gefunden/eingegrenzt. Diese dynamische Suche beginnt erst ab dem dritten eingegebenen Zeichen, damit nicht gleich nach der Eingabe des ersten Buchstaben eine (evtl. zeitaufwändige) Suche z. B. nach dem Buchstaben A ausgelöst wird.

Die Fußleiste

Die Fußleiste befindet sich in jedem iMikel-Modul im unteren Teil des Fensters. Über diese ist es möglich, verschiedene Optionen einzustellen. Folgend eine Übersicht der Funktionen der Fußleiste.

*zu 5: Ein Anwender mit dem Löschrecht iMikel - Einstellungen global kann jede eigene Zeitraumvorgabe löschen. Ein Anwender ohne dieses Löschrecht kann Zeitraumvorgaben nur löschen, wenn diese von ihm selbst angelegt wurden. Trifft eine der genannten Regelungen zu, wird neben der Zeitraumvorgabe die Löschtaste angezeigt.

Zeitraum

iMikel erkennt automatisch Mehrfachbelegungen oder Geschwister innerhalb einer Familie und berechnet selbstständig die entsprechenden Ermäßigungen und Zuschläge. Diese automatisch berechneten Gebühren können Sie unter Abrechnung einsehen. Hier sehen Sie zum Beispiel die Gebühren der vergangenen Jahre.

Über den Zeitraum können Sie die Anzeige beliebig eingrenzen. So können Sie beispielsweise die Ansicht auf das aktuelle Quartal begrenzen.

Diese Einstellung können Sie jederzeit an- und wieder ausschalten, damit Sie bei Bedarf auch auf ältere Daten zugreifen können.

Kopf- und Fußleiste personalisieren

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Sie können in iMikel die Farben der verschiedenen Module ganz einfach anpassen. Klicken Sie dazu einfach auf den Titel des Moduls.

Schon können Sie aus einer bunten Palette Ihre Lieblingsfarbe auswählen.

Sie können zum Beispiel für die Unterrichtsverwaltung Rot, die Adressverwaltung Blau oder die Personalverwaltung Orange einstellen. Somit haben Sie einen besonders guten Überblick, wenn Sie beispielsweise mit einem großen Monitor arbeiten und viele Module nebeneinander geöffnet haben. Ihre Farbeinstellung wird in Ihrem persönlichen iMikel-Profil gespeichert und automatisch bei jeder Anmeldung gestartet.

Außerdem öffnet iMikel jedes weitere Fenster eines Moduls in der zuvor eingestellten Farbe - auch wenn Sie dieses aus einem anderen Modul heraus öffnen: Wenn Sie zum Beispiel für die Buchhaltung Grün eingestellt haben und in der (gelben) Kontenverwaltung auf Neue Buchung klicken, so wird das Fenster in Grün angezeigt (nicht in gelb).

Halten Sie beim Klicken auf die Modulbezeichnung die shift-Taste gedrückt und wählen Sie anschließend eine Farbe aus, so ändert sich nur die Farbe der Kopfleiste. Die Farbauswahl bezieht sich immer auf das Modul, in welchem Sie sich befinden, sodass Sie für jedes Modul eine eigene Farbe auswählen kann.

Einblendmenüs

Einblendmenüs sind bei Bedarf aufkommende Bedienflächen, die diverse Informationen und Aktionen enthalten. In den meisten Fällen werden Sie ein Einblendmenü über das Stift-Symbol öffnen. Das Einblendmenü enthält die Aktionen und Funktionen, die am meisten gebraucht werden.

Seitensteuerelemente

Dieses Bedienelement erkennen Sie an kleinen nebeneinander liegenden Punkten. Sie dienen dazu, zwischen verschiedenen Ansichten schnell hin und her zu wechseln. Der dunkle Punkt zeigt dabei die aktive Ansicht an. Mit Klick auf einen Punkt können Sie die Ansicht wechseln.

Tooltips

Es gibt eine Vielzahl von Tooltips, über welche einige Funktionen erläutert und auch Tipps und Hinweise sowie besondere Funktionen bei gedrückter Alt-Taste etc. beschrieben werden. Sie finden diese Tooltips z. B. in der Unterrichtsverwaltung, wenn Sie die Maus über die farbigen Etiketten (grün, gelb, rot etc.) bewegen oder z. B. links im Kalender auf allen Tasten und Funktionen zur Auswahl und Anzeige einer Lehrkraft, Kategorie, Veranstaltungsort und Raum.

Die Tooltips werden permanent erweitert. Sollten Sie Anregungen zu weiteren hilfreichen Tooltips haben, senden Sie uns einfach eine Mail mit dem Betreff Tooltip-Vorschlag zu. Vielen Dank im Voraus.

Tastaturbefehle

In iMikel können Sie sich mit der Verwendung von Tastaturkürzeln viele Klicks ersparen. Folgend eine Liste der verfügbaren Befehle, mit welchen Sie u. a. Datensätze aufrufen, Text kopieren und einsetzen oder auch ein neues Fenster öffnen können.

Suchen und Finden

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Sie möchten sich jeden Klavierunterricht anzeigen lassen, den Ihre Musikschule anbietet? Oder eine Übersicht aller Einzelstunden Ihres Unterrichts erhalten? Dann verwenden Sie iMikels Suchfunktion, welche in allen Modulen zur Verfügung steht.

Suche starten

Als Beispiel zeigen wir Ihnen, wie Sie in der Unterrichtsverwaltung suchen können.

Klicken Sie in der Unterrichtsverwaltung auf die Suchlupe.

Sobald der Suchmodus gestartet wurde, werden alle überflüssigen Aktionssymbole ausgeblendet, sodass das gesamte Layout für die Suche übersichtlicher ist. Zudem werden Tasten für eine einfachere Handhabung in der Kopfleiste eingeblendet, über welche Sie die Suche abbrechen, die Suche starten oder eine weitere Suchabfrage hinzufügen können. Sie können in allen Feldern nach Daten suchen.

Geben Sie beispielsweise als Fach „Klavier“ ein.

Sie erhalten als Ergebnis sämtliche Belegungen, in denen Klavier unterrichtet wird. Die Anzahl der gefundenen Datensätze und welchen davon Sie gerade betrachten, wird Ihnen direkt angezeigt.

Über die Pfeiltasten ist es möglich, durch die Ihre Suchergebnisse hindurchzublättern.

Sie können auch nur nach Einzel suchen. Dann erhalten Sie jeden Einzelunterricht als Ergebnis – sowohl für Klavier als auch für Gitarre, Klarinette und alle anderen Instrumente.

Das Besondere am Suchmodus ist die Möglichkeit, in allen angezeigten Feldern gleichzeitig Suchkriterien eingeben zu können. So können Sie beispielsweise nach Klavier Einzel suchen, womit Sie jeden Einzelunterricht aufrufen, in dem Klavier unterrichtet wird.

Gleichzeitig in mehreren Feldern suchen

Auch in mehreren Feldern gleichzeitig können Sie suchen: Geben Sie zum Beispiel beim Fach Klavier und beim Tag Montag ein. Damit rufen Sie jeden Klavierunterricht auf, der an einem Montag stattfindet.

Wenn Sie beispielsweise nach Einzelunterricht suchen und einen Unterrichtsort festlegen, werden Ihnen alle Teilnehmer angezeigt, die an diesem Ort Einzelunterricht erhalten.

Sie geben also einfach Ihre Suchbegriffe über die Lupe ein und erhalten sofort das gewünschte Ergebnis. Somit erspart iMikel es Ihnen, lange in Listen zu scrollen, bis Sie die gesuchten Einträge gefunden haben.

Vergleichsoperatoren

Um Ihnen die Suche in iMikel noch komfortabler zu gestalten, können Sie die sogenannten Vergleichsoperatoren verwenden. So können Sie zum Beispiel all diejenigen Teilnehmer aufrufen, die älter als acht Jahre alt sind und Klaviereinzelunterricht belegt haben.

Sie können in jedem beliebigen Feld die Vergleichsoperatoren verwenden. Klicken Sie dazu einfach mit der rechten Maustaste in das gewünschte Feld, wählen Sie Operatoren aus und schon öffnet sich die Liste.

Folgend einige ergänzende Erklärungen zu Suchfunktionen.

Suchvorgänge unterscheiden keine Groß-/Kleinschreibung oder Breite. Beispiel: Eine Suche nach fred findet Fred ebenso wie die Suche nach FRED.

Wenn Sie nach einem Bereich von Informationen in Datums-, Zeit- und Zeitstempelfeldern suchen, brauchen Sie nicht alle Datums- oder Zeitkomponenten anzugeben. Beispielsweise können Sie 5.2022 anstelle von 01.05.2022…31.5.2022 eingeben, um alle Datumswerte im Mai 2022 zu finden.

Suchen kombinieren

Wenn Sie mehrere Suchabfragen miteinander kombinieren möchten, so ist auch dies in iMikel möglich: Beispielsweise können Sie nach sämtlichen Teilnehmern suchen, die Klaviereinzelunterricht belegt haben, und die Suchabfrage ergänzen, indem Sie nach Schülern mit Gitarrengruppenunterricht suchen. Klicken Sie dazu einfach auf weitere Abfrage.

Haben Sie alle Suchparameter eingetragen, brauchen Sie nur noch auf „Suche starten“ zu klicken. iMikel findet nun sämtliche Belegungen, die den kombinierten Suchabfragen entsprechen.

Nur aktive anzeigen / Aktiv ab

Über Optionen in der Fußleiste können Sie festlegen, dass Sie grundsätzlich bei Suchabfragen zum Beispiel nur aktive Klavierbelegungen aufrufen möchten.

Ist der Haken gesetzt bei nur aktive anzeigen, werden nur die Schüler aufgerufen, welche aktuell am Klavierunterricht teilnehmen.

Ist zusätzlich die Option aktiv ab aktiviert, werden zusätzlich zu den aktuellen Klavierbelegungen auch die zukünftigen aufgerufen. iMikel merkt sich die von Ihnen gewünschten Einstellungen und wendet diese bei jeder zukünftigen Suche an.

Zusätzlich zu diesen Suchoptionen können Sie auch über die Tastenkombination Strg + F eine Suche durchführen. Als Besonderheit wird hierbei immer im gesamten Datenbestand gesucht. Somit können Sie ganz spontan entscheiden, ob Sie auch ehemalige Teilnehmer über Strg + F suchen oder ob Sie über die Lupe nur im aktiven Bestand arbeiten möchten.

Suchergebnisse als Liste anzeigen

Nachdem Sie über den Suchmodus die gewünschten Datensätze aufgerufen haben, klicken Sie unterhalb der Kopfleiste auf Übersicht.

Sie bekommen die aktuell aufgerufenen Datensätze als Liste dargestellt. Hierin sehen Sie pro Datensatz modulbezogene Angaben. Beispielsweise werden bei einer Übersicht der Belegungen aus der Unterrichtsverwaltung Name, Geburtsdatum, Geschlecht, Fach, Lehrkraft etc. angezeigt.

Zudem kann die Liste nach Bedarf aufsteigend oder absteigend sortiert werden. Wenn Sie die Liste z. B. alphabetisch nach dem Namen sortieren möchten, klicken Sie auf die Spaltenüberschrift Name. Die Daten werden anschließend alphabetisch sortiert. Wenn Sie erneut auf die Überschrift Name klicken, werden die Daten umgekehrt sortiert, d. h. die Sortierung der Daten erfolgt von Z bis A.

Dasselbe gilt für die entsprechenden weiteren Spalten, die in dieser Listendarstellung angezeigt werden.

Ausgewählte Datensätze in einer Übersicht markieren

Die Übersichten in iMikel bieten Ihnen viele Möglichkeiten, mit den gefundenen Datensätzen zu arbeiten. Sie können beispielsweise einen bestimmten Bereich von Datensätzen markieren, um nur für diese Datensätze weitere Aktionen durchzuführen. Einige Tasten auf Ihrer Tastatur erfüllen dafür eine bestimmte Aufgabe, wie folgend erläutert wird.

Mit einem Klick auf eine Zeile, markieren Sie den angeklickten Datensatz.

Klicken Sie nach der Auswahl eines Datensatzes mit gedrückter shift-Taste auf eine weitere Zeile, wird der gesamte Bereich zwischen diesen Zeilen markiert.

Sie können auch einzelne zusätzliche Datensätze ergänzen, indem Sie beim Klick auf die gewünschte Zeile die Strg-Taste (unter MacOS Alt-Taste) gedrückt halten.

Die einzelnen Schritte der Markierungen lassen sich über den Pfeil rückgängig machen.

Über das Serienbrief-Symbol in der Kopfleiste können Sie eine modulspezifische Korrespondenz für alle markierten Datensätze erstellen. Wenn kein Datensatz markiert ist, wird für alle Datensätze in der Übersicht eine Korrespondenz erstellt. Des Weiteren können Sie über den Pfeil alle markierten Datensätze in der Blätteransicht aufrufen.

Gespeicherte Suchabfragen

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Mit den in iMikel gespeicherten Suchabfragen haben Sie zum Beispiel als Fachbereichs- oder Regionalleiter viele Möglichkeiten, Ihre wiederkehrenden Suchvorgänge zu automatisieren. Auch aufwändige Suchvorgänge, welche Sie vielleicht nur einmal jährlich durchführen, können Sie direkt speichern und jederzeit wieder aufrufen. Die gespeicherten Suchabfragen bieten Ihnen die Möglichkeit, noch effizienter mit iMikel zu arbeiten. Folgend wird Schritt für Schritt erklärt, wie Suchabfragen angelegt und ausgeführt werden können.

Suchabfrage definieren

Im Startfenster gelangen Sie mit Klick auf die Lupe in die gespeicherten Suchabfragen.

Alternativ können Sie auch direkt aus einem Modul wie z. B. der Unterrichts-, Personal-, Konten- oder Adressverwaltung über die FileMaker-Menüleiste unter Filter > gespeicherte Suchabfragen beliebige Abfragen definieren und benennen.

In diesem Beispiel öffnet sich eine Übersicht von Suchabfragen der Unterrichtsverwaltung. Mit nur einem Klick können Sie mit dem Erstellen einer neuen Abfrage beginnen.

Die hier angezeigten Suchabfragen dienen als Beispiel, befinden sich demnach nicht standardmäßig im Programm.

Öffnen Sie die Suchabfragen aus dem Startfenster, so werden diese nach Modulen sortiert dargestellt.

In diesem Beispiel ist als Fach ist Schlagzeug, als Geschlecht m wie männlich und als Alter größer als 17 vorgegeben. Über die Plus-Tasten können Sie die Suchkriterien beliebig ergänzen.

Bei der Abfrage der Bläser-Warteliste wird zunächst nach dem Wunschfach Saxophon gesucht.

Die Abfrage wird erweitert um die Wunschfächer Trompete und Posaune.

Die gesamte Suchabfrage wird abschließend eingeschränkt auf Wartelisteneinträge.

Jeder Anwender kann für sich persönlich beliebig viele Anfragen definieren.

Suchkriterien kombinieren / ausschließen & Suchergebnisse erweitern / einschränken

In jeder Abfrage können Sie unbegrenzt viele Suchkriterien kombinieren und Suchergebnisse erweitern, einschränken oder Kriterien ausschließen. Sie können hiermit z. B. sehr leicht die folgende Abfrage definieren:

ERGEBNISMENGE SUCHEN Fach: ist Trompete Areal: ist Nord

Aus Ergebnismenge ausschließen: Fach: enthält JeKits

Diese Suche können Sie z. B. unter der Bezeichnung Trompetenunterricht in Nord (exkl. JeKits) speichern und jederzeit mit nur einem Klick erneut ausführen.

Suchparameter

Es stehen sehr viele Suchparameter zur Verfügung, welche ermöglichen, z. B. auf Rabatte und weitere Informationen zuzugreifen.

Zudem kann eine Abfrage mithilfe von Operatoren auf bestimmte Zeitpunkte eingegrenzt werden:

• In weniger/gleich X Tagen
• In mehr als X Tagen
• Vor weniger/gleich X Tagen
• Vor mehr als X Tagen

In Verwendung mit den diesen Suchfeldern ist es z. B. möglich, eine automatische Suchabfrage zu erstellen, die alle Belegungen mit BuT-Rabatt aufruft, welcher innerhalb der kommenden 40 Tage endet. Es ist auch möglich, z. B. das Feld Neuantrag fällig am in einer gespeicherten Suchabfrage einzubinden und somit z. B. alle Belegungen aufzurufen, bei denen innerhalb der nächsten 40 Tage der Neuantrag fällig ist.

Das Feld Belegung: Verweildauer in Tagen berechnet die Tage zwischen Ein- und Austritt bzw. Eintritt und Heute (wenn Austritt leer ist). Über diesen Suchparameter können Sie z. B. automatisch alle Belegungen aufrufen, die seit einer bestimmten Anzahl von Tagen im Unterricht aktiv sind.

Suchabfrage bearbeiten

Eine bereits bestehende Suchabfrage können Sie mit Klick auf den Stift bearbeiten.

Benutzer zuordnen

Jede Suchvorgabe kann bestimmten oder allen iMikel-Benutzern zugänglich gemacht werden. Hierbei werden alle Zugriffsrechte berücksichtigt. Haben Sie z. B. eine Suchabfrage Honorarkräfte in Nord definiert, kann ein Anwender diese nur ausführen, wenn er die erforderlichen Zugriffsrechte (mindestens Lesen) für den Vertragsbereich in der Personalverwaltung hat. Klicken Sie für die Zuordnung von Benutzern auf das Benutzersymbol.

Bei einer neuerstellten Suchabfrage ist zunächst vorgegeben, dass Sie allein auf diese Abfrage zugreifen können. Weitere Benutzer können Sie über das Plus hinzufügen.

Sie können Ihre Suchabfrage für Personen freigeben, indem Sie auf die gewünschten Namen in der Übersicht klicken.

Die gewählten Personen werden anschließend in der Benutzerauswahl angezeigt.

Zusätzlich können Sie festlegen, ob Ihre Kollegen oder Mitarbeiter bei Bedarf eine Ihrer Abfragen sogar bearbeiten dürfen. Klicken Sie dazu auf das kleine Benutzersymbol.

Bestätigen Sie die Einstellungen mit OK.

Suchabfrage ausführen

Suchabfragen können über den Pfeil ausgeführt werden. Führen Sie beispielsweise die Abfrage mit der Bezeichnung Alle Schlagzeuger ab 18 Jahre aus.

In der Unterrichtsverwaltung werden Ihnen entsprechend der Einstellungen dieser Suchabfrage automatisch alle männlichen Schlagzeugteilnehmer aufgerufen, die 18 Jahre oder älter sind.

Die gespeicherten Suchabfragen bleiben geöffnet und Sie können jederzeit erneut darauf zugreifen.

Klicken Sie zum Beispiel auf die Abfrage mit der Bezeichnung Bläser-Warteliste, wird automatisch die Unterrichtsverwaltung geöffnet. Dabei werden mehrere von Ihnen vordefinierte Suchvorgänge durchgeführt und das Ergebnis angezeigt. Sie können damit direkt in der Unterrichtsverwaltung weiterarbeiten.

Sie haben nun gesehen, wie einfach Sie beliebig viele Suchabfragen anlegen und ausführen können. Ab sofort sind Ihre täglichen Aufgaben ein Kinderspiel: Mithilfe der beliebig erweiterbaren Suchabfragen stehen Ihnen grenzenlose Möglichkeiten zur Verfügung, sich mit nur einem Klick Ihre gewünschten Daten anzeigen zu lassen.

Beispiele für Suchabfragen

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Folgend einige Beispiele, welche besonders im Rahmen der Fairen Verbraucherverträge angewendet werden können.

Beispiel 1: Jahreskontigent auslaufend (nach Verweildauer in Tagen)

Das Feld Belegung: Verweildauer in Tagen berechnet die Tage zwischen Ein- und Austritt bzw. Eintritt und Heute, wenn noch kein Austritt definiert wurde. Über diesen neuen Suchparameter können Sie beispielsweise automatisch alle Belegungen aufrufen, die seit einer bestimmten Anzahl von Tagen im Unterricht aktiv sind.

Stellen wir uns vor, Sie arbeiten in einigen Unterrichtsbereichen mit Jahreskontingenten und möchten mit einem Klick alle Belegungen aufrufen, bei denen das Kontingent in Kürze ausläuft. Hierzu können Sie eine Suchabfrage definieren: Sie können darüber nach dem Tarif Jahreskontigent suchen und die Suche erweitern auf Belegungen, welche über 320 Tage an Ihrer Schule verweilen.

Beispiel 2: Jahreskontingent auslaufend (nach x Tagen)

Haben Sie die Teilnehmer bereits seit Beginn mit einem Enddatum (also dem Austritt) nach zwölf Monaten versehen, können Sie auch hierfür eine Suchabfrage definieren: So können Sie zusätzlich zur Suche nach dem Tarif nach Belegungen suchen, welche in weniger als 40 Tagen beendet werden.

Beispiel 3: Jahreskontingent auslaufend (Informierte ausschließen)

Durch die vielen Möglichkeiten, mit den gespeicherten Suchabfragen vordefinierte Daten zu suchen, aber auch bestimmte Inhalte aus dem Ergebnis auszuschließen, bestehen sehr viele Optionen, Ihre Daten mit nur wenigen Klicks zu verwalten.

Stellen wir uns vor, Sie haben über das Korrespondenzmodul eine Text- oder Mail-Vorlage definiert mit der Bezeichnung Hinweis Kontingentablauf. Diese Vorlage verwenden Sie üblicherweise, um Unterrichtsteilnehmer auf ein bald endendes Kontingent hinzuweisen.

Vielleicht möchten Sie nun die oben beschriebene gespeicherte Suchabfrage so definieren, dass alle bald endenden Belegungen aufgerufen werden, außer jene, die bereits das Schreiben erhalten haben. Schließen Sie dafür einfach diese Korrespondenz aus.

Beispiel 4: QR-Code für App erhalten, PIN ausstehend

Auch in der Kontenverwaltung können Sie über das Filtermenü gespeicherte Suchabfragen erstellen. So steht beispielsweise auch dort das Suchfeld Korrespondenz: Bezeichnung zur Verfügung.

Stellen wir uns vor, Sie haben zwei Textvorlagen erstellt, mit denen Sie die Zugangsdaten für die Musikschul-App bereitstellen. Diese heißen zum Beispiel Musikschul-App QR-Code und Musikschul-App PIN.

Möchten Sie nun beispielsweise wissen, welche Personen zwar bereits den QR-Code, aber noch nicht die PIN erhalten haben, können Sie hierzu eine Suchabfrage erstellen: Suchen Sie nach denjenigen, welchen das Schreiben zum QR-Code gesendet wurde, und schließen Sie bei der Suche diejenigen aus, welchen zudem auch das Schreiben zur PIN zugeschickt wurde.

Durch diese einfache Suchabfrage haben Sie den Versand Ihrer App-Zugangsdaten immer ganz einfach im Blick.

Beispiel 5: Rabatt endend (kein Erwachsenenzuschlag, weil in Ausbildung)

Auch in der Adressverwaltung können Sie über das Filtermenü gespeicherte Suchabfragen erstellen. Sie können beispielsweise Ihre volljährigen Kunden, welche keinen Erwachsenenzuschlag erhalten, weil sie eine Ausbildung machen, an ein baldiges Ende der aktuellen Ausbildungsbescheinigung erinnern.

Hierzu legen Sie einfach eine Suchabfrage an, in welcher Sie nach dem Ende dieses Rabatts suchen lassen.

Modulspezifische Listen

Über die Druckwahl können Sie modulspezifische Listen drucken oder - ganz im Sinne des papierlosen Büros - als pdf-Datei speichern.

iMikel bietet Ihnen über die Druckwahl diverse Möglichkeiten, Ihre Daten in Druckform auszugeben. Sowohl die Anzahl der gedruckten Daten als auch die Sortierung des Ausdrucks hängt von Ihrer vorherigen Suchabfrage bzw. von den aktuell aufgerufenen Datensätzen ab.

Die Druckwahl finden Sie in jedem Modul im unteren Bereich der Navigationsleiste (in der Buchhaltung erreichen Sie die Druckwahl über das Druckersymbol in der Kopfleiste).

Mit einem Klick auf die Druckwahl öffnet sich ein Fenster mit einer Auswahl von modulspezifischen Listen, Übersichten, Statistiken, Etiketten etc. Diese sind in verschiedene Kategorien unterteilt und befinden sich in entsprechenden Ordnern und ggf. Unterordnern.

Listen je Modul

Viele Arten von Listen sind nur in bestimmten Modulen verfügbar. Folgender Übersicht können Sie entnehmen, in welchen Modulen bestimmte Listen vorhanden sind.

Bei Anwesenheitslisten mit zusätzlichen Spalten ist der Text im Kopf- und Fußteil frei definierbar. Hierbei stehen folgende Platzhalter zur Verfügung.

Datum ZeitraumBeginn ZeitraumEnde Monat Jahr Name Briefanrede Adressetikett Straße Postleitzahl Ort UmsatzsteuerId IBAN BIC

Alle in der Druckwahl mit einem Stern gekennzeichneten Listen übernehmen immer die Sortierfolge des aufrufenden Moduls, auch wenn die Datensätze statt über die Sortiertaste z. B. über die Spaltenüberschriften in einer Übersicht sortiert wurden.

Einstellungen der Druckwahl

In der iMikel-Druckwahl stehen Ihnen in jedem Modul viele hilfreiche Listen und Auswertungen zur Verfügung. So können Sie zum Beispiel Kontoauszüge, Anwesenheits- und Inventarlisten ausdrucken oder als pdf-Datei speichern.

Wussten Sie schon, dass Sie in der Fußleiste vorgeben können, was nach der Auswahl einer Liste geschieht?

Druckereinrichtung

(De-)aktiviert den Dialog für die Druckereinrichtung (Format, Ausrichtung etc). Ist diese Option aktiv, werden Sie beim Drucken einer Liste zum Einrichten des Druckers aufgefordert. Sie können diese Funktion ausstellen, wenn Sie immer denselben Drucker verwenden.

Voransicht

(De-)aktiviert die Voransicht. Ist diese Option aktiviert, wird Ihnen vor jedem Druck zunächst eine Voransicht angezeigt.

Druckdialog

(De-)aktiviert den Druckdialog. Ist diese Option aktiviert, werden Sie beim Drucken einer Liste aufgefordert, einen Drucker auszuwählen. Sie können dann sämtliche Einstellungen für den Drucker vornehmen.

Es gibt Listen, die zusätzlich eigene individuelle Einstellungsmöglichkeiten haben.

Die Optionen können Sie je nach Bedarf beliebig miteinander kombinieren. Deaktivieren Sie sämtliche Optionen, erfolgt der Druck sofort. Somit erspart iMikel Ihnen kostbare Arbeitszeit.

Auch in der Übersicht Ihrer Vorlagen stehen Ihnen diese Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung.

Die Haken haben an dieser Stelle dieselben Auswirkungen wie in der Druckwahl. Wird an dieser Stelle ein Haken gesetzt oder entfernt, bleibt diese Auswahl auch erhalten, wenn danach die Druckwahl geöffnet wird.

Am häufigsten benutzt

Da Sie in der Druckwahl eine Vielzahl an Druckmöglichkeiten haben, von denen Sie aber während Ihrer täglichen Arbeit mit iMikel oft nur bestimmte benötigen, werden diese im Kopf der Druckwahl im Bereich am häufigsten benutzt angezeigt.

Diese Funktion bedeutet am häufigsten benutzt und nicht zuletzt verwendet.

PDF-Dateien erzeugen

Die Druckwahl bietet Ihnen zusätzlich zu dem normalen Ausdruck eines Dokumentes auch die Möglichkeit, den Druck direkt in eine PDF-Datei umzuwandeln. Klicken Sie dazu z. B. neben Anwesenheitsliste 1 Monat (Hoch) auf das PDF-Symbol.

Anschließend können Sie eine Überschrift eingeben. Nachdem Sie die Überschrift bestätigt haben, den Namen für die gewünschte PDF-Datei eingeben. Des Weiteren können Sie den gewünschten Speicherort festlegen.

Navigation innerhalb der Druckvorschau

In vielen Fällen hat eine zu druckende Liste, Auswertung etc. mehrere Seiten. Sobald Sie das gewünschte Dokument aus der Druckwahl ausgewählt haben, öffnet sich die Druck-Voransicht (falls aktiviert). In dieser befinden sich am Anfang der Kopfleiste zwei Pfeiltasten (vor und zurück). Über diese Pfeiltasten ist es Ihnen möglich, durch die Seiten zu blättern, bevor Sie diese drucken.

Notizen und Wiedervorlagen

Folgend zeigen wir Ihnen, wie Sie Notizen anlegen, verwalten und zur Wiedervorlage markieren können.

Notizen eingeben

Sie haben in iMikel in jedem Modul die Möglichkeit, beliebig viele Notizen zum aufgerufenen Datensatz zu hinterlegen. Eine neue Notiz können Sie erstellen, indem Sie auf den Notizzettel klicken.

Notizen verwalten

Im Folgenden wird das Fenster zum Verwalten der Notizen erläutert.

Sie können die Notiz als Wiedervorlage kennzeichnen oder als terminierte Aufgabe. Über Benutzer hinzufügen können Sie aus der Liste aller Benutzer diejenigen Kollegen auswählen, für welche die Notiz, die Wiedervorlage oder die terminierte Aufgabe relevant ist.

Notizen als Wiedervorlage

In iMikel sind Notizen deshalb wichtig, weil sie Ihnen Wiedervorlagen und Aufgabenterminierungen ermöglichen. Sie können einen Benutzer über das Plus für eine Wiedervorlage hinzufügen. Über das X haben Sie die Möglichkeit, einen Benutzer zu entfernen.

Ist das für eine Wiedervorlage vorgegebene Datum erreicht, weist iMikel die zugewiesenen Benutzer im Startfenster darauf hin. Einige Wiedervorlagen sind als eilig einzustufen, andere als Aufgaben mit mittlerer Bedeutung. Mit iMikel können Sie die einzelnen Wiedervorlagen benutzerspezifisch priorisieren. Klicken Sie dafür in das Feld Priorität und wählen das passende Prädikat aus.

Des Weiteren können Sie jede Wiedervorlage als terminierte Aufgabe definieren, indem Sie ein Datum in dem Feld erledigen bis eingeben. Diese Terminierungen können Sie wie oben beschrieben benutzerspezifisch definieren.

Das Notizensymbol wird anders dargestellt, sofern bereits mindestens eine Notiz vorhanden ist.

Daten exportieren

Wenn Sie Datensätze in einem anderen Programm verarbeiten möchten, können Sie die Daten exportieren. Treffen Sie zunächst eine Auswahl der gewünschten Datensätze (alle oder nur eine bestimmte Auswahl), die Sie exportieren möchten. Klicken Sie dann in der FileMaker-Menüleiste auf Datensätze > Export > Daten -> Datei.

Anschließend können Sie den Namen, das Format und den Speicherort der Ausgabedatei bestimmen. Klicken Sie dann auf Speichern und die Exportdatei wird erstellt. Sie finden die Datei in dem von Ihnen angegebenen Speicherort auf der Festplatte Ihres Computers.

Diese Funktion steht nur in ausgewählten Modulen zur Verfügung.

Die Zeitreise

Mit der Zeitreise können Sie sich die Zustände der Vergangenheit (z. B. von vor zehn Tagen) und bereits hinterlegter Zukunft anschauen, bevor Sie letzte Änderungen durchgeführt haben. Somit können Sie z. B. Namensänderungen von Personen zurückverfolgen oder die Unterrichtstermine bestimmter Lehrkräfte in verschiedenen Jahren einsehen.

Das bei der Zeitreise eingestellte Datum gilt für alle Module in iMikel. Auf diese Weise werden Ihnen neben der Tages-, Wochen-, Monats- und Jahresübersicht auch die Terminliste und die Verwaltung unerledigter Arbeiten präsentiert.

Die Zeitreise ermöglicht somit die Konstruierung zukünftiger bzw. Rekonstruierung vergangener Verwaltungszustände an der Schule zu einem bestimmten Stichtag. Sie unterscheidet sich somit von der Betrachtung bestimmter Zeiträume (zum Beispiel: 01.08.2022 - 31.07.2022), die bei Bedarf ebenfalls Verwaltungszustände in der Zukunft und/oder in der Vergangenheit umfassen. Zeiträume ermöglichen die Betrachtung bestimmter Abrechnungsperioden.

Zeitreise starten

Klicken Sie auf das Datum im Fußbereich.

Es öffnet sich ein Kalender.

Das aktuelle Datum wird in diesem Kalender hervorgehoben. Wenn Sie in dem Kalender auf ein Datum klicken, wird dieses Datum übernommen und der Kalender automatisch wieder geschlossen.

Schon wird Ihnen angezeigt, wo die Person zu diesem Zeitpunkt gelebt hat. iMikel zeigt Ihnen an, wenn Sie sich in der Zeitreise befinden.

CronJobs

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Während Ihrer Arbeit in iMikel geben Sie viele neue Daten ein. Ihr iMikel-Server überprüft diese und berechnet automatisch sämtliche daraus resultierenden Gebühren, Lehrkraftdeputate, Statistiken, Raumbelegungspläne und vieles mehr. Dazu werden auf dem Server sogenannte CronJobs eingesetzt, welche durchgehend im Hintergrund aktiv sind und auf die Eingaben von Ihnen oder Ihren Mitarbeitern reagieren.

Durch diese Server-Technologie können direkt am Server mehrere parallele Aktionen, Skripte, Zeitpläne und Arbeitsprozesse (abhängig von Prozessorleistung und Arbeitsspeicher am Server) durchgeführt werden. Diese Schritte brauchen somit nicht mehr am einzelnen Arbeitsplatz gestartet werden, was eine enorme Zeitersparnis bedeutet. Dazu zählen:

• Automatische Aktualisierung von Gebühren im Hintergrund durch den Server
• Automatische Aktualisierung von Lehrerdeputaten im Hintergrund durch den Server
• Automatische Aktualisierung von Statistiken im Hintergrund durch den Server
• Automatische Aktualisierung von Unterrichtsterminen im Hintergrund durch den Server
• Automatische Datenpflege und Datenaufbereitung

Sie geben zum Beispiel den Unterricht für eine neue Person in iMikel ein. Alle darauffolgenden Aufgaben werden vom Programm automatisch erkannt. Dies bedeutet, dass automatisch die Termine für diesen Unterricht erzeugt sowie die Gebühren berechnet werden und das Deputat aktualisiert wird.

Der einzige Arbeitsschritt, der dann noch von Ihnen zu übernehmen ist, ist das Erstellen der Rechnung. Alle anderen Arbeitsschritte wurden bereits vom Server übernommen.

Aktivität der CronJobs kontrollieren und verwalten

Aktivieren Sie vorab die Option Benutzer darf CronJobs verwalten bei den Eigenschaften der Anwender in der Benutzerverwaltung, die das Recht haben sollen, die CronJobs verwalten zu dürfen.

Eine Übersicht der momentan aktiven CronJobs lässt sich aus dem Startfenster öffnen.

Die Übersicht zeigt eine ausführliche Auflistung aller aktiven CronJobs, das heißt es wird Ihnen ein Protokoll aller heute durchgeführten Aktionen angezeigt. Über die Symbole in der Kopfleiste können Sie bestimmte Zusatzoptionen aufrufen.

Unter anderem können Sie über das Statistiksymbol die Performance Ihres Servers überprüfen und sich eine grafische Darstellung der Berechnungszeiten anzeigen lassen.

Mit dem Kreisel können Sie sich sämtliche CronJob-Aktivitäten ansehen.

Außerdem bietet iMikel Ihnen mit der Diskette die Möglichkeit, das Protokoll zu exportieren.

Status der CronJobs

Ein CronJob kann einen von drei verschiedenen Status haben.

Mit einem Klick auf einen Status wird dieser auf den Status 0 zurückgesetzt und somit neugestartet.

Neu hinzugefügte Berechnungen haben zunächst den Status Null und lösen dadurch eine Aktualisierung durch den Server aus. Aktuelle Berechnungen werden mit dem Status Eins gekennzeichnet. Abgeschlossene Berechnungen erhalten den Status Zwei.

Laufende Berechnung erkennen

Geben Sie zum Beispiel in der Unterrichtsverwaltung die Abmeldung eines Teilnehmers ein, kann dies bewirken, dass in der Familie eine Geschwisterermäßigung neu berechnet wird. Außerdem ändert sich das Deputat der Lehrkraft sowie eventuell sogar die Raumbelegungspläne. Dies wird mit einem Warndreieck gekennzeichnet. Dieses Warndreieck ist immer ein Hinweis darauf, dass eine gebührenrelevante Änderung vorliegt und in Kürze eine Aktualisierung durch Ihren iMikel-Server stattfinden wird.

Die gelben Warndreiecke sind demnach vollkommen harmlos und durch die automatische Berechnung aller Daten auf Ihrem iMikel-Server erhalten Sie immer korrekte Ergebnisse.

CronJobs deaktivieren

Sie können die automatische Hintergrundaktualisierung wie folgt deaktivieren: Öffnen Sie zunächst die CronJob-Übersicht über das Startfenster.

Auf der rechten Seite ist eine Schaltfläche zu sehen, auf welcher CronJobs aktiv steht. Klicken Sie auf diese Schaltfläche. Anschließend können Sie definieren, bis zu welchem Zeitpunkt die CronJobs pausieren sollen.

Eigene Felder

Im Bereich Eigene Felder ist die Eingabe weiterer Informationen möglich, nach denen Sie später suchen können. Auf diese Weise können Sie selbständig neue Felder generieren, die Ihnen in den anderen Datensätzen ebenfalls zur Verfügung stehen.

Eigene Felder stehen Ihnen in vielen verschiedenen Modulen zur Verfügung. Die Erstellung von eigenen Feldern funktioniert ganz leicht mit Hilfe eines Eingabeassistenten, welcher im Folgenden erklärt wird.

Klicken Sie im Bereich Eigene Felder auf das Plus.

Daraufhin öffnet sich der Assistent.

Im ersten Schritt können Sie auswählen, ob Sie ein schon vorhandenes Feld nehmen oder ein neues Feld erstellen (Beispiel: allergisch gegen).

Im zweiten Schritt definieren Sie den Wert für das zuvor ausgewählte Feld (Beispiel: Nüsse).

Im dritten Schritt können Sie optional einstellen, ob das zuvor definierte Feld bei allen aufgerufenen Datensätzen eingefügt wird.

Des Weiteren können Sie einstellen, ob bereits vorhandene Feldwerte mit den aktuell ausgewählten Feldwerten zu überschreiben sind. Klicken Sie auf OK, um die Erstellung der eigenen Felder zu starten.

Über das X lässt sich ein eingegebenes Feld wieder entfernen. Wenn Sie dabei die shift-Taste gedrückt halten, werden alle eigenen Felder mit dem gleichen Inhalt bei allen aufgerufenen Datensätzen entfernt.

Rettungsringe

Rettungsringe sind in iMikel der Hinweis darauf, dass ein Fehler vorliegt. In den meisten Fällen muss die Ursache des Rettungsringes behoben werden, damit das Programm weiterarbeiten kann.

Über das Startfenster haben Sie unter Ergebnisprüfung/Rettungsringe suchen die Möglichkeit, alle Rettungsringe anzuzeigen, die im Programm vorhanden sind. Die Rettungsringe werden gruppiert pro Modul dargestellt. Über die Pfeile können Sie die entsprechenden Datensätze aufrufen und diese bearbeiten.

Fehler identifizieren

Bewegen Sie den Mauszeiger über einen Rettungsring, so zeigt Ihnen iMikel in einem Tooltip an, um welche Art von Eingabefehler es sich handelt.

Im Folgenden finden Sie eine Übersicht der häufigsten Ursachen von Rettungsringen und der jeweiligen Anleitung, um den verursachenden Eingabefehler zu beseitigen.

Fehler (Nr.1): Konto-ID = leer

Dieser Fehler tritt dann auf, wenn einer Belegung  nicht für den gesamten zu berechnenden Zeitraum auch ein Zahlungspflichtiger zugewiesen ist. Prüfen Sie, ob in der Belegung im Bereich Abrechnung für den ganzen Zeitraum von Eintritt bis Austritt auch ein Konto zugewiesen ist.

Die Eingabe eines Enddatum bei der Zuordnung des Zahlungspflichtigen zur Belegung ist nur dann sinnvoll ist, wenn es einen Wechsel des Zahlungspflichtigen gab. In einem solchen Fall ist ein zweiter, Folgezahlungspflichtiger der Belegung zuzuweisen.

Fehler (Nr.2): Gebühr-ID = leer

Dieser Fehler tritt dann auf, wenn über den Tarif, der dem Fach zugeordnet ist, nicht für den gesamten zu berechnenden Zeitraum eine Gebühr zugeordnet ist. Wechseln Sie zu dem Fach, zu dem die Belegung gehört, welche diesen Rettungsring aufweist. Bewegen Sie sich dann zu dem Tarif, der zu diesem Fach gehört. Prüfen Sie das Beginn- und Enddatum der Gebührenvorgaben des Tarifs.

Die Gebührenvorgaben dürfen nur dann ein Enddatum aufweisen, wenn es eine darauf folgende neue Vorgabe gibt. Kostet der Unterricht der Fächer eines Tarifs ab einem bestimmten Datum nichts mehr, so erstellen Sie eine entsprechende Vorgabe über 0 Euro, welche die bisherige Gebührenvorgabe ablöst.

Fehler (Nr.3): Tarif-ID = leer

Dieser Fehler tritt auf, wenn iMikel eine Belegung durchrechnen möchte, deren Fach kein Tarif zugeordnet ist. Wenn es sich um ein neu angelegtes Fach handelt, so können Sie direkt in der Fächerverwaltung diesem Fach seinen gewünschten Tarif zuordnen, indem Sie neben dem Feld für den Tarif auf die entsprechende Taste klicken.

Haben Sie versehentlich im Rahmen einer Korrektur die Zuordnung des Tarifs zu einem bestehenden Fach gelöscht, ohne im Anschluss den korrekten Tarif wieder zuzuweisen, so holen Sie dies nach.

Fehler (Nr.4): Fach-ID = leer

Dieser Rettungsring wird angezeigt, wenn Sie eine neue Veranstaltung angelegt haben, dieser aber noch kein Fach zugewiesen haben. Versuchen Sie dann, die Gebühren für Belegungen in dieser Veranstaltung zu berechnen, weist Sie iMikel auf diesen Eingabefehler hin. Sie können in einem solchen Fall über die Taste beim Feld für das Fach dieses nachträglich zuweisen.

Fehler (Nr. 14): Tarif-ID = leer

Dieser Fehler tritt auf, wenn Sie in der iMikel-Instrumentenverwaltung einen Leihvertrag anlegen, dem kein Tarif zugewiesen ist. Gehen Sie zur Fehlerbehebung zum entsprechenden Leihvertrag und bearbeiten Sie diesen. Tragen Sie dann den gewünschten Tarif nach.

Sie können auch beim jeweiligen Instrument, bzw. ausleihbaren Inventargegenstand einen Standardtarif vorgeben. iMikel wird dann bei neuen Leihverträgen zu diesem Instrument standardmäßig den zugewiesenen Tarif verwenden, wenn Sie diesen bei Vertragsanlage nicht ändern.

Fehler (Nr. 15): Gebühr-ID = leer

Dieser Rettungsring wird Ihnen angezeigt, wenn der Tarif, der einem Leihvertrag zugewiesen ist, nicht für den gesamten zu berechnenden Zeitraum eine Gebühr aufweist. Prüfen Sie dies in den Einstellungen der Inventarverwaltung unter Tarife. Jeder der Tarife zeigt Ihnen bei Anwahl unter Abrechnung an, welche Gebührenvorgaben aktuell und in der Vergangenheit galten.

Wurde eine bisherige Vorgabe mit einem Enddatum versehen, so tragen Sie die Folgevorgabe nach.

Soll der Leihvertrag ab einem bestimmten Datum kostenlos sein, so ist dies in den Vorgaben des Tarifs auch so zu hinterlegen.

Alternativ beenden Sie den Leihvertrag und schließen Sie mit dem Zahlungspflichtigen einen neuen neuen Leihvertrag, dem dann ein kostenloser Tarif zugeordnet wird.

Fehler (Nr. 16): Kassenzeichen-ID = leer

Dieser Fehler wird angezeigt, wenn Sie eine Rechnung erstellen möchten für ein Konto, dem kein Kassenzeichen (mehr) zugeordnet ist. Prüfen Sie, ob dem Konto bislang kein Kassenzeichen zugeordnet wurde. Weisen Sie dem Konto in diesem Fall ein Kassenzeichen zu, indem Sie im Einblendmenü für das Kassenzeichen beim Konto neu auswählen.

Fehler (Nr. 21): Die Gebührenberechnung dieses Kontos wurde unerwartet abgebrochen

Hierbei handelt es sich meist um einen Folgefehler. iMikel berechnet stets alle Belegungen und Leihverträge eines Kontos nacheinander in einem Vorgang. Wenn eine der Belegungen einen Fehler aufweist, unterbricht iMikel die Berechnung des Kontos mit dieser Meldung. Prüfen Sie in der Ansicht der Belegungen im betroffenen Konto, welche der Belegungen ebenfalls einen Rettungsring aufweist.

Auch ein Leihvertrag, der zu diesem Konto gehört, kann die Ursache sein. Beseitigen Sie den Eingabefehler bei der Belegung oder dem Leihvertrag und lassen Sie das Konto anschließend neu berechnen.

Tritt dieser Fehler erneut beim Konto auf, so prüfen Sie, ob weitere Belegungen oder Leihverträge ebenfalls Fehler aufweisen und mit einem Rettungsring versehen wurden.

Fehler (Nr. 51, 52, 53): Unvollständige Kassenübertragung aufgrund einer fehlenden Kostenstelle, Teilleistung, Einnahmeart

Diese Fehlermeldungen treten auf, wenn Ihre Kassenschnittstelle die Nutzung von Kostenstellen, Teilleistungen oder Einnahmearten vorsieht und diese auch in die Kassendatei schreibt, diese Angaben aber bei mindestens einem Konto nicht vollständig ist. Prüfen Sie in diesem Fall das zugehörige Fach auf Vollständigkeit der Übergabeparameter. Tragen Sie fehlende Angaben nach.

Haben Sie vor der Übergabe noch eine manuelle Buchung erzeugt, so prüfen Sie diese ebenfalls auf möglicherweise unvollständige Übergabeparameter. Tragen Sie auch diese nach, wenn erforderlich.

Anschließend können Sie eine erneute Übergabe in iMikel durchführen, fehlende Datensätze werden dann mit dieser Übergabe nachgereicht.

Alternativ können Sie auch den Vorgang der letzten Übertragung zurücksetzen und anschließend eine vollständige Übergabe ausführen. Dies ist dann möglich, wenn die erste unvollständige Übergabe (bzw. die daraus resultierenden Dateien) noch nicht verarbeitet wurde. Setzen Sie sich im Zweifelsfall mit uns in Verbindung, bevor Sie Vorgänge löschen.

Fehler (Nr. 70): VdM-Zuordnung = leer

Dieser Fehler wird angezeigt, wenn einem Fach kein Instrument bei der VdM-Bericht-Zuordnung zugewiesen wurde. Holen Sie dies nach, indem Sie das passende Instrument auswählen. Nur Unterricht, dessen Fach hier ein Instrument zugewiesen wurde, kann im Berichtsbogen berücksichtigt werden.

Fehler (Nr. 520): Diese Bank / Filiale existiert laut Bankenverzeichnis nicht mehr, wird jedoch noch verwendet. Bitte prüfen oder beenden Sie diese Bankverbindung

Mit diesem Rettungsring weist Sie iMikel darauf hin, dass eine Bankverbindung hinterlegt ist, die laut dem internen Bankenverzeichnis nicht mehr aktuell ist. Prüfen Sie, ob es sich um einen aktiven Zahlungspflichtigen handelt. Ist dies der Fall, bringen Sie die aktuelle Bankverbindung des Zahlungspflichtigen in Erfahrung und hinterlegen Sie diese in iMikel.

Handelt es sich um einen inzwischen inaktiven Zahlungspflichtigen, so können Sie in der Adressverwaltung durch einen Klick auf den Rettungsring diesen entfernen. Dann ist dennoch die aktuelle Bankverbindung zu hinterlegen, falls dieser Zahlungspflichtige in der Zukunft wieder aktiv werden sollte.

Eigene Formeln und Texte für Schnellbefehle hinzufügen

In vielen Modulen lassen sich über die FileMaker-Menüleiste unter Bearbeiten > Einfügen > Formeln konfigurieren eigene Texte und Formeln definieren.

Hierbei stehen Ihnen zehn verschiedene Schnellbefehle zur Verfügung. Die Schnellbefehle lassen sich über die Tasten Strg + die Ziffern 1-0 ausführen (unter macOS mit der Taste cmd). Standardmäßig sind die Befehle 1-4 mit Formeln hinterlegt, welche für die alltägliche Arbeit mit iMikel nützlich sein können. Über die Taste Standard können Sie bei Bedarf diesen Standard wiederherstellen.

Sie können jederzeit auch eigene Formeln oder Texte definieren, die dann beim Ausführen des Schnellbefehls eingefügt werden. Diese Funktion steht in folgenden Modulen zur Verfügung:

• Adressverwaltung
• Kontenverwaltung
• Inventarverwaltung
• Honorarverwaltung
• Fächerverwaltung
• Veranstaltungsorte
• Projektverwaltung

Hierbei können für jedes Modul individuell eigene Befehle konfiguriert werden. Klicken Sie hierzu einfach auf die Ziffer, welche Sie als Schnellbefehl belegen möchten. Tragen Sie in das Feld Menüeintrag eine Bezeichnung ein. Diese Bezeichnung wird auch unter dem Menüpunkt Bearbeiten > Einfügen erscheinen. Geben Sie in das Feld Formel/Text Ihren gewünschten Inhalt ein.