Die Adressverwaltung

Die Adressverwaltung

In der Adressverwaltung werden sämtliche Personen- und Firmendaten, die Sie in iMikel verwalten, gespeichert. Ob Sie eine Person in der Unterrichtsverwaltung als Teilnehmer oder in der Lehrer-/Personalverwaltung als Lehrkraft eingeben - die Stammdaten jeder Person werden in der Adressverwaltung hinterlegt und können dort jederzeit komfortabel gesucht und bearbeitet werden.

Die Adressverwaltung ist so in iMikel integriert, dass Sie aus anderen Modulen direkt auf die Stammdaten zugreifen können.

Hauptfunktionen der Adressverwaltung

• Zentrale Verwaltung von Adressbeständen - In iMikel können Sie Adressen zentral verwalten und auf dem neuesten Stand halten. Die Daten stehen dabei in anderen Modulen zur Verfügung.

• Historie von Adressen - Personen wechseln ihre Adressen oder ändern ihre Nachnamen. Entsprechende Aktualisierungen sind in iMikel jederzeit möglich. Damit Sie rückverfolgen können, von wann bis wann die Adressen inkl. der Bankverbindungen gültig waren, werden die Daten nach der Aktualisierung nicht gelöscht, sondern stehen weiterhin zur Verfügung.

• Vertraulich zu behandelnde Daten - Sie können bei Bedarf bestimmten Kontakten eine Geheimhaltungsstufe vergeben. So verhindern Sie, dass diese Daten z.B. auf Kursteilnehmerlisten gedruckt und veröffentlicht werden.

• Erstellung von Adressaufklebern und Etiketten - Sie können in iMikel aus vielen verschiedenen Vorlagen für den Druck von Etiketten auswählen.

Personenbezogene Daten verwalten

Klicken Sie im Startfenster auf Adressen, um in der Adressverwaltung direkt in den Reiter Person/Firma zu gelangen.

Dort sehen Sie Informationen wie Adressdaten der zuletzt ausgewählten Person oder Firma.

Kontakte

In der Registerkarte Kontakte werden alle Kontaktmöglichkeiten aufgelistet. Sie können die Angaben direkt ändern, indem Sie auf das Stift-Symbol klicken.

In der Registerkarte Kontakte ist Ihnen iMikel zusätzlich beim Zugriff auf die Daten behilflich:

• Wenn Sie auf eine Mail-Adresse klicken, öffnet sich automatisch Ihr Mail-Programm und darin eine neue E-Mail, in dessen Adressfeld die Mail-Adresse und im Textfeld die Briefanrede eingefügt ist.

• Wenn Sie auf eine Internetadresse klicken, öffnet sich automatisch Ihr Browser mit der ausgewählten Internetadresse.

• Wenn Sie auf eine Telefonnummer klicken, öffnet sich ein Fenster, in welchem die Nummer in großen Zeichen dargestellt wird. Sofern bei Ihnen eine Tapi-Schnittstelle zu Ihrer Telefonanlage eingerichtet ist, können Sie auf eine Nummer klicken, sodass diese gewählt wird.

App

In diesem Bereich werden Ihnen die für eine Person erstellten Zugangskennungen zur Musikschul-App (sofern bei Ihnen im Einsatz) angezeigt. Je Kennung wird angezeigt, ob diese bereits mit einem Konto in der App verbunden oder aktuell noch nicht durch den Kunden gescannt wurde. Folgende Anzeigen sind hier möglich:

• Neu/Offen: Die Kennung wurde erstellt, ist aber bisher noch nicht gescannt/verbunden worden.
• Aktiviert: Die Kennung wurde gescannt/verbunden und die Daten der Person können in der App angezeigt werden.
• Gelöscht: Die Kennung wurde gelöscht.

Über die Pfeiltasten neben der Kennung oder einem zugeordneten Konto können Sie die Verwaltung der Einmalkennungen oder App-Konten öffnen.

Diesbezüglich steht Ihnen zusätzlich im Menü Filter das Untermenü App zur Verfügung. Dieses bietet Ihnen einige Filtermöglichkeiten, mit welchen Sie die aufgerufenen Datensätze z. B. auf registrierte, unregistrierte oder offene Registrierungen eingrenzen können.

Sie haben über diese Filter schnell die Möglichkeit herauszufinden, welche Kunden bereits registriert sind oder z. B. noch keine Zugangskennung erhalten haben.

Bemerkungen

In der Registerkarte Bemerkungen können Sie weitere Informationen zu der Person/Firma hinterlegen.

Kategorien/Verteiler

Über die Bereiche Kategorien und Verteiler steuern Sie die Zuordnungen aller Ihrer gespeicherten Adressen (Lehrer, Zahlungspflichtige, Fördermitglieder, Schüler, VIP, Presse, Verein, Vorstand, Sponsoren etc). Von dort aus können Sie Serienbriefe, Newsletter, Serien-Mails u.v.m. versenden.

Dieser Bereich ist in der Adressenverwaltung, Lehrer-/Personalverwaltung und Kontenverwaltung zu finden. Die Zuordnungen in beiden Bereichen werden direkt nebeneinander dargestellt. Je Adresse/Person werden nur die zugeordneten Kategorien oder Verteiler dargestellt.

Sämtliche Zuordnungen können direkt über den entsprechenden Stift bearbeitet werden.

Ein Klick auf einen der Stifte öffnet den Zuordnungsdialog. Dort kann sehr schnell durch einfaches Anklicken definiert werden, welchem Bereich eine Person zuzuordnen ist. Direkt über diesen Dialog können zudem auch neue Verteiler oder Kategorien angelegt werden (grünes Plus).

Wird in der Auswahl-Ansicht direkt auf eine der bereits zugeordneten Kategorien oder Verteiler geklickt, wird eine neue Übersicht aufgerufen, in welcher alle dieser Kategorie/diesem Verteiler zugeordneten Personen dargestellt werden. Diese Übersicht kann zudem in der Adressenverwaltung auch aus dem Menü Fenster aufgerufen werden.

Direkt aus der Übersicht können sowohl die Zuordnungen der einzelnen Personen geändert/gelöscht oder eine gesamte Kategorie oder Verteiler gelöscht werden. Direkt aus dieser Übersicht können Serienbriefe oder Serien-Mails erzeugt werden.

Werden auf der linken Seite mehrere Verteiler/Kategorien angeklickt und wird dabei die SHIFT-Taste gedrückt gehalten, können die Daten mehrerer Verteiler/Kategorien gleichzeitig aufgerufen werden. Von dort aus können die Daten direkt in den Serien-Mail-Dialog übergeben werden.

Sie haben außerdem die Möglichkeit, mehrere Personen gleichzeitig einem Verteiler zuzuordnen. Möchten Sie z. B. alle Erziehungsberechtigten der Gitarrenschüler zu einem Verteiler hinzufügen, gehen Sie wie folgt vor:

Rufen Sie sich zunächst alle Gitarren-Belegungen auf, indem Sie in der Unterrichtsverwaltung über die Lupe nach diesen suchen.

Klicken Sie danach links in der Navigation mit gedrückter ALT-Taste auf Erziehungsberechtigter.

Nun werden in der Adressverwaltung alle Erziehungsberechtigten der Gitarrenschüler aufgerufen. Voraussetzung dafür ist, dass es eine Verknüpfung gibt. Ist diese nicht vorhanden, wird automatisch der Zahlungspflichtige aufgerufen.

Diese Datensätze können nun einem Verteiler zugeordnet werden, in dem auf den Menübefehl Datensätze geklickt und der Punkt Auswahl zu Verteiler hinzufügen angeklickt wird.

Es öffnet sich ein Fenster, aus dem Sie den Verteiler auswählen können, welchem Sie die Datensätze zuordnen möchten. Gibt es diesen Verteiler noch nicht, können Sie über das grüne Plus einen neuen Verteiler hinzufügen.

Der neu erstellte Verteiler wird nun in der Auswahlliste angezeigt und Sie können diesen anklicken, um Ihre Auswahl dem Verteiler zuzuordnen.

Historie

Unter dem Punkt Historie können Sie den Verlauf der Änderungen der aufgerufenen Person/Firma einsehen. Es sind alle Adress- und Namensänderungen einsehbar.

Banken

Unter dieser Registerkarte werden Ihnen alle Bankverbindungen angezeigt, die der aufgerufenen Person/Firma zugeordnet sind. Dabei werden auch die schon beendeten Bankverbindung angezeigt.

Mandate

Unter dieser Registerkarte werden Ihnen alle SEPA-Mandate angezeigt, die den Bankverbindungen der aufgerufenen Person/Firma zugeordnet sind. Dabei werden auch die schon beendeten Mandate angezeigt.

Kontierung

Wird nur für eine bestimmte SAP-Schnittstelle benötigt.

Eigene Felder

An dieser Stelle können Sie eigene Felder definieren.

Stammdaten eingeben

In iMikel können Sie zu jeder Person (und zu jedem Ort) Adress- sowie Kontaktdaten hinterlegen.

Person/Firma eingeben

Klicken Sie in der Adressverwaltung auf das grüne Plus in der Kopfleiste. Es öffnet sich das Fenster Eingabe Person/Firma.

In diesem Eingabedialog können Sie entweder mit der Maus in das auszufüllende gewünschte Feld klicken oder von einem Feld zum nächsten wechseln, indem Sie die Tabulatortaste auf Ihrer Tastatur betätigen.

Füllen Sie die Felder für die personenbezogenen Daten aus.

Im Einblendmenü des Feldes Straße werden alle Straßen aufgelistet, die bislang unter dieser Postleitzahl eingegeben wurden. Wählen Sie den richtigen Straßennamen aus oder geben Sie einen neuen ein.

Wenn Sie Orte über Gemeindekennziffern (Gkz) zusammenfassen, füllen Sie bei Bedarf das Feld Gkz.

In den Stammdaten der Adressverwaltung und in den Platzhaltern der Textvorlagen im Korrespondenzenmodul steht auch das Feld Geburtsort zur Verfügung. Somit können Sie z. B. in der Personalverwaltung eine Textvorlage zur schnellen Ausgabe eines Antrags zur Erstellung eines Führungszeugnisses und viele weitere Vorlagen erstellen.

Kontakte eingeben

Kontaktmöglichkeiten (Telefonnummern, Mail-Adressen etc) geben Sie ein, indem Sie auf den Reiter Kontakte klicken. Einen neuen Kontakt erstellen Sie über das grüne Plus in der Kopfleiste.

Priorität

Einige Ausdrucke wie bestimmte Anwesenheitslisten geben nur die wichtigsten Kontakte (entsprechend der Priorität) aus.

Im Feld Priorität wird automatisch eine 4 eingetragen. Wenn Sie bei mehreren Kontaktmöglichkeiten (z. B. Telefon, Handy, Fax) die angezeigte Reihenfolge ändern möchten, setzen Sie bei der Kontaktmöglichkeit, die am Anfang stehen soll, eine 3 ein.

Der Kontakt mit der Priorität 3 wird dann vor den anderen Kontakten mit der Priorität 4 angezeigt. Haben alle Kontakte dieselbe Priorität, sind sie nach der Standardreihenfolge Telefon, Fax, Handy, E-Mail sortiert.

Stufe

Stellen Sie sich vor, eine Lehrkraft teilt Ihnen eine Telefonnummer mit und bittet Sie, diese nur an Kollegen, nicht aber an Zahlungspflichtige/Schüler weiterzugeben.

Im Feld Stufe können Sie definieren, ob ein Kontakt auf Ausdrucken weitergegeben werden darf. Wählen Sie zwischen folgenden Stufen:

• Leer oder 1: Diese Nummer darf weitergegeben werden
• Stufe 2: Weitergabe nur an Personal
• Stufe 3: keine Weitergabe

SMS

Wenn Sie in das Feld SMS mit der Maus klicken, markieren Sie, dass an diese Nummer Kurznachrichten gesandt werden dürfen.

Mail-Adresse für Rechnungsversand freischalten

Neben dem Feld, über welches Sie eine Mail-Adresse für den Versand von SMS freigeben können, können Sie außerdem festlegen, ob Rechnungen an diese Mail-Adresse verschickt werden dürfen.

Mail-Adressen für den Versand sperren

Über das kleine schwarze Megaphon-Symbol neben einer Mail-Adresse können Sie markieren, dass bestimmte Adressen für den Versand von z. B. Rund-Mails oder Werbung nicht erlaubt ist. Klicken Sie dazu einmal auf das Symbol. Dieses wird dann rot durchgestrichen dargestellt.

In der Adressverwaltung gibt es im Menü Fenster den Punkt Kontakte. Über diesen kann eine Liste aller Kontakte zur Prüfung der Eingaben aufgerufen werden. Über die Taste Datenprüfung kann die Liste auf fehlerhafte Eingaben eingeschränkt werden.

Die fehlerhaften Kontakte werden dabei farbig unterlegt und können direkt aus der Liste korrigiert werden.

Bankverbindungen eingeben

Um eine Bankverbindung einzugeben, klicken Sie auf den Reiter Banken und geben die IBAN (alternativ BLZ und Kontonummer) ein.

Nach der Eingabe einer IBAN steht Ihnen eine Prüfungsfunktion zur Verfügung. Diese berechnet die Korrektheit der IBAN und zeigt Eingabefehler an. Zudem können über diese Funktion auch ausländische IBAN aller Länder geprüft werden.

Erkennt iMikel in der IBAN ein neues Geldinstitut, welches noch nicht im Bankenverzeichnis vorhanden ist, so wird dieses automatisch geladen und inkl. Bankbezeichnung und BIC angelegt.

Banken neu eingeben

Ist eine neue Bank in Ihrem iMikel-Bankenverzeichnis noch nicht vorhanden, kann diese nachgetragen werden.

Wechseln Sie über Startfenster> Einstellungen in das Bankenverzeichnis. Um eine neue Bank hinzuzufügen, klicken Sie auf die Plus-Taste und geben die Informationen zu der neuen Bank ein.

SEPA-Mandat eingeben

Sie können in iMikel SEPA-Mandate erfassen. Die Eingabe eines SEPA-Mandates erfolgt über dasselbe Fenster, in welchem Sie auch die Adressen, Bankverbindungen etc. einer Person eingeben können.

Öffnen Sie dazu das Stammdaten-Bearbeitungsfenster der gewünschten Person. Klicken Sie dann auf den Reiter Banken. Die Eingabe einer Bankverbindung ist Voraussetzung für ein SEPA-Mandat.

Nach erfolgreicher Eingabe der Bankverbindung erscheint eine weitere Taste, über welche Sie das zu dieser Bankverbindung gehörende Mandat anlegen können.

Nachdem Sie auf diese Taste geklickt haben, zeigt iMikel das neu erstellte Mandat im Reiter Mandate an.

Es werden automatisch alle benötigten Felder gefüllt. In das Feld Datum der Unterschrift wird standardmäßig das Datum von vorgestern eingetragen, da die Wahrscheinlichkeit sehr hoch ist, dass ein Mandat, welches Sie heute erhalten haben und erfassen möchten, vor zwei Tagen unterschrieben wurde.

Sie können dieses Datum jederzeit anpassen und können in der Adressverwaltung unter Einstellungen > SEPA die Anzahl der Tage ändern, die iMikel bei der Berechnung des Datums zu berücksichtigen hat.

Sie können unter dem Punkt Verwendung in Kontenverwaltung festlegen, welche Konten/Kassenzeichen über dieses Mandat abzurechnen sind. Ist der Mandatsinhaber bereits in der Kontenverwaltung vorhanden, wird sein Kassenzeichen an dieser Stelle automatisch eingetragen.

Sie können über die Plus-Taste noch andere Konten/Kassenzeichen anderer Personen hinzufügen, wenn diese ebenfalls über dieses neue Mandat abzurechnen sind.

Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit der Speichern-Taste.

Nachdem Sie ein neues Mandat eingegeben haben und mit Speichern bestätigt haben, wird bei den zugeordneten Konten automatisch das Abbucher-Kennzeichen gesetzt. Das neue Mandat wird in der Kontenverwaltung unter dem Reiter Bank/Termine eingeordnet.

SEPA-Mandat beenden

Es gibt verschiedene Wege, ein Mandat zu beenden.

Möglichkeit 1: Mandat beenden

Öffnen Sie die Stammdaten-Bearbeitung und geben Sie unter dem Reiter Mandate ein Kündigungsdatum ein. Wenn Sie anschließend auf Speichern klicken, wird das Mandat und alle Zuordnungen in der Kontenverwaltung zu diesem Datum beendet.

Möglichkeit 1: Bankverbindung beenden

Öffnen Sie die Stammdaten-Bearbeitung und geben Sie bei der Bankverbindung, auf welcher das Mandat beruht, ein Enddatum ein. Wenn Sie anschließend auf Speichern klicken, wird das zur Bankverbindung gehörende Mandat und alle Zuordnungen in der Kontenverwaltung zu diesem Datum beendet.

Person/Firma bearbeiten

Eine Besonderheit an iMikel ist die Möglichkeit, dass alle Namen und Adressdaten einer Person, die Sie jemals in iMikel eingegeben haben, gespeichert bleiben können.

Sie können in iMikel Änderungen an den Daten einer Person oder Firma ab einem neuen Datum eingeben oder die alten Daten überschreiben. Sinnvoller ist es, alle Änderungen ab dem neuen Datum einzugeben, denn so können Sie die Änderungen auch im Nachhinein nachvollziehen.

Auch bei Namensänderungen (z. B. nach Heirat) finden Sie bei der Suche den alten Namen. Außerdem können Sie Namen- oder Adressänderungen schon vor ihrer eigentlichen Gültigkeit eingeben. Die Angaben werden jeweils mit einem Zeitraum der Gültigkeit versehen, sodass Sie später in der Historie jederzeit den Verlauf ermitteln können.

Ganz entscheidend bei der Eingabe von Adressänderungen ist auch, dass durch die korrekte und zeitraumbezogene Eingabe weiterhin z. B. wohnortspezifische Statistiken durchgeführt werden können. Nur wenn Sie ganz genau eintragen, wie lange jemand in einer bestimmten Gemeinde oder einem Stadtbereich gewohnt hat, können Sie verbindliche Statistiken erstellen.

Sie können beliebig viele Adress-, Namens-, Kontakt- und Bankverbindungsänderungen eingeben.

Bestehende Stammdaten ändern

Wenn Sie feststellen, dass z. B. der Name einer Person falsch geschrieben ist, können Sie den Namen in den Stammdaten ändern.

Rufen Sie dafür die Person auf und klicken Sie auf das Stift-Symbol, um das Einblendmenü zu öffnen. Wählen Sie dann Person/Firma > Bearbeiten und ändern Sie in den Stammdaten den Namen. Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf Speichern.

Namensänderung eingeben

Um bei einer Person eine Namensänderung einzugeben (z. B. wenn Frau Meier heiratet), gehen Sie wie folgt vor:

Rufen Sie dafür die Person auf und klicken Sie auf das Stift-Symbol, um das Einblendmenü zu öffnen. Wählen Sie dann Person/Firma > Bearbeiten und wählen Sie den Reiter Namen. Dort sehen Sie den bisher aktuellen Namen.

Geben Sie ein Datum im Feld bis ein, bis zu dem die Person den alten Namen trug und klicken Sie auf das grüne Plus in der Kopfleiste, um den neuen Namen einzugeben.

Es wird eine neue Zeile eingefügt. Das Beginndatum, ab dem der neue Name gültig ist, orientiert sich am Enddatum des vorangegangenen Namens plus ein Tag. Der Vorname bleibt unverändert.

Geben Sie den neuen Nachnamen ein. Klicken Sie auf Speichern, um die Änderung zu übernehmen.

Adressänderungen eingeben

Um bei einer Person eine Adressänderung einzugeben, gehen Sie wie folgt vor:

Rufen Sie dafür die Person auf und klicken Sie auf das Stift-Symbol, um das Einblendmenü zu öffnen. Wählen Sie dann Person/Firma > Bearbeiten und wählen Sie den Reiter Adressen aus. Dort sehen Sie die bisher aktuelle Adresse.

Geben Sie ein Datum im Feld bis ein, bis zu dem die Person unter der alten Adresse erreichbar ist, und klicken Sie auf das grüne Plus in der Kopfleiste, um eine neue Adresse einzugeben.

Es wird eine neue Zeile eingefügt. Das Beginndatum, ab dem die neue Adresse gültig ist, orientiert sich am Enddatum der vorangegangenen Adresse plus ein Tag.

Geben Sie die neue Adresse ein. Klicken Sie auf Speichern, um die Änderung zu übernehmen.

Erziehungsberechtigten zuordnen

Wenn der Erziehungsberechtigte vom Zahlungspflichtigen abweicht, können Sie in iMikel einen Erziehungsberechtigten zuordnen.

Rufen Sie dafür das Kind auf und klicken Sie auf das Stift-Symbol, um das Einblendmenü zu öffnen. Wählen Sie dann Erziehungsberechtigter > zuordnen. Es öffnet sich ein Fenster zum Suchen. Geben Sie den Namen der gesuchten Person ein.

Betätigen Sie die Enter-Taste Ihrer Tastatur, um die Suchabfrage zu starten.

Haben Sie die Person gefunden, klicken Sie in der Liste der Suchergebnisse auf den Namen der gewünschten Person. Das Fenster schließt sich und beim Namen des Kindes erscheint ein rotes E.

Wenn Sie zum Datensatz des Erziehungsberechtigten wechseln möchten, klicken Sie auf das rote E. Es werden die Stammdaten des Erziehungsberechtigten aufgerufen. Beim Feld Name ist ein rotes K (= Kind) zu sehen, über das Sie zum Kind wechseln können.

Wenn Sie den Mauszeiger auf dem roten E ruhen lassen, zeigt Ihnen der Tooltip die zugehörige Person an.

Erziehungsberechtigte können Sie auch in der Unterrichtsverwaltung bei der Belegung zuordnen.

Zuordnung von Erziehungsberechtigten löschen

Stellen Sie fest, dass die Zuordnung eines Erziehungsberechtigten zu einem Kind falsch ist, können Sie diese löschen, indem Sie beim Datensatz des Kindes auf das Stift-Symbol zum Öffnen des Einblendmenüs klicken. Wählen Sie aus diesem den Befehl Erziehungsberechtigter > entfernen/trennen aus.

Dabei wird nur die Verbindung des Erziehungsberechtigten zu diesem Kind getrennt. Die Stammdaten beider Personen bleiben davon unberührt.

Rabatte

Über den Reiter Rabatte können Sie zeitlich begrenzte Zuschläge bzw. Ermäßigungen definieren, die sich auf alle personenbezogenen Gebühren beziehen.

Klicken Sie auf das grüne Plus-Symbol, um einen neuen Rabatt hinzuzufügen.

Es öffnet sich ein Fenster Rabatt. Geben Sie das Startdatum (Feld von) ein, ab dem der Rabatt gilt und - wenn schon bekannt - das Enddatum (Feld bis). Alternativ können Sie bei Anzahl die Anzahl der Monate eingeben, für die der Rabatt/Zuschlag gilt.

Das bis-Datum wird dann automatisch berechnet. Wenn das Feld bis leer ist, ist der Rabatt so lange gültig, bis ein Enddatum eingegeben wird.

Wählen Sie aus dem Einblendmenü des Feldes Bezeichnung den gewünschten Zuschlag bzw. die Ermäßigung aus und geben Sie den Wert an.

Sie können absolute Beträge (10, -120) oder Prozentzahlen (10 %, -25 %) angeben. Für eine Ermäßigung ist immer ein Minuszeichen einzugeben. Wird kein Minuszeichen eingetragen, gilt der Betrag als Zuschlag.

Wenn die Verlängerung des Rabatts zu beantragen ist, geben Sie das Fälligkeitsdatum des Neuantrags und bei Bedarf das Datum des tatsächlichen Eingangs ein. Im Feld Grundlage können Sie Informationen hinterlegen, warum der Rabatt gewährt wird. Über den Pfeil können Sie auch aus den bisher verwendeten Texten auswählen.

Um die Eingaben zu übernehmen, klicken Sie auf OK. Wenn Sie einen weiteren Rabatt eingeben möchten, der sich an den ersten anschließt, geben Sie ein Enddatum ein und klicken auf OK + Neu. Das eingetragene Beginndatum des zweiten Rabatts ist das Enddatum des ersten Rabatts plus ein Tag.

Geben Sie wie oben beschrieben den zweiten Rabatt ein. Wenn Sie die Eingaben abschließen möchten, klicken Sie auf OK.

Sie können beliebig viele Rabatte eingeben, die gleichzeitig, zeitlich versetzt oder nacheinander gelten.

Die Rabatte, welche Sie in der Adressverwaltung eingeben, sind personenspezifisch. Sie werden zudem nur dann gewährt, wenn das Unterrichtsfach auch einen entsprechenden Rabatttyp zulässt. Die zulässigen Rabatttypen stellen Sie in der Fächerverwaltung ein.

Wenn Sie beim Klick auf die Plus-Taste zusätzlich die ALT-Taste gedrückt halten, können Sie für die gesamten aufgerufenen Datensätze einen Rabatt eingeben. Zur Sicherheit wird Ihnen in dem Rabattdialog angezeigt, dass Ihre Änderung für alle aufgerufenen Datensätze durchgeführt wird.

Stellen Sie sicher, dass Sie auch wirklich die gewünschten Datensätze aufgerufen haben, bevor Sie diese Funktion verwenden.

Klicken Sie auf einen der bestehenden Rabatteinträge einer Belegung, Adresse etc, wird dieser markiert. Klicken Sie anschließend auf die Plus-Taste, werden die Angaben Beginndatum, Enddatum, Ausgleichskonto, Wert und auch der Text im Feld Grundlage aus dem zuvor markierten Rabatt übernommen.

Beachten Sie bei der Vergabe von Rabatten, dass sich die Zuschläge oder Ermäßigungen auf alle Belegungen des Adressdatensatzes beziehen. Beachten Sie zusätzlich, dass Rabatte nur bei den Belegungen in Kraft treten, in denen ein entsprechender Rabatt möglich ist.

Ausgleichskonto (Rabatte)

Sie können für jeden Rabatt, den Sie in der Konten-, Adress- oder Unterrichtsverwaltung eingeben, ein individuelles Ausgleichskonto angeben. Dort wird dann exakt der dem Zahlungspflichtigen, dem Teilnehmer oder der Belegung rabattierte Betrag als Pendant dem angegebenen Ausgleichskonto in Rechnung gestellt.

Diese Möglichkeit ist die ideale Ergänzung für z. B. der Verwaltung von Bildungsgutscheinen (Bildung und Teilhabe).

Bedingung für die Nutzung des Ausgleichskontos ist, dass das Konto, welches Sie belasten möchten, in iMikel bereits angelegt ist (z. B. das Jobcenter).

Um einen Rabatt mit Ausgleichskonto einzugeben, gehen Sie wie folgt vor:

Rufen Sie das Konto, den Teilnehmer oder die Belegung auf, den/die Sie rabattieren möchten und erstellen Sie einen neuen Rabatt. Klicken Sie in dem Rabatt-Eingabefenster bei Ausgleichskonto auf den Kreisel, um die Suche für das Ausgleichskonto zu öffnen. Suchen Sie das Ausgleichskonto und wählen Sie dieses aus.

Bei der nächsten Neuberechnung wird der eben eingegebene Rabatt dem einen Konto gewährt und dem Ausgleichskonto ins Soll gestellt.

Anwendungsbeispiele

• Bei einer Unterrichtsbelegung wird als Rabatt ein Bildungsgutschein von 10,00 Euro für drei Monate eingetragen und als Ausgleichskonto das Jobcenter hinterlegt. iMikel erstellt dadurch später automatisch zwei Rechnungen:
  Eine für den Zahlungspflichten inkl. dem Rabatt von 10,00 Euro und eine zweite für das Jobcenter über 10,00 Euro Bildungsgutschein mit Angabe des Kindes mit Unterrichtsfach und Zeitraum.

• In der Adressenverwaltung wird bei einem Schüler eine Musikvereinsermäßigung von - 20 % eingetragen. Als Ausgleichskonto für diesen speziellen Rabatt bei genau diesem Schüler wird ein Musikverein angegeben. Da der Rabatt in diesem Fall pauschal für das Kind in den Stammdaten in der iMikel-Adressenverwaltung eingetragen ist, bekommt das Kind den Rabatt auch für mehrere Unterrichtsfächer.
  iMikel erstellt dadurch später automatisch zwei Rechnungen: Eine für den Zahlungspflichten inkl. der mehreren Fächer mit einem jeweiligen Rabatt von - 20 % und eine zweite für den Musikverein über genau die Summe der zuvor gewährten Ermäßigungen mit Angabe des Kindes und der Unterrichtsfächer und Zeiträume.

Routenberechnung im Web

iMikel bietet Ihnen die Möglichkeit, die Straßenverbindung zwischen zwei Adressen in dem Online-Dienst Google Maps anzeigen zu lassen. Als Startpunkt können Sie entweder eine Standardadresse wählen, z. B. die Ihrer Musikschule, oder eine frei wählbare Adresse.

Variante 1: Frei wählbare Start- und Zieladresse

Suchen Sie eine Adresse einer Person oder Firma, von der aus die Routenberechnung starten soll, und klicken Sie anschließend in der Menüleiste auf Route > Adresse als Startpunkt festlegen. iMikel hat nun die gefundene Adresse als Startpunkt gespeichert.

Sie können sich die geographische Lage der Startadresse ansehen mit einem Klick auf Route > Startpunkt anzeigen lassen. Es öffnet sich Ihr Internet-Browser und die eingegebenen Adressdaten werden automatisch an den voreingestellten Online-Dienst übergeben.

Suchen Sie im nächsten Schritt die Adresse, an der die Route enden soll und klicken Sie anschließend auf Route > Adresse als Zielpunkt festlegen. iMikel hat die gefundene Adresse als Ziel gespeichert. Sie können sich die geographische Lage der Zieladresse mit einem Klick auf Route > Ziel anzeigen lassen ansehen.

Um sich die Route anzeigen zu lassen, klicken Sie auf Route berechnen (Startpunkt -> Ziel). Die eingegebenen Adressdaten für den Start- und Zielpunkt werden an den Online-Dienst übergeben und die Route in Ihrem Browser angezeigt.

Variante 2: Startadresse voreinstellen, Zieladresse frei wählen

Diese Variante unterscheidet sich von der ersten dadurch, dass Sie einen Startpunkt vorher definieren und dieser bei allen Routenberechnungen dieser Art verwendet wird.

Gehen Sie zu diesem Zweck in die allgemeinen Einstellungen (Startfenster > Einstellungen) und definieren Sie unter Standard-Routenberechnung Ausgangspunkt eine Startadresse, z. B. die Adresse Ihrer Musikschule.

Wechseln Sie anschließend in die Adressverwaltung und suchen Sie Ihre Zieladresse. iMikel speichert diese Adresse automatisch als Ziel. Um sich die Route anzeigen zu lassen, klicken Sie auf Route berechnen (mein Ausgangspunkt > Adresse).

Auch dort öffnet sich Ihr Internet-Browser und die eingegebenen Adressen für den Start- und den Zielpunkt werden automatisch übergeben.

In dem in den Einstellungen definierten Online-Dienst wird die Route angezeigt.

Adresse im Web

Über diese Aktion können Sie die Adresse der aktuell angezeigten Person oder Firma über das Internet in Google Maps aufrufen.

Klicken Sie dazu auf den Menübefehl Route und wählen Sie dort den Befehl Adresse im Web aus.

Bonuspunkte

Unter diesem Punkt können Sie Wartelisten-Bonuspunkte manuell bei bestimmten Personen hinterlegen, wenn Sie nicht mit der automatischen Vergabe von Bonuspunkten arbeiten oder Sie etwas manuell ergänzen/ändern möchten.

Klicken Sie dazu auf das kleine grüne Plus, um Bonuspunkte hinzuzufügen.

Über das Stift-Symbol können Sie einen bestehenden Eintrag bearbeiten und über das rote X lässt sich ein Eintrag entfernen.

In der Fächerverwaltung können Sie für die automatische Vergabe von Bonuspunkten bei jedem Unterrichtsfach eine individuelle Formel zur Berechnung von Bonuspunkten eintragen. Des Weiteren können Sie in der Unterrichtsverwaltung in den Einstellungen unter dem Punkt Warteliste eine individuelle Formel zur Berechnung von Bonuspunkten für die Wartezeit bei Wartelisteneinträgen hinterlegen.

Matrix

Über den Reiter Matrix haben Sie die Möglichkeit, eigene Tabellen in einer Matrixansicht zu erstellen. Dabei können Sie selbst entscheiden, welche Adressdatensätze Sie dieser Tabelle zuordnen. Zudem können Sie eigene Spaltenüberschriften wählen, um die Matrix mit für Sie nützlichen Informationen zu füllen.

Neue Matrix erstellen

Klicken Sie auf den Reiter Matrix in der Adressverwaltung. Es öffnet sich eine Auflistung Ihrer bisherigen Matrizen, sofern Sie bereits welche erstellt haben (neben der Bezeichnung steht in Klammern die Anzahl der enthaltenen Adressdatensätze).

Klicken Sie auf das grüne Plus in der Kopfleiste, um eine neue Matrix zu erstellen. Geben Sie der Matrix eine Bezeichnung.

Datensätze zur Matrix zuordnen

Suchen Sie sich zunächst die Datensätze in der Adressverwaltung heraus, die Sie einer bestimmten Matrix zuordnen möchten.

Klicken Sie die dann auf den Menüpunkt Datensätze und wählen Sie den Befehl Auswahl zur Matrix hinzufügen.

Wählen Sie anschließend die Matrix aus, welcher die zuvor aufgerufenen Datensätze zugeordnet werden sollen.

Danach öffnet sich die Matrix mit den entsprechenden Datensätzen.

Mit der Matrix arbeiten

Im Folgenden werden die Funktionen der Matrix im Detail erklärt.

Spaltenüberschriften

In der ersten Zeile der Matrix werden die vorhandenen Felder für die Spaltenüberschriften dargestellt. Es werden immer zehn Überschriften angezeigt. Über die Pfeiltasten in der rechten oberen Ecke können Sie weitere zehn Spaltenüberschriften anzeigen lassen.

Klicken Sie einfach in ein leeres Überschriftenfeld einer Spalte und geben Sie in dieses Ihre Bezeichnung für die Überschrift ein.

Sie können über das Menübefehl Matrix Spalten verschieben, neue Spalten einfügen oder Spalten löschen.

Zeilen mit Informationen füllen

Klicken Sie einfach in eine Zelle und geben Sie den gewünschten Inhalt ein (wie in Excel). Mit Tab können Sie zur Zelle der nächsten Spalte springen.

Matrix sortieren

Sie können eine gesamte Matrix nach einer bestimmten Überschrift sortieren. Klicken Sie dazu die entsprechende Spaltenüberschrift an. Die Adressdatensätze werden dann entsprechend des Zelleninhalts der gewählten Spaltenüberschrift sortiert und gruppiert.

Datensätze aus Matrix entfernen

Klicken Sie in der Matrix auf das rote X auf der rechten Seite bei dem Adressdatensatz, welchen Sie aus der Matrix entfernen möchten (der Datensatz wird nicht gelöscht, sondern lediglich aus der Matrix entfernt).

Datensätze aus aktueller Ansicht der Matrix ausschließen

Klicken Sie in der Matrix auf das Durchfahrt-Verboten-Symbol auf der linken Seite bei dem Adressdatensatz, welchen Sie aus der Ansicht ausschließen möchten.

Datensätze über die Matrix in der Adressverwaltung aufrufen

Klicken Sie auf einen orangefarbenen Pfeil auf der linken Seite, um einen Datensatz in der Adressverwaltung aufzurufen. Wenn Sie auf den orangefarbenen Pfeil neben der Überschrift einer Sortierungsgruppe klicken, werden alle Datensätze aufgerufen, die sich in dieser Gruppe befinden.

Beispiel-Matrix

In der Beispiel-Matrix sehen Sie die Schulen aus der Adressverwaltung. Zudem wurden Spaltenüberschriften erstellt, sodass für jede einzelne Schule die Informationen zur Anzahl der Lehrer, zu Partnerschaft und zur Entfernung auf einen Blick sichtbar ist.

Die Matrix ist nach Entfernungsradius sortiert.

Einstellungen der Adressverwaltung

Über die Zahnräder öffnen Sie die Einstellungen der Adressverwaltung.

Bankenverzeichnis

An dieser Stelle befindet sich das Bankenverzeichnis, auf welches iMikel bei der Eingabe einer neuen Bankverbindung zugreift. Das Bankenverzeichnis wird durch die Firma Mikel Software GmbH stetig mit Hilfe des Verzeichnisses der deutschen Bundesbank durch Updates aktualisiert.

Wenn Sie eine ausländische Bankverbindung benötigen, ist es erforderlich, diese in das Bankenverzeichnis manuell einzugeben. Dies können Sie über das grüne Plus in der Kopfleiste vornehmen.

Allgemein

Die allgemeinen Einstellungen werden folgend vorgestellt.

Straßenschreibweise Korrekturformel

Die automatische Korrekturfunktion für Straßenschreibweisen kann verwendet werden, um z. B. bei der Eingabe einer Straße Str. durch Straße zu ersetzen. Im Feld Straßenschreibweise Korrekturformel kann die Formel individuell erweitert werden.

Als Standard ist folgende Formel vorgegeben: Austauschen(f_Strasse;tr.;traße)

Sollten Sie keine Änderungen/Korrekturen der Straßenschreibweise wünschen, so ändern Sie diesen Eintrag bitte zu: Austauschen(f_Strasse;;)

Provider für Mail-Adressen

Für die Eingabe von Mail-Adressen können die Provider (der Bereich nach dem @) vorab definiert werden. Wenn eine Mail-Adresse in die Stammdaten einer Person eingetragen wird, lassen sich diese Provider auswählen, sodass der Bereich ab dem @ automatisch gefüllt wird.

Beachten Sie dabei, mehrere Provider-Vorgaben mit einem Return zu trennen.

Personenkennziffer manuell verwalten

Diese Option ist standardmäßig aktiviert. Wenn Sie möchten, dass die Personenkennziffer automatisch (fortlaufend) vergeben wird, deaktivieren Sie diese Option.

SEPA

Über den Punkt SEPA lassen sich grundlegende Vorgaben zur Erstellung von SEPA-Mandaten einstellen.

Bei der Erstellung eines SEPA-Mandats werden die meisten Informationen automatisch gefüllt. Dazu gehören:

• Aufbau der Mandatsreferenz
• Datum der Unterschrift
• Standardstatus für ein neues Mandat

Des Weiteren kann jeweils für jeden Status eine Korrespondenz ausgewählt werden, die bei der Rechnungserstellung automatisch zusätzlich generiert wird. Beispielsweise kann für den Status gekündigt eine Kündigungsbestätigung ausgewählt werden, welche der Kunde mit der nächsten Rechnung erhält.

Hier kann auch festgelegt werden, welchen Ausgangsstatus ein neues (über die Online-Anmeldung angelegtes) SEPA-Mandat hat. Einige Schulen, welche die Online-Anmeldung einsetzen, fordern das Mandat nicht noch einmal schriftlich an, weshalb Sie hier z. B. bestätigt auswählen können.

Anreden etc.

Dort können Sie festlegen, nach welchem Muster die Briefanrede während der Erfassung von Daten automatisch generiert wird. Sie können vorgeben, wie sich eine Briefanrede abhängig vom Alter und vom Geschlecht und der von Ihnen im Feld Anrede eingegebenen Daten berechnet.

Es sind Standardwerte mit Platzhaltern definiert. Sie können diese Vorgaben jederzeit individuell anpassen und eigene Anredeformen hinzufügen.

Zum Beispiel können Sie einstellen, dass die Anrede An automatisch bedeutet, dass die Briefanrede Liebe/r «Vorname»` ausgewählt wird.

Um eine neue Anrede einzugeben, nutzen Sie die leere Zeile am Ende der Liste.

Geben Sie die gewünschte Anrede ein (z. B. Herrn).

Wählen Sie das Geschlecht (m männlich) aus, und geben Sie die Briefanrede (Sehr geehrter «Titel» «NameZusatz» «Nachname»`) ein. Die Platzhalter werden später automatisch ausgefüllt.

Wenn Sie sicherstellen möchten, dass die jeweilige Briefanrede nur bis zu einem bestimmten Alter verwendet wird, geben Sie im Feld bis Alter ein Alter ein.

Um eine Anrede zu löschen, klicken Sie auf rote X.

In den weiteren Reitern dieser Einstellung haben Sie die Möglichkeit, Titel und Vor- sowie Zusätze für Namen zu hinterlegen. Diese stehen Ihnen bei der Eingabe von Stammdaten zur Verfügung.

Außerdem können Sie festlegen, dass Anreden in der Online-Anmeldung ausgeblendet werden, sofern Sie diese einsetzen.

Persönliche Einstellungen

Auch einige persönliche Einstellungen können Sie vornehmen.

Standard-Routenberechnung Ausgangspunkt

Der Online-Dienst Google Maps (maps.google.com) kann nicht nur den geographischen Standort anzeigen, sondern auch Wegstrecken (Routen) berechnen. Wenn Sie z. B. von Ihrer Musikschule zu Veranstaltungsorten fahren, geben Sie als Startadresse an dieser Stelle die Adresse Ihrer Musikschule ein.

Diese ist dann die Standard-Startdresse, die iMikel grundsätzlich zur Routenberechnung verwendet.

Neue Stammdaten mit folgendem Areal vorbelegen

Dort können Sie ein Areal definieren, welches standardmäßig bei einer Stammdatenerfassung eingetragen wird. Voraussetzung dafür ist, dass Sie Areale im gleichnamigen Modul hinterlegt haben.

Autom. Telefonwahl

Dort lassen sich Einstellungen für die Telefonwahl hinterlegen, um Anrufe aus iMikel zu starten.

Apple-Script

Diese Einstellung ist ausschließlich für Anwender relevant, welche mit dem Betriebssystem Apple macOS arbeiten. An dieser Stelle lässt sich ein Script einfügen, über welches sich eine unter macOS verwendete Telefonanlage ansprechen lässt.

SMS-Versand

An dieser Stelle wird Ihre SMS-Kennung eingegeben, welche Sie von uns erhalten, wenn Sie unseren SMS-Service nutzen möchten.