DSGVO: Verträge zur Auftragsverarbeitung
Auftragsverarbeiter
Sie haben in Ihrer Schule mit verschiedenen Auftragsverarbeitern zu tun. Zum Einen zählen dazu wir, die Firma Mikel Software GmbH. Dies ist dadurch begründet, dass wir z. B. durch eine Fernwartung im Support-Fall Daten Ihrer Kunden sehen könnten.
Oder z. B. senden Sie uns in einer Anfrage einen Screenshot, auf welchem wir Daten Ihrer Kunden erkennen könnten. Des Weiteren gibt es z. B. Kunden, welche von uns eine Datenmigration aus einem anderen vorherigen Musikschulprogramm wünschen. Insgesamt sind nicht nur die Daten Ihrer Kunden betroffen, sondern zudem auch Daten Ihrer Lehrkräfte, Mitarbeiter etc.
In allen Fällen müssen Sie sicherstellen, dass wir als Empfänger dieser Informationen mit den Daten vertraulich umgehen, diese nicht an unbekannte Dritte weitergeben und unsere technischen und organisatorischen Maßnahmen eine Sicherheit Ihrer Daten gewährleisten. Zu Ihren Auftragsverarbeitern gehören aber nicht nur wir. Auch Ihr Webdesigner, dem Sie evtl. Web-Passwörter, Fotos Ihrer Mitarbeiter und sonstige Daten mitteilen, zählt zu Ihren Auftragsverarbeitern.
Auch eine Druckerei, die von Ihnen evtl. einen Serienbrief erhält und diesen zusammen mit einem Flyer einkuvertieren und versenden soll, erhält Einblick in die Adressdaten Ihrer Kunden. Artikel 28 der DSGVO sieht vor, mit Auftragsverarbeitern, welche Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten oder diese weiterverarbeiten, einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung abzuschließen. Seit Version 14.7.1 enthält iMikel ein Modul zur Erstellung von Verträgen zur Auftragsverarbeitung.
Hierin können Sie beliebig viele Verträge erstellen und verwalten. In jedem Vertrag ist der Vertragspartner, Vertragsdauer, Löschfristen, Datenschutzbeauftragter etc. frei definierbar. Besondere Regelungen, die über die Standardinhalte nicht definiert sind, können zudem unter Sonstiges
ergänzt werden. Über die Benutzerverwaltung wird im Bereich DSGVO
geregelt, welcher Ihrer Anwender Zugriff auf die Verträge hat und diese evtl. bearbeiten oder sogar wieder löschen darf.
Vertrag zur Auftragsverarbeitung erstellen
Klicken Sie im Startfenster in der FileMaker-Menüleiste unter „EU-DSGVO“ auf den Befehl „Verträge zur Auftragsverarbeitung“, um das Modul zu öffnen.
Beim ersten Öffnen des Modules wird automatisch ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit Firma Mikel Software GmbH angelegt.
In diesem können Sie Ihre Adresse als Auftraggeber eintragen sowie weitere Angaben ergänzen. Wir empfehlen, dass Sie alle Ihre Angaben vor Abschluss durch Ihren Datenschutzbeauftragten (oder eine andere zuständige Person) prüfen lassen.
Anschließend können Sie den Vertrag drucken und uns in zweifacher Ausführung unterschrieben zu Gegenzeichnung zusenden. Über das Plus in der Kopfleiste können Sie weitere Verträge für Ihre weiteren Partner erstellen. Es wird hierbei jeweils ein neuer, leerer Vertrag erstellt.
Geben Sie dem Vertrag eine interne Bezeichnung und füllen Sie die Felder entsprechend aus bzw. kreuzen Sie die gewünschten Optionen an.
Wenn Sie mit gedrückter ALT-Taste auf das Plus klicken, wird erneut (wie eingangs beschrieben) der Standardvertrag mit vorgefertigten Angaben für Firma Mikel Software GmbH erstellt.
Jedes Mal, wenn Sie etwas an einem Vertrag ändern oder ergänzen, wird im Kopfteil die Speichern-Taste in rot angezeigt. Dies ist ein Hinweis, dass Ihre neuen Eingaben noch zu speichern sind. Sollten Sie sich bei einer Eingabe vertan haben, klicken Sie hierzu einfach in der Kopfleiste auf die Taste „Zurücksetzen“.
Hinweis bezüglich „Gendern“: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter. Die verkürzte Sprachform hat nur redaktionelle Gründe und beinhaltet keine Wertung.