iMikel: Recht auf Vergessenwerden

In der Adressverwaltung finden Sie in der FileMaker-Menüleiste unter EU-DSGVO die Funktion Recht auf Vergessenwerden anwenden.

Verwenden Sie diese Funktion, wenn Sie unabhängig von einem automatisierten Löschplan eine bestimmte Person manuell bearbeiten möchten. Bei dieser Funktion stehen drei verschiedene Stufen zur Verfügung.

Stufe 1 - Daten zeitlich begrenzen

Bei dieser Aktion werden die Stammdaten der betroffenen Person mit einem Endedatum versehen. Hierdurch werden die Daten im aktuellen Bestand ausgeblendet, bleiben aber weiterhin zur Recherche (Zugriffsrecht vorausgesetzt) und auch für rückwirkende Statistiken erhalten. Über die iMikel-Zeitreise können die Daten wieder angezeigt werden (Zugriffsrecht vorausgesetzt).

Verwenden Sie diese Funktion, wenn Sie diesen Datensatz z. B. aufgrund von Aufbewahrungsfristen noch nicht löschen können, aber zumindest die zukünftige Verwendung ausschließen möchten. Die Anzeige eines zeitlich begrenzten Eintrages erfolgt z. B. in der Unterrichtsverwaltung mit dem Hinweis EU-DSGVO-Zeitliche Begrenzung. Die Stammdaten des Teilnehmers werden auf allen Masken ausgeblendet, werden aber bei Umstellung des Datums über die iMikel Zeitreise wieder dargestellt.

Somit können für rückwirkende Recherchen die Person noch angezeigt werden, für zukünftige Aktionen ist die Person grundsätzlich ausgeblendet. Zusätzlich sind alle Bearbeitungsfunktionen wie Adresse bearbeiten, ummelden, einteilen, neuer Kontakt etc. nicht mehr verfügbar. In diesem Status ist die Person statistisch in den Bereichen Postleitzahl, Ort, Ortsteil, Geburtsdatum weiterhin berücksichtigt.

Auch alle anderen Bereiche (z. B. Köpfe, Belegungen im VdM-Bericht etc) sind weiterhin auswertbar. Zudem ist die Person über die iMikel-Zeitreise erkennbar. Zur Anzeige/Recherche über die Zeitreise ist das Zugriffsrecht Stufe 1 - Anzeige über Zeitreise erlauben erforderlich.

Stufe 2 - Daten deaktivieren

Bei dieser Aktion werden die personenbezogenen Daten der betroffenen Person anonymisiert und ausgeblendet und sind auch über eine Zeitreise nicht mehr anzeigbar. Der Datensatz bleibt aber weiterhin auch für rückwirkende Statistiken erhalten. Eine endgültige Löschung wird erst später zu den in der Datenpflege vorgegebenen Zeitpunkten durchgeführt.

Verwenden Sie diese Funktion, wenn Sie diesen Datensatz z. B. aufgrund von Aufbewahrungsfristen noch nicht löschen können, aber zumindest die Erkennung der Person auch über eine Zeitreise ausschließen möchten. Die Anzeige der Module, in denen die Person zugeordnet ist, wird deaktiviert. Eine rückwirkende Erkennung der Person ist auch über eine Zeitreise nicht mehr möglich.

In diesem Status ist die Person statistisch in den Bereichen Postleitzahl, Ort, Ortsteil, Geburtsdatum weiterhin berücksichtigt. Auch alle anderen Bereiche (z. B. Köpfe, Belegungen im VdM-Bericht etc.) sind weiterhin auswertbar.

Stufe 3 - Löschung

Bei dieser Aktion werden die Stammdaten der betroffenen Person unmittelbar sofort gelöscht. Eine Wiederherstellung ohne Datenrücksicherung ist nicht möglich. Verwenden Sie diese Funktion nur dann, wenn Sie alle geltenden Aufbewahrungsfristen geprüft haben und sicher sind, dass dieser Eintrag gelöscht werden darf.

Die Anzeige der Module, in denen die Person zugeordnet ist, wird deaktiviert. Eine rückwirkende Erkennung der Person ist auch über eine Zeitreise nicht mehr möglich. In diesem Status ist die Person statistisch in den Bereichen Postleitzahl, Ort, Ortsteil, Geburtsdatum nicht mehr erkennbar. Alle anderen Bereiche (z. B. Köpfe, Belegungen im VdM-Bericht etc.) sind weiterhin auswertbar.

Zugriffsrechte

Über Ihre Zugriffsrechte ist festgelegt, welche der drei verschiedenen Stufen Sie verwenden dürfen. Ihnen können auch mehrere Stufen zur Verfügung stehen. Dies richtet sich nach den Vorgaben in der Benutzerverwaltung.

Stufe 1 - Anzeige über Zeitreise erlauben

Wenn Sie in der Benutzerverwaltung das Zugriffsrecht haben, Daten mit der DSGVO Stufe 1- zeitliche Begrenzung zu sehen, so bleiben diese Fälle beim Programmstart und bei der normalen Arbeit mit iMikel zunächst ausgeblendet. In allen Modulen, welche Stammdaten anzeigen (z. B. Adressverwaltung, Unterrichtsverwaltung, Kontenverwaltung etc) gibt es in der FileMaker-Menüleiste unter Datensätze den Befehl DSGVO-zeitliche Begrenzungen nicht mehr ausblenden, über welchen Sie diese Ausblendung für Recherchezwecke abschalten können.

Der Befehl wechselt beim weiteren Aufruf zu DSGVO-zeitliche Begrenzungen ausblenden, worüber Sie nach Ihrer Recherche die Ausblendung wieder reaktivieren können.

Voraussetzungen für das Recht auf Vergessenwerden

Die Durchführung des Recht auf Vergessenwerden setzt einige Vorgaben an die zu Grunde liegenden Daten voraus:

• Das Recht auf Vergessenwerden kann grundsätzlich nicht ausgeführt werden, wenn eine Person noch aktiv im Unterricht angemeldet ist oder Wartelisteneinträge oder Leihverträge existieren. Diese sind zunächst zu beenden. Es sollte allen Beteiligten klar sein, dass z. B. eine dreimonatige Kündigungsfrist an einer Musikschule nicht dadurch aufgehoben werden kann, dass jemand sein Recht auf Vergessenwerden in Anspruch nimmt.
• Das Recht auf Vergessenwerden kann lediglich in Stufe 1 ausgeführt werden, wenn der Betroffene innerhalb des aktuellen Gebührenberechnungszeitraumes noch Unterricht oder ein Leihinstrument etc. hatte.
• Das Recht auf Vergessenwerden kann grundsätzlich nicht ausgeführt werden, wenn es zu einer Person oder ihrem Konto noch Gebühren/Buchungen gibt, die noch nicht fällig gestellt wurden.
• Das Recht auf Vergessenwerden kann grundsätzlich nicht ausgeführt werden, wenn es sich bei der Person um eine Lehrkraft handelt, welche noch aktiv im Unterricht verwendet wird oder noch einen Status in der Personalverwaltung hat.

Hinweis bezüglich „Gendern“: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter. Die verkürzte Sprachform hat nur redaktionelle Gründe und beinhaltet keine Wertung.