DSGVO: Einwilligungen zur Weitergabe von personenbezogenen Daten

Die DSGVO sieht vor, dass personenbezogene Daten gespeichert oder an bestimmte Personen weitergegeben werden dürfen, wenn der Betroffene hierzu eine Einwilligung erteilt hat. Beispielsweise können Sie auf Ihrem Anmeldeformular oder über einen Serienbrief abfragen, ob ein Kunde zustimmt, dass seine Kontakte an Lehrkräfte der Musikschule weitergegeben werden. Auch für die Weitergabe des Geburtsdatums, welches ebenfalls natürlich ein personenbezogenes Datum ist, kann eine Einwilligung eingeholt werden.

Die Einwilligungen, welche Sie von Ihren Kunden erhalten, können Sie in der iMikel-Adressverwaltung an den folgend beschriebenen Stellen verwalten.

Einwilligungen Personendaten (Adresse, Geburtsdatum)

Diese Einwilligung verwalten Sie direkt oben rechts in der Adressverwaltung über das DSGVO-Symbol.

Über die Einwilligung zu den Personendaten legen Sie fest, ob die Adresse und das Geburtsdatum einer Person an Lehrkräfte (auf Stundenplänen, Anwesenheitslisten etc) und an andere Kunden (z. B. auf dem Ausdruck einer Telefonkette) weitergegeben werden darf.

Einwilligungen zum Kontakt (E-Mail-Adresse, Telefonnummer etc)

Sie können neben den oben beschriebenen grundsätzlichen Personendaten auch für jeden Kontakt individuelle Einwilligungen hinterlegen.

Sie können z. B. bei einer Festnetznummer als Einwilligung eintragen, dass:

• Die Telefonnummer an Lehrkräfte weitergegeben werden darf.
• Die Telefonnummer an andere Kunden weitergegeben werden darf.

Sie können z. B. bei einer Handynummer als Einwilligung eintragen, dass:

• An diese Handynummer SMS-Nachrichten gesendet werden dürfen.
• Die Handynummer an Lehrkräfte weitergegeben werden darf.
• Die Handynummer an andere Kunden weitergegeben werden darf.

Sie können z. B. bei einer Mail-Adresse als Einwilligung eintragen, dass:

• An diese Mail-Adresse Rechnungen etc. gesendet werden dürfen.
• Die Mail-Adresse an Lehrkräfte weitergegeben werden darf.
• Die Mail-Adresse an andere Kunden weitergegeben werden darf.

Einwilligungen bei der Zuordnung zu einem Verteiler

Sie können in iMikel beliebig viele Verteiler (Post) und Mail-Verteiler erstellen. Jede Person können Sie einem oder mehreren Verteilern zuweisen. Eine Mail-Adresse können Sie einem oder mehrere Mailverteiler zuordnen.

Beispielsweise ordnen Sie eine Mail-Adresse den Mail-Verteilern „Newsletter“ und „Personalangelegenheiten“ zu. Bei jeder Zuordnung können Sie die Einwilligung des Betroffenen für diese Zuordnung hinterlegen.

Dokument zur Einwilligung

Sie können in jeder Einwilligung eine PDF-Datei, z. B. mit dem Scan der Einwilligung, hinterlegen. Somit haben Sie den Nachweis der Einwilligung immer verfügbar.

Log in der Einwilligung

Alle Eingaben in einer Einwilligung werden protokolliert. Sie können über einen Klick auf das Auge ein Protokoll einsehen und nachvollziehen, wann eine Einwilligung erstellt und geändert wurde.

Einführung und Übergangsphase

Langfristig können die bisherigen iMikel-Möglichkeiten durch diese Funktionen der Einwilligung abgelöst werden. Hierzu gehören u. a. das bisherige Ankreuzfeld „SMS“, welches langfristig dadurch abgelöst wird, dass Sie eine vollständig protokollierte Einwilligung hierzu hinterlegen können.

Während der Einführung und Übergangsphase der DSGVO besteht zunächst die Situation, dass Sie anfangs keine Einwilligungen im System haben. Somit würde dies bedeuten, dass direkt nach der Installation des Updates z. B. keine Kontakte mehr auf Anwesenheitslisten angezeigt werden dürfen.

Um dies zu vermeiden, haben Sie u. a. im Fußbereich der Druckwahl die Option „DSGVO-Einwilligungen ignorieren“. Wenn diese Option von Ihnen angekreuzt wird, sind die Einwilligungen zunächst nicht relevant und alles verhält sich wie bisher vor dem Update.

In der Personalverwaltung unter Unterrichtsdaten > Anwesenheitslisten oder auch "> Stundenpläne (nach Termin) können Sie heute schon testen, wie sich Ihre zukünftigen Einwilligungen verhalten, wenn Sie die Option DSGVO- Einwilligungen ignorieren“ abschalten und somit auf dem Ausdruck die vorhandenen Einwilligungen beachtet werden.

Sie können dann erkennen, dass auf einer über die Personalverwaltung erstellten Anwesenheitsliste nur noch bei den Schülern das Geburtsdatum und Kontakte angezeigt werden, zu denen die Einwilligung zur Weitergabe an Lehrkräfte vorliegt.

Alle Funktionen wie „Druckwahl“, „Serienmail“, „Rechnungsversand per Mail“ und „SMS-Versand“ stehen auch nach dem Update weiterhin auch ohne Einwilligungen zur Verfügung.

Eine endgültige Umschaltung aller Optionen auf den Status „nur nach Einwilligung“ kann durch unseren Support dann erfolgen, sobald Sie uns signalisieren, dass Sie mit der Erfassung sämtlicher benötigter Einwilligungen fertig sind. Sollten Sie das Thema „Einwilligungen“ in Ihrer Schule z. B. über eine andere Lösung regeln und keine Einwilligungen in iMikel hinterlegen wollen, ist dies ebenfalls kein Problem, und Sie können auch weiterhin wie bisher verfahren. Sie selbst können bestimmen, ob Sie in Ihrer Schule den Schalter auf „nur nach Einwilligung“ umgestellt haben möchten. Unser Support steht Ihnen jederzeit zu Verfügung.

Sollten Sie den Bedarf haben, in Ihrem bisherigen Kundenbestand automatisiert Einwilligungen zu erzeugen, weil Sie bereits früher nur nach ordnungsgemäß vorliegender Einwilligung z. B. SMS versendet haben, so setzen Sie sich bitte mit dem Support in Verbindung.

Hinweis bezüglich „Gendern“: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter. Die verkürzte Sprachform hat nur redaktionelle Gründe und beinhaltet keine Wertung.