DSGVO-Auskunft

Der Betroffene hat in der DSGVO ein Recht auf Auskunft über seine Person betreffende gespeicherte Daten. Macht ein Betroffener sein Recht auf Auskunft geltend, haben Sie vor allen weiteren Schritten auf jeden Fall sicherzustellen, dass derjenige, der den Antrag stellt auch wirklich die besagte betroffene Person ist.

Nutzen Sie die folgend beschriebene Funktion DSGVO-Auskunft nicht, um einer falschen/anderen Person die Daten einer Person weitergeben. Welchen Weg Sie zur Sicherstellung der Identität festlegen, bleibt Ihnen überlassen.

Am Ende ist Ihr festgelegter Weg im Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten z. B. als Bearbeitung des Recht auf Auskunft dokumentieren.

Auskunft über Platzhalter

Im Korrespondenzenmodul gibt es im Bereich Adressverwaltung den Platzhalter DSGVO.Auskunft. Diesen Platzhalter können Sie in Ihrem Auskunftsdokument platzieren.

Eine Formulierung könnte wie folgt aussehen:

Briefanrede,

Ihren Antrag auf Auskunft nach Art 15 DSGVO haben wir am Freitext erhalten. Sie haben darin Ihre Identität ausreichend nachgewiesen. Innerhalb der gesetzlichen Frist von einem Monat kommen wir hiermit Ihrem Antrag nach.

Wir verarbeiten folgende Daten zu Ihrer Person:

DSGVO.Auskunft

Ausdrucke der relevanten Datenverarbeitungen finden Sie im Anhang.

Ob Sie wie im Text beschrieben zudem Rechnungen etc. beilegen, liegt in Ihrem Ermessen. Zusätzlich sind evtl. E-Mails und sonstige in anderen Programmen gespeicherte Informationen zu übergeben.

Auskunft - Recht auf Datenübertragbarkeit

Die DSGVO sieht neben dem Recht auf Auskunft auch das Recht auf Datenübertragbarkeit vor. Dies ist insofern eine komplex zu lösende Anforderung, da hierbei kein wirklicher Datenstandard festgelegt ist.

Daten sind maschinenlesbar zu übergeben.

Wir haben entschieden, den Inhalt der Auskunft sowohl als Text, JSON (formatiert), JSON (unformatiert) oder HTML speicherbar zu machen. Sie finden diese Funktion unter der Bezeichnung Auskunft in der FileMaker-Menüleiste unter EU-DSGVO in der Adressverwaltung.

Über die Funktion können Sie den gewünschten Speicherort angeben und den Export ausführen. Die daraus resultierende Datei enthält personenbezogene Daten und ist nicht verschlüsselt.

Die Daten sind somit von jeder weiteren Person einsehbar, die Zugriff auf Ihren Speicherort hat. Vor der Weitergabe klären Sie genau wie im vorher beschriebenen Schritt Auskunft, wie Sie die Identifizierung der Person sicherstellen möchten, und legen Sie einen verbindlichen und sicheren Weg fest.

Übertragen Sie die Datei nicht einfach spontan per E-Mail. Verwenden Sie eine falsche Mail-Adresse, erhält den gesamten Auszug der personenbezogenen Daten eine falsche Person, was eine zu meldende Datenpanne wäre.

Hinweis bezüglich „Gendern“: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter. Die verkürzte Sprachform hat nur redaktionelle Gründe und beinhaltet keine Wertung.