Rechnungslauf erstellen

Vor der Erstellung eines neuen Rechnungslaufes können Sie über das Startfenster prüfen, ob die CronJobs mit der Gebührenberechnung fertig sind oder ob gerade noch eine Berechnung läuft. Läuft keine Berechnung, können Sie bereits hier einen neuen Rechnungslauf starten.

Auch unter Buchhaltung > Rechnungsläufe können Sie einen Rechnungslauf für alle aktiven Kontoinhaber erstellen. Klicken Sie hierzu zunächst auf Neu.

In beiden Fällen werden für alle Konten neue Rechnungen erstellt, bei denen seit dem jeweils letzten Rechnungslauf gebührenrelevante Änderungen (z. B. eine neue Belegung oder ein Austritt) aufgetreten sind.

Berechnungsinformation: Konten, die zum Zeitpunkt des Starts eines Rechnungslaufes ein Warndreieck haben, werden aus dem Rechnungslauf ausgeschlossen. Diese Konten sind erst in einem folgenden Rechnungslauf enthalten, wenn das Warndreieck zwischenzeitlich entfernt ist.

Sie können beliebig häufig neue Rechnungsläufe starten. Sind in der Kontenverwaltung keine Änderungen zu verzeichnen, erstellt iMikel keine neuen Rechnungen. Klicken Sie auf Neu, können Sie einige Einstellungen für den Rechnungslauf anpassen.

iMikel übernimmt automatisch das Start- und Enddatum des Abrechnungszeitraums aus den Zeitraumeinstellungen der Buchhaltung. Als Rechnungsdatum können Sie ein von heute abweichendes Datum einstellen, dass auf der Rechnung erscheinen soll.

Möchten Sie also einen Rechnungslauf machen, die Rechnungen aber erst am nächsten Tag verschicken, geben Sie dort das Datum des nächsten Tages ein.

Hintergrundwissen: Die Ermittlung der Fälligkeiten orientiert sich an diesem Datum.

Außerdem können Sie einen Auftrag anlegen, worüber ein Rechnungslauf automatisch vom Server erstellt wird.

Mit einem Klick auf OK starten Sie den Rechnungslauf.

Anschließend können Sie den Fortschritt des Rechnungslaufs über einen Balken verfolgen.

Optionen für einen Rechnungslauf

Beim Erstellen eines Rechnungslaufes können Sie unter Optionen Sie folgende Vorgaben aktivieren/deaktivieren.

Nur diese Mandanten verarbeiten

Arbeiten Sie mit mehreren Mandaten (möglich mit dem separat erhältlichen Mandantenmodul), können Sie unter nur diese Mandanten verarbeiten nur für eine bestimmte Auswahl an Mandaten den Rechnungslauf erstellen. Wenn Sie keine Auswahl treffen, werden standardmäßig alle Mandanten verarbeitet.

Erste Rechnungsnummer vorgeben

Vor einem Rechnungslauf kann eine Startrechnungsnummer angegeben werden. Diese kann auch alphanumerisch (z. B. Musik-10001) vorgegeben werden. Somit können Sie vorgeben, ab welchem der nächste Rechnungslauf anfangen soll, zu zählen (ansonsten erfolgt die Zählung anhand der zuletzt erstellten Rechnung).

Anzahl der Rechnungen im Rechnungslauf begrenzen

Sie können unter Anzahl der Rechnungen im Rechnungslauf begrenzen einen Wert eingeben, wenn Sie die Anzahl der Rechnungen im Rechnungslauf begrenzen möchten. Hierüber können Sie z. B. mehrere kleine Rechnungsläufe erstellen.

Rechnungspositionen netto statt brutto ausweisen

Möchten Sie Netto- anstatt Bruttobeträge auf den Rechnungen ausweisen, aktivieren Sie diese Option.

Erstellte Rechnungsläufe einsehen

Unter Buchhaltung > Rechnungsläufe werden alle Rechnungsläufe angezeigt, die in iMikel gestartet wurden. Es werden dabei sowohl die Rechnungsläufe angezeigt, die Sie in der Buchhaltung gestartet haben, als auch diejenigen, die Sie in der Unterrichtsverwaltung bzw. in der Kontoverwaltung für einzelne Konten gestartet haben.

Angezeigt werden jeweils das Datum, das auf den Rechnungen notiert ist sowie das Datum, an dem der Rechnungslauf gestartet wurde und die Anzahl erstellter Rechnungen. Wurde ein Rechnungslauf korrekt beendet, wird er mit dem Status fertig gekennzeichnet. Diese Markierungen werden nicht vergeben, wenn der Rechnungslauf abgebrochen wird. Nicht abgeschlossene Rechnungsläufe sind zu löschen, um zu vermeiden, dass nicht für alle relevanten Konten eine Rechnung korrekt erstellt wird.

Auch werden die Summen der berechneten Gebühren angezeigt. Erscheint kein Wert, ist die Summe auf der erstellten Rechnung gleich Null.

Zudem ist erkennbar, wie viele Rechnungen gedruckt oder per Mail versendet wurden. Durch einen Klick auf die Zahl bei Ja oder Nein, werden die entsprechenden Rechnungen aufgerufen.

Außerdem können Sie, sofern Sie die Musikschul-App einsetzen, Rechnungen online bereitstellen. Des Weiteren können Sie einzelne Rechnungen jedes Rechnungslaufes einsehen. Über den Pfeil können Sie eine Voransicht zum Blättern öffnen und über das Listensymbol können Sie die Rechnungen als Liste öffnen.

Rechnungen drucken

Über Drucken können Sie die aktuellen Rechnungen ausdrucken.

Es werden sämtliche Rechnungen ab der aufgerufenen ausgedruckt. Betrachten Sie also den zweiten oder dritten Datensatz, werden die ersten Rechnungen nicht mit ausgedruckt. Bezüglich des Drucks von Rechnungen gibt es folgende Einstellungsmöglichkeiten, welche über die Zahnräder einer Rechnung erreichbar sind.

Folgend werden die einzelnen Einstellungen vorgestellt.

Vom Druck ausschließen

Unter vom Druck ausschließen werden mehrere Bedingungen angezeigt, wann eine Rechnung vom Druck ausgeschlossen werden soll. Sie können keine, eine oder mehrere Optionen aktivierten.

Anwendungsbeispiel: Sie legen fest, dass Rechnungen mit Summe der Änderungen = 0,00 oder Nullrechnungen vom Rechnungsdruck ausgeschlossen werden sollen. Diese Rechnungen werden wie gewünscht auch ausgeschlossen, wenn ein Rechnungslauf über die App online bereitgestellt wird.

Hinweis

Aktivieren Sie den Hinweis, können Sie nach einer bestimmten Anzahl von gedruckten Rechnungen einen Hinweis anzeigen (z. B. Papier nachlegen!).

Seitenzahlen

Unter Seitenzahlen können Sie definieren, wie die Seitenzahl auf der Rechnung dargestellt wird. Folgende Platzhalter stehen Ihnen zur Verfügung: <<Seitennummer>> (aktuelle Seite) und <<Seitenanzahl>> (Gesamtanzahl der Seiten).

Ausdruck kennzeichnen als

Unter Ausdruck kennzeichnen als können Sie festlegen, dass Rechnungen beim Ausdruck mit einem Hinweis gekennzeichnet werden. Folgende Kennzeichnungen stehen zur Auswahl: Durchschrift für die Akte, Entwurf, Kopie, Muster, Test und Zweitschrift. Über das X entfernen Sie diese Option.

Rechnungen als PDF speichern / als E-Mail versenden

Alternativ können Sie die Rechnungen als PDF-Datei erzeugen lassen oder per E-Mail verschicken. Klicken Sie hierzu einfach auf das gewünschte Symbol.

Auch diese Vorgänge werden ab der momentan gesichteten Rechnung gestartet. Bei der PDF-Erstellung der Rechnungen wird ein Fortschrittsbalken angezeigt, über welchen Sie diesen Vorgang auch abbrechen können.

Erlaubnis für Rechnungsversand per E-Mail eintragen

iMikel kann Rechnungen automatisiert als PDF-Datei per E-Mail versenden. Hierbei werden nicht automatisch alle vorhandenen Mail-Adressen einer zahlungspflichtigen Person verwendet, sondern Sie können (ähnlich der Fotofreigabe) die Zustimmung/Ablehnung einer Person für den Rechnungsversand je Mail-Adresse eintragen. Dies können Sie in den Kontakten einer Person erledigen. Als Standard wird bei allen Mail-Adressen ein graues Fragezeichen als Symbol angezeigt.

Durch Klick auf dieses Fragezeichen kann der Status für diese Mail-Adresse geändert werden. Wie bei der Fotofreigabe erfolgt die Eingabe immer in der Rotation/Reihenfolge Keine Angabe > Zugestimmt > Abgelehnt > Keine Angabe….

Folgende Status sind möglich:

• Grau: Enthaltung/keine Angabe
• Grün: Zustimmung
• Rot: Ablehnung

Rechnungslauf automatisiert per E-Mail versenden

Beim Versand einer E-Mail mit Rechnungen stehen Ihnen einige Optionen zur Verfügung, welche folgend vorgestellt werden.

Sie können einen Standardbetreff und -text hinterlegen.

Beim Mail-Versand von Rechnungen werden rot gekennzeichnete Mail-Adressen grundsätzlich ausgeschlossen. Zusätzlich können Sie vor dem Start des Versands wählen, ob Sie ausschließlich Mail-Adressen mit dem Status Zustimmung (grün) oder grau und grün verwenden möchten. Somit haben Sie die freie Wahl, ob Sie nur noch nach Zustimmung Rechnungen per E-Mail versenden oder weiterhin alle Mail-Adressen (außer den abgelehnten) einsetzen. Ihre aktuelle Auswahl wird im Dialog noch einmal optisch dargestellt.

Außerdem können Sie festlegen, ob als Dateiname der Empfänger übernommen wird.

Die Bereitstellung eines größeren Rechnungslaufes erfolgt im Hintergrund über Ihren iMikel-Server. Der aktuelle Status wird in der Übersicht der Rechnungsläufe durch einen Laufbalken dargestellt.

Rechnungsläufe löschen

Nehmen Sie z. B. nach einem Rechnungslauf rückwirkende Änderungen in der Gebühreneinstellung in der Fächerverwaltung vor, wirken sich diese nicht auf den schon erstellten Rechnungslauf aus. In diesem Fall ist der Rechnungslauf zu löschen.

Hintergrundwissen: Sie können Rechnungsläufe löschen, solange Sie die einzelnen Rechnungen noch nicht verschickt haben oder Sie die darauf basierende Übertragungsdatei noch nicht an Ihre Stadtkasse bzw. Ihre Bank weitergegeben haben. Andernfalls können Sie später die geforderten Beträge nicht rekonstruieren. Aus diesem Grund lässt iMikel das Löschen eines Rechnungslaufs (und einer einzelnen Rechnung auch) nicht mehr zu, sobald Buchungen, die durch diese Rechnung(en) ihre Fälligkeit bekommen haben, bereits übergeben wurden.

Fertiggestellte Rechnungsläufe sind zu löschen unter Startfenster > Vorgänge. Dort werden alle Rechnungsläufe aufgelistet. Über das X können Sie nun einzelne Rechnungsläufe löschen.

Darstellung von Informationen auf der Rechnung

Auf den Rechnungen werden bei der Anzeige der Unterrichtsausfälle u. a. der Name der betroffenen Lehrkraft sowie die Ausfallkategorien dargestellt und angezeigt, wie viele Ausfälle bereits erfolgt sind.

iMikel berechnet automatisch Gebührenrückerstattungen durch Unterrichtsausfälle. In den Ausfallperioden kann definiert werden, dass zum Beispiel erst ab dem dritten Ausfall eine Erstattung erfolgen soll. Bei nur zwei Ausfällen wird somit keine Erstattung berechnet. Unterrichtsausfälle werden auf Rechnungen dargestellt, sobald sie gebührenrelevant werden. Sofern in diesem Beispiel nur zwei nicht gebührenrelevante Ausfälle vorliegen, werden diese nicht auf Rechnungen ausgewiesen. Es werden immer alle Ausfälle einer Ausfallperiode auf Rechnungen dargestellt, auch wenn beispielsweise der dritte Ausfall erst in einem späteren Monat als der erste und zweite Ausfall hinzukam.

Für das Rechnungsformular können die Bereiche Fälligkeiten, zu zahlende Beträge und Eingänge beliebig ein- und ausgeblendet werden.

Die Überschrift über den Rechnungspositionen ist zweizeilig gestaltet, sodass auch längere Überschriften möglich sind und nicht z. B. als Rückerstatt. abgekürzt werden müssen. Sind Abkürzungen gewünscht, können diese ganz einfach in den Einstellungen der Fächerverwaltung vorgenommen werden.

Werden auf einer Rechnung die detaillierten Rabattinformationen eingeblendet, so werden diese durch eine graue Trennlinie optisch zusammenhängender dargestellt. Ob Ermäßigungen und Zuschläge über detaillierte Rechnungspositionen ausgewiesen werden, können Sie in den iMikel-Grundeinstellungen definieren.

Auf Rechnungen können zusätzlich zu den Fälligkeiten die Bereiche Zahlungen (Zahlungseingänge) und zu zahlen dargestellt werden. Die Verrechnung von Zahlungseingängen und zu zahlenden Beträgen stellt die Verrechnung mit nachfolgenden Gutschriften auf Rechnungen verständlich und nachvollziehbar dar.