Rechnungen versenden

Nachdem Sie einen Rechnungslauf erstellt haben, können Sie die Rechnungen bereitstellen. Sie können Sie drucken, als PDF speichern und per E-Mail versenden oder (sofern Sie die Musikschul-App einsetzen), die Rechnungen auch über die App bereitstellen.

Rechnungen drucken

Über Drucken können Sie die aktuellen Rechnungen ausdrucken.

Es werden sämtliche Rechnungen ab der aufgerufenen ausgedruckt. Betrachten Sie also den zweiten oder dritten Datensatz, werden die ersten Rechnungen nicht mit ausgedruckt. Bezüglich des Drucks von Rechnungen gibt es folgende Einstellungsmöglichkeiten, welche über die Zahnräder einer Rechnung erreichbar sind.

Folgend werden die einzelnen Einstellungen vorgestellt.

Vom Druck ausschließen

Unter vom Druck ausschließen werden mehrere Bedingungen angezeigt, wann eine Rechnung vom Druck ausgeschlossen werden soll. Sie können keine, eine oder mehrere Optionen aktivierten.

Anwendungsbeispiel: Sie legen fest, dass Rechnungen mit Summe der Änderungen = 0,00 oder Nullrechnungen vom Rechnungsdruck ausgeschlossen werden sollen. Diese Rechnungen werden wie gewünscht auch ausgeschlossen, wenn ein Rechnungslauf über die App online bereitgestellt wird.

Hinweis

Aktivieren Sie den Hinweis, können Sie nach einer bestimmten Anzahl von gedruckten Rechnungen einen Hinweis anzeigen (z. B. Papier nachlegen!).

Seitenzahlen

Unter Seitenzahlen können Sie definieren, wie die Seitenzahl auf der Rechnung dargestellt wird. Folgende Platzhalter stehen Ihnen zur Verfügung: <<Seitennummer>> (aktuelle Seite) und <<Seitenanzahl>> (Gesamtanzahl der Seiten).

Ausdruck kennzeichnen als

Unter Ausdruck kennzeichnen als können Sie festlegen, dass Rechnungen beim Ausdruck mit einem Hinweis gekennzeichnet werden. Folgende Kennzeichnungen stehen zur Auswahl: Durchschrift für die Akte, Entwurf, Kopie, Muster, Test und Zweitschrift. Über das X entfernen Sie diese Option.

Rechnungen als PDF speichern / als E-Mail versenden

Alternativ können Sie die Rechnungen als PDF-Datei erzeugen lassen oder per E-Mail verschicken. Klicken Sie hierzu einfach auf das gewünschte Symbol.

Auch diese Vorgänge werden ab der momentan gesichteten Rechnung gestartet. Bei der PDF-Erstellung der Rechnungen wird ein Fortschrittsbalken angezeigt, über welchen Sie diesen Vorgang auch abbrechen können.

Erlaubnis für Rechnungsversand per E-Mail eintragen

iMikel kann Rechnungen automatisiert als PDF-Datei per E-Mail versenden. Hierbei werden nicht automatisch alle vorhandenen Mail-Adressen einer zahlungspflichtigen Person verwendet, sondern Sie können (ähnlich der Fotofreigabe) die Zustimmung/Ablehnung einer Person für den Rechnungsversand je Mail-Adresse eintragen. Dies können Sie in den Kontakten einer Person erledigen. Als Standard wird bei allen Mail-Adressen ein graues Fragezeichen als Symbol angezeigt.

Durch Klick auf dieses Fragezeichen kann der Status für diese Mail-Adresse geändert werden. Wie bei der Fotofreigabe erfolgt die Eingabe immer in der Rotation/Reihenfolge Keine Angabe > Zugestimmt > Abgelehnt > Keine Angabe….

Folgende Status sind möglich:

• Grau: Enthaltung/keine Angabe
• Grün: Zustimmung
• Rot: Ablehnung

Rechnungslauf automatisiert per E-Mail versenden

Beim Versand einer E-Mail mit Rechnungen stehen Ihnen einige Optionen zur Verfügung, welche folgend vorgestellt werden.

Sie können einen Standardbetreff und -text hinterlegen.

Beim Mail-Versand von Rechnungen werden rot gekennzeichnete Mail-Adressen grundsätzlich ausgeschlossen. Zusätzlich können Sie vor dem Start des Versands wählen, ob Sie ausschließlich Mail-Adressen mit dem Status Zustimmung (grün) oder grau und grün verwenden möchten. Somit haben Sie die freie Wahl, ob Sie nur noch nach Zustimmung Rechnungen per E-Mail versenden oder weiterhin alle Mail-Adressen (außer den abgelehnten) einsetzen. Ihre aktuelle Auswahl wird im Dialog noch einmal optisch dargestellt.

Außerdem können Sie festlegen, ob als Dateiname der Empfänger übernommen wird.

Die Bereitstellung eines größeren Rechnungslaufes erfolgt im Hintergrund über Ihren iMikel-Server. Der aktuelle Status wird in der Übersicht der Rechnungsläufe durch einen Laufbalken dargestellt.