Elektronischer Rechnungsaustausch (E-Rechnungen)

Die Umstellung auf den elektronischen Rechnungsaustausch (E-Rechnung) betrifft viele Institutionen, auch Kunst- und Musikschulen. Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Doch viele Schulen sind unsicher, ob sie betroffen sind und welche Schritte erforderlich sind. Diese Seite hilft Ihnen, die wichtigsten Informationen zu verstehen und Ihre Schule auf die kommenden Veränderungen vorzubereiten.

Hinweis: Diese Informationsseite ersetzt keine juristische Beratung. Wir empfehlen Ihnen dringend, sich bei Ihrer Buchhaltung beziehungsweise Ihrer (Stadt-)Kasse zu erkundigen, um den aktuellen Stand der Anforderungen zu klären und mögliche zusätzliche Auflagen zu berücksichtigen.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die alle Inhalte in einem maschinenlesbaren XML-Datensatz darstellt. Anders als eine herkömmliche Papierrechnung oder eine PDF-Datei, die nur von Menschen gelesen werden kann, ermöglicht das XML-Format den automatisierten Austausch und die Verarbeitung von Rechnungsdaten. Dies sorgt für eine schnellere und fehlerfreie Bearbeitung.

Warum ist eine PDF-Rechnung keine E-Rechnung?

Eine PDF-Rechnung kann nur von Menschen gelesen und verarbeitet werden, nicht aber von Maschinen. Eine E-Rechnung hingegen besteht aus strukturierten Daten, die von Computern direkt verarbeitet, übertragen und archiviert werden können. Die gängigsten E-Rechnungsformate sind XRechnung (reiner Datensatz) und ZUGFeRD (mit zusätzlichem Ansichts-PDF).

Wer ist betroffen?

Musikschulen, die Gebührenbescheide oder Rechnungen ausschließlich an Privatpersonen versenden, müssen diese nicht zwingend als E-Rechnungen ausstellen. Für den Austausch mit anderen Unternehmen gelten jedoch spezifische Regeln:

Pflichten zum E-Rechnungsaustausch

• Pflicht zum Empfangen von E-Rechnungen: Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle deutschen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
• Pflicht zum Versenden von E-Rechnungen: Diese gilt nur für Unternehmen, die steuerpflichtige Waren oder Dienstleistungen an andere Unternehmen verkaufen.

Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht:

• Steuerfreie Lieferungen und Leistungen
• Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro

Sind Gebührenbescheide ebenfalls betroffen?

Gebührenbescheide fallen in der Regel nicht unter das Gesetz über die elektronische Rechnungsstellung, da sie Verwaltungsakte und keine Rechnungen im Sinne des Gesetzes sind. Allerdings können sie digital übermittelt werden, sofern dies zulässig ist.

Wichtig: Für eine verbindliche Klärung wenden Sie sich bitte an die zuständige Behörde oder ziehen Sie einen Rechtsbeistand hinzu.

Unterschied Gebührenbescheid zu Rechnungen

• Gebührenbescheid: Enthält alle Buchungen, zu denen Gebühren abgeführt werden müssen. Ein neuer Gebührenbescheid ersetzt die alte Fassung.
• Rechnung: Listet nur neue Beträge auf, die beglichen werden müssen.

Bitte kontaktieren Sie uns, wenn Sie Rechnungen aus iMikel generieren möchten. Wir unterstützen Sie gerne bei der Einrichtung.

E-Rechnungen unterstützen nur ein Zahlungsziel

Aktuell erlauben die E-Rechnungs-Standards nur ein Zahlungsziel pro Rechnung. Das bedeutet, dass es nicht möglich ist, z. B. die monatlichen Unterrichtsgebühren für ein ganzes Jahr in einer einzigen E-Rechnung abzubilden.

SEPA-Mandate müssen bekannt sein

Ein Merkmal der E-Rechnung ist, dass ausschließlich die zahlungsrelevanten Daten in maschinenlesbarer XML-Form vorliegen. Dies bedeutet, dass bei Rechnungen an Kunden, die selbst überweisen, die IBAN in den XML-Daten enthalten sein muss. Bei Kunden mit SEPA-Mandat darf die IBAN im XML hingegen nicht enthalten sein, da der Betrag nicht vom Kunden überwiesen, sondern von Ihnen bzw. Ihrer Kasse eingezogen wird.

Um bei der Erstellung von E-Rechnungen entscheiden zu können, ob eine IBAN im XML enthalten sein muss oder nicht, benötigt iMikel den aktuellen Stand der SEPA-Mandate. Falls diese von Ihrer Buchhaltung beziehungsweise Ihrer (Stadt-)Kasse verwaltet werden, empfehlen wir Ihnen, eine Schnittstelle zum Abgleich der SEPA-Mandate einzurichten. Sprechen Sie uns gerne diesbezüglich an!

Kostenfreies Anzeigeprogramm für E-Rechnungen

Das Programm Quba-Viewer ist eine plattformübergreifende Open-Source-Anwendung (für Windows, macOS und Linux) zur Darstellung von elektronischen Rechnungen.

Sie können die Anwendung kostenfrei auf folgender Internetseite herunterladen: https://quba-viewer.org/

Weitere Informationen

Weitere Informationen zu E-Rechnungen finden Sie beispielsweise hier:

• https://www.e-rechnung-bund.de/
• https://e-rechnungsplattform.datev.de/
• https://www.mustangproject.org/einvoices/?lang=de