Die Module

iMikel ist in verschiedene Bereich (die Module) aufgeteilt, über die z. B. Personal, Unterricht oder Korrespondenzen verwaltet werden können.

Im Folgenden stellen wir Ihnen die Module jeweils kurz vor.

Konten

In der Kontenverwaltung erhält jeder Ihrer Zahlungspflichtigen ein Kundenkonto. Hier verwalten Sie die Zuordnung von SEPA-Mandaten, die Kontoauszüge und Abrechnungsdaten sowie Rechnungen beziehungsweise Gebührenbescheide. Zudem können Sie Zahlungseingänge verbuchen und offene Posten einsehen.

Buchhaltung

In der Buchhaltung können Sie Rechnungs- und Mahnläufe sowie Auswertungen durchführen und Daten einsehen, welche Sie über eine Schnittstelle zum Beispiel an das SAP-System Ihrer Stadtkasse oder per SEPA an Ihre Bank übergeben haben.

Unterricht

Im Modul Unterrichtsverwaltung verwalten Sie Ihre Kurse, Workshops, Unterrichtstermine sowie Belegungen und können die daraus resultierenden Gebühren einsehen. Auch können Sie hier Ihre Warteliste und neue Daten, welche über die Online-Anmeldung eingegangen sind, verarbeiten.

Fächer

In der Fächerverwaltung legen Sie Ihre Unterrichtsangebote fest und verknüpfen diese mit Tarifen und Rabattvorgaben für die automatische Berechnung von Gebühren, Ermäßigungen und Zuschlägen, welche Sie in beliebiger Vielzahl und Bedingungen festlegen können.

Veranstaltungsorte

In der Veranstaltungsorteverwaltung tragen Sie jedes Gebäude samt Räumen ein, in welchen Ihr Unterricht, Ihre Kurse, Ihre Workshops und sonstige Veranstaltungen stattfinden. Zudem finden Sie dort übersichtliche Raumbelegungspläne und können so die Auslastung Ihrer Räumlichkeiten einsehen.

Areale

Im Modul Areale können Sie das Einzugsgebiet Ihrer Schule aufteilen und für spätere statistische Auswertungen einsetzen. Manche Schulen unterteilen ihr Gebiet in Bezirke, Stadtteile oder Regionen – in iMikel verwenden wir dafür den globalen Begriff Areale. Sie können beliebig viele Areale anlegen und die Stammdaten Ihrer Zahlungspflichtigen, Teilnehmer, Lehrkräfte sowie Ihren Unterrichtsorten diesen zuweisen.

Adressen

In der zentralen Adressverwaltung werden die Stammdaten sämtlicher Lehrkräfte, Teilnehmer und Zahlungspflichtigen sowie auch Ihrer Veranstaltungsorte einmalig gespeichert. Jedes Modul greift auf diese zentrale Stammdatenverwaltung zu, wodurch jede Person in beliebig vielen Rollen eingesetzt werden kann, so zum Beispiel gleichzeitig als Teilnehmer, Zahlungspflichtiger und Lehrkraft. Somit ist sichergestellt, dass Sie in allen Bereichen des Programms immer aktuelle Adressdaten und Kontaktinformationen vorliegen haben.

Lehrkräfte / Personal

In der Personalverwaltung hinterlegen Sie Ihre Lehrkräfte und weiteres Personal mit sämtlichen Informationen. Hier werden auch die Verträge oder Abwesenheiten verwaltet.

Honorare

In der als Zusatzmodul erhältlichen Honorarverwaltung können Sie die Honorare Ihrer Lehrkräfte beispielsweise je Termin oder nach Vergütungsstufen automatisch berechnen lassen und die Honorare verwalten. Hierbei stehen Ihnen je Kreditor frei definierbare Vorgaben zur Verfügung.

Inventar / Instrumente

Im optionalen Modul Inventar/Instrumente können Sie Ihr Inventar, Ihre Leihinstrumente und Reparaturen verwalten sowie Leihverträge erstellen und automatisch berechnete Leihgebühren einsehen.

Bibliothek

In dem optionalen Modul Bibliothek können Sie sämtliche Medien wie zum Beispiel Noten und CD verwalten und Komponisten, Autoren, Textdichter, Verlage sowie viele weitere Informationen dazu hinterlegen.

Projektplanung

In der Projektplanung verwalten Sie Schulprojekte wie beispielsweise Konzerte. Sie können sämtliche Termine wie den Aufbau, die Generalprobe, den Abbau oder sonstige dazugehörigen Tätigkeiten organisieren.

Korrespondenzen

In der optionalen Korrespondenzverwaltung können Sie zum Beispiel für Serienbriefe direkt in iMikel beliebig viele Briefpapiere sowie Textvorlagen anlegen. Somit können Sie beispielsweise Ihre Anmeldebestätigungen oder Elterninformationen ohne externe Programme, wie zum Beispiel Microsoft Office, erstellen, drucken, als PDF exportieren und sogar in iMikel archivieren. Alle erstellten Korrespondenzen werden hierbei mit der dazugehörigen Person verknüpft und sind jederzeit in iMikel aufrufbar. Zusätzliche Dokumente können Sie ebenfalls ganz einfach in iMikel archivieren: Über das optionale Scan-Modul können Sie Dokumente per Drag & Drop einfügen, wobei die Dokumente ebenfalls automatisch mit den Stammdaten verknüpft werden.

Benutzerverwaltung

In der Benutzerverwaltung werden sämtliche iMikel-Anwender Ihrer Schule angelegt. Hier werden die Zugriffsrechte für die einzelnen Module über Benutzergruppen definiert sowie Passwörter oder Signaturen verwaltet.

Statistik

In dem optionalen Statistik-und-Kosten-Leistungs-Rechnungs-Modul können Sie beliebig viele Auswertungen für frei definierbare Zeiträume festlegen und diese automatisiert durch Ihren iMikel-Server berechnen lassen. Zudem stehen Ihnen Visualisierungen sowie diverse weitere Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung.

VdM-Bericht

Im Modul VdM-Bericht können Sie unbegrenzt viele VdM-Berichte erstellen und automatisiert für frei definierbare Zeiträume verwalten. Zum Beispiel können Sie für den Verband eine Auswertung des Kalenderjahres erstellen oder für andere Empfänger ein Semester oder auch einen Stichtag auswerten. Der Bericht kann über eine Schnittstelle direkt an den Verband übergeben werden.

Module öffnen

Über die Navigationsleiste gelangen Sie in die verschiedenen Module in iMikel.

Ein Modul können Sie öffnen, indem Sie auf die Bezeichnung klicken. Jedes Modul wird dabei in einem separaten Fenster geöffnet und das zuletzt geöffnete Modul erscheint immer im Vordergrund.

Module mit Bezug öffnen

Sie können innerhalb eines Moduls die Bereiche und auch zwischen verschiedenen Modulen wechseln. Hierbei werden die Daten mit passendem Bezug angezeigt.

Modulfenster organisieren

Sie können beliebig viele Module gleichzeitig geöffnet haben. Ordnen Sie dazu einfach die Fenster der Module nebeneinander auf Ihrem Bildschirm an. Sie können so beispielsweise gleichzeitig in der Unterrichtsverwaltung und in der Personalverwaltung arbeiten.

Tipp-Tutorials: Sie können sogar ein Modul in einem weiteren Fenster öffnen, Fensterpositionen zurücksetzen und die Farben der Module einstellen

Fensterpositionen speichern

Über jedem Modul befindet sich die FileMaker-Menüleiste. Hierüber können die Position eines Fensters auf Ihrem Bildschirm speichern, sodass dieses immer wieder an derselben Stelle geöffnet wird. Klicken Sie hierzu auf Fenster > Fensterpositionen speichern..

Aufbau der Module

In jedem Modul stehen Ihnen verschiedene Teilbereiche zur Verfügung. Die Unterrichtsverwaltung unterteilt sich beispielsweise in die Bereiche Veranstaltungen und Belegungen. Jedes Unterrichtsangebot nennen wir Veranstaltung – egal, ob es sich dabei um Einzelunterricht, Ensembles oder Gruppen-Workshops handelt.

Jeder Veranstaltung können Sie beliebig viele Teilnehmer zuordnen. Diese werden als Belegung zur Veranstaltung hinterlegt.

Wenn die Bezeichnung eines Bereiches grau und kursiv ist, bedeutet dies, dass es in diesem Bereich keinen Inhalt gibt.