Person / Firma eingeben

Eine neue Person/Firma können Sie ganz einfach anlegen, indem Sie in der Adressverwaltung auf das Plus in der Kopfleiste klicken.

Anschließend können Sie z. B. den Namen sowie die Adresse und auch das Datum des ersten Kontakts hinterlegen; diese Daten heißen in iMikel Stammdaten. Zudem können Sie Kontaktinformationen und die Bankdaten sowie ein SEPA-Mandat eingeben.

Stammdaten eintragen

Unter Stammdaten füllen Sie die Felder für die personenbezogenen Daten aus. Sie können dabei entweder mit der Maus in das auszufüllende gewünschte Feld klicken oder von einem Feld zum nächsten wechseln, indem Sie die Tabulatortaste auf Ihrer Tastatur betätigen.

Bei der Eingabe der Straße werden alle Straßen aufgelistet, die bislang unter dieser Postleitzahl eingegeben wurden. Wählen Sie den richtigen Straßennamen aus oder geben Sie einen neuen ein. Wenn Sie Orte über Gemeindekennziffern zusammenfassen, können Sie eine Gkz eintragen.

Der Geburtsort steht auch in den Platzhaltern der Textvorlagen im Korrespondenzenmodul zur Verfügung. Somit können Sie z. B. in der Personalverwaltung eine Textvorlage zur schnellen Ausgabe eines Antrags zur Erstellung eines Führungszeugnisses und viele weitere Vorlagen erstellen.

Doppelte Erfassung vermeiden

Eine von iMikels vielen Vorteilen ist die automatische Personen- und Adresserkennung. Bei der Erfassung einer neuen Person werden Sie unter Stammdaten darauf hingewiesen, wenn Sie eine bereits im System gespeicherte Person erneut erfassen möchten. Personen geben Sie beispielsweise in der Unterrichtsverwaltung für eine neue Anmeldung ein. Versuchen Sie, eine Person einzugeben, die bereits in iMikel gespeichert ist und die über dieselben Stammdaten (Geburtsdatum, Geschlecht, Vor- und Nachname sowie Adresse) verfügt, erscheint der Hinweis Eventuell doppelte Erfassung. Es existieren bereits ähnliche Einträge.

Für Sie zum Abgleich werden Name, Geburtsdatum und Adresse angezeigt. Können Sie hierbei zweifelsfrei erkennen, dass die Person, die sie gerade eingeben, bereits im Programm existiert, so klicken Sie auf die angebotene Taste Übernehmen.

iMikel bricht nach Ihrem Klick auf Übernehmen die Neueingabe der Stammdaten ab und verwendet stattdessen die Person, die als bereits bekannt angezeigt wurde, damit diese nicht doppelt erfasst wird.

Kontakte eingeben

Informationen wie Stammdaten und Kontakte werden in der zentralen Adressverwaltung von iMikel gespeichert. Egal, in welchem Modul Sie beispielsweise eine Adresse oder Telefonnummer eintragen oder ändern, die Informationen werden immer in dieser Stammdatenverwaltung gespeichert. Die Informationen werden somit einmalig angelegt und jedes Modul kann darauf zugreifen.

Telefonnummern erfassen

Öffnen Sie die Adressverwaltung. In diesem Beispiel hat Ihnen die Person bereits ihre Telefonnummer mitgeteilt. Nun möchten Sie weitere Kontakte wie Handynummer und E-Mail-Adresse nachtragen. Klicken Sie dazu auf das Plus.

Alternativ ist es in jedem personenbezogenen Modul auch möglich, zunächst auf den Stift zu klicken und dann „neuer Kontakt“ auszuwählen.

Sowohl nach Klick auf das Plus als auch nach Klick auf „neuer Kontakt“ können Sie anschließend den neuen Kontakt einfügen, so zum Beispiel eine neue Handynummer. Über das Plus können Sie beliebig viele weitere Kontakte eingeben.

Sie können über das Plus beispielsweise auch eine zweite Handynummer eingeben. Zu diesem Kontakt könnten Sie dann z. B. die Bemerkung hinterlegen, dass dies die Handynummer des Ehemannes ist.

Darüber hinaus können Sie für jeden Kontakt einen Gültigkeitszeitraum festlegen.

Dadurch ist es beispielsweise möglich, im Voraus einzutragen, dass die aktuelle Handynummer nur noch bis zum 31. Juli gültig ist. Zeitgleich können Sie bereits die neue Handynummer erfassen. iMikel stellt dann die Kontaktübersicht zum 01. August automatisch auf die neue Handynummer um.

Telefonnummern automatisch formatieren

Tragen Sie dahinter nun einfach die Nummer ein.

Sobald Sie das Feld verlassen, wird sie automatisch zur besseren Lesbarkeit in mehrere Blöcke aufgeteilt.

Das Erfassen neuer Telefonkontakte wird hiermit zum Kinderspiel und Ihre Daten sehen besser aus, sind aufgeräumt und besser lesbar.

Telefonnummern wählen

Automatisch wird Ihnen die Nummer in groß angezeigt, damit Sie sie besser lesen können, wenn Sie jemanden z. B. mit Ihrem Handy anrufen möchten.

Wenn Sie iMikel mit Ihrer Telefonanlage verbunden haben, können Sie die Nummer sogar direkt wählen lassen. Klicken Sie hierzu einfach auf die gewünschte Nummer und schon wird der Anruf gestartet. Möchten Sie alle Telefonkontakte zum Beispiel per E-Mail an jemanden weiterleiten, können Sie diese mit nur einem Klick kopieren.

Anschließend können Sie die Telefonnummern in Ihre E-Mail einfügen. Mit iMikel können Sie also schnell und einfach auf Telefonnummern zugreifen und diese weiterverwenden.

Mail-Adressen erfassen

iMikel schlägt Ihnen verschiedene Adressmöglichkeiten vor, aus denen Sie wählen können.

Klicken Sie ein zweites Mal auf den Pfeil, können Sie aus einer Liste der unterschiedlichen E-Mail-Provider auswählen.

Mail-Adresse für Rechnungsversand freischalten

Sie können unter Kontakte außerdem festlegen, ob Rechnungen an diese Mail-Adresse verschickt werden dürfen. Zunächst ist nur ein Fragezeichen zu sehen.

Nach einem Klick auf das Fragezeichen, wird in Grün angezeigt, dass die Mail-Adresse für den Rechnungsversand freigegeben ist.

Ein weiterer Klick schließt die Adresse aus.

Mail-Adresse für Versand sperren

Über das kleine schwarze Megaphon-Symbol neben einer Mail-Adresse unter Kontakte können Sie markieren, dass bestimmte Adressen für den Versand von z. B. Rund-Mails oder Werbung nicht erlaubt ist. Klicken Sie dazu einmal auf das Symbol.

Dieses wird dann rot durchgestrichen dargestellt.

Priorität vergeben

Einige Ausdrucke wie bestimmte Anwesenheitslisten geben nur die wichtigsten Kontakte (entsprechend der Priorität) aus. Bei Priorität unter Kontakte wird automatisch eine 4 eingetragen.

Wenn Sie bei mehreren Kontaktmöglichkeiten (z. B. Telefon, Handy, Fax) die angezeigte Reihenfolge ändern möchten, setzen Sie bei der Kontaktmöglichkeit, die am Anfang stehen soll, eine 3 ein. Der Kontakt mit der Priorität 3 wird dann vor den anderen Kontakten mit der Priorität 4 angezeigt. Haben alle Kontakte dieselbe Priorität, sind sie nach der Standardreihenfolge Telefon, Fax, Handy, E-Mail sortiert.

Vertraulichkeitstufe definieren

Stellen Sie sich vor, eine Lehrkraft teilt Ihnen eine Telefonnummer mit und bittet Sie, diese nur an Kollegen, nicht aber an Zahlungspflichtige/Schüler weiterzugeben. Hierzu können Sie über die Stufe unter Kontakte definieren, ob ein Kontakt auf Ausdrucken weitergegeben werden darf.

Sobald Sie Ihren Mauszeiger auf dem entsprechenden Feld positionieren, erscheint ein Tooltip, welcher die einzelnen Stufen erklärt.

Ein leeres Feld beziehungsweise Stufe Eins bedeutet, dass der Kontakt beispielsweise auf Anwesenheitslisten gezeigt wird. Stufe Zwei legt fest, dass der Kontakt intern weitergegeben werden darf. Wird ein Kontakt mit Stufe Drei markiert, ist er geheim und wird zum Beispiel auf keiner Anwesenheitsliste oder einem Stundenplan gedruckt.

SMS-Versand freischalten

Über das Feld SMS unter Kontakte können Sie bei einer Handynummer festlegen, dass diese für den Empfang von Textnachrichten eingesetzt werden darf.

Abschließend brauchen Sie nur noch auf Speichern zu klicken.

Im Bereich Kontakte werden dann alle Kontaktmöglichkeiten aufgelistet. Kontaktangaben können Sie ändern, indem Sie auf den Stift klicken.

Mail-Programm und Browser öffnen

Wenn Sie unter Adressen > Person/Firma > Kontakte auf eine Mail-Adresse klicken, öffnet sich automatisch Ihr Mail-Programm und darin eine neue E-Mail, in dessen Adressfeld die Mail-Adresse und im Textfeld die Briefanrede eingefügt ist.

Wenn Sie auf eine Internetadresse klicken, öffnet sich automatisch Ihr Browser mit der ausgewählten Internetadresse.

Kontaktübersicht öffnen

In der Adressverwaltung können Sie über die FileMaker-Menüleiste unter Fenster > Kontakte eine Liste aller Kontakte zur Prüfung der Eingaben aufrufen.

Über die Taste Datenprüfung kann die Liste auf fehlerhafte Eingaben eingeschränkt werden.

Die fehlerhaften Kontakte werden dabei farbig unterlegt und können direkt aus der Liste korrigiert werden. Außerdem können Sie hier auch Eingaben zur DSGVO-Einwilligung bearbeiten.

Schulklassen eingeben

Unter Adressen > Person/Firma kann auch eingetragen werden, in welcher Schule und sogar Klasse eine Person ist.

Schulklassen können Sie eingeben, indem Sie auf bearbeiten klicken.

Sie befinden sich nun in den Stammdaten. Öffnen Sie Schulklassen.

Dort können Sie über das Plus neue Einträge vornehmen.

Wählen Sie die Schule aus, geben Sie die Klasse an und definieren Sie den Zeitraum. Abschließend brauchen Sie nur noch zu speichern.

Die hier eingetragenen Schulklassen werden auch in den Veranstaltungsorten angezeigt.

App-Kennung einsehen

Unter Adressen > Person/Firma > App werden Ihnen die für eine Person erstellten Zugangskennungen zur Musikschul-App (sofern bei Ihnen im Einsatz) angezeigt.

Bemerkungen einsehen

Unter Adressen > Person/Firma > Bemerkungen können Sie allgemeine Bemerkungen zu der Person/Firma hinterlegen, so z. B. Auf Jacke achten - Vergisst er gern.

Kategorien / Verteiler zuordnen

Über Adressen > Person/Firma > Kategorien und Verteiler steuern Sie die Zuordnungen aller Ihrer gespeicherten Adressen. Von dort aus können Sie Serienbriefe, Newsletter, Serien-Mails u. v. m. versenden. Die Zuordnungen werden direkt nebeneinander dargestellt.

Kategorien und Verteiler stehen für Lehrkräfte, Zahlungspflichtige, Fördermitglieder, Schüler, VIP, Presse, Verein, Vorstand, Sponsoren etc zur Verfügung. Aus diesem Grund können sie auch in der Personal- und Kontenverwaltung bearbeitet werden.

Je Adresse/Person werden nur die zugeordneten Kategorien oder Verteiler dargestellt. Sämtliche Zuordnungen können direkt über den entsprechenden Stift bearbeitet werden.

Nach Klick auf einen der Stifte kann sehr schnell durch einfaches Anklicken definiert werden, welchem Bereich eine Person zuzuordnen ist. Direkt über diesen Dialog können zudem auch neue Verteiler oder Kategorien angelegt werden (Plus).

Wird in der Auswahl-Ansicht direkt auf eine der bereits zugeordneten Kategorien oder Verteiler geklickt, wird eine neue Übersicht aufgerufen, in welcher alle dieser Kategorie/diesem Verteiler zugeordneten Personen dargestellt werden.

Direkt aus der Übersicht können sowohl die Zuordnungen der einzelnen Personen geändert/gelöscht oder eine gesamte Kategorie oder Verteiler gelöscht werden. Außerdem können Serienbriefe oder Serien-Mails erzeugt werden.

Die Übersicht kann in der Adressverwaltung auch über die FileMaker-Menüleiste unter Fenster aufgerufen werden.

Werden mehrere Verteiler/Kategorien angeklickt und wird dabei die SHIFT-Taste gedrückt gehalten, können die Daten mehrerer Verteiler/Kategorien gleichzeitig aufgerufen werden. Von dort aus können die Daten direkt in den Serien-Mail-Dialog übergeben werden.

Sie haben außerdem die Möglichkeit, mehrere Personen gleichzeitig einem Verteiler zuzuordnen. Möchten Sie z. B. alle Erziehungsberechtigten der Gitarrenschüler zu einem Verteiler hinzufügen, können Sie sich zunächst alle Gitarren-Belegungen aufrufen, indem Sie in der Unterrichtsverwaltung über die Lupe nach diesen suchen.

Klicken Sie danach links in der Navigation mit gedrückter ALT-Taste auf Erziehungsberechtigter.

Nun werden in der Adressverwaltung alle Erziehungsberechtigten der Gitarrenschüler aufgerufen.

Voraussetzung dafür ist, dass es eine Verknüpfung gibt. Ist diese nicht vorhanden, wird automatisch der Zahlungspflichtige aufgerufen.

Diese Datensätze können nun einem Verteiler zugeordnet werden, in welchem auf Datensätze > Auswahl zu Verteiler hinzufügen geklickt wird.

Anschließend können Sie den Verteiler auswählen, welchem Sie die Datensätze zuordnen möchten. Gibt es diesen Verteiler noch nicht, können Sie über das Plus einen neuen Verteiler hinzufügen. Der neu erstellte Verteiler wird nun in der Auswahlliste angezeigt und Sie können diesen anklicken, um Ihre Auswahl dem Verteiler zuzuordnen.

Bankverbindungen eingeben

Sie können die IBAN eintragen und iMikel berechnet automatisch die dazugehörige Kontonummer sowie Bankleitzahl.

Über Prüfen können Sie jederzeit feststellen, ob die IBAN korrekt ist. iMikel zeigt Ihnen automatisch an, falls die IBAN auf einer schwarzen Liste steht. Zudem können über diese Funktion auch ausländische IBAN aller Länder geprüft werden. Erkennt iMikel in der IBAN ein neues Geldinstitut, welches noch nicht im Bankenverzeichnis vorhanden ist, so wird dieses automatisch geladen und inkl. Bankbezeichnung und BIC angelegt.

Ist eine neue Bank in Ihrem iMikel-Bankenverzeichnis noch nicht vorhanden, kann diese ganz einfach in den [Einstellungen der Adressverwaltung]({{ ref ./einstellungen/#bankenverzeichnis }}) nachgetragen werden.

Zu jeder Person können Sie beliebig viele Bankverbindungen über das Plus eingeben. Zudem ermöglicht iMikel es Ihnen, jede Verbindung mit einem Gültigkeitszeitraum zu versehen.

Zu einer Bankverbindung können Sie ein SEPA-Mandat hinterlegen. Klicken Sie hierzu unter Banken auf die entsprechende Taste.

Es werden automatisch alle benötigten Felder gefüllt. In das Feld Datum der Unterschrift wird standardmäßig das Datum von vorgestern eingetragen, da die Wahrscheinlichkeit sehr hoch ist, dass ein Mandat, welches Sie heute erhalten haben und erfassen möchten, vor zwei Tagen unterschrieben wurde.

Sie können dieses Datum jederzeit anpassen und können in der Adressverwaltung unter Einstellungen > SEPA die Anzahl der Tage ändern, die iMikel bei der Berechnung des Datums zu berücksichtigen hat. Sie können unter Verwendung in Kontenverwaltung festlegen, welche Konten/Kassenzeichen über dieses Mandat abzurechnen sind. Ist die Person bereits in der Kontenverwaltung als Zahlungspflichtiger hinterlegt, werden automatisch die zur Person gehörigen Konten für die Verwendung des Mandats vorgeschlagen und das Kassenzeichen an dieser Stelle automatisch eingetragen.

Sie können über das Plus noch andere Konten/Kassenzeichen anderer Personen hinzufügen, wenn diese ebenfalls über dieses neue Mandat abzurechnen sind. Bei Bedarf können Sie auch einzelne Konten aus der Verwendung ausschließen. Klicken Sie dazu einfach auf das X. Speichern Sie Ihre Eingaben.

Nachdem Sie ein neues Mandat eingegeben haben und mit Speichern bestätigt haben, wird bei den zugeordneten Konten automatisch das Abbucher-Kennzeichen gesetzt. Das neue Mandat wird in der Kontenverwaltung im Bereich Bank/Termine eingeordnet. Die gewünschten Konten sind zur Verwendung des SEPA-Mandates also automatisch aktiviert.

Die Bankverbindung ist somit samt SEPA-Mandat angelegt, womit die Bezahlung Ihres Unterrichts ganz bequem erfolgen kann.

SEPA-Mandat beenden

Es gibt zwei Möglichkeiten, ein Mandat zu beenden, welche folgend vorgestellt werden.

Möglichkeit 1: Mandat beenden

Geben Sie unter Mandate ein Kündigungsdatum ein.

Wenn Sie anschließend auf Speichern klicken, wird das Mandat und alle Zuordnungen in der Kontenverwaltung zu diesem Datum beendet.

Möglichkeit 1: Bankverbindung beenden

Tragen Sie unter Banken bei der Bankverbindung, auf welcher das Mandat beruht, ein Enddatum ein.

Wenn Sie anschließend auf Speichern klicken, wird das zur Bankverbindung gehörende Mandat und alle Zuordnungen in der Kontenverwaltung zu diesem Datum beendet.

Kontierung

Wird nur für eine bestimmte SAP-Schnittstelle benötigt.

Eigene Felder

An dieser Stelle können Sie eigene Felder definieren.

Hinweis bezüglich „Gendern“: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter. Die verkürzte Sprachform hat nur redaktionelle Gründe und beinhaltet keine Wertung.