Einstellungen der Adressverwaltung

Über die Zahnräder öffnen Sie die Einstellungen der Adressverwaltung.

Welche Einstellungen vorgenommen werden können, wird folgend detailliert erläutert.

Bankenverzeichnis

iMikel greift bei der Eingabe einer neuen Bankverbindung auf das unter Adressen > Einstellungen > Bankenverzeichnis hinterlegte Verzeichnis zu. Das Bankenverzeichnis wird durch die Firma Mikel Software GmbH stetig mit Hilfe des Verzeichnisses der deutschen Bundesbank durch Updates aktualisiert.

Sie können auch manuell Bankverbindungen erfassen. Es sind z. B. manche ausländische Bankverbindungen nicht im Verzeichnis enthalten. Klicken Sie dazu einfach auf das Plus.

Allgemein

Die allgemeinen Einstellungen zur Adressverwaltung werden folgend vorgestellt.

Straßenschreibweise Korrekturformel

Die automatische Korrekturfunktion für Straßenschreibweisen kann verwendet werden, um z. B. bei der Eingabe einer Straße Str. durch Straße zu ersetzen. Im Feld Straßenschreibweise Korrekturformel kann die Formel individuell erweitert werden. Als Standard ist folgende Formel vorgegeben: Substitute(f_Strasse;tr.;traße)

Sollten Sie keine Änderungen/Korrekturen der Straßenschreibweise wünschen, so können Sie diesen Eintrag ändern in: Substitute(f_Strasse;"";"")

Provider für Mail-Adressen

Für die Eingabe von Mail-Adressen können die Provider (der Bereich nach dem @) vorab definiert werden. Wenn eine Mail-Adresse in die Stammdaten einer Person eingetragen wird, lassen sich diese Provider auswählen, sodass der Bereich ab dem @ automatisch gefüllt wird.

Mehrere Provider-Vorgaben sind mit einem Return zu trennen.

Personenkennziffer manuell verwalten

Diese Option ist standardmäßig aktiviert. Wenn Sie möchten, dass die Personenkennziffer automatisch (fortlaufend) vergeben wird, deaktivieren Sie diese Option.

Platzhalter Adressetikett ohne Anrede ausgeben

Sie können in den allgemeinen Einstellungen zur Adressverwaltung auch festlegen, dass der Platzhalter Adressetikett in Korrespondenzen, Rechnungen und auf dem Ausdruck von Adressetiketten über die Druckwahl ohne Anrede ausgegeben wird.

SEPA

Unter Adressen > Einstellungen > SEPA lassen sich grundlegende Vorgaben zur Erstellung von SEPA-Mandaten einstellen. Bei der Erstellung eines SEPA-Mandats werden die meisten Informationen automatisch gefüllt. Dazu gehören:

• Aufbau der Mandatsreferenz
• Datum der Unterschrift
• Standardstatus für ein neues Mandat

Des Weiteren kann jeweils für jeden Status eine Korrespondenz ausgewählt werden, die bei der Rechnungserstellung automatisch zusätzlich generiert wird. Beispielsweise kann für den Status gekündigt eine Kündigungsbestätigung ausgewählt werden, welche der Kunde mit der nächsten Rechnung erhält. Hier kann auch festgelegt werden, welchen Ausgangsstatus ein neues (über die Online-Anmeldung angelegtes) SEPA-Mandat hat. Einige Schulen, welche die Online-Anmeldung einsetzen, fordern das Mandat nicht noch einmal schriftlich an, weshalb Sie hier z. B. bestätigt auswählen können.

Anreden, Titel, Namenszusätze etc.

Unter Adressen > Einstellungen > Anreden, Titel, Namenszusätze etc können Sie festlegen, nach welchem Muster die Briefanrede während der Erfassung von Daten automatisch generiert wird. Sie können vorgeben, wie sich eine Briefanrede abhängig vom Alter und vom Geschlecht und der von Ihnen im Feld Anrede eingegebenen Daten berechnet.

Es sind Standardwerte mit Platzhaltern definiert. Sie können diese Vorgaben jederzeit individuell anpassen und eigene Anredeformen hinzufügen. Zum Beispiel können Sie einstellen, dass die Anrede An automatisch bedeutet, dass die Briefanrede Liebe/r Vorname ausgewählt wird.

Eine neue Anrede können Sie eingeben, indem Sie in der leeren Zeile am Ende der Liste die gewünschte Anrede eingeben. Wählen Sie das Geschlecht (z. B. m = männlich) aus, und geben Sie die Briefanrede (z. B. Sehr geehrter Titel NameZusatz Nachname) ein. Die Platzhalter werden später automatisch ausgefüllt.

Wenn Sie sicherstellen möchten, dass die jeweilige Briefanrede nur bis zu einem bestimmten Alter verwendet wird, geben Sie im Feld bis Alter ein Alter ein. Außerdem können Sie festlegen, dass Anreden in der Online-Anmeldung ausgeblendet werden, sofern Sie diese einsetzen.

Eine Anrede können Sie löschen, indem Sie auf das X klicken. Sie können auch Titel und Namenszu- sowie -vorsätze hinterlegen und Grundlagen für Namens- oder Adressänderungen eintragen. Diese stehen Ihnen bei der Eingabe von Stammdaten zur Verfügung.

Persönliche Einstellungen

Auch einige persönliche Einstellungen können Sie für die Adressverwaltung vornehmen.

Standard-Routenberechnung Ausgangspunkt

Der Online-Dienst Google Maps (maps.google.com) kann sowohl den geographischen Standort anzeigen als auch Wegstrecken (Routen) berechnen. Wenn Sie z. B. von Ihrer Schule zu Veranstaltungsorten fahren, geben Sie als Startadresse an dieser Stelle die Adresse Ihrer Schule ein. Diese ist dann die Standard-Startdresse, die iMikel grundsätzlich zur Routenberechnung verwendet.

Neue Stammdaten mit folgendem Areal vorbelegen

Dort können Sie ein Areal definieren, welches standardmäßig bei einer Stammdatenerfassung eingetragen wird. Voraussetzung dafür ist, dass Sie Areale im gleichnamigen Modul hinterlegt haben.

Autom. Telefonwahl

Unter Adressen > Einstellungen > Autom. Telefonwahl lassen sich Einstellungen für die Telefonwahl hinterlegen, um Anrufe aus iMikel zu starten.

Apple-Script

Diese Einstellung ist ausschließlich für Anwender relevant, welche mit dem Betriebssystem Apple macOS arbeiten. An dieser Stelle lässt sich ein Script einfügen, über welches sich eine unter macOS verwendete Telefonanlage ansprechen lässt.

SMS-Versand

Unter Adressen > Einstellungen > SMS-Versand wird Ihre SMS-Kennung eingegeben, welche Sie von uns erhalten, wenn Sie unseren SMS-Service nutzen möchten.

Postleitzahlen

Einstellungen zu den Postleitzahlen können Sie in den iMikel-Grundeinstellungen vornehmen. Sie werden hier aufgeführt, da sie besonders relevant für die Adressverwaltung sind.

Anhand des Verzeichnisses unter iMikel-Grundeinstellungen > Postleitzahlen ergänzt iMikel automatisch bei der Eingabe einer Adresse den Wohnort sowie die Vorwahl bei Eingabe einer Telefonnummer.

An dieser Stelle können Sie auch neue Postleitzahlen hinzufügen (über das Plus) und bestehende Einträge ändern. Des Weiteren können Sie dort Kostenstellen und Einnahmearten verschiedenen Postleitzahlen zuordnen, falls dies Ihre Schnittstelle erfordert.

Straßenverzeichnis

Einstellungen zum Straßenverzeichnis können Sie in den iMikel-Grundeinstellungen vornehmen. Sie werden hier aufgeführt, da sie besonders relevant für die Adressverwaltung sind.

Auch für das Straßenverzeichnis können Sie unter iMikel-Grundeinstellungen > Straßenverzeichnis Einstellungen vornehmen.

Verzeichnis

Im Verzeichnis bietet iMikel die Möglichkeit, ein schon vorhandenes Straßenverzeichnis in iMikel (z. B. für einen Abgleich mit den Bestandsdaten) zu importieren. Dies kann über den Pfeil in der Kopfleiste vorgenommen werden. Über das X daneben lässt sich das Verzeichnis löschen.

Für den Import des Verzeichnisses können Sie eine tabulatorgetrennte Datei mit folgenden Feldern erstellen:

1. Postleitzahl
2. Straße
3. Hausnummernbereich-Beginn
4. Hausnummernbereich-Ende

Die Datei muss pro Zeile die Postleitzahl, die Straße, den Beginn und das Ende des Hausnummernbereichs enthalten. Beispiel einer Zeile für die Musterstraße 1 bis 99 in der Postleitzahl 12345: 12345"Tab"MusterstraßeTAB1TAB99

Bestand

An dieser Stelle befindet sich das Straßenverzeichnis, welches nach und nach durch Ihre Eingaben gefüllt wird. Dies erleichtert die zukünftige Eingabe von Personen, wenn diese in einer Straße wohnen, welche schon einmal eingegeben wurde.

Rote Zeilen deuten darauf hin, dass die Adresse nicht im Verzeichnis existiert und deshalb womöglich nicht korrekt ist.

Mit einem Klick auf einen Pfeil auf der rechten Seite können Sie sich alle Personen anzeigen lassen, die in einer bestimmten Straße wohnen. Wurde der Name einer Straße versehentlich in unterschiedlichen Schreibweisen vorgenommen, können Sie sich auf diesem Wege alle Adressdatensätze aufrufen, denen die falsch geschriebene Adresse zugewiesen wurde.

Nach Korrektur aller betroffenen Adressdatensätze bietet iMikel die falsche Schreibweise nicht mehr im Assistenten an. Zudem lassen sich über die Tasten in der Fußleiste unbekannte/bekannte Straßen filtern, was den Abgleich mit einem importieren Straßenverzeichnis erleichtert.

Hinweis bezüglich „Gendern“: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter. Die verkürzte Sprachform hat nur redaktionelle Gründe und beinhaltet keine Wertung.