iMikel-Musikschul-App white paper

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Inhaltsverzeichnis

Einleitung

Über dieses Dokument

Dieses Dokument beschreibt die iMikel-Musikschul-App und die zum Informationsaustausch verwendete iMikelGo-Plattform, welche als Erweiterung für die Musikschulverwaltungslösung iMikel eingesetzt werden kann. Das Dokument gibt einen Funktionsüberblick und beschreibt den technischen Ablauf der Datenübertragung und den Umgang mit personenbezogenen Daten.

Zur Auskunftsfähigkeit gegenüber Betroffenen beschreibt dieses Dokument, welche personenbezogenen Daten mit Hilfe welcher automatisierten Verfahren auf welche Weise verarbeitet werden und welche Datenschutzmaßnahmen dabei getroffen werden.

iMikel-Musikschul-App - Der richtige Schritt zur Digitalisierung in Musikschulen

Als förderndes Mitglied des Verbandes deutscher Musikschulen e.V. (VdM) kann Firma Mikel Software mit iMikelGoWeb 928 Musikschulen, öffentliche gemeinnützige Einrichtungen der Musikalischen Bildung für Kinder, Jugendliche und Erwachsene erreichen. Diese Musikschulen erfüllen einen öffentlichen Bildungsauftrag. Im Jahr 2017 wurden insgesamt 1.451.496 Schüler von VdM-Mitgliedsschulen unterrichtet. Hinzu kommen private Musikschulen, welchen die iMikel-Musikschul-App und die iMikelGo-Plattform ebenfalls zur Verfügung steht.

Die iMikel-Musikschul-App bietet eine Vielzahl von Lösungen zur Umsetzung einer DSGVO-konformen Digitalisierung einer Musikschule. Hierbei unterstützt die Musikschul-App Musikschulen bei der Einhaltung des Datenschutzes, was mit Einführung der DSGVO noch bedeutsamer geworden ist. Zudem löst die Musikschul-App viele bisher papierbezogene Vorgänge ab und trägt damit bedeutend zum Umweltschutz bei. Des Weiteren bietet die Musikschul-App über die eigenen Server der Firma Mikel Software in einem zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland Möglichkeiten zur Durchführung von Videokonferenzen und Online-Unterricht und stellt eine eigene DSGVO-konforme Cloud zum Austausch von Dateien und Dokumenten zur Verfügung.

In fast jeder Musikschule werden zur Übermittlung von Stundenplänen, Anwesenheits- und Schülerlisten enorme Mengen Papier verbraucht. Aufgrund der starken Unterrichtsdynamik müssen zudem viele Listen wiederholt aktualisiert, erneut gedruckt und auf organisatorischem Weg den Lehrkräften zur Verfügung gestellt werden. Einige Musikschulen haben in der Vergangenheit Abläufe erarbeitet, bei denen Lehrkräfte unverschlüsselte Teilnehmerlisten als Excel-Datei an private Mailadressen gesendet bekommen. Dies widerspricht den Grundlagen der DSGVO und bietet zudem Gefahren des Missbrauchs personenbezogener Daten.

Zudem haben bisher viele Lehrkräfte mit Eltern und Schülern über WhatsApp-Gruppen Informationen ausgetauscht. Die Verwendung von WhatsApp wurde jedoch mit der Einführung der DSGVO in vielen Musikschulen untersagt. Somit bestehen zur Zeit oft nur improvisierte, unsichere und unkontrollierbare Individuallösungen einzelner Lehrkräfte.

Ausgelöst durch die Corona Krise ergibt sich in fast allen Musikschulen ein sehr hoher Bedarf zur Durchführung von Online-Unterricht. Auch hierbei wurden vielerorts Notfalllösungen erarbeitet, welche nicht mit der DSGVO vereinbar sind. Viele Musikschulen greifen auf Video-Plattformen wie zum Beispiel Skype oder Zoom zurück. Neben der Tatsache, dass die genannten Anbieter größtenteils Server in Amerika einsetzen, ist vor Allem auch die Schwierigkeit zu nennen, entsprechend der DSGVO einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung abschließen zu können. Dieser ist z. B. beim Anbieter Zoom erst abschließbar, wenn für jede Lehrkraft ein kostenpflichtiger Zugang abonniert wird, welcher aktuell monatlich je Lehrkraft über 10,00 Euro Kosten verursacht. Zudem ist hierbei eine Registrierung der Anwender mit Angabe der Mail-Adressen bei amerikanischen Unternehmen erforderlich.

Die iMikel-Musikschul-App ist die ideale Lösung für Musikschulen. Hierfür sind einige grundsätzliche Faktoren ausschlaggebend:

  1. Sämtliche Speicherungen von Daten erfolgen ausschließlich in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland

  2. Alle Videokonferenzen erfolgen ausschließlich über Server der Mikel Software GmbH in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland.

  3. Keine Registrierung bei Unternehmen außerhalb der EU erforderlich.

  4. Zur Durchführung von Videokonferenzen und Online-Unterricht ist keine Übertragung von Links etc. an private E-Mail-Adresse erforderlich.

  5. Der Auftragsverarbeitungsvertrag ist bereits vorkonfiguriert und kann direkt aus der Musikschulverwaltungslösung iMikel über das > Startfenster > Menü DSGVO durch die Musikschule erstellt werden.

Mit der iMikel-Musikschul-App erhält die Verwaltung der Musikschule gemeinsam mit ihren Lehrkräften die Möglichkeit, Unterrichtsdaten und deren Änderungen unmittelbar nach Erfassung auf digitalem Weg verschlüsselt und sicher auszutauschen. Hierdurch entfallen unsichere und langwierige Informationswege, der Ausdruck vieler Listen, Missverständnisse, Telefongespräche, Terminkollisionen u.v.m..

Arbeitsabläufe können enorm beschleunigt werden. Dies fördert die Zufriedenheit von Verwaltung, Lehrkräften und auch des Kundenstammes der Musikschule und stellt zudem sicher, dass Unterrichtsgebühren durch die Stadtkassen sehr viel früher abgerechnet werden können. Dies ermöglicht eine Optimierung der Einnahmesituation in Städten und Kommunen.

Mit der iMikel-Musikschul-App wird die Musikschule schneller, sicherer und grüner.

Die iMikelGo-Plattform der iMikel-Musikschul-App

Sicherer und DSGVO-konformer Datenaustausch

Sicherer verschlüsselter Datenaustausch

Die iMikel-Musikschul-App bietet Funktionen zum sicheren und DSGVO-konformen Datenaustausch zwischen einer Musikschule und ihren Lehrkräften. Die iMikel-Musikschul-App kann sowohl unter Apple iOS, als auch unter Android oder z. B. am Browser unter Windows oder macOS eingesetzt werden.

Durch ihren einzigartigen verschlüsselten Datenabgleich bietet die iMikel-Musikschul-App eine sichere Form des Datenaustausches zwischen der Musikschule, Lehrkräften, Schülern und Eltern. Hierbei wird sichergestellt, dass grundsätzlich kein Zugriff auf den Server der Musikschule oder ein städtisches Netzwerk stattfindet.

Der Datenaustausch erfolgt über Server der Firma Mikel Software GmbH. Alle Daten werden jeweils in verschlüsselten Paketen abgelegt. Sämtliche Datenübertragungen erfolgen ausschließlich verschlüsselt über das HTTPS-Protokoll. Alle beteiligten, von Firma Mikel Software GmbH zur Verfügung gestellten Server sind über SSL- Zertifikate abgesichert und identifiziert sowie gegen Zugriffe durch Dritte geschützt.

Sämtliche Server sind in deutschen Rechenzentren positioniert. Die Mikel Software GmbH arbeitet zusammen mit den folgenden ISO 27001 zertifizierten Rechenzentren:

STRATO AG
Pascalstraße 10
10587 Berlin
Deutschland

Hetzner Online GmbH
Industriestr. 25
91710 Gunzenhausen
Deutschland

Beide Rechenzentren erfüllen die TÜV-Zertifizierung ISO 27001.

Der Datenaustausch im Detail

Registrierung und Ablauf des Datenaustausches

Die Aktivierung eines Zugangs und des Austauschs von Daten erfolgt in mehreren Schritten. Der folgende Ablauf stellt sicher, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf Daten erhalten. In der Nutzung besteht eine Unterscheidung zwischen dem Kunden- und Lehrkräftebereich. An dieser Stelle folgt zunächst die Beschreibung des Kundenbereiches:

Schritt 1:
Der Kunde registriert sich in der App oder online per Browser in der iMikel-Musikschul-App über seine E-Mail-Adresse und ein frei wählbares Passwort. Über Double-Opt-In muss der Kunde sein Konto aktivieren. Nach erfolgreicher Registrierung hat der Kunde zunächst zwar ein Konto, kann jedoch noch keine personenbezogenen Daten einsehen.

Einsehen kann der Kunde zu diesem Zeitpunkt bereits die folgenden Informationen der Musikschule:

Schritt 2:
Die Musikschule teilt dem interessierten Kunden über ein persönliches Gespräch mit Identifizierung z. B. durch Vorlage des Personalausweises oder alternativ z. B. über einen Serienbrief aus iMikel eine Zugang-Kennung als QR-Code und in einem separaten Dokument eine einmalig gültige PIN mit. Der Kunde kann diese Kennung inkl. der PIN nach seinem Login in seiner iMikel-Musikschul-App über die Kamera scannen oder im Browser eintragen und schaltet hierdurch die Verbindung zwischen seinem App-Konto und den zur Kennung gehörenden Unterrichtsdaten frei.

Schritt 3:
In der Musikschule wird in iMikel angezeigt, dass die zuvor versendete Kennung mit dem Konto des Kunden verbunden wurde. Erst hierdurch wird eine Übertragung von Informationen freigeschaltet.

Schritt 4:
Der iMikel-Server der Musikschule überträgt in einem verschlüsselten Paket Daten an die iMikel-Musikschul-App.

Schritt 5:
Der Kunde kann in der iMikel-Musikschul-App seinen Unterricht einsehen. Hierbei werden die o. g. Angaben dargestellt. Hierbei kann der Kunde z. B. zu einem Termin eine Nachricht an die Lehrkraft oder die Musikschule absenden. Hierüber ist es z. B. möglich, Nachrichten zu einem Unterrichtsausfall zu übermitteln.

Schritt 6:
Nachrichten des Kunden an die Lehrkraft können anschließend von der Lehrkraft eingesehen und beantwortet werden. Nachrichten des Kunden an die Musikschule können anschließend von der Musikschule eingesehen und beantwortet werden.

Der Lehrkräftebereich sieht vom Ablauf identisch aus. Er unterscheidet sich durch den Funktionsumfang. Lehrkräfte haben neben dem Informationsaustausch mit Kunden die Möglichkeit, in der digitalen Anwesenheitsliste Unterrichtsausfälle, -verlegungen und eine Vielzahl Bemerkungen und Unterrichtsprotokolle einzutragen.

Alle über die iMikel-Musikschul-App eingetragenen Informationen werden verschlüsselt abgelegt und können durch den iMikel-Server der Musikschule abgeholt werden. Hierzu wird ein iMikel-Server-Zeitplan eingerichtet, welcher minütlich einen Abgleich durchführt.

Welche Daten werden übertragen?

Folgende Informationen werden in verschlüsselten Datenpaketen abgelegt und übertragen:

iMikel-Server an den Kunden/die Kundin der Musikschule:

iMikel-Server an die Lehrkraft:

iMikel-Server an die Lehrkräfte:

iMikel-Server an alle Anwender der App:

iMikel-Server an vorausgewählte Personen:

Nachrichtenaustausch:
Verwaltung, Lehrkräfte, Eltern, Schüler und sonstige können Nachrichten austauschen. Hierbei können Nachrichten an mehrere Empfänger auch im BCC-Modus versendet werden, so dass die Empfänger sich nicht gegenseitig erkennen und nur dem Versender antworten können. Bei einer Nachricht an mehrere Teilnehmer, die nicht BCC versendet wurde, werden ausschließlich die Namen der Empfänger für andere Empfänger der Nachricht sichtbar. Es werden keine weiteren Kontaktdaten, Telefonnummern oder Mailadressen übermittelt. Innerhalb des Nachrichtenansicht kann über eine Info-Taste der Gelesen-Status je Empfänger angezeigt werden.

Es erfolgt kein Zugriff durch die iMikel-Musikschul-App auf den Server der Musikschule! Verbindungen sind ausschließlich ausgehend durch den Server der Musikschule zur iMikelGo-Plattform über HTTPS (Port 443).

Hierdurch bestehen viele Vorteile beim Einsatz der iMikel-Musikschul-App:

Freischaltung und Sperrung von Konten

Zur Einrichtung eines Kontos kann sich der Anwender in der iMikel-Musikschul-App registrieren. Hierdurch erhält der Anwender sein Zugangskonto, bekommt aber zunächst noch keine Informationen angezeigt. Ein iMikel-Musikschul-App-Konto wird in iMikel angezeigt. Hier kann die Administration der Musikschule das Konto bei Bedarf sperren.

Die Anmeldung in der iMikel-Musikschul-App erfolgt über Benutzername und Passwort.

Die Video-Plattform

Informationen zur MikelMeet-App & Jitsi

Als Video-Konferenz-System in der iMikelGo-Plattform wird die quelloffene Software Jitsi eingesetzt. Für die Nutzung ist kein Konto notwendig, sondern lediglich ein Webbrowser (der WebRTC unterstützt) oder die iMikelMeet-App für iOS oder Android.

Die iMikelMeet-App kann unter diesen Adressen geladen werden.

Apple Appstore:
https://apps.apple.com/us/app/imikelmeet/id1513124278?l=de&ls=1

Google PlayStore:
https://play.google.com/store/apps/details?id=com.mikelsoftware.imikelmeet

Zur Verwendung der iMikelMeet-Videokonferenz-Plattform ist keine Registrierung erforderlich.

Es ist nicht möglich, Konferenzen oder Unterricht anderer Nutzer zu stören und Räume anderer Nutzer zu betreten. Unterricht oder Konferenzen, welche über die iMikel-Musikschul-App gestartet werden, sind durch sehr komplex berechnete Raumnamen geschützt, welche für jeden einzelnen Unterricht immer wieder neu berechnet werden. Somit ist ausgeschlossen, dass unberechtigte einem Raum beitreten.

Alle Server der iMikelMeet-Videokonferenz-Plattform werden ausschließlich in einem zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland betrieben.

Eine Videokonferenz kann durch zwei oder mehr Teilnehmer über die iMikelMeet-App und auch über einen Browser stattfinden. Einzelverbindungen zwischen nur zwei Teilnehmern erfolgen peer-to-peer und sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt über DTLS-SRT.

Ist ein Teilnehmer über Browser verbunden, muss dieser WebRTC unterstützen (z. B. Google Chrome oder Microsoft Edge). Auf Basis von WebRTC werden Daten bzw. Media-Streams via Datagram Transport Layer Security (DTLS) und Secure Real-time Transport Protocol (SRTP) verschlüsselt übertragen. WebRTC bietet allerdings (noch) keine Möglichkeit, Videochats mit mehreren Teilnehmern Ende-zu-Ende zu verschlüsseln. Eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung über WebRTC wird aktuell entwickelt.

Sofern keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung vorliegt, werden die Daten trotzdem verschlüsselt zu und von den Servern der Plattform auf die Endgeräte übertragen. Pakete werden ausschließlich auf den Servern entschlüsselt, um diese über die Jitsi Videobridge an die Teilnehmer einer Konferenz zu verteilen. Pakete werden niemals gespeichert und leben ausschließlich im RAM eines Servers während der Übermittlung. Es bleiben keine Informationen nach Beendigung eines Meetings erhalten.

Über einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung wird die Sicherheit der Daten sichergestellt.

Weitere Informationen finden Sie unter der Adresse https://jitsi.org/security/

Funktionsüberblick

Verwalten von Unterricht

In der iMikel-Musikschul-App kann eine Lehrkraft Ihre Unterrichtstermine und -teilnehmer einsehen und hierbei Unterrichtsausfälle und -verlegungen eintragen. Zudem gibt es verschiedene Möglichkeiten, Kommentare & Bemerkungen zum Unterricht, Teilnehmer, Termin etc. zu hinterlegen.

Alle Eingaben der Lehrkraft werden über den iMikelGo-Abgleich an die Musikschule übergeben. Somit erhält die Musikschule Informationen über Unterrichtsausfälle und -verlegungen, Kommentare, Bemerkungen auf verschlüsseltem digitalem Weg.

Der bisher übliche analoge Austausch von Anwesenheitslisten, auf welchen Lehrkräfte über mehrere Wochen Felder ausgefüllt haben, Kommentare wie Schüler krank oder Schüler fehlt unentschuldigt eingetragen haben, entfällt vollständig. Gerade beim Umgang mit Gesundheitsinformationen gilt in der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) eine besondere Sorgfaltspflicht. Diese ist nur bedingt umsetzbar, wenn diese Angaben als Notiz auf einem Papier vorhanden sind, welches eine Lehrkraft über Wochen in ihrer Tasche mit sich trägt.

Des Weiteren bedeuten analoge Anwesenheitslisten einen enormen Aufwand für die Verwaltung einer Musikschule, da die Listen neben den Informationen zu Unterrichtsausfällen und -verlegungen auch schriftliche Angaben zu neuen Terminen etc. enthalten, die ebenfalls eine manuelle Abschrift und Erfassung durch die Verwaltung in der Musikschulverwaltungssoftware bedeuten. Auch an dieser Stelle bietet die iMikel-Musikschul-App ein enormes Potential zur Aufwandsreduzierung.

Zudem kann die Lehrkraft über die iMikel-Musikschul-App mit ihren Schülern und deren Eltern kommunizieren. Hierzu steht der Nachrichten-Bereich zur Verfügung, welcher ähnlich einer Chat-Ansicht aufgebaut ist. Hiermit bietet die iMikel-Musikschul-App die ideale alternative zu WhatsApp und anderen Diensten.

Ausgelöst durch die Corona-Krise besteht in Musikschulen ein sehr großer Bedarf, Unterricht online durchzuführen. Da nicht alle Unterrichte online erteilt werden können oder einige Teilnehmer selber nicht die technischen Voraussetzungen haben, ergibt sich in Musikschulen ein enormer Aufwand, Unterrichte abzurechnen und in anderen Fällen mit Erstattungen zu versehen.

Auf dem analogen Weg werden permanent Informationen zwischen der Verwaltung der Musikschule und den Lehrkräften ausgetauscht und über viele manuelle Schritte Rabatte in der Verwaltung eingetragen.

Durch den Einsatz der iMikel-Musikschul-App entfallen diese Aufwände vollständig. Lehrkräfte können einen Unterricht als online erteilt kennzeichnen oder den Ausfall eines Unterrichtes vermerken.

Die Musikschulverwaltungslösung iMikel kann diese Angaben aus der iMikelGo-Plattform laden, automatisch reagieren und in der Gebührenberechnung entsprechende Rabatte vorsehen. Somit kann eine Vielzahl an Verwaltungsaufwänden reduziert und durch eine komfortable und sichere Digitalisierung der Musikschule abgelöst werden.

Nachrichtenaustausch zwischen Eltern und Musikschule

Mit der iMikel-Musikschul-App kommunizieren Eltern mit der Musikschule und deren Lehrkräften. Eltern können z. B. einen Unterrichtstermin absagen oder über Planungen von Schulveranstaltungen, Konzerten etc. unterrichtet werden.

Die Musikschule kann hierdurch z. B. im Krankheitsfall einer Lehrkraft großen Benachrichtigungsaufwand einsparen, indem diese Information mit geringem Aufwand allen Eltern und Schülern zugestellt werden kann.

Auch die Absprache von Unterrichtsterminen, welche bisher über schriftliche Angebote per Post geregelt wird, kann enorm beschleunigt werden.

Mit der iMikel-Musikschul-App erhalten alle Beteiligten eine ideale und sichere Kommunikationsplattform.

Veranstaltungshinweise

Die iMikel-Musikschul-App bietet Möglichkeiten zur Anzeige von Veranstaltungsdaten und -hinweisen. Hierdurch kann die Musikschule potentielle Veranstaltungsbesucher informieren und erreichen. Veranstaltungstermine können hierbei automatisch aus iMikel übertragen werden. Hierdurch entsteht für die Musikschule kein zusätzlicher Aufwand, die Effektivität und der Informationsfluss wird jedoch enorm gesteigert.

Mit der iMikel-Musikschul-App wird die Bewerbung von Musikschulveranstaltungen effektiver.

Weitere Einsatzmöglichkeiten

Großes Erweiterungspotential

Die iMikel-Musikschul-App bietet durch ihren modularen Aufbau viele Erweiterungsmöglichkeiten. Diese können durch Zusatzmodule oder individuelle Programmieraufträge realisiert werden. Hier ein Überblick über mögliche Einsatzgebiete:

Meldung von Adressänderungen etc.

Option: Über die iMikel-Musikschul-App kann ein Kunde der Verwaltung einer Musikschule eine Adressänderung mitteilen. Diese kann anschließend in der Musikschulverwaltungslösung iMikel angezeigt und bei Bedarf durch die Verwaltung als neue Adresse des Kunden übernommen werden.

Auch die Änderung von Kontaktdaten, Mailadressen, Handynummern etc. könnte über die iMikel-Musikschul-App erfolgen.

Hierdurch spart die Musikschule Verwaltungsaufwand, fehlgeleitete Rechnungen, Rückläufer etc.

Download von Gebührenbescheiden

Option: Mit der iMikel-Musikschul-App kann eine Musikschule Gebührenbescheide zum Download zur Verfügung stellen. Hierdurch spart die Stadt Porto- und Druckkosten und der Zahlungspflichtige kann Gebührenbescheide rechtzeitiger einsehen. Zudem schont der Wegfall des Drucks von Gebührenbescheiden die Umwelt.

Mit der iMikel-Musikschul-App wird die Abrechnung der Musikschulentgelte kostengünstiger und grüner.

Einsicht der Warteliste

Option: Mit der iMikel-Musikschul-App kann ein Kunde seine Wartelisteneinträge einsehen und bei Bedarf stornieren. Auch das Anlegen oder Editieren von Wartelisteneinträgen ist denkbar. Zudem könnte ein Kunde Vermittlungsvorschläge direkt angezeigt bekommen und diesen zustimmen oder Ablehnungen mitteilen. Des Weiteren könnte ein Kunde Terminvorschläge/Zeitfenster festlegen, in denen eine Unterrichtsteilnahme möglich wäre.

Raumbuchungen

Mit der iMikel-Musikschul-App könnte eine Lehrkraft oder ein Kunde Verfügbarkeiten von Räumlichkeiten (z. B. Proberäume) prüfen und bei Bedarf buchen. Die iMikel-Musikschul-App könnte Reservierungsanfragen verwalten und diese in iMikel darstellen.

Verkauf von Eintrittskarten

Mit der iMikel-Musikschul-App könnten Kunden Veranstaltungen der Musikschule einsehen. Als Erweiterung könnte der Verkauf und Ausdruck von Eintrittskarten realisiert werden. Hierdurch wäre z. B. auch eine Analyse der erwarteten Besucher oder ein Hinweise auf ausverkaufte Veranstaltungen etc. möglich.

Ideen, Vorschläge & Wünsche

Haben Sie Ideen, Vorschläge & Wünsche für die iMikel-Musikschul-App? Bitte sprechen Sie uns an. Gerne prüfen wir die Umsetzbarkeit und erarbeiten gemeinsam mit Ihnen ein Konzept zur Einführung der iMikel-Musikschul-App an Ihrer Musikschule.