App: Rechnungen bereitstellen

Darstellungsinformation: Dieses Video zeigt noch das alte iMikel-Design. Noch wurden nicht alle iMikel-Module auf das neue Design umgestellt, das Vorgehen darin ist aber ähnlich, wie die schriftlichen Anleitungen zeigen.

Rechnungen/Gebührenbescheide können Sie ganz einfach über die App für Ihre Zahlungspflichtigen bereitstellen, sofern Sie über das entsprechende Benutzerrecht verfügen. Ihre Kunden können anschließend bequem die Rechnung herunterladen.

Benutzerrecht aktivieren

In der Benutzerverwaltung können Administratoren das Zugriffsrecht zum Bereitstellen von Rechnungen aktivieren.

Rechnungslauf durchführen und Rechnungen bereitstellen

Führen Sie nun wie gewohnt einen Rechnungslauf durch oder öffnen Sie die bisherigen Rechnungsläufe in der Buchhaltung. Jeder Rechnungslauf ist zunächst nur iMikel-intern erstellt und noch nicht in der Musikschul-App veröffentlicht. Sie können sowohl den gesamten Rechnungslauf für die App mit einem Klick freigeben als auch einzelne Rechnungen für die App freigegeben. Klicken Sie hierzu in der Übersicht der Rechnungsläufe oder in der Rechnungsvoransicht auf Online bereitstellen.

Ist die Bereitstellung in Arbeit, ist dies in der Rechnungsvoransicht deutlich erkennbar.

Der Kunde wird automatisch unter Dokumente in der App darüber informiert, dass eine neue Rechnung zur Verfügung steht. Der Kunde kann diese Rechnung zum Download anfordern und bei Bedarf die automatische Anforderung zukünftiger Rechnungen aktivieren.

Information zum Datenschutz: Personenbezogene Dokumente wie Rechnungen werden ausschließlich nach Anforderung bzw. Zustimmung des Kunden übertragen.

In iMikel in der Rechnungsvoransicht wird Ihnen angezeigt, wenn ein Rechnungsempfänger noch nicht in Ihrer App registriert ist.

Ebenso ist erkennbar, wenn eine Person die Rechnung noch nicht angefordert hat (der Übertragung also noch nicht zugestimmt hat).

Auch ist in der Rechnungsvoransicht zu sehen, wann eine Rechnung bereitgestellt oder sogar heruntergeladen wurde.

In der Übersicht der Rechnungsläufe wird Ihnen genau angezeigt, wie viele Rechnungen dieses Laufs online bereitgestellt wurden, wie viele der Rechnungsempfänger in der App registriert sind und wie viele Rechnungen bereits von Ihren Kunden heruntergeladen wurden.

Mit Klick auf die Zahlen können Sie die jeweiligen Rechnungen einsehen.

Fehlende Rechnungen versenden

Es kann sein, dass manche Ihrer Kunden die App nicht nutzen (können). In diesem Fall können Sie die entsprechenden Rechnungen ganz einfach auf dem üblichen Weg per E-Mail oder Post versenden. Schließen Sie hierzu in der Rechnungsvoransicht zunächst alle bereits veröffentlichten Rechnungen aus.

Hierbei werden sämtliche aufgerufenen Rechnungen gefiltert. Anschließend können Sie diese Rechnungen ausdrucken, per E-Mail versenden oder als PDF-Datei speichern.